Artykuły

Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę. Czym zajmuje się Neptun Ship Service? Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy. Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy. Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne. Zasięg działania firmy Neptun Ship Service Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela. Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem. Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby: zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców, zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów, usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie, wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców, umożliwić łatwe raportowanie. Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service. Block Quote Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365. Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny. W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365: Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań, Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy, finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR). Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami. Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi. Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.: Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD. Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców. Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty. Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta. Block Quote Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu? Zarządzanie zamówieniami od klientów Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty. Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach. Zarządzanie zamówieniami dla dostawców Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału. Zarządzanie magazynem Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie. Księgowanie dokumentów Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału). Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.: dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT, JPK, zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska. Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty. Ewidencja majątku firmy Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów. Raportowanie Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365. Sprzedaż Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców. Rozliczanie należności Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty. Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie Block Quote Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów. Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu. Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności. Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku. Bezpieczeństwo Block Quote

Zwiększanie efektywności operacyjnej to jedno z kluczowych wyzwań firm produkcyjnych, które muszą sprostać wymaganiom współczesnego rynku. Dzięki wdrożeniu enova365 wiele procesów staje się prostszych. Należy do nich również przygotowanie produkcji. Jak przebiega on w enova365? Dowiedz się z artykułu.   Najważniejsze informacje: Przy wykorzystaniu Produkcji enova365 możliwe jest definiowanie wzorcowych operacji będących elementami technologii. Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania ERP do zarządzania zasobami produkcyjnymi pozwala zoptymalizować zarówno proces produkcyjny, jak też procesy z nim powiązane. Produkcja enova365 został wyposażony w funkcjonalności wspierające wytwarzanie jakościowych wyrobów oraz zapobieganie marnowaniu surowców. Produkcja w enova365 – główne zastosowania Produkcja w enova365 usprawnia proces produkcji w przedsiębiorstwach. Dzięki odpowiedniej budowie systemu produkcja powiązana jest z modułem handlowo-magazynowym, co pozwala na szybką kalkulację kosztu wytworzenia towaru oraz definiowanie technologii przy wykorzystaniu operacji wzorcowych. Takie rozwiązanie umożliwia generowanie dokumentów magazynowych na wybrane surowce bądź produkty, również w przypadku ilości częściowych, kiedy realizacja zlecenia jest niepełna. Wykorzystanie Produkcji enova365 sprawia, że możliwe jest zachowanie terminowości zleceń, przy uwzględnieniu optymalnego wykorzystania przypisanych zasobów ludzkich i produkcyjnych.  Produkcja enova365 umożliwia: tworzenie zleceń produkcyjnych, modyfikację technologii w ramach zlecenia, kalkulowanie kosztu wytworzenia, generowanie dokumentów rozchodu surowców oraz przyjęcia produktów. Wdrożenie zaawansowanego rozwiązania, jakim jest Produkcja enova365, to sposób na skuteczną realizację produkcji i stworzenie sprawnie działającego, wydajnego procesu – bez marnowania zasobów, braków magazynowych i niepotrzebnych przestojów. System zarządzania produkcją enova365 nadzoruje kluczowe procesy w obrębie całego przedsiębiorstwa, umożliwiając analizowanie i raportowanie na podstawie danych pochodzących z różnych działów w obrębie organizacji. Definiowanie technologii produkcji Możliwość sprawnego definiowania technologii jest niezbędna do efektywnego zarządzania produkcją. Jest to więc jedna z najważniejszych funkcji, jakie powinno posiadać oprogramowanie dla firm produkcyjnych. Przy wykorzystaniu Produkcji enova365 możliwe jest definiowanie wzorcowych operacji będących elementami technologii. W ten sposób, dla zdefiniowanej technologii, można przeprowadzić kalkulację kosztu wytworzenia produktu w oparciu o ostatnie ceny zakupu surowców oraz kwotę dodatkowych kosztów określonych w technologii. Koszty mogą dotyczyć poszczególnych operacji lub całej technologii. Ponadto do operacji można przypisać zasoby produkcyjne i osoby. Na podstawie przygotowanej wzorcowej technologii, możliwe jest wygenerowanie zlecenia produkcyjnego, które jest odzwierciedleniem technologii. Pozwala ono na pełne modyfikacje marszruty produkcyjnej, nie wpływa jednak na definicję technologii. Zlecenia produkcyjne Zlecenie produkcyjne to podstawa całego procesu produkcyjnego. W nim definiowany jest produkt, który ma zostać wyprodukowany, a także jego ilość i termin realizacji. Zlecenie produkcyjne opisuje, z jakich materiałów zostanie wykonany produkt oraz sposób, w jaki będzie on wytwarzany. W enova365 formularz zlecenia zawiera zakładki dotyczące technologii, takie same, jak w oknie technologii. Zlecenie produkcyjne w systemie enova365 można tworzyć na dwa sposoby: poprzez wybór produktu – związana z nim domyślna technologia zostanie wybrana automatycznie, poprzez wybór technologii – występujące w niej produkty staną się pozycjami zlecenia. Co istotne, w jednej technologii, a tym samym w zleceniu, może wystąpić wiele produktów. Dokumenty rozchodu surowców i przyjęcia produktów mogą być generowane dla całego zlecenia, wskazanych operacji lub wybranych surowców bądź produktów. Można więc tworzyć je w miarę postępu realizacji zlecenia. Produkty mogą być przyjmowane w cenach ewidencyjnych albo w cenach rzeczywistych, opartych o kalkulację kosztu wytworzenia. Trzeba pamiętać, że dokładność w przygotowaniu produkcji przekłada się bezpośrednio na satysfakcję klientów oraz sukces biznesu. Kliknij to z enova365! Przygotuj technologię produkcji w enova365 Zarządzanie zasobami produkcyjnymi W procesie produkcyjnym zasobami są środki produkcji, ale też osoby biorące w nim udział. Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania ERP do zarządzania zasobami produkcyjnymi pozwala zoptymalizować zarówno proces produkcyjny, jak też procesy z nim powiązane. W efekcie możliwe jest terminowe realizowanie zleceń, skuteczne wykorzystanie zasobów, czy eliminacja wąskich gardeł w produkcji. W enova365 można wskazać zasoby produkcyjne niezbędne w danym procesie produkcyjnym. System zarządzania produkcją enova365 umożliwia także prowadzenie ewidencji pracowników i ich kompetencji, dzięki czemu można łatwo znaleźć specjalistów niezbędnych do wykonania zleceń, a następnie uwzględnić ich w momencie realizacji zlecenia produkcyjnego. Ponadto w systemie enova365 można wykonać analizy pokazujące obciążenie zasobów produkcyjnych. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie efektywności wykorzystania maszyn i procentowe przedstawienie danych informujące o tym, ile maszyny wykonały z tego, co teoretycznie są w stanie wykonać. (Na podstawie danych spływających z produkcji możemy ocenić efektywność realizacji zleceń). Planowanie produkcji Właściwie zaplanowana produkcja pozwala wykorzystać zasoby przedsiębiorstwa w najbardziej optymalny sposób, a więc taki, który przyniesie przedsiębiorstwu jak największe zyski. Planowanie produkcji daje możliwość uszeregowania operacji w zleceniach produkcyjnych w taki sposób, aby zasoby produkcyjne były wykorzystywane w odpowiednim czasie do realizacji zadań produkcyjnych. W efekcie proces planowania i organizacji operacji produkcyjnych przebiega w sposób pozwalający maksymalnie wykorzystać dostępne zasoby, zminimalizować przestoje oraz zapewnić terminową realizację zamówień. Planowanie operacji do poszczególnych maszyn i pracowników, a także koordynacja dostaw surowców, zarządzanie zapasami oraz monitorowanie postępów prac pozwoli na efektywne wykorzystanie wszystkich zasobów produkcyjnych firmy w odpowiednim czasie. Produkcja w enova365 umożliwia zaplanowanie zlecenia produkcyjnego przy uwzględnieniu zasobów produkcyjnych. Podgląd planowanych prac prezentowany jest w postaci wykresu Gantta. Zakładka Gantt prezentuje operacje technologiczne wraz z zależnościami pomiędzy nimi na osi czasu. Ponadto planowanie optymalnego zapotrzebowania na surowce pozwala uniknąć gromadzenia nadmiernych zapasów, a także niewystarczającego zaopatrzenia. Zbyt duży zapas surowców może bowiem prowadzić, między innymi, do zwiększenia kosztów magazynowych, czy ryzyka posiadania przestarzałych zapasów. Z kolei niewystarczające zapasy wiążą się z negatywnymi konsekwencjami w postaci trudności w terminowym realizowaniu zamówień, przerw w produkcji bądź pogorszenia relacji z klientami. Rozwiązania wspierające zarządzanie odpadami produkcyjnymi Nowoczesne rozwiązania informatyczne, jak system zarządzania produkcją enova365, są w stanie wspierać procesy produkcyjne, zapewniając odpowiednio wysoką jakość oraz ciągłość produkcji. Produkcja enova365 został wyposażony w funkcjonalności wspierające wytwarzanie jakościowych wyrobów oraz zapobieganie marnowaniu surowców. Mowa między innymi o rejestracji odpadów produkcyjnych. Odpady produkcyjne traktowane są jako te elementy produkcji, które są efektem ubocznym realizacji procesu produkcyjnego. Dzięki enova365 możliwa jest ewidencja odpadów, co może wpływać na ostateczny koszt wytworzenia produktu. Podsumowanie Odpowiednio zoptymalizowany proces produkcyjny to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Systemy zarządzania produkcją pełnią w jego osiągnięciu zasadniczą rolę. Nowoczesny i wydajny system ERP enova365 może znacząco poprawić efektywność operacyjną oraz jakość wyrobów.

Rozwój technologii biznesowych to sprawa kluczowa dla usprawnienia narzędzi, jakimi posługuje się przedsiębiorstwo. W jakich kierunkach rozwijać się będą systemy ERP? 2025 rok upłynie pod znakiem chmury, integracji systemów ERP z systemami dziedzinowymi oraz technologii RPA, której możliwości coraz częściej będą uzupełniane innymi technologiami: sztuczną inteligencją, uczeniem maszynowym i modelami językowymi.  Transformacja ERP – jak zmieniają się systemy do zarządzania firmą? Jak zmienią się systemy ERP w 2025 roku? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, porozmawialiśmy z liderami i ekspertami ze społeczności Sonety, producenta systemów ERP enova365 i TRIVA. Uważają oni, że systemy ERP nadal będą ewoluować, żeby sprostać rosnącym wymaganiom środowiska biznesowego. Istotną rolę, jak dotychczas, odgrywać będzie w nich robotyczna automatyzacja procesów (RPA). Choć w systemach ERP coraz częściej stosowana będzie także sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe czy analiza predykcyjna.  Ważnym trendem w branży ERP 2025 roku będzie nadal coraz powszechniejsze korzystanie z systemów ERP w modelu chmurowym. Wyzwaniem dla producentów oprogramowania będziedostosowywanie systemów do zarządzania firmą do zmian w regulacjach narzucanych przez ustawodawców, czego niezmiennie oczekują klienci. Dzięki temu, nowoczesne systemy ERP będą w jeszcze większym stopniu przewidywać przyszłe potrzeby firm i automatyzować powtarzalne procesy. Transformacja systemów ERP w 2025 roku umożliwi korzystającym z nich firmom lepsze wykorzystanie zasobów oraz da możliwość szybszego podejmowania lepszych strategicznych decyzji. Dalsza migracja do chmury Migracja do chmury staje się standardem w strategiach IT przedsiębiorstw na całym świecie. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta i będzie korzystać z systemów ERP w chmurze. Przypomnijmy, że ogromną zaletą tego modelu korzystania z systemu ERP jest to, że zdejmuje z firmy obowiązki związane z administracją systemu i jego zabezpieczeniem. Jeżeli firma zdecyduje się na pełny SaaS, czyli nie tylko wynajmie serwery, ale wykupi dostęp do systemu ERP w formie subskrypcji, zyska dostęp do programu i jego funkcji bez wysokich kosztów, w zamian za abonament. ERP w chmurze wiąże się także z pakietem usług, takich jak upgrade oprogramowania lub np. zarządzanie operacyjne częściami systemu. W modelu chmurowym firmy mogą korzystać nie tylko z systemu ERP, ale także całego ekosystemu rozwiązań, z którymi będzie on powiązany. Według badań Gartnera w 2024 roku globalne wydatki na usługi chmurowe osiągają pułap ponad 600 miliardów dolarów, co stanowi wzrost o około 20% w porównaniu z rokiem poprzednim. Jednocześnie raporty wskazują, że aż 85% firm korzysta już z rozwiązań chmurowych, z czego blisko 50% wprowadziło model hybrydowy. Popularność chmury hybrydowej jest spowodowana zdolnością do łączenia zalet chmury publicznej z bezpieczeństwem i kontrolą nad zasobami lokalnymi. Dotyczy to przede wszystkim: elastyczności: chmura umożliwia skalowanie zasobów w zależności od bieżących potrzeb firmy, co pozwala firmie szybko reagować na zmiany w zapotrzebowaniu, bezpieczeństwa: dostawcy chmurowi oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, monitoring zagrożeń w czasie rzeczywistym i regularne aktualizacje, dostępu w czasie rzeczywistym: pracownicy i zespoły mogą korzystać z danych i aplikacji z dowolnego miejsca na świecie, skalowalności i dostępności: mniej wrażliwe zasoby można przenieść do chmury publicznej, co pozwala na elastyczne wykorzystanie mocy obliczeniowej i obniżenie kosztów, szybkości reakcji: w razie potrzeby dodatkowe zasoby mogą być błyskawicznie wdrożone z chmury publicznej, W związku z zaletami korzystania z systemu ERP w modelu chmurowym firmy oczekują takiej oferty od producentów, a dobrzy dostawcy systemów ERP ją zapewniają. Jednocześnie – jak enova365 – oferując także rozwiązania on-premise. Łatwa integracja z systemami dziedzinowymi wpisana w DNA dobrych systemów ERP Do pewnego momentu uważano, że systemy ERP mają zagospodarować wszystkie obszary działania firm. Obecnie tak nie jest. Ponieważ potrzeby firm są różnorodne, żeby je zaspokoić powstają programy dziedzinowe, wyspecjalizowane w obsłudze jakiegoś obszaru działania organizacji. Mogą to być narzędzia, wspierające zarządzanie magazynem (WMS), projektowanie (CAD), czy zarządzanie efektywnością (EPM). Kluczem do efektywnego wykorzystania tych rozwiązań jest integracja z systemami ERP, które pełnią funkcję centralnych hubów zarządzających informacjami w organizacji. Konsolidują też i automatyzują obejmujące całą firmę procesy – np. finansowo-księgowe i kadrowe. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii (API czy webservice) proces łączenia systemów już na etapie projektowania jest prosty i intuicyjny. Przykładem są platformy zakupowe, które od podstaw projektowane są z myślą o łatwej integracji z systemami ERP. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać ich potencjał, automatyzując procesy zakupowe i skracając czas realizacji zamówień. Podobnie jest w przypadku systemów WMS, które zarządzają logistyką magazynową, czy narzędzi CAD wspierających proces projektowania. Integracja tych systemów z ERP pozwala na bieżący przepływ informacji między różnymi działami firmy, eliminuje silosy informacyjne i usprawnia współpracę. Dane o zapasach, wymaganiach produkcyjnych czy statusie projektów są dostępne w jednym miejscu, co zwiększa efektywność operacyjną. Współczesne narzędzia wspierające biznes mają integrację wpisaną w swoje DNA. Oznacza to, że firmy mogą śmiało korzystać z ich zalet, nie obawiając się technicznych barier. Dzięki temu system ERP może być elastyczną platformą, która rośnie wraz z potrzebami organizacji. Szybkie reagowanie systemów ERP na zmiany prawne Krajowi producenci systemów ERP, tacy jak enova365 czy TRIVA dostosowywanie oprogramowania do zmian w przepisach mają wpisane w DNA. Dostarczają zmiany w oprogramowaniu, które umożliwiają firmom działanie zgodne z przepisami już w momencie, gdy takie zmiany wchodzą w życie.  Z drugiej strony, globalni producenci systemów ERP nie dostosowują ich do zmian w prawie na rynkach lokalnych. Spoczywa to raczej na ich partnerach wdrożeniowych i z punktu widzenia klientów, wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Podsumowując, krajowi producenci systemów ERP dostosowują się do zmian o wiele szybciej, a ich klienci nie muszą za to dodatkowo płacić. Firmy oczekują gotowości systemów ERP do spełnienia krajowych wymogów prawnych – takich jak KSeF, JPK CIT czy e-doręczenia – ale także tych narzucanych przepisami Unii Europejskiej, takich jak ISO, ESG, work-life balance czy tworzenie krajowych repozytoriów e-faktur. Dotyczy to nie tylko Polski, ale także innych krajów Europy – Niemiec czy Francji – więc można powiedzieć, że szybkie dostosowywanie systemów ERP do zmian prawnych to trend światowy. Sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe (ML) i analiza predykcyjna coraz częściej w systemach ERP Coraz więcej producentów systemów ERP mówi „wykorzystujemy sztuczną inteligencję” – na ile ta technologia jest już realnym wsparciem w systemach ERP? Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest AI. Jest to technologia, która w odróżnieniu od RPA (robotic process automation), bazującej na pewnych algorytmach, uczy się, czyli przyswaja informacje i wykorzystuje je w określonym kontekście oraz doskonali swoje działanie. Tworzy coś nowego na podstawie tego, czego się nauczyła, a działa szybko, więc jest ekonomicznie uzasadniona. Choć RPA świetnie sprawdza się w systemach ERP, jako narzędzie automatyzujące różne procesy, producenci systemów ERP coraz częściej zaczynają wykorzystywać również: uczenie maszynowe – dzięki któremu komputery uczą się i podejmują decyzje na podstawie danych, choć nie są zaprogramowane do wykonania konkretnego zadania, modele językowe – przetwarzanie języka naturalnego umożliwia komputerom interpretację, uczenie się i generowanie ludzkiego języka, algorytmy predykcyjne – analizują historyczne dane i scenariusze i na tej podstawie prognozują przyszłe trendy, zachowania czy wydarzenia. Gdzie sztuczna inteligencja może znaleźć zastosowanie w systemach ERP? Sprawdzi się tam, gdzie odpowiedź nie musi być bardzo precyzyjna. Na przykład jako: pomoc kontekstowa – na podstawie zapytania wpisywanego do czatu będzie można uzyskać pomoc, jak wykonać jakieś działanie w systemie ERP, wsparcie działu sprzedaży – AI można wykorzystać do streszczania korespondencji i rozmów z klientami, co przyspieszy pracę konsultantów; system może też podpowiedzieć, jak wyglądają relacje z danym klientem – czy jest do firmy nastawiony pozytywnie; personalizacja panelu użytkownika – na podstawie cyklicznych działań danej osoby, system ERP mógłby proponować, jaki interfejs jest dla niej najlepszy; np. na podstawie tego, z jakich analiz korzystasz w BI, AI mogłaby przygotowywać potrzebne raporty i je wyświetlać; wsparcie działu obsługi klienta – sztuczna inteligencja mogłaby podać najczęstsze rozwiązania problemów; proponowanie ścieżek rozwoju karier na podstawie przebytych szkoleń i podjętych działań; prognozowanie sprzedaży w oparciu o wieloletnie dane historyczne; utrzymanie predykcyjne – na podstawie danych zbieranych z maszyn systemy ERP z AI mogłyby monitorować stan maszyn w czasie rzeczywistym i przewidywać potencjalne awarie. Technologia RPA nadal będzie grała w systemach ERP pierwsze skrzypce Jak wynika z powyższego, systemy ERP mogą jeszcze lepiej niż dotychczas wspierać biznes, wykorzystując elementy sztucznej inteligencji. Warto jednak pamiętać, że obecnie sztuczna inteligencja może być tylko jednym z narzędzi wykorzystywanych w systemach do zarządzania przedsiębiorstwem. Zanim zacznie dla nas „pracować” musimy ją „nauczyć” odpowiednich działań. Dla przykładu, żeby wykorzystać AI do harmonogramowania produkcji najpierw musi ona poznać wiele tysięcy poprawnych ułożeń harmonogramów, a to wymaga dużych nakładów. Dlatego obecnie AI sprawdza się szczególnie w procesach, przy których nie jest istotna duża precyzja. Tam, gdzie kluczowa jest dokładność, a zadania są czasochłonne i powtarzalne nadal lepiej sprawdza się na ten moment technologia RPA. Dotyczy to na przykład wielu procesów księgowych, kadrowych czy harmonogramowania produkcji. Wdrożenie systemów ERP, które wykorzystują RPA w wielu obszarach pozwala znacząco usprawnić i przyspieszyć codzienne operacje. Jak duża jest ta korzyść? Według szacunków Gartnera, rozwiązania RPA pozwalają na natychmiastowe obniżenie kosztów pracowniczych nawet o 25-40%. Z kolei, badania przeprowadzone przez McKinsey sugerują, że wdrożenie RPA może wygenerować ROI na poziomie 30-200% już w pierwszym roku po wdrożeniu. Jednym z nowoczesnych rozwiązań ERP jest enova365 – system, który oferuje szereg możliwości dla firm działających w każdej branży, bez względu na ich wielkość i poziom skomplikowania struktury organizacyjnej. System enova365 jest wyposażony we wszystkie narzędzia, które są potrzebne do zarządzania pracą, integracji z zewnętrznymi narzędziami i wykorzystywania nowoczesnych technologii. Jeżeli zastanawiasz się czy w enova365 jest obecny AI, odpowiadamy: pracujemy w tle nad rozwiązaniem dobrze dostosowanym do potrzeb naszych użytkowników.

Grupa ERBUD chciała usprawnić obsługę kadrową około 3000 pracowników i rozliczanie kosztów projektów, realizowanych w 5 krajach. Rozwiązaniem było jednoczesne wdrożenie modułu kadrowo-płacowego enova365 i finansowo-księgowego Microsoft Dynamics365 dla kilkunastu spółek grupy. W efekcie większość procesów kadrowych przebiega automatycznie, a dwukierunkowy przepływ informacji na linii kadry-księgowość jest szybki i bezbłędny. Case study wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD w pigułce WYZWANIE Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych w kilkunastu spółkach grupy kapitałowej działających w 5 krajach  Automatyzacja procesów finansowo-księgowych Automatyzacja raportowania Jednoczesne wdrożenie i migracja danych w kilkunastu spółkach grupy Możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb Grupy ERBUD Spełnienie wymagań polskiego prawa pracy i przepisów sektorowych REZULTAT Większość procesów tzw. twardego HR w Grupie ERBUD przebiega automatycznie, w tym rozliczanie wynagrodzeń pracowników pracujących za granicą  Koszty wynagrodzeń i umów kontraktowych są automatycznie przyporządkowywane do miejsc ich powstawania, m.in. dzięki zintegrowaniu modułu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Z systemu można łatwo wygenerować potrzebne raporty kadrowo-płacowe i kontrolingowe Płynny przebieg wdrożenia i migracji danych Nowe rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia integrowanie w systemie nowych struktur organizacyjnych, np. przejmowanych spółek  Grupa ERBUD korzysta z programu kadrowo-płacowego, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami Najważniejsze informacje o Grupie ERBUB Grupa ERBUD specjalizuje się w budownictwie kubaturowym, zielonej energii, serwisie dla przemysłu i prefabrykacji drewnianej. Ma ponad 34 lata doświadczenia w Polsce i w krajach Europy Zachodniej. Spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej – ERBUD SA i ONDE – notowane są na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych.  ERBUD jako jedyna spółka budowlana figuruje w prestiżowym rejestrze EMAS, to najwyższe unijne wyróżnienie w obszarze ekologii, a w 2022 r. znalazła się na prestiżowej liście „World’s Best Employers” amerykańskiego magazynu „Forbes”. Do flagowych realizacji spółki należą m.in. Galeria Młociny, Hala Koszyki, Szpital Południowy czy biurowiec Royal Wilanów w Warszawie. Grupa ERBUD zrealizowała także Morskie Centrum Nauki w Szczecinie, Basecamp we Wrocławiu, Centrum Dystrybucyjne Lidl w Stargardzie czy Spalarnię Odpadów Komunalnych w Koninie. Wymagania Grupy ERBUD wobec systemu ERP1. Dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijającej się grupy kapitałowejSpółki wchodzące w skład Grupy ERBUD intensywnie się rozwijają – zarówno organicznie, jak i przez przejęcia. Co więcej, podmioty wchodzące w skład grupy działają w różnych obszarach – od serwisu dla przemysłu, przez prefabrykację z drewna, po branżę OZE. Stanowi to wyzwanie dla systemu ERP, który musi umożliwić automatyzację procesów oraz konsolidację i centralizację danych w tych wszystkich obszarach, a jednocześnie być na tyle elastyczny, by dało się go łatwo dostosować do bieżących potrzeb grupy.  O tym, jakim wyzwaniem było wdrożenie systemu ERP w Grupie ERBUD mówi Dariusz Grzeszczak, prezes Grupy ERBUD. Block Quote 2. Cyfryzacja procesów kadrowych, których organizacja często ulega zmianie ze względu na zmiany prawne w Polsce Jednocześnie wyzwaniem dla Grupy ERBUD było spełnienie wymagań polskiego prawa w obszarze kadrowo-płacowym w możliwie efektywny sposób. Oprócz globalnego systemu ERP, firma szukała więc także modułu kadrowo-płacowego, który jest na bieżąco dostosowywany do kadrowych przepisów sektorowych w Polsce i pozwala zdigitalizować związane z nimi procesy, a który jednocześnie można zintegrować z globalnym oprogramowaniem ERP. 3. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń i przypisywania ich do miejsc powstawania kosztów Żeby móc zautomatyzować procesy kadrowe i płacowe w Grupie ERBUD konieczna była wymiana danych między modułem kadrowo-płacowym enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Potrzebna więc była ich integracja. Wybór systemów ERP: Microsoft Dynamics365 i enova365 Stosownie do rangi Grupy ERBUD i jej międzynarodowego charakteru wybrano do obsługi finansów i księgowości oraz działalności operacyjnej system ERP, dostarczany na cały świat – Microsoft Dynamics365.  Natomiast dla spełnienia wymagań polskiego prawa pracy oraz kadrowych przepisów sektorowych zdecydowano o potrzebie wdrożenia systemu kadrowego, który: ma odpowiedni potencjał technologiczny, umożliwia integrację procesów z różnych systemów i dwukierunkową wymianę danych,  gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, jest ciągle rozwijany, dzięki czemu nadąża za wyzwaniami rynku i wspomnianymi wyżej zmianami w przepisach.  Wybór padł na moduły enova365: Kadry, Płace i HR, Pulpity pracownika i kierownika oraz Business Intelligence i moduł dodatkowy: Ewidencja umów B2B. Wymagania wobec przebiegu wdrożenia systemu kadrowo-płacowego – czyli co musiała zapewnić firma wdrożeniowa? Oprócz wspomnianej wyżej zgodności z przepisami i elastyczności, umożliwiającej integrację z Microsoft Dynamics365, system kadrowo-płacowy dla Grupy ERBUD musiał spełnić jeszcze inne wymagania. Po pierwsze, firma wdrożeniowa musiała być w stanie wdrożyć program kadrowo-płacowy jednocześnie w kilkunastu spółkach Grupy. Chodziło o to, żeby zespoły kadrowe z różnych spółek mogły pracować na jednym systemie kadrowo-płacowym.  Zachowana musiała być ciągłość ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych. Migracja danych dla wszystkich spółek Grupy ERBUD musiała się odbyć w tym samym czasie, z gwarancją wsparcia powdrożeniowego. Dla Grupy ERBUD niezbędnym kryterium przy wyborze programu kadrowo-płacowego i firmy wdrożeniowej była także możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb. Chodziło, na przykład, o szybkie włączanie do wspólnej systemowej bazy danych nowych struktur organizacyjnych – spółek, które mogłyby zostać przejęte w przyszłości – lub nowych podmiotów powstałych na skutek fuzji.  Rozwiązanie – wdrożenie modułu Kadry Płace i HR enova365 przez KOMAKO Wdrożeniem oprogramowania enova365 zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner Sonety, producenta systemu ERP enova365, który dobrze zna potrzeby branży budowlanej.  Zespół KOMAKO zaczął pracę od analizy wymagań klienta, a następnie dostosował oprogramowanie do potrzeb i je skonfigurował. Kolejnym etapem była migracja danych oraz integracja systemu z Microsoft Dynamics365.  Krok 1 – analiza wymagań klienta W pierwszym kroku zespół KOMAKO zebrał wymagania biznesowe klienta. Na tym etapie ustalono więc najważniejsze funkcje, jakie nowe rozwiązanie powinno posiadać, żeby idealnie wpisać się w jego potrzeby. Krok 2 – dostosowanie enova365 do potrzeb Grupy ERBUD Choć moduł kadrowo-płacowy enova365 zawiera kompletny zestaw funkcji z obszaru tzw. twardego HR, żeby idealnie wpisywał się w potrzeby Grupy ERBUD konieczne było rozbudowanie go o dodatkowe możliwości na etapie konfiguracji systemu.  W tym celu wdrożeniowcy opracowali dopasowane do potrzeb grupy raporty kadrowe, rozbudowali zestaw elementów wynagrodzeń i definicje stanowisk oraz wykonali dedykowane rozszerzenia – na przykład moduł rezerw urlopowych i emerytalnych. Skonfigurowali także ewidencję kadrową i sposób rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji czasu przy projektach. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób zespół KOMAKO dostosował enova365 do potrzeb grupy ERBUD w kluczowych obszarach. Krok 3 – integracja modułu Kadry Płace enova365 z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Integracja miała na celu zapewnienie wielokierunkowej wymiany danych między modułem Kadry Płace enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Było to niezbędne między innymi w celu automatyzacji następujących procesów. Księgowania list płac w oparciu o rozliczone wypłaty i na podstawie 4 różnych sposobów ewidencji czasu pracy Czas pracy mógł być rozliczany na podstawie wydziału, indywidualnego podzielnika na kartotece pracownika, podzielnika dla elementu wynagrodzeń lub dla strefy czasu pracy w kalendarzu pracownika.  Analizowania i raportowania kosztów w oparciu o centra kosztów Zespół KOMAKO musiał zapewnić dwukierunkową międzysystemową wymianę informacji o projektach, miejscach powstawania kosztów, rodzajach kosztów oraz datach i statusach projektów. Na podstawie tych pierwszych trzech zmiennych tworzone są automatycznie centra kosztów, jednostki organizacyjne i elementy struktury organizacyjnej, zgodnie ze standardami grupy i potrzebami spółek. Powiązania środków trwałych z centrami kosztów Obsługa rozbudowanych ewidencji centrów kosztów (CK) w powiązaniu ze środkami trwałymi miała umożliwić rejestrację czasu pracy na tak rozbudowane CK. Chodziło też o podział kosztów na pracowników umysłowych i fizycznych oraz według rodzajów realizowanych prac.  Krok 4 – integracja enova365 z systemem workflow Webcon Zespół KOMAKO musiał zapewnić wymianę informacji pracowniczych między enova365 a systemem Webcon, takich, jak np. informacje o nieobecnościach oraz umowach zawartych z pracownikami i ich rozliczeniu.  Funkcje enova365, rozbudowane na etapie wdrożenia, szczególnie istotne dla Grupy ERBUD 1. Ewidencja czasu pracy przy projektach Klient chciał ewidencjonować czas pracy na wiele sposobów. Ponieważ w spółkach serwisowych Grupy ERBUD pracownicy jednego dnia są zaangażowani w kilka projektów, a w spółkach wykonawczych, przez kilka miesięcy zajmują tym samym projektem, żeby umożliwić adekwatną do potrzeb ewidencję czasu pracy dostosowano Pulpity kierowników, pracujących na budowach w Polsce i za granicą. Posłużył do tego specjalny dodatek ENOKO.Zestawienia Czasu Pracy. Pozwala on m.in. na: rozszerzenie ewidencji czasu pracy nad projektami pracowników szeregowych i ich kierowników,  ewidencjonowanie ocen pracowników, tworzenie arkuszy premiowych na podstawie zarejestrowanego czasu i ocen, nadanie Pulpitom kontekstu budowy – projektu realizowanego przez spółkę z Grupy, rejestracja czasu pracowników – w kraju i oddelegowanych do pracy za granicą, wyliczanie diet i premii dziennych, obliczanie kluczy podziałowych wykorzystywanych do księgowań list płac, oparcie rozwiązań na strukturach organizacyjnych. 2. Obsługa umów B2B, raportowanie i wsparcie weryfikacji danych Zgodnie z potrzebami Grupy ERBUD zespół KOMAKO wprowadził ewidencję umów kontraktowych czyli umów B2B i innych (np. pełnomocnictwa czy powierzenia). Do każdej umowy konsultanci zdefiniowali element rozliczający, który umożliwia weryfikację czasu trwania i powtarzalność elementu w jednostce czasu.  Każdy element rozliczający alokuje koszty związane z umowami według przyjętej logiki. Program obsługuje na przykład następujące procesy workflow: czy jest umowa,  czy jej wartość jest zgodna z umową, alokacja wartości elementu wg umowy, ile godzin przypada do rozliczenia i do jakiego centrum kosztów przyporządkować dany koszt. Rozwiązanie wyposażono też w rozbudowany system weryfikacji, który wymaga wpisania określonych danych lub blokuje wartości niezgodne z założeniami weryfikatorów. W ramach grupy kapitałowej kilkunastu podmiotów weryfikowana jest np. kontrola zatrudnienia i spójność umów.  Wsparcie KOMAKO objęło także m.in.: wspieranie działów kadr spółek w obsłudze przejść pracowników w grupie – między podmiotami, wykonanie setek zindywidualizowanych raportów kadrowych, płacowych i kontrolingowych,  wprowadzenie automatycznych powiadomień e-mailowych np. o uprawnieniach, badaniach lekarskich, BHP, wydłużających się zwolnieniach czy urodzinach pracowników.  zautomatyzowanie wysyłki deklaracji PIT, IMIR oraz pasków wynagrodzeń pracowników.  3. Rozliczanie pracowników oddelegowanych System enova365 rozbudowany o dodatki partnerskie KOMAKO usprawnia rozliczanie pracowników, pracujących na kontraktach zagranicznych. Obejmuje to rozliczanie wynagrodzeń pracowników oddelegowanych, w tym: naliczanie podatku belgijskiego wraz z ewidencją i naliczaniem belgijskich ulg podatkowych,  rozliczanie nadgodzin wg reguł danego kraju np. – Francja czy Norwegia,  weryfikację rejestracji czasu pracy dot. specyfiki krajów oddelegowania. Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD – efektywny przepływ informacji, komfort pracowników, mniej papieru Proces wdrożenia zrealizował stawiane przed nim cele. Nie tylko zautomatyzowano i zdigitalizowano procesy kadrowo-płacowe w kilkunastu spółkach Grupy ERBUD, ale także zapewniono dwukierunkową wymianę danych między systemami. Dzięki temu przepływ informacji jest szybki i bezbłędny, a kadrowych i księgowych w wielu czynnościach zastępuje system informatyczny. Co  więcej, dzięki łatwemu raportowaniu menedżerowie mogę opierać swoje decyzje na danych.   Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD podsumowuje Dariusz Grzeszczak, jej prezes. Block Quote

Decyzja o sposobie wdrażania systemu ERP to jeden z wielu wyborów, którego dokonać muszą liderzy w związku z implementacją systemu ERP. Sprawdź, jakie są wady i zalety uruchamiania systemu ERP etapami oraz jednoczesnego go-live wszystkich modułów. Które podejście doradzają Autoryzowani Partnerzy Sonety – producenta systemu ERP? Metoda wdrożenia systemu ERP wpływa na czas, koszty i powodzenie całego projektu Zacznijmy od wyjaśnienia, że go-live to dzień, w którym organizacja zaczyna korzystać z nowego systemu ERP – wprowadza do niego dane i rejestruje w nim zdarzenia gospodarcze. Od tego, czy firma decyduje się jednocześnie uruchomić wszystkie wdrażane moduły systemu ERP, czy tylko wybrane zależy między innymi: czas trwania wdrożenia systemu ERP – jednoczesny go-live wszystkich modułów trwa krócej, niż wdrażanie etapami, a wszystkie procesy są szybko zintegrowane w jednym systemie, koszty wdrożenia – przy jednoczesnym go-live wielu modułów trzeba zapewnić wsparcie konsultantów we wszystkich działach, których dotyczy wdrożenie, co wiąże się z koniecznością zapewnienia większego budżetu, powodzenie projektu wdrożenia – jeżeli przy uruchomieniu całego systemu ERP w jednym momencie wystąpią błędy, może dojść do zablokowania kluczowych procesów w firmie i jej paraliżu.  Wybór metody wdrożenia systemu ERP jest więc ważny dla organizacji wdrażającej z wielu powodów, a każda z nich ma swoje zalety i wady. Co w kwestii wyboru metody wdrożenia systemu ERP doradzają Autoryzowani Partnerzy Sonety – producenta systemu ERP enova365?  Alt One: Stawiamy na elastyczność, dostosowując metodykę do potrzeb klienta Decyzja o sposobie wdrożenia ERP zależy od charakterystyki projektu, priorytetów biznesowych i dostępnych zasobów. W Alt One stawiamy na elastyczność, dostosowując metodykę do potrzeb klienta. Najczęściej stosujemy model kaskadowy, który dzieli wdrożenie na etapy: analiza wymagań, projekt systemu, implementacja, testy i uruchomienie. Dzięki temu mamy jasno określone cele, harmonogram i pełną kontrolę nad budżetem. Bazując na 20-letnim doświadczeniu i setkach zrealizowanych wdrożeń, opracowaliśmy własną metodykę projektową, którą szczegółowo omawiamy z klientami już podczas wstępnych rozmów.   Zakres etapów powinien odzwierciedlać naturalny przebieg procesu wdrożeniowego oraz priorytety, które ustalamy z klientem na etapie analizy.  W jednych projektach naturalne jest uruchamianie równoległe kilku modułów. Dzięki temu klient ma szansę przetestować kompletnie działający system w warunkach przedprodukcyjnych, co pozwala na wychwycenie i skorygowanie ewentualnych niedoskonałości.  Z kolei w innych sytuacjach, gdzie zależności między modułami są mniej istotne lub gdy zakres prac do uruchomienia jednego modułu jest bardzo rozbudowany, wdrażamy system przyrostowo. Oddajemy jeden obszar, a następnie przechodzimy do kolejnego, co daje czas na dogłębne przetestowanie każdego elementu. Kluczowe czynniki przy wyborze metody to: zakres projektu – czy moduły mogą działać niezależnie? priorytety biznesowe – które obszary wymagają natychmiastowych zmian? zasoby i czas – jakie zaangażowanie może zapewnić klient? Podsumowując, kluczem do sukcesu we wdrażaniu ERP jest współpraca i wspólne planowanie. W Alt One nasze podejście opiera się na elastyczności, precyzji i stałym kontakcie z klientem, co sprawia, że proces wdrożeniowy kończy się sukcesem. COM@COM: Nasza praktyka jednoznacznie wskazuje na przewagę podejścia hybrydowego W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym wdrożenie systemu ERP staje się kluczowym procesem transformacji cyfrowej. Nasza praktyka, jako autoryzowanego partnera systemu enova365, jednoznacznie wskazuje na przewagę podejścia hybrydowego. Dlaczego metoda hybrydowa? Metoda hybrydowa stanowi odpowiedź na kluczowe wyzwania współczesnych transformacji cyfrowych, łącząc w sobie najskuteczniejsze mechanizmy klasycznych i zwinnych metodyk zarządzania projektami.  Jej przewaga wynika z kilku fundamentalnych atutów, które czynią ją najefektywniejszym podejściem we wdrażaniu systemów ERP. Hybrydowość metody pozwala na dynamiczne reagowanie na zmienne warunki projektu. W przeciwieństwie do sztywnego modelu kaskadowego (waterfall) czy nadmiernie płynnego podejścia zwinnego (agile). Jest to szczególnie istotne w dużych projektach, gdzie im bardziej rozbudowana i skomplikowana jest struktura przedsiębiorstwa, tym większego znaczenia nabiera elastyczne podejście do implementacji systemu enova365. Chodzi przede wszystkim o zdolność do przeprowadzenia głębokiej analizy procesów biznesowych, które często przebiegają w sposób nieoczywisty i wielowątkowy. Organizacje o wysokim stopniu złożoności organizacyjnej charakteryzują się rozbudowanymi hierarchiami, licznymi powiązaniami między działami oraz zróżnicowanymi modelami komunikacji wewnętrznej. W takich przypadkach tradycyjne, sztywne metodyki wdrożeniowe zawodzą, generując ryzyko niepowodzenia projektu. Kluczowa staje się możliwość ciągłej adaptacji strategii, uwzględniającej specyfikę poszczególnych komórek organizacyjnych oraz ich wzajemne zależności. DPS Systems: Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia Czy odpalamy wszystkie moduły systemu jednocześnie, czy dzielimy uruchomienie na etapy? Obydwa podejścia są obarczone ryzykiem, które trzeba przeanalizować przed podjęciem decyzji. Decyzja powinna zapadać zawsze w organizacji wdrażającej, ponieważ to tutaj leży obowiązek zachowania ciągłości realizacji procesów biznesowych. Parametry projektowe, które należy uwzględnić to czas i budżet, natomiast parametry biznesowe to wielkość organizacji, złożoność procesów biznesowych oraz przygotowanie organizacyjne i mentalne pracowników do wdrożenia zmiany.   Jakie zalety i wady ma jednoczesny go-live wszystkich modułów? Przede wszystkim, uruchomienie przebiega jeden raz, co eliminuje wielokrotny stres organizacji przy implementacji zmiany. Metoda jednoczesnego go-live całego systemu jest trudna, ale przeprowadzona skutecznie daje znacznie szybszy efekt pracy całej organizacji “po nowemu”, redukując czas wystąpienia dodatkowego obciążenia zasobów.  Z drugiej strony, metoda ta nakłada konieczność zapewnienia przez dostawcę systemu ERP dużego zespołu wsparcia, aby każdy użytkownik w tym samym momencie mógł korzystać z doświadczenia konsultantów. Metoda pełnego go-live sprawdza się (lub wręcz jest konieczna), gdy organizacja nie może sobie pozwolić czasowo na wdrożenie etapowe, ale dysponuje relatywnie wysokim budżetem na zapewnienie wsparcia jednocześnie we wszystkich działach. Zaletą pełnego go-live jest też niewątpliwie (i jest to oszczędność) integralność pozyskiwanych w ten sposób danych w systemie. Dane wprowadzane w obszarach zakupów, magazynów, produkcji i sprzedaży są wzajemnie spójne, księgowość “widzi” od razu pełen obrót gospodarczy a wynagrodzenia pracowników oparte są na danych z produkcji.  Mówiąc krótko: takie rozwiązanie nie wymaga interfejsów komunikacyjnych pomiędzy wieloma programami jednocześnie. Przy tej metodzie łatwo jednak o błąd w planowaniu go-live, co w połączeniu z reaktywną identyfikacją ryzyk może przynieść efekt w postaci nieudanego startu systemu.  Jakie zalety ma go-live przeprowadzany etapami? Etapowość uruchomienia jest zawsze spokojniejsza od go-live jednoczesnego. Wymaga, jak każdy etap w projekcie, precyzyjnego planu, w którym koniecznie należy uwzględnić interakcje pomiędzy obszarami. Jeśli moduł finansowo-księgowy uruchamiamy bez magazynów i sprzedaży, to musimy opracować plan zasilenia nowej FK z innych eksploatowanych jeszcze obszarów.  Takie podejście wymaga często wykonania dodatkowych, tymczasowo działających interfejsów wymiany danych z innymi systemami, co wpływa na koszt projektu, wymagając dodatkowych analiz, programowania i testów. Metoda etapowa powoduje, że start całości systemu jest rozłożony w czasie, a przez to spokojniejszy. Dostawca angażuje w start pojedynczych modułów mniejsze zasoby, co rozkłada w czasie koszty wsparcia.  Go-live optymalnie Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia. Uruchamiamy jednocześnie kluczowe moduły systemu, które powinny z perspektywy procesowej pracować równolegle, a inne mniej istotne obszary funkcjonalne odsuwamy na kolejne etapy. Na przykład moduły finansowo-księgowy, magazynowy i sprzedażowy oraz elementy zarządzania MRP i zleceniami produkcyjnymi uruchamiamy jednocześnie, a elementy związane z planowaniem produkcji i sprzedaży, elementy CRM i B2B/B2C w kolejnych etapach. Na końcu, po uzyskaniu w systemie wielomiesięcznej struktury danych, uruchamiamy pierwsze analizy BI.   Takie podejście wydaje się optymalne zarówno dla dużych, jak i małych wdrożeń. Opracowanie planu uruchomienia jest i w tym przypadku konieczne i wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawcy na gruncie architektury całości rozwiązania. Kluczowa jest tutaj rola architekta rozwiązania po stronie dostawcy (czasem zwanego business solution owner), gdyż to on zna najlepiej funkcje i możliwości wdrażanego systemu, a jego business acumen pozwala rekomendować właściwe elementy planu uruchomienia.  Initius: Kluczowe jest staranne zaplanowanie procesu wdrożenia, zaangażowanie obu stron i regularna komunikacja Uruchomienie całego systemu ERP w jednym momencie – wady i zalety Decyzja o uruchomieniu całego systemu ERP w jednym momencie to zastąpienie dotychczasowych narzędzi nowym rozwiązaniem w całej firmie. To podejście ma swoje plusy, zwłaszcza w przypadku firm, które chcą uniknąć utrzymywania równoległych systemów. Kluczową korzyścią jest szybka integracja procesów, co pozwala na natychmiastowe korzystanie z pełni funkcjonalności systemu. Jednak takie podejście niesie ze sobą ryzyka.  W przypadku ewentualnych błędów może dojść do zablokowania kluczowych procesów i paraliżu przedsiębiorstwa. Złożoność projektu wymaga intensywnych przygotowań, testów i zaangażowania wszystkich działów. Należy też pamiętać, że ten model startu wymaga  od firmy wdrożeniowej odpowiednio licznego zespołu wdrożeniowego, aby zapewnić szybkie wsparcie w początkowym okresie pracy. Wdrażanie systemu ERP etapami Alternatywnym podejściem jest wprowadzanie ERP etapami. Pozwala to na przetestowanie systemu w mniejszej skali i stopniowe dostosowywanie go do specyfiki firmy. Modułowe wdrażanie minimalizuje ryzyko, a także rozkłada koszty wdrożenia w czasie, co może być korzystne dla mniejszych przedsiębiorstw. Dodatkowo pracownicy mają więcej czasu na naukę i adaptację, co zwiększa szanse na pełne wykorzystanie potencjału ERP. Z drugiej strony, etapowe podejście może prowadzić do tymczasowych utrudnień w komunikacji między modułami i wymaga utrzymywania równoległych procesów w niektórych obszarach. Niezależnie od wyboru strategii, kluczowe jest staranne zaplanowanie procesu wdrożenia, zaangażowanie obu stron i regularna komunikacja.  

