Wybór eksperta ds. wdrożeń systemu. Jak znaleźć niezależnego doradcę zamiast sprzedawcy?
KajaGrabowiecka
Spis treści
Wdrożenie systemu to jedno z najbardziej strategicznych przedsięwzięć w historii przedsiębiorstw. Jest to bowiem proces, który ingeruje w niemal każdą tkankę organizacji, począwszy od księgowości, aż po kwestie związane ze sprzedażą i magazynowaniem. Zanim jednak wybierzemy oprogramowanie, stajemy przed fundamentalnym dylematem. Kto powinien nas poprowadzić przez wdrożenie?
Na rynku ścierają się dwa główne podejścia - zaangażowanie niezależnego doradcy czy bezpośredniego reprezentanta firmy wdrożeniowej. Dokonując wyboru, należy brać pod uwagę nie tylko kwestie związane z budżetem. Podczas długofalowej współpracy mogą wystąpić koszty ukryte oraz inne skutki uboczne.
Niezależny konsultant a firma wdrożeniowa - najważniejsze różnice
Oczywiście podstawowa różnica między konsultantem a firmą sprowadza się do kosztów. Niezależny doradca to zazwyczaj opcja bardziej przyjazna dla budżetu. Z uwagi na niższe koszty stałe, tacy eksperci mogą zaoferować atrakcyjne stawki za swoje usługi. Przy tym gwarantują zindywidualizowane podejście do firmy. Mogą bowiem skoncentrować pełną uwagę na jednym kliencie w danym czasie.
Niemniej jednak należy pamiętać, że niezależny doradca rzadko dorównuje firmie wdrożeniowej pod kątem doświadczenia. Taki konsultant ma za sobą kilkanaście lub kilkadziesiąt projektów. Tymczasem duży integrator ERP zrealizował ich setki, często w bardzo zróżnicowanych branżach. Co więcej, firma najczęściej zatrudnia zespół specjalistów od różnych modułów. To daje dostęp do szerokiego know-how.
Wciąż warto pomyśleć o niezależnym ekspercie w momencie, gdy firma dopiero dojrzewa do cyfryzacji. Doradca pełni wówczas rolę doświadczonego przewodnika. Przetłumaczy potrzeby biznesowe na język IT, zanim jeszcze organizacja wejdzie w oficjalne rozmowy z dużymi dostawcami.
Temat różnic między niezależnym konsultantem a firmą wdrożeniową uzupełnia Wiktoria Piwowarczyk, Business Solutions Architect z firmy Sinersio.
"Nie do końca zgodzę się ze stwierdzeniem, że podstawowa różnica sprowadza się wyłącznie do kosztów. Konsultant i firma wdrożeniowa to dwa różne byty o zupełnie innych rolach biznesowych. Firma konsultingowa jest - przynajmniej z założenia - przedstawicielem interesów Klienta. Z kolei sprzedawca konkretnego rozwiązania jest przedstawicielem swojego pracodawcy. Warto też pamiętać, że korzystając z usług doradcy, i tak nie pominiemy firmy wdrożeniowej. Jej zespół musi przeprowadzić własną analizę, by poprawnie przemapować procesy w systemie. Rezygnując z zewnętrznego konsultanta, nie eliminujemy więc potrzeby analizy rynku i potrzeb, a jedynie przenosimy ten ogromny ciężar i odpowiedzialność na zespół własnych pracowników. Kwestią dyskusyjną jest “niezależność” firm konsultingowych. One też są związane z rynkiem i współpracują z dostawcami. Z drugiej strony muszą być związane, żeby mieć aktualną wiedzę na temat dostępnych opcji. Ważne, aby kryteria rekomendacji były transparentne, a doradca potrafił wskazać zarówno mocne, jak i słabe strony każdego rozwiązania."WiktoriaPiwowarczyk
Business Solutions Architect | Sinersio
Czy doradca powinien odpowiadać za analizę procesów biznesowych?
Największy mit dotyczący zewnętrznego doradztwa? Założenie, że konsultant przyjdzie do firmy, prześwietli ją wzrokiem i samodzielnie zoptymalizuje wszystkie procesy.
W rzeczywistości doradca może przeprowadzać analizę przedwdrożeniową, ale wyłącznie w roli wsparcia. Nikt nie zna specyfiki działania Twojej firmy i jej USP (unikalnej propozycji sprzedaży) lepiej niż pracownicy. Ludzie z biznesu, którzy na co dzień operują w tych realiach, powinni stanowić centrum każdej analizy.
Jan Fechner, Dyrektor ds. Wdrożeń w Gardens-Software, zauważa, że wybór modelu współpracy przy analizie przedwdrożeniowej nie powinien być decyzją typu "albo-albo".
"Wybór modelu współpracy przy analizie przedwdrożeniowej pomiędzy niezależnym doradcą a firmą wdrożeniową jest zagadnieniem złożonym. Nie powinien być jednak postrzegany jako decyzja typu „albo-albo”, lecz raczej jako określenie zakresów odpowiedzialności i współpracy obu stron w poszczególnych obszarach analizy. W praktyce często zdarza się, że zarząd darzy większym zaufaniem niezależnego doradcę w zakresie znajomości procesów organizacyjnych i specyfiki działalności przedsiębiorstwa, natomiast po stronie doradczej może brakować kompetencji technologicznych. Warto przy tym podkreślić, że koncentrowanie się wyłącznie na początkowym dopasowaniu systemu do istniejącej mapy procesów biznesowych jest błędem. Otoczenie biznesowe, regulacyjne i technologiczne podlega bowiem ciągłym i dynamicznym zmianom. Dlatego przy ocenie systemu ERP, który stanowi strategiczne narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem, kluczowe znaczenie powinna mieć nie tylko jego aktualna funkcjonalność, ale przede wszystkim zdolność do adaptacji do przyszłych zmian i nowych wymagań. W mojej ocenie najbardziej efektywną rolą niezależnego doradcy, zarówno na etapie analizy przedwdrożeniowej, jak i w trakcie realizacji projektu, może być pełnienie funkcji kontrolnej lub nadzorczej wobec wybranego dostawcy rozwiązania. Już na etapie analizy dostawca powinien przedstawić rzetelną metodykę prowadzenia projektu, jasno zdefiniowany zakres odpowiedzialności oraz kompleksowe ramy kosztowe, obejmujące zarówno licencje, jak i niezbędne zasoby projektowe."JanFechner
Dyrektor ds. Wdrożeń | Gardens-Software
Zewnętrzny doradca wnosi natomiast metodykę. Zadaje trudne pytania i pomaga ustrukturyzować wiedzę zespołu. Ma za zadanie wyciągnąć z pracowników to, co najistotniejsze. Tym samym nie powinien narzucać teorii, która nie spina się z realiami danego przedsiębiorstwa. Takie podejście potwierdza również Łukasz Ostrowski, COO (Dyrektor operacyjny) w firmie Optimakers.
"Analiza przedwdrożeniowa powinna być prowadzona z udziałem zarządu, kierowników obszarów i użytkowników operacyjnych, bo to oni znają rzeczywiste wyjątki, obejścia i problemy w procesach. Doradca może uporządkować tę wiedzę, a jego „niezależność” warto weryfikować - szczególnie gdy stale rekomenduje tych samych dostawców albo nie mówi wprost o relacjach partnerskich. W praktyce korzystniej wypada współpraca z doświadczoną firmą wdrożeniową, która łączy analizę, znajomość technologii i odpowiedzialność za efekt końcowy. Sam doradca może pomóc w porządkowaniu potrzeb, ale nie zawsze zna ograniczenia i możliwości konkretnego systemu. Decyzja o cyfryzacji nie powinna wynikać z prezentacji czy ceny, lecz z dopasowania systemu do celów biznesowych, procesów i gotowości organizacji do zmiany.” "ŁukaszOstrowski
COO | Optimakers
Czerwone flagi niezależnego doradztwa
Niezależny konsulting może być wartościowy pod warunkiem uczciwości i transparentności doradcy. W branży naturalne jest to, że eksperci współpracują z określonymi partnerami technologicznymi czy mają swoje preferencje systemowe. Nie ma w tym nic złego, o ile rekomendowany system faktycznie może spełnić oczekiwania firmy.
