enova365
Ile kosztuje system ERP? Odpowiedzi na to pytanie szuka coraz więcej firm. Wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP, co wpływa na koszt wdrożenia tego rozwiązania i radzimy jak go oszacować w swojej firmie.
Najważniejsze informacje:
Czy jesteśmy w stanie odpowiedzieć w prosty i klarowny sposób? Niestety nie, ponieważ całkowity koszt systemu ERP zależy od szeregu różnych czynników. Dobrą analogią jest pytanie „ile kosztuje samochód?” – odpowiedź w tym przypadku zależy od klasy, marki oraz niezbędnego wyposażenia dodatkowego.
Podobnie jest z systemem ERP – każda firma musi wybrać takie rozwiązanie, które będzie spełniać jej konkretne potrzeby, co oznacza, że nie można dokładnie określić, ile będzie wynosić cena ERP. Zależy ona od bardzo wielu czynników, w tym od tego:
Te elementy wpływające na koszt wdrożenia systemu ERP i to jak go oszacować szerzej omówimy w dalszej części artykułu.
Wdrożenie systemu ERP to proces składający się z wielu kroków, których wykonanie zapewni nam wielofunkcyjne narzędzie do zarządzania rozwojem biznesu. Kluczowe jest poznanie wszystkich wydatków, składających się na całkowity koszt ERP. Należą do nich między innymi:
Aby właściwie określić, jaka będzie cena ERP w przypadku Twojej firmy trzeba więc wziąć pod uwagę sporo czynników. Co więcej, większość zmiennych wymienionych powyżej poznasz dopiero po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej. Jednak jeszcze przed wyborem firmy wdrożeniowej warto sprawdzić, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP.
System ERP może działać w chmurze, lub być uruchomiony lokalnie na infrastrukturze własnej klienta. Każde z rozwiązań ma swoje za i przeciw, uzależnione od indywidualnych preferencji, które krótko omówimy poniżej.
Zakup na własność (on-premise) zasobów informatycznych przedsiębiorstwa to tradycyjna forma zakupu niezbędnego oprogramowania, infrastruktury IT czy aplikacji potrzebnych do pracy. Jeżeli przedsiębiorca kupuje na własność licencję na oprogramowanie czy zasoby związane z infrastrukturą IT (np. serwery), staje się ich dożywotnim użytkownikiem oraz osobą odpowiedzialną za właściwą konserwację i aktualizację sprzętu. Ponieważ koszt zakupu ERP to przy tym modelu zakupu opłata wnoszona jednorazowo, więc firma decydująca się na taki model musi posiadać wyższy budżet wejściowy niż w wypadku chmury.
W przypadku wersji chmurowej otrzymasz abonamentowy dostęp do funkcjonalności, których potrzebujesz – najczęściej udostępnianych jako pojedyncze moduły funkcjonalne lub zgrupowane w obszary merytoryczne dla określonej liczby użytkowników. Sam system ERP, jak i przetwarzana oraz zasilana przez niego baza danych będą znajdować się w chmurze, a więc, w zależności od systemu ERP, albo na serwerach producenta systemu ERP albo serwerach wynajętych od innego dostawcy.
„Zaletą systemu ERP enova365 jest to, że jest gotowy do pracy zarówno w chmurze dowolnego dostawcy jak i instalacjach lokalnych. Niezależnie od miejsca instalacji można korzystać z niego zdalnie oraz w pełni dostosować do wymagań danej organizacji. Model finansowania również dostosujesz do preferowanego rachunku ekonomicznego – możesz rozłożyć inwestycję w czasie decydując się na wynajem oprogramowania lub alokację posiadanych środków finansowych z góry w zakup licencji na własność” – mówi Sabina Jurek, kierownik zespołu rozwoju i serwisu rozwiązań chmurowych enova365.
Podsumowując, w enova365 licencję na oprogramowanie możesz wynająć lub kupić, a niezależnie od modelu dystrybucyjnego możesz:
O tym, co wybierzesz może zdecydować scenariusz rachunku ekonomicznego. Jeśli masz już w budżecie zaplanowany wydatek związany z wdrożeniem oprogramowania możesz wybrać zakup „na własność” z jednorazową opłatą z góry, taki scenariusz często będzie występował w sytuacjach, gdy firma otrzymała dofinansowanie na zakup oprogramowania.
Natomiast jeśli nie chcesz mrozić kapitału w licencjach oprogramowania możesz je wynająć, rozkładając tym samym inwestycję w czasie z możliwością ulokowania środków w innych pilnych potrzebach firmy, które nie są dostępne w formie abonamentu.
Wysokość miesięcznego abonamentu za wynajem modułu funkcjonalnego może się wahać od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, a abonament możesz opłacać miesięcznie lub np. rocznie.
Kolejna możliwość, o której warto wiedzieć to dobieranie funkcjonalnych modułów programu dla każdego użytkownika osobno – wówczas będziesz mieć do czynienia z tzw. licencją stanowiskową – lub określenie, ile osób łącznie powinno mieć dostęp do systemu i jakie obszary ten system ma obsługiwać – tu z kolei będzie mowa o licencji obszarowej lub serwerowej. O wyborze decyduje opłacalność scenariusza.
Decydując się na wdrożenie systemu ERP w swojej firmie, powinniśmy możliwie jak najwcześniej poznać dokładne koszty związane z taką inwestycją. Jak to zrobić najlepiej?
Przede wszystkim, oszacowania kosztów wdrożenia systemu ERP nie zaczynaj od analizy cennika. Z kilku powodów.
Po pierwsze, cennik systemu ERP jest zawsze bardzo rozbudowany, bo obejmuje wiele różnych opcji korzystania z systemu, a zanim nie przeanalizujesz dokładnie swoich potrzeb tak naprawdę nie wiesz, czego potrzebujesz i co będzie dla Ciebie najbardziej opłacalne.
Bez wsparcia profesjonalisty możesz także nie zdawać sobie sprawy z potencjału systemu ERP w kwestii usprawnienia Twoich procesów, bo niektóre systemy ERP – takie jak enova365 są bardzo elastyczne i na etapie wdrożenia można wyposażyć je w funkcje stworzone specjalnie na potrzeby danej firmy. Z powyższych powodów, pierwszym krokiem na drodze określenia „ile kosztuje system ERP” powinno być umówienie się na prezentację systemu.
Ponieważ taka prezentacja będzie prowadzona przez firmę wdrożeniową specjalnie dla Twojego biznesu, otrzymasz informacje, w jaki sposób dany system ERP pomoże Ci usprawnić określone procesy lub pokonać wybrane wyzwania. Poznasz także szacunkową cenę wdrożenia systemu w Twojej firmie.
W enova365 taka prezentacja jest bezpłatna. Co więcej, przeprowadzi ją firma wdrożeniowa, która ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań, jakich potrzebujesz i wyjaśni co najlepiej sprawdzi się u Ciebie.
Po bezpłatnej prezentacji systemu ERP warto poprosić o demo systemu, żeby zobaczyć, jak konkretne moduły programu ERP działają. Ważne, by zrobić to jednak dopiero po prezentacji, a nie przed nią, bo wtedy wiesz już wstępnie, jakie dany system ma możliwości i które funkcje warto testować.
Bardzo pomocna jest wspomniana wcześniej analiza przedwdrożeniowa, którą często można wykupić jako osobną usługę. Czasem, bywa też ona bezpłatna. Taka analiza pozwoli Ci na uzyskanie informacji na temat wszelkich rozwiązań technologicznych niezbędnych do wprowadzenia systemu ERP, a przede wszystkim da odpowiedź czy Twoja organizacja jest gotowa na wdrożenie systemu ERP. Dowiesz się także, czy Twoje oczekiwania są realne i ile będzie kosztować ich wprowadzenie w życie.
Analiza wdrożeniowa dostarczy Ci także informacji o tym, co jest możliwe do zrobienia w standardzie, a co nie i wymaga dopisania dedykowanych opcji. Poznasz także zakładane miesięczne koszty opieki technologicznej, serwisowania i aktualizacji systemu oraz koszty szkoleń i zakupu infrastruktury serwerowej.
Zbadaj, czy na wdrożenie systemu ERP możesz uzyskać dofinansowanie z funduszy unijnych lub czy grę wchodzi leasing oprogramowania ERP.
Dysponując już wszystkimi informacjami, związanymi z ewentualnym wdrożeniem, także estymacją budżetu, koniecznego do przeprowadzenia wdrożenia, możesz podjąć świadomą decyzję o inwestycji w dany system, bo wiesz dokładnie ile kosztuje ERP w Twoim wypadku.
Systemy ERP to narzędzia z ogromnym potencjałem, które właściwie wykorzystane pozwolą wznieść firmę na zupełnie nowy poziom. Umożliwiają one: