Gotowi na przyszłość, czyli rola nowych technologii w rozwiązywaniu wyzwań branży spożywczej

Branża spożywcza, jako jeden z kluczowych obszarów rynku, powinna być przygotowana na potencjalne zawirowania i stojące przed nią wyzwania. Im większa skala działalności, tym zadanie to staje się trudniejsze.

Czasy, kiedy firmy koncentrowały się przede wszystkim na planowaniu pięknej, długiej i pełnej sukcesów przyszłości, niestety bezpowrotnie minęły. Zakłócenia w globalnych i lokalnych łańcuchach dostaw, rosnące ceny transportu, widmo kolejnych lockdownów i problemów z absencją pracowniczą sprawiają, że coraz trudniej przewidzieć, jak sytuacja będzie wyglądać w przyszłym tygodniu, a tym bardziej za kilka miesięcy.

Firmy spożywcze, jako kluczowe dla zapewnienia zaopatrzenia w produkty pierwszej potrzeby, muszą być gotowe na te i inne wyzwania, których nie brakuje w ich codziennej działalności.

W niniejszym artykule przyglądamy się trzem kwestiom, z którymi muszą poradzić sobie firmy z sektora F&B. Odpowiednio zarządzone mogą stać się elementem budowy przewagi konkurencyjnej.

Kontrola jakości surowców i wyrobów

W branży spożywczej kontrola jakości występuje w całym łańcuchu dostaw. Często już na etapie wzrostu roślin wymagana jest rejestracja parametrów jakościowych hodowanych odmian. Podobnie podczas przyjęcia surowca na magazyn regularnie wykonywane są jego badania.

Również w procesach produkcyjnych, jak i przy przyjęciu gotowego wyrobu, przeprowadza się kolejne niezbędne czynności kontrolne. Różne parametry wymagają odmiennych narzędzi i metod sprawdzania, a także zróżnicowanej częstotliwości przeprowadzania badań. Manualne zarządzanie procesem kontroli i analizy wyników, zwłaszcza w obliczu problemów z dostawami czy brakiem pracowników, znacznie wydłużyłoby ten etap, dodatkowo utrudniając proces produkcji.

Nowoczesne oprogramowanie ERP może ułatwić automatyzację powtarzalnych procedur, a tym samym zwiększyć efektywność procesu. Przykładowo, dostępny w niektórych rozwiązaniach moduł kontroli jakości pozwala na samodzielne budowanie list badanych parametrów oraz określania ich pożądanych wartości.

W połączeniu z narzędziem badawczym, zadanymi regułami i z góry określoną częstotliwością kontroli oferuje gotowe instrukcje, które można powiązać z asortymentem oraz procesami logistycznymi i produkcyjnymi. Dzięki temu podstawowe stany pozycji magazynowych takie, jak: „w kontroli”, „odrzucone”, „zatwierdzone” szybko odpowiedzą na pytanie co dzieje się aktualnie z daną pozycją i jej dostępnością.

Kontrola dat i przydatności do spożycia

Jednym z najważniejszych atrybutów produktów spożywczych i napojów pozostaje data przydatności do spożycia. Parametr ten jest istotny również z punktu widzenia zapasów i stanu magazynowego zarówno w kontekście surowców do produkcji, jak i gotowych wyrobów. W związku z tym powinien być on nieustannie śledzony i regularnie kontrolowany.

W przypadku średnich i dużych producentów, u których partia towaru liczy kilka czy kilkadziesiąt tysięcy sztuk, jego manualne przeprowadzenie byłoby praktycznie niemożliwe. Zaawansowany system klasy ERP w prosty sposób zautomatyzuje proces kontroli daty przydatności do spożycia i umożliwi oznaczenie okresu, w którym ewidencjonowany towar posiada najlepsze parametry. W efekcie zarówno producent, jak jego partnerzy, dokładnie wiedzą czy i do kiedy mają do czynienia z towarem pełnowartościowym.

