Jak systemy ERP pomagają w walce z podwyżkami kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw

W ostatnich miesiącach wszyscy obserwujemy i stykamy się z problemem drastycznych wzrostów cen. Inflacja nie odpuszcza w codziennym życiu i wszyscy mamy świadomość jej istnienia nawet jeżeli nie śledzimy na bieżąco serwisów informacyjnych. Jednym z obszarów, w którym ceny wręcz wystrzeliły to energia. Energia, która jest elementem koniecznym do funkcjonowania każdej firmy.

Z wysokimi kosztami nośników energii szczególnie borykają się obecnie firmy produkcyjne. Hale produkcyjne zużywają duże ilości energii i nie mogą się bez niej obejść, Jest to truizm, fakt wszystkim znany i nie podlegający dyskusji.

Firmy produkcyjne a rosnące koszty

Firmy produkcyjne w obliczu tak drastycznie rosnących kosztów nie są wstanie „z dnia na dzień” wdrożyć skutecznych rozwiązań technologicznych w kontekście swoich linii produkcyjnych. Linii produkcyjnych, które pozwoliłyby im na zmniejszenie wysokich kosztów energii. Tego typu rozwiązania mogą przyjść z czasem np. poprzez zastosowanie odnawialnych źródeł energii w formie mini elektrowni przyzakładowych. Elektrownie, które będą może w przyszłości zasilać fabryki, ale rozwiązań w zakresie zmniejszenia kosztów, zwiększenia oszczędności trzeba szukać już teraz. Bez wdrożenia takich rozwiązań cześć firm może mieć poważne problemy aby przetrwać obecny kryzysowy czas.

Takim rozwiązaniem możliwym do wprowadzenia w dość szybkim czasie, które pozwoli firmom produkcyjnym zmniejszyć koszty. Ale też, wprowadzić oszczędności są systemy i rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie procesami produkcyjnymi.

Monitorowanie procesów

W dobie względnie niskich kosztów energii i dużego popytu, mniejszą uwagę przykładano do dokładnego monitorowania procesów produkcyjnych. Zamówienia były realizowane, koszty energii utrzymywały się przewidywalnym poziomie, sprzedaż przynosiła oczekiwane zyski. W takiej sytuacji poświęcanie czasu na dokładniejsze badanie i usprawnianie procesów produkcyjnych wydawało się niepotrzebną stratą czasu. Lepiej było poświecić go na wyprodukowanie kolejnych partii produktów, które rynek chłoną jak gąbka. Tak było.

Skutki inflacji

Obecnie skokowego wzrostu kosztów nie pokryje prosta zasada produkowania i sprzedawania większej ilości produktów, bo i tu pojawiła się zmiana. Konsumenci również odczuwają skutki inflacji i wzrostu kosztów, szukają oszczędności i kupują mniej.

Taki stan zmusi firmy produkcyjne do pokrycia części kosztów spowodowanych wzrostami energii oszczędnościami jakie mogą zyskać poprzez usprawnianie procesów wewnętrznych. Takie działania najlepiej zacząć od produkcji, która składa się z licznych podprocesów, gdzie na każdym z nich można wprowadzać optymalizacje i generować oszczędności.

Systemy ERP a optymalizacja procesów

W takiej sytuacji firma Gecos wspomaga firmy produkcyjne. Nie wpłyniemy na spadki cen kosztów energii czy surowców, ale pomożemy w optymalizacji procesów. Wykorzystamy do tego nasze wieloletnie doświadczenie i ekspercką wiedzę w zakresie wdrażania i dostosowywania Comarch ERP XL.

Zanim będzie można ustalić jakie procesy produkcyjne można zoptymalizować i jak należy to zrobić, na początek konieczne są rzetelne informacje o tych procesach.

Przykład

Rozważmy scenariusz firmy produkcyjnej, zatrudniającej 110 pracowników pracujących w trybie trzyzmianowym w ramach 6 odrębnych wydziałów produkcyjnych. Każdy z wydziałów wyposażony jest od 3 do 10 maszyn, a na 1 z wydziałów ustawione są linie montażowe. Na pięciu wydziałach tworzone są półprodukty, które montowane są na ostatnim wydziale jak produkt gotowy. Część półproduktów stanowią elementy konieczne do wyprodukowania kolejnych półproduktów co oznacza, że część wydziałów jest wewnętrznym dostawcą odpowiednich komponentów. Każdy z wydziałów musi być także zaopatrzony w konieczne surowce, czy materiały, które są niezbędne do wytworzenia określonych półproduktów i produktów.

