Jak wybrać system Business Intelligence?
W wielu firmach podstawowym narzędziem do analizy danych jest Microsoft Excel. Jest to jednak rozwiązanie bardzo pracochłonne w zakresie przygotowywania raportów i wymaga zaangażowania do pracy wielu osób w organizacji. Wyeksportowanie danych z systemów źródłowych, zebranie ich w jedną tabelę i dokonanie przekształceń tych danych zajmuje zwykle użytkownikom biznesowym bardzo dużo czasu. Jeszcze trudniej jest uzyskać i analizować aktualne dane kiedy na każdy raport trzeba zgłosić zapotrzebowanie do działu IT i czekać na jego realizację. Często kilka dni, a nawet tygodni. Ten czas to nierzadko utracone możliwości. Dlatego większość firm wraz ze wzrostem i rozwojem biznesu zaczyna rozglądać się za rozwiązaniem, które zautomatyzowałoby proces pozyskania, przygotowania i analizy danych.
Rozwiązań na rynku jest wiele. Jakie więc wybrać, aby jak najlepiej sprostało potrzebom naszej organizacji? Proces wyboru należy rozpocząć od zadania kilku pytań w zakresie oczekiwań wobec systemu Business Intelligence. Należy je zadać menadżerom, członkom zarządu oraz użytkownikom biznesowym niższego szczebla, którzy także powinni używać analiz, jak również specjalistom działów IT.
Od czego zacząć proces wyboru systemu Business Intelligence?
Proces wyboru systemu Business Intelligence warto rozpocząć od zdefiniowania czym właściwie on jest i w jaki sposób ma on wesprzeć naszą organizację. Główne zdania systemów Business Intelligence to kolejno: wydobywanie danych z baz źródłowych, przekształcanie ich w zrozumiałą dla biznesu informację, a co za tym idzie dostarczanie wiedzy pozwalającą na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Codziennie firmy gromadzą ogromne ilości danych więc ich ręczna analiza staje się coraz trudniejsza. Za to system Business Intelligence wprowadza automatyzację w obszarze pobierania danych z różnych systemów źródłowych, ich przekształcania i dostarczania użytkownikom na czytelnych, dynamicznych dashbordach analitycznych.
Dzięki temu analitycy biznesowi nie muszą już ręcznie obrabiać danych i mogą skupić się na ich analizie. Natomiast dział IT zamiast eksportować dane może zając się rozwijaniem środowiska IT oraz wsparciem biznesu w dbaniu o jakość danych.
Trafna analiza danych przekłada się na konkretne korzyści. Jest możliwa jeśli systemu Busienss Intelligence używa wiele osób na różnych szczeblach, w całym przedsiębiorstwie. Jednak żeby tak się stało narzędzie do analizy danych musi być przyjazne i łatwe w obsłudze.
System Business Intelligence wdrożony w firmie powinien być elastyczny, aby odpowiadał na potrzeby wszystkich użytkowników.
System Business Intelligence – jakie korzyści można osiągnąć dzięki wdrożeniu?
Jakie są potrzeby firmy?
Każda firma stojąca przed wyborem rozwiązania Business Intelligence powinna zastanowić się nad problemami jakie ma ten system rozwiązać i celami jaki chce dzięki wdrożeniu osiągnąć. Kilka kluczowych pytań jakie warto zadać:
- Z ilu źródeł danych będziemy pobierać dane do analizy? – nie wszystkie rozwiązania Business Intelligence mają zaszyte mechanizmy do zaciągania danych z kilku systemów źródłowych i ich łączenia we wspólnym modelu analitycznym.
- Czy nasze dane są gotowe do analizy, czy aby uzyskać z nich pożądane informacje potrzebujemy wykonać przekształcenia na danych źródłowych po stronie systemu Business Intelligence. Wykonywanie dowolnych przekształceń na pobranych danych to unikalna funkcjonalność możliwa dzięki otwartemu skryptowi jakim może dysponować narzędzie BI.
- Wdrażamy jedno kompleksowe rozwiązanie czy kilka? – na rynku dostępne są zarówno rozwiązania kompletne, które pozwalają na pobranie, obronienie i analizowanie danych na tej samej licencji jak i rozwiązania które muszą posiłkować się dodatkowymi systemami do uzyskania podobnych efektów.
- Z jakich obszarów działalności firmy potrzebujemy analiz? – nowoczesne rozwiązania Business Intelligence są w stanie pomóc w analizie danych z każdego obszaru, warto jednak ustalić, które obszary są priorytetowe.
- Szukamy gotowego rozwiązania dla branży? – Niektóre firmy oferują gotowe rozwiązania dla branż, jednak każda firma analizuje swoje dane inaczej. Dlatego lepiej skupić się na rozwiązaniach, które można dowolnie dostosować do potrzeb biznesowych konkretnej organizacji.
Jakie funkcjonalności systemu Business Intelligence są najważniejsze?
- Analiza danych i raportowanie self-service: użytkownik otrzymuje gotowe narzędzie zasilone danymi z równych źródeł, w którym samodzielnie dokonuje ich analizy. Udział IT ogranicza się do zasilenia systemu danymi źródłowymi i czuwania nad poprawnością i bezpieczeństwem działania całego środowiska.
- Analizy drill-down: zdolność do eksplorowania danych od ogółu do szczegółu, użytkownik dowolnie drąży dane przechodząc od wyników ogólnych do ich składowych.
- Wizualizacja danych: przedstawienie danych w sposób graficzny, np. na wykresach czy mapach pozwala łatwiej zauważyć trendy czy odchylenia. Interaktywne wizualizacje pozwalają na zgłębianie informacji od ogólnych do bardziej szczegółowych po kliknięciu na wybraną pozycję.
- Dashboardy: Interaktywne pulpity managerskie pozwalające na dynamiczną analizę danych. Wystarczy, że użytkownik kliknie w dowolną daną, a cały zbiór danych zostanie przeliczony i wyświetlone wyniki.
- Aktualizacja danych: dane w systemie Business Intelligence powinny być odświeżane automatycznie w cyklach nocnych i jeśli jest taka potrzeba w ciągu dnia w określonych interwałach czasowych tak aby użytkownicy zawsze pracowali na aktualnych danych.
- Analizy na urządzeniach mobilnych: użytkownicy mają dostęp do tych samych analiz na swoich komputerach i na dowolnych urządzeniach mobilnych.
- Bezpieczeństwo: ustalanie dostępu do poszczególnych danych tylko dla uprawnionych użytkowników.
- Brak hierarchii danych: nowoczesne rozwiązania Business Intelligence pozwalają na przekrojową analizę danych.
- Wyniki powiązane: wartością dodaną jest automatyczne oznaczenie na dashboardzie wyników powiązanych z naszym wyborem i takich które tego wyboru nie spełniają.
- Otwarty kod źródłowy: możliwość samodzielnego rozwijania środowiska bez konieczności zatrudniania firmy zewnętrznej.
- Jedno źródło prawdy: pewność że wszyscy pracownicy w firmie pracują na tych samych sprawdzonych, aktualnych i wiarygodnych danych.
Jak szukać systemu Business Intelligence?
Podstawowym i najlepszym miejscem informacji jest jak zwykle wyszukiwarka internetowa. Jednak po wpisaniu frazy system czy rozwiązanie Business Intelligence otrzymujemy odpowiedź z bardzo długą listą firm oferujących takie rozwiązania.
Nasuwa się pytanie, które z nich wybrać? W podjęciu decyzji, którym rozwiązaniom warto się przyjrzeć mogą pomóc nam rankingi tworzone przez niezależne firmy takie jak: Gartner czy BARC. Firmy te zbierają opinie użytkowników systemów Business Intelligence i na ich podstawie przygotowują zestawienia rozwiązań wg. ustalonych kryteriów, cech produktów.
Oprócz informacji opisowych na temat rozwiązań Business Intelligence na stronach internetowych dostawców wielu z nich prowadzi webinaria, na których prezentuje system BI lub prowadzi czat z konsultantem BI.
W obu przypadkach można dowiedzieć się więcej na temat danego rozwiązania i zobaczyć jak wygląda praca w nim. Webinaria są prowadzone na żywo więc podczas nich także można zadać konsultantowi pytania na interesujące nas tematy.
Jak kształtuje się cena rozwiązania Business Intelligence?
Wdrożenie nowego systemu w firmie zawsze wiąże się z kosztami, na które musimy się przygotować. Szczegółowe informacje na temat cen licencji i wdrożenia otrzymamy na spotkaniu lub w ofercie po nim. Warto jednak zdawać sobie sprawę na jakiego typu koszty musimy być gotowi:
- Ceny licencji rozwiązania Busienss Intelligence – dziś są to najczęściej ceny subskrypcji umożliwiającej używanie konkretnego rozwiązania w wersji serwerowej (z dostępem dla użytkowników nazwanych bądź ilości sesji lub stanowiskowej bez udostępniania rozwiązania z poziomu serwera lecz lokalnie).
- Ceny dodatkowych rozwiązań – niektóre systemy Business Intelligence aby dostarczyć oczekiwanej przez nas funkcjonalności wymagają wdrożenia dodatkowych komponentów lub wręcz innych jeszcze rozwiązań firm trzecich np.: Hurtowni Danych, narzędzi ETL, konektorów, czy wtyczek. Co podraża zawsze koszt i skomplikowanie wdrożenia.
- Cena usług wdrożeniowych – końcowy koszt wdrożenia jest uzależniony od docelowego zakresu wdrożenia.
- Cena abonamentu/maintenance – jest to najczęściej coroczny koszt za asystę techniczną, gdyby coś działo się z winy oprogramowania oraz możliwość aktualizacji środowiska.
- Cana usługi support’owej – jest zwykle kosztem za wsparcie dostawcy w utrzymaniu naszego środowiska BI.
- Cena warsztatów/szkoleń pracowników.
Jak wybrać dostawcę systemu BI?
Skąd czerpać informacje o dostawcach?
Większość systemów Business Intelligence na rynku jest oferowana przez więcej niż jednego dostawcę. Dzięki temu firma wybiera nie tylko rozwiązanie, ale i partnera wdrożeniowego.
- Wstępną ocenę dostawcy możemy zrobić już na podstawie informacji z internetu.
- Wiele firm oprócz informacji o swoich doświadczeniach i sukcesach zamieszcza na swoich stronach listy referencyjne pochodzące od zadowolonych klientów.
- Na portalach społecznościowych możemy natomiast znaleźć informacje o pracownikach danej firmy, ich doświadczeniach i wiedzy.
- Na partnera wdrożeniowego dobrze jest wybrać firmę, której konsultanci posiadają certyfikaty producenta. Wtedy będziemy mieć pewność, że konsultanci firmy wdrożeniowej są przeszkoleni i posiadają niezbędną wiedzę do realizacji naszego projektu.
Sukces wdrożenia w ogromnej mierze zależy od partnera wdrożeniowego.
Możliwość przetestowania rozwiązania na własnych danych
Najlepszym sposobem poznania dostawcy i systemu jest możliwość przetestowania rozwiązania na własnych danych. Niektóre firmy oferują projekty pilotażoweproponowanych rozwiązań. Zwykle realizacja takiego projektu nie powinna trwać dłużej niż kilka dni. Klient ustala z dostawcą źródła i zakres danych jakie chciałby zobaczyć w aplikacji oraz sposób ich wizualizacji.
Następnie zostają mu wypożyczone w pełni funkcjonalne licencje czasowe. Aplikacja analityczna wykonana podczas projektu pilotażowego jest najskuteczniejszym sposobem na przetestowanie narzędzia. Daje wiarygodną ocenę użyteczności i elastyczności rozwiązania, jak również pokazuje jakie są możliwości dalszego rozwoju.
Utrzymanie oprogramowania i jego rozwój staje się przewidywalny. Dzięki takiemu podejściu klient testując rozwiązanie może produkcyjnie używać systemu Business Intelligence i sprawdzić jego funkcjonalność i przydatność w codziennej pracy.