W określonym terminie przed upływem tej daty system może też automatycznie oznakować towar jako produkt drugiego gatunku, korygując odpowiednio jego cenę i parametry. W zależności od potrzeb dobry system umożliwi również zmianę indeksu zapasu magazynowego. Kolejną datą, której monitorowanie warto zautomatyzować jest tak zwana „data ostatniej sprzedaży”.

Pomaga ona uwzględnić z odpowiednim wyprzedzeniem minimalny okres przydatności do spożycia wymagany przez odbiorców od dostawcy. W procesie przygotowania wysyłki system uwzględni ten wymóg i nie pozwoli na spakowanie towarów o niższym niż pożądany okresie przydatności. Dodatkowo, procesy produkcyjne wymagające czasu, takie jak dojrzewanie czy leżakowanie, będą widoczne i uwzględniane w planowanym przez system zapotrzebowaniu materiałowym.

Identyfikowalność wyrobu z w całym łańcuchu dostaw

Polityka bezpieczeństwa żywności i żywienia nakłada na producentów z branży spożywczej obowiązek zapewnienia pełnej identyfikowalności dostarczanych wyrobów. Aby zrealizować ten wymóg konieczne jest śledzenie przepływu informacji dotyczących surowców, półproduktów i wyrobów nie tylko wewnątrz przedsiębiorstwa, lecz w całym łańcuchu dostaw – począwszy od producentów rolnych, aż po odbiorcę końcowego.

Możliwości nowoczesnych systemów obsługujących firmy o globalnym zasięgu zapewniają szybką identyfikowalność, przedstawioną w formie graficznej. Dzięki powiązaniu transakcji z numerami partii surowców możliwa jest błyskawiczna identyfikacja półproduktów i wyrobów, w których użyto wadliwego składnika. Można też odnaleźć wszystkich odbiorców, do których wysłano potencjalnie wadliwy towar.

W efekcie klienci, dostawcy i organy kontrolne zyskują szybki dostęp do przedstawionej graficznie informacji na temat produktu, a czas przygotowania danych potrzebnych do przeprowadzenia audytu ulega znacznemu skróceniu. Ponadto, systemy takie oferują również łatwy dostęp do dokumentów źródłowych, jak dokumenty magazynowe, zlecenia produkcji czy wyniki przeprowadzonych inspekcji laboratoryjnych.

Oprogramowanie specjalizowane branżowo

Mimo że na rynku nie brakuje rozwiązań do zarządzania przedsiębiorstwem i jego łańcuchem dostaw, znalezienie systemu, który odpowie na specyficzne potrzeby poszczególnych firm wcale nie jest proste. Duża część dostępnego oprogramowania przeznaczona jest bowiem dla szerokiej grupy odbiorców, bez uwzględnienia branż, w których funkcjonują. W efekcie organizacje decydujące się na zakup oprogramowania ERP otrzymują zaawansowany, wysokiej jakości produkt, który często nie jest jednak dopasowany do ich potrzeb.

Odpowiedzią na te problemy może być oprogramowanie ERP specjalizowane branżowo. Ponieważ od początku tworzone jest z przeznaczeniem dla konkretnego sektora gospodarki, oferowane przez nie funkcjonalności w pełni, lub w zdecydowanej większości, pokrywają się z zapotrzebowaniem firm.

Dobrym przykładem jest Infor CloudSuite Food & Beverage. To nowoczesna, chmurowa platforma, której podstawę stanowią flagowe produkty Infor, w tym system operacyjny Infor OS oraz rozwiązanie ERP – Infor M3. Dzięki branżowym funkcjonalnościom i predefiniowanym najlepszym praktykom z obszarów produkcji i bezpieczeństwa żywności, narzędzie pozwala firmom szybciej osiągać wyniki.

Platforma wspiera realizację stale rosnących wymagań w zakresie przejrzystości, identyfikowalności, bezpieczeństwa żywności i redukcji odpadów. Oprogramowanie zapewnia też możliwość kontroli dostawców, podwykonawców i ich produktów. Z kolei specjalistyczny, graficzny system śledzenia partii towaru pomaga w ciągu kilku sekund wykonać jej dokładne namierzenie.

Decydując się na oprogramowanie ERP warto pamiętać, że zaawansowany technologicznie, dopasowany branżowo system z sukcesem zmierzy się nie tylko z opisanymi wyżej, lecz także szeregiem innych wyzwań, które stoją przed firmami z sektora spożywczego. Wyzwania te były tematem webinaru eksperckiego: „IT dla przetwórstwa owoców i warzyw: jakość, bezpieczeństwo i zrównoważony rozwój dzięki digitalizacji”, w którym udział wzięli specjaliści z firm Infor oraz iPCC. Nagranie webinaru jest dostępne na stronie www.

Przeczytaj również:

KSeF

Pola dodatkowe na fakturach KSeF

W wielu firmach – zwłaszcza o rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub działających w modelu oddziałowym – prawidłowe przetwarzanie faktur oraz kolejne etapy obiegu dokumentów (w tym realizacja płatności za dostawy) są uzależnione od tego, czy dokument zawiera dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację kosztu. Do takich danych należą m.in. numer zamówienia, identyfikator oddziału odbiorcy, kody EAN towarów czy właściwe oznaczenie projektu. Do tej pory takie dane można było dopisywać w polach pozycji faktury, w uwagach lub notatkach, a także na indywidualnie przygotowanych szablonach dokumentów sprzedaży. Problem w tym, że e-faktura w KSeF ma ściśle określoną strukturę XML, w której obsługa pól dodatkowych wymaga skonfigurowania dodatkowych ustawień, a indywidualny szablon dokumentu po prostu nie istnieje. Jak zatem dostarczać te informacje w sposób zgodny z KSeF i oczekiwaniami dużych kontrahentów? Czym są i do czego służą pola dodatkowe na fakturach? W ujęciu biznesowym pola dodatkowe to informacje, które nie wynikają wprost z obowiązków podatkowych, ale są ważne z perspektywy obsługi transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. Zwykle służą do powiązania faktury z procesem handlowo-logistycznym, czyli np. zamówieniem, dostawą, projektem, kampanią czy wewnętrznym numerem referencyjnym. Przed wdrożeniem KSeF takie informacje można było dodać na wiele różnych sposobów – do pozycji sprzedaży na dokumencie, na wydrukach, do dokumentu sprzedaży albo w listach i filtrach w systemach ERP. Problem w tym, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na taką dowolność, bo narzuca jednolity, zdefiniowany format danych. Struktura FA(3) a pola dodatkowe na fakturze – co się zmienia? W KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2026 r., wykorzystywana będzie nowa struktura e-faktury: FA(3). Jej układ składa się z jasno określonych bloków, takich jak Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Podmiot Upoważniony, część zasadnicza Faktury (pozycje), a także Stopka czy Warunki Transakcji. W schemacie FA(3) jest także miejsce na pewne fakultatywne elementy dotyczące danych operacyjnych, któremożna przekazywać na dwa sposoby: w ramach pól opcjonalnych, czyli takich, które zostały już zdefiniowane w strukturze XML KSeF. Do tej kategorii należą m.in.: adres e-mail dostawcy, informacje o transporcie, numery zamówień lub WZ, czy numer i data umowy. Aby móc z nich korzystać, wystarczy wskazać w systemie, które wartości z faktury mają zostać umieszczone w odpowiednich polach pliku XML. w ramach pól dodatkowych, czyli takich, które są tworzone przez użytkownika. W tym przypadku, oprócz wartości, należy określić własną nazwę (klucz) pola, która zostanie zapisana w pliku XML. Mechanizm ten służy do przekazywania danych, które wykraczającą poza zestaw elementów określonych przez Ministerstwo Finansów i przeznaczony jest do przekazywania specyficznego np. dla wybranej branży zestawu danych: np. numer Projektu, nazwa i etap inwestycji budowlanej, identyfikator surowca czy numer wytopu. Wartości tych pól prezentowane są też w obrazie faktury, generowanym na podstawie schemy XML. Brak zdefiniowania pól dodatkowych na fakturze KSeF może stanowić dla przedsiębiorców duży problem W wielu branżach informacje umieszczane dotąd w polach dodatkowych nie są kosmetycznym dodatkiem, ale elementem niezbędnym do poprawnego rozliczenia transakcji. Dotyczy to szczególnie firm działających w łańcuchach dostaw – od motoryzacji, przez produkcję, po handel detaliczny – gdzie każda faktura musi być jednoznacznie powiązana z zamówieniem, dokumentem dostawy czy numerem projektu. Dokument ten musi trafić też w odpowiednie miejsce, do odpowiedniego oddziału, co będzie szczególnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw pracujących na jednym NIP, posiadającym rozbudowaną strukturę oddziałów terenowych, jak np. sieci sklepów. Brak możliwości swobodnego umieszczenia dodatkowych danych w strukturze e-faktury niesie ryzyko czysto operacyjne, skutkujące m.in.: odrzuceniem dokumentu przez system odbiorcy, opóźnieniem płatności, wynikającym z wydłużonym procesem akceptacji koniecznością przesyłania dodatkowych wyjaśnień, a w skrajnych przypadkach: zatorów płatniczych. – Takie sytuacje nie są czysto teoretyczne – znamy przykłady dostawców do dużych sieci handlowych, którzy często słyszą, że faktura bez określonego numeru zamówienia czy kodu GLN nie zostanie przyjęta. W branży motoryzacyjnej zdarzają się analogiczne sytuacje dotyczące numerów dostaw czy zleceń produkcyjnych. W praktyce oznacza to, że nawet drobna nieścisłość w danych może zablokować, albo znacznie opóźnić płatność za całą dostawę – komentuje Łukasz Banachowicz, kierownik projektu KSeF w Symfonii Mapowanie pól dodatkowych na fakturach KSeF Mapowanie pól dodatkowych to proces, który pozwala przełożyć dane pochodzące z systemu (z faktury czy innych danych w ERP) na strukturę XML wymaganą przez KSeF. W wielu firmach jest on niezbędny, ponieważ e-faktura nie może zawierać informacji w dowolnym miejscu – konieczne jest jednoznaczne wskazanie, które pola z dokumentu mają trafić do konkretnych elementów schemy faktury FA(3). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi określić nie tylko jakie dane chce przekazywać odbiorcy, lecz także gdzie zostaną one zapisane w przekazywanym pliku XML KSeF: wykorzystując istniejące w strukturze pola czy utworzyć własne? To często narzucane jest przez jego odbiorców, którzy przekazali swoje wymagania dotyczące procesów KSeF. Dopiero takie przyporządkowanie umożliwia poprawne odczytanie informacji przez systemy kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF. Block Quote Jak działa obsługa faktur z polami dodatkowymi w Symfonii Handel? W Symfonii Handel obsługa dodatkowych informacji na fakturach została oparta na prostym założeniu: użytkownik decyduje, jakie dane są biznesowo istotne, a system pomaga je umieścić we właściwych miejscach struktury KSeF. Służy do tego okno „Informacje dodatkowe do dokumentu”, dostępne z formatki faktury oraz Ustawienia KSeF. Dane podzielono tam na zakładki, takie jak: rozliczenie, płatność, rachunki bankowe, umowa i zamówienie, partie towaru czy transport. Administrator systemu może włączyć tę funkcjonalność globalnie oraz określić, które pola mają być w ogóle wysyłane do KSeF, a które dane z faktury pozostaną wyłącznie „na użytek wewnętrzny”. Podczas konfiguracji tej funkcji użytkownik może wskazać także źródła, z których mają być pobierane dane. Dzięki temu cały proces związany z uzupełnianiem tego typu informacji zachodzi w sposób automatyczny. Przykład zastosowania – numer projektu, zamówienia lub WZ Aby lepiej zrozumieć działanie tego mechanizmu, przeanalizujmy go na przykładzie firmy realizującej dostawy w ramach różnych projektów swoich odbiorców. Takie przedsiębiorstwo może zdefiniować na dokumencie sprzedaży pole własne „Nr projektu” i oznaczyć je jako przekazywane do KSeF. Podczas wystawiania faktury numer projektu jest wpisywany w dobrze znanym miejscu w Symfonii, a system automatycznie umieszcza tę informację w sekcji DodatkowyOpis w strukturze FA(3). Analogicznie można obsłużyć inne dane, takie jak numery zamówień obcych, dokumentów WZ, dodatkowe adresy dostawy, indywidualne rachunki wirtualne SIMP czy kody GTIN, PKWiU lub CN. Administrator systemu wskazuje źródło danych (np. pole własne dokumentu lub kartotekę towaru), a program dba o ich poprawne „osadzenie” w odpowiednich elementach struktury XML e-faktury. Ciekawym przykładem wykorzystania pól dodatkowych jest także obsługa rabatów procentowych. Ponieważ struktura KSeF nie przewiduje odrębnego pola dla rabatu procentowego — dostępne jest jedynie pole dla rabatu kwotowego (P_10) — Symfonia Handel oferuje rozwiązanie alternatywne. Po włączeniu opcji automatycznego przesyłania rabatu procentowego do sekcji DodatkowyOpis, informacja o wysokości udzielonej obniżki procentowej pojawia się przy odpowiednich pozycjach e-faktury. W niektórych przypadkach przekazywanie dodatkowych danych przestaje być jednak udogodnieniem, a staje się koniecznością. Przykładem są dostawcy współpracujący z sieciami handlowymi, którzy już dziś otrzymują szczegółowe wytyczne określające, jakie informacje powinny znaleźć się w konkretnych sekcjach faktury XML KSeF. Jednym z kluczowych pól w takim scenariuszu jest GLN (Global Location Number), służący do identyfikacji lokalizacji oddziału — w przypadku sieci sklepów będzie to konkretny market. Brak uzupełnienia tej wartości powoduje, że faktura trafia do wspólnego „worka” dokumentów bez jednoznacznej identyfikacji miejsca realizacji dostawy, co znacząco utrudnia jej dalsze procesowanie. Pola dodatkowe pod kontrolą Mechanizmy obsługi pól dodatkowych w Symfonii Handel pozwalają firmom odzyskać kontrolę nad danymi, które dotychczas funkcjonowały w wielu miejscach i w różnych formatach. Dzięki automatycznemu mapowaniu do struktury FA(3) informacje takie jak numery zamówień, dokumentów WZ, dane dotyczące dostaw czy identyfikatory projektów trafiają dokładnie do tych elementów e-faktury, w których oczekuje ich kontrahent. W efekcie znika potrzeba stosowania OCR, czyli odczytywania danych z dokumentu w formie obrazu i przekształcania ich na dane strukturalne, a wraz z nią ryzyko błędów i niejednoznaczności, które często towarzyszą takiemu procesowi. Takie podejście odciąża użytkowników i ogranicza ryzyko błędów: po pierwsze, dane są walidowane pod kątem wymagań KSeF (format, długość, liczba wpisów), co zmniejsza ryzyko odrzucenia faktury, po drugie, raz skonfigurowane mapowanie pól działa powtarzalnie – użytkownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, gdzie wpisać numer zamówienia czy nazwę dostawy, żeby kontrahent go „zobaczył” w swoim systemie, po trzecie, firma zyskuje możliwość pogodzenia sztywnej struktury FA(3) z bardzo konkretnymi wymaganiami dużych odbiorców – bez ręcznego dopisywania, kombinowania na wydrukach i dodatkowych, nieformalnych obiegów informacji poza fakturą. Nie wiesz, jak poradzić sobie obsługą pól dodatkowych w KSeF? Zobacz, jak robią to inni przedsiębiorcy! Musisz przekazywać dodatkowe informacje, ale nie wiesz, jak umieścić je w fakturze KSeF? Szukasz sposobu, który uporządkuje i zautomatyzuje ten proces? Obejrzyj kolejny odcinek wideocastu Zielonej Linii Symfonii i posłuchaj, jak Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki w firmie PROVITUS, wyjaśnia, w jaki sposób mapowanie pól własnych w Symfonia Handel pomaga uniknąć odrzuconych faktur i usprawnia obieg dokumentów wymaganych przez odbiorców.

Symfonia

19 grudzień 2025