Case Study

Grupa ERBUD chciała usprawnić obsługę kadrową około 3000 pracowników i rozliczanie kosztów projektów, realizowanych w 5 krajach. Rozwiązaniem było jednoczesne wdrożenie modułu kadrowo-płacowego enova365 i finansowo-księgowego Microsoft Dynamics365 dla kilkunastu spółek grupy. W efekcie większość procesów kadrowych przebiega automatycznie, a dwukierunkowy przepływ informacji na linii kadry-księgowość jest szybki i bezbłędny. Case study wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD w pigułce WYZWANIE Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych w kilkunastu spółkach grupy kapitałowej działających w 5 krajach  Automatyzacja procesów finansowo-księgowych Automatyzacja raportowania Jednoczesne wdrożenie i migracja danych w kilkunastu spółkach grupy Możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb Grupy ERBUD Spełnienie wymagań polskiego prawa pracy i przepisów sektorowych REZULTAT Większość procesów tzw. twardego HR w Grupie ERBUD przebiega automatycznie, w tym rozliczanie wynagrodzeń pracowników pracujących za granicą  Koszty wynagrodzeń i umów kontraktowych są automatycznie przyporządkowywane do miejsc ich powstawania, m.in. dzięki zintegrowaniu modułu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Z systemu można łatwo wygenerować potrzebne raporty kadrowo-płacowe i kontrolingowe Płynny przebieg wdrożenia i migracji danych Nowe rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia integrowanie w systemie nowych struktur organizacyjnych, np. przejmowanych spółek  Grupa ERBUD korzysta z programu kadrowo-płacowego, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami Najważniejsze informacje o Grupie ERBUB Grupa ERBUD specjalizuje się w budownictwie kubaturowym, zielonej energii, serwisie dla przemysłu i prefabrykacji drewnianej. Ma ponad 34 lata doświadczenia w Polsce i w krajach Europy Zachodniej. Spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej – ERBUD SA i ONDE – notowane są na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych.  ERBUD jako jedyna spółka budowlana figuruje w prestiżowym rejestrze EMAS, to najwyższe unijne wyróżnienie w obszarze ekologii, a w 2022 r. znalazła się na prestiżowej liście „World’s Best Employers” amerykańskiego magazynu „Forbes”. Do flagowych realizacji spółki należą m.in. Galeria Młociny, Hala Koszyki, Szpital Południowy czy biurowiec Royal Wilanów w Warszawie. Grupa ERBUD zrealizowała także Morskie Centrum Nauki w Szczecinie, Basecamp we Wrocławiu, Centrum Dystrybucyjne Lidl w Stargardzie czy Spalarnię Odpadów Komunalnych w Koninie. Wymagania Grupy ERBUD wobec systemu ERP1. Dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijającej się grupy kapitałowejSpółki wchodzące w skład Grupy ERBUD intensywnie się rozwijają – zarówno organicznie, jak i przez przejęcia. Co więcej, podmioty wchodzące w skład grupy działają w różnych obszarach – od serwisu dla przemysłu, przez prefabrykację z drewna, po branżę OZE. Stanowi to wyzwanie dla systemu ERP, który musi umożliwić automatyzację procesów oraz konsolidację i centralizację danych w tych wszystkich obszarach, a jednocześnie być na tyle elastyczny, by dało się go łatwo dostosować do bieżących potrzeb grupy.  O tym, jakim wyzwaniem było wdrożenie systemu ERP w Grupie ERBUD mówi Dariusz Grzeszczak, prezes Grupy ERBUD. Block Quote 2. Cyfryzacja procesów kadrowych, których organizacja często ulega zmianie ze względu na zmiany prawne w Polsce Jednocześnie wyzwaniem dla Grupy ERBUD było spełnienie wymagań polskiego prawa w obszarze kadrowo-płacowym w możliwie efektywny sposób. Oprócz globalnego systemu ERP, firma szukała więc także modułu kadrowo-płacowego, który jest na bieżąco dostosowywany do kadrowych przepisów sektorowych w Polsce i pozwala zdigitalizować związane z nimi procesy, a który jednocześnie można zintegrować z globalnym oprogramowaniem ERP. 3. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń i przypisywania ich do miejsc powstawania kosztów Żeby móc zautomatyzować procesy kadrowe i płacowe w Grupie ERBUD konieczna była wymiana danych między modułem kadrowo-płacowym enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Potrzebna więc była ich integracja. Wybór systemów ERP: Microsoft Dynamics365 i enova365 Stosownie do rangi Grupy ERBUD i jej międzynarodowego charakteru wybrano do obsługi finansów i księgowości oraz działalności operacyjnej system ERP, dostarczany na cały świat – Microsoft Dynamics365.  Natomiast dla spełnienia wymagań polskiego prawa pracy oraz kadrowych przepisów sektorowych zdecydowano o potrzebie wdrożenia systemu kadrowego, który: ma odpowiedni potencjał technologiczny, umożliwia integrację procesów z różnych systemów i dwukierunkową wymianę danych,  gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, jest ciągle rozwijany, dzięki czemu nadąża za wyzwaniami rynku i wspomnianymi wyżej zmianami w przepisach.  Wybór padł na moduły enova365: Kadry, Płace i HR, Pulpity pracownika i kierownika oraz Business Intelligence i moduł dodatkowy: Ewidencja umów B2B. Wymagania wobec przebiegu wdrożenia systemu kadrowo-płacowego – czyli co musiała zapewnić firma wdrożeniowa? Oprócz wspomnianej wyżej zgodności z przepisami i elastyczności, umożliwiającej integrację z Microsoft Dynamics365, system kadrowo-płacowy dla Grupy ERBUD musiał spełnić jeszcze inne wymagania. Po pierwsze, firma wdrożeniowa musiała być w stanie wdrożyć program kadrowo-płacowy jednocześnie w kilkunastu spółkach Grupy. Chodziło o to, żeby zespoły kadrowe z różnych spółek mogły pracować na jednym systemie kadrowo-płacowym.  Zachowana musiała być ciągłość ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych. Migracja danych dla wszystkich spółek Grupy ERBUD musiała się odbyć w tym samym czasie, z gwarancją wsparcia powdrożeniowego. Dla Grupy ERBUD niezbędnym kryterium przy wyborze programu kadrowo-płacowego i firmy wdrożeniowej była także możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb. Chodziło, na przykład, o szybkie włączanie do wspólnej systemowej bazy danych nowych struktur organizacyjnych – spółek, które mogłyby zostać przejęte w przyszłości – lub nowych podmiotów powstałych na skutek fuzji.  Rozwiązanie – wdrożenie modułu Kadry Płace i HR enova365 przez KOMAKO Wdrożeniem oprogramowania enova365 zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner Sonety, producenta systemu ERP enova365, który dobrze zna potrzeby branży budowlanej.  Zespół KOMAKO zaczął pracę od analizy wymagań klienta, a następnie dostosował oprogramowanie do potrzeb i je skonfigurował. Kolejnym etapem była migracja danych oraz integracja systemu z Microsoft Dynamics365.  Krok 1 – analiza wymagań klienta W pierwszym kroku zespół KOMAKO zebrał wymagania biznesowe klienta. Na tym etapie ustalono więc najważniejsze funkcje, jakie nowe rozwiązanie powinno posiadać, żeby idealnie wpisać się w jego potrzeby. Krok 2 – dostosowanie enova365 do potrzeb Grupy ERBUD Choć moduł kadrowo-płacowy enova365 zawiera kompletny zestaw funkcji z obszaru tzw. twardego HR, żeby idealnie wpisywał się w potrzeby Grupy ERBUD konieczne było rozbudowanie go o dodatkowe możliwości na etapie konfiguracji systemu.  W tym celu wdrożeniowcy opracowali dopasowane do potrzeb grupy raporty kadrowe, rozbudowali zestaw elementów wynagrodzeń i definicje stanowisk oraz wykonali dedykowane rozszerzenia – na przykład moduł rezerw urlopowych i emerytalnych. Skonfigurowali także ewidencję kadrową i sposób rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji czasu przy projektach. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób zespół KOMAKO dostosował enova365 do potrzeb grupy ERBUD w kluczowych obszarach. Krok 3 – integracja modułu Kadry Płace enova365 z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Integracja miała na celu zapewnienie wielokierunkowej wymiany danych między modułem Kadry Płace enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Było to niezbędne między innymi w celu automatyzacji następujących procesów. Księgowania list płac w oparciu o rozliczone wypłaty i na podstawie 4 różnych sposobów ewidencji czasu pracy Czas pracy mógł być rozliczany na podstawie wydziału, indywidualnego podzielnika na kartotece pracownika, podzielnika dla elementu wynagrodzeń lub dla strefy czasu pracy w kalendarzu pracownika.  Analizowania i raportowania kosztów w oparciu o centra kosztów Zespół KOMAKO musiał zapewnić dwukierunkową międzysystemową wymianę informacji o projektach, miejscach powstawania kosztów, rodzajach kosztów oraz datach i statusach projektów. Na podstawie tych pierwszych trzech zmiennych tworzone są automatycznie centra kosztów, jednostki organizacyjne i elementy struktury organizacyjnej, zgodnie ze standardami grupy i potrzebami spółek. Powiązania środków trwałych z centrami kosztów Obsługa rozbudowanych ewidencji centrów kosztów (CK) w powiązaniu ze środkami trwałymi miała umożliwić rejestrację czasu pracy na tak rozbudowane CK. Chodziło też o podział kosztów na pracowników umysłowych i fizycznych oraz według rodzajów realizowanych prac.  Krok 4 – integracja enova365 z systemem workflow Webcon Zespół KOMAKO musiał zapewnić wymianę informacji pracowniczych między enova365 a systemem Webcon, takich, jak np. informacje o nieobecnościach oraz umowach zawartych z pracownikami i ich rozliczeniu.  Funkcje enova365, rozbudowane na etapie wdrożenia, szczególnie istotne dla Grupy ERBUD 1. Ewidencja czasu pracy przy projektach Klient chciał ewidencjonować czas pracy na wiele sposobów. Ponieważ w spółkach serwisowych Grupy ERBUD pracownicy jednego dnia są zaangażowani w kilka projektów, a w spółkach wykonawczych, przez kilka miesięcy zajmują tym samym projektem, żeby umożliwić adekwatną do potrzeb ewidencję czasu pracy dostosowano Pulpity kierowników, pracujących na budowach w Polsce i za granicą. Posłużył do tego specjalny dodatek ENOKO.Zestawienia Czasu Pracy. Pozwala on m.in. na: rozszerzenie ewidencji czasu pracy nad projektami pracowników szeregowych i ich kierowników,  ewidencjonowanie ocen pracowników, tworzenie arkuszy premiowych na podstawie zarejestrowanego czasu i ocen, nadanie Pulpitom kontekstu budowy – projektu realizowanego przez spółkę z Grupy, rejestracja czasu pracowników – w kraju i oddelegowanych do pracy za granicą, wyliczanie diet i premii dziennych, obliczanie kluczy podziałowych wykorzystywanych do księgowań list płac, oparcie rozwiązań na strukturach organizacyjnych. 