KSeF w Comarch: od papieru do przewagi konkurencyjnej – wywiad z CFO

W wywiadzie z Adamem - Dyrektorem Finansowym, Głównym Księgowym i integratorem rozwiązań Comarch ERP - rozmawiamy o tym, jak KSeF zmienia obieg dokumentów, wpływa na rolę księgowości oraz może stać się realnym źródłem przewagi konkurencyjnej, a nie tylko „kolejnym obowiązkiem”. Z rozmowy dowiemy się m.in., jak wygląda dojrzałość integracji KSeF z ERP (XL, Optima), jak połączyć KSeF z DMS, jak podejść do scenariuszy awaryjnych oraz jakie konkretne kroki wykonać, by wykorzystać KSeF jako impuls do automatyzacji finansów i zakupów.

Adamie, od początku powtarzasz, że dobrze wdrożony KSeF może stać się źródłem przewagi konkurencyjnej. Dlaczego widzisz w nim więcej szans niż problemów?

Adam:
Z perspektywy finansów - a sam jestem Dyrektorem Finansowym i Głownym księgowym- KSeF jest przede wszystkim narzędziem porządkującym dane. Kończy się era PDF-ów, ręcznej dekretacji, różnych maili i duplikatów. Dzięki temu tworzy się ogromny potencjał pod automatyzację.  Znikają problemy, które dziś są czysto operacyjne : opóźnienia, pomyłki, rozbieżne wersje dokumentów.

Ksef wprowadza nowy standard, centralizacja i wysoka jakość danych to fundament pod szybszy obieg kosztów, pełną kontrolę nad zobowiązaniami, windykacją i cash flow. Uwierz mi że 

problemy wdrożeniowe miną  a korzyści pozostaną na lata.  W firmach, które potrafią mierzyć koszty błędów i opóźnień, skala oszczędności jest szokująca – widziałem to już u niektórych klientów .

Z punktu widzenia integratora systemów Comarch ERP, jak dziś oceniasz dojrzałość integracji z KSeF w ERP XL i Optima? 

Czy to już rozwiązanie typu plug & play, czy nadal wymaga indywidualnego dopasowania do procesów firm?

Adam:
Integracje są już stosunkowo dojrzałe, ale nie są plug & play i w mojej ocenie nie powinny być. Każda firma ma inny obieg kosztów, inny poziom akceptacji dokumentów i inne źródła danych. Comarch dostarcza solidny fundament techniczny, ale zawsze wymaga to dopasowania do organizacji.

Nic samo się nagle nie zrobi. Każde wdrożenie KSeF trzeba rozpocząć od audytu: gdzie dokument powstaje, jak jest akceptowany, jak jest opisywany i blokowany kosztowo.

Jak w GECOS rozwiązaliście kwestie autoryzacji i tokenów? Czy firmy mogą bezpiecznie delegować uprawnienia bez uciążliwego podpisywania każdej faktury?

Adam:
Wysyłka faktur odbywa się automatycznie z poziomu ERP. Co do kosztów pojawić się mogą modele pakietowe lub za paczki dokumentów. Warto sprawdzić w Comarch lub i innych producentów szczegóły.

Firmy o dużych wolumenach będą musiały dobrać optymalny model. Delegowanie uprawnień do wysyłek z modułu sprzedaży jest standardem w Comarch. Dzięki temu CFO  nie musi logować się do każdego dokumentu

Z perspektywy głównego księgowego - jak KSeF wpływa na obieg dokumentów? Czy widzisz potencjał łączenia go z systemami DMS, by automatycznie wiązać faktury z zamówieniami czy dokumentami magazynowymi?

Adam:
KSeF pozwala automatycznie wiązać faktury z zamówieniami, PZ, WZ i workflow. Z punktu widienia księgowości oznacza to koniec ręcznej pracy i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.
W modelu KSeF + DMS księgowość wchodzi na znacznie wyższy poziom. Moim zdaniem to największy procesowy skok w polskich firmach od dwóch dekad.

W wielu branżach faktura to tylko część procesu - są zaliczki, korekty, eksport. Czy KSeF jest technicznie gotowy na takie scenariusze?

Adam:
Tak, system obsługuje kluczowe scenariusze. Największe wyzwanie leży po stronie systemu ERP albo systemu F/K aby dane były spójne z procesami logistycznymi i sprzedażowymi.

KSeF działa poprawnie – pytanie, czy firma działa poprawnie😊  Jeśli jest pewien bałagan procesowy , a w jakiej firmie go nie ma,  Ksef ujawni go błyskawicznie, a księgowi będą musieli na to zareagować i nie ukrywam bezpośrednio skorzystać.

