Jak przeprowadzić audyt procesów magazynowych

Nowoczesne centra dystrybucyjne i magazyny pracują na najwyższych obrotach. W środowisku, gdzie wielotonowe ładunki nieustannie przemieszczają się wąskimi korytarzami, ryzyko przypadkowego uszkodzenia infrastruktury jest codziennością. Nawet niepozorne uderzenie wózka widłowego w słup ramy regałowej może drastycznie obniżyć nośność całej konstrukcji. To stwarza bezpośrednie zagrożenie dla pracowników i ciągłości łańcucha dostaw.  Zapewnienie bezpieczeństwa na hali magazynowej to nie jednorazowy projekt, lecz ciągły proces. Wymaga on odpowiedniej wiedzy, dyscypliny i narzędzi. Fundamentem tego procesu jest rygorystyczne przestrzeganie norm prawnych, świadome zarządzanie infrastrukturą oraz sprawne monitorowanie jej stanu technicznego. Jak więc o to zadbać?  PRSES – kim jest i za co odpowiada?  Kluczowym elementem w europejskim modelu zarządzania bezpieczeństwem regałów, opisanym w normie PN-EN 15635, jest powołanie w strukturach firmy osoby na stanowisko PRSES (Pracownik ds. Bezpieczeństwa Systemów Składowania).  PRSES to specjalista odpowiadający za okresowe kontrole systemów składowania. Zgodnie z normą, przeglądy takie powinny odbywać się regularnie – najczęściej raz w tygodniu. Nie jest to funkcja wyłącznie formalna. Osoba ta musi być odpowiednio przeszkolona, ponieważ bierze na siebie ciężar operacyjnego zarządzania ryzykiem. Tym samym musi posiadać wiedzę z zakresu konstrukcji regałów oraz ich użytkowania.   Do głównych obowiązków PRSES-a należy:  Nadzór nad prawidłowym użytkowaniem regałów (zgodnie z dokumentacją i tabliczkami znamionowymi),  Organizacja i przeprowadzanie regularnych, wewnętrznych przeglądów wzrokowych,  Klasyfikowanie uszkodzeń i podejmowanie natychmiastowych działań naprawczych (np. wyłączenie danego gniazda z eksploatacji),  Prowadzenie dokładnej dokumentacji stanu technicznego systemów składowania,  Współpraca z niezależnymi ekspertami podczas corocznych przeglądów eksperckich.  Obecność kompetentnej osoby na stanowisku PRSES pozwala wychwycić usterki na wczesnym etapie, zanim doprowadzą one do poważnej awarii lub katastrofy budowlanej.   Przeglądy okresowe regałów – metodyka i zgodność z normami   Zarządzanie bezpieczeństwem opiera się na regularności. Norma PN-EN 15635 nakłada obowiązek wykonywania dwóch typów przeglądów:  Przeglądy bieżące (wewnętrzne) – realizowane przez PRSES-a w cyklach tygodniowych (ewentualnie miesięcznych), zależnie od specyfiki i obciążenia magazynu,  Przeglądy eksperckie – przeprowadzane minimum raz na 12 miesięcy przez kompetentną osobę z zewnątrz (inspektora).  Podczas inspekcji kluczowe jest prawidłowe sklasyfikowanie uszkodzeń. Dlatego zgodnie z wytycznymi Polskiego Stowarzyszenia Techniki Magazynowej (PSTM), stosuje się tzw. metodę „sygnalizacji świetlnej”:  Poziom zielony: Uszkodzenia mieszczące się w normie, wymagające jedynie monitorowania podczas kolejnych przeglądów.  Poziom pomarańczowy: Uszkodzenia przekraczające normę. Wymagają one interwencji i zaplanowania szybkiej naprawy. Jednak przy zachowaniu odpowiednich procedur regał może być warunkowo użytkowany (bez dokładania nowych ładunków).  Poziom czerwony: Krytyczne uszkodzenia zagrażające stabilności. Wymagają natychmiastowego wyładowania towaru i bezwzględnego wyłączenia regału z użytku do czasu wymiany uszkodzonego elementu.  Cyfryzacja inspekcji: aplikacja PRSES Inspect  Tradycyjnie przeglądy wiązały się z dokumentacją papierową: notatnikami, arkuszami kalkulacyjnymi i zdjęciami przesyłanymi mailowo. Taki obieg informacji jest jednak czasochłonny i podatny na błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych. Opóźnienia w raportowaniu mogą sprawić, że uszkodzony regał pozostanie w użyciu o kilka dni za długo.  Odpowiedzią na te wyzwania jest przeniesienie procesu kontrolnego do środowiska cyfrowego. Aplikacja mobilna PRSES Inspect to autorskie oprogramowanie firmy AG Consult. Narzędzie zostało stworzone z myślą o wsparciu bezpiecznego zarządzania infrastrukturą. Jest w pełni zgodne z normą PN-EN 15635.   Zrzuty ekranu z aplikacji PRSES Inspect, stworzonej przez firmę AG Consult. Jakie korzyści przynosi wdrożenie aplikacji?  Mobilność i szybkość reakcji: PRSES wykonuje przegląd z tabletem lub smartfonem. Identyfikując usterkę, natychmiast dodaje je do systemu, co eliminuje etap przepisywania notatek,   Dokumentacja zdjęciowa w jednym miejscu: Każde uszkodzenie można sfotografować i przypisać do konkretnej lokalizacji na mapie magazynu. Co więcej, usterki te można odpowiednio filtrować, np. przy pomocy kolorów. Eliminuje to chaos przy dopasowywaniu setek zdjęć do raportu,  Zarządzanie statusami: Aplikacja umożliwia nadanie zgłoszeniu odpowiedniego statusu (np. poziomu czerwonego), który jest natychmiast rejestrowany w raporcie. Wraz z przeslaniem gotowego raportu do osób decyzyjnych, informacja o usterkach staje się dostępna dla zespołu. To pozwala na sprawne wyłączenie uszkodzonego regalu z użytkowania,   Pełna przejrzystość i archiwizacja: PRSES Inspect buduje cyfrowe archiwum przeglądów. Dodatkowo aplikacja umożliwia szybkie generowanie raportów. W przypadku audytu PIP czy wizyty ubezpieczyciela, menedżer dysponuje kompletną, przejrzystą dokumentacją udowadniającą rzetelne podejście do kwestii BHP.  Zrzuty ekranu z aplikacji PRSES Inspect, stworzonej przez firmę AG Consult. Podsumowanie  Budowanie kultury bezpieczeństwa w magazynie to inwestycja, która zawsze się zwraca. Chroni bowiem pracowników, towar i płynność operacyjną firmy. Wyznaczenie odpowiednio przeszkolonej osoby PRSES i wdrożenie rygorystycznych przeglądów to podstawa. Jednak to cyfryzacja decyduje dziś o tym, czy proces ten będzie sprawny, czy stanie się biurokratycznym ciężarem.  W AG Consult od lat wspieramy firmy logistyczne w osiąganiu najwyższych standardów. Wierzymy, że połączenie eksperckiej wiedzy z nowoczesną technologią w formie aplikacji PRSES Inspect umożliwi sprawniejsze zarządzanie magazynem.