Jak-Symfonia-Handel-ERP-odpowiedziała-na-potrzeby-branży-paliwowej

Jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliwowej?

Wdrożenie Symfonii Handel i Symfonii Mobilny Handel pozwoliło firmie EKO-OIL usprawnić proces wystawiania faktur zarówno przez handlowców w Biurze Obsługi Klienta, jak i kierowców cystern dostarczających paliwa do klientów. Z myślą o potrzebach klienta EKO-OiL wprowadził w procesie sprzedaży możliwość wystawiania z poziomu urządzeń mobilnych (terminale płatnicze) paragonów z odroczonym terminem płatności. Ta ważna z punktu widzenia branży paliwowej funkcjonalność trafiła na stałe do Symfonii Mobilny Handel.  

 

Wyzwanie: zamiana „Excela z nakładką” na rozwiązanie pudełkowe 


EKO-OiL to dystrybutor paliw, który działa na terenie województwa łódzkiego i wielkopolskiego już od 2000 roku. Oferta EKO-OIL to: hurtowa sprzedaż paliw, stacje paliw, myjnie samochodowe i stacja kontroli pojazdów. Firma szukała rozwiązania ERP do obsługi hurtowej sprzedaży paliw. Zależało jej, by zamienić system, określany przez nią „Excelem z nakładką”, który nie pozwalał wystawiać dokumentów powiązanych z drukarką fiskalną.
 

W przypadku sprzedaży do osób fizycznych brak takiego rozwiązania znacznie wydłużał czas pracy. „Musieliśmy prowadzić osobne ewidencje, osobno raportować te dokumenty i osobno później ręcznie przekazywać je do księgowości” – wylicza Emil Makówka, pracownik biurowy EKO-OiL. Kolejnym słabym punktem poprzedniego rozwiązania był brak możliwości generowania raportów. Wcześniej dystrybutor paliw musiał ręcznie zliczać dane z poszczególnych magazynów. System ERP miał pomóc w spełnieniu obowiązków sprawozdawczych, które nakładają na dystrybutora paliw urzędy: 

„Musieliśmy ręcznie zliczać z poszczególnych magazynów, z poszczególnych ewidencji dane, które przekazywaliśmy co miesiąc do urzędu. Teraz mamy jeden raport, który wygenerujemy w Symfonii i wszystkie te dane potrzebne w urzędzie zawarte są w tym raporcie. Korzystając z tego, możemy na bieżąco kontrolować i stany magazynu i sprzedaż. Nieważne, czy klient zakupił dany towar z odroczoną formą płatności, czy za gotówkę. Mamy to wszystko w jednym miejscu” – dodaje Emil Makówka, przedstawiciel EKO-OiL.  

Paragony z odroczonym terminem płatności, rabaty kwotowe – kluczowe argumenty przemawiające za Symfonią


EKO-OiL wymagał od nowego systemu, by ten usprawnił proces wystawiania faktur, paragonów i przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych. Dlatego ważną rolę we wdrożeniu odgrywała aplikacja Symfonia Mobilny Handel. , która jest elementem ekosystemu programów Symfonia Handel. Obecnie Klient korzysta z 6 terminali płatniczych PAX A920 (z systemem operacyjnym Android) certyfikowanych przez Centrum Rozliczeń Elektronicznych Polskie ePłatności, polskiego operatora płatności bezgotówkowych. System sprzedaży (Mobilne Centrum Zarządzania Sprzedażą) pozwala kierowcom cystern na wystawianie podczas dostawy paliw faktur, paragonów lub dokumentów dostawy WZ.
 

 „Było trudniej. Z fakturowaniem, z pamiętaniem o tych wszystkich swoich klientach i o ich rabatach. Dziś już tego nie ma. System Symfonia zapamiętuje wszystkich klientów, rabaty” – opowiada Andrzej Obiegły, kierowca cysterny EKO-OIL. Podkreśla przy tym, że od kiedy firma wykorzystuje program Symfonii, ma dużo mniej papierowej pracy i szybciej obsługuje klientów na miejscu. 

Emil Makówka dopowiada natomiast, że Symfonia to jeden z nielicznych systemów, w którym można przypisać danemu kontrahentowi rabat kwotowy: 

„Nasza branża jest specyficzna pod tym względem, ponieważ i producenci, i my dalej klientom udzielamy rabatów kwotowych, nie procentowych. Chociaż zdarzają się i klienci, którzy mają rabat procentowy. Najczęściej są to klienci pozyskani zamówieniach publicznych, gdzie to oni narzucają swoje warunki płatności, swój termin płatności.


Mając do dyspozycji rozbudowany system Symfonia, jeżeli chodzi o kartotekę kontrahentów, jesteśmy w stanie podpiąć umowę pod danego kontrahenta i ustawić tak warunki cenowe, żeby później kierowca nie miał problemu, nie zastanawiał się jak, wystawić fakturę na miejscu przy sprzedaży towaru” – dodaje pracownik EKO-OIL.
 

System ERP, który wybrała firma EKO-OIL, umożliwia wystawianie z poziomu urządzeń mobilnych, w tym wypadku terminali (co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo procesu sprzedaży i transakcji płatności czyniąc na rynku polskim rozwiązanie Symfonii unikatowym – jedyne w Polsce) paragonów, w tym tych z odroczonym terminem płatności ([TK] istotnych i  ważnych w branży handlu paliwami płynnymi, gazowymi i stałymi).

 

Rozwiązanie zostało napisane specjalnie na potrzeby przedstawiciela branży paliwowej, następnie trafiło do standardowej funkcjonalności Symfonii Mobilny Handel. Bartłomiej Tworo, właściciel firmy ADEV, partnera Symfonii, który odpowiada za wdrożenie w EKO-OiL przypomina także, że Symfonia zapewnia klientowi możliwość importu elektronicznych wyciągów bankowych, dzięki czemu rozliczanie kontrahentów jest prostsze: „Z uwagi na dużą liczbę wystawianych dokumentów, potrzebę bieżącego raportowania należności oraz obsługę procesów windykacyjnych, firma EKO-OIL potrzebowała usprawnić rozliczanie transakcji poprzez import wyciągów”. 

Poznaj pełny potencjał Symfonii Mobilny Handel! Pobierz naszą bezpłatną ulotkę informacyjną i odkryj, jak możesz zrewolucjonizować zarządzanie handlem w Twojej firmie. Dowiedz się więcej o cenie i korzyściach z naszego rozwiązania.

Emil Makówka podkreśla, że dla firmy istotnym argumentem przy wyborze systemu były zbliżające się zmiany prawne: „Dzięki systemowi Symfonia EKO-OiL nie obawia się zmian prawnych takich, jak wprowadzenie systemu KSeF, na który już dziś są gotowi” – dodaje. 

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż produktów. Za każdym zamówieniem stoi bowiem mnóstwo procesów związanych np. z przyjmowaniem płatności, rozliczaniem transakcji, obsługą magazynu czy reklamacji i zwrotów. Zarządzanie tego typu zadaniami może znacznie ułatwić system ERP, czyli oprogramowanie, które łączy wszystkie obszary biznesowe w jeden, sprawnie działający mechanizm. Nic więc dziwnego, że z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają małe sklepy, którym zależy na skalowaniu sprzedaży, automatyzacji procesów czy zwiększeniu kontroli nad gospodarką magazynową.  Na jakie inne korzyści można liczyć po wdrożeniu oprogramowania? Czym dokładnie powinien wyróżniać się dobry system ERP dla sklepu internetowego? Co to jest system ERP dla sklepu internetowego? ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to, najprościej mówiąc, oprogramowanie, które automatyzuje i integruje w jednym miejscu wszystkie procesy biznesowe. Jest to możliwe dzięki budowie systemu, który składa się z tzw. modułów, czyli aplikacji do zarządzania różnymi obszarami działalności. Te, choć pracują niezależnie, to jednak korzystają ze wspólnej bazy danych. W przypadku sklepu internetowego daje to szansę na lepszą kontrolę nad sprzedażą, magazynem, zamówieniami, finansami czy obsługą klienta. Nie trzeba już bowiem korzystać z wielu różnych programów, bo system ERP pozwala zarządzać wszystkimi procesami w ramach jednej platformy. Jak to wygląda w praktyce? Prześledźmy to na przykładzie obsługi zamówienia w sklepie internetowym. System ERP automatycznie: zarejestruje nowe zamówienie złożone za pomocą platformy e-commerce, zarezerwuje zamówiony produkt, żeby nikt inny go nie kupił, prześle zamówienie do realizacji – do magazynu lub dostawcy, jeśli sprzedaż odbywa się w modelu dropshippingu, zaktualizuje stany magazynowe, gdy zamówiony produkt zostanie przygotowany do wysyłki, wygeneruje dokumenty sprzedażowe niezbędne do rozliczenia transakcji. Ponieważ dane przechowywane są w jednej bazie, za pomocą systemu ERP można również prześledzić historię konkretnego zamówienia czy zakupów dokonanych przez danego klienta. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy każdy e-sklep potrzebuje systemu ERP? Teoretycznie sklepem internetowym da się zarządzać bez systemu ERP. Na początku, gdy liczba zamówień jest niewielka, a oferta składa się z kilkudziesięciu indeksów towarowych, wiele procesów można obsługiwać ręcznie – zamówienia pobierać bezpośrednio z platformy e-commerce, stany magazynowe aktualizować ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym, a faktury wystawiać pojedynczo w osobnym programie księgowym. Jeśli jednak dostępny asortyment znacznie się poszerzy, a liczba zamówień zacznie rosnąć, taki sposób zarządzania sprzedażą online stanie się czasochłonny i podatny na błędy. Z odpowiednio dobranym oprogramowaniem skalowanie sprzedaży będzie o wiele łatwiejsze, bo system ERP dla sklepu internetowego pozwoli na scentralizowanie wszystkich procesów związanych ze sprzedażą internetową. Dzięki temu: będziesz mieć stały wgląd w stany magazynowe, więc unikniesz sytuacji, że sprzedajesz produkty, których faktycznie nie masz na stanie, bez trudu zaktualizujesz ceny czy kartoteki towarów – tego typu danymi możesz bowiem zarządzać bezpośrednio z poziomu systemu ERP, przyspieszysz obsługę wysyłek, bo informacji o nowych zamówieniach nie trzeba będzie przetwarzać ręcznie – w systemie ERP cały ten proces zachodzi automatycznie, usprawnisz obsługę zwrotów i reklamacji, dzięki możliwości dokładnego prześledzenia całej ścieżki zamówienia, szybko rozliczysz nowe transakcje – system ERP automatycznie wygeneruje dokumenty sprzedaży, a także korekty, zyskasz wgląd w dane sprzedażowe, na podstawie których szybko wychwycisz trendy oraz powiązania pomiędzy produktami. Wdrożenie ERP w sklepie internetowym – czy warto? Systemy ERP dla sklepów internetowych oferują wiele funkcji, które usprawniają proces sprzedaży oraz obsługi klienta. Nawet podstawowe rozwiązania umożliwiają zarządzanie kartotekami produktów, kontrolowanie stanów magazynowych czy rozliczanie transakcji. Jeśli jednak zależy Ci na automatyzacji procesów, warto wybrać ERP, który można łatwo zintegrować ze sklepem internetowym. Dzięki temu praca z systemem stanie się znacznie wydajniejsza. Jakie konkretne korzyści może przynieść wdrożenie ERP w e-commerce? Możliwość obsługi wielu kanałów sprzedaży za pomocą jednego narzędzia Sklep internetowy to często tylko jeden z wielu kanałów sprzedaży – firmy często działają także na marketplace’ach lub oferuje swoje produkty w punktach stacjonarnych. ERP pozwala na zbieranie wszystkich zamówień w jednym miejscu, niezależnie od źródła ich pochodzenia. Daje także możliwość łatwego zarządzania cennikami czy kartotekami towarów, bo danych nie trzeba wprowadzać na każdej platformie osobno – wystarczy tylko zaktualizować informacje w systemie. Symfonia Handel dzięki aplikacji Integrator e-commerce pozwala obsługiwać zamówienia pochodzące z różnych kanałów sprzedaży. Tę funkcję możesz przetestować, korzystając z naszego interaktywnego demo. Sprawdź, jak działa! Szybsza realizacja zamówień Im szybciej kupiony produkt trafi do klienta, tym większa szansa, że nabywca będzie zadowolony z obsługi i zdecyduje się na ponowny zakup. Ręczne przekazywanie zamówień do realizacji, wystawianie dokumentów czy informowanie o statusie przesyłki zajmuje jednak czas. Właśnie dlatego sklepy, dla których priorytetem jest skalowanie sprzedaży, potrzebują automatyzacji, a tę umożliwia dobrze dobrany system ERP. Block Quote Taki efekt to rezultat integracji ERP z e-sklepem – dzięki niej każde nowe zamówienie składane online jest automatycznie rejestrowane w systemie i natychmiast przekazywane do realizacji. Magazyn od razu otrzymuje informację o produktach do skompletowania, a księgowość dane potrzebne do wygenerowania dokumentu sprzedaży. W efekcie cały proces zajmuje mniej czasu, a sklep może obsłużyć większą liczbę zamówień bez zwiększania nakładu pracy. Lepsza kontrola stanów magazynowych Brak towaru na stanie to w e-handlu stracona sprzedaż. Z drugiej strony nadwyżki magazynowe generują niepotrzebne koszty.  Właśnie dlatego w zarządzaniu sprzedażą online tak ważne jest dokładne monitorowanie stanów magazynowych. To zadanie może być jednak bardzo trudne, szczególnie gdy sklep obsługuje kilkadziesiąt zamówień dziennie lub sprzedaje w różnych kanałach. System ERP, który jest w stanie aktualizować stany magazynowe na podstawie złożonych zamówień w czasie rzeczywistym, może wyeliminować tego typu problemy. W przypadku Symfonii Handel za tę funkcjonalność odpowiada integrator e-commerce – aplikacja, która wspiera proces dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy programem ERP a e-sklepem (B2C) lub marketplace’ami (Allegro, eBay). Block Quote Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych ma trzy ważne zalety. Po pierwsze – eliminuje ryzyko sprzedaży produktów, których fizycznie już nie ma. Gdy towar się wyprzeda, ERP automatycznie zmieni jego status na „niedostępny” we wszystkich kanałach sprzedaży. Po drugie – umożliwia ustawienie progów minimalnych dla stanów magazynowych. Dzięki temu system ERP może wcześniej powiadomić użytkownika o konieczności uzupełnienia zapasów, zanim dojdzie do powstania braków magazynowych. Po trzecie – wspiera analitykę. Automatyczna aktualizacja umożliwia szybkie śledzenie, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają w magazynie. W przypadku tych ostatnich system może zasugerować działania, takie jak przecena lub przeniesienie towaru do innej lokalizacji. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Automatyzacja procesów sprzedażowych Wprowadzanie zamówień, generowanie faktur, naliczanie rabatów czy aktualizacja cen to typowe zadania związane z zarządzaniem sprzedażą online, które potrafią zajmować mnóstwo czasu. Dzięki integracji ERP ze sklepem internetowym nie trzeba ich jednak wykonywać ręcznie, bo wszystkie te procesy można łatwo zautomatyzować.  Zalety tego rozwiązania widać przede wszystkim podczas organizacji sezonowych obniżek cen, np. z okazji Black Friday. System ERP dla sklepu internetowego może bowiem: zaktualizować ceny we wszystkich kanałach sprzedaży, automatycznie naliczać rabaty zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami, rejestrować zamówienia na podstawie danych sprzedażowych pochodzących z platformy e-commerce po zakończeniu akcji promocyjnej przywrócić standardowe ceny. Prowadzenie bazy klientów i obsługa zwrotów ERP umożliwia również prowadzenie bazy klientów, a dzięki temu ułatwia obsługę zwrotów i reklamacji. Za jego pomocą pracownicy mogą bowiem śledzić status zgłoszenia w systemie, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia zlecić zwrot środków na rachunek klienta oraz wygenerować korekty i dokumenty magazynowe. Integracja ERP ze sklepem internetowym – jakie cechy oprogramowania wziąć pod uwagę? Systemy ERP może pomóc w zarządzaniu sprzedażą online pod warunkiem, że zostanie wybrany i wdrożony z głową. Każda sklep internetowy ma bowiem swoje potrzeby i to właśnie ich analiza powinna mieć decydujące znaczenie podczas zakupu oprogramowania. Jedną z ważniejszych cech ERP dla sklepu internetowego jest też modułowość systemu, czyli możliwość łatwej rozbudowy oprogramowania o dodatkowe funkcje. Warto również sprawdzić, z jakimi sklepami i platformami integruje się program oraz czy oferuje on API lub dedykowany integrator, który umożliwi synchronizację danych. Ważnym, choć często pomijanym aspektem jest wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę oprogramowania. W przypadku problemów z integracją czy obsługą oprogramowania dostępność różnych form pomocy może okazać się bardzo ważna. Przed zakupem dobrze jest także przetestować konkretne oprogramowanie. Dzięki temu łatwiej ocenić, jak działa system oraz czy faktycznie ułatwi on zarządzanie sklepem internetowym. Szukasz systemu ERP dla swojego biznesu? Skorzystaj z możliwości przetestowania interaktywnego demo Symfonii Handel. Wypełnij formularz rejestracyjny i sprawdź, jak za pomocą tego rozwiązania zarządzać kartotekami produktów, obsługiwać zamówienia z różnych kanałów oraz dostosować oprogramowanie do potrzeb swojego sklepu.
Obrazek wyróżniający dla 'Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?'
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń