ERP – ważny system dla branży handlowej?

Wdrożenie ERP w firmie handlowej pozwala nie tylko zwiększyć efektywność sprzedaży i szybkość dostaw oraz utrzymywać odpowiedni poziom zapasów magazynowych, ale także analizować dane, co sprzyja w podejmowaniu właściwych decyzji biznesowych.

Dziś, gdy konkurencja jest coraz większa, marże spadają, a koszty pracy rosną trudno prowadzić konkurencyjny biznes bez zintegrowanych narzędzi IT, jakimi są systemy Enterprise Resource Planning (ERP). Pomogą one utrzymać płynność finansową, efektywnie zarządzać magazynem i łańcuchem dostaw, a także zachować zgodność z przepisami. Bezproblemowo przebiegający proces zamówień i sprzedaży wpłynie też na zadowolenie klienta, a jak wiadomo, customer experience jest obecnie jednym z ważniejszych wskaźników efektywności biznesowej.

Niestety wciąż wiele przedsiębiorstw handlowych nie sięga po zaawansowane rozwiązania IT i korzysta z arkuszy kalkulacyjnych. Nie jest to jednak narzędzie niezawodne. Badania wskazują, że 88% arkuszy zawiera błędy, a 50% z nich ma wady logiczne. Ponadto dane z arkuszy kalkulacyjnych to informacyjne silosy odizolowane od pozostałych procesów w organizacji.

ERP sprawdzi się w każdej firmie

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo jest małe czy duże, ani w jakim modelu prowadzi sprzedaż (czy będzie to model tradycyjny, sprzedaż terenowa, vanselling czy e-commerce), wdrożenie ERP pozwoli jej działać efektywniej. System połączy procesy biznesowe, zarejestruje wszystkie zdarzenia i operacje w jednym miejscu bez powielania czynności, utworzy i będzie śledzić statusy etapów handlowych, skonsoliduje w czasie rzeczywistym dane o produktach, aktualnych stanach magazynowych, cennikach i promocjach. Oprogramowanie ERP może być również używany na urządzeniach mobilnych ułatwiając działania handlowców w terenie. Jeśli chodzi o e-handel to integracja oprogramowania e-commerce z ERP i automatyzacja przepływu danych pomiędzy systemami zacznie usprawni działanie sklepu zwiększając m. in. szybkość dostaw, co wpływa na zadowolenie klienta i jego lojalność.

Bardzo często firmy prowadzą sprzedaż wielokanałową. W przypadku ERP liczba kanałów sprzedaży, ani wielkość zamówień nie mają znaczenia, oprogramowanie poradzi sobie ze wszystkim. Za przykład może posłużyć firma BOMA – jedna z największych w Polsce hurtowni opon do wszelkiego typu samochodów. Sprzedaż odbywa się tu poprzez przedstawicieli handlowych, portal B2B, sieć firm współpracujących, sklepy stacjonarne, sklep internetowy i portale e-commerce. System ERP Symfonia, z którego firma korzysta, obsługuje zamówienia z kilkudziesięciu źródeł, a integracja modułu Symfonia ERP Handel z systemami spedytorów takich jak DHL czy DPD pozwalają na sprawną wysyłkę tysiąca paczek dziennie.

Jak wybrać system ERP dla firmy handlowej?

Nieefektywne i niezintegrowane narzędzia mogą zahamować rozwój przedsiębiorstwa, dlatego zakup ERP jest inwestycją w przyszłość. Firma poszukująca odpowiedniego systemu powinna :

• Zbudować mapę potrzeb, by uzyskać odpowiedź na pytanie, w czym system będzie mógł jej pomóc. Budowę mapy należy zacząć od koniecznych funkcjonalności, następnie opisać funkcjonalności pożądane, które mogą zostać uruchomione później i mając na uwadze rozwój biznesu, określić również funkcje dodatkowe. Funkcjonalności wymagane dla firm handlowych to: zautomatyzowany proces sprzedaży, gospodarka magazynowa, kontrola bezpieczeństwa podatkowego, integracja z urządzeniem fiskalnym, zarządzanie łańcuchem dostaw. Pożądane są rozbudowane mechanizmy rozliczeń, własne pola specyfikacji towarów i kontrahentów, elastyczne dopasowanie procesów i raportów, możliwości indywidualnej rozbudowy systemu ERP. Jako funkcje dodatkowe najczęściej są wybierane zaawansowane możliwości analityczne.

• Zweryfikować potencjalnych dostawców i ich oferty na podstawie mapy produktów oraz doświadczenia rynkowego dostawcy. Produkty muszą pokrywać potrzeby funkcjonalne określone w mapie potrzeb. Gdy już producent zostanie zweryfikowany, należy określić obszary biznesowe, które nowe oprogramowanie ma usprawnić. Będą je realizować określone pakiety ERP. Następnie krok po roku trzeba przeanalizować każdy proces biznesowy i rozłożyć go na poszczególne funkcjonalności. Ułatwi to wybór pakietu oprogramowania i potrzebnych funkcji.

• Stworzyć plan. Znając swoje potrzeby i oferty dostawców firma możne już ułożyć plan, który będzie stanowił podstawę do wyboru konkretnego rozwiązania. Prócz opisu procesów, funkcji i oczekiwań wobec systemu powinien on zawierać także informacje o budżecie. Taki plan będzie pomocny podczas rozmów z dostawcą i ułatwi mu przygotowanie odpowiedniej oferty.

Zarządzanie transakcjami handlowymi powinno być wpierane przez oprogramowanie, które pozwoli na integrację całego procesu sprzedaży oraz śledzenie i kontrolowanie każdej jego części.

Na koniec pozwolę sobie wypisać korzyści, które moim zdaniem płyną z uporządkowania firmy dzięki systemowi ERP:

• integracja danych z różnych obszarów działalności w jednym, intuicyjnym systemie,
• pełna automatyzacja codziennych czynności i zarządzanie procesami w czasie rzeczywistym,
• elastyczne narzędzie, które rozwija się razem z firmą,
• wspólna baza kontrahentów, dzięki której można automatyzować wiele procesów

Jeśli po lekturze tego artykułu czujesz, że chcesz porozmawiać o tym, który z obszarów można zautomatyzować – służymy pomocą!