Identyfikacja głównych procesów

W przypadku takiego scenariusza możemy zidentyfikować co najmniej kilka głównych procesów, które codziennie odbywają się na hali produkcyjnej. Możemy wymienić tu:

• Zgłaszanie zapotrzebowania na surowce w magazynie i dostarczanie je na odpowiednie wydziały produkcyjne
• Planowanie poszczególnych operacji tak, żeby produkowane przez dane wydziały półprodukty były dostarczane w odpowiedniej kolejności na kolejne wydziały
• Rejestrowanie wykonanej produkcji i przesunięcia półproduktów pomiędzy wydziałami i wyrobów na magazyn produktów
• Planowanie z optymalnym wykorzystanie zasobów produkcyjnych
• Kontrola sprawności maszyn produkcyjnych
• Przezbrojenia
• Usuwanie awarii

W takich procesach możemy szukać odpowiednich optymalizacji i generować dzięki temu oszczędności.

Miejsca optymalizacji

Przyjrzyjmy się tym kliku procesom i miejscom, które można zoptymalizować dzięki systemowi informatycznemu jakimi są systemy ERP.

Magazyn dostarcza surowce na poszczególne wydziały. Nie mając informacji o ilości dostarczenia w danym dniu czy na zmianie przekazuje zbyt małą lub za dużą ilość surowca. Jeżeli surowca będzie za mało i zabraknie go w trakcie produkcji, wygeneruje nam to przestój. Do momentu dostarczenia odpowiedniej ilość surowca. Jeśli jednak tego surowca będzie za dużo, to zajmie on więcej miejsca. Konieczne będzie zdanie nadwyżki na magazyn. Jeśli w tym samym czasie był on potrzebny na innym wydziale, na który nie został dostarczony. Ilość jaka została dostarczona na poprzedni wydział w pełni wyczerpała stan na magazynie surowca o czym nie wiedział zakupowiec. Dodatkowo zamówił ten surowiec w większej ilości, niż to konieczne, gdyby dana nadwyżka została na magazynie. Jak widać na tym przykładzie, brak dokładnej wiedzy o zapotrzebowaniu wydziałów produkcyjnych na surowce, może nam wygenerować dodatkowy koszt. Koszt w postaci przestoju wydziału czy też zamówienia dodatkowo materiału, którego jednak nie potrzebujemy.

System informatyczny

Mając system informatyczny, który analizuje potrzeby na surowce wystąpią w danym czasie, możemy precyzyjnie zgłosić je do magazynu w podziale na wydziały i terminy. Dodatkowo dział zakupów będzie miał wgląd jakie ilości surowca są dostępne na magazynie i jakie znajdują się na poszczególnych wydziałach. Dzięki temu nie zamówi niepotrzebnych ilości.

Odpowiednie planowanie

Równie ważne jest odpowiednie planowanie, szczególnie w strukturze złożonych produktów. Produktów składających się z wielu półproduktów, które też składają się z innych półproduktów. Całość produkowana jest w obrębie wielu wydziałów a dodatkowo część operacji realizowana jest w kooperacji. System informatyczny pomaga odpowiednio zaplanować poszczególne operacje. Wychodząc od planowania zgrubnego, przechodząc przez planowanie zapotrzebowania na materiały i zasoby. A kończąc na szczegółowym ułożeniu poszczególnych operacji tak aby jak najbardziej ograniczyć niepotrzebne przestoje czy przezbrojenia. A to da nam realne oszczędności w postaci efektywnego wykorzystania czasu pracowników i maszyn. Oszczędności, które w większości generują koszty bez względu na to czy produkują czy nie.

operacje produkcyjne

Kolejny proces, który możemy usprawnić i wygenerować realne oszczędności to rejestrowanie, czy też meldowanie zrealizowanych operacji produkcyjnych. Nie mając w tym zakresie wsparcia informatycznego każdy ze 110 pracowników z przykładu wpisuje wykonaną produkcje w kartach pracy. Może nawet wpisują w arkuszu kalkulacyjny, ale jeżeli hala produkcyjna nie jest wyposażona w panele do rejestracji produkcji, odbywa się to na zwykłych kartkach papieru.Na koniec danej zmiany, lider zbiera karty i wprowadza dane do systemu magazynowego a nierzadko się zdarza, że do Excela. Tak więc, informację o tym co zostało wyprodukowane dostajemy na koniec danego dnia czy też dnia następnego. Nie mamy więc bieżącej informacji o stopniu realizacji zamówień, zużyciu surowców czy nagłych przestojach.

MES

Mając wdrożone aplikacje typu MES (Manufacturing Execution System – System Realizacji Produkcji) jak Comarch MES, który zintegrowany jest z systemem Comarch ERP XL pracownik produkcji na bieżąco może meldować wykonane operacje. Może zarejestrować braki i powód ich wystąpienia, odpady, zgłosić awarię maszyny czy wręcz przeprowadzić kontrolę jakości. Dane automatycznie zapisywane są w systemie w kontekście danych zleceń produkcyjnych. Bieżąca informacja pozwala na bieżącą kontrolę i reagowanie. Technolog może prześledzić ilości odpadów i zweryfikować, co jest przyczyną takiej sytuacji. Czy błąd popełnia pracownik, którego trzeba doszkolić aby odpadu powstawało mniej, a może problemem są ustawienia maszyny czy wręcz założenia samej technologii.

Kontrola jakości

Ostatecznie dzięki takim informacjom można zmniejszyć odpady a tym samym zaoszczędzić i zasilić tym samym „skarbonkę oszczędności” na procesach produkcyjnych. Jednak to nie koniec przykładów. Na bieżąco rejestrowane braki z informacją o przyczynie ich wystąpienia pozwoli z kolei Kontroli Jakości ustalić główne przyczyny braków i wprowadzić odpowiednie działania, które zmniejszą poziom brakowości i zaoszczędzą tym samym na surowcach, które przecież są zużywane także na te produkty brakowe. Takie produkty generują nieraz kolejny koszt w postaci przeprowadzenia procedury ich naprawy. Każdy taki produkt ma też w sobie koszt wynikający z użycia maszyny i czasu pracownika. Czyli ich ograniczenie może nam przynieść oszczędności w na wielu poziomach kosztów, które ostatecznie wliczają się w wytworzenie produktu.

Proces kontroli sprawności maszyn

W dobie Produkcji 4.0 nie można nie wspomnieć o możliwościach jakie niesie ze sobą to zjawisko. Wśród wspomnianych powyżej procesach znalazł się proces kontroli sprawności maszyn. Dział utrzymania ruchu wykonuje przeglądy, serwisuje maszyny ale awarie się zdarzają mimo wszystko. Czy można bardziej zabezpieczyć się przed wystąpieniem potencjalnej awarii niż wykonywanie regularnych przeglądów i stałego serwisowania. Tak można. Obecnie istnieje możliwość wyposażania maszyn w szereg czujników monitorujących stan pracy maszyny (np. obroty, temperatura, wilgotność). Czunniki można połączyć poprzez platformę IoT z programem Comarch ERP XL. Dla określonych czujników można zdefiniować zakresy parametrów. Jeżeli dane parametry zostaną przekroczone lub będą się do nich zbliżały system może alarmować dział utrzymania ruchu o ryzyku wystąpienia awarii. Od dawana wiadomo, że zapobieganie jest lepsze od leczenia i zwykle tańsze. Kolejne miejsce do generowania oszczędności.

Podsumowanie

Wskazaliśmy tylko na kilka przykładów gdzie można dokonać oszczędności w procesach produkcyjnych wdrażając odpowiedni system informatyczny jak jest Comarch ERP XL. System, który wyposażony jest w obszary obsługujące: planowanie zakupów, zakupy, planowanie produkcji, bieżące rejestrowanie produkcji, powiązanie z platformą IoT i zbierania danych z czujników i jest to zaledwie część z dostępnych funkcjonalności i modułów jakie oferuje ten system. Całość można spiąć w system analityczny, który pozwoli na raportowanie tych wszystkich zbieranych informacji i podejmowania na ich podstawie decyzje, które pozwolą na ciągłe doskonalenie wewnętrznych procesów i kontynuowania drogi poszukiwania oszczędności, która to droga w obecnych czasach jest nieunikniona aby móc przetrwać i konkurować na rynku.