Przejmij-kontrolę-nad-AI-w-firmie-–-przepisy-AI-Act

Przejmij kontrolę nad AI w firmie – przepisy AI Act

Przepisy regulujące korzystanie ze sztucznej inteligencji przez firmy (tzw. AI Act) weszły w życie 1 sierpnia 2024 r. Ich celem jest wspieranie biznesu w odpowiedzialnym wdrażaniu oraz rozwoju AI, uwzględniając podnoszenie poziomu bezpieczeństwa obywateli Unii Europejskiej. Oznacza to, że przedsiębiorcy wszystkich branż będą mieli nowe obowiązki w zachowaniu transparentności w obszarze AI. Zmiany prawne obejmują wszystkie systemy i aplikacje, które wykorzystują technologię sztucznej inteligencji.

Przejmowanie kontroli nad AI – kolejne kroki

Porządkowanie kwestii AI w firmie należy zacząć od rozpoznania i zarejestrowania wszystkich rozwiązań AI, w tym bezpłatnych aplikacji używanych przez pracowników. Po dokonaniu inwentaryzacji konieczne jest przeprowadzenie oceny wykorzystywanych narzędzi pod kątem ryzyka określonego w ustawie AI Act. W dalszej kolejności warto opracować politykę i zasady wykorzystywania sztucznej inteligencji firmie.

Rozpoznanie – gdzie jest AI w naszych procesach biznesowych?

Sztuczna inteligencja to technologia, która nie tylko zajmuje się obliczeniami na ogromnych zbiorach danych, ale także może rozpoznawać ludzką mowę czy stworzone przez człowieka obrazy. AI znajduje swoje zastosowanie między innymi w:

  • przeglądarkach internetowych i komunikatorach – oferują one funkcje automatycznego tłumaczenia językowego stron internetowych, asystentów rozmów w komunikatorach (odpowiadających automatycznie na pytania);
  • czat-botach oraz wirtualnych asystentach – obsługujących klientów online (automatyzacja obsługi);
  • biometrii w systemach IT – która jest używana do uwierzytelniania w procesie logowania (rozpoznaje twarze, siatkówkę oka i odciski palców);
  • głosowych poleceniach dla systemów i aplikacji biurowych – czyli wszystkich rozwiązaniach, które umożliwiają dyktowanie treści (np. maili) oraz wydawanie komend systemom IT lub aplikacjom;
  • generowaniu tekstów, prezentacji, grafik, zdjęć – tzw. kreatory kontentu;
  • automatycznym rozpoznawaniu dokumentów i zarządzaniu nimi w procesie biznesowym, tj, przekazywaniu do odpowiedniego działu/osoby w firmie (identyfikacja i klasyfikacja obrazów);
  • wykrywaniu cyberzagrożeń – np. podejrzanych, nietypowych transakcji, prób wyłudzeń, włamań (detekcja oszustw na poziomie wykrywania nieprawidłowości w ruchu);
  • Business Intelligence (wsparcie decyzji biznesowych) – czyli aplikacji analitycznych prognozujących sprzedaż, trendy, personalizujące oferty, promocje i automatyczną obsługę klienta oraz optymalizujące biznes od łańcuchów dostaw po produkcję.

Ryzyko AI i jego ocena zgodnie z ustawą AI Act

Ocena ryzyka AI według ustawy AI Act będzie obowiązywać przedsiębiorstwa już za 2 lata, ale warto zaznaczyć, że część regulacji wejdzie w życie wcześniej. Wszystkim systemom IT i rozwiązaniom opartym na sztucznej inteligencji ma zostać nadana kategoria ryzyka minimalnego, specyficznego, wysokiego lub niedopuszczalnego.

W pierwszej kolejności – bo za pół roku – przedsiębiorców zaczną obowiązywać przepisy zakazujące korzystania z rozwiązań zaliczanych do kategorii ryzyka niedopuszczalnego. Do tej grupy narzędzi będą należeć m.in. systemy wykorzystujące dane biometryczne, np. do monitorowania działań zatrudnionych w miejscu pracy.

Do systemów wysokiego ryzyka zostaną zakwalifikowane aplikacje stosowane przy rekrutacjach, ocenach zdolności kredytowej i automatycznym uruchamianiu robotów. Te rozwiązania będą podlegać rygorystycznym wymogom – m.in. konieczności zapewnienia nadzoru człowieka nad robotami.

Ryzyko specyficzne odnosi się do konieczności zapewnienia transparentności wykorzystywania sztucznej inteligencji w firmie. Oznacza to, że firmy będą musiały informować klientów, którzy korzystają z ich systemu, że w interakcji wykorzystywana jest AI – np., że rozmawia z czat-botem (a nie człowiekiem).

Minimalne ryzyko obejmuje większość systemów i rozwiązań AI wykorzystywanych obecnie w biznesie. Algorytmy AI wspierające biznes w obszarze tworzenia treści czy podejmowania decyzji na bazie danych zebranych wewnętrznie nie będą objęte restrykcjami. Niemniej ta grupa narzędzi wymagać będzie kontroli nad danymi, które przetwarza ta technologia.

Polityka AI w firmie: kontrola nad danymi i zgodność z innymi przepisami

Każda firma, która korzysta z sztucznej inteligencji, powinna stworzyć odpowiednie procedury uwzględniające kategoryzację ryzyk. Konieczne jest także wskazanie możliwości wykorzystania tej technologii w kontekście danych przez nią przetwarzanych. Przedsiębiorstwo oraz jego pracownicy musza mieć świadomość, że dane wykorzystywane przez aplikacje AI mogą naruszać prywatność lub stanowić cudzą własność.

PRZYKŁAD ZAGROŻENIA: Pracownicy przygotowują kontent z wykorzystaniem bezpłatnych aplikacji AI – np. prezentację firmową. Aplikacja, z której korzystają, pobiera do tego celu dowolne zdjęcia lub teksty dostępne w zasobach online. Firma nie wie, czy aplikacja AI ma prawa do pobieranych danych – mogą one np. zostać skradzione (wykorzystane bez uwzględnienia prawa autorskiego).

Ochrona danych osobowych w kontekście AI (zgodność z RODO)

AI działa na podstawie danych, w tym także na podstawie informacji o osobach fizycznych (dane osobowe). Pracując z systemami automatyzacji obsługi klienta, CRMami, BI oraz scoringowymi mamy do czynienia z danymi prawdziwych ludzi, które podlegają szczególnej ochronie (RODO).
Część aplikacji AI pobiera dane z zasobów internetowych (źródła zewnętrzne), nad którymi organizacje biznesowe nie mają kontroli. Jeśli nasze systemy wymagają takich danych lub firma trenuje na nich swoje algorytmy – rośnie ryzyko naruszenia danych osobowych. Praca z porządkowaniem AI musi więc uwzględniać procedurę wykorzystania informacji wrażliwych w firmie.

Przepisy AI Act przypominają nam, że stosowanie wszelkich systemów IT, aplikacji czy najnowszych technologii musi odbywać się zgodnie z regułami chroniącym ludzi. Dlatego już teraz warto tworzyć dokumentację i rejestry działań związanych z wykorzystywaniem sztucznej inteligencji. Systemowe podejście i etyczne wykorzystanie AI musi także obejmować szkolenia dla pracowników. Pełna kontrola nad AI zagwarantuje bezpieczeństwo prawne i operacyjne zarówno firmie (oraz osobom w niej zatrudnionych), jak i jej klientom.

Robert Zyskowski, CTO, Grupa Symfonia 

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?

Zarządzanie magazynem w oparciu o ręczne procesy jest czasochłonne, podatne na błędy i często generuje niepotrzebne koszty. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm, którym zależy na zwiększeniu efektywności operacji magazynowych, decyduje się na wdrożenie automatyzacji. Z raportu FM Logistic wynika, że już dziś 76% przedsiębiorstw działających w branży e-commerce i 45% tych, które sprzedają w kanałach tradycyjnych, ma częściowo zautomatyzowane magazyny. W najbliższych latach ich odsetek może być jeszcze większy, bo wydatki na nowoczesne technologie, takie jak np. systemy WMS czy roboty transportowe rosną w tempie 15% rocznie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji magazynu, przeczytaj ten poradnik. Wyjaśniamy w nim, czym właściwie jest i jak działa zautomatyzowany magazyn oraz dlaczego taka inwestycja szybko się zwraca. Automatyczny magazyn – co to takiego? Magazyn automatyczny to rodzaj nowoczesnego obiektu przeznaczonego do składowania, w którym najważniejsze procesy logistyczne związane z przyjęciem towarów, ich przechowywaniem, kompletacją oraz wysyłką, są sterowane przez zaawansowane technologie. Zamiast tradycyjnych metod opartych na pracy manualnej, stosuje się tu m.in. systemy zarządzania magazynem (WMS), skanery kodów, bramki RFID, a także urządzenia, które usprawniają przepływ towarów i minimalizują ryzyko błędów. Inwestycje w tego typu rozwiązania stają się coraz popularniejsze. Na całym świecie korzysta z nich już ponad ¾ firm sprzedających swoje produkty online i 45% tych, które do dystrybucji swoich towarów wykorzystują kanały tradycyjne. Ten wskaźnik w najbliższych latach może się jednak szybko zmienić, bo jak wynika z raportu Global warehouse automation market size 2023-2027 przygotowanego przez portal Statista, inwestycje na nowoczesne technologie usprawniające procesy magazynowe rosną w tempie 15% rocznie. Zdaniem analityków z McKinsey w sektorze logistycznym  – w którym trend związany z automatyzacją rozwija się najszybciej – stanowią one ponad  33% wszystkich wydatków kapitałowych. Wykres. Najpopularniejsze technologie stosowane w procesie automatyzacji magazynu Tym statystykom trudno się zresztą dziwić, bo automatyzacja magazynu niesie ze sobą wiele korzyści: pozwala zwiększyć efektywność i skrócić czas operacji magazynowych, takich jak kompletacja towarów, rejestracja nowych dostaw, pakowanie czy realizacja wysyłek, redukuje koszty operacyjne związane z obsługą reklamacji eliminuje powstawanie strat magazynowych, umożliwia optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej, poprawia dokładność danych, ułatwiając w ten sposób zarządzanie zapasami, zapewnia szybszy przepływ informacji o towarach oraz pozwala obniżyć koszty związane z administracją i obiegiem dokumentów, minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem towarów w magazynie. Przeczytaj również: Automatyzacja procesów w małej firmie: Jak zwiększyć efektywność? – Symfonia Które procesy w magazynie warto zautomatyzować? Automatyzacja magazynu to dziś jeden z najważniejszych trendów w zarządzaniu logistyką. Obejmuje ona szeroki zakres działań – od wdrażania technologii służących do automatycznej identyfikacji towarów, poprzez sterowane komputerowo systemy przechowywania i pobierania, aż po zaawansowane rozwiązania monitorujące ruch towarów w czasie rzeczywistym. Mnogość dostępnych technologii sprawia, że na stworzenie zautomatyzowanych magazynów mogą sobie dziś pozwolić nie tylko duże organizacje, ale także małe i średnie przedsiębiorstwa. Przyjrzyjmy się bliżej procesom, które w tego typu podmiotach są poddawane automatyzacji najczęściej. Zarządzanie stanami magazynowymi Zarządzanie magazynem, w którym przechowywanych jest wiele towarów o różnych indeksach produktowych, to proces czasochłonny i podatny na błędy – szczególnie, jeśli jest obsługiwany manualnie. W takim przypadku, na podstawie otrzymanych dokumentów, pracownik musi ręcznie wprowadzić dane do systemu. Inaczej wygląda to w zautomatyzowanym magazynie, w którym do zarządzania stanami magazynowymi wykorzystuje się nowoczesne rozwiązania, takie jak np. kolektory danych z czytnikami kodów kreskowych. Dzięki nim, by zarejestrować pobranie towaru z danej lokalizacji, wystarczy zeskanować etykietę. Jak działa to w praktyce? Kolektor danych z zainstalowanym systemem WMS, dzięki integracji z ERP, automatycznie przesyła informacje do programu magazynowego, który na ich podstawie wprowadza odpowiednie zmiany. Najważniejszą korzyścią takiego rozwiązania, poza samym przyspieszeniem procesu, jest zapewnienie synchronizacji danych w czasie rzeczywistym. To z kolei gwarantuje spójność i aktualność informacji na temat stanów magazynowych. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Inwentaryzacja Procesem, który często przysparza wielu problemów, jest także inwentaryzacja. W tradycyjnym magazynie często wymaga ona ręcznego liczenia i porównywania stanu towarów ze spisu z natury ze stanami w programie magazynowym. Dzięki nowoczesnym technologiom ten proces da się jednak znacznie przyspieszyć. Przykładowo firmy, które korzystają z aplikacji WMS Symfonia Mobilny Magazyn mogą prowadzić inwentaryzację automatycznie w dwóch trybach: z uwzględnieniem lokalizacji towarów lub bez. W tym drugim przypadku magazynierzy skanują jedynie kody towarów, tworząc w ten sposób cząstkowe inwentaryzacje, które są następnie łączone w inwentaryzację główną. Po zatwierdzeniu cyfrowych arkuszy inwentaryzacyjnych system do obsługi magazynu automatycznie porównuje zeskanowane towary ze stanem magazynowym i generuje dokumenty rozchodowe i przychodowe. W trybie z uwzględnieniem lokalizacji, magazynierzy skanują natomiast w pierwszej kolejności kod lokalizacji, a następnie towary znajdujące się pod danym adresem. System na bieżąco aktualizuje status lokalizacji, oznaczając je kolorami. Po zakończeniu procesu automatycznie generuje odpowiednie dokumenty. Automatyczne przyjęcia i wydania towarów Z obsługą magazynu wiąże się także konieczność ewidencjonowania dostaw i wydań z magazynu. Tu także można wykorzystać mobilne terminale wyposażone w laserowy skaner kodów, które nie tylko wspomagają rejestrację dostaw, lecz również umożliwiają ich przypisywanie do odpowiednich lokalizacji oraz generowanie dokumentów przyjęcia i wydania – bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. W przypadku rozwiązań Symfonii taką funkcjonalność zapewnia aplikacja Symfonia Mobilny Magazyn, która po konfiguracji w systemie ERP pozwala szybko wprowadzić towary do ewidencji i rozlokować na regałach w magazynie. Cały proces jest realizowany automatycznie – magazynier przyjmując dostawę skanuje kod produktu, a następnie etykietę lokalizacji, na której będzie przechowywany towar Block Quote Aby jeszcze bardziej przyspieszyć ten proces, aplikacja WMS Symfonia Mobilny Magazyn pozwala zeskanować kod jednego produktu, a następnie wpisać ilość. W takim przypadku system wygeneruje jedną etykietę paletową. Magazynier może zatwierdzić jej przyjęcie do danej lokalizacji, poprzez zeskanowanie kodu regału i potwierdzenie operacji – wszystkie te czynności wykonuje za pomocą mobilnego terminala. Przyjęcie towaru do magazynu w aplikacji Symfonia Mobilny Handel System pozwala także na częściowe przyjęcie dostawy. W takim przypadku wchodzące do magazynu towary są od razu wprowadzane do ewidencji magazynowej i księgowej, a dla pozostałych pozycji tworzony jest dokument magazynowy w buforze. Ten trafia następnie do systemu modułu Symfonia ERP Handel, gdzie oczekuje na zatwierdzenie. Analogicznie może wyglądać obsługa zwrotów od dostawcy lub odbiorcy. W takich przypadkach po zeskanowaniu kodu system automatycznie generuje korekty dokumentów magazynowych. Przeczytaj również: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia Przygotowanie i obsługa zamówień Wydawanie towaru to proces, który może generować nawet 60% kosztów operacyjnych magazynu. Nic więc dziwnego, że obok czynności związanych z przyjmowaniem dostaw, obsługą zwrotów czy monitorowaniem stanów magazynowych, to właśnie ono najczęściej podlega automatyzacji. Nowoczesne systemy WMS (Warehouse Management System), takie jak np. Symfonia Mobilny Magazyn, które integrują się z systemem ERP do zarządzania sprzedażą, zapasami oraz rozliczeniami, pozwalają znacznie usprawnić jej przebieg. By rozpocząć kompletację, nie trzeba wyszukiwać towarów po indeksie ani generować listy. Zamówienia zarejestrowane w systemie Symfonia ERP Handel, które mają status „opłacone”, są automatycznie przesyłane do aplikacji mobilnej wraz z informacją o lokalizacji towaru w magazynie. Pracownik, który odpowiada za kompletację, musi jedynie odszukać towar, a następnie zeskanować jego kod za pomocą aplikacji. Po pobraniu ostatniej pozycji potwierdza wykonanie procesu. Block Quote Symfonia Mobilny Magazyn pozwala także na to, by już podczas kompletacji towaru potwierdzić jego jakość oraz utworzyć tzw. jakościówkę. Każde pobranie towaru z danej lokalizacji automatycznie aktualizuje również stany magazynowe wykazane w systemie. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy automatyzacja magazynu jest konieczna? Jeszcze do niedawna na wdrożenie zautomatyzowanego magazynu decydowały się wyłącznie największe przedsiębiorstwa. Dziś korzyści takiego rozwiązania dostrzegają także mniejsze podmioty. Automatyzacja magazynowania pozwala bowiem usprawnić obsługę dostaw, zamówień czy zwrotów – szczególnie w firmach, w których dostępnych jest wiele indeksów produktowych.  W takim przypadku łatwo bowiem o pomyłki, które mogą prowadzić do występowania błędów w stanach magazynowych, opóźnień w realizacji wysyłek czy problemów z dostępnością towaru. W małych przedsiębiorstwach dodatkowym utrudnieniem jest ograniczone zatrudnienie. Często jeden pracownik odpowiada za wiele różnych procesów, związanych z uzupełnianiem dokumentacji czy kompletacją zamówień. Nadmiar obowiązków znacznie wydłuża realizację operacji magazynowych. Automatyzacja może się wtedy okazać rozwiązaniem, które usprawni codzienne zadania. Na tym jednak jej zalety się nie kończą. Automatyzacja magazynu pozwala również: zapewnić synchronizację kartotek towarów i kontrahentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych, zyskać dostęp do aktualnych informacji o stanach magazynowych tak, aby uniknąć braków lub nadmiarów towarów, wdrożyć system szybkiej rezerwacji towarów na magazynie i usprawnić w ten sposób proces realizacji zamówień, sprawdzać dostępność towarów na potrzeby produkcji lub zaplanowanych dostaw. Operacje obsługiwane przez aplikację Symfonia Mobilny Magazyn podczas przyjęcia do magazynu Automatyzacja magazynowania – od czego zacząć? Choć w teorii niemal każdy obszar gospodarki magazynowej nadaje się do automatyzacji, to w praktyce realizacja takiego przedsięwzięcia może okazać się trudnym zadaniem – wymaga bowiem kompleksowej zmiany i poniesienia kosztów związanych z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań. Nie oznacza to jednak, że mniejsze firmy z ograniczonym budżetem są skazane na ręczne zarządzanie procesami. Automatyzację procesów magazynowych można bowiem wdrażać stopniowo, bo każda nawet najmniejsza optymalizacja przyczynia się do poprawy wydajności magazynu, ograniczenia strat i lepszego wykorzystania zasobów. Do procesów związanych z automatyzacją warto jednak podejść z głową. Jak wskazują analitycy McKinsey, wiele tego typu projektów kończy się bowiem niepowodzeniem, przede wszystkim ze względu na brak spójnej wizji oraz słabe zrozumienie technologii. Tego typu inwestycje wymagają również zaangażowania wysoko wykwalifikowanych zespołów do wdrażania zaawansowanych systemów. Przeczytaj również: 15 lat z Symfonią – jak systemy ERP i WMS usprawniły pracę magazynu w Highway Automotive? – Symfonia Zautomatyzowany magazyn – najważniejsze korzyści Firmy, które wdrożyły zautomatyzowany magazyn, zwykle charakteryzują się lepszą efektywnością operacyjną. Poprawa tego wskaźnika to przede wszystkim efekt: przyspieszenia procesów związanych z przetwarzaniem zamówień, generowaniem dokumentów magazynowych oraz obsługą przyjęć, wydań i zwrotów, redukcji błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, obsługi wybranych procesów magazynowych w modelu 24/7, optymalnego zarządzania zapasami, dzięki możliwości śledzenia stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, szybszej realizacji zamówień, dzięki możliwości automatycznego generowania dokumentów magazynowych oraz usprawnieniu kompletacji, poprawy jakości obsługi klientów, zwiększenie przewidywalności kosztów związanych z działaniem magazynu, odciążenia pracowników poprzez przyspieszenie realizacji powtarzalnych czynności –związanych np. z rejestracją dostaw, inwentaryzacją czy kontrolą stanów magazynowych. Zastosowanie rozwiązań do automatyzacji, takich jak np. Symfonia Mobilny Magazyn, sprawia również, że magazyn działa w sposób bardziej wydajny, zorganizowany i odporny na błędy. Jeśli chcesz się o tym przekonać, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania interaktywnego demo Symfonii ERP Handel – bez konieczności instalowania programu. Obejrzyj również nasze case study i przekonaj się, jak rozwiązania Symfonii usprawniły pracę magazynu w firmie Highway Automotive.
Obrazek wyróżniający dla 'Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?'
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń