W ostatnich latach obserwowany jest bardzo duży wzrost popularności samochodów hybrydowych i elektrycznych. Dodatkowe ulgi oraz udogodnienia pojawiające się dla posiadaczy tego typu pojazdów sprawiają, że popularność „elektryków” stale się zwiększa. Tymczasem okazuje się, że za postępem technologicznym nie nadąża prawo, w którym brakuje konkretnych zapisów dotyczących rozliczenia podróży samochodem elektrycznym. Czy w takim razie istnieje możliwość rozliczenia podróży służbowych samochodem elektrycznym?
W firmach zdarzają się sytuacje, kiedy podczas wykonywania zadań służbowych pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów. W takim wypadku, zgodnie z prawem (art. 775 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy), pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Rozliczanie przejazdów tradycyjnymi pojazdami o napędzie silnikowym nie budzi wątpliwości, ponieważ odbywa się na podstawie przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Oznacza to przede wszystkim, że zasady zwrotu kosztów pracownikowi za korzystanie z prywatnego środka transportu musi regulować umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Ponadto zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje w formie ryczałtu albo w formie tzw. kilometrówki.
W świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa rozliczanie przejazdów służbowych prywatnym samochodem może stanowić problem. Powodem jest brak odpowiednich zapisów, które regulowałyby kwestię zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych prywatnych samochodów z napędem elektrycznym bądź hybrydowym. Ten sam problem dotyczy także modeli napędzanych za pomocą wodoru lub innych alternatywnych źródeł energii.
Brak konkretnych zapisów powoduje, że wiele firm ma wątpliwości odnośnie przysługującemu pracownikowi zwrotu z tytułu używania elektrycznego samochodu do celów służbowych. Jedyną opcją jest odwołanie się do aktualnej praktyki, wynikającej ze sposobu, w jaki organy administracji państwowej interpretują istniejące przepisy.
Jeśli bowiem pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego na potrzeby służbowe, to w przypadku samochodów elektrycznych dopuszczalne wydaje się rozliczenie oparte na Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli oraz motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2023 r. poz. 5).
Na tej podstawie rekomendowanym rozwiązaniem jest zastosowanie przez pracodawcę stawki za kilometr przebiegu, odpowiedniej dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3.
Dopuszczalną opcją jest także zawarcie umowy określającej ryczałt za wykorzystanie elektrycznego samochodu do celów zawodowych.
Za takim sposobem rozliczenia przejazdów służbowych prywatnym samochodem elektrycznym przemawiają dotychczasowe interpretacje indywidualne w tym zakresie, w których organy przyjmowały stawki dla samochodów elektrycznych takie, jak w przypadku stawek dla samochodów spalinowych o najniższej pojemności silnika.
Przykładowo, w interpretacji z 21 lutego 2022 roku (sygnatura 0113-KDIPT2-3.4011.606.2021.2.ID), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że:
„(…) w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Zatem, wypłacany (…) pracownikowi zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym w całości korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT (nie jest ograniczony limitem)”.
Oznacza to, że:
dlatego:
Podsumowując: do momentu wprowadzenia regulacji dedykowanych dla samochodów elektrycznych, w przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów używania elektrycznych samochodów pracownikowi konieczne jest posiłkowanie się rozwiązaniami dla samochodów spalinowych o najmniejszej pojemności skokowej.
Od 2022 roku prowadzone są prace nad zmianą ustawy o transporcie drogowym, wprowadzające możliwość zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych między innymi prywatnych samochodów z napędem elektrycznym.
Nadzwyczajna senacka komisja ds. klimatu przygotowała inicjatywę ustawodawczą, która ma umożliwić rozliczanie w delegacjach służbowych kosztów wykorzystania prywatnych samochodów elektrycznych.
Art. 1 projektu nowelizacji zakłada, że „na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, w tym stanowiące pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt. 12 ustawy z 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy, motocykle i motorowery, niebędące własnością pracodawcy”.
8 marca 2023 r. podczas 60. posiedzenia Senatu Izba zdecydowała o wniesieniu do Sejmu projektu ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym, który umożliwia zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych prywatnych samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. Projekt ten przewiduje zmianę Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ma ona polegać na uzależnieniu wysokości stawek kosztów używania samochodów do celów służbowych – tzw. kilometrówki – od mocy silnika. Projekt miał następnie trafić do Sejmu.
Przyjęte przez drugą izbę projekty ustaw muszą być następnie uchwalone przez Sejm, po czym wracają do Senatu, zgodnie z normalną procedurą parlamentarną.
Rozliczanie samochodów w przedsiębiorstwie jest niemałym wyzwaniem zwłaszcza w przypadku, gdy konieczne jest rozliczenie dużej floty. Usprawnienie działań w zakresie wszystkich procesów z tym związanych jest niezbędne z wielu względów.
Systemy informatyczne klasy ERP, jak TRIVA, automatyzują wiele działań, umożliwiając optymalizację kosztów i eliminację błędów wynikających z czynnika ludzkiego.
Wdrożenie modułu Flota TRIVA oznacza:
Umów się na spotkanie z naszym przedstawicielem!