Inwentaryzacja środków trwałych w 15 minut 

Wielu firmom inwentaryzacja kojarzy się z wielotygodniowym okresem pełnym stresu i frustracji w środowisku pracy. W niniejszym artykule pokazujemy, jak można to zmienić i przekształcić ten proces w znacznie szybszy i w pełni zautomatyzowany.  

Po wakacjach rozpocznie się Q4 – okres kojarzony z domykaniem budżetu i planowaniem strategii na kolejny rok. W działach finansowych i IT oznacza to również nieuchronne nadejście corocznej inwentaryzacji środków trwałych. Procesu kojarzonego z długim ślęczeniem nad wytartymi kodami kreskowymi oraz arkuszami kalkulacyjnymi.  

Zastanówmy się, jak przebiega klasyczny proces inwentaryzacji w większości przedsiębiorstw. Zespół - często złożony z pracowników, którzy musieli oderwać się od swoich kluczowych obowiązków - wyrusza więc w teren z plikiem kartek lub ciężkim czytnikiem. 

Wówczas zaczynają się schody związane z ręcznym przepisywaniem danych, brakującymi aktywami oraz tzw. “silosami informacyjnymi”. Spisywanie numerów seryjnych czy odczytywanie uszkodzonych etykiet pochłania setki roboczogodzin. To czas, za który firma płaci, a który jednocześnie nie generuje żadnej wartości dodanej. Co więcej, często oznacza to pracę po godzinach lub w weekendy.  

Odpowiedzią na to pytanie nie jest zatrudnienie większej liczby osób do liczenia sprzętu. Tworzenie kolejnych, bardziej skomplikowanych makr w Excelu również nie jest najlepszym rozwiązaniem.  

Aby znacząco przyspieszyć inwentaryzację, warto pomyśleć o intuicyjnym systemie do zarządzania majątkiem. Rozwiązanie to powinno być elastyczne – na przykład składać się z aplikacji desktopowej dla środowiska Windows oraz aplikacji mobilnej dla urządzeń z systemem Android lub iOS. Takim właśnie narzędziem do inwentaryzacji środków trwałych jest Evidei. 

Evidei to elastyczne, wyspecjalizowane narzędzie, które z powodzeniem funkcjonuje jako rozszerzenie posiadanego już systemu ERP lub jako rozwiązanie całkowicie samodzielne. Oprócz wyżej wymienionych aplikacji, system składa się także z materiałów eksploatacyjnych oraz sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia inwentaryzacji – terminali mobilnych i drukarki etykiet. Eliminacja ręcznego przepisywania danych umożliwia nawet trzykrotne przyspieszenie inwentaryzacji mienia.  

System centralizuje informacje o środkach trwałych i aktywach. Umożliwia on między innymi: 

• Dodawanie zdjęć, akcesoriów, cen, numerów seryjnych i innych istotnych parametrów,  
• Pobieranie danych o nowym zakupie bezpośrednio z systemu księgowego, 
• Nadawanie składnikom majątku unikalnych identyfikatorów,  
• Przypisywanie majątku do konkretnego pracownika (osoby odpowiedzialnej materialnie) oraz wybranej lokalizacji, 
• Import zasobów bezpośrednio z arkuszy kalkulacyjnych bez konieczności wykupienia dodatkowej licencji - dzięki narzędziom Importowanie zasobów, 
• Przenoszenie środków trwałych wraz z ich kompletną strukturą, czyli całym drzewem lokalizacji, 
• Obsługę dowolnego formatu plików Excel dzięki elastycznemu mapowaniu kolumn z pliku do odpowiednich pól w systemie Evidei. 

Tym samym cały cykl życia środków trwałych - od zakupu, przez naprawy, relokacje, aż po likwidację - jest śledzony i w pełni transparentny. 

Kluczową zaletą jest fakt, że system Evidei współpracuje z technologią RFID (Radio-Frequency Identification). Co to oznacza w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik z czytnikiem wchodzi do biura lub na halę produkcyjną. W ciągu kilkunastu sekund, bez konieczności bezpośredniego skanowania każdego przedmiotu, system “zbiera” informacje o wszystkich oznaczonych środkach trwałych w pomieszczeniu. To znacząco oszczędza czas, szczególnie w logistyce i produkcji, gdzie inwentaryzacja dotyczy setek rozproszonych elementów.  

Aby optymalnie dopasować się do infrastruktury przedsiębiorstwa, system dostępny jest w dwóch wariantach wdrożenia: 

• Evidei v.4 - nowoczesne rozwiązanie chmurowe (cloud),  
• Evidei v.3 - klasyczna wersja instalowana na serwerze klienta (on-premise).  

Aplikacja desktopowa wykorzystuje sprawdzoną bazę danych w środowisku Microsoft SQL Server, co także gwarantuje bezpieczne przechowywanie informacji firmy. Evidei jest także ciągle aktualizowane w celu zoptymalizowania i zwiększenia ogólnej wydajności. Dzięki temu znacząco przyspieszono proces generowania inwentaryzacji dla bardzo dużych zbiorów danych (rzędu np. 20 tysięcy środków trwałych). 

Głównie w tym celu zaprojektowano aplikację mobilną Evidei. Proces ten polega na weryfikacji i zarejestrowaniu zgodności lub różnic w puli środków trwałych. Dokonuje się tego poprzez porównanie oczekiwanego i rzeczywistego stanu oraz lokalizacji. Aplikacja umożliwia zmianę wymaganych pól i parametrów oraz sporządzenie notatek - zarówno wstępnie zdefiniowanych, jak i niestandardowych. Całe rozwiązanie powstało w oparciu o technologię kodów kreskowych (1D i 2D) oraz wspomniane znaczniki RFID.  

Ponadto aplikacja została wyposażona w dedykowane funkcje, które stanowią odpowiedź na codzienne wyzwania: 

• Quick Check – funkcja umożliwiająca szybkie sprawdzenie konkretnego środka trwałego, wyposażenia pomieszczenia lub nawet całego budynku bez potrzeby uruchamiania pełnej inwentaryzacji. Pozwala to zatem błyskawicznie zweryfikować dane oraz zawartość wybranej lokalizacji.  
• Opcja radaru (Lokalizacja RFID) - funkcjonuje jako radar ułatwiający szybkie odnalezienie środka trwałego. Odbywa się to na podstawie analizy poziomu sygnału i zasięgu konkretnego taga, co w konsekwencji eliminuje ręczne przeszukiwanie przestrzeni.  

Podsumowując, z systemem Evidei inwentaryzacja staje się płynnym procesem, który zamyka się zaledwie w kilka dni, a nawet godzin. Oprogramowanie daje zarządowi pełną kontrolę i wiedzę o tym, czym realnie dysponuje przedsiębiorstwo.  

Gotowy na inwentaryzację bez stresu i błędów? Poznaj szczegóły na stronie AG Consult i skontaktuj się, by sprawdzić funkcjonalność systemu w Twojej organizacji.