Integracja ERP: Strategia, wyzwania, korzyści i kluczowe rodzaje działań

Zdanie: „Zjednoczeni stoimy, podzieleni upadamy” odnosi się nie tylko do filmów wojennych i programów telewizyjnych. Jest to również doskonały przykład na to, dlaczego integracja ERP jest kluczem do prowadzenia udanego biznesu.Dzięki połączeniu wielu aplikacji w celu zbudowania lub wzmocnienia rozwiązania ERP bliskiego klientowi, Twój biznes może zautomatyzować procesy i zwiększyć przychody.

Więc, co dokładnie jest oprogramowaniem ERP i co oznacza integracja w tym kontekście? W tym artykule, będziemy badać te podstawowe definicje wraz z spojrzeniem na niektóre z korzyści, pułapek i wyzwań związanych z integracją systemów ERP.

Co to jest ERP a co to jest integracja?

Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa jest narzędziem, które jest powszechnie stosowane przez przedsiębiorstwa każdej wielkości w celu usprawnienia i automatyzacji funkcji biznesowych. Może to obejmować takie elementy, jak księgowość, dystrybucja i zasoby ludzkie.

Jednym z głównych odwołań oprogramowania ERP jest to, że działa jako scentralizowany węzeł danych dla różnych przepływów pracy, co sprawia, że łatwiej dzielić się spostrzeżeniami danych w różnych działach. Systemy ERP również automatyzują procesy w różnych działach, które zazwyczaj muszą być wypełnione ręcznie. Na przykład, ERP może wziąć informacje z zamówienia sprzedaży i automatycznie wysłać swoje odpowiednie dane finansowe do programu księgowego Twojej firmy.

Integracja jest sposobem na połączenie oprogramowania ERP z innymi systemami, aby zapewnić, że spójne informacje są wspólne, a jednocześnie zautomatyzować przepływy pracy. Jest to przydatne, ponieważ wpływa na relacje między oprogramowaniem ERP i innych systemów dostawców, tak aby firmy mogą dostosować i wybrać konkretne narzędzia, które chcą mieć w swoich rozwiązaniach.

Najbardziej ekstremalną formą tego jest nazywany postmodernistycznej strategii ERP. Metoda ta jest nowym sposobem na opracowanie spersonalizowanego systemu ERP dla firmy, która korzysta z rozwiązań różnych dostawców, aby zasadniczo zbudować całkowicie unikalny program ERP.

Nawet jeśli idziesz w bardziej tradycyjną strategie ERP, wdrożenie może pomóc w usprawnieniu procesów poprzez poprawę komunikacji między różnymi modułami. Na przykład, to jest niezwykle czasochłonne, aby wziąć dane generowane z systemu ERP i wprowadzić go do innego programu. Integracja może usprawnić ten proces i zmniejszyć możliwość wystąpienia błędu ludzkiego. Błąd ludzki może mieć straszne konsekwencje dla Twojej firmy.

Im szybciej firma się rozwija i im bardziej zaawansowane stają się jej rozwiązania programowe, tym większe jest prawdopodobieństwo, że niespójne dane i nieporęczne obejścia staną się częścią codziennej działalności firmy. Integracja oprogramowania ERP jest krytyczna w zmniejszaniu potencjału nieefektywnych przepływów pracy poprzez jego centralizację informacji. To również często prowadzi do zwiększenia współpracy między pracownikami i poprawy przejrzystości.

Korzyści z integracji ERP

Teraz, gdy mamy już podstawową wiedzę na temat integracji ERP i tego, co dokładnie ona robi, możemy zagłębić się w szczegóły. Przeanalizujmy niektóre z kluczowych korzyści związanych z integracją systemów ERP i dowiedzmy się, jak mogą one pozytywnie wpłynąć na wynik finansowy Twojej firmy.

• Dane scentralizowane

  Posiadanie wszystkich danych w jednym dostępnym miejscu może znacząco poprawić wewnętrzny przepływ pracy. Na przykład, Twój zespół księgowy nie musiałby co miesiąc kontaktować się z zespołem sprzedaży w celu uzyskania aktualnej informacji na temat osiągniętych przychodów. Ostatecznie, posiadanie danych dostępnych w jednej, scentralizowanej lokalizacji ułatwia procesy biznesowe i skraca czas, jaki pracownicy spędzają czekając na ludzi w różnych działach, aby dostarczyć im informacji niezbędnych do wykonania ważnych zadań.

• Zautomatyzowane procesy

  Im więcej automatyzacji, tym lepiej. Integracje ERP mogą usprawnić procesy w różnych działach i przepływach pracy. Zmniejsza to ilość ręcznego wprowadzania danych i czas potrzebny na wykonanie zadań.

• Wizualizacja przepływu pracy
  Wyższa wizualizacja zadań i przepływów pracy Twojej firmy idzie w parze z centralizacją danych. Dodatkowo, integracja z narzędziem jakim jest oprogramowanie do zarządzania projektami, może pozwolić pracownikom zobaczyć nad czym pracują ich rówieśnicy. Może to być korzystne w przypadku prośby o informację zwrotną od współpracownika lub przypisania priorytetu do zadań. Na przykład, jeśli potrzebujesz standardowego raportu od menedżera, ale widzisz, że pracuje on na bezpośrednią prośbę dyrektora generalnego, możesz odpowiednio obniżyć poziom ważności Twojego zapytania.
• Zmniejszenie liczby błędów ludzkich
  Ponieważ integracja systemu ERP może zwiększyć ilość automatyzacji, która występuje wzdłuż przepływów pracy firmy, istnieje możliwość zmniejszenia liczby błędów ludzkich. Literówki i e-maile wysyłane do niewłaściwego klienta mogą mieć negatywny wpływ na Twoją firmę, więc automatyzacja to ogromna korzyść. Ilość błędów ludzkich, które występują każdego dnia jest niesamowita, więc zmniejszenie tego wskaźnika może dać Twojej firmie przewagę konkurencyjną.
• Więcej czasu na pracochłonne projekty
  Ograniczając ilość czasu spędzanego na zadaniach takich jak wprowadzanie danych, zwalniasz czas pracownika na inne zadania. Ze względu na szeroki zakres procesów, które można zautomatyzować, Twoi pracownicy będą mieli teraz więcej czasu na istotne zadania, które wymagają ludzkiej ingerencji, a tym samym zwiększą wydajność.

Rodzaje integracji ERP

• CRM
  Dwie istotne cechy udanego biznesu to właściwa komunikacja i doskonała obsługa klienta. Doskonała obsługa klienta może dać Ci znaczącą przewagę nad konkurencją, dlatego optymalizacja komunikacji z klientem za pomocą „najlepszego z możliwych” narzędzia do zarządzania relacjami z klientami jest kluczowa. Z tego powodu, CRM i integracja ERP jest stosunkowo powszechne, a zatem może być jednym z najprostszych kategorii na tej liście do integracji. Jeśli korzystasz już z programu CRM, ale nie zintegrowałeś go jeszcze z ERP, jest to bardzo wskazane, aby to zrobić ze względu na krytyczne powiązanie między popytem (CRM) i podażą (ERP). To połączenie pomiędzy CRM i ERP jest wykorzystywane do usprawnienia procesu marketingu i sprzedaży.
• Business Intelligence
  Oprogramowanie Business Intelligence (BI) jest jednym z najbardziej użytecznych narzędzi dostępnych obecnie na rynku. Gromadząc i analizując dane wewnętrzne, oprogramowanie BI pomaga firmom odkryć spostrzeżenia, które prowadzą do udanych nowych przedsięwzięć lub praktyk biznesowych. Wgląd uzyskany z danych o oprogramowaniu BI jest często punktem wyjścia dla nowych wdrożeń oprogramowania. Dzięki integracji systemu BI z systemem ERP, te cenne informacje stają się łatwo dostępne w każdej chwili dla każdego upoważnionego pracownika.
• Zasoby ludzkie
  Dział HR ma jedne z najbardziej rozbudowanych potrzeb back-office’owych każdego działu, dlatego zapewnienie efektywnego przepływu pracy jest niezwykle istotne. Dział HR jest przecież jedynym działem, który zajmuje się każdym pracownikiem w Twojej firmie, bez względu na tytuł lub status kierowniczy. Włączenie możliwości dostawcy usług kadrowych do systemu ERP pomaga śledzić i zautomatyzować czasochłonne zadania back-office’owe, łącząc je z przepływami pracy w systemie ERP.
• Zarządzanie projektami
  Wiele systemów ERP zawiera rozwiązanie do zarządzania projektami. Jeśli używasz już zewnętrznego oprogramowania do zarządzania projektami, jest mało prawdopodobne, że narzędzie do zarządzania projektami zawarte w ERP jest tak zaawansowane jak samodzielne narzędzie, które już używasz. To, co sprawia, że integracja zarządzania projektami jest tak użyteczna, to fakt, że wszystkie zadania biznesowe, procesy i przepływy pracy mogą być agregowane w jednym miejscu. Pracownik może zobaczyć, które projekty są wykonywane, które są w trakcie realizacji, kto nad nimi pracuje i jakie projekty pojawiają się w każdej chwili. To może być ogromna oszczędność czasu. Możesz na przykład sprawdzić, który deweloper zajmuje się usuwaniem błędów lub który przedstawiciel handlowy sprawdza, co się z nim dzieje.
• eCommerce
  Główna korzyść z integracji handlu elektronicznego sprowadza się do wszechogarniającego hasła efektywności. Każda firma zarządzająca zamówieniami może czerpać korzyści z integracji aplikacji e-commerce głównie z powodu zbierania danych związanych z ich realizacją. Niektóre z najważniejszych danych, które firmy gromadzą, są związane z zamówieniami, inwentaryzacją, informacjami o klientach i wysyłką. Można osiągnąć wyższy poziom efektywności, gdy dane te są dostępne w innych systemach, co automatyzuje proces transferu danych i eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych.

Te pięć rodzajów oprogramowania są niezbędne i standardowe funkcje, które należy rozważyć, patrząc na integrację ERP. Po rozpoczęciu procesu, ważne jest, aby upewnić się, że dzieje się to tak bezproblemowo, jak to możliwe. Zapytaj sprzedawcę ERP, o których innych producentów może zintegrować się z. Możesz również spojrzeć na nasze Leaderboardy, aby pomóc Ci wybrać z szerokiej gamy dostawców dostępnych na rynku.

Podejścia do integracji ERP

Istnieje kilka różnych metod wdrażania integracji ERP. Najlepsza opcja integracji systemu ERP dla Ciebie zależy od Twojej konkretnej firmy i może być uzależniona od takich czynników, jak obecne systemy, których używasz, Twój budżet na integrację i czy używasz oprogramowania na miejscu, rozwiązania opartego na chmurze lub jakiejś hybrydy obu. Oto niektóre z podejść do integracji systemów ERP, które można rozważyć:

1. Od punktu do punktu
   W ramach integracji punkt-punkt oprogramowanie ERP jest indywidualnie podłączane do każdego oprogramowania lub narzędzia. Trudność w tej metodzie polega na tym, że trzeba przeprowadzić integrację osobno dla każdego systemu, z którego chcemy korzystać. Dodatkowo, proces może się szybko skomplikować w miarę dodawania coraz większej ilości narzędzi. Jednakże, niektóre firmy decydują się na przejście z punktu do punktu, ponieważ ma dość niską barierę wejścia.
2. Aplikacje niestandardowe
   Niektóre firmy mogą zdecydować się na zbudowanie własnych aplikacji lub adapterów do integracji różnych narzędzi biznesowych. Aplikacje niestandardowe często zaczynają się od możliwości transferu danych, ale mogą się rozrastać i obejmować więcej zadań i przepływów pracy. Aplikacje niestandardowe mają podobny problem jak integracja punkt-punkt, ponieważ ich utrzymanie może być trudne w miarę rozwoju firmy i dodawania kolejnych narzędzi do jej portfolio oprogramowania.
3. Enterprise Service Bus (ESB)

ESB są najnowsze i największe w sektorze integracji. W ESB aplikacje są połączone za pomocą „magistrali komunikacyjnej”. Magistrala ta służy jako scentralizowane narzędzie, za pomocą którego aplikacje komunikują się ze sobą. Zaletą integracji w ten sposób jest to, że inne aplikacje nie muszą być zmieniane po dodaniu kolejnego komponentu – magistrala centralizuje całą komunikację. Jest to prostszy proces niż użycie niestandardowych aplikacji lub integracja punkt-punkt.

Wyzwania związane z integracją ERP

Integracja systemu ERP jest bardzo korzystna, ale nie jest to spacer po parku. W rzeczywistości, dane sugerują, że 60% wdrożeń ERP zawodzi w jakiś sposób. To może być awaria całego systemu lub niezdolność do osiągnięcia zamierzonego celu. Istnieje wiele powodów, dla których systemy ERP i integracje zawodzą, i ważne jest, aby zachować te potencjalne wyzwania integracji ERP pamiętać przy wyborze i dostosowaniu rozwiązania, które jest dla Ciebie. Oto niektóre z potencjalnych blokad do rozważenia przed wdrożeniem rozwiązania.

• Integracja IT Potrzebuje wsparcia w postaci spójnej strategii
  Podjęcie decyzji o wyborze systemu ERP jest ważnym wyborem strategicznym. Aby określić, który program będzie najbardziej efektywny dla Twojej firmy, ważne jest, aby najpierw zastanowić się, jak działa firma, a jednocześnie dostosowanie potencjalnego rozwiązania ERP do celów Twojej organizacji. Pierwszym krokiem w wyborze oprogramowania powinno być określenie swojego rozwiązania ERP.

Na przykład, należy rozważyć rodzaj funkcji, które Twoja firma wymaga, aby działać efektywnie. Twoja firma może wymagać etykiet wysyłkowych o unikalnym rozmiarze, więc należy pamiętać o tym i przekazać te konkretne potrzeby do wszelkich dostawców oprogramowania, które współdziałają z. Tworząc listę potrzeb i rozwijając konkretną strategię integracji ERP, można zmniejszyć obciążenie działu IT i zwiększyć swoje szanse na udane wdrożenie.

• Utrzymanie i aktualizacja integracji ERP
  W zależności od metody integracji ERP, które używasz, może być konieczne, aby rozważyć, jak utrzymanie wdrożenia będzie działać. Na przykład, jeśli przejdziesz do integracji punkt-punkt, prawdopodobnie trzeba będzie zaktualizować i zmienić system, jak elementy są dodawane i usuwane. Prawdopodobnie będzie to wiązało się z kosztami aktualizacji programu, co jest ważnym czynnikiem, o którym należy pamiętać przy wyborze podejścia integracyjnego.

Integracje ERP z wykorzystaniem starszych aplikacji Might Look to Cloud Solutions jako bardziej efektywna kosztowo alternatywa.
Integracja starszych aplikacji, które nie zostały zaprojektowane do integracji z innymi platformami, może być trudna i kosztowna. Dostępne są rozwiązania z zakresu oprogramowania pośredniczącego, które mogą rozwiązać niektóre z tych problemów, ale mogą być one kosztowne i wymagać dostosowania i ręcznych procesów. Inne opcje, takie jak aktualizacje do systemów na miejscu, również mogą być kosztowne. Rozwiązania w chmurze, które mogą integrować się z wieloma rodzajami ERP może być dobrą alternatywą.

Są one bardziej przystępne cenowo, bardziej elastyczne i oferują ceny pay-as-you-go, które mogą obniżyć całkowity koszt posiadania. Nie musi to koniecznie oznaczać, że firmy będą musiały przejść na system ERP typu all-cloud. Ale przeniesienie niektórych funkcji do chmury może okazać się korzystne dla wielu firm. Opcja ta staje się bardziej wykonalna, ponieważ wiele systemów ERP przedsiębiorstw obsługuje obecnie aplikacje w chmurze w swoich systemach na miejscu, wspierając ostateczny cel, jakim jest zaspokojenie konkretnych potrzeb biznesowych.

Potencjalne pułapki integracji ERP

Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa usprawniają procesy biznesowe poprzez integrację rutynowego zarządzania wieloma działami w jeden system oprogramowania. Duże firmy, które muszą zarządzać swoimi finansami, zarządzaniem łańcuchem dostaw, obsługą klienta i zasobami ludzkimi, często chcą to zrobić w jednym, scentralizowanym, zintegrowanym rozwiązaniu. Dlatego też, firmy te zwracają się do integracji oprogramowania ERP.

Systemy ERP są w dużym stopniu popytu z powodu ich zdolności do komunikowania się z istniejącego oprogramowania biznesowego. Jednak takie integracje są często skomplikowane i kosztowne, niezależnie od tego, czy system jest rozwiązaniem na miejscu, czy też ERP w chmurze. Właściciele firm muszą być świadomi wspólnych pułapek integracji systemów ERP podczas ważenia różnych opcji.

Podczas oceny aplikacji ERP dla możliwej integracji, należy wziąć pod uwagę te czynniki:

• Złożoność
  Oprogramowanie ERP jest często bardzo skomplikowane i może wymagać specjalistycznej wiedzy do zarządzania systemem. Z tego powodu, niektóre działy mogą nie wziąć do nowego oprogramowania tak łatwo. Ważne jest, aby uzyskać główne zainteresowane strony i decydentów na pokładzie przed przystąpieniem do nowej integracji systemu ERP. Ułożyć harmonogram i szacunki dla integracji tak niezbędne działy mogą przygotować się odpowiednio.
• Koszt
  Integracje ERP dla dużych firm mogą być kosztowne z góry. Dlatego tak ważne jest prowadzenie badań i testowanie integracji przed zaangażowaniem się w nią. Poza bezpośrednimi kosztami oprogramowania, musisz wziąć pod uwagę również koszty pośrednie. Czy będziesz musiał zapłacić komuś za utrzymanie systemu? Co jeśli masz problemy techniczne? Co jeśli system działa wadliwie? Weź pod uwagę te pośrednie koszty w swoim oszacowaniu. Aby upewnić się, że nie marnujesz swoich pieniędzy, sprawdź ten cheat arkusz funkcji, aby szukać w integracji ERP.
• Szkolenie
  Ze względu na złożoność oprogramowania, zespoły zazwyczaj wymagają przeszkolenia w zakresie jego obsługi. Zwiększa to dodatkowy koszt zarówno pod względem czasu jak i pieniędzy. Jeśli rozwijasz niestandardowe oprogramowanie pośredniczące do podłączenia CRM i ERP, na przykład, trzeba będzie zapewnić dodatkowe szkolenie specjalnie do tego celu.
• Dostosowywanie
  Podczas gdy wiele firm pierwotnie zamierzało wdrażać technologie „z półki”, wymagania projektu często wymagają dostosowania do potrzeb klienta. Wdrożenia ERP w szczególności zazwyczaj wymagają dużo dostosowywania. Czy jest to niestandardowy interfejs lub middleware, aby połączyć ERP do istniejących systemów informatycznych, dostosowanie jest powszechne.

Według raportu z 2018 roku przez Panorama Consulting, tylko 25% organizacji korzysta z rozwiązań ERP z niewielkim lub żadnym dostosowaniu. Z drugiej strony, 75% organizacji korzysta z rozwiązań, które mają co najmniej 11% zmodyfikowanego kodu rozwiązania, aby stworzyć unikalne rozwiązanie. Dostosowywanie systemu pozwala Twojej firmie spełnić specyficzne potrzeby każdego z działów, ale także dodaje warstwę złożoności i ryzyka do produktu.

Pytania, które należy zadać przed integracją

Nie jest tajemnicą, że integracja ERP jest procesem terminowym. Istnieje jednak wiele korzyści wynikających z integracji systemu ERP, takich jak zmniejszenie liczby błędów ludzkich, zwiększenie dochodów i wzrost wydajności. Kiedy decydujesz się, którzy dostawcy do wyboru i czy integracja systemu ERP jest właściwym wyborem dla Twojej firmy, istnieje kilka pytań, które należy zadać sobie, aby upewnić się, że idziesz z realnym rozwiązaniem.

Czy operacje będą standaryzowane na jednej platformie bez poświęcania funkcjonalności i wydajności? Czy jakiekolwiek operacje pozostaną niezależnie obsługiwane?
Rozmawiając z dostawcami, należy sprawdzić, czy wybrane rozwiązania programowe mogą być zintegrowane. Jeśli nie, należy rozważyć, jak niektóre funkcje mogą działać jako samodzielne oprogramowanie poza zintegrowanym ERP. Może być również konieczne, aby rozważyć inne „najlepsze z rasy” opcje oprogramowania.

W jaki sposób dostawcy podejmą się migracji danych z najmniejszym zakłóceniem w mojej firmie i największą ogólną wydajność?

Należy rozważyć, jak migracja z obecnego systemu oprogramowania do zintegrowanego modelu ERP będzie zakłócać swoją działalność. Może wystąpić przestój pomiędzy wdrożeniem nowego systemu a załadowaniem danych historycznych z Twojej firmy. Należy również upewnić się, że istnieje skuteczny sposób, aby dane historyczne były dodawane do nowego systemu, dzięki czemu można zachować wgląd.

Czy sprzedawcy mają doświadczenie w mojej branży?

To pytanie jest generalnie ważne przy każdym zakupie oprogramowania, którego dokonujesz. W tym scenariuszu, należy zapytać każdego sprzedawcę, czy mają doświadczenie zarówno w branży, jak i z integracji ERP. Poziom doświadczenia sprzedawcy może poinformować, jak trudne będzie wdrożenie.

Ile kosztują samodzielne rozwiązania? Ile kosztują integracja i bieżące utrzymanie?
Istnieje szeroki zakres kosztów bezpośrednich i pośrednich, które należy wziąć pod uwagę, gdy idzie z integracją systemu ERP. Powinieneś dowiedzieć się, ile kosztuje każdy system oprogramowania, wraz z przewidywanymi kosztami integracji i utrzymania.

W jaki sposób prowadzone są szkolenia z zakresu oprogramowania? Czy odbywa się ono bezpośrednio przez sprzedawcę, czy będę musiał zatrudnić osobę trzecią?

Szkolenie jest dodatkowym kosztem, który powinien być uwzględniony w budżecie oprogramowania. Może być również konieczne zatrudnienie konsultanta, który pomoże Ci w integracji, w zależności od poziomu wsparcia, jakie zapewniają wybrani dostawcy.

Czy potrzebuję funkcji związanych z integracją, czy mogę iść z out-of-the-box rozwiązania ERP?

Niektóre firmy mogą działać z out-of-the-box programu ERP. Oznacza to, że nie ma potrzeby dostosowywania lub konfiguracji. Jeśli Twoje potrzeby biznesowe są dość standardowe i nie masz żadnych specjalnych wymagań, podstawowe rozwiązanie ERP może być najlepsze dla Twojej firmy.

Przyszłość integracji systemów ERP

Ponieważ technologia wymaga zmiany i zmiany, tak samo jak integracja systemu ERP. Obejmuje to narzędzia, które są dostępne do integracji z ERP wraz z rzeczywistym podejściem wdrożeniowym. Obecnie, integracja ERP rośnie z powodu postmodernistycznej strategii ERP. Przeszliśmy nad tą strategią trochę w tym artykule, ale jako odświeżacz, postmodernistyczny ERP jest całkowicie spersonalizowane rozwiązanie, gdzie firma wybiera moduły lub samodzielne systemy oprogramowania, które chcą zintegrować, aby stworzyć całe i unikalne rozwiązanie.

Istnieje kilka podejść dostępnych dla integracji ERP, ale ESB wydają się być wiodącą drogą w miarę zmian technologicznych. To dlatego, że pozwala na nowe integracje, aby wystąpić bez ryzyka zrujnowania sposób, że inne narzędzia komunikują. Z innych podejść, takich jak integracja punkt-punkt, łączność między innymi oprogramowaniem może mieć wpływ na nową integrację ze względu na to, jak ściśle integracje są splecione razem.

Rozwiązania w zakresie planowania zasobów przedsiębiorstwa są niezwykle korzystne dla wydajności i wyników finansowych firm różnej wielkości. Jak większość firm działających w sektorze technologicznym, oprogramowanie ERP stale się zmienia i dostosowuje do potrzeb biznesowych. Dlatego też integracja ERP jest tak widoczna w dzisiejszych przedsiębiorstwach. Jego możliwości dostosowywania są atrakcyjne i często udane. Przed wyborem strategii integracji systemu ERP lub sprzedawcy ERP, należy rozważyć rodzaje narzędzi, które chcesz włączyć do rozwiązania wraz z rodzajem integracji, która będzie działać najlepiej dla Twojej firmy. Po tym wszystkim, w dzisiejszym przemyśle technologicznym, wszystkie wybory są do Ciebie.