Jak z sukcesem wdrożyć system informatyczny do Zarządzania Kapitałem Ludzkim organizacji? (cz.5)

E – jak Etapy projektu

Dlaczego wspominam o etapach projektu, czyli de facto o terminach? Bo wbrew pozorom są bardzo ważne. Mają moc sprawczą:

• niedotrzymanie terminów wynikających z umowy czy harmonogramu spowoduje wprowadzenie kar umownych,
• terminy określają cykl życia projektów i procesów HR w organizacji.

Terminy to stały element w projektach wdrożeniowych. Terminy wynikające z umowy, terminy wynikające z harmonogramu, terminy wynikające z operacyjnych działań w projekcie np. przygotowanie i zasilenie danych historycznych. Pomyślisz „to taki banał”. Do tego wszyscy z zespołu projektowego synchronizują kalendarze, ustalają spotkania, działają i sukces.

Zgłaszamy system do odbioru i startu produktywnego. Wszyscy są zadowoleni. To marzenie każdego konsultanta pracującego w projekcie, żeby się zsynchronizowało, a jak się „nie zgra”, to przecież jest to chleb powszedni w jego pracy. Konsultant musi tylko zgrać kalendarze wszystkich klientów, u których realizuje równolegle wdrożenia, bo wszyscy klienci są równie ważni.

Konsekwencje opóźnień na projekcie mogą być już różne dla każdej z organizacji – musi to być dobrze skalkulowane, oszacowane ryzyka i konsekwencje. Nie chodzi tu tylko o kary umowne, które w umowach zwykle dotyczą strony dostawcy usług wdrożenia ale o zachowanie ciągłości procesów HR w organizacji.

Strona klienta, mniej doświadczona we wdrożeniach, ale obczytana w statystykach, ile projektów wdrożeniowych kończy się po zakładanym czasie, z entuzjazmem wchodzi w projekt. W trakcie pierwszych spotkań zwykle podaje też lub jest pytany – jak projekty są obecnie realizowane w obszarze HR i jakie są cykle życia procesów HR w organizacji.

O ile planowanie budżetów szkoleń rekrutacji, terminy wypłat, sprawozdawczość z obszaru HR przebiegają we wszystkich firmach podobnie w oparciu o wymagania ustawowe, rok kalendarzowy lub rok obrachunkowy to procesy ustalania i oceny celów (czasami różne dla różnych grup stanowisk) procesy ocen efektywności, kompetencji każda firma ma indywidualnie.

I jak, taki zabiegany i uwikłany w realizację tych stałych procesów zespół HR, ma wcisnąć w to jeszcze harmonogram wdrożenie systemu, tak, by jego uruchomienie w całości lub poszczególnych modułów wsparło HR? Jak to zrobić, by kolejna realizacja danego procesu HR była realizowana właśnie z wykorzystaniem systemu – bo właśnie taki był cel i miało być łatwiej.

Ciekawe, czy ktoś policzył czas spędzony na ustalaniu priorytetów-kolejności wdrażania modułów i zmian kolejnych ustalonych już wcześniej terminów. I jak się tu nie poznać bliżej, nie zaufać, nie polubić (a może to mało profesjonalne?), bo przyczyny zmian terminów są zawodowe i prywatne -wszak systemy te wdrażają ludzie i ludzi one dotyczą.

Już niebawem kolejna literka z naszego SUKCESu, czyli ostatnie „S”.