Czym jest system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resources Planning) to program służący do generalnego zarządzania biznesem. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa w rozwinięciu nazwy ERP oznacza przede wszystkim nadzór oraz organizację najistotniejszych procesów w każdym sektorze danej firmy – od sprzedaży, finansów, produkcję oraz dział kadr i płac po kwestie związane z logistyką (magazyn, przyjęcia i wydania towarów etc.). Najbardziej istotną cechą systemu klasy ERP jest działanie na pojedynczej bazie danych, dzięki której wszystkie informacje wprowadzone do systemu są natychmiast zauważalne dla pozostałych użytkowników.

Historia systemów ERP

Oprogramowanie MRP

Pierwsze systemy służące do zarządzania zasobami przedsiębiorstw powstały chwilę po drugiej wojnie światowej. Nazwano je wtedy programami MRP (ang. Material Requirements Planning), co w ujęciu ogólnym oznaczało planowanie zapotrzebowania materiałowego. Debiutancki system MRP został stworzony i wdrożony na potrzeby amerykańskiego przedsiębiorstwa Black and Decker. Według danych opracowanych 16 lat później (1980 r.) – systemów tego rodzaju używało już ponad 8 tys. firm. Powodem tego zjawiska był intensywny rozwój komputerów, które zaczęły zastępować papierowe archiwa przez elektroniczne formularze i bazy danych. Systemy MRP miały wąskie zastosowanie w przeciwieństwie do programów klasy ERP, które odnajdą się obecnie w każdej branży. Umożliwiały one zazwyczaj przewidywanie dostaw, planowanie produkcji czy określenie zapotrzebowania na surowce oraz obecnego stanu magazynowego.

Zintegrowane systemy zarządzania

System MRP rozwijał się prężnie do kresu lat 90. Było to spowodowane rozwojem komputerów, które stały się zdolne do zarządzania większą ilością informacji, umożliwiając tym nowe możliwości dla przedsiębiorstw. Tak właśnie powstało oprogramowanie ERP, które pozwoliło na zarządzanie każdym obszarem biznesu, integrując ze sobą jego procesy. Swobodny dostęp do internetu umożliwił stworzenie zintegrowanych, współczesnych systemów ERP klasy 4.0.

Mamy niesamowitą okazję być świadkami transformacji cyfrowej, której wynikiem jest powstanie nowych, coraz to bardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań. Systemy zarządzania ERP to obecnie wielozadaniowe oprogramowanie, które łączy ze sobą wiele modułów oraz aplikacji, tworząc jednolitą całość. Wdrożenie nowoczesnego systemu ERP niesie za sobą nieograniczone korzyści i możliwości – w porównaniu do mniejszych rozwiązań, które umożliwiają zarządzanie jedynie wybranymi procesami firmy.

Płynne wdrożenie systemu ERP

System planowania zasobów posiada wielomodułową strukturę, która świadczy bezpośrednio o jego elastyczności. Oznacza to, że doskonale dopasowuje się do procesów biznesowych i indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Dostawcy topowych rozwiązań umożliwiają swoim klientom zakup jedynie tych modułów i możliwości, które faktycznie znajdą u nich zastosowanie. Przykładowo – w przedsiębiorstwie handlowym moduły produkcyjne nie znajdą raczej swojego zastosowania. Obecność zbędnych funkcji obniża skuteczność zakupionego rozwiązania ERP, zwiększając również jego koszty zakupu i utrzymania.

Elastyczny system informatyczny ERP to głównie ten, którego moduły jesteśmy w stanie dopasować do działania naszej firmy. Są to przykładowo:

• widoki (ekrany pozwalające na prezentację sporządzonych danych, m.in. faktur, raportów czy wykresów)
• formatki (elementy umożliwiające dodanie nowych wartości do oprogramowania, m.in. kontrahentów czy zamówień)
• procesy biznesowe (funkcjonowanie i przebieg pracy między obecnymi w systemie, m.in. przepływ dokumentacji)
• generalna użyteczność (jak działa system, m.in. poprzez obecność niezbędnych funkcji czy dedykowanego narzędzia)

Na elastyczność oprogramowania ERP wpływa również jego możliwość wdrożenia do istniejącego już środowiska informatycznego przedsiębiorstwa. Mamy tu na myśli jego możliwości integracyjne, oraz udokumentowane API.

System ERP wspiera stabilność i bezpieczeństwo

Współczesny system ERP pozwala na skalowanie względem naszego przedsiębiorstwa (wielkości, struktury czy charakterystyki działań biznesowych). W skrócie oznacza to, że ilość użytkowników czy wprowadzonych danych nie ma przełożenia na sprawność i stabilność działania oprogramowania. Takie działanie umożliwiają zaawansowane informatycznie systemy np. na bazie infrastruktury chmurowej.

Funkcjonalności systemu ERP i ich użyteczność będzie tym mniejsza, im gorzej zadbamy o profesjonalną opiekę. Zarządzanie przedsiębiorstwem za pośrednictwem wdrożonego oprogramowania nie obędzie się bez pełnego wsparcia jego producenta bądź dostawcy. Taka opieka powinna zapewnić m.in.:

• stałą możliwość aktualizacji (dodawanie funkcji, uwzględnienie zmian prawnych)
• ekspercką pomoc (stały kontakt i doradztwo związane z użytkowaniem systemu, wsparcie w razie problemów)
• możliwość tworzenia kompletnych kopii zapasowych
• naprawę pojawiających się błędów

Rozwój systemu ERP nie powinien być zatem w jakikolwiek sposób ograniczony. Działalność przedsiębiorstwa zaburzona przez nieodpowiedni dobór wersji systemu może mieć tragiczne skutki, m.in. zwiększenie kosztów, zaburzenie przebiegu procesów lub ich całkowite zatrzymanie.

System ERP ma być użyteczny i mobilny

Użytkownicy przede wszystkim

Odpowiednie wdrożenia ERP nie skupiają się jedynie na ich funkcjach, warunkach technicznych czy profesjonalnej obsłudze dostawcy systemu. Sukces wdrożeniowy opiera się przede wszystkim na zadowoleniu jego użytkowników, czyli naszych pracowników. Wdrożenie nieodpowiedniego systemu ERP dla kadry może skutkować obniżoną jakością zapisywanych danych, a w konsekwencji mało rzetelną statystyką i raportami.

Zatem – każda firma potrzebuje systemu ERP, który będzie użyteczny. Prócz istotnych dla naszych pracowników funkcji, służących do zarządzania firmą, bardzo ważny jest wygodny i intuicyjny interfejs. Wskazywać mogą na to m.in:

• mała ilość kliknięć niezbędnych do działania danej funkcji (najlepiej 2-3). Kluczem do tego może okazać się obecność skrótów, widżetów czy wyświetlanie się autosugestii
• kafelki menu są przedstawione w postaci linków i intuicyjnych w rozumieniu grafik, które przedstawiają zastosowanie każdego z nich
• istnieje możliwość korzystania ze skrótów klawiszowych
• system zezwala na używanie komend głosowych czy prostych gestów

Mobilny system ERP

Kolejną zaletą systemu ERP wpływającą na jego szeroko pojęta funkcjonalność, może okazać się również jego mobilność. W czasach gigantycznej popularyzacji smartfonów i powszechnego dostępu do internetu – użytkowanie oprogramowania w terenie stało się nieuniknione. Jak producenci systemów ERP zapewniają to swoim klientom? Uzyskują to między innymi dzięki:

• rozwojowi systemów za pośrednictwem technologii webowych oraz chmurowych. Umożliwia to pracę z użyciem zintegrowanego systemu ERP na każdym urządzeniu z dostępem do internetu i przeglądarki
• zaprojektowaniu interfejsu użytkownika, który dostosowany jest do każdego rozmiaru czy rozdzielczości ekranu, na którym wyświetlany jest system. Tego typu zabieg powszechnie nazywa się RWD (ang. Responsive Web Design)
• umożliwieniu nawigacji po systemie za pośrednictwem panelu dotykowego (poza standardowym korzystaniem z klawiatury i myszki)
• stworzeniu natywnych aplikacji mobilnych, które umożliwiają wygodne korzystanie z najważniejszych dla nas funkcji systemu ERP. W porównaniu do pełnej (responsywnej) wersji – coraz częściej korzystają z GPS urządzeń mobilnych (użyteczne np. w trakcie ustalania trasy dla naszej kadry terenowej)

Zakup systemu ERP niesie za sobą liczne korzyści

Poprawne działanie systemu ERP oferuje wiele nowych możliwości. Zależnie od profilu i charakterystyki działania danej firmy, dzięki wdrożeniu systemu możemy zrealizować takie cele jak:

• Redukcja ponoszonych kosztów – m.in. pracy (dzięki zmechanizowaniu niektórych czynności, które się powielają) lub związanych z zużyciem materiałów (za pomocą dokładnych planów produkcyjnych)
• Przyspieszenie realizacji zadań – wg. zdania ekspertów myERP.pl poprzez oszczędność czasu przy: kompletowaniu i realizacji zamówień, tworzeniu zestawień statystycznych i raportów, sporządzaniu dokumentacji.
• Maksymalizacja i zarządzanie jakością – m.in. obsługi klienta (z pomocą zgromadzonych o jego zakupach informacji) czy produkcji (dzięki sporządzeniu dokładnych raportów konkretnych partii towarowych)
• Sprawniejsze decyzje – dzięki systemowi ERP i jego narzędziom BI (ang. Business Intelligence) użytkownicy są świadomi obecnego stanu firmy oraz ewentualnych wartości prognozowanych na przyszłość. Zintegrowany system planowania umożliwia podejmowanie szybkich i zdecydowanych decyzji związanych z m.in. zarządzaniem finansami.
• Poprawa produktywności – np. kadry pracowniczej (m.in. dzięki pomiarom czasu pracy, wskaźnikom KPI (ang. Key Performance Indicators) czy badaniom zadowolenia) za pośrednictwem systemu planowania potrzeb oraz odpowiedniemu zarządzaniu zasobami ludzkimi.
• Swobodna możliwość korzystania z zapisanych informacji – jednym z celów systemu ERP jest ułatwione użycie danych w każdym czasie i miejscu. Umożliwia to przedstawienie kluczowych informacji dot. sprzedaży, zamówień czy chociażby warunków umowy na życzenie klienta.
• Poprawa przebiegu produkcji – nawet dla małej firmy produkcyjnej nowy system ERP może okazać się „antidotum” na liczne problemy podczas zarządzania produkcją – od redukcji występowania przestojów po wyeliminowanie spowodowanych przez nie strat.
• Zwiększenie bezpieczeństwa zgromadzonych informacji – wdrożenie oprogramowania ERP, a następnie cyfryzacja danych, uniemożliwia dostęp nieuprawnionym osobom trzecim. Takie rozwiązanie skutkuje bezpieczeństwem danych nawet w wypadku częstej rotacji pracowników.
• Automatyzacja infrastruktury magazynowej – możliwości systemu ERP pozwalają na rezygnację z nieopłacalnego dla firmy wykorzystania przestrzeni magazynowej.

Systemy klasy ERP w oczach użytkowników

Początkowo systemy ERP zadowalały jedynie wąskie grono, zazwyczaj dużych przedsiębiorstw. Obecnie, zintegrowany system informatyczny stał się standardem również dla małych i średnich firm. Eksperci myERP.pl zapytali użytkowników o ich opinię dot. korzystania z programów ERP w swojej firmie. Jakie warto wyróżnić wnioski?

• Znaczna większość zauważyła zredukowanie kosztów działania przedsiębiorstwa m.in. dzięki zintegrowanemu systemowi planowania
• Niemal każda firma dostrzega poprawę sprawności przebiegu istotnych dla niej procesów oraz obsługi wewnątrz firmy
• Co drugie przedsiębiorstwo osiągnęło wyższe wyniki sprzedażowe dzięki korzyściom systemu ERP
• Duży odsetek biznesów poprawiło funkcjonowanie działu księgowego dzięki zmianie systemu ERP
• Zdecydowana część firm uważa, że moduły systemów ERP zoptymalizowały procesy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi
• Prym badanych uznaje instalację systemu ERP za istotną dla zmian w przygotowywaniu raportów i analiz

Poznaj system ERP – pytania i odpowiedzi

Kiedy warto wdrożyć program ERP?

 

W wielu przedsiębiorstwach system ERP stał się niezbędnym narzędziem do poprawnego funkcjonowania i rozwoju firmy. Oprogramowanie klasy ERP jest niezbędne do uporządkowania i ustrukturyzowania wielu procesów. Systemy ERP mają możliwość zarządzania nie tylko procesami zewnętrznymi, ale także wewnętrznymi. Znajdujące się w cyfrowej bazie danych informacje są istotne przy podejmowaniu ważnych decyzji, czy planowaniu i prognozowaniu wartości na przyszłość. Zastosowanie systemu ERP stało się kluczem do sukcesu dla firm, które pragną zmaksymalizować swoje zyski przy jednoczesnym zredukowaniu zbędnych kosztów.

Czym powinniśmy się sugerować przy wyborze rozwiązania ERP?

Obecnie istnieje wiele wersji systemów ERP dostępnych na rynku. Nie jest to więc dziwne, że wdrożenie programu stanowi problem dla tak dużej ilości firm. Wybór systemu ERP – dla świadomego swoich celów przedsiębiorstwa – powinien opierać się przede wszystkim na jego potrzebach. Należy więc szczególnie podkreślić również fakt, że każda firma, rynek i branża determinują różne problemy. Wybierając system ERP zalecamy skupić się na funkcjach, które umożliwią firmie realizację, usprawnienie i optymalizację wszelkich procesów.

Kolejną bardzo istotną cechą jest wspomniana już mobilność oprogramowania. Obecnie rynek systemów ERP oferuje wiele rozwiązań, które usprawniają m.in. sprzedaż i zbieranie zamówień w terenie, procesy magazynowe dzięki przenośnym terminalom czy akceptację wniosków przez kadrę decyzyjną za pośrednictwem swoich smartfonów. Warto również zwrócić uwagę na wybór odpowiedniego dostawcy systemu zarządzania klasy ERP. Powinna to być firma, która dostarczy dla naszej firmy rozwiązanie na co najmniej dekadę. W rzeczywistości jest to wybór partnera, który zagwarantuje nam rozwój oprogramowania ERP – równolegle do rozkwitu naszego przedsiębiorstwa. Należy więc sprawdzić, czy oferowany nam system posiada narzędzia takich klas jak: DMS, HR, WMS, BI bądź B2B.

Proces wdrożenia ERP zwykle składa się z wielu spotkań, których celem dostawcy jest zaprezentowanie rozwiązań komplementarnych z potrzebami naszej firmy. Jako potencjalni zainteresowani zakupem nowego oprogramowania – powinniśmy dostarczyć firmie wdrożeniowej wszelkie cenne informacji dot. funkcjonowania naszego biznesu, tj. obecne problemy, oczekiwania względem systemu, krótki opisu działania firmy czy dotychczasowego doświadczenia z podobnymi rozwiązaniami.

Jaki jest koszt systemu ERP?

Wycena kosztów zakupu oraz wdrożenia oprogramowania ERP jest zazwyczaj tak różna jak różne są zgłaszające się do dostawców firmy. Należy wziąć pod uwagę wiele zmiennych i dopasować taki system ERP, który będzie odpowiadał potrzebom konkretnego przedsiębiorstwa. Istnieją jednak programy, których oszacowanie wdrożenia nie sprawia większego problemu. Są to m.in. systemy służące do wystawiania faktur, zarządzania procesami magazynowymi czy sklepem e-commerce. Dostajemy gotowy produkt, który nie wymaga skomplikowanego wdrożenia. Tego typu rozwiązania są zazwyczaj sprzedawane w formie abonamentowej w cenie kilkudziesięciu lub kilkuset złotych w skali roku. Jest to wygodny wybór przede wszystkim dla micro i małych przedsiębiorstw, których potrzeby nie wskazują na stosowność wdrożenia bardziej zaawansowanych technologii.

Dla większych i bardziej wymagających firm, wdrożenie systemu i jego wycena mogą okazać się znacznie trudniejsze. Na finalną cenę, czas i złożoność procesu wdrożeniowego wpływa wiele istotnych aspektów. Dla szerszego poznania tematu – zapraszamy do zapoznania się z artykułem, który szerzej omawia kwestię kosztów związanych z wdrożeniem systemów ERP. Kliknij tutaj!

Jakiej wiej wielkości firma wymaga wdrożenia ERP?

Jak się okazuje, niemal każde przedsiębiorstwo może wymagać wdrożenia nowych rozwiązań cyfrowych. Wszystko zależy od wspomnianych już potrzeb, skali i zakresu działania. Równolegle z rozwojem przedsiębiorstwa – zwiększa się zapotrzebowanie na zakup dodatkowego oprogramowania. Obecnie system ERP może okazać się kluczem, a nawet jedynym rozwiązaniem, które może umożliwić firmie jej dalszą ekspansję. Dochodzimy więc do wniosku, że im wcześniej firma wdroży odpowiedni system ERP – tym szybciej ułatwi sobie zarządzanie i zmaksymalizuje swoją efektywność.

Jaki jest zwrot z zakupu oprogramowania ERP?

Przed zdecydowaniem się na zakup systemu ERP należy określić istotne dla naszej firmy cele. Kiedy to zrobimy, możemy przejść do szukania sposobu na ich realizację. Jakie rozwiązanie może okazać się skuteczne? Oczywiście, jest to zaawansowane oprogramowanie klasy ERP. Nowoczesne systemy pozwalają na realizację procesów przez mniejszą ilości osób w krótszym okresie czasu, a w konsekwencji obniżenie kosztów. Biorąc pod uwagę nowe możliwości – zwrot z inwestycji w zakup oprogramowania może okazać się bardzo szybki. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj.

Jak długo trwa wdrożenie systemu ERP?

Czas niezbędny do wdrożenia oprogramowania zależy od wielu aspektów. Są to m.in.:

• Wielkość przedsiębiorstwa (np. ilość zasobów, liczba pracowników czy oddziałów)
• Ilość modułów wchodzących w skład systemu
• Ilość procesów zachodzących w firmie
• Liczba użytkowników

Prócz tak wymiernych parametrów, istotne jest również samo zaangażowanie firmy podczas procesu wdrożeniowego. Dla szybszego przebiegu całości operacji, powinniśmy niezwłocznie umożliwić dostawcy przeprowadzenie wywiadów analitycznych/szkoleń i testów na terenie naszego zakładu. Zalecamy również wspólnie konsultować całość procesu w celu przyspieszenia i pomyślności jego przebiegu. Chcąc jednak określić widełki czasowe kompletnego wdrożenia dla konkretnych branż, możemy wyróżnić:

• +/- 3 miesiące dla obszarów tj. księgowość, kadry i płace
• 12-18 miesięcy dla obszarów tj. zarządzanie produkcją, logistyka
• +18 miesięcy dla firm o specyficznym modelu działania i potrzebach

Jak przebiega proces wdrożenia systemu ERP?

Taki proces jest uzależniony przede wszystkim od panującej polityki wdrożeniowej u dostawcy. Wdrożenie oprogramowania ERP w naszym przypadku jest wspólną inicjatywą między ekspertami myERP.pl a klientami. Firmy, które się do nas zgłaszają, otrzymują możliwość przeprowadzenia darmowej pierwszej konsultacji. To niezwykle cenne dla wielu firm, które z początku bywają sceptycznie nastawione do tego typu rozwiązań. Mają jednak niepowtarzalną okazję przekonać się o niezwykłych możliwościach, jakie dają nowoczesne systemy do zarządzania klasy ERP. Po więcej szczegółów zapraszamy do kontaktu!

Jaka infrastruktura jest wymagana do działania oprogramowania?

Systemy ERP wykorzystują relacyjne bazy danych, które wymagają działających serwerów oraz urządzeń użytkowych – komputerów, ekranów POS, telefonów etc. Tego typu końcówki łączą się za pośrednictwem sieci do serwera, zaś natywne aplikacje synchronizują się co jakiś czas z serwerem centralnym. Serwery mogą znajdować się na terenie firmy, dzięki czemu możemy nimi swobodnie zarządzać lokalnie. Eksperci myERP.pl zauważyli jednak trend, który polega na użyciu przez przedsiębiorstwa hostingu w ramach co miesięcznego abonamentu. Takie rozwiązanie może okazać się wygodne z racji na gotowość i wydajność środowiska dostarczonego przez operatora. Warto również wspomnieć o bezpieczeństwie, za które w pełni odpowiada firma dostarczająca nam hosting.

Czy działanie systemu ERP jest możliwe w chmurze?

Obecnie istniejące systemy ERP umożliwiają pełną lub częściową pracę w chmurze. Tego typu rozwiązanie posiada wiele zalet tj.: niewielkie koszty początkowe, skrócony proces wdrożeniowy, dostęp do danych w każdym miejscu i czasie czy brak konieczności posiadania własnej infrastruktury serwerowej. Co najbardziej istotne – narzędzia chmurowe zapewniają bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa naszych danych.

Jak wygląda wsparcie ze strony dostawcy po wdrożeniu?

Na tego typu wsparcie możemy liczyć po pełnym ustabilizowaniu się wdrożonego oprogramowania – podczas użytkowania systemu ERP. Opiera się przede wszystkim na pomocy jego użytkownikom w codziennej pracy, którą wykonują za pośrednictwem programu. Podczas wsparcia mogą zostać wykonane drobne zmiany programistyczne (związane z m.in. zmianami organizacyjnymi czy obszarem działania). Pomoc ze strony dostawcy odbywa się zazwyczaj za pośrednictwem telefonu, kontaktu mailowego a nawet zdalnego dostępu do posiadanych przez firmę zasobów.