Zarządzanie zmianą w procesie wdrażania ERP – jak przygotować pracowników?

Generowanie deklaracji JPK czy zamykanie miesiąca osobno dla każdego klienta zajmuje księgowym mnóstwo czasu. Na realnym przykładzie pokazujemy, jak masowa obsługa klientów zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego i jednocześnie podnosi jakość świadczonych usług. Problem: powielanie tych samych czynności administracyjnych i kontrolnych Księgowi z biura rachunkowego Beaty Liro wykonywali te same czynności administracyjne i kontrolne dla każdego klienta z osobna. Dla każdej z obsługiwanych firm musieli zamknąć miesiąc i wygenerować deklaracje JPK, VAT czy ZUS. Wymagało to zalogowania się do bazy każdego klienta i wykonania tej samej pracy. Pracochłonność z tym związana nie była jednak jedynym problemem. Pozostałe to między innymi: niespójność kartotek – rozproszenie danych sprzyjało powstawaniu duplikatów kontrahentów oraz różnicom w numeracji dokumentów, brak centralnego nadzoru – zarządzanie uprawnieniami operatorów i bezpieczeństwem w wielu bazach było utrudnione i wymagało powtarzalnej konfiguracji, ograniczona weryfikacja zewnętrzna – brak możliwości masowej kontroli statusów VIES czy parametrów VAT zwiększał ryzyko podatkowe zarówno biura, jak i jego klientów. Częsty problem w biurach rachunkowych Jeżeli biuro rachunkowe obsługuje, na przykład, 30 firm pracownicy muszą: 30 razy zamknąć okres VAT, 30 razy wygenerować JPK, 30 razy zweryfikować statusy kontrahentów w rejestrach MF. Robienie tego bez automatyzacji wydłuża czas pracy i drastycznie zwiększa ryzyko błędu, wynikające z konieczności ciągłego „przełączania kontekstu” między różnymi środowiskami. Rozwiązanie: praca na wielu bazach czyli praca dla wielu firm jednocześnie Masowa obsługa wielu klientów w tym samym czasie Biuro rachunkowe Beaty Liro postanowiło wdrożyć system dla biur rachunkowych, który pozwoli wykonywać rutynowe czynności zbiorczo, oszczędzając czas i podnosząc bezpieczeństwo rozliczeń. Rozwiązaniem zaproponowanym przez partnera wdrożeniowego – firmę BST Sp. z o.o., był system ERP enova365 w pakiecie dla biur rachunkowych, w tym praca na wielu bazach. To rozwiązanie całkowicie zmienia sposób interakcji księgowych z biura rachunkowego z systemem. Na czym polega praca na wielu bazach? Jest oparta na 3 filarach: bazie zarządczej, która pełni rolę centralnego panelu administracyjnego – to tutaj definiuje się role operatorów, spójne uprawnienia i konfiguracje, które są następnie dziedziczone przez bazy klientów, centralnym logowaniu, które zapewnia uporządkowany dostęp do wszystkich baz klienckich (slave) bez konieczności wielokrotnego wprowadzania haseł i przelogowywania się, panelu pracy zbiorczej – narzędziu, które pozwala na nadzór nad statusami wykonania prac, przeliczeniami podatków i wysyłką e-Deklaracji we wszystkich bazach jednocześnie. Księgowy nie musi już otwierać każdej firmy z osobna, by sprawdzić, czy JPK został wysłany – widzi to na jednym, zbiorczym zestawieniu. Temat pracy na wielu bazach w biurze rachunkowym wyjaśniliśmy szczegółowo w tym artykule. W jaki sposób nowe rozwiązanie wspiera masową obsługę klientów w biurze rachunkowym? Przed wdrożeniem, księgowa z biura rachunkowego musiała logować się do każdej z baz danych klienta oddzielnie, żeby sprawdzić, czy w każdej firmie zamknięto okres VAT, wygenerowano deklaracje i wysłano wymagane dokumenty. Kilkadziesiąt razy wykonywała te same czynności, co nie tylko zajmowało wiele godzin, ale też zwiększało ryzyko przeoczenia ważnych informacji. Obecnie, dzięki pracy na wielu bazach księgowa loguje się tylko raz – przez bazę master. Na jednym ekranie widzi statusy wszystkich obsługiwanych firm. Może sprawdzić, które deklaracje zostały już wysłane, gdzie wystąpiły błędy i które zadania wymagają interwencji. Może również uruchomić wybrane operacje zbiorczo dla wielu klientów jednocześnie, zamiast wykonywać je osobno w każdej bazie. Korzyści z wdrożenia pracy na wielu bazach Mniej przełączania się między firmami. Znacznie szybsza realizacja powtarzalnych zadań. Pełna kontrola nad obsługą wszystkich klientów z jednego miejsca. Masowa kontrola danych – czyli koniec z ręczną weryfikacją Centralizacja baz to tylko część udanego wdrożenia w biurze rachunkowym Beaty Liro. Aby realnie „robić raz dla wielu”, konieczne było wdrożenie narzędzi automatyzujących merytoryczną kontrolę danych. W Biurze Rachunkowym Beata Liro zaimplementowano autorski pakiet firmy wdrożeniowej – BST.KsięgaEXT. Narzędzie to wprowadziło masowe kontrole danych, które wcześniej wykonywano ręcznie. Aktualnie system automatycznie: wykrywa duplikaty kontrahentów w skali całego biura, czyści i porządkuje kartoteki, masowo weryfikuje statusy kontrahentów w rejestrach VIES oraz Ministerstwa Finansów, automatycznie importuje parametry zewnętrzne, takie jak kursy walut NBP. Dzięki temu, zamiast poświęcać godziny na żmudną weryfikację każdego kontrahenta z osobna, system robi to w tle dla wszystkich podmiotów jednocześnie, generując ostrzeżenia tylko tam, gdzie wykryto nieprawidłowości. Jak wskazuje Bartłomiej Leś, prezes zarządu BST: „takie funkcje (…) znacząco skracają czas operacji przy większej liczbie klientów”.