Jak przygotować zespół do wdrożenia systemu ERP?

Minęły pierwsze tygodnie od momentu, gdy Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw w Polsce. Jeszcze przed uruchomieniem systemu wielu przedsiębiorców zastanawiało się, jak duży wpływ nowe przepisy będą miały na codzienną pracę działów księgowych i sprzedażowych. Dziś widać już wyraźnie, że największe znaczenie miało odpowiednie przygotowanie organizacji oraz wybór stabilnego systemu ERP. W przypadku klientów Humansoft wdrożenia przebiegły spokojnie, a obsługa KSeF szybko stała się naturalnym elementem codziennych procesów biznesowych. KSeF zdał pierwszy egzamin Skala projektu była ogromna. Obowiązek objął około 1,4 mln przedsiębiorstw, a liczba dokumentów przesyłanych każdego dnia do systemu osiągnęła już kilka milionów. Pomimo wcześniejszych obaw infrastruktura Ministerstwa Finansów działa stabilnie, a przedsiębiorcy coraz częściej zwracają uwagę nie na sam system państwowy, lecz na jakość narzędzi, z których korzystają na co dzień. Kluczowe okazały się rozwiązania umożliwiające automatyczną komunikację z KSeF, kontrolę statusów dokumentów oraz wygodną obsługę faktur sprzedażowych i zakupowych bez konieczności wykonywania dodatkowych operacji ręcznie. Jak podkreśla Bogdan Maciąg – właściciel firmy LIDER-HURT, wdrożenie modułu KSeF w systemie Humansoft przebiegło sprawniej, niż początkowo zakładano. Block Quote Dodatkowy etap, ale bez utraty płynności pracy Wprowadzenie KSeF zmieniło sposób obsługi dokumentów sprzedażowych. Wystawienie faktury nie kończy już procesu – dokument musi zostać poprawnie przesłany do systemu centralnego i odebrać odpowiedni status. Użytkownicy systemów ERP Humansoft wskazują jednak, że dzięki automatyzacji większość nowych obowiązków została uporządkowana w sposób praktycznie niezauważalny dla codziennej pracy. System umożliwia m.in.: wysyłkę faktur pojedynczo i zbiorczo, automatyczne pobieranie numerów KSeF, monitorowanie statusów dokumentów, pobieranie faktur zakupowych, archiwizację zgodną z obowiązującymi wymaganiami. Firma PERFOPOL reprezentowana przez Wiceprezes Zarządu Ewelinę Cieślik zwraca uwagę, że początkowe obawy szybko ustąpiły po pierwszych dniach pracy z systemem. Block Quote Wiedza i przygotowanie miały kluczowe znaczenie Dużą rolę w sprawnym przejściu na obowiązkowy KSeF odegrała również edukacja użytkowników. Klienci Humansoft korzystali z rozbudowanej bazy wiedzy obejmującej instrukcje konfiguracji, scenariusze obsługi najczęstszych operacji, sekcje FAQ oraz materiały dotyczące pracy offline czy wykorzystania kodów QR. Dodatkowym wsparciem była platforma edukacyjna „Przygotuj się na KSeF”, gdzie publikowano aktualne informacje dotyczące zmian prawnych, instrukcje wideo, checklisty wdrożeniowe oraz szkolenia online. Według wielu firm właśnie połączenie technologii i praktycznego wsparcia pozwoliło ograniczyć stres związany z wdrożeniem nowych obowiązków. Partnerzy wdrożeniowi odegrali ważną rolę Istotnym elementem całego procesu było także wsparcie partnerów handlowych Humansoft, którzy odpowiadali za konfigurację systemów, testy i przygotowanie środowisk produkcyjnych. Jolanta Wujek, prezes zarządu CONFIRME jednej z firm korzystających z ERP HermesSQL, podkreśla, że duże znaczenie miała sprawna współpraca z partnerem wdrożeniowym. Block Quote Wdrożenie dopasowane do potrzeb przedsiębiorstw Wiele firm zdecydowało się na wdrożenia realizowane etapowo, z udziałem dedykowanych konsultantów. Proces obejmował analizę procesów biznesowych, konfigurację systemu, testy w środowisku przedprodukcyjnym oraz uruchomienie produkcyjne. Takie podejście pozwoliło ograniczyć ryzyko błędów i zapewnić ciągłość pracy przedsiębiorstw nawet w okresie największych zmian organizacyjnych. Co istotne, wsparcie nie kończy się po uruchomieniu systemu. Klienci nadal korzystają z bieżącej pomocy technicznej, konsultacji dotyczących zmian przepisów oraz rozwoju funkcjonalności związanych z cyfrowym obiegiem dokumentów. Kolejny krok: mobilna akceptacja faktur Humansoft rozwija obecnie kolejne rozwiązania wspierające firmy w pracy z dokumentami elektronicznymi. W przygotowaniu znajduje się aplikacja mobilna umożliwiająca zatwierdzanie faktur zakupowych bezpośrednio z poziomu telefonu lub przeglądarki internetowej. Nowe rozwiązanie będzie zintegrowane z systemami HermesSQL i Corax, umożliwiając użytkownikom szybkie akceptowanie dokumentów, odrzucanie ich lub przekazywanie dalej w procesie obiegu dokumentów. KSeF staje się codziennością Pierwszy miesiąc obowiązkowego KSeF pokazał, że nawet tak duża zmiana może przebiegać spokojnie, jeśli organizacja jest odpowiednio przygotowana technologicznie i procesowo. Klienci Humansoft zwracają uwagę przede wszystkim na trzy elementy, które miały największy wpływ na sukces wdrożeń: stabilne i dobrze przygotowane oprogramowanie, szerokie zaplecze wiedzy, profesjonalne wsparcie wdrożeniowe i techniczne. W praktyce oznacza to, że KSeF coraz szybciej przestaje być postrzegany jako wyzwanie technologiczne, a staje się po prostu standardowym narzędziem codziennej pracy przedsiębiorstw. Źródło: www.humansoft.pl