Czy chcesz upewnić się, że Twoje procesy sprzedaży hurtowej działają wystarczająco dobrze? Webinar enova365 może rozwiać część wątpliwości.   Zarządzanie zamówieniami kontrahentów B2B, optymalizacja procesów przy dużych wolumenach i dynamiczne dostosowanie ofert dla różnych kontrahentów – to wyzwania sektora hurtowego. Dodatkowo, rosnące oczekiwania klientów B2B sprawiają, że konieczne stają się elastyczne mechanizmy cenowe i nowoczesne narzędzia wspierające procesy sprzedaży. Weź udział 20 listopada w bezpłatnym webinarze „Zarządzanie sprzedażą hurtową od A do Z. Praktyczne podejście do procesów handlowych z enova365”. Dowiesz się, jak dzięki enova365 możesz Zoptymalizować zarządzanie procesami sprzedażowymi, Zautomatyzować powtarzalne działania handlowe, Ułatwić pracę zespołu i poprawić efektywność operacyjną. Webinar jest skierowany do osób, które chcą poznać dobre praktyki prowadzenia sprzedaży hurtowej z wykorzystaniem enova365. To okazja, aby zobaczyć na żywo, jak enova365 działa w praktyce z perspektywy pracownika czy kierownika. Nasi eksperci omówią najważniejsze funkcje i przedstawią przykłady zastosowania enova365, które usprawnią procesy handlowe. Szczegóły webinaru Data: 20 listopada 2024 r. Godzina: 10:30 Format: online (bezpłatnie)   Agenda webinaru Wprowadzenie – w jaki sposób enova365 wspiera procesy handlowe B2B? Omówienie wyzwań w sprzedaży hurtowej B2B i wprowadzenie do enova365 jako kompleksowego narzędzia wspierającego te procesy. Zarządzanie zamówieniami w enova365 Przegląd możliwości zarządzania zamówieniami: od przyjęcia po realizację. Możliwości mechanizmu cenowego – elastyczność i personalizacja ofert w B2B Omówienie konfiguracji cenników i rabatów w zależności od typu klienta, historii współpracy i wolumenu zakupów. Personalizacja ofert dla kluczowych klientów oraz możliwości tworzenia dedykowanych promocji i zniżek. Integracje z enova365 – optymalizacja procesów dzięki łączeniu systemów Panel kontrahenta (platforma B2B) Przedstawienie możliwości samoobsługowego portalu dla kontrahentów. Jak platforma B2B ułatwia dostęp do informacji o produktach, zamówieniach, fakturach oraz umożliwia składanie zamówień. Różnorodne interfejsy w jednym systemie ERP – modułowe podejście enova365 Jak z enova365 zarządzać wieloma obszarami w jednym środowisku, dostosowując interfejsy do potrzeb różnych działów firmy. Rynek B2C i B2B w ramach jednego rozwiązania Omówienie funkcjonalności, które wspierają zarówno model B2B, jak i B2C. Przykłady zastosowań dla firm prowadzących działalność zarówno w kanale biznesowym, jak i bezpośrednio z klientami indywidualnymi. Zarejestruj się: https://www.enova.pl/webinar-sprzedaz-hurtowa/

Wdrożenie enova365 w 5-gwiazdkowym Hotelu Crystal Mountain pozwoliło na skrócenie czasu obiegu dokumentów o 50%, między innymi, dzięki automatycznej akceptacji aż 70% faktur. Rozwiązania wypracowane wspólnie z firmą XDeft umożliwiły też błyskawiczne reagowanie na fluktuacje cen produktów i redukcję kosztów zamówień. Sprawdź jak enova365 usprawnia zarządzanie w hotelarstwie. Najważniejsze informacje: Wyzwanie: Automatyzacja procesów, kluczowych dla funkcjonowania back office hotelu i usprawnienie jakości obsługi Rozwiązanie: Wdrożenie modułów Handel, Księgowość oraz Kadry Płace i HR enova365 Efekty: Integracja danych z kilku zewnętrznych systemów oraz automatyzacja procesów Korzyści: O 50% krótszy czas obiegu dokumentów oraz redukcja kosztów zamówień i oszczędność czasu pracowników dzięki automatycznej akceptacji 70% faktur.   Z jakimi wyzwaniami miał sobie poradzić system dla hotelu Crystal Mountain? Hotel Crystal Mountain, zlokalizowany w Wiśle jest największym tego rodzaju obiektem w tej części Polski. Ponad 400 pracowników może obsłużyć każdego dnia nawet 1 200 gości. Przyciąga ich nie tylko wyjątkowa architektura hotelu i widok na panoramę Beskidu oraz dolinę Wisły, ale też aqua park z otwartym sezonowo basenem zewnętrznym. Hotel może się pochwalić jedną z największych hotelowych sal zabaw w Polsce, małpim gajem, atrakcjami i animacjami, a także salonem z automatami do gier zręcznościowych, game roomem i salą z konsolami do gier multimedialnych. Po relaks można się wybrać do salonu dr Ireny Eris Beauty Partner. Zaplecze konferencyjne i restauracja z pięknym widokiem, pozwalają organizować duże eventy, a komfortowe pokoje są wyposażone we wszystko, co potrzebne do dobrego wypoczynku. Efektywne zarządzanie hotelem o tak dużych rozmiarach wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych, które ułatwią i przyspieszą. To one zautomatyzują kluczowe dla funkcjonowania hotelu procesy: zamówienia, obieg dokumentów księgowych oraz obsługę kadrowo-płacową około 400 pracowników. Z kolei, lepiej funkcjonujący back office pozwoli usprawnić jakość obsługi. Biorąc powyższe pod uwagę zarząd firmy postanowił wdrożyć system dla hotelu, który usprawni procesy zakupowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe i który można szybko wdrożyć. Wybór oprogramowania, które spełniłoby oczekiwania hotelu zajął około roku, o czym opowiada Tomasz Brenicki, dyrektor finansowy Hotelu Crystal Mountain. „Wybór nowego oprogramowania wynikał z potrzeby usprawnienia procesu zamówień poprzez wdrożenie nowego programu zakupowego. Po ponad rocznych badaniach rynku i zmianach organizacyjnych w hotelu, który rozpatrywał również możliwość wdrożenia nowego oprogramowania finansowo-księgowego, zdecydowaliśmy się na enova365. Kryteriami wyboru była kompleksowość systemu i szybkość wdrożenia, co było kluczowe, aby uniknąć przerwy w działalności. enova365 spełniła nasze oczekiwania”.   Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain – jak przebiegło? Hotel Crystal Mountain podjął decyzję o wdrożeniu trzech modułów enova365: Handel, Księgowość, Kadry Płace i HR. Wdrożenie programu enova365 w Hotelu Crystal Mountain przez firmę XDeft, Autoryzowanego Partnera enova365, składało się z 4 głównych etapów:  analizy potrzeb i zdefiniowania wymagań wobec systemu,  stworzenia i zatwierdzenia przez klienta planu wdrożenia, testów, wdrożenia i wsparcia powdrożeniowego. Proces wdrożenia przebiegł szybko i sprawnie, bo czas potrzebny na uruchomienie pojedynczego modułu udało się zamknąć w 2-3 miesiącach. O przebiegu wdrożenia opowiada Jarosław Dąbrowski, manager IT w Hotelu Crystal Mountain. „Wdrożenie enova365 przebiegło nadzwyczaj sprawnie. Pierwszym krokiem było spotkanie robocze i analiza potrzeb naszego zespołu, która pozwoliła na zdefiniowanie naszych wymagań branżowych. Następnie, po zatwierdzeniu spersonalizowanego planu wdrożenia przeszliśmy do testów, w czasie których XDeft elastycznie dostosowywał rozwiązania do naszych specyficznych wymagań. Testy były prowadzone dokładnie, a wszelkie uwagi szybko wcielane w życie. Ważnym elementem było również wsparcie powdrożeniowe, obejmujące kompleksowe szkolenie dla personelu oraz bieżące wsparcie techniczne”.  Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w Hotelu Crystal Mountain Wdrożenie enova365 w hotelu Crystal Mountain pozwoliło zrealizowało wszystkie zakładane cele. Zaobserwowano między innymi następujące korzyści: automatyzacja procesu zamówień: wdrożenie enova365 przez firmę XDeft pozwoliło zautomatyzować prawie 70% zamówień, redukcja kosztów zamówień: dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft hotel Crystal Mountain błyskawicznie reaguje na fluktuacje cen produktów, o 50% krótszy czas obiegu dokumentów, dzięki integracji systemów używanych do obiegu dokumentów i automatycznej akceptacji aż 70% faktur. oszczędność czasu pracowników działów kadr i płac dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych oraz integracji w jeden trzech dotychczas używanych systemów kadrowo-płacowych. Pracownicy mają wszystkie potrzebne dane pod ręką.   Jak nowy system dla hotelu Crystal Mountain oceniają jego pracownicy? Jakie możliwości enova365 szczególnie cenią pracownicy poszczególnych działów hotelu i dyrekcja? Przeczytaj, co mówią na ten temat. Krzysztof Staniszewki, dyrektor generalny Crystal Mountain: „Dla każdego działu i każdej komórki organizacyjnej szukamy rozwiązań, które ułatwią, przyspieszą, zautomatyzują kluczowe dla naszego funkcjonowania procesy, co pozwoli usprawnić jakość naszych usług od strony administracyjnej. W przypadku tych związanych z zakupami, obiegiem dokumentów oraz zarządzaniem pracownikami udało się to m.in. dzięki enova365”. Michał Kominek, kierownik działu zakupów i magazynu: „enova365 pozwoliła na zautomatyzowanie prawie 70% zamówień. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniom wypracowanym wspólnie z firmą XDeft jesteśmy w stanie szybko reagować na fluktuacje cen produktów i na bieżąco uaktualniać oferty kluczowych dostawców. Program ewoluuje wraz z naszymi potrzebami”. Agnieszka Krcal, kierownik działu księgowości i finansów: „Wdrożenie modułu Księgowość pozwoliło na integrację zewnętrznych systemów, których używaliśmy do obiegu dokumentów. Dzięki temu mogliśmy wdrożyć rozwiązanie, które faktycznie porównuje fakturę do pierwotnego zamówienia. Ta funkcjonalność pozwoliła na automatyczną akceptację 70% faktur, co skróciło ogólny czas obiegu dokumentów o połowę”. Hanna Nowak, kierownik działu personalnego: „Zaimplementowany moduł kadrowy dał nam opcję digitalizacji dokumentów pracowniczych. Dodatkowo, dzięki możliwości migracji danych między systemami udało się połączyć 3 istniejące systemy w jeden, co znacznie usprawniło pracę działu kadr. Dzięki możliwości importu czasu pracy z zewnętrznego systemu w końcu wszystkie potrzebne informacje mamy pod ręką w jednym miejscu”.  Jeżeli chcesz zmienić swój biznes tak jak Hotel Crystal Mountain, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak enova365 wspiera zarządzanie w turystyce i hotelarstwie.

Zastanawiasz się, jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Kluczem do sukcesu jest odpowiedni program. E-faktury można łatwo wystawić, pobrać oraz zautomatyzować związany z tym obieg dokumentów przy pomocy systemu ERP enova365. Co więcej, obsługa KSeF w enova365 jest w standardzie i nie trzeba za nią dodatkowo płacić. Sprawdź, jakie funkcje programu pomogą Ci sprawnie pobierać i wysyłać e-faktury. Wraz z wejściem w życie KSeF, zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane, czyli tzw. e-faktury.  Wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT będą mieli obowiązek wysyłania i odbierania faktur przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur. Program enova365 ma w standardzie (bez dodatkowych opłat) funkcje, które umożliwiają sprawną wysyłkę wystawionych w systemie faktur do KSeF oraz ich pobieranie z KSeF. Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony także w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Odpowiednio skonfigurowany program może automatycznie wysyłać e-faktury do KSeF lub je hurtowo pobierać. E-faktury – co trzeba wiedzieć? Podczas briefingu prasowego 19 stycznia 2024 r. Minister Finansów, Andrzej Domański, poinformował, że wdrożenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie nastąpi 1 lipca 2024 r. Choć termin wejścia w życie KSeF dopiero zostanie podany do wiadomości publicznej, warto kontynuować prace przygotowawcze do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych, by wdrożenie nowych procesów odbyło się bez pośpiechu. Nie da się ukryć, że przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga podjęcia szeregu czynności rozłożonych w czasie. Wczesne rozpoczęcie tych działań daje możliwość dokładnego zapoznania się z nowymi obowiązkami, dobrej organizacji nowych procesów, przetestowanie ich i finalne wdrożenie. Czas, jaki jeszcze pozostał można również zainwestować we wdrożenie systemów ERP klasy biznes, jak enova365, który już teraz jest przystosowany do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, a wszystkie funkcje związane z obsługą e-faktur dostępne są bez dodatkowych opłat, w ramach aktualnej licencji. Przypomnijmy: Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura taka ma postać pliku w formacie XML, który posiada ustaloną strukturę zgodną z publikowanym przez Ministerstwo Finansów szablonem (schemą). Jakie funkcje powinien mieć system do wystawiania faktur, żeby umożliwić sprawną komunikację z KSeF? Jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Przede wszystkim trzeba zadbać o to, żeby firmowy system do wystawiania faktur był wyposażony w funkcje, umożliwiające sprawną komunikację z KSeF. Z tego powodu producenci systemów informatycznych, tacy jak Soneta, producent enova365, dostosowują je, aby w pełni obsługiwały procesy związane z obowiązkami, jakie narzuca Krajowy System e-Faktur. Funkcje, pozwalające na sprawną obsługę KSeF można podzielić na dwa rodzaje: podstawowe, do których zaliczamy przygotowanie faktury ustrukturyzowanej i komunikację z KSeF, dzięki której faktury będą wysyłane do i odbierane z systemu, dodatkowe, które polegać będą przede wszystkim na automatyzacji czynności związanych z KSeF. Przygotowaną w systemie finansowo-księgowym fakturę lub pakiet faktur ustrukturyzowanych należy przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur. Żeby ten proces usprawnić w systemie enova365, przygotowany został zestaw następujących czynności: Eksport – umożliwia wygenerowanie komunikatu KSeF dla zaznaczonych dokumentów. Wyślij – pozwala na wysyłanie faktur w formacie KSeF do serwisu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Sprawdź strukturę pliku – sprawdza zgodność struktury wygenerowanego pliku XML ze schemą (wzorcem) ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Sprawdź status – sprawdza status wysłanego pliku XML na platformie KSeF. Służy to na przykład do pobrania numeru KSeF. Usuń – umożliwia usunięcie wyeksportowanego pliku XML. Import – importuje dokumenty pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów/faktury zakupu).   Podstawowe funkcje umożliwiające komunikację z KSeF w enova365   Dedykowana lista (Handel/KSeF/Wysyłanie) dla wysyłanych faktur, umożliwia dowolne ich filtrowanie Z kolei za import faktur odpowiadać będzie pakiet takich czynności jak: Import – importuje ze wskazanego pliku dokumenty, pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów). Utwórz dokument – importuje z pobranych do bazy danych plików KSeF. Istnieje również dedykowana lista, służąca do obsługi pobierania faktur. Znajduje się na niej następujący zestaw funkcji: Zapytaj o dostępne faktury – służy do tworzenia nowych zapytań o faktury KSeF wystawione na firmowy NIP. W parametrach należy określić zakres dat, za który chcesz pobrać faktury. Sprawdź status zapytania – służy do sprawdzenia statusu istniejących zapytań na liście KSeF/Pobieranie. Odświeżamy wszystkie zapytania na liście nie starsze niż 2h. Czynności, które zostały opisane powyżej można w enova365 wykonywać ręcznie. W przypadku wystawiania i pobierania niewielkiej liczby faktur jest to zadanie jak najbardziej do wykonania. A co w przypadku organizacji, w której obieg e-faktur liczony jest w kilku lub kilkunastu tysiącach? Nie ulega wątpliwości, że ręczna praca nad taką liczbą dokumentów jest niemożliwa do zrealizowana. Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Jak to wygląda? Workflow KSeF, czyli automatyzacja procesów związanych z KSeF w enova365 System ERP enova365 umożliwia tworzenie dokumentów handlowych oraz ewidencji z wykorzystaniem procesu Workflow. W procesie tym użytkownik obsługujący otrzymuje powiadomienia o nowych plikach KSeF, zaimportowanych do systemu i na podstawie otrzymanych powiadomień ma możliwość tworzenia dokumentów w systemie. Proces Workflow do obsługi dokumentów z KSeF startuje automatycznie i tworzy listę powiadomień dla operatorów, odpowiadających za obsługę standardowego procesu Workflow dla pobranych faktur KSeF. Aby łatwiej zrozumieć, na czym polega proces Workflow do obsługi KSeF posłużmy się przykładem. Przykład automatyzacji komunikacji z KSeF Przyjmijmy, że jesteś osobą odpowiadającą za obieg faktur w organizacji. Nie chcąc tracić czasu na codzienne czynności związane z wysyłką i odbiorem faktur z KSeF, możesz skonfigurować system w ten sposób, aby poszczególne czynności wykonywał za Ciebie, o określonych porach dnia. Dzięki temu, przykładowo system wyśle automatycznie wszystkie faktury z bieżącego dnia np. o 16:00 (jeżeli sam kończysz pracę o 15:30, możesz już o tej porze być poza biurem, z wyłączonym komputerem). Jednocześnie, wszystkie faktury przesłane do organizacji system może sam pobrać z KSeF np. o 6:00 rano, przed rozpoczęciem pracy. System enova365 można tak skonfigurować, żeby automatycznie pobierał z KSeF faktury przesłane do organizacji To nie wszystko. W przypadku wysyłki bardzo dużej liczby faktur do KSeF, istnieje możliwość wykonania tego hurtowo. Kilka kliknięć wystarczy, aby jednorazowo wysłać lub pobrać z KSeF kilkaset dokumentów. Obsługa e-faktur? Z enova365 to proste! Korzystając z funkcjonalności KSeF w ramach systemu enova365 użytkownik otrzymuje pełen pakiet, umożliwiający poprawne spełnienie obowiązku, wynikającego z elektronicznego obiegu faktur. Soneta, producent oprogramowania enova365 wprowadził również szereg dodatkowych funkcjonalności pomagających w pracy z fakturami jak, na przykład, opisana wyżej automatyzacja.

Transformacja enova365 z .NET Framework do .NET6 to fundamentalna zmiana z punktu widzenia konstrukcji systemu ERP – nie zawsze do końca obecna w świadomości użytkowników. Czym jest .NET 6 i dlaczego warto wybrać system ERP, oparty na tej platformie? Wyjaśniamy! enova365 na platformie .NET Framework Pierwsza wersja systemu enova365 została udostępniona w 2002 roku i była oparta o nowatorską wówczas platformę .NET Framework. Pod tą nazwą kryje się stworzone przez Microsoft środowisko uruchomieniowe oraz zestaw bibliotek dostarczających standardową funkcjonalność dla aplikacji. Wykorzystanie tej technologii pozwala na budowanie złożonych i równocześnie wydajnych aplikacji, przy wykorzystaniu bogatego zestawu funkcji bibliotecznych. Od powstania platformy Microsoft udostępniał kolejne wersje .NET Framework. W tym samym czasie system enova365 – oprócz rozwoju funkcjonalnego – był systematycznie aktualizowany do nowych wersji środowisk. Dzięki temu zachowywał zgodność z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi. Platforma .NET Framework posiada jednakże jedną istotną wadę – jest ściśle związana z rozwiązaniami Microsoft i nie umożliwia tworzenia aplikacji uruchamianych w środowiskach innych niż Microsoft Windows.  Środowisko .NET (dawniej .NET Core) − czym jest .NET6? Wraz z rozwojem rozwiązań chmurowych zaczęła rosnąć potrzeba tworzenia systemów wieloplatformowych, niezależnych od środowiska, w którym są uruchamiane. Odpowiedzią na to wyzwanie było powstanie platformy .NET Core. Jest to otwarte oprogramowanie (open source) pozwalające tworzyć i uruchamiać aplikacje na różnych platformach. Projekt został zapoczątkowany przez Microsoft i jest naturalnym „następcą” środowiska .NET Framework. Od wersji 5.0 tej platformy zmieniono nazwę na .NET, a aktualna wersja ze statusem LTS (Long Term Support) posiada numer 6.0 – dlatego używając pojęć .NET Core, .NET czy .NET6 zazwyczaj mówimy o tej samej technologii. Równocześnie zapowiedziano, że rozwój .NET Framework zostanie zakończony. Wersja 4.8 jest ostateczną wersją tej platformy, jednak wciąż będzie ona otrzymywać poprawki zabezpieczeń. Aby umożliwić płynne przejście na nową technologię, Microsoft opracował formalną specyfikację interfejsów API .NET, które są dostępne w wielu implementacjach platformy. Specyfikacja ta posiada nazwę .NET Standard. W praktyce oznacza to, że aplikacja napisana w zgodzie ze .NET Standard może być kompilowana i uruchamiana zarówno w środowisku .NET Framework, jak i .NET. W odróżnieniu od .NET Framework .NET Core konstruowany jest przez Microsoft jako technologia wieloplatformowa. Docelowo programy, tworzone w oparciu o tę technologię, mają funkcjonować również w oderwaniu od środowiska Windows Transformacja technologiczna enova365 Aby zapewnić możliwość rozwoju systemu enova365 oraz dostosowanie go do najnowszych rozwiązań technologicznych, producent podjął decyzję o transformacji enova365 do platformy .NET.   Pierwszym krokiem było dostosowanie kodu źródłowego systemu oraz wykorzystywanych komponentów (bibliotek firm trzecich) do zgodności z .NET Standard. Równocześnie w wersji enova365 na platformę .NET zdecydowaliśmy się na wprowadzenie dwóch bardzo istotnych innowacji:  przebudowę architektury komponentów serwera dla aplikacji HTML oraz serwisów web, nowy interfejs użytkownika w aplikacji okienkowej (desktop). Przebudowa architektury serwera Zmiana architektury serwerów podyktowana była nie tylko wymaganiami platformy .NET. Ważna była również potrzeba lepszego dostosowania się do możliwości udostępniania systemu w chmurach obliczeniowych, a w szczególności w środowiskach kontenerowych.  Oczywiście nadal będą działać instalacje oparte o uruchamianie procesów serwera na fizycznych serwerach czy maszynach wirtualnych (a nie tylko w środowiskach kontenerowych), przy czym w ekosystemie serwerowym enova365 pojawiły się nowe komponenty (orchestrator, router) pozwalające na zarządzanie uruchamianiem poszczególnych składników systemu. Nowy interfejs użytkownika W wersji okienkowej udostępniony został nowy interfejs użytkownika. Celem tej zmiany było dostarczenie użytkownikom estetycznego, przejrzystego i ergonomicznego rozwiązania.   W nowym UI zdecydowaliśmy się, między innymi, na wykorzystanie prostej, linearnej ikonografii, znanej już użytkownikom wersji HTML. Kolorystyka systemu została dobrana tak, żeby z jednej strony zapewnić odpowiednią kontrastowość, a z drugiej strony – żeby ułatwić użytkownikowi poruszanie się po systemie. Ponadto użytkownik ma możliwość wyboru trybu jasnego lub ciemnego oraz jednego z trzech rozmiarów interfejsu. Wprowadzono również nowe rozwiązania wspomagające nawigację po systemie (nowe menu nawigacyjne, czy tzw. Breadcrumbs navigation, czyli nawigację okruszkową) oraz mechanizm globalnej wyszukiwarki, pozwalający na przeszukiwanie menu systemu, czynności, wydruków, zakładek, a także danych. Żeby dowiedzieć się więcej o nowym interfejsie enova365, obejrzyj poniższy film. Transformacja z punktu widzenia Autoryzowanego Partnera i użytkownika Aby zapewnić możliwość płynnego przejścia naszych klientów na nową wersję enova365, producent w okresie przejściowym udostępnia dwie wersje systemu – na platformę .NET oraz .NET Framework. Dzięki temu prace związane ze wdrożeniem nowej wersji można odpowiednio rozłożyć w czasie. W pierwszej kolejności Autoryzowani Partnerzy, którzy dostarczają swoim klientom dodatki do systemu enova365, dostosowali własne rozwiązania do specyfikacji .NET Standard. Aby umożliwić odpowiednio wcześniejsze przeprowadzenie tych prac, producent już jesienią 2022 udostępnił Partnerom wersję BETA systemu enova365 na platformie .NET. Drugim krokiem jest instalacja środowiska .NET oraz instalacja i konfiguracja nowej wersji systemu enova365. W szczególności w przypadku rozwiązań serwerowych (wersja HTML oraz serwisy web) wymaga to zaplanowania architektury z wykorzystaniem nowych komponentów serwerowych oraz ich odpowiedniej konfiguracji. Z kolei użytkownicy enova365 w wersji desktop (okienkowej) otrzymają system z nowym interfejsem użytkownika. Należy tu zaznaczyć, że nie ulega zmianie zakres funkcjonalny w poszczególnych obszarach systemu (księgowość, kadry i płace itp.), a jedynie wygląd oraz – w pewnym zakresie – sposób „poruszania się” po systemie. Natomiast z punktu widzenia użytkowników wersji HTML (w tym w szczególności np. użytkowników Pulpitu Pracownika) nowa wersja nie wprowadza żadnych istotnych zmian w sposobie korzystania z aplikacji. Korzyści wynikające z transformacji enova365 do .NET6 Jak wspomniano wcześniej, .NET Framework 4.8 jest ostatnią wersją tej platformy. Transformacja systemu enova365 do .NET była więc konieczna, aby zapewnić w przyszłości możliwość dalszego rozwoju i dostarczania naszym użytkownikom nowych wersji systemu. Równocześnie wykorzystanie platformy .NET już dziś przynosi wiele korzyści: dostosowanie systemu do najnowszych narzędzi i rozwiązań technologicznych,  optymalizacja wydajnościowa aplikacji, dostosowanie do rozwiązań chmurowych zapewniających wysoką skalowalność oraz dostępność, możliwość uruchamiania wersji serwerowych enova365 na systemach Windows oraz Linux.

„Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych wypadkach” – mówi Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Pozwala na to nie tylko przygotowanie merytoryczne pracowników, automatyzacja, elektroniczny obieg dokumentów i zdalna obsługa, ale także program finansowo-księgowy enova365, w którym można ukształtować procesy pod kątem potrzeb klienta.  Biuro rachunkowe Neofin przed i po wdrożeniu enova365 – najważniejsze fakty Biuro rachunkowe Neofin rozpoczęło działalność w branży usług księgowych w 2014 r. Początkowo współpracowało z firmami z Trójmiasta, by w 2017 r. zaoferować wsparcie biznesom z całej Polski. Obecnie firma księgowa kompleksowo obsługuje w zakresie finansów, księgowości oraz kadr i płac przedsiębiorstwa nie tylko z Gdyni, ale też z Wrocławia, Gdańska, Warszawy, Łodzi czy Szczecina. Są wśród nich nie tylko małe i średnie firmy, ale także: grupy kapitałowe, spółki giełdowe, przedsiębiorstwa mediowe, firmy z branży IT. Innymi słowy, dzięki przygotowaniu merytorycznemu pracowników biura oraz wdrożeniu systemu ERP enova365, który pozwolił na cyfryzację obiegu dokumentów oraz automatyzację procesów księgowych, kadrowo-płacowych i zdalną obsługę spółek, zaufaniem obdarzają Neofin firmy z całej Polski. Klienci chętniej współpracują z biurami rachunkowymi, które wykorzystują nowoczesne systemy zarządzania” – uważa Aneta Wojeńska-Hirsz Wiceprezes Zarządu Neofin Sp. z o.o. Sp. Komandytowa Jakie dokładnie czynności usprawniono i jakie to przyniosło efekty? Wyzwania, które firma Neofin postawiła przed enova365 Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego programu księgowego, który nie miał wielu funkcji, potrzebnych w pracy biura rachunkowego. Nie tylko nie umożliwiał on pracy z klientem na wspólnej bazie danych, co nie pozwalało przejść na elektroniczny obieg dokumentów i nie automatyzował pracy księgowych w wystarczającym stopniu. Nie pozwalał też na całkowicie „zdalną” obsługę klientów. Z drugiej strony, „tradycyjne” metody wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie czy przenoszenie danych, były pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Co więcej, dostęp klienta do danych wymagał zaangażowania pracowników biura.  Zamiast borykać się z problemami, jakie rodzi manualne wykonywanie wielu czynności i papierowy obieg dokumentów zarząd firmy postanowił wdrożyć nowoczesny program finansowo-księgowy klasy ERP, który byłby na tyle elastyczny, żeby zapewnić stabilność i automatyzację działań we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany. Wybór padł na system ERP enova365, a jego wdrożenie przeprowadził Autoryzowany Partner enova365 – firma XLE Systemy Informatyczne.  Jak enova365 wspiera Neofin? System enova365 zaoferował nowe funkcje, które dopasowały się do potrzeb zarządu, pracowników oraz kontrahentów Neofin, usprawniając ich działania i całkowicie zmieniając sposób pracy biura rachunkowego. Po zakończeniu wdrożenia system ERP enova365 wspiera większość procesów biznesowych w biurze rachunkowym. Procesy księgowe i kadrowo-płacowe Zaproponowane rozwiązanie ma charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Wśród udogodnień, jakie wprowadzono, warto wyróżnić indywidualną parametryzację list i formularzy, ustawianie matryc księgowych oraz opcję web service z bankami. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadry Płace, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach.  Fakturowanie Z kolei, moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów dla klientów oraz ich ewidencji.  Na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”.  Obsługa klienta Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwił klientom Neofinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń. Zautomatyzowano też powiadomienia związane z rozrachunkami klienta.  Zarządzanie dokumentami Wprowadzony moduł DMS z funkcją OCR (ang. optical character recognition) pozwala na konwersję zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych, dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały praktycznie wyeliminowane. Automatyczny jest także obieg dokumentów w module Workflow – dokumenty są elektronicznie przekazywane między pracownikami i klientami, archiwizowane w formie cyfrowej, a postęp realizacji zadań jest łatwy do monitorowania. Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu enova365? Neofin zależało na tym, żeby nowy proces obiegu dokumentacji w firmie, wspierany przez enova365, objął wszystkie stanowiska. Tak się stało dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych. W rezultacie powstało rozwiązanie, które automatycznie: przetwarza wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,  dzięki wykorzystaniu OCR sczytuje dane z dokumentów pdf,  weryfikuje poprawność danych,  przekazuje dokumenty do akceptacji,  przypisuje matrycę księgową,  umożliwia opisanie dokumentu i przekazanie go do działu księgowego,  chroni dokument przed błędami użytkownika,  daje możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu. Jakie rezultaty w firmie Neofin przyniosło wdrożenie enova365? „Samo wdrożenie systemu enova365 przebiegło szybko i sprawnie, zarówno dzięki logicznej budowie enova365, jak i wsparciu technicznemu i szkoleniowemu firmy wdrożeniowej – XLE sp. z o.o. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, a rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć” – wyjaśnia Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Przede wszystkim, warto podkreślić, że w efekcie wdrożenia biuro rachunkowe Neofin zyskało system finansowo-księgowy dostosowany do swoich potrzeb. Przełożyło się to na automatyzację wielu czynności, zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy.  Digitalizacja i związane z nią korzyści Przejście na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwoliło obniżyć koszty prowadzenia działalności, dzięki oszczędności czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów – oraz miejsca – firma minimalizuje liczbę wydruków i nie potrzebuje przestrzeni na archiwizację dokumentów.  Cyfryzacja zwiększyła także bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji, zarówno dzięki możliwości śledzenia wszystkich działań wykonywanych na pliku, jak i kontroli dostępu. Następstwem przejścia na EOD, które ceni Neofin, jest także stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia oraz łatwość w przekazywaniu dokumentów do działu księgowości. Automatyzacja – większa wydajność i eliminacja błędów Dzięki możliwościom systemu enova365 wiele procesów odbywa się automatycznie. Nie ma  potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów. Zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. W sposób automatyczny dokumenty są także przekazywane do akceptacji kolejnej osobie czy przyporządkowywane do określonej matrycy księgowej. Ryzyko wystąpienia błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone.  Zadowoleni klienci Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego. Mogą samodzielnie wprowadzać dane, a informacje ze strony biura rachunkowego spływają w czasie rzeczywistym. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda czy dokonania przelewów.  „Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy Neofin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania” – ocenia Aneta Wojeńska-Hirsz. Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, w których program do księgowości musi być specjalnie dopasowany do potrzeb klienta.  „Uważam, że dowodem na to, jak sprawnie działają nasze usługi dzięki enova365 jest to, jak wyglądała nasza praca podczas pandemii COVID-19. Z dnia na dzień kilkudziesięciu pracowników pozostało w domach, bez uszczerbku dla jakości świadczonej usługi” – podsumowuje Aneta Wojeńska-Hirsz.