Coraz częściej mówi się o KSeF jako o fundamencie automatyzacji i raportowania w czasie rzeczywistym. Czy faktycznie może się stać częścią szerszej transformacji finansów w ERP?

Adam:
KSeF umożliwia raportowanie finansowe niemal w czasie rzeczywistym, lepszy cash flow, automatyczną dekretację i analitykę zakupów. 

To przejście od księgowości retrospektywnej do powiedziałabym nawet lepszego przewidywania finansów. Zwiększy się rola księgowego bo będzie partnerem dla Zarzadu  bo decyzje finansowe w końcu są oparte na danych tu i teraz.

W GECOS opracowaliście usługę pakietów wsparcia KSeF. Czym różni się od klasycznej integracji? To tylko pośrednik między ERP a KSeF, czy raczej pełne środowisko z kontrolą, archiwum i logowaniem?

Adam:
Rozwiązanie to można nazwać Ksef as a Service to nie tylko integracja, ale pełna usługa: monitorowanie, przechowywanie dokumentów, obsługa błędów, dashboardy i API. To outsourcing całego  procesu KSeF, a nie tylko przesyłanie faktur.

Firmy nie chcą martwić się o technologię, bezpieczeństwo, update’y czy pojemność archiwów. KSeF-as-a-Service daje CFO święty spokój i w pewien spsob zabezpiecza firmę na pewno w tym pierwszym gorącym okresie poczatkowym

Co dziś najbardziej blokuje pełne wdrożenia KSeF w firmach - technologia, organizacja czy może mentalność użytkowników?

Adam:
Zdecydowanie nastawienie uzytkowników.Ksiegowi są zawsze nieufni wobec nowych rozwiązań i mają ku temu dobre powody patrząc wstecz na wszelkiego rodzaju Nowe Łady 😊

Natomiast KSeF według mnie jest dobrze przygotowany, technologia jest gotowa, integratorzy i twórcy systemów księgowych czy ERP służą pomocą . Największym problemem jest obawa przed zmianą i konieczność uporządkowania procesów
Najmocniejszy opór generuje hasło: „po co zmieniać coś, co działa?" Przecież papierowe faktury sa ok można je zawsze zeskanować  
Tylko że to, co działa, często kosztuje 200 roboczogodzin miesięcznie. KSeF robi to w 2 minuty. To może być traktowane jako realne zagrozenie dla księgowych ale tak jak powiedziałem uwolniony czas sposowduje ze księgowy stanie się strategicznym partnerem do rozmow z zarządem 

A co w przypadku awarii KSeF? Jak wygląda scenariusz awaryjny – czy można dalej wystawiać faktury i zsynchronizować je później bez utraty numeracji i spójności danych?

Adam:
Można wystawiać faktury dalej - ERP buforuje dokumenty i wyśle je po przywróceniu działania systemu. Kluczowe jest prawidłowe ustawienie numeracji i integracji.

Dobre zdrożenie musi zawierać test awaryjny i politykę numeracji. Bez tego podczas pierwszego przestoju zrobi się koszmar: duplikaty, błędy, korekty, spory z klientami.

Na koniec - jakie trzy kroki poleciłbyś firmom, które chcą nie tylko wdrożyć KSeF, ale wykorzystać go jako impuls do automatyzacji procesów finansowych i zakupowych?

Adam:

Po pierwsze warto zrobić dobry Audyt procesów finansowych i zakupowych. Zweryfikować jakie dane mamy w systemie księgowym czy ERP i ich uporządkowanie 

Po drugie najlepiej zdefiniować sobie nowe procesy przy Integracja KSeF z DMS czy jakimś systemie BPM , w razie czego integratorzy na pewno pomogą , na pewno warto rozważyć dokupienie systemu DMS
To idealne ramy projektowe. Jeśli firma zrobi te trzy kroki, stopień automatyzacji wzrośnie skokowo 

Jak jest rozwiązana kwestia wysyłania faktur do KSeF konkretnie  w rozwiązaniach Comarch? Mówi się o tym, że będą jakieś opłaty związane z wysłaniem FV, czy to per dokument czy jako „paczki”?

Adam:
Wysyłka faktur odbywa się automatycznie z poziomu ERP. Co do kosztów - pojawić się mogą modele pakietowe lub za paczki dokumentów. Firmy o dużych wolumenach będą musiały dobrać optymalny model. To sprawa mocno indywidualna