Wdrożenie-ERP-a-cele-biznesowe-–-jaka-jest-rola-audytu-przedwdrożeniowego

Wdrożenie ERP a cele biznesowe – jaka jest rola audytu przedwdrożeniowego?

Wdrożenie systemu informatycznego typu ERP jest zawsze dużą zmianą dla przedsiębiorstwa i wymaga określonych działań. Podstawowe pytanie dotyczy tego, czy zawsze należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową? Jeśli tak, kto powinien się nią zająć? Jaki powinien być wynik audytu? Te i inne wątpliwości rozwiewa nasz ekspert, Grzegorz Wikierski, Head of Sales w proALPHA Polska.

Transformacja cyfrowa to coś więcej niż tylko wdrożenie nowej technologii w przedsiębiorstwie. Jest to złożony proces integrujący technologie we wszystkich obszarach, a zarazem zmieniający sposób działania organizacji. Podstawą sukcesu są tu zmiany kulturowe i technologiczne, a właściwie to, czy dana organizacja jest na nie gotowa. Jak to sprawdzić? Pomaga w tym audyt przedwdrożeniowy.

Każda zmiana wymaga przeprowadzenia analizy zarówno posiadanych zasobów, jak i potrzeb biznesowych. Organizacja musi wiedzieć, w jakim celu podejmuje się wdrożenia i jakie rezultaty chce osiągnąć. Musi też wiedzieć, co może zrobić przy pomocy własnych środków, a kiedy najlepiej skorzystać z zewnętrznego eksperta. Dopiero potem przechodzimy do strategii, która pomoże wdrożyć systemy informatyczne, niezależnie, czy mówimy o systemach ERP, czy MES.

Czy przeprowadzać audyt przedwdrożeniowy?

W większości przypadków odpowiedź na pytanie, czy przeprowadzić audyt i kto powinien się tym zająć, nie jest prosta i zależy od wielu elementów, np. tego, w jakim stopniu zinformatyzowana jest firma, kiedy ostatnio przeprowadzane było podobne działanie czy pracownicy będą wspierać projekt itd. Żeby znaleźć odpowiedzi, należy cofnąć się do początku i zadać jedno fundamentalne pytanie: jakie cele biznesowe przyświecają wdrożeniu?

Dlaczego jest to tak istotne? Z co najmniej dwóch powodów.

Po pierwsze, jest to dobry moment, żeby sprawdzić, czy w ogóle angażować się w projekt. Z mojej praktyki zawodowej wynika, że większość przedsiębiorstw poszukujących systemu ERP nigdy nie zadało sobie trudu, aby precyzyjnie określić, jakie są cele biznesowe wdrożenia. Oczywiście, najczęściej jest jakaś „myśl przewodnia”, ale jest ogólna i nie precyzuje wprost, czego tak naprawdę oczekuje się od wdrożenia.

Po drugie, jeżeli te cele są sprecyzowane i skonkretyzowane, to automatycznie firma wie, co chce osiągnąć. Znajomość celów dowodzi, że poznała swoje potrzeby biznesowe i właśnie one są bodźcem do dalszych działań. Możemy więc przejść do kolejnego pytania, a mianowicie: jaka forma audytu pozwoli osiągnąć te cele biznesowe?

Czy pracownicy mogą przeprowadzić audyt? Tak, ale nie w każdym przypadku

Weźmy przedsiębiorstwo, które precyzyjnie mierzy koszty wytworzenia swoich produktów z dokładnością do zlecenia produkcyjnego. Postanawia wdrożyć dodatkowo system MES, aby mierzyć te koszty w nowym przekroju, tj. z dokładnością do maszyny. Cel jest taki, aby ocenić, które z maszyn generują największe koszty, i zaplanować wymianę parku maszynowego w najbliższych latach zgodnie z wynikami z pomiarów.

Możemy się domyślać, że przedsiębiorstwo już ma duże doświadczenie z mierzeniem kosztów. Wie, jaki jest cel wdrożenia, i w zasadzie potrzebuje jedynie narzędzia do osiągnięcia tego celu. W takim przypadku w pierwszym kroku audyt może zostać wykonany przez samych pracowników. Dlaczego? Ponieważ mają niezbędne zasoby i wiedzę. Znają dostępne narzędzia informatyczne oraz park maszynowy, więc będą w stanie opisać i ocenić rzeczywisty stan.

Dopiero w drugim kroku potencjalni dostawcy powinni przedstawić swój plan na wdrożenie systemu MES, który pomoże osiągnąć wyznaczone cele biznesowe. Na końcu powinna pojawić się oferta precyzująca, ile kosztować będzie osiągniecie tych celów.

Zewnętrzny audytor – najlepsza opcja dla firm bez doświadczenia

Czas na inny przykład. Podobna firma, ale taka, która nie mierzy kosztów tak dokładnie. W zasadzie ogranicza się do sprawdzenia wyników na koniec miesiąca i na tej podstawie szacuje koszty wytworzenia każdego z wyrobów. Firma stawia przed dostawcami MES zadanie, aby po wdrożeniu systemu znane były koszty wytworzenia z dokładnością do maszyny i zlecenia.

W takim przypadku możemy założyć (a wręcz dokładnie to widać), że firma nie ma doświadczenia w tej materii. Co więcej, bardzo możliwe, że wcześniejsze próby wdrożenia narzędzi do pomiaru kosztów (o ile się odbyły) zakończyły się fiaskiem. W takiej sytuacji należałoby wesprzeć się zewnętrznym audytorem.

Kluczowe jest odpowiednie podejście do audytu i zaplanowanie działań. Pamiętajmy o tym, że wdrożenie systemu ERP czy MES zmienia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego pierwszy krok skupia się na tym, aby wynik audytu określał, jakie zmiany organizacyjne są wymagane do osiągnięcia celu biznesowego. Drugi krok powinien określać, czy ścieżka obrana przez klienta jest prawidłowa i czy np. wdrażany system MES sprosta wyznaczonym celom/zadaniom. Dopiero potem przechodzimy do wsparcia przy wyborze potencjalnych dostawców.

W skrócie: Przy pracach wdrożeniowych systemów informatycznych najważniejsze jest dokładne zrozumienie sytuacji w firmie, analiza dostępnych zasobów, analiza otoczenia oraz analiza i wyznaczenie celów biznesowych. Pomaga w tym audyt. Dopiero wtedy można przejść do wyboru narzędzi i metodyki.

Nie ma wdrożenia bez precyzyjnych celów biznesowych

Pierwszy krok, mimo że wydaje się banalny, jest najbardziej istotny. W praktyce okazuje się, że wiele firm tak naprawdę nie jest gotowych na wdrożenie nowych narzędzi informatycznych. Mogą nie mieć zaplecza, wiedzy, a nawet planu, jak się do danego zadania zabrać. Co więcej, nie zdają sobie sprawy, że nie osiągną tego bez zmian organizacyjnych na wszystkich szczeblach działania organizacji.

Najczęściej brak gotowości tkwi w załodze, obawiającej się zmian, co często wynika z braku doświadczenia. Dobra firma doradcza powinna wspomóc klienta w przygotowaniu do zmiany. Powinna poradzić, jak przygotować personel do wdrożenia, jak zadbać o niego wcześniej i przygotować do wyboru systemu. Dopiero tak przygotowana organizacja jest w stanie przejść sprawnie do wyboru systemu, a później skutecznie go wdrożyć.

Pamiętajmy, że idealny plan wdrożenia nie istnieje. Wprawdzie ma kilka powtarzających się elementów, ale nie ma jednego wzoru, ponieważ proces jest elastyczny i dostosowywany do indywidualnych potrzeb. Punktem wyjścia jest zawsze określenie, dlaczego potrzebujemy systemu ERP lub MES. Właśnie w tym pomaga audyt przedwdrożeniowy. Nie tylko bada potrzeby biznesu i zasoby organizacyjno-techniczne, ale przede wszystkim pomaga określić cele, które stają się fundamentem dla całej strategii wdrożenia systemu informatycznego. Podstawowym pytaniem, na jaki odpowiada audyt, jest to, dlaczego wprowadzamy/zmieniamy system ERP lub MES.

Podsumowując, audyt przedwdrożeniowy jest jednym z istotniejszych elementów procesu, jednak nie należy go wykonywać bez nadania mu konkretnych ram w postaci celi biznesowych. Dobrze zdefiniowane cele przez cały projekt (od audytu po wdrożenie) będą niczym drogowskaz wskazujący, jak i gdzie chcemy iść. Cele pomogą też organizacji zawsze wtedy, kiedy pojawi się sytuacja wymagająca podjęcia trudnych decyzji – a w każdym projekcie, prędzej czy później, takie momenty się pojawiają.

Wpis powstał na bazie komentarza Grzegorza Wikierskiego, Head of Sales w proALPHA Polska, do artykułu „Instalacja ERP – mapowanie firmy” autorstwa Mieczysława T. Starkowskiego. Artykuł ukazał się w magazynie „Production manager”, wyd. 3(34) czerwiec-lipiec 2023, strona 64-70. Przejdź do artykułu w wersji on-line

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Od Automatyzacji do personalizacji doświadczeń

Sztuczna inteligencja przeszła długą drogę – od narzędzia optymalizującego procesy po technologię, która realnie wpływa na jakość pracy i obsługi klienta. W erze Industry 5.0 liczy się już nie tylko efektywność, ale także indywidualne podejście i synergia między człowiekiem a technologią. AI przestaje być wyłącznie mechanizmem automatyzacji – dziś pomaga firmom budować lepsze doświadczenia pracowników i klientów, dostosowując procesy do ich rzeczywistych potrzeb. Jakie zmiany wprowadza i dlaczego personalizacja staje się istotna? Od automatyzacji do personalizacji – jak AI zmienia doświadczenia pracowników i klientów Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje sposób, w jaki organizacje podchodzą do pracy i interakcji z klientami. Przez lata głównym celem wdrażania AI była automatyzacja procesów – eliminowanie powtarzalnych zadań, zwiększanie efektywności i redukcja kosztów. Dziś jednak AI to znacznie więcej niż narzędzie optymalizacyjne. W erze Industry 5.0 sztuczna inteligencja staje się katalizatorem personalizacji, umożliwiając tworzenie bardziej intuicyjnych środowisk pracy i dostosowanych do indywidualnych potrzeb doświadczeń klientów. W przestrzeni zawodowej AI wspiera pracowników, odciążając ich z monotonnych zadań i dostarczając wartościowych danych do podejmowania decyzji. Systemy ERP wyposażone w algorytmy uczenia maszynowego analizują historyczne trendy, przewidują zapotrzebowanie na zasoby i sugerują najlepsze strategie produkcji. Tym samym ludzie mogą skupić się na działaniach wymagających kreatywności, innowacyjnego myślenia i strategicznego podejścia. Dla klientów zmiana jest równie istotna. Inteligentne algorytmy umożliwiają personalizację interakcji na niespotykaną dotąd skalę – od dynamicznych rekomendacji produktowych po obsługę w czasie rzeczywistym za pomocą chatbotów i asystentów AI. Firmy mogą lepiej rozumieć potrzeby odbiorców i oferować rozwiązania dopasowane do ich oczekiwań, co bezpośrednio wpływa na lojalność i satysfakcję. Transformacja od automatyzacji do personalizacji to dowód na to, że AI nie zastępuje człowieka – staje się jego sprzymierzeńcem. W nowoczesnym środowisku pracy i biznesie liczy się nie tylko wydajność, ale także doświadczenie i relacje. To właśnie tam sztuczna inteligencja odgrywa kluczową rolę, kształtując przyszłość, w której technologia i człowiek współpracują na nowych zasadach. AI i Industry 5.0 – synergia technologii i człowieka Wraz z nadejściem Industry 5.0 zmienia się rola technologii w środowisku pracy. Przez lata sztuczna inteligencja była wykorzystywana głównie do automatyzacji, mającej na celu zwiększenie efektywności i redukcję kosztów. Dziś AI staje się kluczowym elementem nowego podejścia, w którym technologia nie zastępuje ludzi, lecz ich wspiera – zwiększając komfort pracy, pomagając podejmować lepsze decyzje i dostosowując procesy do indywidualnych potrzeb. Industry 5.0 to era, w której AI przestaje być wyłącznie narzędziem, a staje się partnerem człowieka w codziennej pracy. To przejście od technologii skupionej na automatyzacji do takiej, która wzmacnia kompetencje ludzkie i wspiera rozwój biznesu na nowych zasadach. W inteligentnych fabrykach AI analizuje ogromne ilości danych w czasie rzeczywistym, pomagając w optymalizacji produkcji, prognozowaniu popytu i redukcji marnotrawstwa. Ale to nie wszystko – nowoczesne systemy uczą się preferencji i zachowań użytkowników, dostosowując interfejsy i sposoby współpracy tak, aby były jak najbardziej intuicyjne. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na kreatywnych i strategicznych aspektach swojej pracy, a nie na powtarzalnych zadaniach. Podobnie wygląda rola AI w relacjach z klientami. Personalizowane interakcje, inteligentne rekomendacje i dynamiczne systemy obsługi pozwalają firmom lepiej odpowiadać na potrzeby odbiorców. W efekcie budowana jest nie tylko efektywność operacyjna, ale także głębsze, bardziej wartościowe relacje z użytkownikami i partnerami biznesowymi. Industry 5.0 to era, w której AI przestaje być wyłącznie narzędziem, a staje się partnerem człowieka w codziennej pracy. To przejście od technologii skupionej na automatyzacji do takiej, która wzmacnia kompetencje ludzkie i wspiera rozwój biznesu na nowych zasadach. Nowoczesne systemy ERP – jak AI wspiera zarządzanie produkcją? Współczesne systemy ERP ewoluują wraz z rosnącymi wymaganiami rynku. W erze Industry 5.0 tradycyjne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa ustępuje miejsca inteligentnym, adaptacyjnym rozwiązaniom, w których sztuczna inteligencja nie tylko automatyzuje procesy, ale także wspiera podejmowanie decyzji. AI analizuje dane w czasie rzeczywistym, przewiduje zmiany w popycie i optymalizuje łańcuch dostaw, pozwalając firmom działać szybciej i bardziej precyzyjnie. Jednym z kluczowych obszarów, w których AI zmienia sposób zarządzania produkcją, jest predykcyjne planowanie zasobów. Dzięki algorytmom uczenia maszynowego systemy ERP mogą prognozować zapotrzebowanie na surowce i komponenty, minimalizując ryzyko przestojów i marnotrawstwa. Dodatkowo AI pomaga w automatycznym wykrywaniu anomalii w procesach produkcyjnych, co umożliwia wcześniejszą reakcję na potencjalne problemy. AI zmienia również sposób, w jaki menedżerowie podejmują decyzje. Dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym systemy ERP dostarczają nie tylko raporty, ale także konkretne rekomendacje dotyczące optymalizacji produkcji, redukcji kosztów czy poprawy wydajności. Zintegrowane mechanizmy sztucznej inteligencji pomagają w dynamicznym dostosowywaniu strategii operacyjnej, zwiększając elastyczność i odporność organizacji na zmiany rynkowe. AI w ERP to nie tylko automatyzacja, ale również inteligentne zarządzanie, które pozwala firmom skuteczniej planować, reagować i rozwijać się w dynamicznym świecie przemysłu. To przyszłość, w której dane przestają być jedynie statystyką – stają się kluczowym narzędziem podejmowania strategicznych decyzji. Przyszłość AI w przemyśle – jakie zmiany czekają organizacje? Sztuczna inteligencja nie jest już technologią przyszłości – to rzeczywistość, która kształtuje sposób działania nowoczesnych organizacji. W przemyśle jej wpływ wykracza daleko poza automatyzację – AI staje się kluczowym narzędziem wspierającym strategiczne zarządzanie, optymalizację procesów i rozwój nowych modeli biznesowych. Jakie zmiany czekają firmy w najbliższych latach? Jednym z głównych kierunków rozwoju AI w przemyśle jest inteligentna analiza danych w czasie rzeczywistym. Systemy wyposażone w algorytmy uczenia maszynowego potrafią identyfikować anomalie w procesach produkcyjnych, przewidywać awarie maszyn i optymalizować zużycie zasobów. Firmy coraz częściej korzystają z AI do predykcyjnego utrzymania ruchu, które pozwala ograniczyć przestoje i zredukować koszty związane z niespodziewanymi awariami. Kolejną istotną zmianą jest rozwój interakcji między człowiekiem a technologią. W modelu Industry 5.0 AI pełni rolę asystenta, który wspiera pracowników, dostarczając im wartościowych informacji i automatyzując powtarzalne zadania. Zamiast zastępować ludzi, inteligentne systemy stają się ich partnerami, pomagając w podejmowaniu lepszych decyzji i zwiększając komfort pracy. Nie można także zapominać o etycznych i regulacyjnych wyzwaniach związanych z rozwojem AI. Odpowiedzialne wykorzystanie sztucznej inteligencji będzie istotne dla budowania zaufania zarówno wśród pracowników, jak i klientów. Przejrzystość algorytmów, ochrona prywatności oraz unikanie uprzedzeń w analizie danych to kwestie, które będą miały coraz większe znaczenie w strategiach organizacji wdrażających AI. Przyszłość AI w przemyśle to nie tylko większa efektywność, ale przede wszystkim nowa jakość zarządzania – oparta na danych, inteligentnej automatyzacji i synergii człowieka z technologią. Organizacje, które już dziś dostosują się do tej zmiany, zyskają realną przewagę konkurencyjną i lepiej przygotują się na wyzwania jutra Sztuczna inteligencja redefiniuje sposób funkcjonowania nowoczesnych organizacji – od automatyzacji procesów po inteligentne wspieranie decyzji i personalizację doświadczeń. Industry 5.0 stawia na współpracę człowieka z technologią, gdzie AI nie zastępuje ludzi, lecz wzmacnia ich kompetencje, pozwalając działać szybciej, precyzyjniej i bardziej świadomie. Firmy, które już teraz wdrażają inteligentne systemy analizy danych, optymalizacji produkcji czy predykcyjnego zarządzania, budują nie tylko bardziej efektywne, ale i elastyczne organizacje, zdolne do dynamicznego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe. Przyszłość należy do tych, którzy potrafią wykorzystać AI nie jako cel sam w sobie, ale jako narzędzie do tworzenia wartości – zarówno dla biznesu, jak i dla ludzi.
Od-Automatyzacji-do-personalizacji-doświadczeń
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

proALPHA

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa proALPHA to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń