Co możesz stracić, jeśli nie wdrożysz systemu ERP w swojej organizacji?

Twoje przedsiębiorstwo na pewno działa w biznesowym otoczeniu, które ciągle się zmienia. Takie zmiany wymagają tego, abyś dostosował się do nowości. Jednym z dobrych sposobów na radzenie sobie z takimi wyzwaniami jest wdrożenie systemu informatycznego, który kompleksowo integruje zarówno informacje i obszary działalności organizacji jak i jej zasoby.

Tę rolę pełni system ERP – nie tylko łączy, ale i usprawnia procesy, które zachodzą w firmie. Niejednokrotnie wdrożenie go bywa odwlekane, ponieważ zabiera sporo czasu, potrzebuje dużego zaangażowania i jest niemałą inwestycją. Wiele razy pisano o pozytywach, które wynikają z wdrożenia rozwiązań IT, ja jednak chciałbym ugryźć temat z drugiej strony – pokażę Ci, co możesz stracić, nie wdrażając systemu ERP. Na to pytanie odpowiedź znajdziesz w tekście poniżej.

Analizy i raporty, które dopasowują się do potrzeb

Jedną z podstaw zarządzania organizacją w sposób efektywny, jest prowadzenie biznesowych analiz oraz generowanie bezbłędnych i kompletnych raportów.

A co się dzieje, jeśli nie posiadasz dostępu do nich? W głównej mierze nie możesz monitorować bieżącej sytuacji swojej firmy w odpowiedni sposób. Nieposiadanie rozwiązania, które integruje dane dotyczące realizowanych procesów, może spowodować ogromne trudności w uzyskaniu dostępu do bieżących, precyzyjnych informacji na temat kondycji całego przedsiębiorstwa. W związku z tym nie możesz szybko zareagować na kwestie potrzebujące interwencji, co może prowadzić do przegapienia nadciągającego zagrożenia, którego konsekwencje mogą być niemożliwe do odwrócenia.

Przykładowo, nie mając dostępu do bezbłędnych i kompletnych analiz i raportów, nie możesz:

• kontrolować i badać intratności klientów, czy marżowości towarów, które sprzedajesz – blokuje to planowanie, a także podejmowanie kolejnych działań marketingowych i sprzedażowych,
• oceniać efektywności w pracy konkretnych grup pracowniczych (magazynierzy, handlowcy, operatorzy na produkcji), co sprawia, że trudno Ci rozpoznać ich rzeczywistą skuteczność,
• zwiększać rotacji zapasów produktów i surowców, które zamawiasz, przez zmniejszenie zamawianej ilości, lub zmianę w zakresie częstotliwości dostaw, ponieważ nie masz pełnej kontroli nad terminami przydatności – w tej sytuacji pieniądze są zamrożone w surowcach i produktach.

Skoordynowany przepływ dokumentów w firmie

Moduł Workflow to część systemu ERP, która odpowiada za przepływ zadań oraz pracy w organizacji.

Niemożność zebrania w jedno miejsce dokumentacji dotyczącej procesów, które zachodzą w organizacji, jest blokadą przed skoordynowaną współpracą zespołów oraz pracą własną w sposób efektywny – to tylko mniej poważne problemy, które mogą mieć miejsce w tej sytuacji! W przedsiębiorstwach, które nie korzystały jeszcze z rozwiązania mającego na celu

kontrolę przepływu pracy, z biegiem czasu napotykane są też inne trudności. Najczęściej są to: pomyłki, które wynikają z nawału pracy i „zapodziewanie się” zadań, bezwzględna potrzeba tworzenia czasochłonnej, skomplikowanej dokumentacji, a także strata czasu przez rutynowe, powtarzalne zadania. Brak dobrego rozwiązania, które integrowałoby procesy, może spowodować liczne błędy i przestoje z uwagi na niespójność wśród informacji.

Automatyczna obsługa zamówień

Obsługiwanie zamówień w przedsiębiorstwie dystrybucyjnym potrafi być bardzo czasochłonne i skomplikowane – szczególnie kiedy jest to wielokanałowa sprzedaż. Często więc stanowi źródło pomyłek. Obsługiwanie tego obszaru bez automatyzacji może spowodować, że jednoczesna efektywna obsługa zamówień z wielu różnych źródeł – sprzedaż bezpośrednia, marketplace czy B2B – staje się w zasadzie niemożliwa.

Automatyzacja obsługiwania zamówień w systemie ERP jest powiązana z wyzwaniami, lecz niosące ze sobą korzyści są niewspółmiernie większe. Weryfikowanie ręczne, a potem kompletowanie każdego z zamówień, czy rozpatrywanie reklamacji, jest nie tylko czasochłonne, ale także nieefektywne. Kiedy zleceń jest coraz więcej, a ich realizacja zależna jest od pracy zespołu – którego nie można powiększyć w ciągu jednego dnia – firma może napotkać blokadę.

Jednocześnie eliminacja ręcznej obsługi procesów, które są powiązane z realizowaniem zleceń, może pozwolić na skrócenie czasu realizowania każdego z nich, zwiększyć ich efektywność i zmniejszyć liczbę występujących błędów.

Znaczący wzrost przychodów

Zwiększanie skuteczności procesów powinno być powiązane z korzyściami dla przedsiębiorstwa, więc być powodem, dla którego przychód wzrasta.

To nie jedyny czynnik, który składa się na wzrost przychodu. Zrezygnowanie z implementacji systemu ERP to nie tylko strata pieniędzy, które w łatwy sposób można było zaoszczędzić, ale również wiele innych korzyści. Nie wdrażając kompleksowego informatycznego narzędzia, nie jest możliwa m.in. redukcja powtarzalnych, żmudnych czynności oraz zainwestowanie czasu pracowników w bardziej wymagające zadania.

Dodatkowo długi czas obsługi zamówień wiąże się nierzadko z błędami i efektywnością na niskim poziomie. W sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo nie realizuje wystarczająco dużo zamówień (albo nie nadaje ich z taką prędkością, jak robi to konkurencja) może stracić zarówno klientów, jak i pieniądze. Implementacja kompleksowego rozwiązania IT jest powiązana ze znaczącym wzrostem w zakresie przychodów, który może wynieść nawet 42%.

Nieograniczone skalowanie działań

Każda firma w pewnym momencie może napotkać ścianę w postaci braku możliwości rozwoju w dalszym ciągu. Jeśli osiągnie maksimum w efektywności przy ręcznym realizowaniu zleceń, nie może iść dalej, ponieważ zasoby, które posiada (materialne i osobowe), mogą obsłużyć jedynie X procesów – można dalej poszerzać kadrę, ale przy pewnym pułapie jest to już nieopłacalne.

Wzrastanie kosztów jest nieproporcjonalne do wzrastającego tempa i liczby wysyłanych zamówień. Jeśli brakuje informatycznego rozwiązania, które wspierałoby realizowanie procesów, wpływa to na trudniejszą obsługę tych aktualnych, jak i niemożność dalszego skalowania działalności – zwiększania liczby kontrahentów oraz sprzedaży.

Tak więc efekt skalowania można osiągnąć tylko wtedy, jeśli zautomatyzuje się powtarzalne, żmudne i skomplikowane działania, oraz przeniesie się uwagę na części działalności pozwalające na zintensyfikowanie i jednocześnie poszerzenie skali działań.

Wnioski

Podsumowując: informatyczne systemy przynoszą przedsiębiorstwom multum korzyści, które zarówno Ty, jak i Twoja firma tracicie przez brak wdrożenia systemu ERP. Automatyzowanie zadań manualnych, cyfryzacja dokumentów analogowych, podejmowanie decyzji na podstawie danych, które są wiarygodne – to jedynie część profitów, które płyną z uwagi na korzystanie z odpowiednio dobranego rozwiązania IT. Jeżeli dodatkowo dodamy do tego ryzyko, z którym większość firm w ostatnich miesiącach musi walczyć, to prawdziwym staje się twierdzenie, że implementację systemu ERP powinno traktować się nie jako koszt, ale inwestycję w bezpieczeństwo biznesu, który prowadzisz.