WMS

Wdrożenie WMS znacząco usprawnia zarządzanie magazynem i przyspiesza cyfryzację procesów logistycznych. Aby jednak przyniosło oczekiwane rezultaty, musi być odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone. Błędy na etapie analizy, integracji czy komunikacji z zespołem mogą wydłużyć wdrożenie, podnieść jego koszty i ograniczyć efekty, jakie niesie za sobą automatyzacja magazynu. Tylko przemyślane wdrożenie daje gwarancję pełnego wykorzystania systemu. Jak przygotować magazyn do WMS? Jak wdrożyć system WMS krok po kroku i uniknąć najczęstszych pułapek, które mogą ograniczyć jego potencjał? Sprawdźmy! Czym jest WMS i jak wpływa na zarządzanie magazynem? System WMS (Warehouse Management System) to narzędzie, które cyfryzuje i automatyzuje zarządzanie magazynem, od przyjęcia towaru po jego wydanie. W ten sposób firmy zyskują pełną kontrolę nad stanami magazynowymi, przepływem towarów i wydajnością operacyjną. WMS pozwala też ograniczyć liczbę błędów, poprawić terminowość dostaw i lepiej zarządzać personelem. W praktyce oznacza to m.in. dokładniejsze i szybsze lokalizowanie produktów, eliminację papierowego obiegu dokumentów i możliwość natychmiastowego reagowania na wszelkie nieprawidłowości. WMS wspiera codzienną pracę magazynu, dzięki niemu możliwa staje się także długofalowa optymalizacja procesów magazynowych i cyfryzacja logistyki. Według Gartnera, współczesne systemy WMS muszą oferować znacznie więcej niż podstawowe funkcje zarządzania zapasami. Priorytetem są zaawansowane usługi, elastyczność, automatyzacja oraz integracja z innowacyjnymi technologiami, w tym sztuczną inteligencją. To właśnie zdolność do praktycznego wdrożenia AI staje się kluczowym wyróżnikiem dostawców rozwiązań magazynowych. Kluczowe etapy wdrożenia WMS – mapa drogowa projektu Wdrożenie WMS to złożony proces, który wymaga konsekwentnego działania na poszczególnych etapach. Każdy krok, począwszy od przygotowania analizy, a skończywszy na uruchomieniu systemu, ma ogromne znaczenie dla powodzenia całego projektu. Poniżej krótko omawiamy kluczowe fazy, które pozwolą przeprowadzić wdrożenie sprawnie i z minimalnym ryzykiem błędów. Planowanie i analiza przedwdrożeniowa Na tym etapie należy szczegółowo opisać i uporządkować procesy magazynowe, określić potrzeby operacyjne, a także jasno zdefiniować cele, jakie firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu WMS. Warto również zaangażować zespół, który pracuje w magazynie. Jego doświadczenie pomaga lepiej dopasować system do codziennych wyzwań. Dobrze przygotowana analiza to nie tylko mniej niespodzianek w trakcie wdrożenia, ale też większa szansa na szybki zwrot z inwestycji. Analiza i migracja danych – jak się zabezpieczyć przed błędami? Dane to „paliwo” każdego systemu WMS. Bez ich rzetelności nawet najlepsze rozwiązanie nie zadziała. Przed migracją należy zatem je ujednolicić, oczyścić z duplikatów i błędów oraz zadbać o ich kompletność. Szczególną uwagę warto poświęcić takim elementom jak indeksy, jednostki miar, lokalizacje i stany magazynowe. Sprawdzonym rozwiązaniem jest przeprowadzenie próbnej migracji, która pozwoli na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości. Testowanie i faza pilotażowa – jak sprawdzić gotowość organizacji? Zanim system WMS zostanie uruchomiony na pełną skalę, warto go przetestować w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Faza pilotażowa umożliwia sprawdzenie, czy wszystkie procesy działają zgodnie z założeniami oraz, czy użytkownicy są w stanie swobodnie pracować z nowym narzędziem. Im lepiej przygotowany pilotaż, tym mniejsze ryzyko przestojów operacyjnych. Zarządzanie projektem WMS – rola kompetentnego zespołu wdrożeniowego Każde wdrożenie wymaga koordynacji, nadzoru i jasnego podziału zadań. W projekt powinien być zaangażowany zespół złożony z przedstawicieli takich działów jak m.in. logistyka, IT czy finanse. Ich współpraca wpłynie na szybsze podejmowanie decyzji i sprawne reagowanie na pojawiające się wyzwania. Nie do przecenienia jest tu oczywiście rola lidera projektu. To on odpowiada za realizację harmonogramu, komunikację oraz zaangażowanie całej organizacji. Budżet i harmonogram – planowanie kosztów i zasobów Plan finansowy powinien obejmować nie tylko koszty licencji i wdrożenia, ale także takie elementy jak szkolenia, integracja systemu WMS z ERP (i innymi), testy i czas zaangażowania zespołu. Nieoszacowanie któregokolwiek z nich często prowadzi do przekroczenia budżetu lub opóźnień. Harmonogram powinien być starannie zaplanowany i uwzględniać margines na nieprzewidziane sytuacje. Transparentność w planowaniu i regularna kontrola wydatków pomagają utrzymać rękę na pulsie, również w wymiarze strategicznym. Każda decyzja strategiczna o wdrożeniu systemu informatycznego powinna uwzględniać ROI. Prawidłowo zaplanowane i wdrożone WMS pozwala na: Zmniejszenie kosztów błędów magazynowych i nadwyżek zapasów. Skrócenie czasu realizacji zamówień, co przekłada się na wzrost satysfakcji klientów i większą sprzedaż. Obniżenie kosztów pracy poprzez automatyzację rutynowych czynności. Dzięki Asiston WMS firmy odnotowują średnie zwroty inwestycji już w pierwszym roku eksploatacji, co gwarantuje opłacalność wdrożenia i przewagę konkurencyjną. Jak wskazuje Gartner, obecne zakłócenia rynkowe wymagają od dostawców WMS dużej zwinności i kompetencji, aby wspierać firmy w dynamicznym otoczeniu biznesowym. Z tego powodu wybór systemu powinien gwarantować nie tylko funkcjonalność, ale też elastyczność oraz zdolność do ciągłego rozwoju. Bezpieczeństwo danych kluczowym elementem wdrożenia WMS Wraz z cyfryzacją procesów magazynowych rośnie znaczenie bezpieczeństwa danych. Wdrożenie WMS musi iść w parze z zapewnieniem ochrony informacji przed zagrożeniami cybernetycznymi. Obejmuje to m.in.: Szyfrowanie danych przesyłanych i przechowywanych w systemie. Wielopoziomową autoryzację użytkowników i zarządzanie uprawnieniami. Regularne aktualizacje i łatanie systemu, by zminimalizować ryzyko ataków. Zgodność z regulacjami prawnymi, jak RODO. Asiston WMS jest zaprojektowany z myślą o wysokim standardzie bezpieczeństwa, co jest fundamentem zaufania i niezawodności w codziennej pracy.Zapisz się do newslettera! System WMS w praktyce: gdzie firmy popełniają najwięcej błędów? Nawet najlepiej zaprojektowany system, taki jak Asiston WMS, może nie przynieść oczekiwanych efektów, jeśli jego wdrożenie nie uwzględni realiów organizacyjnych. Warto przyjrzeć się zatem najczęstszym błędom, by ich uniknąć i w pełni wykorzystać potencjał systemu. Brak integracji z innymi systemami Jednym z najczęstszych błędów jest wdrażanie WMS w oderwaniu od pozostałych systemów działających w firmie (np. wspomnianego już przez nas ERP czy e-commerce). Braki w synchronizacji danych prowadzą do pomyłek w stanach magazynowych, podwójnych zapisów i konieczności ręcznego korygowania dokumentów. Dlatego już na etapie projektowania warto zadbać o spójny przepływ informacji pomiędzy systemami, najlepiej z udziałem zespołu IT i dostawców oprogramowania. Brak uwzględnienia zmian w procesach magazynowych Nie da się skutecznie wdrożyć nowego systemu, kopiując stare procesy 1:1. Wiele firm próbuje dostosować WMS do przestarzałych nawyków operacyjnych, co zazwyczaj kończy się frustracją użytkowników i brakiem spójności w danych. Lepszym podejściem jest analiza obecnych procedur i ich aktualizacja z myślą o automatyzacji, standaryzacji i efektywności. Zmiana systemu to dobry moment, by uprościć logistykę magazynową. To się opłaci! Opór personelu wobec systemu WMS Nawet najlepsze narzędzie nie zadziała, jeśli nie zostanie zaakceptowane przez ludzi. Pracownicy często boją się zmian, czują się pominięci lub po prostu nieprzygotowani. Brak jasnej komunikacji i szkoleń skutkuje niechęcią, błędami i spowolnieniem pracy. Dlatego warto inwestować w dobre wdrożenie użytkowników, a więc w warsztaty, testy, możliwość zadawania pytań. Angażowanie zespołu na wczesnym etapie zwykle przekłada się na lepsze efekty. Błędy w konfiguracji inwentaryzacji Złe przypisanie jednostek, nieczytelne nazwy lokalizacji, brak strategii składowania – wszystko to sprawia, że system działa nieefektywnie, a pracownicy tracą czas na szukanie towaru. Uporządkowanie struktur magazynowych i spójne oznaczenia to podstawa. Dobrą praktyką jest wdrożenie standardów identyfikacji (np. kodów SSCC) i wykonanie próbnej inwentaryzacji przed startem systemu. Niewłaściwa obsługa zwrotów Obsługa zwrotów w systemie WMS to jeden z kluczowych elementów dobrze działającej logistyki, a mimo to często bywa traktowana marginalnie. Brak jasnych procedur, tymczasowe lokalizacje i nieczytelny status zwrotu prowadzą do błędów, przestojów i niepotrzebnych kosztów. Warto już na etapie wdrożenia zaplanować pełną ścieżkę (z kontrolą jakości, stanami przejściowymi i lokalizacjami buforowymi), by zapewnić porządek i pełną identyfikowalność. Ciągłe doskonalenie i ewaluacja systemu WMS (etap powdrożeniowy i zarządczy) Wdrożenie WMS to dopiero początek. Aby system stale wspierał zarządzanie magazynem i przynosił długofalowe korzyści, niezbędne jest jego regularne monitorowanie i rozwój. Praca z systemem powinna obejmować cykliczne przeglądy KPI, analizę błędów, aktualizacje oraz reagowanie na zmieniające się potrzeby biznesowe. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) jako mierniki sukcesu wdrożenia WMS Skuteczność wdrożenia systemu WMS najlepiej mierzyć poprzez precyzyjne wskaźniki efektywności magazynu (KPI), które obrazują poprawę operacji. Do najważniejszych należą: Czas kompletacji zamówień — wskaźnik szybkości realizacji zapytań klientów. Dokładność stanów magazynowych — zmniejszenie pomyłek i braków towarów. Redukcja błędów przy przyjęciach i wydaniach — wpływa na jakość operacji i satysfakcję klientów. Efektywność wykorzystania przestrzeni magazynowej — optymalizacja składowania. Wykorzystanie Asiston WMS pozwala na bieżące monitorowanie tych KPI w czasie rzeczywistym, co umożliwia podejmowanie szybkich decyzji optymalizacyjnych i przekłada się na wymierne korzyści operacyjne. Skalowalność i elastyczność systemu WMS jako klucz do długofalowego sukcesu Digitalizacja łańcucha dostaw nie kończy się na implementacji. To proces, który wymaga ciągłego zaangażowania i gotowości do optymalizacji. System WMS powinien ewoluować razem z firmą, wspierając automatyzację magazynu oraz elastyczność operacyjną. Wdrażając WMS, warto uwzględnić potencjał rozwoju firmy oraz zmiany w procesach magazynowych. System powinien mieć modularną budowę, umożliwiającą stopniowe rozszerzanie funkcji i integracji bez konieczności kosztownych modyfikacji. Asiston WMS oferuje właśnie taką elastyczność, dzięki modułowej budowie użytkownicy mogą dodawać kolejne funkcjonalności i płynnie integrować system z ERP czy innymi narzędziami. To zdecydowanie obniża ryzyko i pozwala rozwijać system wraz z rosnącymi wymaganiami biznesowymi Zarządzanie zmianą i komunikacja – klucz do sukcesu wdrożenia Wdrożenie systemu WMS to znacząca zmiana, która wpływa nie tylko na procesy, ale też na strukturę organizacyjną, zakres obowiązków i sposób pracy zespołów. Jeśli nie zostanie odpowiednio zakomunikowana i zaplanowana, może spotkać się z oporem, zwłaszcza wśród pracowników operacyjnych. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, brak zaangażowania, niepewność i obawy przed nowym systemem często prowadzą do błędów, spadku wydajności i frustracji. Dlatego tak ważne jest, by zarządzanie zmianą było integralną częścią projektu. Jasne określenie celów, regularne informowanie o postępach, szkolenia oraz wskazanie realnych korzyści dla pracowników pomagają zbudować zaufanie i poczucie współodpowiedzialności. Rolą liderów jest zadbanie zarówno o wdrożenie technologii, jak i o przygotowanie ludzi, którzy będą z nią pracować każdego dnia. Jak wdrożyć system WMS bez wpadek? Podsumowanie Wdrożenie systemu WMS wpływa bezpośrednio na efektywność magazynu i jakość całego łańcucha dostaw. Żeby nie zaprzepaścić potencjału automatyzacji, warto podejść do projektu metodycznie, a więc zadbać o analizę, dopasowanie procesów, integrację z systemami, komunikację z zespołem i przemyślany plan testów. Dobrze przeprowadzony proces wdrożeniowy przekłada się na niższe koszty operacyjne, lepszą kontrolę nad towarem i większą wydajność pracy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak działa Asiston WMS w praktyce, skontaktuj się z nami lub zajrzyj do zakładki realizacje, gdzie znajdziesz przykłady wdrożeń u naszych klientów. Zapraszamy!

Dynamiczny rozwój działalności i poszerzanie oferty produktowej wymusiły reorganizację logistyki oraz centralizację operacji magazynowych. Wdrożenie WMS pozwoliło na automatyzację procesów, zwiększenie efektywności i eliminację błędów. Efektem było stworzenie wydajnego magazynu centralnego, który obsługuje całą sieć dystrybucji. O firmie Lobos to przedsiębiorstwo zajmujące się dystrybucją urządzeń i materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych (skanerów, drukarek, kserokopiarek itd.), a także pakowanych artykułów spożywczych oraz mebli i akcesoriów meblowych dla firm i hoteli. Posiada 10 oddziałów na terenie całej Polski – w Katowicach, Krakowie, Kielcach, Nowym Sączu, Nowym Targu, Tarnowie, Łodzi, Warszawie, Wrocławiu i Rzeszowie. Na terenie Krakowa oraz okolic towar rozwożony jest za pomocą własnej floty samochodowej. Do pozostałych rejonów Polski artykuły są wysyłane przy użyciu firmy spedycyjnej.  Z firmą Lobos Sente jako dostawca zaawansowanych systemów informatycznych współpracuje od 2007 r., kiedy to rozpoczęte zostały prace nad wdrożeniem systemu ERP. Planując zmianę oprogramowania w obszarze gospodarki magazynowej firma Lobos szukała innych dostawców zaawansowanego oprogramowania dla biznesu. Jednak ze względu na funkcje i możliwości systemu informatycznego w obszarze planowania zamówień i WMS, oferta Sente stanowiła najbardziej kompleksowe rozwiązanie. Nie bez znaczenia okazały się także dotychczasowe pozytywne doświadczenia i wieloletnia współpraca. Cele projektu Dynamiczny rozwój spółek wchodzących w skład grupy Lobos i stałe poszerzanie oferty spowodowały potrzebę zmian w obszarze logistyki i gospodarki magazynowej, a w związku z tym wdrożenie kolejnych obszarów systemu informatycznego. Do tej pory funkcjonowało jednocześnie kilka magazynów oddziałowych, jednak ze względu na koszty utrzymania składów oraz transportu zlikwidowano lub zminimalizowano ich rolę na rzecz jednego magazynu centralnego. W wybranych oddziałach firmy przechowywane są jeszcze tylko produkty ciężkie lub wielkogabarytowe o stosunkowo niskiej wartości jednostkowej (np. woda, papier, mleko, ręczniki papierowe itp.), których transport do magazynu centralnego jest ekonomicznie nieopłacalny. W związku z wprowadzanymi zmianami powstała konieczność przeorganizowania magazynu w głównej siedzibie firmy w Krakowie na magazyn centralny w taki sposób, żeby przy dotychczasowej swojej powierzchni (3600 m²) mógł przyjąć na stan i podołać obsłudze zwiększonej rotacji artykułów. Magazyn pod lupą W proces przekształceń w firmie Lobos Sente zostało zaangażowane już w momencie planowania zmian w magazynie, który miał pełnić funkcję centralnego. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń i specyfiki asortymentu został opracowany rozkład strefy odstawczej (ustawienie regałów) oraz strefy pakowania, zaplanowane ścieżki poruszania się magazynierów oraz zaprojektowane zasilenie 5-piętrowej (wys. 2,2 m) antresoli. Takie rozwiązania pozwoliły od samego początku zoptymalizować funkcjonowanie kluczowych obszarów magazynu, dzięki czemu uniknięto modyfikacji w późniejszym terminie (mogących wynikać z wniosków planowanej wówczas analizy przedwdrożeniowej oraz późniejszej implementacji systemu). Wprowadzone rozwiązania opierały się na urządzeniach przenośnych, które poprzez Wi-Fi łączą się z bazą danych systemu. Każdy magazynier jest zaopatrzony w tzw. handheld, za pomocą którego otrzymuje zlecenia magazynowe i potwierdza realizację poszczególnych zadań do wykonania. Oprogramowanie pozwala kierownikowi magazynu na tworzenie i generowanie raportów przedstawiających precyzyjne statystyki wydajności pracy każdego magazyniera. Pozwala to z jednej strony planować i decydować o organizacji pracy, jak i monitorować efektywność działań pracowników. Automatyzacja procesów Najważniejsze efekty wdrożenia systemu Teneum WMS wynikają z automatyzacji kluczowych procesów zachodzących w magazynie. Podczas swoich zadań dziesięciu magazynierów wspieranych jest przez oprogramowanie, które kieruje ich do lokacji, z których powinni pobrać dany produkt. Wybierana jest optymalna trasa ze względu na konkretne zlecenie magazynowe.  Nadzór systemu nad gospodarką magazynową pozwala w zależności od potrzeb przydzielać jednocześnie kilku pracowników do realizacji dużych zamówień. Takie rozwiązania znacznie przyspieszają proces kompletacji zamówień i przygotowania przesyłki. Automatyzacja pracy umożliwiła obsługę magazynu przez taką samą liczbę osób nawet po zwiększeniu liczby dziennych zamówień wynikających ze skierowania na skład centralny zleceń, które dotychczas były obsługiwane przez oddziały firmy. Został też wprowadzony system tzw. podwójnej kontroli, polegający na sczytywaniu (pick) za pomocą kodu kreskowego danych dotyczących pobieranego produktu z konkretnej lokacji, a następnie ponownego pick’u danego artykułu podczas przygotowywania przesyłki w strefie pakowania. W obu przypadkach przy braku kompletacji system sygnalizuje o tym i nie pozwala realizować kolejnych operacji bez skompletowania całości paczki. Dzięki współpracy urządzeń mobilnych i rozwiązań systemu możliwość pomyłek przy wysyłce do klientów została zredukowana praktycznie do zera. Kompletacja zamówień według wskazówek podawanych przez system pozwala także skrócenie czasu (z 3 godzin do 30 minut) potrzebnego do zapakowania przesyłek na samochód (własny lub spedytora). Paczki zostają zebrane i przygotowane razem według wyznaczonych tras. Inteligentne zarządzanie przesyłkami dzięki cross-dockingowi Żeby zmniejszyć liczbę magazynów oddziałowych, Lobos musiał rozwiązać problem kompletacji przesyłek ze względu na docelowe punkty odbioru – bez konieczności przepakowywania ich „po drodze” w poszczególnych oddziałach. Zgodnie z sugestiami Sente przygotowało w systemie WMS mechanizmy pozwalające na realizację zamówień według metody cross dockingu. Obecnie w narzędziu istnieje opcja otwarcia zlecenia przewozu tego typu na określony oddział. W takim przypadku poszczególne elementy (paczki) całej przesyłki już w magazynie centralnym zaadresowane zostają na docelowe miejsce odbioru (adres danego oddziału lub adres konkretnego klienta), a nie jako przesyłka w całości zaadresowana na oddział firmy, który do tej pory sam przepakowywał i rozdzielał je na potrzeby zamówień lokalnych. Ten mechanizm doskonale sprawdza się przy zamówieniach generowanych przez dużych klientów – w sytuacji, gdy np. jeden kontrahent zleca dostarczenie 250 paczek pod 100 różnych miejsc adresowych. W takim przypadku już na etapie przygotowywania przesyłki każda paczka otrzymuje etykietę zaadresowaną na wskazany adres. Po dotarciu przesyłek do oddziału Lobosu nie ma potrzeby ich przepakowywania ani adresowania – to wszystko zostało już wykonane wcześniej w magazynie centralnym. Implementacja w oprogramowaniu rozwiązań cross dockingu pozwoliła dokonać reorganizacji magazynów oddziałowych Lobosu. Pozyskane tym sposobem środki firma może przeznaczyć na inwestycje mające na celu rozwój przedsiębiorstwa i zwiększanie przewagi konkurencyjnej. Rezultaty wdrożenia Wdrożenie kolejnych obszarów systemu Teneum Sente pozwoliło firmie Lobos na reorganizację sposobu działania przedsiębiorstwa. Powstał magazyn centralny, a automatyzacja większości procesów w nim zachodzących usprawniła jego pracę tak, żeby mógł on przejąć zlecenia do tej pory realizowane przez oddziały bez konieczności zatrudniania nowych pracowników lub pracy w trybie zmianowym na tym magazynie. Obecnie system do obsługi magazynu i planowania zamówień posiada w swojej kartotece ok. 30 tys. aktywnych pozycji asortymentowych. Z tej liczby 8,2 tys. produktów rozmieszczonych jest na ok. 2,3 tys. lokacjach. Przeciętnie dziennie realizowanych jest ok. 300 przesyłek, co daje ok. 2 tys. pobrań towarów przez 10 magazynierów. Średnio jedno pobranie realizowane jest w czasie 2 minut i 24 sekund.

Na pierwszy rzut oka wszystko funkcjonuje prawidłowo: zamówienia są obsługiwane, klienci zostawiają pozytywne recenzje, a wykresy sprzedaży pną się w górę. Firma rośnie – i wydaje się, że to tylko kwestia czasu, aż osiągnie jeszcze lepsze wyniki. Jednak z biegiem czasu zaczynają pojawiać się zgrzyty: pojawiają się nieporozumienia, błędy oraz wzrost liczby reklamacji i zwrotów. Jak stworzyć efektywną współpracę pomiędzy zespołem sprzedaży a logistyką, która poradzi sobie z wyzwaniami dynamicznego rozwoju? Jak uniknąć sytuacji, w której rozwój firmy prowadzi do wewnętrznego chaosu organizacyjnego? Kiedy rozwój firmy wyprzedza jej zaplecze operacyjne Wyobraź sobie firmę, która zaczynała od prostych metod – właściciel sam zarządza kontem na Allegro, magazyn ogarnia w Excelu, a zamówienia pakuje z pomocą znajomego. Na tym etapie wszystko działa sprawnie: jest klarownie, szybko i stosunkowo tanio. Problemy zaczynają się dopiero wtedy, gdy przedsiębiorstwo rośnie – a wraz z nim w organizacji pojawiają się nowe role: kierownik sprzedaży, manager logistyki, dyrektor operacyjny. Każdy z nich ma swoje cele, swoje arkusze i własną wizję realizacji działań. W efekcie struktura staje się coraz bardziej złożona. Przybywa narzędzi, a przepływ informacji zaczyna szwankować – aż w końcu tylko jedna osoba jeszcze wie, jak to wszystko się ze sobą łączy. Gdy ona znika (bo np. idzie na L4 lub urlop), pojawia się chaos. Handlowcy biegają po magazynie z kartkami, klient kolejny dzień czeka na paczkę, a reklamacje i frustracja zaczynają się piętrzyć. To wyraźny sygnał, że operacyjna strona firmy nie nadąża za tempem sprzedaży. A jeśli nie zostaną wdrożone zmiany, wyzwania będą się tylko pogłębiać – pojawią się jeszcze większe opóźnienia, reklamacje, utrata zaufania. W tym wszystkim najłatwiej zapomnieć, kto ponosi największe koszty tego chaosu – klient. Dla niego nie ma znaczenia, czy winna jest logistyka, czy dział sprzedaży. Liczy się jedno: że zamówienie jest opóźnione, produkt nie taki jak w opisie albo brak jakiejkolwiek informacji o statusie. To właśnie wtedy pojawia się rozczarowanie i frustracja – nie tylko z pojedynczej transakcji, ale z całego doświadczenia zakupowego, które miało budować lojalność. Logistyka i e-Commerce: wspólny cel, różne perspektywy W miarę jak organizacja się rozrasta, rosną nie tylko liczby, ale też napięcia pomiędzy działami. To szczególnie widoczne między logistyką a e-Commerce – dwoma zespołami, które są równie kluczowe dla sukcesu organizacji, ale funkcjonują w zupełnie różnych realiach. E-commerce koncentruje się na wzroście: promocje, bezpłatne zwroty, szybkie kampanie sprzedażowe. Liczy się rozmiar koszyka i konwersja. Logistyka z kolei potrzebuje spokoju, przewidywalnych i sprawdzonych procesów, powtarzalności. Gdy te dwa światy działają niezależnie, bardzo łatwo o kolizję. Typowy scenariusz: dział sprzedaży uruchamia kampanię na produkt, którego magazyn nie ma. Efekt? Pretensje, zamieszanie, puste półki, a potem negatywne opinie w internecie. Sprzedaż zarzuca magazynowi brak elastyczności, logistyka zarzuca sprzedaży brak komunikacji. W efekcie klient otrzymuje obietnicę (np. szybkiej dostawy czy dostępności produktu), której firma nie jest w stanie spełnić – i to nie z braku chęci, tylko przez wewnętrzne niedogadanie. Działy mogą wzajemnie się obwiniać, ale z perspektywy klienta to po prostu kiepska obsługa. A w e-Commerce jedno złe doświadczenie może przekreślić miesiące budowania relacji. Kiedy brak narzędzi staje się poważnym ryzykiem biznesowym Początkowo trudno naturalnie zacząć myśleć o inwestowaniu w oprogramowanie – wszystko jeszcze jakoś działa, a przecież liczy się każda złotówka. Excel wciąż daje radę, zamówienia da się obsłużyć ręcznie, a promocje tworzy się z głowy. Ale w pewnym momencie to już za mało. Przykład? Jeden z popularnych e-sklepów odzieżowych wpadł na pomysł promocji, która miała zachwycić klientki: „zamów, przymierz i odeślij do dwóch miesięcy”. Akcja była szeroko promowana jako  przymierzalnia w Twoim domu” i w pierwszym tygodniu gwałtownie wystrzeliła ze sprzedażą. Zamówienia rosły wykładniczo, klienci zamawiali po kilka wersji tego samego modelu – różne kolory, rozmiary, fasony. Problem w tym, że nikt nie przewidział, co stanie się po stronie operacyjnej. Po kilku dniach z magazynu zniknęła większość towaru, bo wszystko było w domach klientek. Przed chwilę na stronie nie można było nic zamówić, bo system WMS pokazywał braki. Gdy po kilku tygodniach zwroty zaczęły wracać, okazało się, że produkty są pomieszane, często niekompletne i trzeba je ręcznie sortować. Na dodatek była już zupełnie inna pora roku, więc towaru nie dało się ponownie sprzedać. Kampania, która miała być hitem marketingowym, niemal zablokowała firmę operacyjnie – i pokazała, że bez planowania i współpracy marketingu z logistyką, nawet najlepsze pomysły mogą stać się niedźwiedzią przysługą. Fulfillment czy własny magazyn – co wybrać? To jedna z kluczowych decyzji w rozwijającym się e-Commerce – i niejednokrotnie moment, w którym firma musi przemyśleć swoją operacyjną przyszłość. Fulfillment zapewnia większą elastyczność i zdolność do szybkiego reagowania, zwłaszcza gdy sprzedaż dynamicznie rośnie, pojawiają się nowe kanały dystrybucji (takie jak marketplace’y) lub firma przechodzi na model B2C, w którym czas doręczenia i sprawna obsługa zwrotów mają kluczowe znaczenie. Własny magazyn to z kolei większa kontrola, przewidywalność i niższe koszty w dłuższej perspektywie – zwłaszcza przy sprzedaży B2B, gdzie istotne są hurtowe zamówienia, konkretne terminy dostaw czy obsługa dokumentów. Nie ma jednej słusznej ścieżki. Najważniejsze jest jedno: każda decyzja powinna brać pod uwagę nie tylko koszty i oczekiwane przychody, ale także doświadczenie końcowego odbiorcy – zarówno klienta biznesowego, jak i indywidualnego. Bo dla klienta nie ma znaczenia, czy paczkę wysłała firma zewnętrzna, czy własny zespół – liczy się, czy dotarła na czas, w nienaruszonym stanie i zgodnie z obietnicą złożoną przez sklep. Dlatego tak ważne jest, by przy wyborze modelu operacyjnego zderzyć perspektywy wszystkich zaangażowanych działów – logistyki, sprzedaży, obsługi klienta i marketingu – i wybrać rozwiązanie, które wspiera wspólne cele, a nie tylko lokalną efektywność. Narzędzia, które dziś wydają się tanie i proste, mogą przy dużej skali kosztować fortunę – nie tylko finansowo, ale także w postaci utraconego zaufania klientów. Dlatego każda inwestycja powinna być poprzedzona nie tylko analizą ROI, ale i pytaniem: czy to pomoże nam dostarczyć klientowi to, co mu obiecaliśmy? Wspólne cele wymagają wspólnych procesów Sprawnie funkcjonująca firma to nie tylko zbiór narzędzi, ale przede wszystkim zgrany zespół ludzi. Technologie są istotne, jednak nie zastąpią bezpośredniej komunikacji między działami. Nawet najbardziej zaawansowane rozwiązania nie zlikwidują problemów, jeśli e-Commerce i logistyka pracują w oderwaniu od siebie – każdy z własną agendą, kalendarzem i definicją sukcesu. A przecież w większości przypadków wystarczą naprawdę proste kroki, żeby to zmienić. Regularne spotkania operacyjne, wspólne ustalanie harmonogramu promocji, dostęp do tych samych danych magazynowych i choćby podstawowa koordynacja działań – często znaczą więcej niż wdrożenie nowego narzędzia za dziesiątki czy setki tysięcy złotych. Chodzi o to, by zarówno dział sprzedaży, jak i logistyka, miały jasność co do nadchodzących wydarzeń i mogły się na nie odpowiednio przygotować. Dzięki temu, zamiast gasić pożary, można im po prostu zapobiegać. To właśnie w takich działaniach powstaje realna synergia. Klient nie analizuje, czy opóźnienie wynikało z winy magazynu, czy niedopatrzenia działu sprzedaży. Dla niego liczy się jedno: czy cały proces przebiegł płynnie i bezproblemowo. Dlatego tak istotne jest, aby zespoły współpracowały – nie z obowiązku, lecz z wewnętrznego przekonania, że ich cele są wspólne. Bo w rozwijającym się e-Commerce to nie systemy są największym atutem, lecz zgrany zespół, który potrafi się porozumieć i zapobiec kryzysom, zanim się pojawią. Wzmacniaj operacyjną odporność, zanim stanie się koniecznością Prawda jest taka: jeśli firma działa na granicy możliwości w spokojnych czasach, to przy większym obciążeniu po prostu sobie nie poradzi. Piki sprzedażowe – niezależnie od tego, czy to Święta, powrót do szkoły czy spontaniczna akcja promocyjna – nie mogą być szokiem dla organizacji. Bo opinie klientów nie wybaczają opóźnień, a utracone zaufanie odbudowuje się długo, bo „potrzeba 20 lat, by zbudować swoją reputację, i zaledwie 5 minut, by ją zniszczyć. Jeśli będziesz o tym pamiętał, zaczniesz inaczej podejmować decyzje”[1]. Dlatego warto przygotować się wcześniej – zanim sprzedaż gwałtownie ruszy. To nie oznacza, że wszystko musi być od razu zautomatyzowane i dopięte na ostatni guzik. Chodzi raczej o to, by procesy były przemyślane, systemy elastyczne, a pracownicy gotowi na więcej niż zwykle. Warto regularnie mierzyć podstawowe wskaźniki: poziom zwrotów, reklamacji, efektywność pracy na magazynie, NPS czy zwrot z inwestycji w automatyzację. Ale jeszcze ważniejsze jest to, by wszystkie działy działały razem – bo logistyka to nie tylko półki i paczki. To ten element, który spina cały e-Commerce i decyduje, czy wszystko naprawdę działa. [1] W. Buffet

Inwentaryzacja środków trwałych to proces, który teoretycznie powinien być prosty – ot, sprawdzenie, co firma posiada i gdzie się to znajduje. W praktyce jednak każda ręczna inwentaryzacja wiąże się z ryzykiem błędów, niezgodności, a nawet strat finansowych. Co gorsza, te błędy często wychodzą na jaw dopiero podczas audytu lub kontroli. Na szczęście coraz więcej firm przechodzi na zautomatyzowaną i cyfrową inwentaryzację, która skutecznie eliminuje większość problemów związanych z tradycyjnym podejściem. Jakie błędy są najczęstsze i jak technologia może im zapobiec? Błąd: rozbieżności między stanem rzeczywistym a ewidencją W tradycyjnej inwentaryzacji bardzo łatwo o sytuację, w której: sprzęt zmienił lokalizację, ale nie zostało to odnotowane, pracownik korzysta z urządzenia, którego nie ma na liście, środek trwały został zlikwidowany, ale nadal figuruje w systemie. Rozwiązanie cyfrowe: Aplikacja mobilna umożliwia natychmiastowe przypisanie składnika majątku do innej osoby lub miejsca. Historia zmian jest automatycznie rejestrowana. Błąd: pomyłki ludzkie przy spisie ręcznym Literówki, nieczytelne notatki, zgubione kartki czy nieprecyzyjne opisy — ręczne zapisy to podatne pole na błędy, które później trudno wyłapać. Rozwiązanie cyfrowe: Skanowanie kodów QR lub tagów RFID eliminuje ręczne wpisywanie danych. System sam dopasowuje skanowany obiekt do zapisów w bazie. Błąd: brak aktualnych danych dla księgowości i zarządu Bez bieżących informacji o stanie majątku, trudno podejmować trafne decyzje biznesowe lub prowadzić amortyzację zgodnie z przepisami. Rozwiązanie cyfrowe: Platformy takie jak evidei oferują aktualne raporty dostępne online w każdej chwili — również dla działu finansowego lub audytorów. Błąd: brak dowodów wykonania inwentaryzacji Firmy często nie mają jak udowodnić, że proces inwentaryzacji został przeprowadzony prawidłowo, co w razie kontroli może rodzić nieprzyjemne konsekwencje. Rozwiązanie cyfrowe: System zapisuje dokładny czas i miejsce każdego skanowania oraz osobę, która go wykonała. To twardy dowód na wykonanie obowiązku. Błąd: chaos organizacyjny i nieefektywność zespołu Inwentaryzacja przeprowadzana bez jasnego planu i narzędzi często wiąże się z duplikowaniem pracy, brakiem odpowiedzialności i dezorganizacją. Rozwiązanie cyfrowe: Cyfrowy system umożliwia delegowanie zadań, śledzenie postępów i centralne zarządzanie całym procesem — z poziomu jednego pulpitu. Podsumowanie Błędy w inwentaryzacji kosztują. Czas, pieniądze, a czasem także reputację firmy. Przejście na rozwiązania cyfrowe, takie jak te dostępne w ofercie evidei, to inwestycja, która zwraca się już przy pierwszym spisie z natury. Zobacz, jak możesz wyeliminować błędy w inwentaryzacji i zyskać pełną kontrolę nad majątkiem – odwiedź evidei.com.pl.

Inwentaryzacja to proces wymagany prawem i niezbędny do prawidłowego zarządzania majątkiem firmy. Tradycyjnie oznacza ona setki godzin spędzonych na ręcznym spisie, weryfikacji i porównywaniu danych. Tymczasem nowoczesne firmy wybierają automatyczną inwentaryzację, która nie tylko skraca czas realizacji, ale eliminuje błędy i daje pełną kontrolę nad aktywami. Zastanawiasz się, jak wygląda taki proces w praktyce? Poniżej przedstawiamy go krok po kroku – na podstawie rozwiązań oferowanych przez AG Consult. Etykietowanie środków trwałych Pierwszym krokiem jest oznakowanie każdego elementu majątku firmy. W zależności od potrzeb stosuje się: kody QR – idealne do odczytu z użyciem smartfonu lub skanera, etykiety RFID – umożliwiające szybkie skanowanie z większej odległości i bez kontaktu wzrokowego z etykietą. Każda etykieta zawiera unikalny identyfikator przypisany do danego składnika majątku. Wprowadzenie danych do systemu Dane dotyczące środka trwałego – takie jak nazwa, lokalizacja, osoba odpowiedzialna, stan techniczny, numer inwentarzowy – wprowadzane są do cyfrowej ewidencji. Od tego momentu system „zna” każdy element majątku i pozwala śledzić jego historię. Inwentaryzacja z wykorzystaniem aplikacji mobilnej Pracownicy przeprowadzający inwentaryzację korzystają z aplikacji mobilnej na telefonie lub dedykowanym skanerze. Wystarczy zeskanować etykietę, by: potwierdzić obecność środka trwałego, sprawdzić zgodność lokalizacji, w razie potrzeby dodać notatkę lub zdjęcie (np. uszkodzenia). System automatycznie porównuje dane ze stanem ewidencyjnym i od razu sygnalizuje rozbieżności. Generowanie raportów i rozliczeń Po zakończeniu inwentaryzacji raporty tworzą się automatycznie. Obejmują: spis potwierdzonych składników, listę braków lub przesunięć, niezgodności z poprzednimi stanami, gotowe dokumenty do podpisu lub przekazania działowi księgowemu. Cały proces przebiega znacznie szybciej niż przy tradycyjnych metodach, a przy tym eliminuje ryzyko błędów ludzkich. Monitoring i archiwizacja danych Po zakończeniu inwentaryzacji dane są bezpiecznie przechowywane w systemie. W każdej chwili możliwy jest: dostęp do historii zmian, sprawdzenie stanu aktywów na dany dzień, szybkie przygotowanie danych do audytu lub kontroli. Zobacz, jak możesz uprościć inwentaryzację w swojej firmie dzięki technologii – odwiedź evidei.com.pl.

Aby skutecznie zarządzać operacjami magazynowymi w warunkach dynamicznego wzrostu, Novoterm postawił na automatyzację kluczowych obszarów działalności. Wdrożenie systemu WMS pozwoliło firmie na zwiększenie wydajności magazynu, usprawnienie realizacji zamówień i redukcję kosztów operacyjnych – bez konieczności rozbudowy zespołu. O firmie Firma Novoterm specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej, akcesoriów łazienkowych, kabin prysznicowych, wanien i ceramiki łazienkowej. Asortyment, którego nie produkuje, importowany jest z Niemiec, Węgier, Włoch i Chin. Przedsiębiorstwo posiada rozwiniętą sieć sprzedaży, która obejmuje kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów i prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całej Polski. Novoterm, sprowadzając produkty do sprzedaży nie tylko z krajów europejskich, ale także Chin, napotykał liczne wyzwania związane z importem. O ile sprowadzanie towarów z Niemiec, Włoch i Węgier trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty zamówienia, o tyle transport z Chin przysparza już nieco więcej trudności. Jego najtańszą formą z Państwa Środka jest fracht morski, którego czas realizacji wynosi od 4 do 8 tygodni. W tym przypadku kluczowe jest bezbłędne planowanie zakupów. Ważnym zadaniem, jakie stało przed nowym systemem, było dokładne prognozowanie i sugerowanie ilości danych kategorii asortymentu, które należy zamówić, by zapewnić ciągłość sprzedaży.  Cele projektu Do najważniejszych celów projektu należały: usprawnienie procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów, automatyzacja procesu składania i zwiększenie szybkości realizacji zamówień, wsparcie planowania zakupów, wyeliminowanie powtarzalnych czynności. Ponadto dodatkowym wyzwaniem, które musiało być uwzględnione przy projektowaniu rozwiązania, była obsługa licznych korekt dokumentów sprzedażowych – nieuniknionych przy tak dużej skali operacji i dynamicznie zmieniających się zamówieniach. Firma potrzebowała narzędzia, które umożliwi natychmiastową i precyzyjną reakcję na reklamacje czy zwroty, bez angażowania działu księgowości w czasochłonne działania wykonywane ręcznie. Istotne było także zintegrowanie danych z różnych źródeł, takich jak systemy kodowania produktów specyficzne dla poszczególnych sieci handlowych. Celem było uproszczenie skomplikowanych procesów, które wcześniej wymagały manualnej kontroli i porównań. Oprogramowanie miało umożliwiać szybkie dopasowywanie faktur i zamówień nie tylko na podstawie numerów dokumentów, ale również numerów klientów czy indywidualnych kodów produktów. Dzięki temu realizacja zleceń stała się niemal bezobsługowa, a obsługa korekt przestała być wąskim gardłem w łańcuchu sprzedaży. Automatyzacja procesów zamówień i logistyki Obsługa dużych sieci handlowych wymaga doskonale zorganizowanych, zautomatyzowanych procesów – zwłaszcza w obliczu rosnącej liczby zamówień i ich skali. Jednym z kluczowych założeń wdrożenia nowego narzędzia informatycznego w firmie Novoterm było pełne zautomatyzowanie przyjmowania i realizacji zleceń. Klienci przekazują dyspozycje zakupowe bezpośrednio ze swoich systemów, a dzięki elektronicznej wymianie danych (EDI) trafiają one bezpośrednio do oprogramowania firmy. Rozwiązanie automatycznie weryfikuje poprawność zamówienia, przypisuje datę realizacji i generuje wszystkie wymagane dokumenty – od magazynowych, przez przewozowe, po faktury sprzedażowe. Cały proces logistyczny przebiega bez udziału papierowej dokumentacji – zlecenia spedycyjne są automatycznie przekazywane do przewoźników, a faktury trafiają do klientów w wersji elektronicznej. Dodatkowo rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera rejonizację tras – własne pojazdy realizują dostawy w najbliższych lokalizacjach, co pozwala na zmniejszenie kosztów transportu. Wysoki poziom integracji i automatyczna obsługa dokumentacji umożliwiają bieżącą kontrolę zgodności realizacji dostaw z zapisami umownymi – co ma kluczowe znaczenie w relacjach z dużymi kontrahentami. Rozwiązania Po pierwszym etapie projektu – wdrożeniu rozwiązania automatyzującego procesy w obszarach sprzedaży, CRM, a także finansów i księgowości, dzięki któremu firma zanotowała 41% wzrost przychodów – podjęto decyzję o uruchomieniu dodatkowego rozwiązania wspierającego logistykę. System Teneum WMS, który odpowiada za sprawne zarządzanie magazynem wysokiego składowania umożliwia pełne zintegrowanie działań sprzedażowych z operacjami magazynowymi. Rezultaty wdrożenia Porządek na lokacjach Każdy produkt został przypisany do ściśle określonej lokalizacji magazynowej, oznaczonej kodem kreskowym. Ułatwia to szybkie odnajdywanie towaru i eliminuje ryzyko pomyłek przy kompletacji. Kody kreskowe i handheldy Dzięki automatyzacji zadań w magazynie oraz wykorzystaniu terminali mobilnych system efektywnie przydziela zadania pracownikom zgodnie z wcześniej ustalonymi algorytmami optymalizującymi ich pracę. System podwójnej kontroli Proces kompletowania został wsparty funkcją bieżącej weryfikacji – handheldy pozwalają wykryć niezgodności już w trakcie zbierania zamówienia, co znacząco ogranicza błędy. Optymalna marszruta Oprogramowanie zarządza ruchem magazynierów, planując trasy w taki sposób, by najpierw pobierane były towary cięższe i większe – co wpływa na lepsze wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Usprawnienia spedycyjne Integracja z narzędziami przewoźnika została rozszerzona również o obsługę przesyłek paczkowych. Cały proces wysyłki jest realizowany z poziomu systemu Novoterm – bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Zarządzanie kompletami Rozwiązanie automatycznie konwertuje zestawy produktów na paczki i odwrotnie, dostosowując się do potrzeb operacyjnych magazynu oraz wymagań działu sprzedaży. Korzyści System WMS został w pełni zintegrowany z funkcjonującym już w firmie ERP. Informacje wprowadzane w jednym miejscu są automatycznie wykorzystywane przez wszystkie kluczowe działy – od sprzedaży i obsługi klienta, przez magazyn i dystrybucję, aż po księgowość. Takie podejście znacząco skróciło czas obsługi pojedynczych zleceń i podniosło efektywność pracy całych zespołów.  Firma odnotowała wzrost liczby klientów i poprawę wyników sprzedażowych. Magazyn realizuje dziś o 30% więcej wysyłek każdego dnia, a jego ogólna wydajność zwiększyła się o 25%. Co istotne, większe wolumeny zamówień obsługiwane są bez konieczności powiększania zespołu.

Firma specjalizuje się w dystrybucji wysokiej jakości granulatów wykorzystywanych w produkcji opakowań, kształtek oraz innych elementów z tworzyw sztucznych. W ofercie znajdują się również specjalistyczne barwniki i dodatki modyfikujące, które pozwalają na precyzyjne dopasowanie właściwości materiałów do konkretnych zastosowań. Odbiorcami są przede wszystkim przedsiębiorstwa zajmujące się przetwórstwem tworzyw sztucznych, dla których jakość, powtarzalność oraz terminowość dostaw mają kluczowe znaczenie. Wśród nich znajdują się również firmy działające w sektorach o podwyższonych wymaganiach jakościowych, takich jak branża automotive i medyczna. W tych obszarach jakiekolwiek pomyłki – np. w kompletacji czy dostawie materiału – mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi, koniecznością kosztownych korekt produkcyjnych, a w skrajnych przypadkach nawet czasowym wstrzymaniem procesu produkcji. Dlatego też firma przykłada szczególną wagę do precyzji operacyjnej i kontroli jakości na każdym etapie obsługi klienta, traktując niezawodność jako kluczowy filar swojej działalności. Zrozumienie specyfiki produktu to klucz do skutecznego wdrożenia WMS Wdrożenie systemu WMS AVOCADO Packing w firmie zajmującej się handlem granulatami wymaga dogłębnego zrozumienia specyfiki tego rodzaju towaru. Granulaty to produkty wyjątkowo wrażliwe na warunki przechowywania — istotna jest tu zarówno wilgotność, jak i temperatura, a także czas składowania. Nawet niewielkie odchylenia od zalecanych parametrów mogą wpłynąć na jakość towaru. Dla naszego Klienta kluczowe było precyzyjne zarządzanie czasem przechowywania każdej partii granulatów.  Istotnym aspektem był także proces certyfikacji – do każdej dostawy dołączony jest certyfikat jakości, bez którego sprzedaż produktów nie jest możliwa. System musiał zatem umożliwiać nie tylko pełną kontrolę nad stanem magazynowym, ale również nad przepływem dokumentacji certyfikacyjnej, która stanowi warunek dalszej dystrybucji towaru. Każdy certyfikat dołączany do partii granulatu zawiera szereg kluczowych parametrów, które mają bezpośredni wpływ na to, jak dany produkt będzie się zachowywał w dalszym procesie użytkowania. Dlatego tak istotne było zapewnienie pełnej transparentności i kontroli nad tymi danymi w ramach wdrożonego systemu WMS. Granulat to towar wymagający – zarówno pod względem warunków magazynowania, jak i ścisłego zarządzania czasem składowania oraz kolejnością wydań. Niezwykle ważne jest również precyzyjne śledzenie numerów serii, ponieważ nawet ten sam typ granulatu, pochodzący z różnych dostaw, może różnić się istotnymi właściwościami – właśnie tymi, które są opisane w certyfikatach jakości.  Kluczowe rozwiązania wdrożone w ramach projektu: Jednym z głównych wyzwań, z jakimi borykał się nasz Klient przed wdrożeniem systemu WMS, była identyfikacja towaru. Ze względu na specyfikę współpracy z różnymi kontrahentami – z których każdy może stosować własne oznaczenia, kolory opakowań czy schematy brandingu – operatorzy magazynowi często mieli trudność z właściwym rozpoznaniem produktów. Dodatkowym utrudnieniem była długość i złożoność kodów przypisanych do poszczególnych produktów. Zawierały one długie ciągi znaków, które trudno było zweryfikować wzrokowo, zwłaszcza w warunkach magazynowych. Brak systemu WMS powodował, że pracownicy polegali wyłącznie na wzrokowej weryfikacji kodów, co mogło prowadzić do wydania niewłaściwego towaru – wystarczył jeden, niezauważony znak różnicy w ciągu alfanumerycznym. Konsekwencje potencjalnych błędów były poważne i często powodowały konieczność natychmiastowego reagowania, włącznie z wysłaniem transportu na drugi koniec kraju tylko po to, by wymienić błędnie dostarczoną partię towaru. Część granulatu przechowywana była w dużym, głównym magazynie, który funkcjonował w uporządkowany, lecz manualny sposób. Towar trafiał tam w postaci worków ułożonych na paletach – standardowo przygotowanych przez dostawców. Po przyjęciu do magazynu folia zabezpieczająca była usuwana, a towar rozpoczynał swój cykl wydań. Palety często były układane jedna na drugiej – w kilku warstwach, tworząc zwarte „wieże” produktów, podobnie jak ma to miejsce podczas transportu na naczepach TIR-ów. W praktyce oznaczało to tworzenie rzędów złożonych z wielu palet ustawionych zarówno w pionie, jak i w głębi magazynu. Bez wsparcia systemu WMS śledzenie położenia konkretnej partii – np. z przypisanym numerem partii lub numerem lotu – było bardzo utrudnione. Operatorzy musieli polegać na własnej pamięci i doświadczeniu, co przy dużym wolumenie i presji czasowej zwiększało ryzyko błędów. Wydanie niewłaściwej partii towaru mogło prowadzić do poważnych konsekwencji logistycznych i jakościowych, dlatego jednym z celów wdrożenia było uporządkowanie tego procesu i zapewnienie pełnej kontroli nad lokalizacją i tożsamością każdej palety. Granulat trafiał do magazynu z różnych kierunków – nierzadko przylatywał różnymi samolotami, co oznaczało, że każda dostawa mogła mieć przypisany inny numer lotu. A skoro numer lotu był inny, to i certyfikat jakości był inny – niosąc ze sobą potencjalnie różniące się właściwości produktu. W praktyce oznaczało to, że nawet w obrębie jednej dostawy, każda partia musiała być traktowana indywidualnie. Odnalezienie konkretnej partii z właściwym numerem lotu i przypisanym certyfikatem wymagało fizycznego przeszukiwania rzędów, co było czasochłonne, obarczone dużym ryzykiem pomyłek i oparte wyłącznie na drukowanych kartkach, arkuszach Excela i pamięci operatorów. Wdrożenie systemu WMS sprawiło, że zdefiniowano stałe lokalizacje palet, a każda paleta została potraktowana jako odrębny nośnik z własną, unikalną kartą identyfikacyjną. System umożliwia przypisywanie do palety konkretnego towaru, niezależnie od tego, ile partii znajduje się na nośniku. Dzięki pełnej identyfikowalności, operatorzy zyskali pełną kontrolę nad tym, co dokładnie znajduje się na każdej palecie, bez potrzeby przeszukiwania fizycznych rzędów i bez ryzyka pomyłek. Zastosowane automatyzacje Jednym z kluczowych zadań było zapewnienie pełnej kontroli nad stanami magazynowymi oraz nad kolejnością wydawania towaru. System pilnował, by zawsze w pierwszej kolejności wydawane były partie przyjęte do magazynu najwcześniej. Jednak zespół wdrożeniowy musiał uwzględnić również realia fizycznego składowania. W magazynie Klienta granulaty przechowywane były nie na regałach, a w układzie warstwowym – paleta na palecie, w tzw. stogach. W efekcie, nawet jeśli aplikacja wskazywała konkretną paletę jako najstarszą i zgodną z certyfikatem, jej fizyczne wydobycie mogło oznaczać konieczność rozbierania całego stosu. Aby usprawnić pracę operatorów i ograniczyć zbędne operacje, wprowadzona została elastyczna funkcja filtrowania. System wskazuje całą grupę palet o identycznych parametrach – z tą samą datą, certyfikatem i numerem partii – umożliwiając operatorowi wybór tej, która jest najbardziej dostępna. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala zachować zgodność z wymaganiami jakościowymi i jednocześnie dostosować się do fizycznych warunków magazynu – bez kompromisów w zakresie kontroli i śledzenia towaru. Przed wdrożeniem systemu procesy magazynowe wymagały zaangażowania kilku osób na stałe oraz dodatkowego wsparcia w okresach wzmożonego ruchu. Po wdrożeniu systemu, dzięki automatyzacji, bieżąca obsługa magazynu stała się bardziej efektywna, co umożliwiło przesunięcie części zespołu do nowych, strategicznych projektów. W tym samym czasie firma uruchomiła drugi magazyn, gdzie doświadczeni pracownicy mogli wykorzystać swoje kompetencje w nowych rolach. Drugi magazyn to obiekt wysokiego składowania, gdzie towar składowany jest bardziej precyzyjnie – jeśli operator potrzebuje konkretnej partii o określonym numerze lotu i certyfikacie, może ją błyskawicznie zlokalizować i pobrać z dokładnego miejsca. Dzięki temu proces kompletacji znacznie się przyspieszył. W praktyce pierwszy magazyn pełni obecnie funkcję bufora – zwiększa zapasy i przechowuje granulaty w większych ilościach, natomiast drugi działa jako magazyn operacyjny, z którego realizowane są wydania. AVOCADO Packing obsługuje również wewnętrzny ruch towaru między magazynami, przeliczając każdą jednostkę niezależnie od formy jej składowania – czy to palety, worki czy cysterny. Warto dodać, że część granulatu trafia do specjalnych silosów, a następnie ładowana jest do cystern – również ten proces objęty został kontrolą w systemie.  Nasz Klient współpracuje z operatorem palet PRS. Celem było wyeliminowanie ręcznego zarządzania ruchem palet oraz zapewnienie dokładnej ewidencji tego, które palety wyszły do klientów, które krążą między magazynami, a które wracają do obiegu. W ramach wdrożenia wprowadzony został również dedykowany mechanizm raportujący, który umożliwia śledzenie ruchu nośników – w tym wypadku palet PRS — zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacji z klientami. System rejestruje, które palety zostały wydane, ile ich obecnie znajduje się w obiegu oraz do jakich odbiorców trafiły. Dzięki temu firma może w każdej chwili zweryfikować aktualny stan nośników i poinformować operatora PRS o gotowości do odbioru konkretnej liczby pustych palet. Co więcej, raportowanie pozwala uwzględnić sytuacje, w których palety znajdują się u różnych klientów w wielu lokalizacjach – ułatwiając logistykę i planowanie transportu zwrotnego. Skrócenie czasu inwentaryzacji i plany dalszego rozwoju usług magazynowych Jednym z wyraźnych usprawnień było znaczące skrócenie czasu inwentaryzacji. Proces, który wcześniej zajmował ponad tydzień i wiązał się z dużą niepewnością co do jego dokładności, dziś realizowany jest dużo szybciej i przebiega z pełną kontrolą oraz zgodnością z danymi systemowymi. Operatorzy mogą szybko i skutecznie zweryfikować stany magazynowe, co pozwala na bieżąco optymalizować procesy logistyczne.  Równolegle firma rozwija swoje zaplecze magazynowe – nowo wybudowany magazyn wysokiego składowania okazał się na tyle efektywny, że został niemal w całości zapełniony własnym towarem. W związku z tym rozpoczęto budowę kolejnego obiektu, który docelowo ma pełnić również funkcję centrum dystrybucyjnego dla wybranych klientów. Efekty współpracy Umożliwienie sprawnej identyfikacji właściwych serii produktów oraz kontrolowania ich przepływu, co pozwala spełniać wymagania jakościowe i oczekiwania końcowych odbiorców. Wyeliminowanie błędów wynikających z ręcznego odczytu długich kodów produktów dzięki wsparciu systemu WMS w zakresie automatycznego odczytu kodów kreskowych. Wprowadzenie funkcji śledzenia nośników między lokalizacjami, umożliwiającej dalsze monitorowanie palet po ich wydaniu bez potrzeby ponownego znakowania Uproszczenie obsługi palet PRS dzięki integracji z systemem – bez konieczności dodatkowej ewidencji czy tworzenia zestawień ręcznych. Zapewnienie precyzyjnego oznakowania towaru i kontrolowania zasady FIFO w celu uniknięcia przeterminowania oraz utraty ważności certyfikatów. Wprowadzenie mechanizm wyjątków pozwalający handlowcom decydować o wydaniu konkretnej partii poza kolejnością FIFO, jeśli klient wymaga określonych parametrów produktu. Wyeliminowanie strat związanych z przeterminowaniem towaru i wygaśnięciem ważności certyfikatów.

Transformacja magazynu BRAT-MET – Co zmienił system WMS? FWM BRAT-MET Sp. z o.o., mająca swoją siedzibę w Zwoleniu niedaleko Radomia, działa jako producent specjalizujący się w kompleksowej obróbce metali – zarówno poprzez skrawanie, jak i techniki obróbki plastycznej w niskich i wysokich temperaturach. Firma dostarcza szeroką gamę własnych produktów, w tym elementy złączne, śruby oraz komponenty do maszyn, w szczególności dla branży rolniczej i ciągnikowej. W portfolio BRAT-MET znajduje się kilka tysięcy pozycji katalogowych, które znajdują zastosowanie w wielu gałęziach przemysłu, takich jak kolejnictwo, motoryzacja, energetyka czy produkcja maszyn. Firma dostarcza swoje wyroby klientom z Polski oraz innych krajów Unii Europejskiej. Wyzwania logistyczne przed wdrożeniem Magazyn przedsiębiorstwa to ponad 1000 m² powierzchni wysokiego składowania, zorganizowanej w strefy, regały, poziomy i miejsca paletowe. To miejsce, gdzie realizowane są kluczowe procesy: przyjęcie wyrobów, kompletacja zamówień i wysyłka. Przed implementacją systemu WMS lokalizacja towarów była zależna od wiedzy pracowników. Ręczne wyszukiwanie produktów skutkowało spowolnieniem pracy oraz brakiem przejrzystości w stanach magazynowych. Ręczne metody nie nadążały za rosnącą liczbą zamówień i rosnącą różnorodnością oferty. Brakowało również aktualnych danych o dostępnych miejscach magazynowych i statusie zamówień. Firma potrzebowała nowoczesnego narzędzia, które usprawni procesy logistyczne i wyeliminuje nieefektywności. Wdrożenie systemu WMS jako część ERP HermesSQL Spółka BRAT-MET od wielu lat korzysta z systemu ERP HermesSQL do obsługi sprzedaży, finansów i kadr. W odpowiedzi na rosnące potrzeby związane z cyfryzacją logistyki magazynowej, zdecydowano się na wdrożenie modułu WMS, w ramach tego samego systemu. Dzięki temu możliwe było: uniknięcie integracji między różnymi systemami, utrzymanie jednej bazy danych dla całej firmy, kontunuowanie współpracy z jednym producentem odpowiedzialnym za całość wdrożenia systemu ERP HermesSQL i modułu WMS. W listopadzie 2024 roku BRAT-MET uruchomił moduł WMS firmy Humansoft. Proces wdrożenia, trwający zaledwie trzy miesiące, obejmował przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, konfigurację systemu, testy oraz szkolenia. Dodatkowo przygotowano specjalne funkcjonalności, takie jak obsługa kooperacji oraz zaprojektowano spersonalizowane etykiety na wyroby z unikalnymi wzorami odbiorców. Przemiana procesów magazynowych Po uruchomieniu systemu WMS, logistyka wewnętrzna firmy przeszła fundamentalną transformację. System objął wszystkie kluczowe obszary działalności magazynu. 1. Rejestracja i oznaczenie towarów Produkty trafiające z produkcji są od razu skanowane i oznaczane za pomocą kolektorów danych. System umożliwia drukowanie etykiet standardowych lub dopasowanych do potrzeb odbiorców. Następnie towar trafia na miejsce składowania, do wysyłki lub kooperacji. Block Quote 2. Obsługa zleceń kooperacyjnych WMS wspiera również operacje przekazywania towarów do zewnętrznych firm, np. cynkowni. Każde przekazanie i przyjęcie towaru do/od kooperanta odbywa się z użyciem kolektora danych z zainstalowaną aplikacją mobilny magazynier. Funkcjonalność obejmuje: rejestrację wysyłki do kooperacji, kontrolę zgodność ilości z wysyłką. 3. Kompletacja i wysyłka Zamówienia widoczne w systemie ERP są natychmiast dostępne na kolektorach danych. Magazynierzy: widzą, co należy spakować, są kierowani przez system do właściwych lokalizacji, każdą pozycję potwierdzają na bieżąco w trakcie pakowania, zmieniają status zamówienia w czasie rzeczywistym. Dzięki temu dział handlowy na bieżąco monitoruje status realizacji zamówienia — może łatwo sprawdzić, czy jest ono w trakcie kompletacji, czy już spakowane. Po zakończeniu pakowania dokumenty sprzedażowe są generowane w biurze, a towar kierowany do wysyłki. Block Quote Rezultaty wdrożenia WMS w BRAT-MET Implementacja systemu WMS w firmie BRAT-MET przyniosła wymierne rezultaty, które wpłynęły na poprawę wydajności działań magazynowych oraz usprawniły zarządzanie logistyką magazynową. Usprawnienia operacyjne: 100% kontrola nad rozchodami towarów – każda operacja jest rejestrowana i monitorowana.. Eliminacja pomyłek kompletacyjnych – dzięki jednoznacznej identyfikacji produktów oraz pracy z kolektorami danych, ryzyko błędów zostało zredukowane do minimum. Lepsze zagospodarowanie powierzchni magazynowej – system umożliwia stały monitoring dostępnych lokalizacji i ich optymalne wykorzystanie. Zwiększona wydajność bez inwestycji w rozbudowę – usprawnione procesy pozwoliły obsłużyć większą liczbę zamówień bez konieczności rozbudowy hali. Sprawniejsze wdrażanie nowych pracowników – intuicyjna obsługa systemu i procedury krok po kroku znacząco skracają czas szkolenia. Zmiany organizacyjne: Digitalizacja dokumentacji – odejście od papierowych dokumentów i notatek usprawniło przepływ informacji oraz wyeliminowało błędy Systemowe etykietowanie towarów – każdy produkt otrzymuje etykietę generowaną bezpośrednio z systemu, również w wersjach dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów, co zastąpiło ręczne oznaczenia. Stały wgląd w status realizacji zamówień – dział handlowy może na bieżąco monitorować, które zlecenia są w trakcie pakowania, a które już gotowe do wysyłki. Lepsze narzędzia analityczne – raporty generowane w systemie umożliwiają ocenę pracy magazynierów, np. pod względem czasu realizacji czy liczby obsłużonych pozycji. Redukcja kosztów błędów – zmniejszenie liczby reklamacji dzięki automatyzacji i dokładności operacji pakowania pozwoliło ograniczyć straty finansowe. Rozwój i kolejne kroki Kolejnym planowanym usprawnieniem w firmie BRAT-MET jest montaż dużego monitora w przestrzeni magazynowej, na którym będą prezentowane: lista zamówień do realizacji w bieżącym miesiącu, planowane wysyłki na kolejny miesiąc. Rozwiązanie to pozwoli na lepsze zarządzanie pracą nawet w okresach mniejszego obłożenia. Transformacja, która działa Wdrożenie WMS w firmie BRAT-MET to przykład skutecznej cyfryzacji procesów logistycznych w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Nowe rozwiązanie nie tylko usprawniło organizację magazynu, ale również znacząco poprawiło komunikację wewnętrzną i ograniczyło liczbę błędów operacyjnych. Dzięki temu, że WMS jest modułem systemu ERP HermesSQL, z którego firma korzysta od lat, jego implementacja przebiegła sprawnie i bezproblemowo, bez potrzeby integracji z zewnętrznymi narzędziami. Block Quote Twój magazyn również może działać sprawnie i szybko! Dowiedz się, co potrafi WMS od Humansoft.

Wydaje się, że pojedynczy błąd w magazynie to drobnostka – źle wydana paczka, brakujący produkt, pomyłka w dostawie. Ale kiedy zsumujemy je miesiąc do miesiąca, rok do roku, okazuje się, że te „niewinne” potknięcia kosztują firmę dziesiątki, a czasem setki tysięcy złotych. Jak to możliwe? Rodzaje najczęstszych błędów magazynowych Zanim przejdziemy do liczb, przyjrzyjmy się najczęstszym błędom w magazynach: Błędna kompletacja zamówienia – klient otrzymuje zły produkt. Braki magazynowe przy błędnych stanach – system pokazuje, że towar jest, a fizycznie go nie ma. Podwójna wysyłka lub niewysłanie zamówienia w ogóle. Zły adres, błędna etykieta, nieczytelny kod kreskowy. Zgubione lub uszkodzone produkty podczas składowania. Wszystko to powoduje koszty — nie tylko finansowe. Prawdziwy koszt błędów w magazynie Koszt bezpośredni: Ponowne przygotowanie i wysyłka zamówienia: 15–50 zł na każde zamówienie. Zwrot i logistyka odwrotna: kolejne 20–30 zł. Strata produktu, który został uszkodzony lub zgubiony. Przy 5 błędach dziennie (co wcale nie jest dużo) i średnim koszcie 40 zł, firma traci około 4 000–5 000 zł miesięcznie. Rocznie? Nawet 50 000 zł. Koszty pośrednie: Spadek zaufania klientów i utrata powracających zamówień. Negatywne opinie i recenzje (np. na Allegro, Amazon, Google). Przestoje i frustracja pracowników. Niewydolność operacyjna przy skalowaniu firmy. Dlaczego błędy się zdarzają? Wszystko sprowadza się do braku automatyzacji, nieczytelnych procesów i błędów ludzkich. W firmach bez systemu WMS pracownicy często bazują na papierowych listach, plikach Excel lub ręcznym wprowadzaniu danych. To idealne środowisko dla pomyłek. Jak ograniczyć (lub całkowicie wyeliminować) błędy w magazynie? Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS (Warehouse Management System) – narzędzia, które: Automatyzuje przyjęcia, wydania i inwentaryzację znacząco skracając operacje magazynowe i redukując pracę „ręczną”. (aplikacja mobilny magazynier) Przyspiesza kompletację zamówień i eliminuje pomyłki. Pokazuje dokładny stan magazynowy w czasie rzeczywistym. Prowadzi pracownika „za rękę” przez każdy proces. Umożliwia lokalizację każdego produktu w magazynie. Dostarcza dokładne raporty i analiza, w tym: wydajności pracowników (ranking magazynierów), obłożenia lokalizacji, identyfikacji towarów, kontrolę terminów ważności. Dzięki WMS firma nie tylko unika błędów, ale też pracuje szybciej, bardziej wydajnie i z większym zyskiem. Korzyści z automatyzacji, które widać w liczbach Koszty błędów magazynowych są realne – i rosną wraz z Twoją firmą. Ale równie realne są korzyści z wdrożenia systemu WMS, który te błędy eliminuje u źródła. Poniżej przedstawiamy korzyści, jakie osiągnęli nasi klienci, przechodząc z manualnych metod na zautomatyzowane rozwiązanie WMS: 100% identyfikowalność towarów – pełna kontrola nad każdym produktem. 100% kontrola nad dostawami i rozchodami – eliminacja pomyłek dzięki automatyzacji. 35% szybsza kompletacja zamówień – skrócenie czasu realizacji bez spadku jakości. 15% wzrost ogólnej produktywności – więcej zrealizowanych zadań przy tych samych zasobach 60% szybsza inwentaryzacja – skrócenie czasu inwentaryzacji z 5 dni do niepełnych 2 dni 90% oszczędności czasu na jednym etacie – zminimalizowanie czasu potrzebnego na przygotowanie etykiet oraz dokumentacji dla kurierów. Każdy dzień bez automatyzacji to realne straty. Sprawdź, ile Twoja firma może zyskać dzięki wdrożeniu WMS. Umów się na bezpłatne spotkanie, a my pokażemy jak uporządkować logistykę i zwiększyć efektywność pracy magazynu.

Inwentaryzacja to dla wielu firm wciąż proces, który kojarzy się z nerwową atmosferą, plikami dokumentów, niedokładnością i ręcznym weryfikowaniem danych. Tymczasem XXI wiek przyniósł rozwiązania, które pozwalają przeprowadzić cały proces szybko, sprawnie i bez błędów – a przy tym zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami rachunkowymi. Tradycyjna inwentaryzacja? Czasochłonna i pełna pułapek W firmach, które nadal bazują na ręcznym spisie z natury, inwentaryzacja środków trwałych pochłania czas pracowników i obarczona jest wysokim ryzykiem błędów. Częste problemy to: niespójności między systemem a stanem faktycznym, brak dokumentacji potwierdzającej zmiany lokalizacji czy użytkownika sprzętu, trudność w skoordynowaniu pracy zespołu, opóźnienia w sporządzeniu raportów. Każdy z tych problemów to nie tylko kosztowna strata czasu, ale też realne ryzyko sankcji w razie kontroli. Cyfryzacja zmienia wszystko Wdrożenie elektronicznego systemu inwentaryzacji oznacza pełną kontrolę nad majątkiem firmy – w czasie rzeczywistym. Dzięki technologii RFID i kodom QR, wystarczy skanowanie odpowiednim urządzeniem (lub nawet telefonem), aby: przypisać sprzęt do konkretnego pracownika lub lokalizacji, zarejestrować jego stan i datę ostatniego przeglądu, automatycznie zaktualizować dane w systemie. Efekt? Zamiast pracować na papierze i Excelu, firma zarządza inwentaryzacją z poziomu intuicyjnej aplikacji webowej lub mobilnej. Oszczędności, które widać od razu Przejście na cyfrową inwentaryzację przekłada się nie tylko na lepszą organizację, ale też konkretne oszczędności: mniej osób zaangażowanych w proces, krótszy czas realizacji (nawet kilkukrotnie), brak konieczności ręcznego przygotowywania raportów, ograniczenie strat wynikających z nieprawidłowej ewidencji majątku. W firmach korzystających z rozwiązań takich jak evidei, inwentaryzacja przestaje być uciążliwym obowiązkiem, a staje się elementem nowoczesnego zarządzania. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami Cyfrowa ewidencja środków trwałych nie tylko przyspiesza pracę, ale też zapewnia pełną zgodność z Ustawą o Rachunkowości. Dane są bezpieczne, dostępne z poziomu chmury i zarchiwizowane w sposób, który umożliwia audyt, kontrolę lub analizę w każdej chwili. Zobacz, jak możesz uprościć inwentaryzację w swojej firmie dzięki technologii – odwiedź evidei.com.pl.