Korzyści z zaawansowanych analiz stanów magazynowych w systemie ERP
Mimo szybko zmieniającej się sytuacji rynkowej, misja firm dystrybucyjnych nie ulega zmianom. Polega ona na zakupie towarów, przechowywaniu ich, a następnie odsprzedawaniu dalej z zyskiem. Jednak choć podstawowe zasady pozostają takie same, branża dystrybucyjna zmienia się:
- zwiększają się naciski dotyczące marży, zaś dystrybutorzy są rozdarci między producentami, którzy chcą większej wydajności, a sprzedawcami oczekującymi większej elastyczności;
- coraz większe zagrożenie stanowi eliminowanie pośredników – dostawcy zapewniają klientom bezpośredni dostęp do produktu, eliminując potrzebę posiadania dystrybutora;
- konkurencję zaostrzają nowi uczestnicy rynku z sektora handlu elektronicznego, a przez starzenie się siły roboczej trudno jest znaleźć nowe pokolenie liderów.
- Sytuacje kryzysowe czy losowe pokazują nam jak ważnym elementem jest posiadanie narzędzi do sprzedaży internetowej, gdzie firmy świadczące sprzedaż internetową przeżywają teraz „drugą młodość”.
Istnieje jednak wiele narzędzi i opcji dostępnych dla współczesnych dystrybutorów, które pomogą im przetrwać te trudne czasy, podnosząc przy tym produktywność i wydajność, dzięki czemu staną się bardziej odpowiedzialni pod względem podatkowym.
Wiele z tych narzędzi służy optymalizacji zapasów znajdujących się w magazynach, przez co działalność staje się bardziej oszczędna i elastyczna.
Zarządzanie stanami magazynowymi za pomocą ERP
Stany magazynowe to drugi największy składnik aktywów spółki, więc należy szczególnie zadbać o jego uzupełnianie. Firmy powinny korzystać z narzędzi do zarządzania zapasami i ich kontroli, co pozwoli na utrzymanie prawidłowej wartości tego składnika aktywów w księgach rachunkowych. Pomaga to zabezpieczyć linię kredytową oraz określić wartość przedsiębiorstwa.
Dla wielu firm dystrybucyjnych podstawą stanów magazynowych są produkty otrzymane od dostawcy i dodane do karty produktów firmy. W wielu przypadkach sprzedający tworzy proponowane zapasy początkowe na podstawie cen, nie zastanawiając się nad różnicowaniem asortymentu.
Jednak zarządzanie stanami magazynowymi powinno polegać na czymś więcej niż tylko klasyfikacji towarów A, B, C i D. Należy wziąć pod uwagę zróżnicowanie asortymentu, jakie narzędzia trzeba wdrożyć, aby mieć pewność, że dystrybutor dostarcza produkty nie tylko od jednego sprzedającego oraz że klienci mają do dyspozycji właściwe towary w odpowiedniej cenie i odpowiednim czasie.
Co powinna zrobić Twoja firma dystrybucyjna?
1) Dodać produkt do zapasów na podstawie zapowiedzi nowego produktu lub ulepszeń bieżących linii produktów
Określenie „nowy i ulepszony” ma duże znaczenie dla możliwości sprzedaży takich produktów Twoim klientom.
2) Dostarczaj klientom pozycje, których nie ma w magazynie
Na niektórych rynkach dystrybucyjnych sprzedaż produktów, których nie ma w magazynie może być o 50, 60, a nawet 70% wyższa od sprzedaży produktów z tej samej linii dostępnych w magazynie. Idealnym punktem wyjścia będzie szybka analiza porównująca sprzedaż produktów, których nie ma w magazynie, ze sprzedażą tych dostępnych oraz zaobserwowanie, skąd biorą się Twoje przychody. Gdy dystrybutorzy są już wyposażeni w te informacje, mogą zacząć pracować nad liniami produktów, na których sprzedaż mogą wywrzeć największy wpływ.
3) Realistycznie określaj czas sprzedaży
W przeszłości, gdy dystrybutorzy przeprowadzali dokładną roczną inwentaryzację fizyczną, wystarczyło przejść się po magazynie i zobaczyć, na których produktach przyklejono kolorowe naklejki. Te wizualne wskazówki wyraźnie pokazywały, których produktów składowanych w magazynie nikt nie chce. To samo można zrobić obecnie, używając współczesnej technologii komputerowej. Składowany towar, który nie sprzedał się od ponad dwóch lub trzech lat być może trzeba zastąpić produktami, których nie ma w magazynie, a które się sprzedawały.
Wyobraźmy sobie, że masz zapasy od swojego dostawcy warte 10000 zł. Po zapoznaniu się z raportami sprzedaży dochodzisz do wniosku, że zapasy te generują przychody w wysokości 15000 zł. Jednak całkowita roczna sprzedaż produktów od tego dostawcy przynosi w sumie 40000 zł. Pokazuje to, że nie uzyskujesz maksymalnego zwrotu z inwestycji, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę kwestie związane z przechowywaniem, ruchem i liczeniem towarów.
Następnie przyjrzyj się, które towary generują sprzedaż w wysokości 15000 zł. Zakładając, że 50% zapasów jest sprzedawanych w spójny ciągły sposób, może to oznaczać, że 50% tkwi w magazynie bezczynnie, podczas gdy Ty za to płacisz. Zacznij myśleć o zapasach jako o gotówce w magazynie. W tym przypadku pomocna byłaby szybka analiza ilości dokumentów sprzedażowych, jak i ilość towarów, która występuje na tych dokumentach. Raport ten pokazałby, czy dany towar został wydany z magazynu na podstawie jednego dokumentu, czy kilkuset. Jeżeli na kilku dokumentach – to jest to sytuacja opisana powyżej, nie uzyskujemy maksymalnego zwrotu z inwestycji. W przypadku, gdzie ruch magazynowy danego towaru występuję na kilkuset dokumentach rozchodowych, to oznacza dobrą informację i należy zapewnić odpowiednią ilość towaru w magazynach.
Które towary przynoszą Ci pieniądze, a które tylko zbierają kurz?
- Uważnie analizuj, jakie towary bądź grupy towarów, których nie ma w magazynie, są sprzedawane w miarę ciągle i którym klientom. Pokaże Ci to wyraźnie, gdzie i na które produkty jest popyt.
- Czy były to rzeczywiście jednorazowe przypadki sprzedaży, w których wymagania produkcyjne klientów lub potrzeby produktu były wysoce specjalistyczne?
- Czy są to towary, z których klient będzie nadal korzystał w najbliższej przyszłości?
Porozmawiaj ze swoim dostawcą
Nie spisuj na straty 50% swoich stanów magazynowych zalegających w magazynie. Ale być może jesteś w stanie zastąpić je towarami, które rotują.
- Negocjowanie zwrotu produktów, które nie rotują, ma duży sens dla dystrybutora i dostawcy. Pomoże to dystrybutorowi świadczyć lepsze usługi na rzecz klientów i oznacza, że istnieją dane sprzedażowe, z pomocą których dostawca może uzyskać aktualne informacje o towarach, które rotują.
- Dystrybutorzy powinni negocjować z wieloma dostawcami. Najważniejsze to nie tracić wartości zapasów, ale raczej upewniać się, że wydatki na zapasy opłacają się zarówno im, jak i klientom.
Kontrola zapasów powinna być priorytetem dla każdego, kto działa w sektorze dystrybucji. Trzeba orientować się w tym, co się posiada, co dzieje się z zapasami oraz znaleźć sposoby na ograniczenie kosztów i przyspieszenie realizacji sprzedaży. Może to zadecydować o niepowodzeniu lub sukcesie finansowym.