2. Obsługa umów B2B, raportowanie i wsparcie weryfikacji danych Zgodnie z potrzebami Grupy ERBUD zespół KOMAKO wprowadził ewidencję umów kontraktowych czyli umów B2B i innych (np. pełnomocnictwa czy powierzenia). Do każdej umowy konsultanci zdefiniowali element rozliczający, który umożliwia weryfikację czasu trwania i powtarzalność elementu w jednostce czasu.  Każdy element rozliczający alokuje koszty związane z umowami według przyjętej logiki. Program obsługuje na przykład następujące procesy workflow: czy jest umowa,  czy jej wartość jest zgodna z umową, alokacja wartości elementu wg umowy, ile godzin przypada do rozliczenia i do jakiego centrum kosztów przyporządkować dany koszt. Rozwiązanie wyposażono też w rozbudowany system weryfikacji, który wymaga wpisania określonych danych lub blokuje wartości niezgodne z założeniami weryfikatorów. W ramach grupy kapitałowej kilkunastu podmiotów weryfikowana jest np. kontrola zatrudnienia i spójność umów.  Wsparcie KOMAKO objęło także m.in.: wspieranie działów kadr spółek w obsłudze przejść pracowników w grupie – między podmiotami, wykonanie setek zindywidualizowanych raportów kadrowych, płacowych i kontrolingowych,  wprowadzenie automatycznych powiadomień e-mailowych np. o uprawnieniach, badaniach lekarskich, BHP, wydłużających się zwolnieniach czy urodzinach pracowników.  zautomatyzowanie wysyłki deklaracji PIT, IMIR oraz pasków wynagrodzeń pracowników.  3. Rozliczanie pracowników oddelegowanych System enova365 rozbudowany o dodatki partnerskie KOMAKO usprawnia rozliczanie pracowników, pracujących na kontraktach zagranicznych. Obejmuje to rozliczanie wynagrodzeń pracowników oddelegowanych, w tym: naliczanie podatku belgijskiego wraz z ewidencją i naliczaniem belgijskich ulg podatkowych,  rozliczanie nadgodzin wg reguł danego kraju np. – Francja czy Norwegia,  weryfikację rejestracji czasu pracy dot. specyfiki krajów oddelegowania. Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD – efektywny przepływ informacji, komfort pracowników, mniej papieru Proces wdrożenia zrealizował stawiane przed nim cele. Nie tylko zautomatyzowano i zdigitalizowano procesy kadrowo-płacowe w kilkunastu spółkach Grupy ERBUD, ale także zapewniono dwukierunkową wymianę danych między systemami. Dzięki temu przepływ informacji jest szybki i bezbłędny, a kadrowych i księgowych w wielu czynnościach zastępuje system informatyczny. Co  więcej, dzięki łatwemu raportowaniu menedżerowie mogę opierać swoje decyzje na danych.   Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD podsumowuje Dariusz Grzeszczak, jej prezes. Block Quote

Wdrożenie enova365 w 5-gwiazdkowym Hotelu Crystal Mountain pozwoliło na skrócenie czasu obiegu dokumentów o 50%, między innymi, dzięki automatycznej akceptacji aż 70% faktur. Rozwiązania wypracowane wspólnie z firmą XDeft umożliwiły też błyskawiczne reagowanie na fluktuacje cen produktów i redukcję kosztów zamówień. Sprawdź jak enova365 usprawnia zarządzanie w hotelarstwie. Najważniejsze informacje: Wyzwanie: Automatyzacja procesów, kluczowych dla funkcjonowania back office hotelu i usprawnienie jakości obsługi Rozwiązanie: Wdrożenie modułów Handel, Księgowość oraz Kadry Płace i HR enova365 Efekty: Integracja danych z kilku zewnętrznych systemów oraz automatyzacja procesów Korzyści: O 50% krótszy czas obiegu dokumentów oraz redukcja kosztów zamówień i oszczędność czasu pracowników dzięki automatycznej akceptacji 70% faktur.   Z jakimi wyzwaniami miał sobie poradzić system dla hotelu Crystal Mountain? Hotel Crystal Mountain, zlokalizowany w Wiśle jest największym tego rodzaju obiektem w tej części Polski. Ponad 400 pracowników może obsłużyć każdego dnia nawet 1 200 gości. Przyciąga ich nie tylko wyjątkowa architektura hotelu i widok na panoramę Beskidu oraz dolinę Wisły, ale też aqua park z otwartym sezonowo basenem zewnętrznym. Hotel może się pochwalić jedną z największych hotelowych sal zabaw w Polsce, małpim gajem, atrakcjami i animacjami, a także salonem z automatami do gier zręcznościowych, game roomem i salą z konsolami do gier multimedialnych. Po relaks można się wybrać do salonu dr Ireny Eris Beauty Partner. Zaplecze konferencyjne i restauracja z pięknym widokiem, pozwalają organizować duże eventy, a komfortowe pokoje są wyposażone we wszystko, co potrzebne do dobrego wypoczynku. Efektywne zarządzanie hotelem o tak dużych rozmiarach wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych, które ułatwią i przyspieszą. To one zautomatyzują kluczowe dla funkcjonowania hotelu procesy: zamówienia, obieg dokumentów księgowych oraz obsługę kadrowo-płacową około 400 pracowników. Z kolei, lepiej funkcjonujący back office pozwoli usprawnić jakość obsługi. Biorąc powyższe pod uwagę zarząd firmy postanowił wdrożyć system dla hotelu, który usprawni procesy zakupowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe i który można szybko wdrożyć. Wybór oprogramowania, które spełniłoby oczekiwania hotelu zajął około roku, o czym opowiada Tomasz Brenicki, dyrektor finansowy Hotelu Crystal Mountain. „Wybór nowego oprogramowania wynikał z potrzeby usprawnienia procesu zamówień poprzez wdrożenie nowego programu zakupowego. Po ponad rocznych badaniach rynku i zmianach organizacyjnych w hotelu, który rozpatrywał również możliwość wdrożenia nowego oprogramowania finansowo-księgowego, zdecydowaliśmy się na enova365. Kryteriami wyboru była kompleksowość systemu i szybkość wdrożenia, co było kluczowe, aby uniknąć przerwy w działalności. enova365 spełniła nasze oczekiwania”.   Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain – jak przebiegło? Hotel Crystal Mountain podjął decyzję o wdrożeniu trzech modułów enova365: Handel, Księgowość, Kadry Płace i HR. Wdrożenie programu enova365 w Hotelu Crystal Mountain przez firmę XDeft, Autoryzowanego Partnera enova365, składało się z 4 głównych etapów:  analizy potrzeb i zdefiniowania wymagań wobec systemu,  stworzenia i zatwierdzenia przez klienta planu wdrożenia, testów, wdrożenia i wsparcia powdrożeniowego. Proces wdrożenia przebiegł szybko i sprawnie, bo czas potrzebny na uruchomienie pojedynczego modułu udało się zamknąć w 2-3 miesiącach. O przebiegu wdrożenia opowiada Jarosław Dąbrowski, manager IT w Hotelu Crystal Mountain. „Wdrożenie enova365 przebiegło nadzwyczaj sprawnie. Pierwszym krokiem było spotkanie robocze i analiza potrzeb naszego zespołu, która pozwoliła na zdefiniowanie naszych wymagań branżowych. Następnie, po zatwierdzeniu spersonalizowanego planu wdrożenia przeszliśmy do testów, w czasie których XDeft elastycznie dostosowywał rozwiązania do naszych specyficznych wymagań. Testy były prowadzone dokładnie, a wszelkie uwagi szybko wcielane w życie. Ważnym elementem było również wsparcie powdrożeniowe, obejmujące kompleksowe szkolenie dla personelu oraz bieżące wsparcie techniczne”.  Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w Hotelu Crystal Mountain Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain pozwoliło zrealizowało wszystkie zakładane cele. Zaobserwowano między innymi następujące korzyści: automatyzacja procesu zamówień: wdrożenie enova365 przez firmę XDeft pozwoliło zautomatyzować prawie 70% zamówień, redukcja kosztów zamówień: dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft hotel Crystal Mountain błyskawicznie reaguje na fluktuacje cen produktów, o 50% krótszy czas obiegu dokumentów, dzięki integracji systemów używanych do obiegu dokumentów i automatycznej akceptacji aż 70% faktur. oszczędność czasu pracowników działów kadr i płac dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych oraz integracji w jeden trzech dotychczas używanych systemów kadrowo-płacowych. Pracownicy mają wszystkie potrzebne dane pod ręką.   Jak nowy system dla hotelu Crystal Mountain oceniają jego pracownicy? Jakie możliwości enova365 szczególnie cenią pracownicy poszczególnych działów hotelu i dyrekcja? Przeczytaj, co mówią na ten temat. Krzysztof Staniszewki, dyrektor generalny Crystal Mountain: „Dla każdego działu i każdej komórki organizacyjnej szukamy rozwiązań, które ułatwią, przyspieszą, zautomatyzują kluczowe dla naszego funkcjonowania procesy, co pozwoli usprawnić jakość naszych usług od strony administracyjnej. W przypadku tych związanych z zakupami, obiegiem dokumentów oraz zarządzaniem pracownikami udało się to m.in. dzięki enova365”. Michał Kominek, kierownik działu zakupów i magazynu: „enova365 pozwoliła na zautomatyzowanie prawie 70% zamówień. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft jesteśmy w stanie szybko reagować na fluktuacje cen produktów i na bieżąco uaktualniać oferty kluczowych dostawców. Program ewoluuje wraz z naszymi potrzebami”. Agnieszka Krcal, kierownik działu księgowości i finansów: „Wdrożenie modułu Księgowość pozwoliło na integrację zewnętrznych systemów, których używaliśmy do obiegu dokumentów. Dzięki temu mogliśmy wdrożyć rozwiązanie, które faktycznie porównuje fakturę do pierwotnego zamówienia. Ta funkcjonalność pozwoliła na automatyczną akceptację 70% faktur, co skróciło ogólny czas obiegu dokumentów o połowę”. Hanna Nowak, kierownik działu personalnego: „Zaimplementowany moduł kadrowy dał nam opcję digitalizacji dokumentów pracowniczych. Dodatkowo, dzięki możliwości migracji danych między systemami udało się połączyć 3 istniejące systemy w jeden, co znacznie usprawniło pracę działu kadr. Dzięki możliwości importu czasu pracy z zewnętrznego systemu w końcu wszystkie potrzebne informacje mamy pod ręką w jednym miejscu”.  Jeżeli chcesz zmienić swój biznes tak jak Hotel Crystal Mountain, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak enova365 wspiera zarządzanie w turystyce i hotelarstwie.

W branży motoryzacyjnej liczą się czas i dokładność. Opóźnienia w dostawach mogą skutkować utratą klienta, a błędy w realizacji zamówień nadszarpnąć wizerunek firmy. W takich warunkach nowoczesne systemy informatyczne, takie jak ERP czy WMS, stają się nieodzownym narzędziem pracy. Spółka Highway Automotive, zaliczana do grona największych w Polsce dystrybutorów części zamiennych, doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Właśnie dlatego już od 15 lat korzysta z rozwiązań oferowanych przez Symfonię.  Dzięki wdrożeniu systemów ERP i WMS udało jej się zyskać lepszą kontrolę nad procesami logistycznymi – od zarządzania magazynem aż po obsługę klienta.  Najważniejsze informacje w skrócie:  W tym case study przedstawiamy przebieg wdrożenia systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn w spółce Highway Automotive, specjalizującej się w produkcji i dystrybucji części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającej na rynku od 2010 roku.  Dotychczasowy sposób zarządzania logistyką magazynową generował wiele problemów, takich jak np. opóźnienia w realizacji dostaw, błędy podczas kompletacji towarów czy trudności w śledzeniu lokalizacji produktów w magazynie.  Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn, zintegrowanego z wykorzystywanym już w spółce systemem ERP Symfonia Handel.  Najważniejsze efekty, jakie udało się uzyskać dzięki temu wdrożeniu, to m.in.: skrócenie czasu związanego z przyjęciem dostaw i realizacją zamówień, dokładniejsze śledzenie lokalizacji towarów, minimalizacja różnic inwentaryzacyjnych oraz automatyczne generowanie raportów i zestawień dla klientów.     Początek 15-letniej współpracy  Highway Automotive jest dystrybutorem części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającym w kilku europejskich krajach. Historia firmy sięga 2010 roku. Od początku działalności firma korzystała z rozwiązań Symfonii.   Symfonia to nasz pierwszy i jedyny system ERP. Przez te 15 lat rozwijała się razem z nami, wspierając nas w kolejnych etapach działalności: od dystrybucji, przez regenerację, aż po produkcję części. – precyzuje Bogdan Szymanowski, CEO Highway Automotive.   System ERP, wdrożony początkowo z myślą o zarządzaniu podstawowymi procesami biznesowymi, z czasem okazał się być nieocenionym wsparciem w usprawnianiu także bardziej złożonych procesów magazynowych i logistycznych. Dzięki niemu spółce udało się zoptymalizować operacje w obszarze logistyki magazynowej i dystrybucji oraz wprowadzić nowoczesne rozwiązania sprzedażowe, takie jak sklep internetowy i katalog online. Ponadto, znacznie ułatwił komunikację między różnymi działami firmy.  Wyzwanie: usprawnić pracę magazynu za pomocą systemu WMS  W 2017 roku, w wyniku dynamicznego rozwoju spółki Highway Automotive, zaczęły ujawniać się poważne ograniczenia w dotychczasowej organizacji pracy. Ręczne zarządzanie procesami magazynowymi, szczególnie tymi związanymi z przyjęciem dostaw czy przygotowaniem wysyłek, okazało się zbyt czasochłonne, hamując dalszą ekspansję przedsiębiorstwa. System ERP, z którego korzystała firma, w swojej podstawowej funkcjonalności nie oferował bowiem modułu magazynowego. W efekcie kody towarów i lokalizacji musiały być wprowadzane ręcznie. Taka sytuacja skutkowała powstawaniem opóźnień w przyjmowaniu dostaw i realizacji zamówień.  Przeczytaj również: Cyfryzacja magazynu w małych i średnich firmach [WEBINARIUM] Brak automatyzacji w obszarze logistyki magazynowej stwarzał również ryzyko błędów w procesie kompletacji i pakowania wysyłek do klientów. Manualne zarządzanie magazynem mogło bowiem prowadzić do wydawania towarów w niewłaściwej ilości lub takich, które nie zostały zamówione przez klienta. Problem stanowiło także przestrzeganie zasady FIFO, zgodnie z którą zapasy najdłużej składowane w magazynie powinny być wydawane w pierwszej kolejności. Ryzyko pomyłek było szczególnie duże w obliczu stale rosnącej liczby zamówień i ograniczonej możliwości śledzenia lokalizacji produktów. Kierownictwo spółki obawiało się, że z biegiem czasu tego typu problemy mogą stać się przyczyną strat finansowych i utraty zaufania klientów.     Na tym jednak wyzwania w obszarze logistyki magazynowej się nie kończyły. Wiele wyzwań stwarzał również proces związany z przygotowaniem dokumentacji wysyłkowej (tzw. packing list), której wymagali klienci spółki Highway Automotive. Tego typu zestawienia były tworzone do tej pory poprzez ręczne spisywanie zawartości każdej palety i przenoszenie danych do Excela. Taka sytuacja, nie dość, że generowała ryzyko pomyłek, to jeszcze była szczególnie uciążliwa w przypadku obsługi dużych i złożonych zamówień. Wdrożenie systemu WMS w spółce Highway Automotive Aby rozwiązać opisane wyżej problemy w obszarze logistyki magazynowej, spółka Highway Automotive zdecydowała się na wdrożenie systemu do zarządzania magazynem (WMS). Firmie zależało jednak, by nowe rozwiązanie było zintegrowane z wykorzystywanym już systemem ERP. Kilka lat temu Symfonia nie miała jednak takiego produktu w swojej ofercie. W związku z tym, razem z partnerem technologicznym – firmą Eastsoft – Symfonia zdecydowała się na stworzenie systemu WMS praktycznie od podstaw.  Jako dostawca systemu WMS musieliśmy dogłębnie poznać problemy występujące w obszarze procesów magazynowych w firmie Highway. Pracując na magazynie oraz obserwując każdy ruch i każdą pojedynczą operację, udało nam się lepiej zrozumieć, jak funkcjonują poszczególne procesy i w których obszarach występuje najwięcej wąskich gardeł.  Piotr Struczko CEO, Eastsoft Rezultatem tej współpracy było stworzenie innowacyjnego rozwiązania – aplikacji na urządzenia z system Android – Symfonia Mobilny Magazyn. Dzięki niej pracownicy spółki Highway Automotive mogą teraz korzystać z cyfrowej dokumentacji zamiast papierowej. Skanując kody naklejone na opakowaniach, w kilka chwil wprowadzają do systemu ERP dane o przyjęciach i wydaniach towarów. Mogą również z większą dokładnością śledzić ich ruch i lokalizację w magazynie. System WMS Symfonia Mobilny Magazyn znacznie usprawnił także takie procesy, jak przyjęcia, przesunięcia i wydania towarów, zapewniając pełną kontrolę nad stanami magazynowymi. Dawniej wszystko robiliśmy ręcznie – notowaliśmy na kartkach, gdzie leży konkretny towar. Potem ktoś inny musiał te informacje przepisać do systemu. Kiedy każdego dnia takie operacje trzeba wykonać wiele razy, nietrudno o pomyłkę. Teraz wszystko jest inaczej. Dzięki systemowi WMS od Symfonii możemy zeskanować kod towaru i od razu przesłać te dane do systemu. Pozwoliło nam to skrócić czas adresacji dostaw o połowę.  Dariusz Wiechniak Kierownik zmiany w magazynie, Highway Automotive Jak wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn zrewolucjonizowało procesy w magazynie?  System WMS Symfonia Mobilny Magazyn umożliwia pracownikom magazynu szybsze wykonywanie codziennych zadań, takich jak drukowanie etykiet, przyjmowanie dostaw czy wydawanie towarów. Dzięki wbudowanym mechanizmom kontrolnym zapobiega błędnym operacjom – nie można przyjąć ani wydać towaru, którego nie ma w systemie. Dodatkowo, każda wysyłka jest dwukrotnie sprawdzana – podczas pobierania towaru i układania go na palecie. To z kolei pozwala zagwarantować, że do klienta trafi dokładnie to, co zamówił.  Dzięki systemowi WMS od Symfonii generujemy również nowe dokumenty, których wcześniej nie mogliśmy tworzyć, a których wymagają Klienci. Możemy także, bezpośrednio z poziomu Kierownika Logistyki czy Magazynu, a także każdego opiekuna Klienta, śledzić na bieżąco realizację każdego procesu: przyjęcia dostawy, wydania zamówienia, pakowania palet Paweł Łysień Dyrektor operacyjny, Highway Automotive Wdrożenie systemu WMS usprawniło również proces inwentaryzacji. Dziś opiera się ona wyłącznie na elektronicznych dokumentach. System Symfonia Mobilny Magazyn automatycznie tworzy raporty, koryguje stany magazynowe i błędne lokalizacje. Dzięki temu proces jest bardziej efektywny, a wyniki niezwykle dokładne. Minimalne, często zerowe rozbieżności ilościowe, najlepiej potwierdzają skuteczność tego rozwiązania. System Mobilny Magazyn jest dostępny dla każdego pracownika – dokładnie w takim zakresie, jaki jest mu potrzebny. Ponieważ jest on elementem Symfonii ERP Handel, ma identyczny układ graficzny. Dzięki temu każdy użytkownik systemu ERP może z łatwością z niego korzystać.   Elastyczne oprogramowanie kluczem do sukcesu   Inwestycja w nowe technologie przyniosła spółce Highway Automotive i jej klientom wiele korzyści. Dzięki optymalizacji procesów udało się skrócić czas realizacji zamówień i zwiększyć ich dokładność. Klienci doceniają również możliwość śledzenia statusu swoich zamówień oraz pewność, że otrzymają towar na czas i w odpowiedniej ilości. Z kolei pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co przełożyło się na wzrost ich satysfakcji z pracy.  Jak zaznacza Paweł Łysień, dyrektor operacyjny Highway Automotive: Nasza organizacja jest stosunkowo mała, ale bardzo dynamicznie się rozwijamy. Staramy się zawsze być jak najbardziej elastyczni wobec naszych klientów i na bieżąco reagować na zmiany i wyzwania. Aby tego dokonać, od systemu ERP oczekujemy, że to on dostosuje się do nas, a nie my do niego. Symfonia daje nam taką szansę – zarówno ERP, jak i system WMS Symfonia Mobilny Magazyn mogą być dostosowywane do danej organizacji, a przy okazji zagwarantować nam pełną zgodność z wymaganiami prawnymi czy podatkowymi. Właśnie dlatego nasza wspólna droga trwa już wiele lat i nie skorzystaliśmy z możliwości wdrożenia innych systemów funkcjonujących w naszej Grupie. Z drugiej strony – możliwości generowania automatycznych raportów i wymiany danych daje naszym Właścicielom ciągły podgląd i pełną transparentność w zakresie działalności naszej spółki.  System WMS skrojony na miarę Twoich potrzeb Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego wdrożenia? Obejrzyj nasze wideo case study na YouTube! Jeśli natomiast Twoja firma mierzy się z podobnymi problemami, skontaktuj się z konsultantami Symfonii i umów się na bezpłatną i niezobowiązującą prezentację systemów Symfonia ERP Handel i Symfonia WMS Mobilny Magazyn. Dzięki temu zyskasz wiedzę na temat ich funkcjonalności oraz możliwości dostosowania do specyfiki procesów w Twojej firmie.    https://youtu.be/qP8abflBKcE  

„Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych wypadkach” – mówi Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Pozwala na to nie tylko przygotowanie merytoryczne pracowników, automatyzacja, elektroniczny obieg dokumentów i zdalna obsługa, ale także program finansowo-księgowy enova365, w którym można ukształtować procesy pod kątem potrzeb klienta.  Biuro rachunkowe Neofin przed i po wdrożeniu enova365 – najważniejsze fakty Biuro rachunkowe Neofin rozpoczęło działalność w branży usług księgowych w 2014 r. Początkowo współpracowało z firmami z Trójmiasta, by w 2017 r. zaoferować wsparcie biznesom z całej Polski. Obecnie firma księgowa kompleksowo obsługuje w zakresie finansów, księgowości oraz kadr i płac przedsiębiorstwa nie tylko z Gdyni, ale też z Wrocławia, Gdańska, Warszawy, Łodzi czy Szczecina. Są wśród nich nie tylko małe i średnie firmy, ale także: grupy kapitałowe, spółki giełdowe, przedsiębiorstwa mediowe, firmy z branży IT. Innymi słowy, dzięki przygotowaniu merytorycznemu pracowników biura oraz wdrożeniu systemu ERP enova365, który pozwolił na cyfryzację obiegu dokumentów oraz automatyzację procesów księgowych, kadrowo-płacowych i zdalną obsługę spółek, zaufaniem obdarzają Neofin firmy z całej Polski. Klienci chętniej współpracują z biurami rachunkowymi, które wykorzystują nowoczesne systemy zarządzania” – uważa Aneta Wojeńska-Hirsz Wiceprezes Zarządu Neofin Sp. z o.o. Sp. Komandytowa Jakie dokładnie czynności usprawniono i jakie to przyniosło efekty? Wyzwania, które firma Neofin postawiła przed enova365 Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego programu księgowego, który nie miał wielu funkcji, potrzebnych w pracy biura rachunkowego. Nie tylko nie umożliwiał on pracy z klientem na wspólnej bazie danych, co nie pozwalało przejść na elektroniczny obieg dokumentów i nie automatyzował pracy księgowych w wystarczającym stopniu. Nie pozwalał też na całkowicie „zdalną” obsługę klientów. Z drugiej strony, „tradycyjne” metody wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie czy przenoszenie danych, były pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Co więcej, dostęp klienta do danych wymagał zaangażowania pracowników biura.  Zamiast borykać się z problemami, jakie rodzi manualne wykonywanie wielu czynności i papierowy obieg dokumentów zarząd firmy postanowił wdrożyć nowoczesny program finansowo-księgowy klasy ERP, który byłby na tyle elastyczny, żeby zapewnić stabilność i automatyzację działań we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany. Wybór padł na system ERP enova365, a jego wdrożenie przeprowadził Autoryzowany Partner enova365 – firma XLE Systemy Informatyczne.  Jak enova365 wspiera Neofin? System enova365 zaoferował nowe funkcje, które dopasowały się do potrzeb zarządu, pracowników oraz kontrahentów Neofin, usprawniając ich działania i całkowicie zmieniając sposób pracy biura rachunkowego. Po zakończeniu wdrożenia system ERP enova365 wspiera większość procesów biznesowych w biurze rachunkowym. Procesy księgowe i kadrowo-płacowe Zaproponowane rozwiązanie ma charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Wśród udogodnień, jakie wprowadzono, warto wyróżnić indywidualną parametryzację list i formularzy, ustawianie matryc księgowych oraz opcję web service z bankami. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadry Płace, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach.  Fakturowanie Z kolei, moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów dla klientów oraz ich ewidencji.  Na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”.  Obsługa klienta Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwił klientom Neofinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń. Zautomatyzowano też powiadomienia związane z rozrachunkami klienta.  Zarządzanie dokumentami Wprowadzony moduł DMS z funkcją OCR (ang. optical character recognition) pozwala na konwersję zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych, dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały praktycznie wyeliminowane. Automatyczny jest także obieg dokumentów w module Workflow – dokumenty są elektronicznie przekazywane między pracownikami i klientami, archiwizowane w formie cyfrowej, a postęp realizacji zadań jest łatwy do monitorowania. Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu enova365? Neofin zależało na tym, żeby nowy proces obiegu dokumentacji w firmie, wspierany przez enova365, objął wszystkie stanowiska. Tak się stało dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych. W rezultacie powstało rozwiązanie, które automatycznie: przetwarza wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,  dzięki wykorzystaniu OCR sczytuje dane z dokumentów pdf,  weryfikuje poprawność danych,  przekazuje dokumenty do akceptacji,  przypisuje matrycę księgową,  umożliwia opisanie dokumentu i przekazanie go do działu księgowego,  chroni dokument przed błędami użytkownika,  daje możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu. Jakie rezultaty w firmie Neofin przyniosło wdrożenie enova365? „Samo wdrożenie systemu enova365 przebiegło szybko i sprawnie, zarówno dzięki logicznej budowie enova365, jak i wsparciu technicznemu i szkoleniowemu firmy wdrożeniowej – XLE sp. z o.o. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, a rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć” – wyjaśnia Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Przede wszystkim, warto podkreślić, że w efekcie wdrożenia biuro rachunkowe Neofin zyskało system finansowo-księgowy dostosowany do swoich potrzeb. Przełożyło się to na automatyzację wielu czynności, zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy.  Digitalizacja i związane z nią korzyści Przejście na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwoliło obniżyć koszty prowadzenia działalności, dzięki oszczędności czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów – oraz miejsca – firma minimalizuje liczbę wydruków i nie potrzebuje przestrzeni na archiwizację dokumentów.  Cyfryzacja zwiększyła także bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji, zarówno dzięki możliwości śledzenia wszystkich działań wykonywanych na pliku, jak i kontroli dostępu. Następstwem przejścia na EOD, które ceni Neofin, jest także stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia oraz łatwość w przekazywaniu dokumentów do działu księgowości. Automatyzacja – większa wydajność i eliminacja błędów Dzięki możliwościom systemu enova365 wiele procesów odbywa się automatycznie. Nie ma  potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów. Zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. W sposób automatyczny dokumenty są także przekazywane do akceptacji kolejnej osobie czy przyporządkowywane do określonej matrycy księgowej. Ryzyko wystąpienia błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone.  Zadowoleni klienci Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego. Mogą samodzielnie wprowadzać dane, a informacje ze strony biura rachunkowego spływają w czasie rzeczywistym. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda czy dokonania przelewów.  „Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy Neofin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania” – ocenia Aneta Wojeńska-Hirsz. Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, w których program do księgowości musi być specjalnie dopasowany do potrzeb klienta.  „Uważam, że dowodem na to, jak sprawnie działają nasze usługi dzięki enova365 jest to, jak wyglądała nasza praca podczas pandemii COVID-19. Z dnia na dzień kilkudziesięciu pracowników pozostało w domach, bez uszczerbku dla jakości świadczonej usługi” – podsumowuje Aneta Wojeńska-Hirsz.

Wyobraź sobie produkcję wysokiej jakości części dla renomowanych producentów samochodów, takich jak Aston Martin, Audi i McLaren. Jednak gdy jesteś gotowy, aby przenieść swoją działalność na kolejny poziom, okazuje się, że powstrzymują Cię przestarzałe systemy. W takiej właśnie frustrującej sytuacji znalazł się szwedzki producent Setrab. Pomimo zainwestowania czasu i pracy w istniejące systemy, firma rozpoczęła poszukiwania nowego rozwiązania biznesowego. To poszukiwanie ostatecznie doprowadziło ich do partnerstwa z Ariser, zaufanym i doświadczonym partnerem i zaufanym systemem biznesowym, RamBase Cloud ERP. Wyzwanie związane ze zwiększaniem skali i spełnianiem wymagań branży Setrab, rodzinna firma, rozpoczęła swoją podróż od obsługi zróżnicowanej gamy klientów, w tym w branży motoryzacyjnej i wyścigowej, np. w Formule 1 i rajdach samochodowych. Ich efektywność i wydajność w tych obszarach doprowadziła ich do czołówki producentów, zapewniając prestiżowe partnerstwo z renomowanymi markami samochodowymi, takimi jak Aston Martin, Audi, BMW, Ferrari, Lamborghini, McLaren i Mercedes. Odchodząc od przemysłu samochodowego, Setrab z powodzeniem pozycjonuje się jako czołowy producent na rynku europejskim. Gdy Setrab wkroczył na rynek motoryzacyjny OEM (producent oryginalnego wyposażenia) o zaawansowanych możliwościach, napotkał nowy zestaw wyzwań. Złożoność zarządzania projektami rozwojowymi, zapewnienie niezachwianych standardów jakości oraz spełnienie rygorystycznych wymogów dotyczących ochrony środowiska i certyfikacji stawały się coraz bardziej wymagające. Chociaż Setrab przodował w swojej niszy rynkowej, zaspokajając potrzeby mniejszych producentów, stale zmieniający się rynek stanowił przeszkodę w utrzymaniu wzrostu i rentowności. Aby przezwyciężyć te przeszkody, Setrab podjął strategiczne decyzje dotyczące rozszerzenia działalności i ukierunkowania jej na rynek segmentu średnich przedsiębiorstw. W 2019 r. firma przeszła znaczącą transformację dzięki przejęciu przez Yinlun, renomowaną chińską spółkę giełdową z międzynarodową strategią stania się wiodącym dostawcą produktów do chłodzenia silników i skrzyń biegów w branży motoryzacyjnej i pojazdów użytkowych. Będąc własnością Yinlun, Setrab wkroczył w nową erę, wymagającą rozbudowy potencjału rozwojowego i produkcyjnego, aby stać się międzynarodowym dostawcą. Ta podróż transformacyjna pozwoliła firmie Setrab wzmocnić swoją pozycję w branży motoryzacyjnej, ponieważ podjęła wyzwania związane z większymi dostawami i starała się zaspokoić potrzeby międzynarodowych klientów. Przejęcie przez Yinlun podkreśliło wspólną ambicję zdominowania branży, napędzając Setrab do zwiększenia swoich możliwości rozwojowych i produkcyjnych oraz umocnienia swojego statusu kluczowego gracza na globalnym rynku motoryzacyjnym. Rozbudowa systemów W miarę jak Setrab rozszerzał swoją działalność i budował większą fabrykę, przeszedł z produkcji opartej na opłatach na produkcję kontraktową. Zmiana ta ujawniła wady ich obecnego systemu ERP, Concorde, który nie był w stanie skutecznie obsługiwać złożoności produkcji kontraktowej ani dostosowywać się do zmieniających się przepisów podatkowych. Firma Setrab zdała sobie sprawę, że potrzebuje bardziej nowoczesnego, opartego na chmurze rozwiązania ERP, aby wspierać swoją rozwijającą się działalność. Byliśmy zmęczeni inwestowaniem czasu i pieniędzy w system, który stale wymagał aktualizacji. Po prostu nie mieliśmy już na to energii. To, czego naprawdę chcieliśmy, to system, który będzie stale aktualizowany Fredrik Serger Dyrektor zarządu, Setrab Demo, które przypieczętowało umowę Setrab dokonał szczegółowej oceny kilku systemów ERP, w tym SAP, Monitor, Microsoft i RamBase. Ich poszukiwania koncentrowały się na znalezieniu rozwiązania opartego na chmurze z rozbudowanymi funkcjami śledzenia i oferującego doskonałe możliwości planowania. Ponadto niezawodność działania była najważniejsza, aby zapewnić nieprzerwaną produkcję. Podczas przeprowadzania testów Setrab natrafił na RamBase, kompleksowy i specyficzny dla branży system ERP w chmurze, zaprojektowany z myślą o firmach z branży motoryzacyjnej. Wersja demonstracyjna RamBase zaprezentowała doskonałe funkcje zarządzania plikami, płynną integrację dokumentów i wysokiej jakości możliwości zarządzania, dokładnie spełniając wymagania Setrab. Oparty na chmurze charakter RamBase i jego zaangażowanie w ciągłe aktualizacje idealnie pasowały do wizji Setrab dotyczącej przyszłościowego rozwiązania. Współpraca z Ariser zapewniła nam silne partnerstwo. Konsekwentnie okazują swoje zaangażowanie, zapewniając niezachwiane wsparcie, odpowiadając aktywnie na nasze potrzeby i wykazując się uważnym podejściem. Z Ariser czujemy się pewni naszej zdolności do ciągłego wybiegania w przyszłość Fredrik Serger Dyrektor zarządu, Setrab Ściśle współpracując z Setrab, Ariser wykorzystał swoją wiedzę branżową, aby dostosować funkcjonalność RamBase do specyficznych wymagań Setrab. Od optymalizacji planowania i dostaw po spełnianie wymagań dużych producentów OEM, Ariser i RamBase dostarczyły dostosowane rozwiązania, których Setrab potrzebował, aby usprawnić swoje operacje i osiągnąć najwyższą wydajność. W Ariser działamy w branży, więc rozumiemy z własnego doświadczenia, jak kluczowe dla rozwoju biznesu są odpowiednie systemy i partnerstwa. Jesteśmy w tej podróży razem. Nasi zaangażowani konsultanci są dumni z budowania silnego partnerstwa i naprawdę chcemy, aby ta współpraca kwitła. Jesteśmy tutaj, aby wspierać i dopingować naszych klientów na każdym kroku w drodze do ich sukcesu Mikael Wiklund Business Area Manager, Ariser Funkcjonalność dopasowana do branży i innowacje oparte na współpracy Setrab znalazł wielką przewagę w konfiguracji systemu RamBase z wieloma użytkownikami (multi-tenant), która jest powszechnie spotykana w platformach Software as a Service (SaaS), umożliwiając wielu niezależnym użytkownikom lub użytkownikom współdzielenie wspólnej infrastruktury systemowej i zasobów. Ta wspólna platforma sprzyja współpracy i innowacjom wśród firm z tej samej branży, umożliwiając im aktywne kształtowanie rozwoju systemu i przyspieszenie wdrażania specyficznych dla branży funkcjonalności i ulepszeń poprzez wspólne rozwiązywanie wspólnych potrzeb i wyzwań. Dzieląc platformę z innymi firmami z naszej branży, mamy możliwość aktywnego kształtowania rozwoju systemu. Ta współpraca pozwala nam odgrywać istotną rolę w kształtowaniu postępów w naszej branży i zapewnianiu, że nasze potrzeby są zaspokajane Fredrik Serger Dyrektor zarządu, Setrab Budowanie silnego fundamentu na przyszłość Z RamBase i Ariser u boku, Setrab przeszedł znaczącą transformację w swoich działaniach. Firma zyskała wgląd w swoje procesy w czasie rzeczywistym, usprawniła planowanie materiałów i produkcji oraz spełniła rygorystyczne wymagania branży motoryzacyjnej. Zdolność Setrab do szybkiego dostarczania niestandardowych, wysokiej jakości rozwiązań po konkurencyjnych kosztach jeszcze bardziej umocniła ich pozycję jako zaufanego dostawcy dla światowych gigantów motoryzacyjnych. Podróż Setrab z RamBase i Ariser jest przykładem siły rozwiązań ERP dostosowanych do branży i strategicznych partnerstw. Teraz, gotowy do dalszego rozwoju, Setrab jest gotowy do jeszcze większego zwiększenia skali swojej działalności poprzez uruchomienie drugiego zakładu w Polsce, dedykowanego wyłącznie do obsługi czołowego amerykańskiego producenta pojazdów elektrycznych. Przyjmując innowacje, wykorzystując możliwości RamBase i korzystając z doświadczenia Ariser w branży motoryzacyjnej, Setrab osiągnął doskonałość operacyjną, skalowalność i zadowolenie klientów. Setrab nadal rozwija się w branży motoryzacyjnej, pewnie rozwijając swoją działalność dzięki wsparciu RamBase i Ariser.

 System Teta ERP już od kilku lat wspomaga sprawne zarządzanie firmą SOT. Wraz ze zmieniającymi się w czasie potrzebami przedsiębiorstwa, dostosowywane są różne obszary systemu, przybywa też nowych funkcji jak np. narzędzia do analityki biznesowej. Poznaj naszego klintaSpółdzielnia Obrotu Towarowego Przemysłu Mleczarskiego (SOT) z Białegostoku od blisko 25 lat działa w branży FMCG specjalizując się w hurtowej sprzedaży produktów mleczarskich i spożywczych. SOT posiada dziesięć hurtowni rozmieszczonych w Białymstoku, Szczecinie, Nowej Soli, Sosnowcu, Chorzowie, Wrocławiu, Poznaniu, Krakowie, Kielcach i Malborku. Są to nowoczesne centra dystrybucyjne o łącznej powierzchni magazynowej ponad 30.000 m., z których towar trafia do klientów w całym kraju. W coraz bardziej złożonej branży FMCG przewaga konkurencyjna w dużym stopniu zależy od efektywnego łańcucha dostaw. Jednak w tak dużej firmie jak SOT, trudno koordynować ten obszar bez wsparcia zintegrowanego oprogramowania do zarządzania, dlatego w 2005 roku podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Unit4 Polska, klasy ERP  Wraz z rozwojem firmy potrzebowaliśmy sytemu, który pozwoli nam dostosować się do wymagań rynku oraz potrzeb klienta. Kolejnym ważnym argumentem była konieczność analizowania większej liczby danych do bieżącego śledzenia zachowań klienta, potrzebowaliśmy też ciągłej analizy sprzedaży i kosztów  Marcin Jankowski Dyrektor Działu IT , SOT  System dostosowany do potrzeb W celu ułatwienia pracy terenowym przedstawicielom handlowym, zakupiony został dodatkowo moduł, oferowany przez Unit4 Polska, obsługujący sprzedaż mobilną. W 2014 roku system Teta ERP został uzupełniony o rozwiązanie klasy Business Intelligence, a od pół roku firma używa także systemu Teta MSM (Mobilny System Magazynowy, klasy WMS). Wszystkie jednostkifirmy posługują się tym samym oprogramowaniem, według ustalonych ścieżek dla danego procesu biznesowego. Uprawnienia do zarządzania kartoteką kontrahentów i indeksów posiadają użytkownicy w centrali w Białymstoku. Lokalne oddziały natomiast same kontrolują swoją działalność i ewidencjonują. Tak samo dane pochodzące z obszaru back office (kadrowo-płacowe, finansowe) spływają z rozproszonych jednostek do centrali, która obsługuje je kompleksowo z wykorzystaniem modułów systemu Teta ERP.  W ciągu pięciu lat od uruchomienia, system Teta ERP przeszedł szereg mniejszych i większych kastomizacji, związanych zarówno z rozwojem organizacji, nowymi potrzebami, jak i nowościami technologicznymi. Większość zmian miała na celu optymalizację kosztową, automatyzację oraz ułatwienie i usprawnienie zarządzania przedsiębiorstwem.  System był także na bieżąco integrowany z nowymi rozwiązaniami, które w międzyczasie pojawiły się w SOT. Wprowadzono ulepszenia w obszarze logistyki, w szczególności w obszarze sprzedaży i zakupu, tak aby system Teta ERP, w jeszcze większym stopniu, pozwalał automatyzować procesy i np. w łatwy sposób kontrolować i zmieniać ceny sprzedaży, wspomagać promocje czy rozliczać i automatycznie kontrolować stan opakowań.  Proces zamówień z sieci handlowych został w pełni zautomatyzowany (firma współpracuje z największymi sieciami handlowymi w Polsce). Dziennie automatycznie wpływa do systemu Teta ERP kilka tysięcy zamówień, a ilość pozycji często przekracza 100 tys., co bez nowoczesnego narzędzia, w postaci zintegrowanego systemu ERP, byłoby niemożliwe do obsłużenia. Istotne z punktu widzenia bieżącej i przyszłej działalności firmy, było również wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów sprzedażowych wraz z modułem EDI.  Duży nacisk kładziemy na e-dokumenty (zamówienia, faktury), bowiem dziś każda większa sieć handlowa wymaga od nas faktur EDI (Electronic Data Interchange). Obecnie jedna czwarta wszystkich zamówień wpływa do nas poprzez systemy elektroniczne (eHurtownia, EDI). A jeszcze w tym półroczu uruchomimy elektroniczne faktury zakupu od naszych dostawców towaru Marcin Jankowski Dyrektor Działu IT , SOT W SOT zamówienia sprzedaży, w postaci plików xml, pochodzą z różnych źródeł: od przedstawicieli handlowych (własnych oraz partnerów), bezpośrednio od odbiorców np. sieci handlowych, przyjmowane są telefonicznie i te zamówienia bezpośrednio wprowadzane są w systemie Teta ERP oraz w tej chwili z systemu eHurtowania od Infinite – partnera firmy Unit4 Polska. W przypadku plików xml oraz systemów wspomagających sprzedaż (w tym również system partnerski Infinite) import danych odbywa się przez mechanizmy dostępne w Teta ERP. Dzięki elastyczności narzędzia, w trakcie wdrożenia importy były wykonane przez firmę Unit4 Polska. Natomiast kolejne dostosowania, w przypadku kiedy pojawił się nowy format pliku lub nowy system (eHurtownia) SOT wykonywał w 95% we własnym zakresie. Świadczy to o tym, że system Teta ERP daje niemal nieograniczone możliwości dostosowania procesów do własnych potrzeb.  Firma pracująca na początku na bazie danych w wersji Oracle Standard Edition, po czterech latach przeszła na wersję Oracle Enterprise. Rosnące wymagania dotyczące ilości przetwarzanych danych, wygenerowały potrzebę wdrożenia w systemie Teta ERP modułu Archiwum. Nowy moduł został stworzony w celu zwiększenia wydajności systemu, dzięki czemu historyczne dokumenty przenoszone są do archiwum, jednak w razie konieczności użytkownik w każdej chwili może sięgnąć do danych i np. wykonać analizę czy korygować dokument. Zmianie na lepsze uległ także obszar związany z pracą mobilną.  Obecnie mobilność w SOT ma bardzo szeroki zasięg. Wdrożona infrastruktura IT pozwala na zdalną pracę nie tylko przedstawicielom handlowym, ale także każdy menedżer może połączyć się przez VPN z firmowa siecią i niezależnie od tego czy przebywa w domu czy w delegacji, na bieżąco sprawdzać co się dzieje na jego “podwórku” i odpowiednio szybko reagować na wszelkie incydenty.  Analityka – fundament konkurencyjności  Od momentu wdrożenia systemu Teta ERP, w SOT niemal trzykrotnie zwiększył się wolumen sprzedaży. Co roku firma wystawia około 750 000 faktur, co przekłada się na 20 mln rekordów w systemie oraz ponad 1 mln dokumentów magazynowych, co daje kolejnych 25 mln rekordów. Rosnąca ilość danych zmotywowała SOT do wzbogacenia środowiska IT o ważny element, jakim jest system klasy Business Intelligence. Z systemu korzystają wszyscy przedstawiciele handlowi tj. 60 pracowników. Obecnie działy handlowe mają dostęp do aktualnych danych analitycznych, które są uaktualniane nocą z systemu transakcyjnego Teta ERP, dzięki czemu mogą lepiej dostosowywać swoje strategie sprzedażowe m.in. system na bieżąco estymuje kwoty rabatów i ustala wartość marży z ich uwzględnieniem, na koniec dnia. Skutkuje to tym, że działy handlowe otrzymują informacje o kształtowaniu się wartości marży, bardzo zbliżonej do uzyskanej marży rzeczywistej. Rozbudowanie systemu ERP o oprogramowanie analityczne, jest też świetną inwestycją w przyszłość całego zakładu. Rynek mleka i produktów mlecznych w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie, a wraz z 1 kwietnia 2015 roku, kiedy przestanie obowiązywać w UE kwotowanie produkcji mleka, dynamika ta może się jeszcze zwiększyć. Tendencje wzrostowe mogą generować potrzebę szybszego analizowania, zarówno własnych działań, jak i otoczenia rynkowego.

Branża kolejowa, ze względu na swoją specyfikę i złożoność, wymaga zaawansowanych narzędzi zarządczych. Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) odgrywają kluczową rolę w optymalizacji i integracji różnych procesów biznesowych w przedsiębiorstwach kolejowych. Jednym z najbardziej efektywnych systemów ERP dostosowanych do potrzeb tej branży jest IFS Applications™ 10. Specyfika branży kolejowej Branża kolejowa to nie tylko tory, pociągi i stacje, ale także skomplikowane systemy sygnalizacji, oświetlenia, telekomunikacji i wiele innych elementów, które muszą działać w harmonii, aby zapewnić bezpieczny i efektywny transport. Dodatkowo, przedsiębiorstwa kolejowe muszą zarządzać zasobami ludzkimi, finansami, projektami oraz utrzymaniem i konserwacją infrastruktury. Wszystko to sprawia, że potrzebują one zaawansowanego systemu ERP, który pomoże im w zarządzaniu tymi złożonymi procesami. IFS Applications™ 10 w firmie Torpol Przykładem skutecznego wdrożenia systemu ERP w branży kolejowej jest firma Torpol S.A., która od ponad 25 lat działa na polskim rynku. Specjalizuje się ona w kompleksowej realizacji obiektów transportowych, takich jak trasy kolejowe, stacje, tory tramwajowe i konstrukcje inżynierskie. W celu wsparcia rozwoju i zwiększenia efektywności operacyjnej, Torpol zdecydował się na wdrożenie systemu IFS Applications™ 10. Wybór ten był podyktowany elastycznością systemu oraz jego dopasowaniem do specyfiki sektora. Głównym celem projektu było uruchomienie zintegrowanego systemu obejmującego wszystkie najważniejsze procesy naszej działalności. Kluczowe obszary: finanse, kadry i płace, zaopatrzenie i magazyn, remonty i zarządzanie projektami są teraz obsługiwane w jednym systemie. Marcin Zachariasz Wiceprezes Zarządu ds. Finansów, Torpol S. A. Rola InfoConsulting we wdrożeniu Kluczem do sukcesu wdrożenia systemu ERP w firmie Torpol była rola firmy InfoConsulting. Jako doświadczony partner w zakresie wdrażania systemów ERP, InfoConsulting przeprowadził kompleksową analizę przedwdrożeniową, skupiając się na specyficznych cechach branży kolejowej. Dzięki temu, system został dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy Torpol, co pozwoliło na jego skuteczne wdrożenie w krótkim czasie. Eksperci InfoConsulting profesjonalnie i z pełnym zaangażowaniem przeprowadzili wdrożenie systemu IFS, dlatego też zdecydowaliśmy się na dalszą współpracę w obszarze serwisu. Marcin Zachariasz Wiceprezes Zarządu ds. Finansów, Torpol S. A. Wzrost efektywności firmy Torpol Konsultanci firmy InfoConsulting udowodnili, że są specjalistami w zakresie wdrażania systemów ERP dla branży kolejowej. Ich doświadczenie, wiedza i indywidualne podejście do klienta sprawiają, że są oni w stanie dostarczyć rozwiązania dostosowane do specyfiki każdego przedsiębiorstwa w tej branży. Wdrożenie systemu ERP miało znaczący wpływ na wartość akcji firmy Torpol. W marcu 2019 roku, kiedy projekt został zainicjowany, cena akcji firmy wynosiła około 6 zł. Po zakończeniu projektu w 2023 roku cena akcji wzrosła do ponad 15 zł, co stanowi imponujący wzrost o ponad 150%. Taki znaczący wzrost wartości akcji świadczy o tym, że inwestycje w zaawansowane systemy ERP, takie jak ten wdrożony przez Torpol, przynoszą długofalowe korzyści. Optymalizacja procesów, lepsza integracja działów i efektywniejsze zarządzanie zasobami to tylko niektóre z korzyści płynących z wdrożenia systemu ERP. Dla firm takich jak Torpol, które działają w skomplikowanym i dynamicznym środowisku branży kolejowej, takie inwestycje są kluczem do trwałego sukcesu i wzrostu wartości dla akcjonariuszy. Podsumowanie Podsumowując, systemy ERP są niezbędne dla efektywnego zarządzania przedsiębiorstwami w branży kolejowej. Dzięki firmom takim jak InfoConsulting, przedsiębiorstwa kolejowe mogą liczyć na skuteczne wdrożenie tych narzędzi, które są odpowiednio dostosowane do ich indywidualnych potrzeb.

Branża motoryzacyjna jest jedną z ostatnich branż, które postanowiły przenieść swoje kanały sprzedaży do świata Internetu. Z raportu przygotowanego przez Santander Bank Polska, Mobile Institute i Stowarzyszenie Dystrybutorów i Producentów Części Motoryzacyjnych (SDCM) „E-commerce B2B – biznes w sieci. Perspektywa branży motoryzacyjnej – rynek części i napraw” wynika, że 39% dystrybutorów części i warsztatów samochodowych prowadzi sprzedaż internetową. Sektor motoryzacyjny jest mniej obecny w e-Commerce B2B niż średnia dla wszystkich badanych branż. To dobry moment dla firm działających w branży na rozpoczęcie sprzedaży online. Nasz klient Diesel Centrum-Polska, który wdrożył rozwiązanie sprzedaży w modelu B2B i wykorzystał omnichannelowe podejście do biznesu opowiada o realiach branży automotiv. Diesel Centrum-Polska Sp. z o.o. jest przedstawicielem jednej z włoskich firm Nova Ditex Srl, działającej na rynku wtryskowym od ponad 40 lat. DCP Sp. z o.o. działa na rynku od 1997 roku. Przedsiębiorstwo specjalizuje się w sprzedaży części zamiennych aparatury wtryskowej silników Diesla, wyposażaniu warsztatów serwisowych, doradztwie technicznym i szkoleniach z zakresu nowoczesnych układów wtryskowych. Brzmi skomplikowanie? I tak właśnie jest. Firma ma wąską dziedzinę specjalizacji, co jest zaletą, gdyż nie ma rozbudowanej i rozdrobnionej konkurencji, ale także wadą,  ponieważ potrzebna jest specjalistyczna wiedza techniczna o produkcie. Dlatego pracownicy firmy pełnią rolę doradców i ekspertów, co angażuje dodatkowo ich czas. Platforma sprzedażowa W 2019 roku Diesel Centrum-Polska wdrożyło u siebie rozwiązanie e-Commerce Standard w wariancie Wapro B2B. Uruchomienie platformy e-Commerce B2B było odpowiedzią na rosnące potrzeby partnerów handlowych oraz zmianę pokoleniową klientów końcowych, dla których Internet stał się naturalnym kanałem dokonywania zakupów. Kim są klienci firmy Diesel Centrum-Polska? To przede wszystkim warsztaty samochodowe i duże hurtownie, ale też i mniejsi klienci detaliczni. Klient szukał platformy, w której mógłby łatwo zaprezentować obszerną wiedzę branżową i techniczną o asortymencie. Dlaczego Wapro B2B? Klient szukał rozwiązania, platformy handlu hurtowego, która pozwoli mu na profesjonalne zaprezentowanie asortymentu i łatwiejsze obsługiwanie dużego grona swoich klientów. Co takie rozwiązanie musiało posiadać w swojej ofercie? Nieograniczony dostęp do usług o każdej porze – szybką możliwość sprawdzenia stanu magazynowego i cen, o każdej porze 24/7. Warsztaty samochodowe podczas montażu czy naprawy są w stanie zweryfikować ilość magazynową poszukiwanego elementu, zarezerwować go u swojego dystrybutora i jednocześnie podać klientowi przybliżony czas dostawy oraz orientacyjną wycenę. Dodatkowo, niezwykle istotne są strony prezentujące przedmiot sprzedaży – jego opis, zdjęcia czy szczegółowe informacje techniczne w formie załącznika do karty produktu. Każdy produkt jest unikatowy, ma indywidulane ceny dopasowane do konkretnego modelu, dlatego tak istotne jest, aby opis i zdjęcie, a także cechy produktu odzwierciedlały jego stan faktyczny. Ważna rolę odkrywają Aktualności, w których przedsiębiorstwo informuje o aktualnych promocjach czy dostawach produktu. Warstwa informacyjna platformy sprzedażowej dostarcza wiedzy produktowej i branżowej, dzięki czemu pełni funkcję doradczą, oszczędzając czas pracowników związany z doradztwem. Dlaczego Wapro B2B? Zakup części zamiennych online wymaga specjalistycznej wiedzy, korzystania z profesjonalnych katalogów, dlatego wbudowany mechanizm do wysyłki newsletterów sprawdza się w branży naszego klienta. Informacje o nowościach, bestsellerachczy prezentowanie technicznych aspektów produktów w formie regularnych wysyłek newslettererowych zwiększają świadomość klientów o produktach i pełnią funkcję informacyjno-marketingową. Możliwość szybkiej dystrybucji produktu do miejsca, gdzie jest on potrzebny, to jeden z najważniejszych czynnikówprzy sprzedaży online w branży motoryzacyjnej. Dlatego gotowa integracja rozwiązania e-Commerce z systemem magazynowo- sprzedażowym Wapro Mag gwarantuje niezawodność w realizacji zamówień. ​ Firma Diesel Centrum-Polska prowadzi sprzedaż wysyłkow z dostawą do 24 godzin. Integracje z InPostem, Orlen Paczka oraz licznymi kurierami pozwalają na doręczenie potrzebnego asortymentu w maksymalnie krótkich terminach. Wapro B2B daje naszemu klientowi kontrolę nad polityką handlową i cenową, dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom do tworzenia warunków cenowych.​ Klientom końcowym platforma zapewnia stały dostęp do dokumentów sprzedażowych, takich jak: faktury, zamówienia, rozrachunki. ​ Możliwość pobierania faktur, przeglądania historii zakupów, korzystania z szablonów zamówień czy otrzymywania przypominających informacji o zbliżającym się terminie płatności za fakturę zapewnia efektywną współpracę z parterami biznesowymi. Portal self-service dla klientów końcowych, który daje im tak wiele korzyści, odciąża pracowników firmy i pozwala im skupić się na indywidualnych potrzebach klientów. ​

Poznajcie Kennetha Janssona i Thomasa Bodella – długoletnich pracowników firmy Monitor. Ich historie rozciągają się od pracowitych nocy przetrwanych dzięki darmowym hamburgerom, aż do mentorowania swoim młodszym następcom w ekspansywnej i globalnej firmie w dzisiejszych czasach. „Nie sądzę, żebyśmy zatrudnili kogoś teraz takiego jak ja w 1987 roku” – śmieje się Kenneth. Rozwój z Monitorem W ciągu 50 lat, które upłynęły od momentu, kiedy Åke Persson założył firmę Monitor, nigdy nie przestała się ona rozwijać. System Monitor ERP jest obecnie liderem rynku w Szwecji, a firma koncentruje się na globalnej ekspansji. Ale prawdopodobnie najbardziej ekscytująca era – czas transformacji dla całej branży IT – miała miejsce w złotym okresie lat 80- i 90-tych. Wszystko działo się naraz: pojawił się internet, a wraz z nim system Windows. Duże dyskietki zostały najpierw zastąpione mniejszymi, a następnie płytami CD. Telefony komórkowe wciąż miały przyciski, a i tak nie wszyscy je posiadali. SVT 1 i 2 były jedynymi szwedzkimi kanałami telewizyjnymi, które można było oglądać, a najlepiej sprzedającym się samochodem w Szwecji było Volvo 740. Wielkie pomysły z garstką programistów W tamtych czasach Monitor był małą firmą z wielkimi pomysłami i tylko garstką programistów. Dziś nad rozwojem systemu ERP pracuje prawie 60 osób w Szwecji i około 10 za granicą. W chwili pisania tego tekstu Monitor zatrudnia około 350 osób na całym świecie. Kenneth Jansson i Thomas Bodell to dwaj najbardziej doświadczeni pracownicy Monitora. Kenneth rozpoczął pracę dzień po ukończeniu państwowej służby wojskowej w 1987 roku, a Thomas kilka lat później. W tamtych czasach, pod koniec lat 80-tych, role w firmie były dalekie od jasnego zdefiniowania. „Jednego dnia naprawiałeś ekspres do kawy lub odśnieżałeś, a następnego pisałeś kod” – wspomina Thomas. W ich oczach widać nostalgię, gdy wspominają wczesne lata, zanim Monitor urósł do rangi globalnej firmy, którą jest dzisiaj. Kenneth dopiero co skończył szkołę średnią, ale już trochę programował, zanim został zatrudniony jako programista w firmie Monitor – częściowo dzięki Åke Perssonowi. „Åke dał mi kilka dokumentów zawierających kod i poprosił, żebym go poprawił. Musiałem zrobić coś dobrze, bo pozwolił mi zabrać do domu na zimę komputer, stary IBM. Wykonałem kilka zadań i wiosną 1987 roku dostałem pracę w Monitorze, dzień po zakończeniu państwowej służby wojskowej.” Rada konsultacyjna \Trzydzieści pięć lat później Kenneth Jansson nadal pracuje nad rozwojem, coraz częściej w roli mentora dla innych. „To trochę jak rada konsultacyjna” – wyjaśnia. Thomas również skończył już pracę przy programowaniu, chociaż nie robił tego nigdy wcześniej przed rozpoczęciem pracy w Monitorze. Jednak żywe zainteresowanie technologią doprowadziło go do tej drogi i od tego czasu był zaangażowany w rozwój kilku generacji systemu ERP. Obecnie odszedł od programowania i zajmuje się konwersją danych dla klientów, którzy przechodzą na najnowszą wersję systemu – Monitor G5. Można jednak powiedzieć, że zarówno Thomas, jak i Kenneth nadal cieszą się tym charakterem pracy. „Najlepszą częścią jest rozwiązywanie problemów; posiadanie trudnego orzecha do zgryzienia” – mówi Kenneth. „Ale to nie wszystko” – dodaje Thomas. „Rozwiązywanie zadania jest całkiem łatwe, ale trzeba też działać szybko”. Znalezienie najlepszego rozwiązania Wyjaśniają też, że istnieją różne sposoby rozwiązywania problemów za pomocą programowania. Ale nie wszystkie są równie skuteczne, a znalezienie najlepszego rozwiązania to coś, co wciąż napędza ich obu. Pod koniec lat 80-tych Monitor był daleki od bycia tak zaawansowanym systemem ERP, jakim jest dzisiaj. Jednak wciąż był rewolucyjnym narzędziem dla klientów chcących wykorzystać nową technologię. Klienci napędzali rozwój „Jak pamiętam, to właśnie klienci napędzali rozwój. Jeśli klient czegoś chciał, od razu się tym zajmowaliśmy. Kiedy uważaliśmy, że to coś doda, a wszyscy inni klienci również na tym skorzystają” – mówi Kenneth. Wspomina, że kiedyś rano zadzwonił do niego klient z propozycją zmiany w systemie. Odpowiedział: „Nie ma problemu, to będzie kosztować 4 000 SEK” i od razu przygotowali kod. „Zdefiniowałem wymagania klienta, zaimplementowałem, przetestowałem, zbudowałem system, spakowałem dyskietki i wrzuciłem je do skrzynki na listy”. Przy odrobinie szczęścia, klient miał swoją aktualizację w kilka dni po złożeniu zamówienia. Monitor zawsze zwracał baczną uwagę na prośby klientów, nawet jeśli ideą zawsze było dostarczenie standardowego systemu. Technologia rozwinęła się od 1987 roku. Kenneth Jansson i Thomas Bodell byli świadkami wielu postępów technologicznych. Jak wtedy, gdy dyskietki pięciocalowe zostały zastąpione mniejszymi, bardziej wytrzymałymi wersjami, które miały również miejsce na pięciokrotnie większą ilość danych. Przyniosło to ulgę, ponieważ teraz potrzebowali znacznie mniej dyskietek, aby wysłać aktualizację systemu do firmy. Pojawił się internet Potem pojawił się internet. Na szczęście Monitor miał przewagę dzięki czemuś, co nazywało się PC Anywhere – rozwiązanie, które wybierało modem i zdalnie kontrolowało komputery klientów przez gniazdo faksowe. Thomas pamięta kilka zabawnych historii z tamtego okresu. Jak wtedy, gdy klient zadzwonił i był zdenerwowany, że ktoś z Monitora przestawił jego drukarkę, w drukarni (która była zamknięta), przez gniazdo faksowe… i tylko Monitor mógł uzyskać dostęp do tego pomieszczenia. Albo kiedy próbował wyjaśnić – bezskutecznie – klientowi przez telefon, jak napisać dwukropek na klawiaturze. Po 40 minutach poddał się, gdy klient upierał się raz za razem: „To jest kropka!” Jednak z biegiem lat klienci coraz bardziej przyzwyczajali się do tej technologii. A komputery PC stały się tańsze i bardziej przyjazne dla użytkownika. Potem pojawił się Microsoft Windows Zarówno Kenneth, jak i Thomas zgadzają się, że przejście z systemu DOS na Windows było największą i najważniejszą zmianą paradygmatu technicznego w historii firmy Monitor. Przejście na nową platformę było krytyczną decyzją. „Można powiedzieć, że był to koniec trzeciej generacji Monitora. Microsoft wypuścił Windows i nasi klienci chcieli na nim pracować. Nasi konkurenci mogli, ale nie my. Doszliśmy do rozdroża, które miało krytyczne znaczenie dla biznesu. Musieliśmy się upewnić, że to działa”, mówi Kenneth. System Windows zapewnił firmie Monitor wielki przełom – od połowy modułu produkcji i zarządzania zapasami w pierwszej generacji, do dodania moduł zakupów w drugiej. W wersji G3 dodano z kolei moduły księgowości i informacji o warsztacie (rejestracja czasu pracy). A wraz z nową, opartą na systemie Windows generacją czwartą, system zaczął przybierać formę, którą rozpoznajemy jako dzisiejszy system Monitor ERP. Nawet jeśli przez te wszystkie lata kilka razy „przypudrowaliśmy niedoskonałości”, jak to ujęli Kenneth i Thomas! Czy Monitor był w czołówce rozwoju technologicznego? „Tak, z pewnością byliśmy już wtedy w czołówce” – odpowiada Thomas, odnosząc się do przejścia z tekstowego DOS-a na graficzną platformę Windows. „Znaleźliśmy się na ostrzu noża. To był triumf lub katastrofa. W zasadzie przez cały czas była to metoda prób i błędów”. Kenneth potwierdza: „Wieczorami dużo czytałem i sam robiłem testy. Ale dzisiaj jest tak dużo oprogramowania i używa się tak wielu różnych typów, że nie jest już tak łatwo być na czele”, dodaje. Jak każda inna firma technologiczna, Monitor był zmuszony do dokonania wielu wyborów na przestrzeni lat. Jednym z najważniejszych była decyzja o kontynuowaniu produkcji dla komputerów PC, mimo że dostępne były inne opcje – między innymi „AS/400” i Macintosh. Wielu konkurentów Monitora skupiło się na większych, ale znacznie droższych tzw. „mini komputerach”. Jednak Åke Persson zdawał sobie sprawę, że są one zbyt drogie dla większości klientów. Standardowy PC był najpopularniejszym, łatwo dostępnym wyborem. Intuicja Åke dotycząca potrzeb rynku bez wątpienia poprowadziła Monitora we właściwym kierunku przez lata. Ale miał on też kilka, powiedzmy, bardziej innowacyjnych pomysłów. Thomas opowiada dalej: „Zawarł umowę z burgerownią Burgmans, tutaj w Hudiksvall. Dostali kilka komputerów w zamian za to, że Monitor będzie otrzymywał darmowe hamburgery. Więc chodziliśmy tam wieczorami odbierać nasze jedzenie – całkiem zwariowaliśmy na punkcie Burgmans!”. „Myślę, że przybrałem na wadze około 10 kilogramów”, uśmiecha się Kenneth. „To nie jest nawet połowa prawdy!” odpowiada Thomas z chichotem. Czy będąc tu od tylu lat, widzicie wspólny motyw w historii firmy, który doprowadził nas do tego punktu? „Byliśmy naprawdę zdolni do adaptacji i elastyczni. I zazwyczaj wybieraliśmy popularne opcje. Wybraliśmy PC, DOS i Novell. Potem był Microsoft Windows. Już wtedy nie było pewne, czy ta platforma stanie się tak powszechna” – mówi Kenneth. „Innym kluczowym czynnikiem jest niesamowite zaangażowanie ludzi, którzy tu pracują. Byliśmy jak rodzina. To zdecydowanie przyczyniło się do naszego sukcesu” – dodaje Thomas. Czego może dziś oczekiwać deweloper od Monitora? „Dziś istnieje tutaj wiele możliwości rozwoju; przynajmniej, jeśli jesteś ciekawy i chcesz się uczyć”, wyjaśnia Thomas. „Rozwój, który ma tu miejsce, jest całkiem zaawansowany technologicznie. Wiele z tego, co robimy, wiąże się z zaawansowaną technologią. Jako programiści nie rysujemy obrazków na ekranie, ale mamy framework, który buduje ten obraz na podstawie kodu. Silnik, który generuje zrzut ekranu.” Czy dziś trudniej jest być deweloperem? „Tak, wymagania są większe. Nie sądzę, żebyśmy zatrudnili teraz kogoś takiego jak ja w 1987 roku” – mówi Kenneth. „Nie, a już na pewno nie kogoś takiego jak ja!” – dodaje ze śmiechem Thomas. Obaj twierdzą, że dziś istnieje znacznie większa potrzeba edukacji – „abyś wiedział, co robisz”. Ale ważne jest, by nie zamykać drzwi przed tymi, którzy są samoukami. Niewiedza o tym, czego nie da się zrobić, ma swój urok. Kenneth wyjaśnia: „Czasami wykwalifikowany programista powie, że czegoś nie da się zrobić; ale my nie możemy powiedzieć tego na pewno. Więc i tak to rozwiązujemy”. Rynek pracy w latach 90. był podobny do dzisiejszego dla osób szukających pracy w programowaniu i tworzeniu oprogramowania. Thomas mówi, że mógłby zarabiać więcej, gdyby przeniósł się do Sztokholmu, ale docenił bezpieczeństwo pracy w Hudiksvall. Co sprawiło, że zostałeś w firmie tak długo? „Zwykle mówię 'nie jestem tu aż tak długo’; co 10 lat dostaję nową funkcję z nowymi wymaganiami” – mówi Kenneth. Czy czujesz, że to praca twojego życia? „Trochę. To była zabawna i ciekawa podróż przez te lata” – mówi Thomas. „Musieliśmy zrobić przynajmniej kilka rzeczy dobrze” – dodaje skromnie.

Rozwój technologii zawsze jest sumą losów ludzi, którzy ją tworzą. Skąd wzięli się w środowisku IT? Jak przekładają swoje doświadczenia na rozwiązania, które kreują? Przez 20 lat firma Soneta napisała wiele takich historii. Przyjrzymy się im w ramach cyklu rozmów pod zbiorczą nazwą #LudzieSonety. Jaka droga doprowadziła Cię do pracy w branży ERP? Wojciech Smagło: Zanim trafiłem do Sonety, pracowałem w firmie, produkującej system CRM. Tam zajmowałem się wdrażaniem systemu oraz wsparciem w jego obsłudze. Trzymaliśmy kontakt z klientem od początku do końca, od „dzień dobry” do „do widzenia”. Natomiast, jak to ze sprzedażą bywa, to nie jest prosty kawałek chleba. Zacząłem się rozglądać za zmianą, która pozwoliłaby mi się od tego oderwać. Brakowało stabilności? Wojciech Smagło: Tak, to był jeden czynnik. Ponadto plany sprzedażowe bywały stresogenne. Nie chciałem już o tym myśleć. Poszukiwałem pracy i natrafiłem na ogłoszenie z Sonety, które wydało mi się interesujące. Nie wiedziałem wtedy jeszcze, że firma produkuje enovę, chociaż kojarzyłem ten system. Jak przebiegła rozmowa? Wojciech Smagło: Była jedną z ciekawszych w moim życiu. Rozmawialiśmy bardzo uczciwie, mówiliśmy do siebie wprost – nikt nie oszukiwał mnie, opowiadając, na czym ta praca polega. Od pierwszych dni robiłem dokładnie to, o czym rozmawialiśmy. Bardzo pozytywne doświadczenie, co również pomogło mi podjąć decyzję. Jak historyk trafia do branży ERP? To nie jest najbardziej oczywista z dróg. Wojciech Smagło: W tej roli generalnie zakładałem, że będę nauczycielem. Nie wyszło, nie było etatów – a trzeba było podjąć pracę po studiach. Zahaczyłem się więc w wydawnictwie, które publikowało książki terapeutyczne. Pracowałem tam początkowo w handlu, później w marketingu, aż uznałem, że przyszedł czas na zmianę. I wtedy zmieniłeś kierunek? Wojciech Smagło: Zawsze postrzegałem siebie jak człowieka bez zacięcia technicznego. Komputery były mi obce. Praca w CRM, wymagająca działania w sprzedaży, stanowiła jednak płynne przejście w tym kierunku. Potrzebowano tam nie tyle człowieka super-technicznego, co orientującego się dobrze w sprzedaży. Prowadziłem szkolenia, prezentacje, a kwestii wdrożeniowych czy technologicznych mogłem się nauczyć. To wiedza przyswajalna, istotne było to, by być komunikatywnym. Dzięki temu sprawnie trafiłeś do branży, związanej z IT. Wojciech Smagło: Tak. Bardzo długo na rynku panował pogląd, że humaniści nie odnajdują się w sprawach technicznych. Jest to jednak błędne podejście. Ja jak najbardziej wykorzystuję w swojej codziennej pracy umiejętności, które nabyłem na studiach humanistycznych. Jakie? Wojciech Smagło: Z jednej strony jest to wspomniana komunikatywność. Z drugiej, studia humanistyczne uczą myślenia syntetycznego oraz analitycznego. Uczymy się patrzenia na dane tematy z różnych perspektyw. To są umiejętności, które naprawdę przydają się również w branży IT. Ona nie składa się wyłącznie z programowania. Nie każdy w IT jest konsultantem technicznym. Potrzebne jest także projektowanie, ocenianie potencjalnego ryzyka, analiza. I tutaj studia humanistyczne są bardzo pomocne. Jak wykorzystujesz humanistyczną bazę w pracy w IT? Wojciech Smagło: Zawsze pomagała mi umiejętność analitycznego myślenia. Trafiałem też na odpowiednich ludzi, dzięki którym szybko wdrażałem się w kolejnych sytuacjach. Początkowo w Sonecie pracowałem jako konsultant w Dziale Wsparcia, mniej więcej do października, listopada 2019 r.. To dobrze łączyło się z moją poprzednią pracą. Później przeszedłem na Produkcję, i siłą rzeczy moje obowiązki też się wówczas zmieniły. Co do nich należało i należy teraz? Wojciech Smagło: Początkowo zajmowałem się przede wszystkim testowaniem rozwiązań, które przygotowujemy. To jest absolutnie podstawowy obowiązek każdego konsultanta. W pewnej mierze robię to zresztą do dzisiaj. Każde rozwiązanie musimy również udokumentować – w różnej formie, od ulotek, przez Bazę Wiedzy, po komunikaty techniczne. Służę również wsparciem marketingowym i dla Partnerów: prowadzę prezentacje, pomagam poznać dany moduł. Ostatnio doszło mi również zarządzanie zespołem z uwagi na rolę zastępcy kierownika działu. W którymś z nich realizujesz się najlepiej? Wojciech Smagło: Lubię rozmawiać o naszych rozwiązaniach. Czerpię przez to przyjemność z przygotowywania prezentacji, chociaż czasem psioczę, że mam na to mało czasu. To praca twórcza i dawka stresu, ale pozytywnego. Miłe jest też projektowanie rozwiązań, analizowanie tego, co może być potrzebne – i dyskusja o tym. Mogę realizować swoje pomysły, a później konfrontować je z oceną innych. Przeczysz stereotypom pracy w IT. Wojciech Smagło: Istnieje obiegowa opinia, że praca w tej branży izoluje. To jednak nieprawda, bo tak naprawdę bazuje na… pracy z ludźmi. Mam okazję do mnóstwa interakcji z drugą osobą i bardzo to lubię. Jak to podejście zmieniło wprowadzenie pandemicznej pracy zdalnej? Musiałeś ułożyć sobie coś na nowo w głowie? Wojciech Smagło: Zmieniło mi się całkowicie środowisko pracy, co oczywiste. Kiedy przechodziłem na pracę zdalną w marcu 2020 r., zakładałem, że za kilka miesięcy wrócę do biura. Pierwszy okres to było czekanie na powrót do dawnej formy. Do dziś mam w domu tymczasowy fotel. Tymczasowy? Wojciech Smagło: Kolega zmieniał pracę i zostawił po sobie używany fotel, który wziąłem ze sobą. Nadal go używam i nie kupiłem sobie porządnego fotela – właśnie przez to, ze początkowo przede wszystkim czekałem na powrót. Traktowałem sytuację jak… Ulotną, chwilową? Wojciech Smagło: Tak. Z czasem okazało się, że to będzie znacznie trwalszy model. Podobnie jak każdy inny pracownik musiałem wtedy odnaleźć się w środowisku domowym. Nastąpiła zmiana mentalna, rozdzielenie życia osobistego od życia domowego. Nauczyłem się organizować tę pracę pod względem narzędzi. My jednak – jako firma – mamy ten przywilej, że pracujemy przy tworzeniu oprogramowania. Część Sonety już wcześniej, w momencie gdy do niej dołączałem, pracowała tak naprawdę hybrydowo. Mieliśmy doświadczenie w tej formule, było na czym bazować. Było łatwiej. Wojciech Smagło: Po prostu – wytwarzając system ERP, pracowaliśmy zadaniowo. Z tej perspektywy zagrożenia nie ma, bo zawsze masz konkretne zadanie do wykonania. Coś projektujesz, coś analizujesz, możesz to sobie wyestymować czasowo. W biurze tak naprawdę działaliśmy tak samo. Różnica była taka, że częściej spotykaliśmy ludzi. Jak rozwiązania enova365 pomagają prowadzić aktywności w pracy zadaniowej? Wojciech Smagło: Dużą rolę odgrywa to, że enova jest dostępna również w formie HTML-owej. Dzięki temu każda firma, która z niej korzysta, mogła sprawnie przenieść swoje obowiązki w szybki sposób do domu. Dostęp do bazy możemy mieć z każdego miejsca. Opracowaliśmy również moduł pracy hybrydowej, który ułatwia delegowanie obowiązków i zarządzanie pracą. Pomaga pracownikowi zidentyfikować zadania, które ma wykonać – a z drugiej strony, kadrze zarządzającej je oddelegować. O to rozwiązanie może opierać się cała komunikacja w firmie. Dążymy do tego, by nasz system był jak najbardziej kompletny. Na czym polega ta kompletność? Wojciech Smagło: Coraz więcej firm w dzisiejszych czasach będzie pracować hybrydowo. Chodzi nam o to, by pracowały w oparciu o jeden system i nie musiały sięgać po narzędzia zewnętrzne. Bieżące doznania lat pandemicznych wpłynęły na kształt tego modułu? Wojciech Smagło: Zdecydowanie. Wiedzieliśmy, na czym polega praca zadaniowa. Chcieliśmy więc, by narzędzia, używane w tym celu, były jak najprostsze i przyjazne użytkownikowi. Gdy pracowaliśmy zdalnie, łatwiej było nam ocenić, co jest w tym kontekście najbardziej przydatne. A więc co jest najbardziej przydatne? Jakie są możliwości enova365 w trybie pracy hybrydowej? Wojciech Smagło: Podstawą jest to, że moduł hybrydowy jest częścią systemu ERP. Operujemy na jednym narzędziu, z którego może korzystać cała firma. Nie trzeba poznawać innego środowiska, sięgać po nowe rozwiązania. Zarządzanie nie wymaga obszernego pisania: wystarczy przydzielać zadania, zamykać te już zrealizowane, operować czasem. Komunikację ułatwia też system dedykowanych narzędzi. Użytkownicy na bieżąco otrzymują informacje o zmianach w interesujących ich zadaniach. Stosowanie komentarzy tworzy całą historię realizacji danego zadania. Unikamy rozproszenia informacji. Nie dzielimy już jej na maile, telefony czy inne komunikatory. Wszystko jest jedną całością. Wojciech Smagło: W komentarzach możemy prowadzić bieżące dyskusje nad danym zadaniem. Potem nasz wspólny przełożony może tam zajrzeć i przed spotkaniem mieć komplet informacji – bez potrzeby zbierania ich z różnych źródeł. To część systemu ERP – ten istotny aspekt nie wszyscy zauważają. Otrzymujemy potężny materiał analityczny. Dane z pracy hybrydowej oraz pozostałych modułów możemy przetwarzać w module Business Intelligence, zbierać informacje i je zestawiać. One z kolei pozwalają nam ulepszać sposób pracy, co szczególnie ważne na początku przejścia w hybrydę. W jakich branżach ten moduł sprawdza się najlepiej? Wojciech Smagło: Niepopularna odpowiedź – w każdej. We wszystkich firmach usługowych czy handlowych pojawia się motyw zadania, a to właśnie on stoi u podstaw pracy hybrydowej w enova365. Zawsze musimy coś zrobić, musimy coś zaplanować. Księgowość, KiP – wszystkie zespoły, które już pracują w enova365, z pewnością łatwo przeniosą swoje działanie na płaszczyznę pracy hybrydowej. A jak my przeszliśmy w pracę hybrydową? Jak oceniasz naszą drogę przez te dwa lata? Wojciech Smagło: Uważam, że pod tym kątem odnieśliśmy sukces. Funkcjonujemy, pracujemy, sprawnie przenieśliśmy formy tworzenia oprogramowania w nowe realia. Po prostu mniej jest kontaktu twarzą w twarz z ludźmi. Niektórych znamy tylko z Teamsów. Czego nauczyłeś się Ty sam? Jakie masz cele na przyszłość? Wojciech Smagło: W pierwszej kolejności to jest temat, o którym już wspominałem – organizacji pracy w nowych warunkach. Tego musieli się również nauczyć domownicy, ludzie z mojego otoczenia. To nauka wytyczania granic, również w temacie kończenia pracy o czasie. Co zaś do celów – ja generalnie niewiele planuję. Nie stawiam sobie dalekosiężnych planów, bo w życiu wiele potrafi się zmienić z dnia na dzień. Sama pandemia zresztą również nam to pokazała. A krótkoterminowe? Wojciech Smagło: Pod kątem rozwojowym na pewno chciałbym sięgnąć po jakiś lektorat. Niebezpiecznie kołacze mi się również w głowie myśl o tym, by zabrać się za studia podyplomowe, choć bardziej już ukierunkowane branżowo. Chciałbym się dodatkowo wyspecjalizować, stricte pod kątem produkcji oprogramowania. Czym zajmujesz się w swoim czasie wolnym? Wojciech Smagło: Zawsze lubiłem piłkę nożną. Ostatnio skierowałem się w kierunku lig amatorskich. Raz, że sam kopię, chociaż jestem już u schyłku kariery, ale dwa – działam w lokalnym klubie sportowym, LKS Sokół Chrząstowice. Gramy w wadowickiej klasie „B” i to jest coś, co potrafi kraść czas. Wpadasz na trening, na mecz, spotykasz się ze znajomymi towarzysko. Zdecydowanie, to bardzo socjalny sport. Wojciech Smagło: To banał, ale ja naprawdę lubię ludzi i lubię spędzać z nimi czas. Ta socjalizacja jest szczególnie ważna, gdy na co dzień pracujesz w domu i nie widzisz nikogo poza domownikami. Ostatnio z grupą znajomych odkryliśmy chociażby escape roomy. Zawsze lubiłem też film, choć miałem z nim długi rozbrat – ale ostatnio wróciłem. Z ostatnich produkcji polecam serialową „Wielką Wodę”, a w tygodniu wolę sobie włączyć coś lżejszego. Zawsze mogę obejrzeć „Johnny’ego Wicka” czy „Niezniszczalnych” i za każdym razem doskonale się bawię. Zastępca kierownika projektu CRM, w Sonecie od 2019 roku. Z wykształcenia historyk. Na co dzień zapewnia wsparcie techniczne użytkownikom systemu enova365. Uczestniczy w przygotowaniu oraz projektowaniu nowych funkcjonalności. Wojciech Smagło Zastępca kierownika projektu CRM, Soneta