Ile trwa wdrożenie ERP? Dlaczego się przeciąga?

Wdrożenie ERP jest dużym projektem, wymagającym od organizacji zainwestowania znacznej ilości czasu i zasobów w celu zapewnienia, że nowe oprogramowanie stworzy namacalny ROI (wskaźnik rentowności).

Jak można się spodziewać, odpowiedź na nasze pytanie tytułowe nie jest prosta. Czas potrzebny na wdrożenie systemu ERP zależy od wielu zmiennych. Ustalenie, jak długo potrwa realizacja projektu, nie jest zadaniem łatwym, ale musi być wykonane tak dokładnie, jak to możliwe. Błędne oszacowanie daty uruchomienia może skutkować niemożliwym harmonogramem, który ostatecznie kosztuje Twoją firmę więcej czasu i pieniędzy. Statystycznie czas wdrożenia ulega zmianie o 40% w trakcie trwania wdrożenia.

 Jak długo naprawdę trwają wdrożenia ERP?

To naprawdę zależy od Twojego biznesu. Ustalenie czasu, jaki zajmie wdrożenie oprogramowania biznesowego tak dużego i złożonego jak ERP różni się w zależności od przypadku. To może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Czas wdrożenia jest uzależniony od liczby pożądanych modułów, dostępnych zasobów i lokalizacji wdrożenia, jak również dostosowanie i konwersji danych.

Jak szybko firma może spodziewać się uruchomienia systemu?

Jest to pytanie, o którym wielu zapomina zadać przed podpisaniem umowy, ale powinno być motorem tego, co chcieliby osiągnąć w trakcie realizacji, a nie czymś rozważanym podczas walidacji systemu.

Jedynym sposobem, aby mieć oczekiwania, jest zbudowanie ich od podstaw w firmie. Zintegruj efektywny plan komunikacji z każdym etapem projektu wdrożeniowego. Wiąże się to z cotygodniowymi spotkaniami statusowymi pomiędzy komitetem projektowym a zespołem wdrożeniowym od momentu rozpoczęcia projektu. Zarówno zespół wdrożeniowy, jak i komitet projektowy muszą pogodzić się z realistycznymi oczekiwaniami wobec projektu i uzgodnić priorytety.

Kluczowi interesariusze projektu muszą również zostać wyznaczeni do roli i być odpowiedzialni za wypełnianie swoich obowiązków (tzn. sponsor wykonawczy musi mieć cotygodniową komunikację z komitetem projektowym). Dzięki tym behawioralnym aspektom projektu, ryzyko zmieniania się zakresu projektu jest znacznie ograniczone.

Czy istnieje różnica w czasie wdrożenia chmury a systemu „Lokalnie”?

Tak. Systemy lokalowe wymagają zakupu i konfiguracji sprzętu (tj. komputerów stacjonarnych, serwerów itp.) i z tego powodu ich wdrożenie zajmuje znacznie więcej czasu. Nie ma sposobu, aby zmierzyć ilość czasu, który może zająć sprzedawcy, aby dostarczyć sprzęt, ale czekając na sprzęt, użytkownicy mogą zacząć uczyć się o systemie. Z drugiej strony, technologia chmury może być dostępne z praktycznie każdego miejsca, gdzie sieć bezprzewodowa jest obecna i nie wymaga dodatkowych zamówień sprzętu.

Kto jest odpowiedzialny za określenie długości czasu?

Zespół wykonujący wdrożenie powinien zaplanować realizację projektu. Czasami klienci mają biznesowe powody, aby zakończyć projekt w określonym terminie. W takich przypadkach partner wdrożeniowy powinien mieć wyobrażenie o tym, jaką pracę można wykonać do tego momentu. Stamtąd klienci i partnerzy mogą określić, które cele są priorytetowe, a które drugorzędne.

Partner powinien również przedstawić klientowi sprawę, w jaki sposób projekt może być podzielony na etapy. W ten sposób firma może mieć realistyczne oczekiwania co do tego, co będzie potrzebne do zakończenia projektu w sposób, jaki zamierzała.

Jakie są czerwone flagi, że czas projektu przekroczy początkową datę GO-LIVE?

Jeśli liderzy biznesowi nie będą omawiać realizacji projektu z kierownikiem projektu co najmniej raz w tygodniu, żadna ze stron nie będzie odpowiedzialna za zapewnienie, że kamienie milowe zostaną zrealizowane. Ponadto, jeśli dział IT jest jedynym zespołem zaangażowanym w projekt, może to powodować problemy. Zespoły IT rozumieją szczegóły techniczne, a nie jak oceniać i rozwiązywać awarie w procesach biznesowych. To właśnie tutaj liderzy biznesowi ze wszystkich działów będą musieli być pociągnięci do odpowiedzialności za  udział w projekcie ERP.

Zostaje jeszcze kwestia importu danych, które muszą być przygotowane ze starego systemu do nowego. Kiedy dane są czyste, firma może iść do przodu na niezawodnym systemie. Jednak bez podejmowania decyzji, które dane są naprawdę ważne, a które nie, konwersja tych danych wydłuży proces wdrażania. Migracja danych i ich konwersja wymaga czasu, a czas to pieniądz. Im więcej danych trzeba będzie przenieść lub przekonwertować, tym dłużej będzie trwało wdrożenie. Na marginesie, jeśli dane są niepoprawne, klient absolutnie nie może uaktualnić swoich danych. Dotyczy to każdego sprzedawcy, z którym pracują.

Użytkownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni w zakresie swojego systemu i procesów, w których będą pracować każdego dnia. Ich edukacja rozpoczyna się w momencie rozpoczęcia projektu. Partner wdrożeniowy powinien wymagać od użytkowników, aby przejrzeć materiały na temat oprogramowania ERP jako pracy domowej. Dokumenty te wyjaśniają cel systemu, ich rolę w korzystaniu z niego i jego znaczenie dla ich działalności. Ta praca domowa utrzymuje użytkowników zaangażowanych w system i zapewnia najbardziej ROI z systemu też, ponieważ użytkownicy korzystają z systemu zgodnie z przeznaczeniem.

Jakie warunki muszą być spełnione dla udanego wdrożenia ERP?

• Po pierwsze, firma będzie musiała wyrzeźbić jasno zdefiniowane procesy biznesowe. Wiąże się to z przepływem pracy w procesach sprzedaży, inżynierii i wysyłki od wyceny do gotówki. Jeśli procesy biznesowe nie są jasno określone przed projektem, zespół wdrożeniowy nie będzie uwzględniać tych aspektów działalności w mapowaniu systemu. Na etapie walidacji partnerzy stwierdzą, że użytkownicy nie wykonują zadań zgodnie z oczekiwaniami, co wymaga modyfikacji systemu i wydłużenia projektu.
• Po drugie, osoby wyznaczone do pełnienia roli w projekcie muszą być rozliczane z wykonania zadań, które zostały im powierzone w terminie. Bez tego wdrożenie nieuchronnie potrwa dłużej niż oczekiwano. Użytkownicy będą musieli trzymać się planu pracy domowej przez cały czas realizacji, a sponsorzy wykonawczy będą odpowiedzialni za zapewnienie, że użytkownicy przeglądają materiał. Ponadto, jeśli istnieją unikalne procesy, które firma chciałaby wykonać, będą musieli przekazać wszystkie te informacje na początku projektu, aby właściwie oszacować realistyczne ramy czasowe dla wdrożenia.
• Po trzecie, Twoja firma musi uważnie wybierać modyfikacje. Oprogramowanie prawdopodobnie nie będzie całkowicie dopasowane do Twojej firmy, ale należy dążyć tylko do dostosowań, które są wymagane do osiągnięcia najważniejszych celów. Wszelkie inne dostosowania mogą poczekać, aż po ERP został w pełni wdrożony. Ponadto, jeśli mamy integracje między systemem ERP a innym systemem, to również trzeba dodać trochę więcej czasu do projektu. Choć mogą one sprawić, że ramy czasowe wdrożenia wydłużą się znacznie niż oczekiwano, dostosowania i integracji powinny zwiększy końcowe ROI

Kiedy jest zły moment na rozpoczęcie pracy?

Klient nigdy nie powinien spodziewać się uruchomienia projektu 1 stycznia. Wiele firm planuje rozpoczęcie projektu do 1 stycznia w celu ograniczenia opłat za odnowienie poprzedniego systemu, ale jest to nierealistyczny termin, ponieważ wdrożenie jest zbyt trudne do podjęcia w okresach intensywnego biznesu. Twoja firma powinna pracować nad wdrożeniem ERP znacznie wcześniej – powiedz pod koniec Q1 lub na początku Q2 w celu spełnienia oczekiwanej daty go-live i być w pełni funkcjonalny w czasie, aby sprostać wymaganiom szczytowego sezonu.

Ostatecznie, firmy, które dobrze zmapowały projekt na początku, będą miały większą szanse na zakończenie projektu w terminie. Dogłębna analiza/zmapowanie projektu oznacza zrozumienie celów projektu, tworzenie realistycznych oczekiwań, i w pełni zrozumieć, co oprogramowanie może i nie może zrobić przed utworzeniem żadnych terminów.