Cyfrowy porządek w papierowym chaosie. Jak DocuWare IDP zmienia podejście do dokumentów?

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register