Praktyczna automatyzacja księgowości – Sposób na sukces cyfryzacji kluczowych procesów

Dla wielu działów księgowości codziennym narzędziem jest system ERP – nieodzowny, choć niekiedy wymagający. Pomaga prowadzić księgi, zarządzać płatnościami, rozliczać VAT i zamykać miesiąc.

Jednak biznesowa praktyka pokazuje, że ERP – choć niezbędny – nie rozwiązuje wszystkich problemów. Gdy faktury spływają różnymi kanałami, proces ich zatwierdzania przeciąga się w nieskończoność, a archiwizacja dokumentów przypomina układanie papierowego domina – praca z systemem ERP daleka jest od wydajności i efektywności.

I nie jest to wina ERP-a – bo on został stworzony do zarządzania rekordami w bazie danych, a nie do zarzadzania dokumentami.

Z tego względu wejście w życie KSeF nie za dużo tutaj zmieni. Odpadnie nam pozyskiwanie danych z faktur od polskich kontrahentów, ale pozostanie cała reszta innych dokumentów i – oczywiście – pozostaną procesy, czasami bardzo skomplikowane.

A w tym właśnie wymiarze pomaga DMS, czyli Document Management System. Taki jak DocuWare.

DocuWare nie konkuruje z ERP, nie próbuje go zastąpić. On z nim współpracuje, uzupełnia, automatyzuje to, czego ERP nie potrafi – lub potrafi, ale w ograniczonym stopniu.

Dla działu księgowości oznacza to nie tylko mniej klikania, ale przede wszystkim mniej błędów, mniej stresu i więcej czasu na pracę merytoryczną.

DMS to narzędzie, które przenosi księgowość z trybu „gaszenia pożarów” w tryb „kontroli procesów”.

System ERP świetnie przechowuje dane – numery kont, kwoty, terminy – ale to DMS zarządza procesem, który do tych danych prowadzi. Co to znaczy w praktyce?

• Automatyczne przechwytywanie dokumentów – bez względu na to, czy dokument przyszedł mailem, w papierze, DocuWare go rozpozna, odczyta kluczowe dane (dzięki OCR i AI) i przypisze do właściwego procesu.
• Inteligentne zatwierdzanie – nie trzeba już dopytywać, kto ma zatwierdzić fakturę ani przypominać o terminach. DocuWare sam przypisuje zadanie odpowiedniej osobie zgodnie z polityką firmy. A gdy ktoś jest nieobecny – przekaże je zastępcy.
• Pełna zgodność z procedurami – system pilnuje limitów zatwierdzeń, poziomów autoryzacji i przypisań do centrów kosztów lub kont księgowych. Jeśli faktura nie spełnia warunków – trafia do korekty, nie dalej.
• Błyskawiczny dostęp do dokumentów – koniec z przeszukiwaniem segregatorów i skrzynek mailowych. Każdy dokument znajduje się w bezpiecznym, szyfrowanym repozytorium i można go odnaleźć w kilka sekund, także z poziomu smartfona.

Pracownicy księgowości często mówią, że największą ich bolączką jest… chaos. Zagubione faktury, brak podpisów, brak decyzji. DocuWare eliminuje ten chaos, bo tworzy ramy, w których wszystko ma swoje miejsce. System przypomina, eskaluje, deleguje – nie trzeba za nikim biegać. To praktyczna automatyzacja - bo realnie odciąża ludzi od mechanicznych zadań, które można wykonać szybciej i bezbłędnie.

Co więcej, zintegrowanie DMS z ERP oznacza brak konieczności ręcznego przepisywania danych. Zatwierdzona faktura trafia do systemu księgowego bez pośredników – co zmniejsza ryzyko błędów i pozwala skupić się na analizie, nie na przepisywaniu. A zintegrowane raportowanie, np. z Power BI, pozwala śledzić procesy w czasie rzeczywistym.

Jeśli Twoja firma przetwarza setki lub tysiące faktur miesięcznie, ma wielu decydentów zatwierdzających z różnych działów i lokalizacji, DMS to nie gadżet. To konieczność. Zamiast zatrudniać kolejną osobę do śledzenia statusów faktur, warto dać narzędziu pracować za ludzi. Bo najlepsze zespoły księgowe to nie te, które szybko przepisują dane, ale te, które mają czas analizować, planować i doradzać.

To właśnie dla nich DMS jest partnerem – cichym, ale skutecznym – który w tle wykonuje ciężką, żmudną pracę. A księgowość może wreszcie przestać gasić pożary i zacząć działać strategicznie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce – weź udział w rozmowie „Elektroniczny obieg faktur w erze KSeF - Kiedy jest potrzebny? Rady i wskazówki”. To spotkanie stworzone z myślą o osobach z działów księgowości i finansów, które chcą zrozumieć, jak nowoczesne DMS-y zmieniają sposób pracy. W programie m.in. automatyzacja obiegu faktur, gotowość na KSeF, demo systemu DocuWare i przegląd trendów na 2025 rok. To doskonała okazja, by zyskać wiedzę, która pozwoli Twojej księgowości nie tylko nadążyć za zmianami, ale wyprzedzić je.

Nie czekaj - dołącz do dyskusji na żywo dot. cyfryzacji dokumentów!

[ZAPISZ SIĘ TERAZ]