Biuro rachunkowe

Zarówno cyfryzacja, jak i ekologia w księgowości mają coraz większe znaczenie. Klienci poszukują biur rachunkowych, które gwarantują zrównoważone i nowoczesne podejście oraz wygodną współpracę online. Biura, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku, muszą zatem dostosować się do tych oczekiwań oraz wymogów prawnych. W poniższym artykule skupimy się na powodach, dla których ekologia oraz cyfryzacja w księgowości mają tak duże znaczenie i sprawdzimy, jak zmieniające się wymagania klientów kształtują nowe trendy w tej branży. Dlaczego ekologia i cyfryzacja zyskują na znaczeniu w księgowości? Cyfryzacja oraz zrównoważony rozwój w księgowości to dziś już nie tylko trendy, ale i konieczność – muszą o tym pamiętać wszystkie firmy księgowe, które chcą spełniać wymagania rynku. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się zatem przejść na cyfrową i „zieloną stronę mocy”, oferując swoim klientom ekologiczne rozwiązania. Te z kolei mają bezpośredni związek z rozwojem technologii. Rozwój cyfryzacji sprawia, że księgowi muszą wprowadzać nowe technologie, aby sprostać nowym regulacjom i przyciągać nowych klientów. Biuro rachunkowe, które decyduje się przejść z papierowej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów, jednocześnie dba o środowisko i idzie z duchem czasu. Wpływ globalnych trendów zrównoważonego rozwoju i cyfrowej transformacji na biura rachunkowe Zmiany w przepisach dot. ochrony środowiska i coraz większe wymagania związane z transformacją cyfrową branży księgowej sprawiają, że biura rachunkowe coraz częściej decydują się na działanie w duchu eko i wdrażanie nowych technologii. To pozwala im nie tylko zwiększyć przewagę konkurencyjną, ale również poprawić efektywność i wydajność swoich działań. Cyfrowe narzędzia umożliwiają bowiem automatyzację wielu procesów i znacznie lepszą obsługę klientów. Ci z kolei znacznie chętniej decydują się na współpracę z firmami księgowymi, które mają na względzie dobro planety i zapewniają wygodną księgowość zdalną. Transformacja cyfrowa w księgowości pozwala ponadto na lepszą kontrolę nad danymi klientów, a zrównoważone podejście – pomaga obniżyć koszty, zaoszczędzić miejsce (brak tradycyjnych archiwów dokumentów) i chronić środowisko naturalne. Ekologiczne podejście w księgowości Ekologiczne podejście w księgowości opiera się w dużej mierze na redukcji papierowych dokumentów, korzystaniu z oprogramowania księgowego w chmurze czy promowania e-faktur. Tego typu działania mają pozytywny wpływ nie tylko na środowisko naturalne, ale również na wydajność biura rachunkowego i zadowolenie klientów. Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z szeregiem korzyści dla całej firmy księgowej. Jedną z nich jest obniżenie kosztów – wynika ono z braku konieczności magazynowania dokumentacji (uniknięcie kosztów wynajmu przestrzeni biurowej) czy zakupu arkuszy papieru i tuszu oraz eksploatacji skanerów, kserokopiarek i drukarek. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza za to zużycie energii elektrycznej i wody. Co więcej, zamiana dokumentów papierowych na te w wersji elektronicznej znacząco przyspiesza wiele procesów księgowych, wpływa pozytywnie na wydajność pracowników i pozwala zaoszczędzić cenny czas. Nie ma już bowiem potrzeby ręcznego wprowadzania danych czy czasochłonnego wyszukiwania dokumentów. Wykorzystanie oprogramowania chmurowego do przechowywania danych Biura rachunkowe, które chcą wprowadzić rewolucję cyfrową, a jednocześnie postępować zgodnie ze zrównoważonym podejściem, decydują się często na oprogramowania w chmurze kompatybilne z innymi aplikacjami i systemami. W tym przypadku dostęp do danych jest możliwy w czasie rzeczywistym z niemal każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy skorzystać z urządzenia połączonego z siecią. Dużym atutem chmurowych systemów księgowych są również automatyczne aktualizacje. Symfonia w chmurze umożliwia bieżące księgowanie, dodawanie i przeglądanie dokumentów, tworzenie baz klientów i wygodne zarządzanie obiegiem dokumentów z poziomu jednego urządzenia. System gwarantuje też zgodność z obowiązującymi w danym momencie przepisami i zapewnia kontrahentom stały wgląd w płatności oraz rozliczenia. Oprogramowanie chmurowe w księgowości zapewnia oszczędność czasu i miejsca, optymalizuje wiele procesów i eliminuje ryzyko błędów, które mogłyby zostać popełnione w trakcie ręcznego wprowadzania danych. Przechowywane w nim dane są również skutecznie chronione przed uszkodzeniem, zagubieniem czy dostępem nieupoważnionych osób. Jak księgowi mogą przyczynić się do redukcji śladu węglowego w firmach? Korzystanie z chmurowych systemów do przechowywania danych oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to prosty krok w stronę bardziej zrównoważonego biura rachunkowego. Firmy księgowe mogą przyczyniać się do poprawy stanu środowiska i redukcji śladu węglowego także poprzez zachęcanie samych klientów do korzystania z ekologicznych rozwiązań w obiegu dokumentów. Co więcej, przedsiębiorcy współpracujący z biurem rachunkowym w formie zdalnej również dbają o planetę – nie przyczyniają się bowiem do generowania stosów dokumentów, a zamiast jechać na spotkanie samochodem, rozmawiają z księgowym przez telefon lub na komunikatorze. Cyfryzacja księgowości – kluczowe technologie i rozwiązania Cyfrowa transformacja w księgowości to nie tylko przejście na elektroniczny obieg dokumentów czy korzystanie z systemów w chmurze. Jednym z kluczowych elementów cyfryzacji w tym obszarze jest również wdrożenie automatyzacji księgowości. Umożliwia ona szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych, czasochłonnych czynności – m.in. wystawiania faktur, sporządzania deklaracji podatkowych czy tworzenia raportów. Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów księgowych Narzędzia do księgowości wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają na szybsze wykrywanie nieprawidłowości w dokumentacji, pomagają w prognozowaniu trendów i wspierają optymalizację procesów podatkowych. AI znajduje zastosowanie m.in. w skanowaniu faktur, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikowaniu dokumentacji. Wszystko to sprawia, że procesy księgowe ulegają automatyzacji, a specjaliści mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach wymagających działania człowieka. Oprogramowanie do księgowości online – porównanie popularnych rozwiązań Wraz z rozwojem cyfryzacji w branży księgowej na rynku zaczęło pojawiać się coraz więcej programów do księgowości online. Do najpopularniejszych rozwiązań, na które decydują się biura rachunkowe, należą: Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia eBiuro – systemy umożliwiają prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, weryfikacją plików JPK czy zaawansowaną analizą danych. Oprogramowania umożliwiają też obsługę KSeF i pozwalają na integrację z systemami sprzedażowymi. Symfonia Finanse i Księgowość obejmuje m.in. obsługę podatków dochodowych i VAT, rozrachunki i rozliczenia, obsługę płatności, obsługę majątku trwałego czy też sprawozdawczość zewnętrzną standardową, wewnętrzną i niestandardową. Symfonia eBiuro umożliwia z kolei prowadzenie KPiR i ewidencji przychodów, fakturowanie w czterech językach, masowe wysyłki JPK i pobieranie UPO, zarządzanie środkami trwałymi oraz wysyłanie deklaracji do ZUS i US. Co więcej, dane mogą być eksportowane do Symfonii Finanse i Księgowość, a dodatkowo – pracownicy biura zyskują dostęp do modułów Kadry i Płace czy Magazyn dla klientów; Symfonia ERP w chmurze – to kompletne oprogramowanie do prowadzenia rachunkowości i obsługi procesów sprzedażowych. Wśród jego kluczowych funkcjonalności dla biur rachunkowych wymienia się pełną księgowość, obsługę walut, wsparcie przy rozliczaniu podatku dochodowego, obsługę rozliczania podatku metodą estońskiego CIT-u, rachunkowość podatkową i zarządczą oraz ewidencję środków trwałych. Co więcej, system umożliwia obsługę płatności oraz rozliczenia z kontrahentami i pozwala na integrację z urządzeniami fiskalnymi. Na rynku dostępnych jest wiele systemów księgowych, takich jak wFirma, enova, Comarch czy iFirma. Każdy z nich oferuje różnorodne funkcjonalności. Ważne jest, aby przed wyborem odpowiedniego rozwiązania dokładnie przeanalizować dostępne opcje i dopasować je do swoich indywidualnych potrzeb.   