Korzyści z wdrożenia Microsoft D365 dla zespołu księgowego

Wdrożenie nowego systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to z jednej strony duży projekt i dodatkowy nakład pracy, szczególnie dla działu księgowego i finansowego. Z drugiej jednak - to również szansa na automatyzację powtarzalnych procesów, poprawę spójności danych i oszczędność czasu w dłuższej perspektywie. Dlatego już od pierwszych etapów projektu warto akcentować realne korzyści, jakie nowe narzędzia przyniosą zespołowi.

Poniżej przedstawiam dwa praktyczne przykłady funkcjonalności, które - z mojego doświadczenia - znacząco wspierają codzienną pracę księgowości:

W wielu organizacjach księgowi po wygenerowaniu pliku JPK_V7M dokonują ręcznego przeksięgowania podatku należnego i naliczonego na konto podatku do rozliczenia. W skrócie uzgadniają saldo konta VAT z deklaracją VAT.

W D365, przy zastosowaniu odpowiedniej parametryzacji, możliwe jest:

• automatyczne przeksięgowanie transakcji z kont VAT sprzedaży i zakupów na konto rozliczeniowe VAT,
• wskazanie konta urzędu skarbowego jako kontrahenta dla zaksięgowania zobowiązania/należności z tytułu podatku VAT,
• inicjowanie księgowania przez użytkownika – proces kontrolowany i automatyczny,
• zgodność salda konta rozliczeniowego z kwotą wykazaną w deklaracji,
• księgowanie zaokrągleń zgodnie z przepisami,
• możliwość księgowania korekt dla wskazanego okresu w VAT.

Korzyści dla zespołu to oszczędność czasu (brak potrzeby ręcznego księgowania),zmniejszenie ryzyka błędów w ewidencji oraz spójność danych i zgodność z wymaganiami raportowymi.

D365 oferuje rozbudowaną funkcję bilansowej wyceny walutowej, która umożliwia:

• automatyczną wycenę otwartych pozycji (należności i zobowiązań) wg kursu NBP,
• przygotowanie raportu wstępnego przed zaksięgowaniem - możliwość weryfikacji danych i kursów walut,
• elastyczne parametryzowanie zakresu wyceny jak wybór konkretnej waluty lub wszystkich walut, wybór dat księgowania i daty kursu czy wybór kontrahentów,
• automatyczne odwrócenie wyceny w kolejnym miesiącu lub kontynuacja wyceny w kolejnym okresie,
• księgowanie zrealizowanych różnic kursowych przy rozliczeniu pozycji z płatnością z jednoczesnym wyksięgowaniem wyceny bilansowej,
• prezentacja wyników księgowania per transakcja dostawcy / odbiorcy.

Korzyści dla zespołu to zgodność z przepisami ustawy, elastyczność i kontrola nad parametrami wyceny, a także automatyzacja z możliwością ręcznego nadzoru - idealny balans.

Z perspektywy działu księgowego system D365, wzbogacony o funkcje lokalizacji polskiej, to nie tylko nowe narzędzie - to szansa na automatyzację, poprawę jakości danych i ograniczenie ryzyka błędów. Warto od początku projektu wdrożeniowego pokazywać księgowym konkretne funkcjonalności, które odpowiadają na ich codzienne potrzeby.