Grupy kapitałowe a roczne sprawozdanie finansowe i ERP

Jak tworzyć roczne sprawozdania finansowe w grupach kapitałowych? Jak usprawnić konsolidację i składanie sprawozdań finansowych? Wystarczy wdrożyć moduł systemu ERP, zaprojektowany specjalnie z myślą o spółkach, działających w strukturze wielofirmowej.  

Konsolidacja sprawozdań finansowych w erp– wyzwania

Roczne sprawozdanie finansowe w erp i obowiązek prowadzenia własnych ksiąg

Wiele firm w Polsce działa jako oddział większej firmy. Dotyczy to, na przykład, spółek działających jako grupy kapitałowe. Często, nawet jeśli w niewielkim stopniu różnią się one profilem działalności, stosują jeden wzór planu kont. Jednak są osobne pod względem finansowym, rachunkowym, podatkowym i sprawozdawczym. Oznacza to, że do poszczególnych spółek czy oddziałów firmy przyporządkowane są konta księgowe, dokumenty ewidencji oraz kasa czy bank. Cała grupa jest jednak traktowana jako podmiot. I tym samym, ma obowiązek przedłożyć łączne sprawozdanie finansowe z końcem roku obrotowego, które przygotowujemy za pomocą ERP. Przygotowanie go stanowi wyzwanie dla zespołów księgowych.

Możliwie ujednolicony plan kont, który jednak zaspokaja potrzeby spółek z grupy kapitałowej

Przygotowanie planu kont dla organizacji wielofirmowych, jakimi są np. grupy kapitałowe, to wymagające zadanie. Warto jednak poświęcić na nie odpowiedni czas. Konstrukcja planu kont w zakresie kont analitycznych powinna:

• zaspokajać potrzeby wszystkich firm w grupie,
• stanowić gotową bazę do sporządzania deklaracji podatkowych oraz sprawozdań finansowych, również tych skonsolidowanych.

Konta są maksymalnie ujednolicone, szczególnie na tych poziomach, które są wykorzystywane w sprawozdawczości. Chodzi o to, że im bardziej zgodne podejście do planu kont, tym łatwiej zbudować jednolite zestawienie księgowe. Zestawienie księgowe, które dla wielu firm policzy dane z kont i zaprezentuje je w takiej samej strukturze.

W pokonaniu powyższych wyzwań pomaga oprogramowanie ERP enova365, które wspierają zespoły księgowe spółek. Spółek, które działają w ramach GK, w strukturze wielofirmowej lub wielooddziałowej.

Jak enova365 wspiera obsługę księgową grup kapitałowych?

Na księgową konfigurację wielofirmową w jednej bazie w systemie enova365 składają się przede wszystkim dwa elementy – oddziały i plan kont.

Oddział jako indywidualna firma

Konfigurując program enova365, na liście oddziałów, niektóre z jednostek/podmiotów oznaczamy jako firmowe.

Oznaczenie oddziału jako firmowego powoduje, że od tej pory będzie w pracy operacyjnej traktowany jako indywidualna firma. Osobna pod względem ewidencyjnym, finansowym, księgowym i sprawozdawczym. Do takiej firmy będą przyporządkowane konta księgowe, dokumenty, rejestry, deklaracje i sprawozdania.

Na formularzu oddziału znajdują się ustawienia indywidualne dla firmy, takie jak:

• nazwa,
• dane rejestrowe,
• Urząd Skarbowy.

Będą one wykorzystywane w pracy ewidencyjnej i sprawozdawczej.

Konto dodane w jednym oddziale – kopiujemy do wzorcowego planu kont

W konfiguracji wielofirmowej enova365 każda firma ma swój zestaw kont, a dodatkowo utrzymywany jest jeden wzorcowy plan kont, który jest stale pielęgnowany. Jeżeli następuje konieczność dodania nowego konta, w pierwszej kolejności dodawane jest ono we wzorcowym planie kont i następnie kopiowane specjalną czynnością do pozostałych firm.

Wspólny zestaw słowników

Konta analityczne słownikowe, korzystają z jednego zestawu słowników i powstają automatycznie we wszystkich firmach w trakcie księgowania konkretnych danych. Nie ma zatem konieczności wykonywania dodatkowych synchronizacji.

Automatyczne przyporządkowanie wybranych elementów do firmy

Ewidencjonowanie dokumentów firmowych opiera się na przyporządkowaniu każdego księgowanego dokumentu do firmy. Na podstawie, którego przyporządkowania system automatycznie dołącza kolejne elementy związane z tą firmą, na przykład:

• podpowiada rachunek bankowy danej firmy/oddziału,
• przy sporządzaniu zapisów księgowych wyświetla konta, związane z firmą, do której przyporządkowany jest dany dokument,
• na numerach ewidencyjnych dokumentów oraz numerach dekretów umieszcza symbol danej firmy/oddziału; tak skonstruowana numeracja staje się podstawą do przygotowania osobnych rejestrów VAT oraz dzienników księgowych.

Zestawienie obrotów i sald – zawsze aktualne i w jednym miejscu

Na podstawie zapisów księgowych automatycznie i na bieżąco powstaje zestawienie obrotów i sald.  Analizujemy je z użyciem dedykowanych filtrów zarówno dla pojedynczej firmy, jak i dla wielu firm zbiorczo. System daje dużo możliwości filtrowania i grupowania danych. Co najważniejsze, obroty i salda zawsze są aktualne i znajdują się w jednym miejscu. Nie bez znaczenia jest też fakt, że w przyjazny sposób eksportujemy je poza program, np. do Excela.

Deklaracje CIT – przyporządkowane do spółek grupy kapitałowej

Dane z obrotów kont są podstawą do przygotowania w programie deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych. Zaliczki podatku są przygotowywane na aktualnie obowiązującym formularzu deklaracji CIT, która to deklaracja jest zasilana danymi z kont przy pomocy zestawień księgowych. Deklaracje podatkowe są przyporządkowane do firmy i uwzględniają okres obrachunkowy. Po przeliczeniu, na deklaracji powstaje płatność na indywidualny rachunek podatkowy firmy, i płatność ta jest podstawą do przygotowania przelewu podatku.

Roczne sprawozdanie finansowe – zrób to z ERP enova365!

Każde sprawozdanie finansowe, w tym także sprawozdanie skonsolidowane, jest w ERP enova365 przygotowywane dwuetapowo.

Etap 1 – Przygotowanie i zapisanie wyników zestawień, z których składa się sprawozdanie finansowe

Elementy sprawozdania finansowego to przede wszystkim bilans, rachunek wyników, zestawienie zmian w kapitale oraz rachunku przepływów pieniężnych. Dlatego, żeby stworzyć sprawozdanie finansowe spółki zacznij od przygotowania i zapisania wyników tych zestawień.

W enova365 znajdują się szablony bilansu, rachunku wyników, zestawień zmian w kapitale oraz rachunku przepływów pieniężnych zgodne z wymaganiami dla sprawozdań różnego rodzaju spółek.

Na pozycjach zestawienia użytkownik wprowadza odpowiednie formuły, w których może odwołać się, między innymi, do funkcji kont, takich jak obroty i salda, lub obliczeń realizowanych w innym zestawieniu.  Po przygotowaniu formuł system automatycznie wykonuje obliczenia.

Co ważne, obliczanie w konfiguracji wielofirmowej:

• odbywa się zawsze w kontekście firmy wskazanej w filtrze nad listą,
• realizowane dla jednej lub dla wielu firm.

Po wykonaniu obliczeń, które dodatkowo podglądamy w dedykowanym polu, z której firmy zostały pobrane dane. Obliczanie dla wielu firm odbywa się na podstawie wyboru firm w filtrze nad listą i wyniki są prezentowane dwojako. Albo zbiorczo w jednej pozycji. Wtedy źródła danych są widoczne w informacji o wyrażeniu, lub też w osobnych kolumnach dla każdej z firm.

Zestawienie jest tworzone po to, żeby stworzyć sprawozdanie finansowe spółki. Wynik obliczeń zostaje zapisany i przechodzimy do tworzenia sprawozdania finansowego.

Etap 2 – Tworzenie sprawozdania finansowego

W konfiguracji wielofirmowej każde zestawienie jest przyporządkowane do oddziału oznaczonego jako firma. Część danych na sprawozdaniu finansowym pobiera się automatycznie z danych konfiguracyjnych wskazanej spółki. Inne dane, takie jak wprowadzenie czy polityka rachunkowości wprowadza się ręcznie. Kolejny rodzaj danych to załączniki, na pprzykład noty objaśniające.  Do zestawienia podpinamy również przygotowane wyniki zestawień. Wskazujesz  tylko zatwierdzone  wyniki zestawienia zgodne pod względem typu ze sprawozdaniem finansowym.

Kiedy wszystkie elementy sprawozdania finansowego są już uzupełnione, automatycznie generujemy eSprawozdanie, czyli sprawozdanie finansowe spółki w ściśle określonej formule logicznej w postaci pliku XML.

Funkcje enova365 dodatkowo ułatwiają generowanie sprawozdań.

• Kontrola poprawności – podczas generowania eSprawozdania program sprawdza, czy wszystkie elementy są wprowadzone i mają poprawną formę.
• Podpis elektroniczny – eSprawozdanie podpisujesz elektronicznie i bezpośrednio w programie lub po wyeksportowaniu gotowego eSprawozdania poza programem.

Etap 3 – Wysyłka sprawozdania finansowego

Wysyłka gotowego pliku eSprawozdania w formie XML do Krajowego Rejestru Sądowego lub Krajowej Administracji Skarbowej odbywa się poza programem.

Konsolidacja sprawozdań finansowych a pozostałe rodzaje sprawozdań

Przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego odbywa się analogicznie jak przygotowywanie pozostałych rodzajów sprawozdań. Jedynie na formularzu sprawozdania należy wypełnić dodatkowe informacje na temat jednostek powiązanych.

roczne Sprawozdanie skonsolidowane – jak zrobić to prościej w erp?

Jednym z niewątpliwych wyzwań konsolidacji jest sporządzanie skonsolidowanego bilansu, rachunku wyników oraz pozostałych zestawień. Zastosowanie enova365 uprasza składanie sprawozdań finansowych z kilku powodów.

• Umożliwia działanie, oparte na ujednoliconym planie kont, w którym automatycznie, już na wcześniejszych etapach, można ujmować niektóre wyłączenia, np.: wszystkie transakcje wewnątrzgrupowe.
• Pozwala na stworzenie jednego wzoru zestawienia księgowego dla wielu firm.
• Forma prezentacji danych jest syntetyczna lub analityczna.

Żeby ująć pozostałe wyłączenia, których nie można uwzględnić w procesie księgowania i są obliczane poza programem, można skonstruować zestaw kont pozabilansowych, i syntetycznie, w gotowych kwotach zapisać na nich konkretne dane. Przy takim podejściu przygotowanie skonsolidowanego bilansu i pozostałych zestawień może odbyć się w następujących 3 krokach.

• Policzenie i zapisanie zbiorczo dla wszystkich firm odpowiednio przygotowanego zestawienia, w którym będą już ujęte wyłączenia wynikające z księgowań.
• Policzenie i zapisanie zestawienia, w którym będą ujęte korekty konsolidacyjne spoza programu, zapisane pomocniczo na kontach pozabilansowych.
• Uwspólnienie dwóch wcześniejszych kroków, dzięki specjalnej funkcji programu, która pozwala na łączenie zapisanych wyników zestawień. Mianowicie – docelowe zestawienie, które będzie finalnie dołączone do sprawozdania skonsolidowanego, można policzyć i zapisać, jako różnicę dwóch wcześniej zapisanych wyników zestawień.

Przygotowanie skonsolidowanego bilansu, rachunku wyników i pozostałych zestawień w oparciu o same funkcje programu jest pewną propozycją. W praktyce, grupy kapitałowe często mają własne, wypracowane przez lata sposoby postępowania, i narzędzia spoza systemu ERP. Dla takich przedsiębiorstw dane księgowe z wielu firm w jednej bazie enova365 stają się doskonałym, jednolitym, uporządkowanym źródłem danych do dalszych analiz. Sprawdź możliwości enova365 w wersji dla dużych firm.