Sygnałem sugerującym “ustawione” postępowanie jest sytuacja, w której w każdym przetargu organizowanym przez danego doradcę lądują te same firmy wdrożeniowe, niezależnie od branży czy wielkości klienta. To może oznaczać brak obiektywizmu.
Wówczas warto wdrożyć bezpieczny model współpracy z doradcą, oparty na samodzielnej weryfikacji spływających ofert. To zabierze nieco więcej czasu przy procesie decyzyjnym, ale pozwoli upewnić się, że wybór padnie na system dopasowany do potrzeb. Warto zacząć od sprawdzenia bazy systemów dostępnych na portalu myERP. Opisy programów i ich dostawców dopełniają tam niezależne opinie użytkowników.
Doradca zatrudniony przez dostawcę wdrożeniowego - dlaczego warto?
Powszechne stają się obawy przed doradcami pracującymi bezpośrednio dla firm wdrożeniowych. Wielu decydentów wciąż obawia się, że są to handlowcy, których jedynym celem jest domknięcie sprzedaży.
W rzeczywistości rynek systemów ERP dojrzał. Dziś doradcy zatrudnieni przez dostawców nie są klasycznymi akwizytorami. Doskonale rozumieją, że źle dopasowany system to katastrofa wdrożeniowa, która może uderzyć w reputację ich własnej firmy.
Chcesz szybko zweryfikować, czy firmie wdrożeniowej i jej doradcom zależy na jakości projektu, czy tylko na podpisaniu umowy? Zapytaj wprost, w którym momencie ich dział handlowy otrzymuje prowizję. Jeśli jest ona wypłacana dopiero po zakończeniu wdrożenia (lub jego znaczącego etapu), masz jasny sygnał, że interesy dostawcy są w pełni zbieżne z Twoimi. Sprzedawca wówczas staje się gwarantem nie tylko sukcesu transakcyjnego, ale także operacyjnego.
Kto powinien poprowadzić projekt wdrożeniowy?
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Wybór zależy bowiem od zasobów, którymi dysponuje firma. Niezależny doradca może pomóc szczególnie wtedy, gdy zespół nie ma żadnego doświadczenia w prowadzeniu złożonych projektów IT. Warto jednak wpierw sprawdzić, czy jest on faktycznie “niezależny”. Może się okazać, że swoją działalność mocno opiera na partnerstwie z konkretnymi dostawcami.
Ten temat podsumowuje Dariusz Olejnik, Business Solutions Architect w firmie Sinersio.
"Pracowałem w firmach, które wdrażały systemy klasy ERP i widziałem projekty, których przekraczane były terminy i budżety. Kto był winny? Każda ze stron wykazywała, że to nie oni. Czy wykonanie analizy przedwdrożeniowej wesprze niezależny doświadczony konsultant czy zrealizuje firma, która będzie wdrażać system czy może nawet we własnym zakresie przeprowadzi klient, być może nie ma takiego znaczenia. Wszystko zależy od zaangażowania i otwartości na zmiany zespołu wdrożeniowego jak i całej organizacji. Osoba z zewnątrz może wnieść nowe pomysły na procesy czy operacje. Firma wdrażająca zaproponuje standaryzację (optymalizację kosztów). Natomiast system wraża się po to, żeby zdobyć przewagę konkurencyjną, nie dla funkcji lub nazwy. Nie mam jednoznacznej odpowiedzi, który sposób jest najlepszy. Na pewno efektywniej realizowane są projekty, w których realizację od początku zaangażowany był Zarząd i były jasno postawione cele jakie ma realizować system po wdrożeniu."DariuszOlejnik
Business Solutions Architect | Sinersio
Pamiętaj, że ostateczna odpowiedzialność za projekt i znajomość procesów firmowych leży po Twojej stronie. Partner wdrożeniowy ma dostarczyć narzędzia i ramy, które dodadzą biznesowi skrzydeł.
