Jak z sukcesem wdrożyć system informatyczny do Zarządzania Kapitałem Ludzkim organizacji? (cz.2)

„U – jak Ucieczka do przodu”

Ucieczka do przodu to nic innego, jak przygotowanie organizacji do wdrożenia systemu do ZKL.Organizacja projektu w większości przypadków obejmuje zagadnienia, które są oczywiste dla wdrażających, ale mniej oczywiste dla organizacji wdrażających system informatyczny – być może po raz pierwszy. Te zagadnienia pojawiają się w trakcie projektu i zespół projektowy „żywi się nimi”, żeby nie było to „niestrawne” dla obydwu stron. Dlatego ważne jest ustalenie tego na samym początku:

• Metodyka wdrożenia – czasami określana już na etapie umowy, ale generalnie działamy na metodyce:
• stosowanej u klienta, bo wszystkie projekty tak się realizuje w danej organizacji,
• stosowanej przez dostawcę lub wdrażającego system, bo wie, które metodyki są najefektywniejsze i wie co się sprawdza w danym obszarze merytorycznym – zakresie wdrożenia.

I tutaj dotykamy już niuansów dotyczących wyboru metodyki właściwej również ze względu na podmiot oddziaływania systemu – człowieka.

• Zespoły projektowe – powoływane są zgodnie z zaproponowaną metodyką i przyjętymi zasadami działania w projekcie. Zwykle to grupa zdeterminowanych osób po stronie klienta i dostawcy nastawionych na wspólne osiąganie – dzień po dniu – celów wdrożenia. Przyjaźnie zawarte przy projekcie trwają latami. To cudowny czas na poznawanie nowych osób i uczenie się wzajemnie, doskonalenie kompetencji komunikacji, czerpanie z różnorodności. Nie zmarnujcie tej okazji.
•  Dokumentacja projektu – determinowana zawartymi umowami i konsekwencją przyjętej metodyki realizacji wdrożenia.

Proponowana do wykorzystania metodyka MPWSI i jej podstawowe zasady:

• bazuje na dwóch zespołach związanych z zakupem i wdrożeniem systemu IT,
• zalecana dla dużych wdrożeń (dużo modułów, duże organizacje),
• sprawdza się we wdrożeniach systemów do ZKL – bo to jest zawsze dla firmy duża zmiana.

MPWSI – zespoły i ich podstawowe zadania:

• zespół I tzw. techniczny/wykonawczy – realizuje zapisy umów, formalnych dokumentów na projekcie, wdraża system IT,
• zespół II tzw. społeczny (startuje pierwszy) – koncentruje się na przygotowywaniu pracowników organizacji do wdrożenia systemu IT do ZKL, neutralizowaniu problemów socjologicznych, potencjalnych oporów.

Zadania zespołu I technicznego/wykonawczego są już dobrze znane (przynajmniej po stronie zespołu firmy dostarczającej usługę wdrożenia) i ustrukturyzowane w oparciu o daną metodykę. Zespół tzw. „społeczny” nie zawsze jest powoływany, co nie oznacza, że pracownicy nie są informowani co się dzieje w związku z wdrożeniem i w jakim zakresie ich to dotyczy. Warto jednak o tym pomyśleć i taki zespół stworzyć już na etapie przygotowania do wdrożenia.

Kto powinien się w nim znaleźć? Lider naturalny, który ma autorytet wśród pracowników, ktoś z działu HR, kto zna dobrze operacyjnie wszystkie procesy, specjalista od komunikacji wewnętrznej, public relations, employer brandingu, przedstawiciele grup pracowników, które na tym wdrożeniu najwięcej zyskają i najwięcej stracą. Tak – może się zdarzyć, że jakaś grupa coś straci i tutaj w tym artykule i na etapie przygotowania wdrożenia mówimy o tym szczerze.

Przygotowanie pracowników organizacji do zmiany, to podstawowe zadania zespołu „społecznego” realizowane między innymi poprzez:

• otwarte, uczciwe komunikowanie wszystkich o celach i przyczynach wdrożenia systemu IT do ZKL,
• aktywne włączanie do planowania i urzeczywistniania nowego sposobu funkcjonowania pracownika z wykorzystaniem lub w oparciu o system IT,
• zapewnienie ochrony tym, którzy w wyniku nowego podejścia mogą coś stracić,
• premiowanie propagatorów zmiany, nowego rozwiązania,
• unikanie rozwiązań radykalnych, chociaż przepaści nie przekroczymy małymi kroczkami (np. co zrobić w sytuacji dużej różnicy pomiędzy poziomem rozwoju funkcji HR w organizacji a poziomem rozwoju/dojrzałości systemu HR),
• korzystanie z pomocy ekspertów zewnętrznych spoza firmy wdrażającej i organizacji,
• szybkie utrwalenie nowego podejścia – system IT, a formalna dokumentacja zasady, regulaminy w organizacji,
• uprawomocnienie, rozszerzenie samodzielności, odpowiedzialności do podejmowania decyzji w obszarze HR dla kierowników i pracowników przed wykorzystaniem systemu IT do ZKL .

Niezależenie od przyjętej metodyki i przygotowywanej dokumentacji wdrożeniowej proponuję na etapie tzw. „ucieczki do przodu” dokonać też dogłębnej analizy ryzyk i zagrożeń związanych z podmiotem i przedmiotem wdrożenia. W procesie wdrożenia wystąpią wszystkie zdiagnozowane przez zespół i pewnie jeszcze kilka innych. Życzę Wam, żeby to były miłe niespodzianki.

Zapraszam do dyskusji. Chętnie poznam też inne punkty widzenia „U – jak Ucieczka do przodu”. A już niebawem rozwinę kolejną literkę z naszego SUKCESu, czy „K – Komunikacja i Koszty”.