Jak usprawnić zarządzanie magazynem?

Jak zoptymalizować zarządzanie magazynem i obniżyć koszty magazynowania?

Zrób to w 3 krokach.

Zarządzanie magazynem

Firmy produkcyjne i handlowe mierzą się z wieloma biznesowymi wyzwaniami. Efektywne zarządzanie magazynem jest jednym z większych. Na szczęście istnieją sposoby oraz narzędzia, dzięki którym możesz usprawnić system zarządzania oraz przeprowadzić optymalizację kosztów w magazynie. Jakie? Czytaj w artykule.

Zarządzanie magazynem – najważniejsze wyzwania

Większość firm na pewnym etapie rozwoju dochodzi do momentu, w którym system zarządzania magazynem sprawia, że staje się on jednym z tzw. wąskich gardeł stojących na drodze do rozwoju biznesu. Może to powodować szereg problemów, których rozwiązanie staje się kluczowe dla odpowiedniego funkcjonowania firmy oraz jej dalszego rozwoju. Jakim wyzwaniom w materii zarządzania magazynem musisz stawić czoła?

Synchronizacja stanów magazynowych

Często występujący problem to niezgodność faktycznej liczby produktów na magazynie ze stanem wskazywanym przez systemy sprzedażowe. Powoduje on przestoje w pracy i ma negatywny wpływ nie tylko na łańcuch dostaw, ale również opinie o Twojej firmie wśród klientów (długi czas oczekiwania na zamówienie nie przysporzy Ci dobrych ocen).

Wysoka opłata za wynajem powierzchni magazynowych

Rozwój sprzedaży (zwłaszcza internetowej w wyniku pandemii koronawirusa) spowodował, że wiele firm musiało przenieść się do większych magazynów, aby móc adekwatnie odpowiadać na potrzeby klientów i posiadać miejsce na składowanie zamawianych przez nich produktów. Lokowanie magazynów w miejscach atrakcyjnych logistycznie (np. okolice lotnisk czy dróg szybkiego ruchu) oraz rosnące ceny energii elektrycznej spowodowały, że koszty wynajmu z miesiąca na miesiąc są coraz wyższe.

Optymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej

Nawet posiadanie wystarczającej powierzchni magazynu może utrudniać działanie firmy w sytuacji, gdy jest ona nieodpowiednio wykorzystana. Dotyczy to nie tylko bałaganu, ale również nieefektywnego rozmieszczenia produktów na regałach, przez co czas realizacji zamówień może się niepotrzebnie wydłużać.

Doświadczona kadra pracownicza

Im lepiej wyszkoleni są pracownicy magazynów, tym bardziej efektywna jest ich praca i tym mniej błędów popełniają podczas jej wykonania. Z tego powodu duża rotacja magazynierów może nieść ze sobą daleko idące konsekwencje biznesowe.

Zintegrowanie systemów informatycznych

Mówi się, że praca magazyniera jest tak efektywna, jak efektywny jest wykorzystywany przez niego system zarządzania magazynem. Wiele firm nie posiada zintegrowanych rozwiązań, przez co automatyzacja niektórych czynności jest niemożliwa. To z kolei powoduje dłuższy czas potrzebny do np. skompletowania przesyłki.

Optymalizacja kosztów w magazynie – jak to zrobić?

Zarządzanie magazynem to niełatwe zadanie, które wymaga odpowiedniej wiedzy i specjalistycznych narzędzi. Nieodpowiednie procedury i brak inwestycji w nowoczesne technologie może spowodować znaczny wzrost kosztów generowanych przez ten dział przedsiębiorstwa. Chcąc je obniżyć, możesz zacząć działać w trzech ważnych obszarach.

Normalizacja operacji magazynowych

Pod tym pojęciem kryje się szereg działań mających na celu stworzenie spójnych procedur niezbędnych do ustawienia pracy w magazynie. Skup się przede wszystkim na:

stworzeniu dokładnych procedur dla powtarzalnych działań na magazynie dotyczących przyjęcia towaru, jego późniejszego składowania, komplementacji oraz wydania,
przygotowaniu schematu szkoleń dla nowych pracowników, aby możliwie najszybciej wdrożyć ich do pełnoprawnej pracy,
optymalizacji magazynu pod kątem wykorzystania regałów i rozmieszczenia towaru tak, aby najczęściej rotujący znajdował się najbliżej miejsca pakowania,
weryfikacji magazynu pod kątem rozmieszczenia regałów, by ich ustawienie gwarantowało największą możliwą powierzchnię składowania.

Bezpieczeństwo i oszczędności

Przyjrzyj się temu, jak działa Twój magazyn i ustal odgórne reguły i procedury, które zapewnią odpowiednie tempo pracy przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Przyjrzyj się też temu, gdzie możesz znaleźć oszczędności. W tym zakresie:

regularnie dokonuj przeglądów okresowych regałów i urządzeń wykorzystywanych na magazynie,
wprowadź zasady bezpieczeństwa, które zapewnią najlepszą ochronę przed zdarzeniami losowymi,
zminimalizuj koszty użytkowania magazynu – np. wymień oświetlenie na energooszczędne, wprowadź działania, które pomogą obniżyć ilość wytwarzanych przez magazyn odpadów.

Wdrożenia technologiczne

Nowoczesna technologia usprawni procesy w każdym dziale Twojego przedsiębiorstwa, również w magazynie. Na rynku dostępne są rozwiązania, dzięki którym możesz w znacznym stopniu zwiększyć efektywność pracowników magazynu. Możesz dokonać tego np. dzięki:

wdrożeniu scentralizowanego, zintegrowanego systemu ERP pozwalającego skutecznie współpracować magazynowi z działem handlowym, działem zamówień lub działem obsługi klienta,
zintegrowaniu używanych narzędzi (drukarki, kolektory, skanery) z systemem ERP w celu automatyzacji pracy,
wdrożeniu systemu WMS, który umożliwi skuteczniejsze działanie pracowników i tym samym skróci czas realizacji zamówień i zminimalizuje ryzyko wystąpienia błędów.

Efektywny system zarządzania magazynem – case study

Usprawnić pracę w magazynie oraz stawić czoła wszystkim wyzwaniom, które wiążą się z jego zarządzaniem, pomoże odpowiednio wybrany system ERP. Jednym z tych, dzięki któremu firmy handlowe w całej Polsce osiągnęły skok jakościowy i wydajnościowy jest ERP enova365. Jego modułowa budowa pozwala skutecznie dostosować go do wymagań wielu przedsiębiorstw, co sprawia, że staje się uniwersalnym narzędziem wykorzystywanym zarówno przez małe sklepy internetowe, jak i ogromne biznesy zarządzające wieloma lokalizacjami magazynowymi.

Wdrożenie enova365 w pracy magazynu możliwe jest dzięki modułowi Handel i Magazyn, który udostępnia dziesiątki funkcji pomocnych w optymalizowaniu systemu zarządzania magazynem. Jak to działa w praktyce?

Sprawdźmy na konkretnym przykładzie. Grupa Kamai prowadząca sprzedaż e-commerce w obszarach B2B oraz B2C zdecydowała się na wybór ERP enova365. Przed wdrożeniem firma borykała się z długim czasem realizacji zamówień, a także błędami powodowanymi niezgodnością liczbową produktów między platformą sprzedażową a faktycznym stanem magazynowym.

Handel i Magazyn

Wdrożenie systemu enova365 z modułem Handel i Magazyn umożliwiło firmie wprowadzić szereg usprawnień, m.in.:

zmniejszono czas obsługi zamówień – wcześniej 3 osoby poświęcały na to 5 godzin dziennie, obecnie 1 osoba przeznacza na te obowiązki maksymalnie 2 godziny dziennie;
przyspieszono pracę magazynu dzięki automatycznemu drukowaniu niezbędnych dokumentów na drukarkach zlokalizowanych bezpośrednio w magazynie;
wdrożono automatyczną aktualizację statusów zamówień wraz z wysyłką automatycznych wiadomości do klientów;
wykorzystano kolektory danych i skanerów w celu lepszej kontroli stanów magazynowych oraz zmniejszenia błędów pojawiających się w zamówieniach (nieodpowiednie produkty lub błędy w ich liczbie).

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji z poziomu listy „Towary i usługi” w enova365

Jakie obszary pracy magazynu usprawnisz przy użyciu systemu ERP?

Optymalizacja kosztów w magazynie

Moduł Handel i Magazyn pomoże Ci na optymalizację kosztów w magazynie, usprawniając poniższe działania:

przyjęcie towaru na stan – skanowanie poszczególnych produktów lub opakowań zbiorczych jest w stanie dodać automatycznie do dokumentu przyjęcia odpowiednie pozycje, a po jego zatwierdzeniu system odnotowuje zwiększony stan magazynowy;
tworzenie dokumentacji magazynowej – dokumenty magazynowe (np. WZ, PZ, MM, PW, RW oraz korekty) mogą być tworzone automatycznie przy pomocy odpowiednich procedur, co sprawia, że pracownik nie traci czasu na ich ręczne przygotowanie i wydruk;
integrację z kanałami sprzedaży – dzięki możliwości zintegrowania systemu enova365 z kanałami sprzedaży, możliwa jest regularna aktualizacja dostępnych ilości produktów na wszystkich platformach sprzedażowych zgodnie ze stanem faktycznym;
przyspieszenie inwentaryzacji – skanowanie produktów i opakowań zbiorczych w prowadzonym remanencie jest szybsze i minimalizuje ryzyko powstawania błędów;
wyszukanie towaru na magazynie – wprowadzenie lokalizacji produktu do jego cech pozwala szybciej wyszukać niezbędny towar, co jest kluczowe dla sprawnej kompletacji zamówienia przez pracowników.

Parametr umożliwiający automatyczną korektę dokumentów magazynowych w enova365

System zarządzania magazynem – jak wybrać najlepszy?

Dzięki odpowiedniemu systemowi ERP możliwe jest skuteczniejsze zarządzanie pracą magazynu na wielu rozmaitych poziomach. Jak go wybrać?

Zwróć uwagę na funkcjonalności jakie system oferuje. Powinien zawierać m.in.:

opcję dokładnej analizy sprzedaży towaru i jego źródeł dostawy,
możliwość elastycznego ustawienia procesów magazynowych w celu automatyzacji pracy z dokumentami,
usprawnienie inwentaryzacji poprzez przyspieszenie procesu z wykorzystaniem kolektorów,
zarządzanie magazynem z poziomu urządzeń przenośnych, co pozwoli Ci na bieżąco sprawdzać wszystkie niezbędne informacje bez fizycznej obecności w siedzibie firmy.

Zdecyduj się na rozwiązanie sprawdzone w innych firmach, które przynosi w nich konkretne, pozytywne efekty. Wszystkie powyższe funkcje, a także wiele innych, które sprawdzą się również w wielu innych działach Twojego przedsiębiorstwa zawiera ERP enova365. To inwestycja na lata, którą możesz rozbudowywać o nowe moduły wraz ze wzrostem firmy i liczbą zatrudnionych pracowników. Dodatkowo enova365 to system ERP, który podlega regularnym aktualizacjom, dzięki czemu gwarantuje stałą zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi.