Planowanie, rejestracja i rozliczanie czasu pracy pracowników w systemie ERP

Planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników często stanowi nie lada wyzwanie dla pracodawcy, zwłaszcza w obliczu nieustannie zmieniających się przepisów prawa pracy. Moduł do planowania i rozliczania czasu pracy pracowników w Macrologic ERP nie tylko zapewnia zgodność z prawem, ale także pozwala na automatyzację całego procesu. Minimalizacja nadgodzin, unikanie błędów czy sprawniejsze przekazywanie danych do działu HRto tylko niektóre z korzyści.

Moduł Macrologic ERP dedykowany grafikowaniu czasu pracy dzieli się na dwie części. Pierwsza pozwala na planowanie czasu pracy pracowników, natomiast druga służy do rejestracji czasu pracy oraz jego rozliczania. Rozwiązanie to sprawdza się między innymi tam, gdzie pracodawca musi zaplanować pracę wielu pracowników, pracę brygad pracowniczych, pracę na zmiany lub w systemie równoważnym, czy prace sezonowe.

Planowanie czasu pracy

Zgodność z przepisami prawa pracy

Kluczową kwestią przy planowaniu czasu pracy pracowników jest przestrzeganie przepisów. Pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia pracownikom grafiku najpóźniej na tydzień przez rozpoczęciem kolejnego miesiąca pracy. Dzięki naszemu rozwiązaniu nawet osoby bez szczegółowej znajomości przepisów prawa pracy będą w stanie ułożyć poprawne grafiki pracy dla swoich pracowników. System weryfikuje bowiem wprowadzane do niego dane pod kątem zgodności z aktualnymi przepisami i pozwala na zatwierdzenie jedynie tych planów pracy, które są z nimi zgodne.

Za pomocą specjalnej funkcji „Weryfikuj”, można wykryć nieprawidłowości i ustalić czego konkretnie dotyczą. Może być to na przykład przekroczenie nominalnego czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego, miesięcznego godzinowego wymiaru pracy, dobowej normy pracy, czy zaplanowanie zbyt krótkiego okresu odpoczynku. Pozwala to uniknąć wielu, często kosztownych, błędów.

Wybór systemu czasu pracy

Równie istotna w procesie organizacji czasu pracy jest elastyczność., zarówno ze względu na możliwość planowania czasu pracy w różnych systemach pracy, jak i pod kątem wyboru samego sposobu układania grafików.

Osoba planująca czas pracy ma do wyboru:

• podstawowy system pracy (8 godzin pracy na dobę i 40 godzin pracy na tydzień),
• równoważny system pracy (np. gdy pracownicy pracują na 12-godzinne zmiany),
• przerywany system pracy (przerwa w pracy nie zalicza się do czasu pracy i nie może być dłuższa niż 5 godzin, system obsługuje w tym wypadku niepłatne przerwy w pracy).

System pilnuje, by zachowane były normy czasu pracy, wymiar etatu, okres rozliczeniowy oraz odpoczynek dobowy i tygodniowy, przewidziane prawem pracy dla każdego z obsługiwanych systemów pracy. Pozwala to uniknąć powstawania niepotrzebnych nadgodzin. Ponadto system uwzględnia zaplanowane urlopy oraz różne, przewidziane prawem, okresy zasiłkowe, w tym okres chorobowy. Możliwe jest też zaplanowanie niepłatnej przerwy w czasie pracy przewidzianej przepisami.

Automatyzacja

Podczas układania grafików pracy można skorzystać z predefiniowanych przez system „kafelków”, określających czas pracy poszczególnych pracowników. Można także wprowadzać modyfikacje, samodzielnie wpisując liczbę godzin pracy. System sprzyja automatyzacji całego procesu układania planów czasu pracy dzięki możliwości kopiowania grafików pracy na innych pracowników czy łączeniu pracowników w brygady i przypisywaniu każdemu z członków takiego samego harmonogramu pracy. Możliwe jest także delegowanie pracownika do pracy w innym zespole pod zwierzchnictwem innego przełożonego. A wszystko to można zrobić wykorzystując dowolną przeglądarkę internetową, która umożliwia dostęp do naszego modułu do planowania czasu pracy. Gotowe harmonogramy można też wyeksportować do arkusza MS Excel i wydrukować.

Planowanie czasu pracy może odbywać się w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Pomaga to w szczególności planować czas pracy w branżach, gdzie występuje sezonowość.

Zmiany w planie czasu pracy

Co ciekawe, kiedy grafik zostaje ułożony, dział kadr zamyka planowanie czasu pracy na dany miesiąc. W razie konieczności zmiany zamkniętego już planu pracy, niezbędne jest wprowadzenie korekty do grafiku oraz podanie jej przyczyn.

Rejestracja czasu pracy

Zaplanowane na dany miesiąc grafiki pracy są następnie wykonywane przez pracowników, a system pozwala na rejestrację czasu pracy i weryfikację realizacji planu pracy.

Możliwe są trzy sposoby rejestracji czasu pracy:

• importowanie danych z czytników RCP do rejestracji czasu pracy (od zewnętrznych dostawców),
• automatyczna rejestracja wykonania zaplanowanego grafiku,
• ręczne rejestrowanie wykonania planu pracy.

Przełożony ma ponadto możliwość odnotowania w systemie niespodziewanej nieobecności danego pracownika i ewentualnego wskazania jej przyczyny.

Marginesy czasowe

System pozwala na rejestrację czasu pracy z zachowaniem określonych przez przełożonego marginesów czasowych. Na przykład system może uznać za punktualne rozpoczęcie pracy z 15 minutowym opóźnieniem. System może także dopuszczać określone, na przykład o 10 minut, przedłużenie czasu pracy nie kwalifikując go jednocześnie jako nadgodziny.

Rozliczanie czasu pracy

Przekazywanie informacji do działu kadr i płac

Rejestrowany przez system czas pracy poszczególnych pracowników jest następnie rozliczany, a uzyskane w jego wyniku informacje są na bieżąco przekazywane do działu kadr i płac, co ułatwia naliczanie wynagrodzeń czy uwzględnianie nieobecności pracowników.

System może rozliczać czas pracy na podstawie wielu różnych składników. W rezultacie może między innymi wykazać nadgodziny dobowe i średniotygodniowe czy też pracę w weekendy lub w nocy. Jest to szczególnie istotne przy określaniu wynagrodzenia, jakie pracownik powinien otrzymać za dodatkowy czas pracy. Podkreślić trzeba, że system wykonuje kwalifikację nadgodzin automatycznie, w zgodzie z zasadami przewidzianymi prawem pracy.

Wnioski pracownicze i polecenia pracy

Informacje o realizacji grafików są również wykorzystywane do rozliczania wniosków pracowniczych o odbiór nadgodzin czy pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownicy mają możliwość złożenia poprzez Portal HR wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych oraz o odbiór nadgodzin, a także wniosku o udzielenie czasu wolnego. W przypadku wniosku o udzielenie czasu wolnego pracownicy muszą zadeklarować, kiedy mogą odpracować swoją nieobecność.

Z kolei przełożony ma możliwość skierowania do poszczególnych pracowników polecenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz polecenia odbioru nadgodzin. Umożliwia to między innymi eliminację płatnych nadgodzin i lepsze rozdysponowanie czasu pracy pracowników i dopasowanie grafików do aktualnych potrzeb zakładu pracy.

System daje także możliwość takiego skonstruowania grafika pracy, aby dopuszczał on powstawanie nadgodzin jedynie wówczas, gdy pracownik złoży wiosek o pracę w godzinach nadliczbowych lub polecenie takiej pracy zostanie wydane pracownikowi przez przełożonego. System można też skonfigurować tak, aby pracownik miał możliwość odbierania powstających nadgodzin w uzgodnionym z przełożonym terminie.

Analizy i raporty

System do planowania, rejestracji i rozliczania czasu pracowników pozwala na tworzenie raportów, zawierających między innymi przewidywane nadgodziny. Ułatwia to zarządzanie czasem pracy pracowników, ale także planowanie budżetu na wynagrodzenia. Na podstawie raportów przełożeni mogą także analizować przyczyny powstawania nadgodzin oraz lokalizować stanowiska i działy, w których najczęściej one powstają. Raporty pomagają także ustalić, jaki okres generuje w firmie najwięcej nadgodzin. Z pewnością przyczynia się to do lepszej organizacji pracy i zarządzania pracownikami.

Korzyści i funkcje

Planowanie czasu pracy w systemach ERP Macrologic ERP jest zautomatyzowane, intuicyjne i elastyczne. Pozwala na zaplanowanie grafików pracy pracowników w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i na ich sprawne rozliczanie. Ułatwia także przekazywanie do działu kadr informacji niezbędnych do prawidłowego naliczania wynagrodzeń.

Moduł planowania czasu pracy w systemach ERP ma wiele praktycznych funkcjonalności i przynosi firmie różnorodne korzyści:

• Zgodność grafików z przepisami prawa pracy.
• Sprawna i szybka komunikacja i wymiana danych z działem kadr i płac.
• Minimalizacja nadgodzin.
• Automatyzacja procesu planowania pracy pracowników.
• Delegowanie pracowników do innej pracy.
• Udostępnianie planów pracy pracownikom.
• Obsługa równoważnego systemu czasu pracy.
• Obsługa zmianowego systemu pracy.
• Łączenie pracowników w brygady i planowanie pracy całych brygad.
• Dostęp do modułu z poziomu przeglądarki internetowej.
• Uwzględnienie nieobecności pracowników (urlopy, okresy zasiłkowe, chorobowe itp.).
• Integracja z czytnikami RCP do rejestracji czasu pracy.
• Obsługa wniosków o pracę w godzinach nadliczbowych, odbiór nadgodzin i udzielenie czasu wolnego.
• Obsługa polecenia pracy w godzinach nadliczbowych i polecenia odbioru nadgodzin.
• Generowanie raportów.
• Obsługa dodatkowych, niepłatnych przerw w pracy.
• Usprawnienie naliczania wynagrodzeń pracowników.