Bezpieczeństwo danych w cyfrowej księgowości Kolejnym ważnym aspektem cyfryzacji jest bezpieczeństwo danych w księgowości. Te przechowywane w systemach chmurowych są skutecznie chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem, a dodatkowo – dostawcy usługi chmurowej gwarantują odpowiednie zabezpieczenie w postaci szyfrowania. Aby chronić je w jeszcze większym stopniu, biura rachunkowe powinny pamiętać o regularnych aktualizacjach tych systemów i systematycznym tworzeniu kopii zapasowej danych. Pomocne może być również stosowanie zapory sieciowej (tzw. firewalla), który kontroluje ruch sieciowy w czasie rzeczywistym i wychwytuje zagrożenia, a w razie potrzeby – blokuje dostęp do danych. W kontekście ochrony danych finansowych to absolutna podstawa. Korzyści dla firm wynikające z ekologii i cyfryzacji w księgowości Wdrożenie w biurze rachunkowych ekologicznych rozwiązań i nowoczesnych technologii przynosi firmom księgowym wiele korzyści – od oszczędności kosztów, przez więcej cennego czasu, aż po większą efektywność i lepszą współpracę z klientami. Oszczędność kosztów operacyjnych i czasu pracy Cyfrowe narzędzia i ekologiczne podejście są w stanie zagwarantować sporą oszczędność kosztów w księgowości. Nie ma bowiem potrzeby przechowywania dokumentów w fizycznych archiwach, a tym samym – nie trzeba wynajmować dużych powierzchni biurowych. Elektroniczny obieg dokumentów likwiduje też konieczność drukowania, skanowania czy kopiowania dokumentacji przy użyciu drukarek, kserokopiarek czy skanerów – a to z kolei brak kosztów związanych z zakupem tuszu, papieru i samego sprzętu. Wszystko to wiąże się także z oszczędnością czasu. Wymiana dokumentów między biurem a współpracującymi z nim firmami również odbywa się w całości online, dzięki czemu klienci nie muszą pojawiać się na osobistych spotkaniach i tracić godzin na dojazdy. Księgowi nie muszą z kolei wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności ręcznie, a wyszukiwanie odpowiednich dokumentów w elektronicznych systemach zajmuje im znacznie mniej czasu. Zwiększenie efektywności pracy księgowych W nowoczesnych biurach księgowych w parze z oszczędnością czasu idzie także wzrost efektywności pracy księgowych. Nie poświęcają oni bowiem wielu godzin na obsługę dokumentów i realizację rutynowych zadań – zamiast tego mogą natomiast skupić się na innych czynnościach, których nie da się wykonać bez ingerencji człowieka. To wpływa bezpośrednio na ich wydajność oraz efekty ich pracy, a tym samym – na zadowolenie klientów biura. Automatyzacja procesów księgowych przekłada się ponadto na mniejszą liczbę błędów w dokumentacji. Lepsza współpraca z klientami dzięki nowoczesnym technologiom Zarówno zrównoważone podejście, jak i cyfryzacja biura rachunkowego, ma pozytywny wpływ na jakość obsługi klienta i ogólną współpracę z firmami. Nowoczesne cyfrowe narzędzia umożliwiają wygodną wymianę informacji i dokumentów bez potrzeby organizowania osobistego spotkania. Klienci mają ponadto stały wgląd w swoje dane finansowe w czasie rzeczywistym. Systemy do księgowości online pozwalają na sprawne przesyłanie dokumentów, bieżące monitorowanie statusu rozliczeń czy wygodne prowadzenie rozmów na linii księgowy-firma. Wszystko to znacząco skraca czas oczekiwania na odpowiedź biura i pomaga zwiększyć poziom satysfakcji oraz lojalność klientów. Współpraca z klientami online jest znacznie szybsza, skuteczniejsza i wiąże się z korzyściami dla obydwu stron. Wyzwania związane z ekologią i cyfryzacją w księgowości Mimo wielu zalet cyfryzacji i ekologii w księgowości biura rachunkowe, które chcą iść z duchem czasu, stają także przed pewnymi wyzwaniami. Bariery dotyczą szczególnie wysokich kosztów, konieczności szkolenia personelu czy ochrony danych. Wysokie koszty wdrożenia nowych technologii Jednym z kluczowych wyzwań cyfryzacji w księgowości są wysokie koszty wdrożenia nowych technologii. Obejmują one m.in. wydatki na zakup sprzętu i nowoczesnego oprogramowania do księgowości, koszty implementacji oraz testów systemu czy wydatki na aktualizację infrastruktury informatycznej. Szkolenia dla pracowników również generują dodatkowe opłaty, które często są pomijane w planie wdrożenia. Konieczność szkolenia pracowników w obsłudze nowoczesnych narzędzi Decydując się na wdrożenie ekologicznych i cyfrowych rozwiązań, właściciel biura rachunkowego musi dodatkowo zadbać o dostosowanie firmy do nowych procesów oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Mowa o szkoleniu z zakresu zarówno samej obsługi nowych narzędzi, jak również ich funkcjonalności i głównych korzyści. Niewłaściwe przygotowanie personelu może bowiem prowadzić zarówno do pogorszenia jakości obsługi klienta i opóźnień w procesach księgowych, jak również do poważniejszych błędów w codziennej pracy. To z kolei przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klientów ze współpracy. Ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych Wraz z cyfryzacją rośnie także liczba zagrożeń w sieci, na jakie musi uważać firma księgowa. Biura rachunkowe muszą zatem pamiętać o inwestycji w stosowne zabezpieczenia, aby chronić dane finansowe swoich klientów przed wszelkimi cyberzagrożeniami. Inwestycja w automatycznie aktualizowane programy, zakup oprogramowania antywirusowego czy wykonywanie audytów bezpieczeństwa wiąże się także z dodatkowymi kosztami. Przyszłość ekologii i cyfryzacji w branży księgowej Przyszłość księgowości stoi pod znakiem nowych technologii, sztucznej inteligencji, rozwiązań chmurowych i ekologicznych zmian. Zrównoważone podejście i innowacje technologiczne w księgowości są w stanie zagwarantować firmie z tej branży szereg korzyści i wysoką pozycję na tle konkurencji. Prognozy dotyczące dalszego rozwoju technologii w księgowości Prognozy wskazują na coraz większy udział sztucznej inteligencji w branży księgowości – już teraz AI i uczenie maszynowe pozwalają na automatyzację wielu procesów, m.in. analizy danych, skanowania dokumentów, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikacji dokumentów księgowych. Z roku na rok rozwijać będą się również oprogramowania w chmurze, które gwarantują dużą oszczędność czasu oraz miejsca i pomagają redukować błędy w dokumentacji. W najbliższych latach możemy spodziewać się również wzrostu popularności technologii blockchain. Możliwości wdrażania jeszcze bardziej ekologicznych rozwiązań Dzięki coraz większej świadomości ekologicznej w branży księgowej możliwe będzie wdrażanie kolejnych rozwiązań, które sprzyjają trosce o środowisko i pomagają ograniczyć ślad węglowy. Wśród głównych trendów ekologicznych w księgowości w najbliższych latach królować może m.in. jeszcze większa automatyzacja pracy (koniec papierowych dokumentów), energooszczędne centra danych czy polityka redukcji odpadów generowanych w miejscu pracy. Jak firmy mogą przygotować się na przyszłość? Chcąc jak najlepiej przygotować się na przyszłość, biura ekologiczne powinny zacząć inwestować w nowoczesne technologie, które na przestrzeni lat mogą przynieść ogromne korzyści zarówno im samym, jak i planecie. Już dziś warto postawić na zwiększanie świadomości pracowników, zamianę tradycyjnych, przestarzałych rozwiązań na te cyfrowe oraz na tworzenie strategii, które uwzględniają aspekty cyfryzacji i ekologii. Dzięki adaptacji do stale zmieniającego się środowiska technologicznego biura będą miały szansę uzyskać i utrzymać konkurencyjność na rynku.

ZUS IMIR to dokument, który zastąpił formularz ZUS RMUA, umożliwiając pracodawcom efektywne przekazywanie pracownikom informacji o odprowadzanych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Co zawiera deklaracja ZUS IMIR? Dokument ten zawiera szczegółowe dane, takie jak: dane identyfikacyjne pracownika wymiar czasu pracy zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) podstawę wymiaru składek wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne informacje o przerwach w opłacaniu składek dane o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach za czas niezdolności do pracy Te informacje pomagają pracownikom w weryfikacji poprawności odprowadzanych składek Terminy i forma przekazania ZUS IMIR Płatnicy składek mają obowiązek przekazać roczną informację ZUS IMIR do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym. Za 2024 rok termin ten upływa 28 lutego 2025 roku. Informację można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem uzyskania zgody pracownika na formę elektroniczną. Kiedy nie trzeba przekazywać ZUS IMIR? Obowiązek przekazania rocznej informacji nie dotyczy sytuacji, gdy: płatnik składek regularnie informuje pracowników o składkach w formie miesięcznej pracownik pobiera wyłącznie składkę zdrowotną pracownik jest emerytem lub rencistą W takich przypadkach roczna informacja jest przekazywana tylko na żądanie pracownika. Generowanie deklaracji rozliczeniowych w systemie HR Aby usprawnić proces generowania deklaracji i ich wysyłki do Urzędu Skarbowego oraz pracowników, warto skorzystać z dedykowanych do tego systemów , które automatyzują te procesy. Takie rozwiązania zapewniają aktualne wzory deklaracji na dany rok i ułatwiają zarządzanie procesami kadrowymi, takimi jak rekrutacja, onboarding, ewidencja czasu pracy czy kadry i płace. ZUS IMIR w enova365 Deklaracje IMIR można wygenerować np. w systemie enova365. Na kartotece pracownika jest możliwość przygotowania informacji IMIR zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację IMIR można utworzyć za pomocą przycisku 'Nowy (ZUS IMIR). Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna. Następnie w polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc, za który ma zostać naliczona deklaracja IMIR lub jeżeli deklaracja jest przygotowana za okres roku to wówczas w polu Deklaracja za rok należy uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacja IMIR. Po uzupełnieniu pozostałych danych, takich jak data oraz data wypełnienia (identyfikator deklaracji jest nadawany automatycznie), wybieramy Przelicz. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji ZUS IMIR. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile pole 'Zatwierdzona’ nie zostało zaznaczone.).Przygotowaną i przeliczoną informację ZUS IMIR można wydrukować, wybierając opcję 'Informacja ZUS IMIR’ w menu drukarki. ZUS IMIR w  Symfonia R2Płatnik Możliwość seryjnego wydruku informacji zawierających te same dane co formularz IMIR, umożliwia pozycja menu głównego Raporty – Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej. Przed wydrukiem należy określić pracowników, dla których mają zostać przygotowane informacje, oraz okres dochodów (listy płac uwzględniane na podstawie daty wypłaty). Przygotowane wydruki na ekranie możemy albo wydrukować (Drukuj wszystkie dokumenty), albo wybieramy funkcję wysłać mailem do poszczególnych pracowników (Wyślij wydruki do pracowników). Wydruk raportu dla pojedynczego pracownika dostępny jest bezpośrednio na liście pracowników. Zarządzanie procesami HR Nowoczesne systemy HR oferują kompleksowe zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi, w tym: rekrutację i onboarding pracowników legalizację zatrudnienia cudzoziemców ewidencję czasu pracy i wnioski urlopowe kadry i płace zarządzanie szkoleniami delegowanie pracowników za granicę Dzięki tym funkcjonalnościom przedsiębiorstwa mogą efektywnie zarządzać swoimi zasobami ludzkimi. ZOBACZ TAKŻE: JPK CIT – Nowy obowiązek raportowania od 1 stycznia 2025 roku Podsumowanie ZUS IMIR to kluczowy dokument umożliwiający pracownikom weryfikację poprawności odprowadzanych składek. Płatnicy składek powinni pamiętać o terminowym przekazywaniu tych informacji oraz o sytuacjach, w których nie mają obowiązku ich dostarczania. Wykorzystanie nowoczesnych systemów może znacznie ułatwić proces generowania i przekazywania deklaracji rozliczeniowych.

Aby sprostać wyzwaniom pracy w biurze rachunkowym, konieczne jest ciągłe podnoszenie kwalifikacji oraz bieżące aktualizowanie wiedzy. Niezbędna jest dobra organizacja zadań, dostosowanie się do różnych oczekiwań klientów, jak i umiejętność pracy pod presją czasu. W związku z tym, każde narzędzie, które może usprawnić codzienną działalność i odciążyć księgowych, rachmistrzów, kadrowych czy doradców podatkowych, jest niezwykle cenne. Jednym z takich rozwiązań jest technologia chmurowa, o czym przekonujemy w naszym case study ze współpracy z firmą MBR Księgowość. InsERT dla biura rachunkowego MBR Księgowość to krakowskie biuro rachunkowe, które swoją działalność rozpoczęło w 2016 roku. Świadczy ono pełną obsługę księgowo-kadrową dla jednoosobowych działalności gospodarczych i małych spółek. Oprócz standardowych usług, swoim klientom oferuje również reprezentowanie przed urzędami, np. ZUSem czy Urzędem Skarbowym.  Swoje działanie MBR Księgowość opiera na indywidualnym podejściu do każdego zlecenia. Firma stawia na częsty kontakt ze zleceniodawcami, chce, aby byli oni świadomi zmian w zakresie rozliczania spółek, prowadzenia działalności czy prawa pracy. To z kolei wymaga pełnego zaangażowania, a tym samym – najlepszych narzędzi, które pozwolą zautomatyzować niektóre procesy i jednocześnie zoptymalizować czas pracy. MBR Księgowość od samego początku korzysta z profesjonalnych produktów producenta systemów ERP: InsERT. Wybór ten podyktowany jest nie tylko popularnością rozwiązań tej firmy, ale także funkcjonalnościami, które spełniają wymogi ustaw podatkowych i rachunkowych. Korzystanie z zawsze aktualnego systemu ERP jest wręcz koniecznością w przypadku usług kadrowo-księgowych. Oferta InsERT dla biura rachunkowego spełnia najpilniejsze kryteria. Jak twierdzą właścicielki biura, jest to przyjazny w obsłudze program, jego aktualizacja nie sprawia problemów. Szczególne zadowolenie wzbudza Linia Pro ze wszystkimi swoimi nowinkami. InsERT w chmurze – zalety dla biura rachunkowego Decyzja o skorzystaniu z technologii chmurowej zapadła już na samym początku istnienia firmy. Biuro MBR Ksiegowość nie musiało zatem przechodzić migracji. Zakupioną licencję aplikacji ERP od razu powierzyło nam do zainstalowania w chmurze, co było podyktowane kwestiami bezpieczeństwa i logistyką – w biurze nie było przestrzeni na osobną serwerownię. Przechowywanie danych w chmurze i tzw. zdalny dostęp do aplikacji jest znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem od posiadania własnego fizycznego serwera w biurze. Decydując się na własny sprzęt, Klient musiałby ponieść wydatki związane z zapewnieniem ochrony fizycznej, antywłamaniowej, przeciwpożarowej. Nie wspominając o tym, że serwer, jak słusznie zauważył nasz Klient, zajmuje miejsce. Potrzebuje odpowiednich warunków temperaturowych do wydajnej pracy, bieżącego serwisowania, a także dodatkowych elementów infrastruktury do tworzenia kopii zapasowych czy zapewnienia nieprzerwanej pracy serwera w razie awarii zasilania czy braku prądu. Skorzystanie z oferty Itmation było odpowiedzią na wszystkie te potrzeby. W cenie abonamentu MBR Księgowość otrzymało stabilną i bezpieczną możliwość codziennej pracy z systemem ERP, niezależnie od lokalizacji. Na przestrzeni ośmiu lat działalności, Klientowi zdarzało się rozwiązywać współpracę z różnymi dostawcami, jeżeli jakość ich usług nie była odpowiednia. Współpraca z Itmation zaś wygląda inaczej. Na wybór naszej oferty wpłynęła cena, jakość, szybki i łatwy kontakt. Z biegiem lat MBR Księgowość zdecydowało się także na poszerzenie usługi o opiekuna InsERT, który jest wsparciem w zakresie licencjonowania czy dobierania dodatkowych funkcjonalności aplikacji. Podsumowanie Jak Klient ocenia całokształt dotychczasowej współpracy z Itmation? Usługa Itmation jest przede wszystkim wygodnym rozwiązaniem. Doceniamy jego bezpieczeństwo, dostęp do aplikacji ERP z każdego miejsca, co pozwala nam na pracę online oraz oszczędność miejsca w biurze. Mamy spokojną głowę o to, że ktoś czuwa nad bezpieczeństwem naszych danych. Nie trzeba przenosić serwerów przy przeprowadzkach, a te zdarzyły się u nas dotychczas pięć razy. Cenimy we współpracy z Itmation także szybki i łatwy kontakt, możliwość poszerzania wachlarzu usług. W razie problemów od razu otrzymujemy pomoc w rozwiązaniu.  Renata Cukierska Współwłaścicielka , MBR Księgowość.

Audyty i badania przeprowadzane przez biegłych rewidentów stanowią kluczowy element zapewnienia transparentności i wiarygodności działalności przedsiębiorstw. W Symfonii doskonale zdajemy sobie sprawę z wyzwań, jakie niesie ze sobą ten proces, zwłaszcza w kontekście rosnących wymagań regulacyjnych oraz oczekiwań interesariuszy.   Dlatego też, z myślą o Was – naszych klientach, przygotowaliśmy serię pytań i odpowiedzi, które mają na celu nie tylko rozwiać Wasze wątpliwości, ale również wyposażyć Was w niezbędną wiedzę i narzędzia, by ten proces przejść jak najłagodniej. Nasz zespół ekspertów zgłębił najczęściej pojawiające się pytania dotyczące audytów i badań przeprowadzanych przez biegłych rewidentów, aby móc dostarczyć Wam praktyczne i przystępne odpowiedzi, które wspomogą Was na każdym etapie tego procesu.  Zapraszamy do zapoznania się z naszym zbiorem pytań i odpowiedzi, mając nadzieję, że staną się one solidnym fundamentem, na którym będziecie mogli oprzeć swoje działania audytowe.    Jak mogę wykorzystać plik JPK_KR do raportowania w Excelu przy użyciu Symfonii Finanse i Księgowość?  Plik JPK_KR zawiera szczegółowe informacje na temat ksiąg rachunkowych i może być doskonałym źródłem raportowania. Aby ułatwić Ci wykorzystanie danych zawartych w JPK_KR udostępniamy raport, który na podstawie wczytanego przez Ciebie, dowolnego, pliku JPK_KR umożliwi przygotowanie takich zestawień jak:  dziennik księgowań   zapisy księgowe   obroty   Aby skorzystać z raportu wykonaj poniższe czynności:  Pobierz arkusz Dziennik_zapisow_ksiegowych.xlxs dostępny na dole strony  Wygeneruj raport JPK_KR  za interesujący Cię okres i zapisz go na dysku  Otwórz arkusz Dziennik zapisów księgowych i przejdź na zakładkę JPK_KR  kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolny wiersz arkusza i pod prawym przyciskiem myszy wybierz opcję XML -> Importuj.   Wskaż wcześniej zapisany plik JPK_KR  Przejdź w arkuszu na zakładkę Obrotówka  Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym polu tabeli i wybierz Odśwież. Program zaczyta do arkusza dane z zaimportowanego pliku JPK_KR    Czym jest ślad rewizyjny w Symfonii Finanse i Księgowość i jak mogę z niego korzystać?   W programie Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia ERP Finanse i Księgowość dostępny jest raport Historii zmian, w którym można prześledzić listę zarejestrowanych zmian we wprowadzonych dokumentach.  Więcej szczegółów na temat tego raportu znajdziesz artykule Historia zmian    Raport Historii zmian jest dostępny w pakiecie uniwersalnym i profesjonalnym. Jeśli posiadasz pakiet ekonomiczny i chciałbyś mieć dostęp do tego raportu skontaktuj się ze swoim opiekunem handlowym.       Jak utworzyć raport Zestawienia Obrotów i Sald w Excelu przy użyciu Symfonii?  Aby wykonać raport Zestawienia Obrotów i Sald i zapisać go do pliku Excel wykonaj następujące czynności:  Wejdź w menu Raporty->Konta->Obroty kont w miesiącu  Wybierz interesujące Cię kryteria. Pamiętaj o zaznaczeniu opcji Eksport do Excela  Program wygeneruje raport w postaci do druku i jednocześnie wyświetli to samo zestawienie w programie Excel.     Jak Symfonia Finanse i Księgowość obsługuje bazy danych?  Informacje wprowadzane w czasie pracy z programem zapisywane są w plikach o specjalnej organizacji, zwanych bazami danych. Obsługa zapisu i wykorzystywania informacji z baz danych jest prowadzona przy pomocy serwera baz danych.  Szarsze informacje na temat obsługi baz danych znajdziesz w materiale: Obsługa baz danych    Gdzie znajdę wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w programie Symfonia?  Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych programu Symfonia produkcji Symfonia sp. z o.o. znajdziesz w poniższym linku: Wykaz zbiorów danych    Jakie algorytmy i reguły obliczeń stosowane są w Symfonii Finanse i Księgowość?  W poniższym linku znajdziesz informacje na temat algorytmów o jakie oparte jest działanie programów Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia ERP Finanse i Księgowość. Dowiesz na jakich zasadach oparte jest:  tworzenie różnic kursowych  działanie rozrachunków  generowanie bilansu otwarcia  księgowanie dokumentów  wyliczanie sprawozdań  itp.  Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w materiale: Algorytmy i reguły obliczeń    Jakie wymogi ustawy o rachunkowości spełniają programy Symfonii?  Wymogi stawiane programom finansowo – księgowym w Ustawie o Rachunkowości, a programy Symfonii  Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r obowiązuje od dnia 1 stycznia 1995 r. z późniejszymi zmianami w kolejnych latach.  W poniższym linku znajdziesz wymagania, jakie ustawa stawia w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu specjalistycznego oprogramowania wraz z informacją w jaki sposób zostały one zrealizowane w programach Symfonii.   Wymogi ustawy o rachunkowości    Gdzie mogę zadać dodatkowe pytania dotyczące korzystania z Symfonii Finanse i Księgowość?  Dodatkowe pytania można zadawać w Społeczności Klientów Symfonii, gdzie skupieni są specjaliści, praktycy oraz partnerzy gotowi udzielić wsparcia i odpowiedzi na nurtujące pytania. Możesz je zadać w Społeczności Klientów Symfonii.   Nasza Społeczność skupia specjalistów, praktyków korzystających na co dzień z oprogramowania Symfonii, a także specjalistów Zespołu Wsparcia Technicznego Produktu, wdrożeniowców rozwiązań Symfonii oraz partnerów. 

Koniec roku podatkowego i początek nowego roku to dla biur rachunkowych okres naprawdę intensywnej pracy. O czym należy pamiętać w kontekście deklaracji rocznych, prowadząc własne biuro?   Deklaracje roczne – podstawowe informacje Każdy przedsiębiorca podlega obowiązkowi składania zeznania rocznego PIT – bez względu na to, jaką wybrał formę opodatkowania działalności gospodarczej. Roczna deklaracja PIT to rozliczenie podatku, stanowiące podstawę do jego zapłaty. Zawiera ona podstawowe informacje na temat kosztów, przychodów, wybranej formy opodatkowania czy ulg, którym podlega przedsiębiorca. Osoby, które jako formę opodatkowania działalności wybrały skalę podatkową, składają deklarację PIT-36. W przypadku firm opodatkowanych podatkiem liniowym jest to PIT-36L, z kolei w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – PIT-28. Właściciele firm opodatkowanych kartą podatkową są zobowiązani do złożenia formularza PIT-16A. Jeżeli przedsiębiorca posiada dwa rodzaje działalności opodatkowane na różne sposoby, musi złożyć dwie deklaracje.   Formularze PIT tylko w formie elektronicznej Przygotowując się do złożenia w imieniu klientów poszczególnych deklaracji, trzeba pamiętać, że niektóre z nich można przekazać wyłącznie drogą elektroniczną. Mowa m.in. o formularzach PIT-11, PIT-4R czy PIT-8AR. Nie ma w tym przypadku znaczenia liczba klientów ani liczba zatrudnianych przez nich osób – od 2015 roku biura rachunkowe nie mogą przekazywać deklaracji w inny sposób. Przykładowo, przekazanie PIT-11 odbywa się za pośrednictwem strony internetowej https://www.podatki.gov.pl./, z kolei do składania formularza PIT-4R służy strona www Ministerstwa Finansów. Przesyłanie tych deklaracji jest więc możliwe dopiero po opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.   Zapewnienie przez klientów pełnomocnictwa W sytuacji, gdy klient biura rachunkowego nie udzielił księgowemu pełnomocnictwa, chcąc złożyć deklaracje roczne, biuro musi najpierw takie pełnomocnictwo uzyskać. Należy wówczas zadbać o wszystkie formalności związane z jego udzieleniem. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie płatnik zgłasza naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. W celu upoważnienia księgowego do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie w imieniu podatnika służy pełnomocnictwo UPL-1. Co ważne, to sam księgowy, a nie całe jego biuro, zostaje uprawniony do składania i podpisywania deklaracji za klienta. Przeczytaj także: Co to jest czynny żal? – Symfonia Ankieta do zeznań rocznych Przed przystąpieniem do przygotowywania deklaracji PIT dla swoich klientów, biura rachunkowe mogą stworzyć ankietę, która okaże się pomocna podczas dalszej pracy. Ważne, aby obejmowała ona takie elementy jak rodzaj wykorzystywanych ulg podatkowych czy chęć rozliczania wspólnie z małżonkiem. Po otrzymaniu jasnych informacji w formie wypełnionych ankiet księgowi będą mogli znacznie szybciej przygotować deklaracje roczne, bez konieczności wykonywania dodatkowych telefonów do swoich klientów.

Coraz więcej polskich firm decyduje się na przeniesienie księgowości do chmury. Aby dowiedzieć się, dlaczego, trzeba poznać różnice występujące między tradycyjnym oprogramowaniem księgowym a programem do księgowości w chmurze. Porównamy dziś te dwa rozwiązania! Oprogramowanie księgowe w chmurze Oprogramowanie do księgowości w chmurze zapewnia dostęp do danych bez względu na porę czy miejsce. Wystarczy posiadać login oraz hasło użytkownika i skorzystać z urządzenia z dostępem do Internetu – nie tylko komputera, ale i smartfona czy tabletu. Do danych w chmurze mają dostęp tylko uprawnieni użytkownicy – np. pracownicy działu księgowości. Za utrzymanie chmury odpowiada sam dostawca usługi chmurowej, który udostępnia serwer przedsiębiorstwu. Dane przechowywane w chmurze są automatycznie aktualizowane i skutecznie zabezpieczone przed utratą, zniszczeniem czy atakiem hakerów. Chmura znacząco ułatwia poszukiwanie dokumentów, np. konkretnej faktury, przyspieszając tym samym pracę. Korzystając z oprogramowania księgowego w chmurze, firma nie ma potrzeby inwestowania w drogą infrastrukturę czy urządzenia. Tego typu rozwiązanie wybierane jest częściej w firmach, których pracownicy pracują zdalnie. Praca z miejsca oddalonego od siedziby przedsiębiorstwa nie stanowi w tym przypadku problemu, gdyż dostęp do danych jest możliwy w każdej chwili i w każdym miejscu. Oprogramowania do księgowości w chmurze to nowocześniejsze rozwiązanie, które wybiera coraz więcej firm – zwłaszcza tych nowopowstałych. Tradycyjne oprogramowanie księgowe Tradycyjne oprogramowanie do księgowości opiera się na lokalnym serwerze, czyli obiekcie fizycznym. To łatwe w użyciu rozwiązanie, które wykorzystuje się od wielu lat. Właścicielem oprogramowania staje się w tym przypadku sam użytkownik – wszelkie aktualizacje leżą więc po jego stronie. Stosują je zazwyczaj przedsiębiorstwa, w których wszyscy pracownicy wykonują swoje obowiązki stacjonarnie, korzystając z komputerów podłączonych do sieci wewnętrznej. Dostęp do danych jest możliwy bowiem wyłącznie w firmie, właśnie podczas użytkowania znajdującego się tam sprzętu z konkretnym programem. Oprogramowanie lokalne wiąże się z większymi kosztami niż to w wersji chmurowej – utrzymanie serwerów i sam zakup sprzętu generują duże wydatki. Tradycyjny program do księgowości a program w chmurze – różnice Między oprogramowaniem w chmurze a tym w wersji tradycyjnej występują pewne kluczowe różnice. Przede wszystkim, pierwsze z nich umożliwia wygodny dostęp do danych z różnych miejsc i bez względu na godzinę czy datę. Pracując na tradycyjnym oprogramowaniu do księgowości, specjalista nie może już odszukać potrzebnych danych, przebywając poza siedzibą firmy. Oprogramowania tradycyjne są również bardziej narażone na ataki hakerskie – awaria lub kradzież sprzętu też może się w tym przypadku wiązać z całkowitą utratą przechowywanych informacji. W przypadku rozwiązań chmurowych dane są natomiast chronione w takim stopniu, że nawet gdy dostaną się w niepowołane ręce, przestępca nie może odczytać ich bez specjalnego klucza. To zasługa specjalnego szyfrowania. Przeczytaj także: Analiza kosztów: czy chmura jest opłacalna dla Twojej firmy? – Symfonia Różnica między oprogramowaniem tradycyjnym a chmurowym widoczna jest także w cenie – utrzymanie lokalnych serwerów generuje większe koszty niż opłacanie usługi chmurowej. Korzystającz pierwszego z nich, użytkownik musi ponadto stale pamiętać o niezbędnych aktualizacjach –w przypadku chmury wszelkie aktualizacje odbywają się same. Jak widać, oprogramowanie księgowe w chmurze to wyjątkowo wygodne rozwiązanie, które znacząco usprawnia i automatyzuje pracę księgowego oraz innych działów firmy. Oszczędność kosztów i czasu, łatwość obsługi, automatyczne uaktualnienia czy bezproblemowy, stały dostęp zdecydowanie przemawiają za wyborem właśnie takiego systemu. Ostateczna decyzja należy jednak do samego przedsiębiorcy – wiele firm wciąż korzysta z programów wymagających instalacji serwera. Stojąc przed wyborem, warto wypróbować oprogramowanie do księgowości w chmurze przez krótki okres – np. jeden lub dwa miesiące – aby sprawdzić jego funkcjonalności oraz zalety.

Innowacyjna transformacja sposobu zawierania umów – z tradycyjnego na elektroniczny – nie tylko przyspieszyła i uprościła ten proces. Uwolniła też czas pracowników, umożliwiła redukcję kosztów oraz wyeliminowanie błędów i osobistych wizyt w biurze. Sprawdź, jak łatwe jest zawieranie umów drogą elektroniczną w środowisku enova365. Najważniejsze informacje: W tym artykule opowiemy o tym, w jaki sposób firma Blacksoft – Autoryzowany Partner enova365 – przyspieszyła i uprościła proces podpisywania umów w firmie Adiutor Sp. z o.o.. Jeżeli go przeczytasz dowiesz się między innymi: dlaczego firma Adiutor chciała przejść na zawieranie umów drogą elektroniczną? jak przebiegał proces podpisywania umów przed wdrożeniem rozwiązania Blacksoft? z jakich etapów składa się teraz zawarcie e-umowy? jakie oprogramowanie wykorzystano do wdrożenia innowacyjnego rozwiązania w Adiutor? jak Adiutor skorzystał, dzięki wdrożeniu? Jak wyglądał proces generowania i podpisywania umów w Adiutor przed wdrożeniem pełnej automatyzacji Adiutor Sp. z o.o. to firma z siedzibą w Toruniu, w województwie kujawsko-pomorskim, obecna na rynku od 2006 roku. Specjalizując się w branży opieki, firma ma na celu zapewnienie legalnego zatrudnienia dla opiekunów osób starszych na terenie Niemiec. Głównym obszarem aktywności firmy Adiutor jest świadczenie usług opieki oraz szeroko rozumianej pomocy w domu. Jeszcze przed wdrożeniem pełnej automatyzacji procesu zawierania umów drogą elektroniczną firma pracowała w środowisku enova365, korzystając z wcześniej wdrożonego modułu Kadry Płace. Przed wdrożeniem autorskiego rozwiązania zaprojektowanego przez firmę Blacksoft proces zawierania umów w Adiutor przebiegał następująco. Przygotowane przez Blacksoft wydruki umów zlecenie były generowane w firmie Adiutor i drukowane z poziomu formularza pracownika w module Kadry Płace enova365. W kolejnym kroku zawierano je w formie papierowej. Dane na wydruku umowy zlecenie wczytywały się w sposób automatyczny zależnie od zleceniobiorcy, z którym umowa była nawiązywana. Były to między innymi: numer umowy, imię i nazwisko zleceniobiorcy oraz adres zleceniobiorcy, jego dane kontaktowe, dane o firmie zlecającej, numer REGON, NIP, KRS czy okres trwania umowy. Był to pierwszy krok w stronę automatyzacji całego procesu generowania i podpisywania umów w firmie Adiutor. Generowanie umów w formie elektronicznej, obsługa ich wysyłki, elektronicznego zatwierdzania oraz integracja całego procesu z systemem enova365 były następnymi celami dla zespołu Blacksoft. Naszym głównym celem było dostarczenie Klientowi kompleksowego i efektywnego narzędzia, które umożliwi szybki i sprawny proces generowania, wysyłki i zatwierdzania umów zawieranych drogą elektroniczną, co zminimalizowałoby potrzebę osobistych wizyt zleceniobiorców w biurze. Naszym priorytetem było także zapewnienie wsparcia technicznego na każdym etapie wdrożenia dodatku oraz po jego zakończeniu Michał Szewczyk CEO, Blacksoft Przejście na zawieranie umów drogą elektroniczną Dodatek „Zawieranie umów drogą elektroniczną” w początkowym etapie umożliwia wygenerowanie umowy zlecenie do wysyłki elektronicznej. Proces ten przebiega następująco. Wprowadzenie zleceniobiorcy do systemu Pracownicy działu kadr i płac wprowadzają w sposób standardowy nowego zleceniobiorcę do systemu. Uwzględniają przy tym jego dane kontaktowe – adres e-mail oraz numer telefonu – które są niezbędne do prawidłowego działania dodatku. Wysyłka e-umowy do zleceniobiorcy Wysyłkę umowy elektronicznej (tzw. e-umowy) do zleceniobiorcy na wskazany adres e-mail obsługuje worker „Generowanie umowy”. Po jego kliknięciu zleceniobiorca dostaje wiadomość e-mail z odnośnikiem do umowy. Umowa generowana przez Harmonogram zadań dotarła do zleceniobiorcy Uzupełnienie danych przez zleceniobiorcę Odnośnik odwołuje się do strony obsługiwanej przez IIS. Zleceniobiorca podaje tam swój numer PESEL, a po jego zatwierdzeniu otrzymuje wydruk w formacie PDF, wygenerowany z poziomu enova365. Zleceniobiorca akceptuje oświadczenia i zgody oraz uzupełnia pola z numerem konta bankowego i nazwą banku. Dostępna jest również możliwość wypłaty gotówką. Otrzymanie przez zleceniobiorcę tokenu Po wypełnieniu pól i akceptacji oświadczeń zleceniobiorca dostaje powiadomienie SMS z uniwersalnym numerem tokenu. Token ten podaje na stronie jako ostateczny etap zawarcia umowy drogą elektroniczną. Można powiedzieć, że umożliwia on podpis online. Podpis online umowy przy pomocy tokenu Wpisanie przez zleceniobiorcę tokenu powoduje jednoczesną aktualizację w cechach na formularzu umowy w enova365. Zmienia się stan umowy, wyświetlają się informacje o dacie i godzinie podpisania umowy, numerze tokenu, adresie e-mail zleceniobiorcy oraz jego numerze PESEL. Pracownik ma również dostęp do tego samego odnośnika do umowy, jaki otrzymał zleceniobiorca w wiadomości mailowej. Możliwość wygenerowania wydruku podpisanej umowy Te zaktualizowane informacje umożliwiają pracownikowi wygenerowanie przygotowanego przez Blacksoft wydruku podpisanej umowy zlecenie, opatrzonej specjalnie przygotowaną pieczątką w miejscu podpisu zleceniobiorcy. Moduły enova365 i rozwiązania Blacksoft wykorzystane przy wdrożeniu W omawianym rozwiązaniu wykorzystano następujące moduły enova365: Kadry i Płace – moduł systemu ERP enova365, który usprawnia pracę pracowników działów kadr, w tym umożliwia ewidencję i rozliczanie umów – także umów z pracownikami zewnętrznymi, CRM – moduł systemu ERP służy przede wszystkim do zarządzania relacjami z klientami, w tym pozwala gromadzić informacje o wszystkich czynnościach i zadaniach wykonanych w stosunku do klienta, Harmonogram zadań to moduł systemu enova365, który sprawia, że niektóre zadania, dotąd wykonywane przez człowieka mogą być inicjowane przez system. Dodatkowo wykorzystano autorską aplikację webową Blacksoft, kompatybilną z enova365, która obsługuje wygenerowane z programu umowy. Umożliwia zleceniobiorcom zapoznanie się z umową oraz jej zaakceptowanie bądź odrzucenie. Informacja o stanie umowy przechowywana jest na serwerze, gdzie działająca usługa nasłuchu przesyła informację o potwierdzonej bądź odrzuconej umowie do enova365. Korzyści z przejścia na zawieranie umów drogą elektroniczną Najważniejszą korzyścią, jaką zauważyła firma Adiutor po wdrożeniu opisanych wyżej rozwiązań jest przyspieszenie i uproszczenie procesu podpisywania umów. Pracownicy mogą generować umowy bezpośrednio w enova365, eliminując konieczność korzystania z dodatkowych narzędzi czy programów. Dzięki automatycznej wysyłce umów drogą mailową, są one dostarczane praktycznie natychmiastowo. To znacznie przyspiesza cały proces zawierania umów i redukuje czas oczekiwania. Dzięki modułowi automatycznego generowania, wysyłki i podpisu elektronicznego umów, zyskaliśmy czas poświęcany na przygotowanie kompletu dokumentów. Atutem rozwiązania jest fakt, że od razu otrzymujemy informację, czy kandydat zgadza się zapisami umowy i czy ją akceptuje. Graficzne rozwiązanie z pieczątką na umowie oraz generowanym certyfikatem – dodatkowo uwiarygadniają oświadczenia stron o zawarciu umowy. Aneta Sieradzka Dyrektor Zarządzający, Adiutor Sp. z o.o. Przejście na e-umowy przyniosło też szereg innych korzyści. Ograniczenie ilości wykorzystywanego papieru – przeważająca forma dokumentowa to teraz wersja elektroniczna, choć istnieje możliwość łatwego wydrukowania podpisanych umów. Eliminacja błędów – automatyczne zaczytywanie danych na wydrukach umów i ich automatyczna wysyłka minimalizują ryzyko popełnienia błędu na takich etapach jak na przykład ręczne uzupełnianie danych zleceniobiorcy czy wysyłka na niepoprawny adres pocztowy; Eliminacja konieczności osobistych wizyt w biurze – dzięki możliwości podpisywania umów drogą elektroniczną, zleceniobiorcy nie muszą już przychodzić do biura, aby fizycznie podpisać umowę

Modyfikacja umów z klientami to jedno z działań, które musi podjąć każde biuro rachunkowe w związku z wejściem w życie KSeF 1 lipca 2024 r. Sprawdź, jak po tej zmianie powinna wyglądać umowa z biurem rachunkowym. Dowiedz się, czy biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność karną za faktury wprowadzane do KSeF. Umowa z biurem rachunkowym − adaptacja do KSeF Wdrożenie KSeF to nie tylko wyzwanie pod względem informatycznym i organizacyjnym, ale także pod względem prawnym. Mianowicie w umowie między klientem a biurem rachunkowym powinny pojawić się nowe zapisy. Będą one dotyczyć przede wszystkim sposobu dostarczania dokumentów do biura. Co prawda, po 1 lipca 2024 r. w obiegu nadal mogą być faktury papierowe, ale ważna będzie tylko taka faktura, która zostanie wprowadzona do KSeF w dniu wystawienia. Wyjątkiem jest awaria systemu KSeF lub problemy techniczne leżące po stronie podatnika. W tym drugim wypadku może chodzić np. o awarię komputera, gdzie jest zainstalowane oprogramowanie do obsługi KSeF, awarię sieci internetowej lub inne przyczyny techniczne. W takiej sytuacji podatnik powinien wprowadzić do KSeF faktury wystawione w trybie offline najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jeśli obowiązek wprowadzenia faktur do KSeF podatnik sceduje na biuro rachunkowe, to w przypadku dokumentów wystawianych w formie papierowej podatnik musiałby takie dokumenty każdego dnia przekazywać do biura rachunkowego. Przekazanie faktur sprzedażowych, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej dopiero po zakończeniu miesiąca w przypadku przerzucenia obowiązku ich wprowadzania do KSeF na biuro rachunkowe nie pozwalałoby na terminową realizację tego zadania. Konieczność zmiany umowy dotyczącej obsługi księgowej będzie dotyczyć również tych biur rachunkowych, które przeszły już na elektroniczny obieg dokumentów. W przypadku faktur zakupowych możliwe są dwie opcje: klient przekaże na rzecz biura rachunkowego uprawnienia do pobierania faktur z KSeF. klient będzie sam pobierał faktury z KseF, po czym przekaże je do biura. Taka sama zasada będzie dotyczyć faktur sprzedażowych. W tym wypadku obowiązek wprowadzania faktur do KSeF może leżeć albo po stronie klienta, albo po stronie biura rachunkowego. Wszystko będzie zależeć od zapisów w umowie. To pokazuje, jak ważna jest odpowiednia umowa z biurem rachunkowym. Wzór obiegu dokumentów i nadanych uprawnień wynikających z tego dokumentu będzie wpływał nie tylko na komfort pracy pracowników biura rachunkowego, ale również na zadowolenie ze strony klienta. Taka umowa pozwoli też na uniknięcie nieporozumień związanych z korzystaniem z KSeF. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365 daje klientom możliwość wprowadzenia uwag, komentarzy bądź całkowitego odrzucenia faktury pochodzącej z KSeF Zmiany w obowiązkach biura rachunkowego z uwagi na KSeF Wiemy już, że od 1 lipca 2024 roku aktualizacji powinna ulec umowa z biurem rachunkowym. Na co zwrócić uwagę wprowadzając zmiany do tego dokumentu? Uprawnienia do pobierania faktur z KSeF w imieniu przedsiębiorcy Przedsiębiorca powinien określić zakres uprawnień, jakie przekaże właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Jeżeli biuro rachunkowe otrzyma odpowiednie upoważnienie od przedsiębiorcy będzie mogło pobierać bezpośrednio z tego systemu faktury wystawione zarówno przez klienta, jak i jego kontrahentów. Ustalenie sposobu weryfikacji faktur Warto ustalić, w jaki sposób przebiegać będzie merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów.  Pomóc w tym mogą narzędzia, które pozwolą dodać odpowiednie informacje do dokumentu elektronicznego w taki sposób, żeby biuro rachunkowe mogło uzyskać informacje niezbędne dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu. Szczególnie cenionym przez użytkowników rozwiązaniem jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego ‒ rozwiązanie enova365 pozwalające na wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online, między innymi w zakresie ostatecznej klasyfikacji kosztów i przychodów. enova365 pozwala na różne modele pracy, między innymi takie, w których klient ma możliwość wprowadzenia uwag, komentarzy bądź całkowitego odrzucenia faktury pochodzącej z KSeF, zanim zostanie zaksięgowana. Taka opcja jest istotna, bo może się zdarzyć, że niektóre faktury nie będą miały związku z prowadzoną działalnością. Innym przypadkiem może być wystawianie faktur sprzedaży na niewłaściwego kontrahenta lub z niewłaściwą wartością transakcji. Biuro rachunkowe nie jest w stanie zweryfikować takich sytuacji bez informacji od klienta, dlatego jest tu konieczna zarówno akceptacja, jak i opis ze strony klienta. W przypadku samodzielnego przekazywania przez klienta faktur do biura rachunkowego z pomocą przychodzi inna funkcjonalność Pulpitu. Daje ona możliwość: pobrania dokumentów bezpośrednio z KSeF przez klienta, dokonania ich wizualizacji, udostępnienia ich pracownikowi biura. Dlatego w umowie warto zawrzeć  zasady akceptacji przez przedsiębiorcę faktur otrzymanych od kontrahentów. Umowa RODO Przy okazji zmian w umowie wynikających z KSeF do takiego dokumentu może być dołączona umowa powierzenia z biurem rachunkowym. Często funkcjonuje ona jako osobny dokument, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by umowa RODO z biurem rachunkowym była integralną częścią umowy na obsługę księgową, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań nakładanych przez przepisy o ochronie danych osobowych. Trzeba pamiętać, że przy przetwarzaniu danych osobowych niezbędna jest umowa z biurem rachunkowym. Na co zwrócić uwagę, tworząc taki dokument? Umowa powinna określać zarówno zakres, jak i cel przetwarzania danych. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych niezbędne jest zgłoszenie właściciela takiej działalności do ZUS. W takim zgłoszeniu trzeba podać, między innymi, stopień niepełnosprawności osoby prowadzącej działalność. Taka informacja zalicza się do danych wrażliwych. Jeśli w imieniu klienta takiego zgłoszenia lub jego zmian dokonuje biuro rachunkowe, to umowa powierzenia z biurem rachunkowym musi posiadać zapisy gwarantujące odpowiednią ochronę danych wrażliwych. Dostosowanie obowiązków kontrahenta do wymogów KSeF Jak wspomnieliśmy wyżej, jeśli kontrahent chce, żeby biuro rachunkowe miało dostęp do jego faktur wystawionych lub odebranych w systemie KSeF, to musi nadać mu uprawnienia do korzystania z tego systemu. Takie uprawnienia mogą dotyczyć zarówno podmiotu, jak i osoby fizycznej. Jednak ma to swoje konsekwencje. Przedsiębiorca może przekazać uprawnienia do KSeF bezpośrednio na rzecz biura rachunkowego, wskazując NIP takiego podmiotu. Takie postępowanie wymaga posiadania przez biuro rachunkowe elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej numer NIP. Będzie ona potrzebna do autoryzacji przy korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur. Inną opcją jest nadanie uprawnień konkretnej osobie fizycznej. Może to być zarówno właściciel biura rachunkowego, jak i każdy z jego pracowników. Jednak w przypadku gdy przedsiębiorca nada takie uprawnienia bez możliwości przekazywania ich dalszym osobom, to korzystać z KSeF będzie mogła tylko osoba, która otrzymała upoważnienie. Dlatego jeśli księgowością w danym biurze rachunkowym zajmuje się kilka osób, to dobrym rozwiązaniem jest nadanie przez przedsiębiorcę uprawnień dla właściciela takiego biura z możliwością przekazywania uprawnień dalszym osobom. Nadanie lub odebranie uprawnień jest możliwe w każdym momencie. Dzięki temu można w łatwy sposób zmienić osobę, która będzie obsługiwać klienta na przykład podczas urlopu czy choroby osoby wcześniej upoważnionej do korzystania w jego imieniu z KSeF. Możliwość bezpłatnej integracji z systemem KSeF zapewnia program księgowy dla Biur Rachunkowych od enova365. Odpowiedzialność cywilna i karna biur rachunkowych Kolejna kwestia to odpowiedzialność karna biura rachunkowego. Biuro rachunkowe bedzie ją ponosić, na przykład, jeżeli  w imieniu klienta będzie wystawiać tzw. puste faktury, czyli faktury fikcyjne. Chodzi o faktury, które zostały wprowadzone do obiegu, chociaż dostawa towarów lub świadczenie usług opisane na takiej fakturze nigdy nie miało miejsca. Oprócz odpowiedzialności karnej, w niektórych przypadkach może wystąpić też odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego. Wynika ona z art. 471 Kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że biuro rachunkowe jest zobowiązane do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania swoich obowiązków. Ubezpieczenie OC księgowych Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego może być przedmiotem polisy ubezpieczeniowej. Taką polisę może zawrzeć samo biuro rachunkowe. Istnieje też możliwość zawarcia indywidualnego ubezpieczenia OC przez poszczególnych pracowników biura. Przy podpisywaniu umowy OC warto sprawdzić jej zapisy. Na przykład w przypadku korzystania przez biuro rachunkowe z podwykonawców, niektóre umowy mogą zawierać zapisy, na mocy których ubezpieczyciel rezygnuje z prawa do regresu względem tych podmiotów. Jest to rozwiązanie, które chroni przed odpowiedzialnością nie tylko samo biuro, ale również podmioty, którym to biuro zleca obsługę swoich klientów. Biura rachunkowe, które prowadzą dla swoich klientów pełne księgi rachunkowe muszą wykupić obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jednak jego zakres jest dość ograniczony, a suma obowiązkowego ubezpieczenia określona w rozporządzeniu Ministra Finansów wynosi 10.000 euro. Przy większej skali działalności taka kwota może być niewystarczająca na pokrycie szkody. Dlatego większość biur ma wykupione dodatkowe, dobrowolne ubezpieczenie OC. Zawierając umowę na ubezpieczenie OC księgowego warto sprawdzić jego zakres. Szczegóły wyłączeń znajdują się w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU). Może się okazać, że wykupiona polisa nie chroni np. przed błędami wynikającymi z nieterminowego pobierania faktur z KSeF czy wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Umowa z biurem rachunkowym a KSeF − wnioski Podsumowując, wejście w życie KSeF sprawia, że umowy biura rachunkowego z klientami muszą zostać zmodyfikowane. Warto zdefiniować w nich nowy obieg dokumentów i określić, za co będzie odpowiadać klient, a za co biuro rachunkowe. Warto też wyposażyć biuro rachunkowe w narzędzia, które usprawnią wymianę dokumentów między klientami a biurem rachunkowym. Są nimi np. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego oraz system ERP, który łączy klientów z KSeF bez dodatkowych opłat.

Wiele średnich i dużych polskich firm decyduje się na współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym na rzecz zatrudniania księgowego na etacie. Jakie korzyści przynosi przedsiębiorcom takie rozwiązanie, a co niekoniecznie jest jego zaletą? Zalety korzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa – nie tylko tego mniejszego, ale również średniego i dużego. Jedną z kluczowych zalet jest spora oszczędność pieniędzy. Koszty outsourcingu usług rachunkowych są znacznie niższe niż koszty zatrudnienia księgowego na etacie. Korzystanie z usług zewnętrznego biura likwiduje wydatki związane nie tylko z wynagrodzeniem czy składkami ZUS, ale i zakupem sprzętu biurowego czy specjalistycznych programów księgowych. Co więcej, firma pozostaje w stałym kontakcie z biurem i w razie ewentualnych pytań lub wątpliwości może zasięgnąć opinii specjalisty. Coraz więcej biur rachunkowych oferuje też wsparcie radcy prawnego czy doradcy podatkowego – a to pozwala przedsiębiorcy korzystać z dodatkowych usług. Kolejną zaletą tego typu rozwiązania jest wzrost efektywności firmy. Zarówno sam właściciel, jak i pracownicy przedsiębiorstwa, mogą skupić się na swoich podstawowych zadaniach i celach. To również duża oszczędność czasu, który przedsiębiorca musiałby poświęcić na rekrutację oraz monitorowanie pracy etatowego księgowego. Korzystanie z outsourcingu usług rachunkowych wiąże się także terminowością i skrupulatnie zarządzaną dokumentacją. Specjaliści pracujący w biurach rachunkowych są ponadto na bieżąco z aktualnymi przepisami – a te często ulegają zmianom, za którymi właściciel firmy z innej branży nie jest w stanie nadążyć.   Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym – czy ma wady? Tak jak każde rozwiązanie, korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego oprócz wielu korzyści ma jednak pewne minusy. Niezwykle ważny jest dokładny research oraz przemyślany wybór biura – istnieje bowiem ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnym biurem. Ponadto, oddając firmową księgowość w ręce biura rachunkowego, przedsiębiorca nie ma już stałej kontroli nad kwestiami finansowo-podatkowymi swojej firmy. Jedną z wad tego rodzaju współpracy mogą być także pewne problemy komunikacyjne. Większość biur oferuje obecnie możliwość współpracy zdalnej i jest do dyspozycji klientów pod telefonem. Warto jednak mieć na uwadze, że podmioty te zajmują się księgowością wielu firm jednocześnie, a to może powodować pewne opóźnienia w kontaktach. Co więcej, w przypadku dużych przedsiębiorstw koszty współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym mogą się okazać zaskakująco wysokie. Oprogramowanie księgowe – alternatywa dla outsourcingu Doskonałą alternatywą dla współpracy z zewnętrznym biurem jest wdrożenie w firmie specjalnego oprogramowania do zarządzania kwestiami rachunkowymi – np. Symfonia Finanse i Księgowość czy Symfonia Kadry i Płace. Tego rodzaju system umożliwia samodzielną obsługę finansów, podatków czy umów pracowników nawet w większych firmach przy jednoczesnej redukcji kosztów. To idealny wybór dla przedsiębiorców, którzy nie chcą zatrudniać w swojej firmie samodzielnego księgowego ani korzystać z usług zewnętrznego biura rachunkowego.

Program to księgowości daje mniejszym firmom możliwość samodzielnego zajmowania się księgowymi sprawami przedsiębiorstwa. Szeroki wybór tego rodzaju systemów sprawia, że firma może dopasować konkretne oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Coraz większą popularnością cieszą się programy do księgowości w chmurze. Dlaczego warto w nie zainwestować, chcąc prowadzić księgowość firmy bez wsparcia księgowego? Do czego służą programy do księgowości? Programy do księgowości przeznaczone są dla firm, które mają obowiązek prowadzenia pełnej lub uproszczonej księgowości. Pozwalają one na samodzielne prowadzenie firmowych spraw księgowych – to rozwiązanie wybierane często przez mniejsze i jednoosobowe działalności gospodarcze, a także spółki i stowarzyszenia. Dzięki programom do księgowości możliwa jest stała kontrola przelewów, bilansów czy e-sprawozdań, wygodna wymiana faktur, a także łatwe zarządzanie wszelkiego rodzaju formularzami, np. PIT czy CIT. Oprogramowania typu Symfonia Finanse i Księgowość upraszczają i automatyzują procedury księgowe, pomagają w usystematyzowaniu czasochłonnych czynności i gwarantują wygodne mechanizmy księgowania. Co więcej, zapewniają one także wzmocnioną kontrolę nad rentownością działań podejmowanych przez firmę i wspierają dostosowanie procesów biznesowych do potrzeb przedsiębiorstwa. Rozwiązania chmurowe – dlaczego warto na nie postawić? Rozwiązania chmurowe niosą za sobą wiele korzyści i znacząco ułatwiają zarządzanie wieloma firmowymi kwestiami. Po integracji z innymi oprogramowaniami, np. tymi związanymi z księgowością, wszystkie niezbędne dane znajdują się w jednym miejscu. Korzystając z sieci, uprawieni użytkownicy mają więc do nich dostęp o dowolnej porze i z każdego miejsca. Co więcej, dane są skutecznie chronione zarówno przed zniszczeniem czy zagubieniem, jak i przed dostępem niepowołanych osób. Odszukiwanie niezbędnych dokumentów jest ponadto znacznie szybsze i wygodniejsze. Przeczytaj także: Rola Business Intelligence w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych   Programy do księgowości w chmurze – mnóstwo korzyści dla firmy Programy do księgowości w chmurze to rozwiązania, na które stawia coraz więcej polskich przedsiębiorstw – zwłaszcza tych mniejszych i jednoosobowych. Zapewniają one łatwy dostęp do wszelkich potrzebnych danych związanych z finansami oraz księgowością. Co więcej, programy do księgowości w chmurze znacząco usprawniają także audyty i wszelkiego rodzaju kontrole. Gwarantują one także bezpieczeństwo danych, pomagają zredukować koszty infrastruktury i oferują szerokie możliwości. Symfonia ERP w Chmurze to rozwiązanie pozwalające na łatwe zarządzanie zarówno kwestiami księgowymi, jak i wszystkimi innymi procesami biznesowymi, np. związanymi z kadrami i płacami czy magazynem. Umożliwia ono bezproblemowy dostęp do najważniejszych danych, bilansów oraz dokumentów kosztowych i jest na bieżąco aktualizowane zgodnie z aktualnymi przepisami. Sprawdź, jakie jeszcze funkcjonalności oferuje oprogramowanie chmurowe Symfonii i zoptymalizuj procesy księgowe w swojej firmie.