Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Napisz komentarz
Dodaj komentarz
Przeczytaj również:
Obieg faktur w firmie – jak powinien przebiegać? System DMS
Faktury to nieodłączny element biznesu, a sprawny obieg dokumentów może istotnie wpłynąć na optymalizację pracy. KSeF już teraz wymusza rezygnację z papierowych dokumentów sprzedaży. Dlaczego by więc nie pójść za ciosem i nie stworzyć wydajnego elektronicznego systemu obiegu dokumentów w firmie? Dowiedz się, jak zadbać o „porządek w papierach”, ale cyfrowo – z systemem DMS.
Jak wygląda tradycyjny obieg faktur i dlaczego może być problematyczny?
Tradycyjny model obiegu dokumentów opiera się na ich papierowych wersjach. Faktury, nawet jeżeli są wystawiane, wysyłane lub otrzymywane w wersji elektronicznej, a potem drukowane, i tak trafiają do odpowiednich działów. Każdy etap wymaga fizycznego przekazania dokumentu. To proces nieefektywny, czasochłonny i sprzyjający błędom. Najczęściej napotykane trudności przy tradycyjnym obiegu dokumentów to:
brak informacji, gdzie aktualnie znajduje się dokument,
opóźnienia w zatwierdzaniu,
błędy przy przepisywaniu danych,
trudności w archiwizacji i porządkowaniu,
ograniczona kontrola nad kosztami,
zagubione dokumenty.
Brak kontroli jest typowy dla klasycznego obiegu faktur. W związku z tym trudno jest efektywnie zarządzać firmą i jej finansami.
Elektroniczny obieg faktur – czym jest i jak zmienia codzienną pracę?
Cyfryzacja dokumentów radykalnie upraszcza zarządzanie finansami. Elektroniczny system obiegu faktur w firmie opiera się na automatycznym rejestrowaniu dokumentów, przypisywaniu ich do odpowiednich osób i śledzeniu każdego etapu akceptacji. Chodzi w nim nie tylko o posługiwanie się cyfrowymi wersjami dokumentów, ale też o przetwarzanie ich w jednym środowisku. Dzięki temu system zapewnia korzyści takie jak:
automatyczne przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób i działów,
powiadomienia o zadaniach i terminach,
historia działań dostępna w jednym miejscu,
szybkie wyszukiwanie dokumentów,
integracja z systemami ERP i księgowością,
bezpieczeństwo dokumentów – brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia.
W uproszczeniu elektroniczny system obiegu faktur sprawia, że wszystkie dokumenty, zamiast „wędrować” po firmie, znajdują się w jednym miejscu. Uprawnione osoby mają do nich łatwy dostęp, a dane można łatwo eksportować, aby uprościć realizację wielu codziennych zadań. Szczególne znaczenie może mieć usprawniony obieg faktur kosztowych w firmie, ponieważ dokumenty te niejednokrotnie wymagają weryfikacji merytorycznej przez różne działy. Elektroniczny system automatycznie kieruje fakturę do właściwej osoby odpowiedzialnej za dany budżet lub projekt.
Przeczytaj również: Wysyłanie faktur do klientów – czy jest obowiązkowe?
Czym jest system DMS?
Document Management System (DMS) to system zarządzania dokumentami. Służy on do przechowywanie wszelkiego rodzaju dokumentacji w wersji cyfrowej. Często jest częścią systemu ERP – wówczas ułatwia pełną digitalizację firmy i dalsze usprawnienia w jej funkcjonowaniu. System DMS działa online, dzięki czemu jest dostępny z dowolnego miejsca i różnych typów urządzeń z dostępem do internetu. Tym samym wspiera pracę w zespołach rozproszonych i pracę zdalną, a więc idealnie wpisuje się w potrzeby nowoczesnych biznesów.
Jak działa nowoczesny system obiegu faktur?
Dobry system obiegu faktur, np. oparty o oprogramowanie DMS, jest narzędziem, które w istotny sposób wspiera funkcjonowanie firmy i realizację jej codziennych zadań. Obejmuje:
możliwość łatwej rejestracji dokumentów w wersji cyfrowej i importu wersji papierowych,
automatyczne rozpoznawanie danych,
dostęp do dokumentacji z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu,
kontrolę dostępu dla poszczególnych działów lub osób,
wygodne wyszukiwanie dokumentów i konkretnych danych,
bezpieczną archiwizację,
możliwość integracji z oprogramowaniem do komunikacji, rozliczeń itp., a także z modułami systemu ERP.
Kompleksowy system zarządzania obiegiem faktur porządkuje nie tylko dokumenty, ale wiele różnych procesów w firmie. Odciąża też pracowników, automatyzując wiele zadań. Dzięki temu ich uwaga może być skupiona na innych, ważniejszych aspektach.
Przeczytaj również: Automatyzacja procesów księgowych z systemem ERP – nowoczesne podejście do księgowości
Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w firmie?
Choć ta zmiana może się wydawać duża i przytłaczająca, elektroniczny system zarządzania obiegiem faktur docelowo znacznie ułatwia i optymalizuje pracę – dlatego się opłaca. Jego wdrożenie powinno przebiegać w kilu etapach, aby zapewnić płynne przejście.
Analiza obecnych procedur – sprawdź, jak wygląda obecny obieg faktur w firmie, kto się nimi zajmuje, gdzie pojawiają się przestoje.
Definiowanie potrzeb – określ, jakie dokumenty i w jakiej ilości są przetwarzane.
Wybór systemu – jeżeli chcesz zorganizować cyfrowy obieg dokumentów w firmie, system DMS wydaje się naturalnym wyborem. Wybierz rozwiązanie, które zapewnia elastyczność i pasuje do procesów w Twojej firmie.
Przygotowanie pracowników – poinformuj zespół o zmianach i zapewnij odpowiednie szkolenia.
Testowanie i stopniowe wdrażanie – aby ułatwić przejście na nowy system, zacznij od wybranego typu dokumentów lub działu. Następnie dodawaj kolejne obszary i optymalizuj proces.
Integracja z istniejącymi systemami – nie zapomnij upewnić się, że nowe rozwiązanie płynnie współpracuje z używanymi do tej pory systemami.
Zoptymalizowany system obiegu faktur zapewni Twojej firmie szybsze księgowanie, lepszą kontrolę budżetów i mniej błędów operacyjnych. Dlatego zdecydowanie warto podjąć wysiłek związany z jego cyfryzacją. Jeżeli chcesz usprawnić cały proces, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego partnera, np. Gecos. Zapraszamy do kontaktu!
Gecos
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, Dystrybucja, eCommerce, Elektronika, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Sektor publiczny, Spożywcza FMCG, Transportowa, Tworzywa sztuczne, UsługiOpis
Naszą misją jest ułatwiać zarządzanie przedsiębiorstwem poprzez indywidualny dobór, dostosowanie i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych....
rozwiń