Wdrożenie ERP a cele biznesowe – jaka jest rola audytu przedwdrożeniowego?

Wdrożenie systemu informatycznego typu ERP jest zawsze dużą zmianą dla przedsiębiorstwa i wymaga określonych działań. Podstawowe pytanie dotyczy tego, czy zawsze należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową? Jeśli tak, kto powinien się nią zająć? Jaki powinien być wynik audytu? Te i inne wątpliwości rozwiewa nasz ekspert, Grzegorz Wikierski, Head of Sales w proALPHA Polska.

Transformacja cyfrowa to coś więcej niż tylko wdrożenie nowej technologii w przedsiębiorstwie. Jest to złożony proces integrujący technologie we wszystkich obszarach, a zarazem zmieniający sposób działania organizacji. Podstawą sukcesu są tu zmiany kulturowe i technologiczne, a właściwie to, czy dana organizacja jest na nie gotowa. Jak to sprawdzić? Pomaga w tym audyt przedwdrożeniowy.

Każda zmiana wymaga przeprowadzenia analizy zarówno posiadanych zasobów, jak i potrzeb biznesowych. Organizacja musi wiedzieć, w jakim celu podejmuje się wdrożenia i jakie rezultaty chce osiągnąć. Musi też wiedzieć, co może zrobić przy pomocy własnych środków, a kiedy najlepiej skorzystać z zewnętrznego eksperta. Dopiero potem przechodzimy do strategii, która pomoże wdrożyć systemy informatyczne, niezależnie, czy mówimy o systemach ERP, czy MES.

Czy przeprowadzać audyt przedwdrożeniowy?

W większości przypadków odpowiedź na pytanie, czy przeprowadzić audyt i kto powinien się tym zająć, nie jest prosta i zależy od wielu elementów, np. tego, w jakim stopniu zinformatyzowana jest firma, kiedy ostatnio przeprowadzane było podobne działanie czy pracownicy będą wspierać projekt itd. Żeby znaleźć odpowiedzi, należy cofnąć się do początku i zadać jedno fundamentalne pytanie: jakie cele biznesowe przyświecają wdrożeniu?

Dlaczego jest to tak istotne? Z co najmniej dwóch powodów.

Po pierwsze, jest to dobry moment, żeby sprawdzić, czy w ogóle angażować się w projekt. Z mojej praktyki zawodowej wynika, że większość przedsiębiorstw poszukujących systemu ERP nigdy nie zadało sobie trudu, aby precyzyjnie określić, jakie są cele biznesowe wdrożenia. Oczywiście, najczęściej jest jakaś „myśl przewodnia”, ale jest ogólna i nie precyzuje wprost, czego tak naprawdę oczekuje się od wdrożenia.

Po drugie, jeżeli te cele są sprecyzowane i skonkretyzowane, to automatycznie firma wie, co chce osiągnąć. Znajomość celów dowodzi, że poznała swoje potrzeby biznesowe i właśnie one są bodźcem do dalszych działań. Możemy więc przejść do kolejnego pytania, a mianowicie: jaka forma audytu pozwoli osiągnąć te cele biznesowe?

Czy pracownicy mogą przeprowadzić audyt? Tak, ale nie w każdym przypadku

Weźmy przedsiębiorstwo, które precyzyjnie mierzy koszty wytworzenia swoich produktów z dokładnością do zlecenia produkcyjnego. Postanawia wdrożyć dodatkowo system MES, aby mierzyć te koszty w nowym przekroju, tj. z dokładnością do maszyny. Cel jest taki, aby ocenić, które z maszyn generują największe koszty, i zaplanować wymianę parku maszynowego w najbliższych latach zgodnie z wynikami z pomiarów.

Możemy się domyślać, że przedsiębiorstwo już ma duże doświadczenie z mierzeniem kosztów. Wie, jaki jest cel wdrożenia, i w zasadzie potrzebuje jedynie narzędzia do osiągnięcia tego celu. W takim przypadku w pierwszym kroku audyt może zostać wykonany przez samych pracowników. Dlaczego? Ponieważ mają niezbędne zasoby i wiedzę. Znają dostępne narzędzia informatyczne oraz park maszynowy, więc będą w stanie opisać i ocenić rzeczywisty stan.

Dopiero w drugim kroku potencjalni dostawcy powinni przedstawić swój plan na wdrożenie systemu MES, który pomoże osiągnąć wyznaczone cele biznesowe. Na końcu powinna pojawić się oferta precyzująca, ile kosztować będzie osiągniecie tych celów.

Zewnętrzny audytor – najlepsza opcja dla firm bez doświadczenia

Czas na inny przykład. Podobna firma, ale taka, która nie mierzy kosztów tak dokładnie. W zasadzie ogranicza się do sprawdzenia wyników na koniec miesiąca i na tej podstawie szacuje koszty wytworzenia każdego z wyrobów. Firma stawia przed dostawcami MES zadanie, aby po wdrożeniu systemu znane były koszty wytworzenia z dokładnością do maszyny i zlecenia.

W takim przypadku możemy założyć (a wręcz dokładnie to widać), że firma nie ma doświadczenia w tej materii. Co więcej, bardzo możliwe, że wcześniejsze próby wdrożenia narzędzi do pomiaru kosztów (o ile się odbyły) zakończyły się fiaskiem. W takiej sytuacji należałoby wesprzeć się zewnętrznym audytorem.

Kluczowe jest odpowiednie podejście do audytu i zaplanowanie działań. Pamiętajmy o tym, że wdrożenie systemu ERP czy MES zmienia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego pierwszy krok skupia się na tym, aby wynik audytu określał, jakie zmiany organizacyjne są wymagane do osiągnięcia celu biznesowego. Drugi krok powinien określać, czy ścieżka obrana przez klienta jest prawidłowa i czy np. wdrażany system MES sprosta wyznaczonym celom/zadaniom. Dopiero potem przechodzimy do wsparcia przy wyborze potencjalnych dostawców.

W skrócie: Przy pracach wdrożeniowych systemów informatycznych najważniejsze jest dokładne zrozumienie sytuacji w firmie, analiza dostępnych zasobów, analiza otoczenia oraz analiza i wyznaczenie celów biznesowych. Pomaga w tym audyt. Dopiero wtedy można przejść do wyboru narzędzi i metodyki.

Nie ma wdrożenia bez precyzyjnych celów biznesowych

Pierwszy krok, mimo że wydaje się banalny, jest najbardziej istotny. W praktyce okazuje się, że wiele firm tak naprawdę nie jest gotowych na wdrożenie nowych narzędzi informatycznych. Mogą nie mieć zaplecza, wiedzy, a nawet planu, jak się do danego zadania zabrać. Co więcej, nie zdają sobie sprawy, że nie osiągną tego bez zmian organizacyjnych na wszystkich szczeblach działania organizacji.

Najczęściej brak gotowości tkwi w załodze, obawiającej się zmian, co często wynika z braku doświadczenia. Dobra firma doradcza powinna wspomóc klienta w przygotowaniu do zmiany. Powinna poradzić, jak przygotować personel do wdrożenia, jak zadbać o niego wcześniej i przygotować do wyboru systemu. Dopiero tak przygotowana organizacja jest w stanie przejść sprawnie do wyboru systemu, a później skutecznie go wdrożyć.

Pamiętajmy, że idealny plan wdrożenia nie istnieje. Wprawdzie ma kilka powtarzających się elementów, ale nie ma jednego wzoru, ponieważ proces jest elastyczny i dostosowywany do indywidualnych potrzeb. Punktem wyjścia jest zawsze określenie, dlaczego potrzebujemy systemu ERP lub MES. Właśnie w tym pomaga audyt przedwdrożeniowy. Nie tylko bada potrzeby biznesu i zasoby organizacyjno-techniczne, ale przede wszystkim pomaga określić cele, które stają się fundamentem dla całej strategii wdrożenia systemu informatycznego. Podstawowym pytaniem, na jaki odpowiada audyt, jest to, dlaczego wprowadzamy/zmieniamy system ERP lub MES.

Podsumowując, audyt przedwdrożeniowy jest jednym z istotniejszych elementów procesu, jednak nie należy go wykonywać bez nadania mu konkretnych ram w postaci celi biznesowych. Dobrze zdefiniowane cele przez cały projekt (od audytu po wdrożenie) będą niczym drogowskaz wskazujący, jak i gdzie chcemy iść. Cele pomogą też organizacji zawsze wtedy, kiedy pojawi się sytuacja wymagająca podjęcia trudnych decyzji – a w każdym projekcie, prędzej czy później, takie momenty się pojawiają.