Artykuły

Czy dzień w biurze zaczynasz od skanowania poczty i czatu Microsoft Teams? Nic dziwnego, bo wymiana informacji to podstawa w niemal każdej pracy, a jej jakość determinuje możliwość osiągnięcia przez biznes sukcesu. W dobrej sytuacji są użytkownicy enova365, bo mogą korzystać z funkcji, które usprawniają przepływ informacji w firmie z poziomu tego programu. Dzięki temu, że mają wszystkie informacje w jednym miejscu oszczędzają czas i mają wszystko pod kontrolą. Wszystkie informacje w „mózgu” firmy HR-owcy, handlowcy, księgowi w firmie czy biurze rachunkowym często praktycznie „mieszkają” w systemie ERP. W związku z tym, właśnie w tym systemie powinna się też znajdować cała ich komunikacja z innymi pracownikami czy kontrahentami. Taką możliwość oferuje enova365. Dzięki wybranym funkcjom cała wymiana informacji między pracownikami lub kontrahentami może przebiegać w systemie ERP, czyli w „mózgu” organizacji i tam można zawsze znaleźć komplet potrzebnej wiedzy. Dwie pomocne funkcje to: dyskusje, czyli szybka wymiana informacji w formie komentarzy pod dokumentami czy formularzami w systemie, ogólnosystemowy czat – zwany w enova365 konwersacjami. Poniżej przedstawiamy krótko ich możliwości. Dyskusje czyli szybka wymiana informacji pod dokumentami czy formularzami W enova365 pod wybranym formularzem – np. kartoteką pracownika czy dokumentem – np. fakturą kosztową – można wymieniać się komentarzami z innymi pracownikami lub klientami. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące wybranego dokumentu czy wybranej pozycji w systemie znajdują się w enova365. Przykładowa dyskusja może przebiegać następująco. Krok 1 – rozpoczynasz dyskusję Krok 2 – dodajesz do dyskusji uczestników lub podpinasz dodatkowe dokumenty Możesz zdecydować, które osoby mają zobaczyć Twój komentarz. Dodając wątek lub komentarz przy pomocy @ możesz wywołać konkretną osobę, która ma uprawnienia do korzystania z systemu. Do dyskusji możesz też załączyć dowolne dokumenty – np. umowy czy faktury. Krok 3 – osoba „wywołana” do dyskusji otrzymuje powiadomienie Co istotne, dyskusje enova365 zostały wyposażone w system powiadomień systemowych oraz e-mailowych, dlatego osoba wywołana do dyskusji otrzyma powiadomienie w systemie lub wiadomość e-mail. Krok 4 – komentujesz i odpowiadasz na komentarze. Dyskusje i konwersacje czyli czat to funkcje dostępne dla wszystkich użytkowników enova365 Konwersacje systemowe czyli ogólnosystemowy czat Każdy użytkownik systemu enova365 może korzystać z funkcji konwersacji. Czatować mogą ze sobą pracownicy 1:1 lub w większych grupach oraz pracownicy i kontrahenci, którzy mają konto w Pulpicie Kontrahenta lub Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego. Po lewej stronie użytkownik widzi wszystkie konwersacje, które stworzył lub do których został dodany. Po prawej stronie widoczna jest treść poszczególnych konwersacji. Ikona pojedynczego „ludzika” oznacza, że dana konwersacja jest wymianą informacji pomiędzy dwoma użytkownikami (w przypadku gdy dany użytkownik ma dodane zdjęcie, wyświetla się ono zamiast ikony „ludzika”), natomiast podwójny „ludzik” oznacza konwersację grupową. Komunikacja w firmie – przepływ informacji na przykładach Jak wspomniane wyżej funkcje przydają się w codziennej pracy w firmie? Pora na kilka przykładów. Przepływ informacji: księgowość – inne działy w firmie Każdy pracownik działu księgowości część dnia spędza na sprawdzaniu czy otrzymane faktury zostały prawidłowo wystawione lub opisane oraz wielu innych sprawach, z których część może stanowić wewnętrzny proces kontroli. W takim przypadku mogą pojawić się pytania do poszczególnych dokumentów kosztowych. Skorzystanie z funkcji dyskusji w enova365 pozwala na zadawanie ważnych pytań i szybkie uzyskiwanie na nie odpowiedzi. Przede wszystkim, łatwo zaangażować w wymianę informacji odpowiednie osoby. O tym, że czeka na nich pytanie zostaną oni powiadomieni e-mailem lub komunikatem w systemie. Dodatkowo, omawiane dokumenty będą dla wszystkich widoczne.W razie jakichkolwiek wątpliwości i konieczności powrotu do wymiany informacji – są one dostępne w systemie. Korzyści: Zapobieganie utracie ważnych informacji – wszystkie są w systemie Szybkie uzyskanie potrzebnej wiedzy – oszczędność czasu i wyższa produktywność Wymiana informacji w czasie rzeczywistym: pracownik – klient Klienci oczekują efektywności podczas interakcji z dostawcami produktów czy usług. Wiele firm jest tego świadomych i dlatego korzysta z takich narzędzi, jak Pulpit Kontrahenta czy Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365, które umożliwiają szybki przepływ dokumentów i częściową samoobsługę klientom. Z tych platform mogą korzystać 24/7, zawsze mając dostęp do istotnych dla nich danych czy dokumentów. Kiedy klienci chcą uzyskać odpowiedź na konkretne pytanie – te narzędzia przyspieszą jej uzyskanie, jednocześnie nie wymuszając konieczności korzystania z innych kanałów. Od niedawna, dzięki dyskusjom i czatowi umożliwiają odpowiadanie na pytania klientów nawet w czasie rzeczywistym. Korzyści: Szybka i bezpieczna komunikacja z klientami Podniesienie poziomu obsługi klienta Sytuacja kryzysowa: konieczność sprawdzenia, na którym etapie wkradł się błąd Wyobraź sobie, że pojawiła się sytuacja kryzysowa, która wymaga prześledzenia wstecz całej komunikacji z danego okresu czasu. I pomyśl, jak trudne by to było, gdyby zespół korzystał z wielu kanałów komunikacji. Dzięki zgromadzeniu wszystkich form komunikacji w jednym miejscu dokładnie wiesz, dokąd się udać, gdy w firmie pojawią się błędy. Możesz łatwo prześledzić przepływ informacji między osobami zaangażowanymi w projekty, co pozwoli na systematyczne odkrywanie, na jakim etapie wkradł się błąd. Korzyści: Możliwość łatwego prześledzenia historycznej komunikacji w celu sprawdzenia czy i gdzie wkradł się błąd Lepsze zarządzanie kryzysowe System komentowania i czat w systemie ERP – cała komunikacja w firmie w jednym narzędziu Oczywiście o „dyskusjach” i czacie w enova365 można napisać dużo więcej, ale po powyższych wyjaśnieniach pewnie masz już wstępne wyobrażenie, jak to działa. Wiesz, że wykorzystanie dyskusji i czatu w systemie ERP pozwala na: wyeliminowanie silosów komunikacyjnych – zamiast zamieszczać komentarze do ważnych dokumentów czy projektów w różnych narzędziach – np. Microsoft Teams czy Slack – cała firmowa wymiana informacji może przebiegać w systemie ERP, łatwe odtworzenie komunikacji w odniesieniu do poszczególnych dokumentów, formularzy, zadań czy projektów, dzięki przetwarzaniu jej w enova365, większe bezpieczeństwo – dzięki dobremu zabezpieczeniu całego systemu ERP, powiadomienia – dzięki którym „wywołani” do dyskusji pracownicy mogą szybko zareagować.

Michał Kaźmierczyk, CTO w Grupie Enteo, dzieli się dobrymi praktykami w zakresie wyboru odpowiedniego modelu korzystania z systemów IT, dostawcy usług i infrastruktury. Radzi także, jak skutecznie chronić stacje użytkowników oraz serwery aplikacyjne i dostęp do terminala. Dlaczego rośnie rola bezpieczeństwa systemów IT? Współczesne firmy coraz więcej procesów związanych bezpośrednio ze swoją działalnością realizują z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych – w tym systemów informatycznych np. klasy ERP, CRM czy BI. Cyfryzacja jest podstawowym elementem zwiększania efektywności, a zasadnicza większość przedsiębiorców, zwłaszcza wprost proporcjonalnie do skali firmy, wskaże, że przy niedziałających systemach IT nie są w stanie skutecznie pracować.  Zwiększenie wykorzystania i uzależnienia firm od IT sprawia również, że gromadzą one coraz większe zasoby danych, często o niezwykłej wadze jakościowej, które nie powinny lub wręcz nie mogą być dostępne gronu szerszemu niż wybrani pracownicy firmy i jej Klienci. Wszystko to, sprawia, że aspekty bezpieczeństwa wykorzystywanych systemów zaczynają odgrywać istotną rolę w procesie zarządzania. Bezpieczeństwo w takim aspekcie należy rozumieć holistycznie jak zespół procesów i narzędzi gwarantujący, że firmowe systemy i przetwarzane w nich dane będą zarówno dostępne, jak i poufne i integralne (nie zmodyfikowane przez osoby nie uprawnione). ABC chmury Czy chmura jest dla mnie? Rozważając nie tylko aspekty bezpieczeństwa, ale i efektywność kosztową (ile IT kosztuje moją firmę) oraz operacyjną (jak sprawnie mogę zmieniać i rozwijać swoje systemy), na pewnym etapie pojawia się pytanie o model przetwarzania. Pytanie to, w pewien sposób fundamentalne, ma na celu wybór między umiejscowieniom swoich systemów w infrastrukturze własnej lub, co obecnie niezwykle popularne, w chmurze obliczeniowej. Odpowiedź na pytanie, który model wybrać zależy od wielu elementów, kontekstu organizacji w tym skali, rodzaju prowadzonej działalności czy wymogów regulacyjnych. Nie ma możliwości, aby znaleźć całkowicie uniwersalną odpowiedź, ale można pokusić się o pewne uogólnienie bazujące na skali firmy i poziomie bezpieczeństwa. Czy w chmurze jestem bezpieczniejszy? Generalnie im mniejsza firma, tym mniejszym zespołem IT i budżetem dysponuje. Budowa infrastruktury IT zwłaszcza odpowiednio zabezpieczonej i umieszczonej w bezpiecznych, dobrze przygotowanych pomieszczeniach czy w centrum danych jest droga i skomplikowana. Odpowiednio wybrany, wiarygodny dostawca chmury obliczeniowej, spełniający normy i standardy bezpieczeństwa, gwarantuje najwyższy poziom zabezpieczeń fizycznych i technicznych, a jego infrastruktura winna być przygotowana i utrzymywana przez specjalistów. Na taki poziom i zakres infrastruktury pozwolić mogą sobie zwykle tylko największe firmy, stąd w kontekście bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przez pożarem, kradzieżą, awarią prądu czy odpornością infrastruktury na awarie sprzętowe, dla firm mniejszych i średnich jest to zwykle najefektywniejsze rozwiązanie. Dla firm większych dysponujących swoim zespołem IT i mogących sobie pozwolić na utrzymanie infrastruktury i jej poprawne wykonanie, tak aby gwarantowała należyte bezpieczeństwo, na pewnym poziomie chmura okazuje się zwykle rozwiązaniem o znacznie wyższym TCO (total cost of ownership). Takie firmy podejmując decyzje o chmurze biorą zwykle pod uwagę wykorzystanie usług, które trudno zbudować samodzielnie np. AI, zaawansowana analiza danych lub też uznają, że outsourcing infrastruktury pomimo większych kosztów niweluje istotne ryzyka np. wynikające z rotacji czy niedostępności wykwalifikowanej kadry lub szybkiej skalowalności infrastruktury. Co oznacza, że system jest chmurze? Zastanówmy się jednak, co to w ogóle oznacza, że system IT jest w chmurze? Na rynku panuje w tym aspekcie wiele nieporozumień, które często prowadzą do niewłaściwego rozumienia zarówno wad i zalet, jak i aspektów bezpieczeństwa, w tym podziału odpowiedzialności pomiędzy firmę a dostawcę. W dużym uproszczeniu system jest w chmurze, jeśli infrastruktura tj. serwery, sieci, dyski, centra danych, oprogramowanie etc. nie jest w posiadaniu firmy (Klienta) a udostępnia je dostawca. Dostawca dba, aby przygotować rozwiązania zgodnie z najlepszymi standardami i udostępnia je Klientom. Klient, odwrotnie niż w przypadku budowy własnej infrastruktury, ponosi tylko koszty operacyjne (OPEX), w skali dopasowanej do zakresu usług (infrastruktury chmurowej), jakich potrzebuje. Wiemy już mniej więcej czym jest chmura, lecz co tak naprawdę kupujemy? W największym skrócie występują trzy modele znane pod angielskimi akronimami IaaS, PaaS, SaaS. Modele te określają zakres infrastruktury dostarczanej przez dostawcę, a tym samym, co najistotniejsze podział odpowiedzialności, czyli tym samym zakres ryzyk, które przejmuje dostawca a które pozostają po stronie klienta. W modelu IaaS (Infrastruktura jako Usługa), dostawca dba o przygotowanie i utrzymanie centrum danych oraz dostarcza zasoby obliczeniowe w postaci serwerów fizycznych, dysków, sieci. Klient korzystając z takich zasobów samodzielnie (jego dział IT) tworzy systemy, a następnie je konfiguruje, instaluje aplikacje, zabezpiecza przed atakami i dba o ich stabilną pracę. W modelu PaaS (Platforma jako usługa), dostawca dostarcza wszystko co w modelu IaaS oraz dodatkowo, przygotowuje dla Klienta gotowe systemy, o których działanie i zabezpieczenie dba. Klient instaluje na systemach aplikacje, zabezpiecza przed atakami i dba o ich odpowiednie działanie. W modelu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa), dostawca dostarcza wszystko co w modelu PaaS wraz gotowymi dostępnymi dla Klienta,  utrzymywanymi oraz zabezpieczonymi przez dostawcę aplikacjami. Podsumowując, w przypadku IaaS Klient potrzebuje specjalistów IT od systemów i aplikacji. W przypadku PaaS tylko specjalistów od aplikacji a wybierając SaaS skupia się na merytorycznym działaniu systemów pozostawiając całość IT w ramach dostawcy. Idziemy do chmury … Gdy już podjęliśmy decyzję o migracji do chmury, zdając sobie sprawę, że w aspekcie odporności na awarie chmura najczęściej gwarantuje wysoki lub bardzo wysoki poziom zabezpieczeń, kolejnym elementem do rozważenia jest bezpieczeństwo naszych danych (nawet w modelu SaaS) tj. odporność systemów na atak hakerski chroniąca nas zarówno przed wyciekiem czy kradzieżą, jak również niedostępnością. Czy systemy w chmurze trzeba chronić inaczej? Na początek należy wskazać, że niezależnie czy korzystamy z infrastruktury własnej czy w chmurze, z wyjątkiem modelu SaaS (o którym później) metody zabezpieczenia będą podobne, gdyż model przetwarzania nie wpływa istotnie na ochronę systemów przed atakami. Jedyną różnicą jest połączenie sieciowe. Przy własnej infrastrukturze, przynajmniej teoretycznie, może ona być dostępna tylko z biura/lokalizacji. W przypadku chmury dostęp jest zawsze przez Internet i należy podjąć działania zmierzające do jego zabezpieczenia np. tunele VPN. Rodzaje systemów IT i sposoby dostępu do nich Aby dobrze zrozumieć aspekty systemów IT związane z ich bezpieczeństwem, kluczowym jest ustalenie potencjalnych wektorów ataku, czyli mechanizmów jakie stosują hakerzy, aby zagrozić naszym danym i systemom. Wektory, zależne są od architektury systemu IT i metody jaką wykorzystują użytkownicy, aby z danego systemy skorzystać. W dużym uproszczeniu współcześnie wyróżnić można dwa typy dostępu: Aplikacja desktop, w którym program (np. system ERP enova365) instalowany jest na stacji roboczej (komputerze) użytkownika i z tego komputera łączy się do serwera (bazy danych), na którym przechowywane są dane. W modelu tym całość obróbki danych odbywa się w programie na komputerze użytkownika. Aplikacja webowa, w którym mamy układ m.in. dwóch serwerów. Na jednym znajduje się Klient, który z jednej strony publikuje interfejs aplikacji dostępny dla użytkownika przez przeglądarkę internetową, a z drugiej łączy się do bazy danych, w której przechowywane są dane. W modelu tym całość przetwarzania odbywa się na serwerze aplikacji, a na stacji użytkownika mamy tylko wyświetlone w przeglądarce internetowej wyniki przetwarzania. Bezpieczeństwo w zależności od sposobu dostępu Samą bazę danych relatywnie trudno jest chronić poza wykonywaniem regularnych aktualizacji i ścisłą izolacją sieciową samego serwera. W związku z tym generalna zasada jest następująca. W przypadku aplikacji desktop chronimy użytkownika i jego stację, gdyż skuteczny atak hakerski na stację daje dostęp nie tylko do tego, co użytkownik wyświetla w programie, ale i do danych w bazie danych. W przypadku chmury dla większości systemów opartych o aplikację desktop połączenie poprzez Internet jest zbyt wolne, aby system efektywnie łączył się do bazy danych. W takim wypadku stosuje się tzw. terminale tj. w chmurze umieszcza się dodatkowy serwer, który staje się stacją użytkownika. Użytkownik łączy się do swojej chmurowej stacji (terminala) i tam uruchamia aplikację desktop (np. system ERP), która wtedy ma szybkie połączenie do bazy danych również znajdującej się w chmurze. Użytkownik po sieci Internet transmituje tylko obraz zmian, które wykonuje na terminalu. W tym aspekcie analogicznej ochronie, jak w klasycznym modelu stacja użytkownika, podlega właśnie nasz terminal. W przypadku aplikacji webowej chronimy serwer aplikacyjny, gdyż dopiero skuteczny atak na ten serwer daje hakerowi dostęp do bazy danych. Oczywiście żaden ze sposobów dostępu nie zwalnia nas z ochrony użytkownika i jego komputera, ale potencjalne spektrum ataku jest znacznie ograniczone, gdyż przejęcie stacji użytkownika nie powoduje automatycznie dostępu do danych w systemie. Wybieramy model, dostawcę i architekturę Wiemy już, jakie aspekty systemów należy chronić w zależności od rodzaju dostępu, jak również, które z elementów systemu chmurowego pozostają w zakresie dostawcy w zależności od modelu. Jasno widać, że znaczący wpływ na bezpieczeństwo firmowych danych ma dostawca oraz to, w jaki sposób przygotowana jest oferowana przez niego infrastruktura. Niezwykle istotnym jest, aby wybrać takiego dostawcę, który z jednej strony gwarantuje, że wykorzystywane przez niego centrum danych oraz technologie i zastosowana architektura spełniają najwyższe możliwe standardy. Można w tym celu posłużyć, się np. certyfikacją w zakresie dostępności centrum danych czy normami bezpieczeństwa np. ISO 27001 czy 27017. Ważne jest, aby dostawca w wiarygodny sposób pokazał czy i jak dba o nasze bezpieczeństwo. Równie istotna jest transparentność i jasny podział odpowiedzialności. Jeśli wybieramy model IaaS, oczekujmy pełnej możliwości konfiguracji zasobów, które udostępnia dostawca. W modelu PaaS wymagajmy, aby dostawca wziął całą odpowiedzialność za dostarczane systemy, w przypadku SaaS, aby aplikacja, którą kupujemy była nie tylko efektywna, ale i należycie zabezpieczona (co dostawca powinien wiarygodnie pokazać). Powszechne błędy… Częstymi błędami są mieszanie modeli, brak podstawowych zabezpieczeń czy podstawowe błędy architektoniczne. #Błąd 1 Przykładowo, dostawca oferuje model IaaS, ale nie udostępnia portalu, w którym klient może w dowolnym momencie zarządzać przydzielonymi mu zasobami np. tworzyć systemy czy sieci, zmieniać ich konfiguracje, restartować etc. #Błąd 2 Innym przykładem może być udostępnianie przez dostawcę gotowego systemu (model PaaS) ale pozostawianie go w 100% do konfiguracji i utrzymania prze Klienta. #Błąd 3 Nie bez znaczenia jest także właściwa architektura. Jeśli kupujemy model PaaS, gdzie to dostawca dostarcza nam systemy w efekcie otrzymujemy pojedynczy system wystawiony do Internetu (lub nawet za VPN), na którym mamy i bazę danych i program a często i aplikacje webową. Taka architektura nie trzyma żadnych standardów i stwarza ogromne ryzyka. …i jak im zapobiec? W modelu SaaS, gdzie to dostawca jest w 99% odpowiedzialny zarówno za dostępność, jak i ochronę przed atakami, zabezpieczenia są niezwykle istotne, zarówno te proceduralne jak certyfikaty i procesy, jak i techniczne, czyli proaktywne systemy chroniące przed atakami, odpowiednia separacja i ciągły nadzór. W każdym z modeli niezwykle istotna jest także technologia. Jeśli dostawca wykorzystuje powszechne komercyjne i wspierane technologie, możemy być bardziej pewni ich właściwego przygotowania oraz dajemy sobie możliwość wyjścia i zmiany dostawcy. Umieszczając systemy w chmurze, z technologią występującą rzadko lub nigdzie indziej znacznie utrudniamy naszej firmie migrację, stawiając dostawcę w uprzywilejowanej pozycji. Wybierając dostawcę, kluczowym jest więc dopytanie się o wszystkie szczegóły, pełne zrozumienie podziału odpowiedzialności, zastosowanej architektury, mechanizmów zabezpieczeń i porównywanie ofert na zasadzie „jabłko do jabłka” nie zaś np. „jabłko do marchewki”.  Fakt, że oba służą do jedzenia nie czyni ich jeszcze tym samym. Trochę technikaliów Przeszliśmy przez proces wyboru odpowiedniego dostawcy, który wiarygodnie i transparentnie dostarcza niezbędne nam zasoby w najodpowiedniejszym dla naszej firmy i jej zasobów modelu. Wiemy również, że w zależności od typu dostępu musimy chronić albo stację użytkownika albo serwer aplikacyjny, a w każdym z przypadków samego użytkownika. W jaki sposób najlepiej to techniczne zrealizować? Nie wchodząc w meandry technologii poniżej przedstawiam podstawowe zasady. Ochrona stacji użytkownika – 4 zasady: Stosujemy sprawdzone i dobrej jakości oprogramowanie chroniące przed atakami i wirusami. Oprogramowanie powinno być zawsze aktualne i gwarantować ochronę nie tylko przed prostymi sygnaturowymi wirusami, ale przed nowoczesnymi atakami bazującymi na podatnościach zero-day czy szyfrowaniu plików. W nomenklaturze przyjęło się nazywać takie oprogramowanie NG-Endpoint często z modułem EDR (Early Detection and Response). Wykorzystujemy aktualne wspierane przez producenta oprogramowanie, w tym systemy operacyjne, dla których producent regularnie publikuje aktualizacje zabezpieczeń. Aktualizacja – dbamy, aby systemy i aplikacje były regularnie aktualizowane. Stosujemy największą możliwą separację sieciową tj. dążymy do sytuacji, w której atak na jedną ze stacji nie będzie miał możliwości rozpropagowania się na inne. Ochrona serwera aplikacyjnego i dostępu do terminala – 6 zasad Jeśli to możliwe dążymy do nie publikowania systemów w Internecie tj. zamknięcie ich np. za połączeniem VPN (Virtual Private Network) lub ZTNA (Zero Trust Network Acces), gdzie dostęp do systemu otrzyma tylko wiarygodny użytkownik z wiarygodnego urządzenia. Jeśli profil biznesu wymaga publikacji systemu w Internecie np. do wymiany danych z Klientami (B2B, B2C), zawsze umieszczamy go za systemem tupy WAF (Web Aplication Firewall) dla aplikacji web czy IPS (Intrusion Prevention System) dla terminali czy aplikacji nie opartych o przeglądarkę webową. Wykorzystujemy aktualne, wspierane przez producenta oprogramowanie, w tym systemy operacyjne dla których producent regularnie publikuje aktualizacje zabezpieczeń. Dbamy, aby systemy i aplikacje były regularnie aktualizowane. Stosujemy największą możliwą separację sieciową tj. dążymy do sytuacji, w której atak na jedną ze stacji nie będzie miał możliwości rozpropagowania się na inne. Jeśli używamy chmury w modelu PaaS/SaaS upewniamy się, że dostawca stosuje przynajmniej ww. zabezpieczenia. Ochrona użytkownika – 3 zasady Niezależnie od modelu i sposób dostępu zawsze powinniśmy chronić samego użytkownika. Jego nieświadomość czy błąd może spowodować np. wyciek hasła czy kompromitację jego stacji i tym samym dać atakującemu prosty dostęp do naszych systemów. Zawsze powinniśmy stosować: Ochronę poczty elektronicznej przed spamem i wrogą zawartością m.in. plikami z wirusami czy groźnymi linkami. Nie wystarczą tu proste mechanizmy od dostawców poczty, zawsze trzeba stosować dedykowane systemy zawierające m.in. technologie sandboxingu. Dbamy o bezpieczne uwierzytelnienie tj. takie logowanie do naszych systemów, aby upewnić się, że loguje się rzeczywiście użytkownik a nie, że ktoś wykradł jego hasło. Najprostszym mechanizmem do zastosowania, niezależnie od modelu, jest MFA czy uwierzytelnienie oparte o minimum dwa składniki np. login i hasło plus kod z SMS lub potwierdzenie logowania w aplikacji na telefonie. Bardziej rozbudowaną wersją jest zastosowanie uwierzytelniania opartego o kontekst tj. upewniamy się, że loguje się właściwy użytkownik z właściwego, odpowiednio zabezpieczonego urządzenia. W tym celu stosuje się zewnętrzne systemy tożsamości. Na koniec należy pamiętać, że niezależnie od modelu, rodzaju dostępu i systemu powinniśmy zawsze dbać o posiadanie aktywnej kopii naszych danych. Zawsze trzeba się upewnić, że dostawca gwarantuje kopie zapasowe w innej lokalizacji niż przetwarzane są nasze dane, a jeśli korzystamy z usług IaaS powinniśmy sami o to zadbać zewnętrznymi mechanizmami.

Zastąpienie czterech różnych programów jednym systemem ERP, pozwoliło zautomatyzować pracę księgowych i handlowców oraz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Efekty? Polskie Ratownictwo Okrętowe działa wydajniej, a zarządzanie organizacją jest łatwiejsze. Wdrożenie enova365 w Polskim Ratownictwie Okrętowym – case study w pigułce Wyzwania, przed jakimi stanęło Polskie Ratownictwo Okrętowe Polskie Ratownictwo Okrętowe sp. z o. o., powszechnie znane jako PRO, to założone w 1951 r. przedsiębiorstwo armatorskie w siedzibą w Gdyni. Świadczy usługi dźwigowe i holowania oceanicznego oraz przeładunku i transportu. Obsługuje polskie i zagraniczne firmy z branży stoczniowej, morskiej, offshore, a także morskie terminale paliwowe, farmy wiatrowe czy tankowce. Żeby realizować swoje usługi wykorzystuje na morzu żurawia pływającego oraz 3 holowniki obcych bander, które należą do spółek zależnych. Taka działalność wymaga prowadzenia zarówno księgowości własnej w walucie polskiej (z wykorzystaniem magazynu walut) oraz księgowości wszystkich spółek zależnych (zagranicznych) w walucie obcej. Żeby móc działać efektywnie, spółka musiała pokonać kilka poniższych wyzwań. Brak integracji programu księgowego z działem handlowym i pozostałymi obszarami firmy Przed wdrożeniem system rachunkowości informatycznej tworzyły w PRO 4 programy, które tylko częściowo współpracowały ze sobą. Były to program do obsługi działalności finansowo-księgowej, gospodarki środkami trwałymi, gospodarki magazynowej oraz kadrowej i płacowej. Nie były one jednak w pełni zintegrowane. Ręczne fakturowanie Przed wdrożeniem nowego rozwiązania faktury były wystawiane przez handlowców przy pomocy programu Word lub Excel. Dotyczyło to zarówno dokumentów za usługi dźwigowe wykonywane żurawiem pływającym oraz usługi holowania wykonywane zarządzanymi jednostkami w oparciu o adekwatne umowy.   Silosowość i papierowy obieg dokumentacji Silosowość w organizacji to sytuacja, w której poszczególne działy działają niezależnie, nie dzieląc się informacjami i dokumentami. Tak było w Polskim Ratownictwie Okrętowym. Poszczególni pracownicy przechowywali „swoją” dokumentację handlową w oddzielnych segregatorach. Utrudniało to dostęp do danych i przepływ informacji oraz wydłużało czas trwania poszczególnych procesów. Brak automatyzacji procesów księgowych Stosowane przed wdrożeniem rozwiązania informatyczne nie pozwalały na automatyczny eksport danych dla celów sprawozdawczych i analitycznych. Księgowe musiały także ręcznie przeksięgowywać koszty międzyokresowe, na podstawie wyliczeń, wykonanych poza systemem. Rozwiązanie: wdrożenie i dopasowanie do potrzeb klienta wybranych modułów enova365 Polskie Ratownictwo Okrętowe powierzyło wykonanie analizy przedwdrożeniowej, firmie XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanemu Partnerowi enova365. W jej efekcie firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu zgodny z oczekiwaniami klienta. W dużej mierze spełniał je system ERP enova365. Następnie XLE wdrożyła wybrane moduły systemu ERP enova365 oraz dostosowała je do wymagań klienta. Były to: Księga handlowa Księga inwentarzowa Projekty Faktury Elektroniczne wyciągi bankowe Harmonogram zadań E-mail. Konsultanci XLE wykonali także migrację danych oraz przeprowadzili szkolenie z obsługi modułów dla użytkowników systemu – handlowców i księgowych. Jakie procesy usprawniło wdrożenie enova365 w PRO? Jak przebiegają? 1. Prowadzenie księgowości PRO zyskało narzędzie, które wspiera, a do pewnego stopnia automatyzuje  pracę księgowych w zakresie ewidencji dokumentów, sporządzania deklaracji, zamykania miesiąca czy roku obrachunkowego oraz tworzenia sprawozdań. Księgowi mogą korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz łatwo generować sprawozdania budżetowe dla PRO i spółek zależnych. Mają też możliwość przypisywania kosztów do miejsc ich powstania (MPK), korzystając z nowego układu MPK, wspólnego dla wszystkich spółek. Pracę księgowych ułatwia też wprowadzenie ewidencji zapasów materiałowych (np. paliwo dla statków), czy też mechanizm magazynu walut z automatycznym wyliczaniem różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. 2. Fakturowanie Moduł Faktury enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży. W Polskim Ratownictwie Okrętowym jest wykorzystywany do: przechowywania informacji o kontrahentach i związanych z nimi transakcjach, definiowania różnych rodzajów cen – w tym indywidualnego kwotowania dla określonych kontrahentów, wystawiania dokumentów sprzedaży według określonego przez PRO wzoru – w 2 wersjach językowych, wg schematu – ale z możliwością edycji i dodania określonych zapisów; co istotne, mogą korzystać z tego także spółki zależne, rejestrowania umów na wykonanie usługi dźwigowej – przy czym w systemie uwzględniono uzależnienie stawki za usługi dźwigowe od kontrahenta i zmian cyklicznych, generowania zestawień i raportów oraz uzyskiwania szybkiego dostępu do informacji o aktualnej wielkości sprzedaży w podziale na statki i miesiące, a także generowania raportów rabatów na usługach dźwigu. Dla przykładu, handlowcy mogą dodać dokument wielopozycyjny, będący rozliczeniem wielu usług, na podstawie którego można wystawić fakturę jednopozycyjną. Wszystkie spółki mogą korzystać z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu dane z jednej bazy mogą być podstawą do wystawienia faktury w innej. 3. Kontrola realizacji budżetu Dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania proces przypisywania dokumentów do realizowanych projektów został w PRO do pewnego stopnia zautomatyzowany. Pracownicy mogą śledzić plany budżetowe i ich realizację: w wybranym okresie czasu, na danym etapie realizacji projektu, narastająco. Mają też dostęp do pełnej informacji analitycznej i mogą przedstawiać realizację planów rocznych w ujęciu miesięcznym na poziomie sprzedaży. 4. Rozliczenia operacji bankowych Po wdrożeniu Polskie Ratownictwo Okrętowe korzysta z modułu Elektroniczne Wyciągi Bankowe enova365, co usprawnia pracę osób odpowiedzialnych za rozliczenia transakcji bankowych. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Narzędzie automatycznie identyfikuje podmioty z operacji bankowych z kontrahentami z bazy np. na podstawie zgodności numeru rachunku lub rozlicza zobowiązania z należnościami na podstawie zgodności numerów dokumentów.  PRO wykorzystuje model importowania wyciągów we wszystkich obsługiwanych przez program enova365 bazach, a w każdej z nich dla kilku rachunków bankowych, w tym walutowych. 5. Ewidencja majątku firmy Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku firmy – m.in. rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Efekty: większa wydajność i łatwiejsze zarządzanie organizacją Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po dogłębnej analizie potrzeb firmy i po przeszkoleniu pracowników, przełożyło się na szereg korzyści. Większa wydajność księgowych i handlowców Jest to następstwem automatyzacji operacji księgowych oraz sprzedażowych, szczególnie w obszarze ewidencji, rozliczeń, wyszukiwania i analizy danych, a także sprawozdawczości. Po wdrożeniu księgowi i handlowcy mogą łatwiej realizować swoje obowiązki i robią to szybciej. Koniec z silosowością = efektywniejsza współpraca Wszystkie działy i spółki zależne korzystają z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu swobodnie, i do pewnego stopnia automatycznie, przepływają między nimi informacje i dokumenty. Między zespołami i różnymi jednostkami sprawnie przepływają także zadania, co podnosi ich wydajność. Łatwiejsze zarządzanie organizacją Integracja danych w jednej bazie sprawia, że informacje nie tylko są dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników, ale także łatwo je agregować i analizować. Menedżerowie mogą skuteczniej planować i podejmować lepsze decyzje, dzięki bieżącym raportom i szybkiemu przepływowi informacji dotyczącemu finansów czy kontrahentów. Jeżeli podobnie jak Polskie Ratownictwo Okrętowe chcesz usprawnić zarządzanie organizacją, dzięki wdrożeniu narzędzi, które integrują dane i automatyzują pracę, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

„Jesteśmy przed podjęciem decyzji o przejściu na elektroniczne akta. Wiemy na czym polega cały proces przejścia, ale nie mamy pojęcia, jak to wszystko później działa. Chodzi o to, czy digitalizacja akt osobowych rzeczywiście ułatwia pracę? Mamy wizję, że miałybyśmy w kadrach więcej pracy, żeby na bieżąco skanować dokumenty zamiast po prostu wpinać je do teczki” – takie pytanie przesłała do nas potencjalna klientka. Sprawdź, jak odpowiada na nie Anna Sołtys, zastępczyni kierownika modułu Kadry Płace i HR enova365. Na czym polega digitalizacja akt pracowniczych? Zacznijmy od wyjaśnienia terminu „digitalizacja akt osobowych”. Oznacza on przechowywanie akt pracowniczych w wersji cyfrowej – bezpiecznie i w sposób zgodny z RODO. Innymi słowy, zamiast w segregatorach umieszczonych w zamykanym na klucz archiwum, wszystkie dokumenty z akt pracowniczych: umowy o pracę, wnioski o urlopy czy świadectwa pracy, znajdują się w wersji cyfrowej w systemie komputerowym. Jak przebiega praca po digitalizacji akt osobowych? 8 przykładowych procesów Jeżeli chcesz wiedzieć, jak przebiega praca po cyfryzacji dokumentów kadrowych sprawdź, jak wykonywać codzienne czynności. Poniżej znajdziesz 8 przykładowych procesów. 1. Przeglądanie teczki personalnej pracownika W efekcie digitalizacji dokumentów kadrowych wszystkie informacje dotyczące pracownika znajdują się w jednym miejscu – w e-teczce. Znajdziesz je pogrupowane w określony przepisami sposób. Zgodnie z przepisami, w jej części A gromadzone są kwestionariusze osobowe, dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy i ukończenia szkoleń czy poświadczenia znajomości języków obcych lub orzeczenia lekarskie. Część B zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowy o pracę i związane z nimi aneksy, badania lekarskie i informacje związane z warunkami pracy, jak również wszystkie e-wnioski złożone przez pracownika – zarówno te dotyczące urlopów, jak i danych osobowych czy zmiany rachunków bankowych. W części C cyfrowych akt pracownika znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W części D mamy dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności. W części E znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Pracodawca prowadzi również oddzielenie dla każdego pracownika tzw. pozostałą dokumentację obejmującą: kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Dodawanie dokumentów do cyfrowych akt osobowych Dodanie dokumentu do cyfrowych akt pracowniczych to tylko 2 proste kroki. Po pierwsze, zeskanuj dokumenty (np. świadectwa pracy czy dyplomy ukończenia szkół). Po drugie, dodaj je do e-teczki pracownika z poziomu kartoteki pracownika w folderze Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Warto jednak wiedzieć, że jeżeli korzystasz z enova365 nie musisz dodawać do systemu wszystkich dokumentów, bo duża część z nich jest dodawana do e-teczek automatycznie. Tak się dzieje, na przykład, z e-wnioskami o nieobecności, składanymi przez pracowników z poziomu Pulpitu Pracownika. Może to także dotyczyć ewidencji czasu pracy, PIT-ów, pasków wypłat, formularzy ZUS IMIR czy kart wynagrodzeń. Co istotne, te dokumenty można dodać do elektronicznych akt osobowych wielu pracowników równocześnie. Powyższe wnioski składane z poziomu Pulpitu Pracownika automatycznie trafiają do zakładki Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Akta osobowe w kartotece pracownika. Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość seryjnego dodawania do kartotek pracowników innych dokumentów – np. regulaminu pracy. Żeby jednocześnie dodać regulamin do kartotek wielu pracowników trzeba tylko zaznaczyć grupę pracowników na liście, a następnie wybrać czynność Seryjne dodawanie dokumentów. Wyszukiwanie teczek pracowniczych Jeżeli masz uprawnienia do przeszukiwania akt pracowniczych w systemie enova365, znalezienie teczki osobowej pracownika to tylko kilka kliknięć. Możesz wyszukiwać akta pracownicze po nazwisku lub po prostu wybrać daną osobę z listy. Ewidencja czasu pracy Po cyfryzacji dokumentów kadrowych nie musisz wykorzystywać papierowych list obecności ani wprowadzać ręcznie danych o czasie pracy do akt osobowych. Comiesięczny raport m.in. z danych o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz innych nieobecności, które pracownik wprowadza przy pomocy Pulpitu Pracownika, można w szybki sposób zapisać w cyfrowych aktach pracowniczych. Wystarczy tylko wygenerować odpowiedni wydruk i udostępnić go jednym kliknięciem do e-teczki. Operację można wykonać seryjnie dla wszystkich pracowników. Ewidencja dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego Jeżeli korzystasz z modułu Kadry Płace i HR enova365 i Pulpitu pracownika nie musisz już ręcznie ewidencjonować wykorzystanych i należnych urlopów. Wszystkie wnioski o nieobecności, złożone za pośrednictwem Pulpitu pracownika i zaakceptowane przez przełożonych przy pomocy Pulpitu kierownika trafiają automatycznie do akt pracowniczych. Podpisywanie umowy z pracownikiem Nie musisz podpisywać z pracownikiem umowy o pracę na papierze. Dzięki integracji enova365 z Autenti cały obieg umów pracowniczych może przebiegać elektronicznie. Wystarczy określić, kto ma podpisać dokument i jakim rodzajem podpisu, wysłać pliki do platformy Autenti i podpisać przez wskazane osoby. Pobrane dokumenty zostaną łatwo dodane do e-teczek w enova365. Bez drukowania czy skanowania. Usuwanie dokumentów pracownika z e-teczki W czasie prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej może zdarzyć się potrzeba usunięcia dokumentu, dodanego wcześniej do teczki pracownika. Przykładowo po wygaśnięciu nałożonej na pracownika kary, z akt osobowych należy usunąć dokumentację dotyczącą jej nałożenia. Możesz to łatwo zrobić przy pomocy kilku kliknięć. Wydawanie kopii dokumentacji pracownikowi Pracownik prosi Cię o wydanie kopii jakiegoś dokumentu? W zależności od preferencji możesz go łatwo wydrukować i wydać pracownikowi w formie papierowej lub wyeksportować dokument do formatu XML i podpisać podpisem elektronicznym. Po zakończeniu zatrudnienia podobnie w łatwy sposób wydasz całą e-teczkę pracownikowi. Czy digitalizacja dokumentów kadrowych ułatwia pracę? Wróćmy do pytania zadanego na początku: czy digitalizacja dokumentów pracowniczych sprawia, że pracownicy działów kadr spędzają więcej czasu na skanowaniu dokumentów? Czy mają więcej czy mniej pracy? Sprawdźmy, porównując czynności jakie trzeba wykonać korzystając z elektronicznych i tradycyjnych kartotek pracowniczych. Z powyższego zestawienia wynika jasno, że digitalizacja akt pracowniczych oszczędza czas pracowników działów kadr. Choć muszą skanować niektóre dokumenty, inne dodawane są automatycznie. Co więcej, taki proces zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż odszukanie teczki tradycyjnej i wpięcie do niej dokumentu. Dodatkowo większość dokumentów ma postać elektroniczną co pozwala na znaczną redukcję wydruków oraz ograniczenie zużycia materiałów biurowych i sprzętu, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i pozytywnie wpływa na środowisko.Bonusem jest to, że wszystkie dane i dokumenty są w systemie. Dzięki temu można oszczędzić czas, jaki przy tradycyjnym modelu poświęca się na znalezienie kartoteki pracownika czy wprowadzanie danych – np. o czasie pracy czy nieobecnościach – a także ich odszukanie.

Sprzedaż hurtowa wymaga zastosowania narzędzi, które zapewnią efektywne zarządzanie zamówieniami, optymalizację procesów, czy dynamiczne dostosowywanie ofert dla różnych kontrahentów. System enova365 posiada dedykowane funkcje wspierające sprzedaż hurtową. Jakie dokładnie? Dowiedz się z naszego artykułu.  Wyjątkowe wyzwania sprzedaży hurtowej – dlaczego warto postawić na nowoczesne rozwiązania? Prowadzenie sprzedaży hurtowej jest dużym wyzwaniem, wymagającym zapewniania odpowiedniej efektywności działań i dużej skrupulatności. Ważna jest sprawna i wygodna obsługa zamówień, unikanie pomyłek w kompletacji towarów oraz zapewnienie wysokiej jakości obsługi klientów.  Zarzadzanie gospodarką magazynu, gdzie dostępnych jest wiele indeksów produktowych, nie jest proste. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych jest wtedy niezbędne. Wydajne systemy ERP, jak enova365, posiadają zarówno funkcje wspierające zarządzanie sprzedażą, zapasami, relacjami z klientami, finansami oraz logistyką. Integracje z oprogramowaniem magazynowym WMS pozwalają usprawnić proces kompletacji, pakowania, czy załadunku towarów.  Dodatkowo, rosnące oczekiwania klientów B2B sprawiają, że konieczne stają się elastyczne mechanizmy cenowe i nowoczesne narzędzia wspierające procesy sprzedaży. Zastosowanie systemu ERP w przypadku hurtowej sprzedaży jest nie tylko inwestycją w wydajne narzędzie, ale też optymalizację procesów, co z kolei przekłada się ma lepsze wykorzystanie zasobów oraz większą konkurencyjność na rynku.  Jak enova365 usprawnia procesy w sprzedaży hurtowej? Współczesny rynek hurtowy wymaga od firm szybkości, precyzji i elastyczności w działaniu. enova365 oferuje kompleksowe wsparcie w usprawnianiu kluczowych procesów sprzedaży hurtowej. System automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem, logistyką, a także relacjami z klientami. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować koszty, zwiększyć efektywność i poprawić jakość obsługi, budując trwałe relacje z partnerami biznesowymi. Elastyczność enova365 pozwala na dopasowanie systemu do specyfiki każdego przedsiębiorstwa, gwarantując pełną kontrolę nad procesami i ich optymalizację. Kluczowe procesy wspierane przez enova365: składanie zamówień od dostawcy – enova365 umożliwia wprowadzenie zamówień ręcznie, ale proces ten można znacznie usprawnić poprzez rozmaite funkcjonalności (np. skopiowanie dowolnego zamówienia, Generator zamówień);  rezerwacja towarów na magazynie;  wygodne zmiany cen, ceny okresowe, promocje; łatwe planowanie kilku zmian cen w czasie; monitorowanie stanów magazynowych; weryfikacja warunków handlowych i ustalenie kolejności realizacji zamówień oraz możliwość sprawdzenia pokrycia zamówień (czy mamy dany towar na stanie, ewentualnie zmiana priorytetów zamówień jeśli mamy odpowiednie uprawnienia). Integracje z systemami magazynowymi Funkcjonalności enova365 są dodatkowo rozszerzane dzięki integracjom z wydajnymi systemami magazynowymi WMS (ang. Warehouse management system). Oprogramowanie tego typu pomaga firmom zarządzać i kontrolować codzienne operacje magazynowe, optymalizując najważniejsze procesy, miedzy innymi dzięki zastosowaniu automatyzacji. enova365 posiada integracje z Expert WMS i WMS AVOCADO Packing. Integracja pozwala na sprawną obsługę procesów: synchronizacji kartotek towarów i kontrahentów, przyjęcia i wydania towaru, inwentaryzacji, synchronizacji stanów magazynowych. Wymiana dokumentów EDI System ERP enova365 jest przygotowany do wymiany dokumentów EDI (ang. Electronic Data Interchange). EDI to elektroniczna wymiana danych pomiędzy firmami lub instytucjami, która polega na tym, że dokument w postaci pliku o ustandaryzowanej strukturze jest generowany przez jedną firmę, a importowany przez drugą. enova365 umożliwia: tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),  tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu, zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.  To jednak nie wszystkie funkcje dostępne w systemie, ponieważ tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI, jest możliwość definiowania struktury komunikatów oraz ich zawartości. Integracje e-commerce Integracje enova365 z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi pozwalają usprawnić przepływ danych między różnymi elementami infrastruktury handlowej i łatwiej zarządzać zamówieniami, a także śledzić stany magazynowe oraz automatyzować procesy księgowe. enova365 posiada integracje z: PrestaShop, WooCommerce, Shoper, Magento, Allegro, BaseLinker, DHL, DPD, FedEx, InPost, GLS, UPS, Pocztex, Orlen Paczka. Pulpit kontrahenta Pulpit kontrahenta to platforma systemu enova365, która pozwala usprawnić komunikację z kontrahentami. Dzięki pulpitowi możliwa jest „samoobsługa” klienta lub dostawcy firmy.  Funkcjonalności Pulpitu kontrahenta: przeglądanie aktualnej oferty towarowej, samodzielne składanie zamówień,  śledzenie stanu realizacji zamówień, dostęp do faktur, kontrolowanie należności/zobowiązań. Inne korzyści z zastosowania enova365 w sprzedaży hurtowej: wszystkie zamówienia znajdują się w jednym miejscu; można wybrać kolorowanie komórek, aby mieć więcej informacji;  Żeby sprawdzić, jak poszczególne funkcje działają w praktyce pobierz bezpłatnie demo obsługa drukarek fiskalnych najbardziej popularnych producentów;  dostosowanie do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów;  automatyzacja działań – dzięki modułowi Harmonogram zadań można zautomatyzować niemal każdą czynność, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach zamiast wykonywać monotonne czynności (unikanie błędów z tego powodu); automatyzacja procesów – zastosowanie modułu Workflow pozwala na automatyzację procesów i usprawnienie przepływu pracy w firmie; analiza BI – wykorzystanie narzędzi do zaawansowanej analizy danych i raportowania umożliwia między innymi analizę logistyki magazynowej, optymalizację działań, a w efekcie rozwój przedsiębiorstwa; wielokanałowość – integracja z różnymi kanałami sprzedaży; możliwość tworzenia spersonalizowanych ofert; obsługa Krajowego Systemu e-Faktur. Korzyści z zastosowania enova365 w firmie z branży sprzedaży hurtowej podsumowuje Klaudia Szatko, Zastępca kierownika projektu Handel enova365 Block Quote Warto pamiętać, że enova365 jest systemem o wysokiej konfigurowalności, wspierającym użytkownika na każdym etapie codziennych działań. Może być używana zarówno w wersji przeglądarkowej, jak też mobilnej (różne interfejsy).  Sprzedaż hurtowa z enova365 – korzyści dla działów sprzedaży i obsługi klienta System enova365, dzięki swoim dedykowanym funkcjom oraz integracjom, stanowi kompleksowe wsparcie dla działów sprzedaży i obsługi klienta, przynosząc korzyści w każdym aspekcie ich pracy. Dzięki enova365 hurtowa sprzedaż jest efektywniejsza. Korzyści dla działu sprzedaży: automatyzacja i usprawnienie procesów – enova365 automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem i logistyką, zmniejszając ryzyko powstania błędów i oszczędzając czas. Dzięki temu zwiększa się wydajność pracy, a koszty operacyjne są mniejsze; elastyczne zarządzanie cennikami i rabatami – enova365 ułatwia tworzenie spersonalizowanych ofert i zarządzanie polityką cenową, co pozwala na dostosowanie się do potrzeb każdego klienta i zwiększenie konkurencyjności; wsparcie w kontroli finansowej – system ERP oferuje funkcjonalności, które pomagają w monitorowaniu wszystkich aspektów finansowych działalności hurtowni, co oznacza sprawniejsze zarządzanie finansami, lepszą kontrolę oraz szybszą reakcję na zmiany; integracja z platformami e-commerce – integracja z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi usprawnia przepływ danych i ułatwia zarządzanie zamówieniami z różnych źródeł. Korzyści dla działu obsługi klienta: szybki i łatwy dostęp do informacji – enova365 (moduł CRM) zapewnia dostęp do historii transakcji i danych o klientach, co umożliwia pracownikom działu obsługi klienta szybką i spersonalizowaną obsługę; sprawny i transparentny proces obsługi zamówień – system ERP poprawia proces obsługi zamówień, zapewniając kontrolę na każdym etapie realizacji, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne problemy; platforma samoobsługowa dla klientów – Pulpit kontrahenta umożliwia klientom samodzielne składanie zamówień, przeglądanie oferty, śledzenie statusu zamówień i dostęp do faktur, co zwiększa ich satysfakcję i redukuje obciążenie działu obsługi klienta; Szybka i sprawna obsługa, dostęp do aktualnych informacji o produktach i zamówieniach, a także możliwość personalizacji oferty przekładają się na wzrost satysfakcji klientów i budowanie trwałych relacji biznesowych. enova365 wspiera firmy w zwiększaniu efektywności i optymalizacji kosztów, co przekłada się na sukces na dynamicznie zmieniającym się rynku hurtowym. Podsumowanie enova365 to kompleksowe rozwiązanie ERP, które wspiera i optymalizuje kluczowe procesy w sprzedaży hurtowej. System ERP, dzięki swojej elastyczności i szerokiemu wachlarzowi funkcji pomaga sprostać wyzwaniom dynamicznego rynku. enova365 przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości obsługi klienta, optymalizacji kosztów oraz budowania trwałych relacji biznesowych. Chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowaniu systemu ERP enova365 w hurtowej sprzedaży? Umów się na prezentację i sprawdź, jak nasz system ERP pomoże Ci w lepszym zarzadzaniu sprzedażą hurtową.

Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę. Czym zajmuje się Neptun Ship Service? Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy. Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy. Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne. Zasięg działania firmy Neptun Ship Service Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela. Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem. Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby: zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców, zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów, usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie, wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców, umożliwić łatwe raportowanie. Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service. Block Quote Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365. Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny. W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365: Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań, Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy, finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR). Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami. Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi. Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.: Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD. Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców. Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty. Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta. Block Quote Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu? Zarządzanie zamówieniami od klientów Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty. Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach. Zarządzanie zamówieniami dla dostawców Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału. Zarządzanie magazynem Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie. Księgowanie dokumentów Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału). Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.: dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT, JPK, zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska. Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty. Ewidencja majątku firmy Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów. Raportowanie Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365. Sprzedaż Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców. Rozliczanie należności Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty. Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie Block Quote Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów. Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu. Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności. Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku. Bezpieczeństwo Block Quote

Zwiększanie efektywności operacyjnej to jedno z kluczowych wyzwań firm produkcyjnych, które muszą sprostać wymaganiom współczesnego rynku. Dzięki wdrożeniu enova365 wiele procesów staje się prostszych. Należy do nich również przygotowanie produkcji. Jak przebiega on w enova365? Dowiedz się z artykułu.   Najważniejsze informacje: Przy wykorzystaniu Produkcji enova365 możliwe jest definiowanie wzorcowych operacji będących elementami technologii. Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania ERP do zarządzania zasobami produkcyjnymi pozwala zoptymalizować zarówno proces produkcyjny, jak też procesy z nim powiązane. Produkcja enova365 został wyposażony w funkcjonalności wspierające wytwarzanie jakościowych wyrobów oraz zapobieganie marnowaniu surowców. Produkcja w enova365 – główne zastosowania Produkcja w enova365 usprawnia proces produkcji w przedsiębiorstwach. Dzięki odpowiedniej budowie systemu produkcja powiązana jest z modułem handlowo-magazynowym, co pozwala na szybką kalkulację kosztu wytworzenia towaru oraz definiowanie technologii przy wykorzystaniu operacji wzorcowych. Takie rozwiązanie umożliwia generowanie dokumentów magazynowych na wybrane surowce bądź produkty, również w przypadku ilości częściowych, kiedy realizacja zlecenia jest niepełna. Wykorzystanie Produkcji enova365 sprawia, że możliwe jest zachowanie terminowości zleceń, przy uwzględnieniu optymalnego wykorzystania przypisanych zasobów ludzkich i produkcyjnych.  Produkcja enova365 umożliwia: tworzenie zleceń produkcyjnych, modyfikację technologii w ramach zlecenia, kalkulowanie kosztu wytworzenia, generowanie dokumentów rozchodu surowców oraz przyjęcia produktów. Wdrożenie zaawansowanego rozwiązania, jakim jest Produkcja enova365, to sposób na skuteczną realizację produkcji i stworzenie sprawnie działającego, wydajnego procesu – bez marnowania zasobów, braków magazynowych i niepotrzebnych przestojów. System zarządzania produkcją enova365 nadzoruje kluczowe procesy w obrębie całego przedsiębiorstwa, umożliwiając analizowanie i raportowanie na podstawie danych pochodzących z różnych działów w obrębie organizacji. Definiowanie technologii produkcji Możliwość sprawnego definiowania technologii jest niezbędna do efektywnego zarządzania produkcją. Jest to więc jedna z najważniejszych funkcji, jakie powinno posiadać oprogramowanie dla firm produkcyjnych. Przy wykorzystaniu Produkcji enova365 możliwe jest definiowanie wzorcowych operacji będących elementami technologii. W ten sposób, dla zdefiniowanej technologii, można przeprowadzić kalkulację kosztu wytworzenia produktu w oparciu o ostatnie ceny zakupu surowców oraz kwotę dodatkowych kosztów określonych w technologii. Koszty mogą dotyczyć poszczególnych operacji lub całej technologii. Ponadto do operacji można przypisać zasoby produkcyjne i osoby. Na podstawie przygotowanej wzorcowej technologii, możliwe jest wygenerowanie zlecenia produkcyjnego, które jest odzwierciedleniem technologii. Pozwala ono na pełne modyfikacje marszruty produkcyjnej, nie wpływa jednak na definicję technologii. Zlecenia produkcyjne Zlecenie produkcyjne to podstawa całego procesu produkcyjnego. W nim definiowany jest produkt, który ma zostać wyprodukowany, a także jego ilość i termin realizacji. Zlecenie produkcyjne opisuje, z jakich materiałów zostanie wykonany produkt oraz sposób, w jaki będzie on wytwarzany. W enova365 formularz zlecenia zawiera zakładki dotyczące technologii, takie same, jak w oknie technologii. Zlecenie produkcyjne w systemie enova365 można tworzyć na dwa sposoby: poprzez wybór produktu – związana z nim domyślna technologia zostanie wybrana automatycznie, poprzez wybór technologii – występujące w niej produkty staną się pozycjami zlecenia. Co istotne, w jednej technologii, a tym samym w zleceniu, może wystąpić wiele produktów. Dokumenty rozchodu surowców i przyjęcia produktów mogą być generowane dla całego zlecenia, wskazanych operacji lub wybranych surowców bądź produktów. Można więc tworzyć je w miarę postępu realizacji zlecenia. Produkty mogą być przyjmowane w cenach ewidencyjnych albo w cenach rzeczywistych, opartych o kalkulację kosztu wytworzenia. Trzeba pamiętać, że dokładność w przygotowaniu produkcji przekłada się bezpośrednio na satysfakcję klientów oraz sukces biznesu. Kliknij to z enova365! Przygotuj technologię produkcji w enova365 Zarządzanie zasobami produkcyjnymi W procesie produkcyjnym zasobami są środki produkcji, ale też osoby biorące w nim udział. Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania ERP do zarządzania zasobami produkcyjnymi pozwala zoptymalizować zarówno proces produkcyjny, jak też procesy z nim powiązane. W efekcie możliwe jest terminowe realizowanie zleceń, skuteczne wykorzystanie zasobów, czy eliminacja wąskich gardeł w produkcji. W enova365 można wskazać zasoby produkcyjne niezbędne w danym procesie produkcyjnym. System zarządzania produkcją enova365 umożliwia także prowadzenie ewidencji pracowników i ich kompetencji, dzięki czemu można łatwo znaleźć specjalistów niezbędnych do wykonania zleceń, a następnie uwzględnić ich w momencie realizacji zlecenia produkcyjnego. Ponadto w systemie enova365 można wykonać analizy pokazujące obciążenie zasobów produkcyjnych. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie efektywności wykorzystania maszyn i procentowe przedstawienie danych informujące o tym, ile maszyny wykonały z tego, co teoretycznie są w stanie wykonać. (Na podstawie danych spływających z produkcji możemy ocenić efektywność realizacji zleceń). Planowanie produkcji Właściwie zaplanowana produkcja pozwala wykorzystać zasoby przedsiębiorstwa w najbardziej optymalny sposób, a więc taki, który przyniesie przedsiębiorstwu jak największe zyski. Planowanie produkcji daje możliwość uszeregowania operacji w zleceniach produkcyjnych w taki sposób, aby zasoby produkcyjne były wykorzystywane w odpowiednim czasie do realizacji zadań produkcyjnych. W efekcie proces planowania i organizacji operacji produkcyjnych przebiega w sposób pozwalający maksymalnie wykorzystać dostępne zasoby, zminimalizować przestoje oraz zapewnić terminową realizację zamówień. Planowanie operacji do poszczególnych maszyn i pracowników, a także koordynacja dostaw surowców, zarządzanie zapasami oraz monitorowanie postępów prac pozwoli na efektywne wykorzystanie wszystkich zasobów produkcyjnych firmy w odpowiednim czasie. Produkcja w enova365 umożliwia zaplanowanie zlecenia produkcyjnego przy uwzględnieniu zasobów produkcyjnych. Podgląd planowanych prac prezentowany jest w postaci wykresu Gantta. Zakładka Gantt prezentuje operacje technologiczne wraz z zależnościami pomiędzy nimi na osi czasu. Ponadto planowanie optymalnego zapotrzebowania na surowce pozwala uniknąć gromadzenia nadmiernych zapasów, a także niewystarczającego zaopatrzenia. Zbyt duży zapas surowców może bowiem prowadzić, między innymi, do zwiększenia kosztów magazynowych, czy ryzyka posiadania przestarzałych zapasów. Z kolei niewystarczające zapasy wiążą się z negatywnymi konsekwencjami w postaci trudności w terminowym realizowaniu zamówień, przerw w produkcji bądź pogorszenia relacji z klientami. Rozwiązania wspierające zarządzanie odpadami produkcyjnymi Nowoczesne rozwiązania informatyczne, jak system zarządzania produkcją enova365, są w stanie wspierać procesy produkcyjne, zapewniając odpowiednio wysoką jakość oraz ciągłość produkcji. Produkcja enova365 został wyposażony w funkcjonalności wspierające wytwarzanie jakościowych wyrobów oraz zapobieganie marnowaniu surowców. Mowa między innymi o rejestracji odpadów produkcyjnych. Odpady produkcyjne traktowane są jako te elementy produkcji, które są efektem ubocznym realizacji procesu produkcyjnego. Dzięki enova365 możliwa jest ewidencja odpadów, co może wpływać na ostateczny koszt wytworzenia produktu. Podsumowanie Odpowiednio zoptymalizowany proces produkcyjny to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Systemy zarządzania produkcją pełnią w jego osiągnięciu zasadniczą rolę. Nowoczesny i wydajny system ERP enova365 może znacząco poprawić efektywność operacyjną oraz jakość wyrobów.

Rozwój technologii biznesowych to sprawa kluczowa dla usprawnienia narzędzi, jakimi posługuje się przedsiębiorstwo. W jakich kierunkach rozwijać się będą systemy ERP? 2025 rok upłynie pod znakiem chmury, integracji systemów ERP z systemami dziedzinowymi oraz technologii RPA, której możliwości coraz częściej będą uzupełniane innymi technologiami: sztuczną inteligencją, uczeniem maszynowym i modelami językowymi.  Transformacja ERP – jak zmieniają się systemy do zarządzania firmą? Jak zmienią się systemy ERP w 2025 roku? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, porozmawialiśmy z liderami i ekspertami ze społeczności Sonety, producenta systemów ERP enova365 i TRIVA. Uważają oni, że systemy ERP nadal będą ewoluować, żeby sprostać rosnącym wymaganiom środowiska biznesowego. Istotną rolę, jak dotychczas, odgrywać będzie w nich robotyczna automatyzacja procesów (RPA). Choć w systemach ERP coraz częściej stosowana będzie także sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe czy analiza predykcyjna.  Ważnym trendem w branży ERP 2025 roku będzie nadal coraz powszechniejsze korzystanie z systemów ERP w modelu chmurowym. Wyzwaniem dla producentów oprogramowania będziedostosowywanie systemów do zarządzania firmą do zmian w regulacjach narzucanych przez ustawodawców, czego niezmiennie oczekują klienci. Dzięki temu, nowoczesne systemy ERP będą w jeszcze większym stopniu przewidywać przyszłe potrzeby firm i automatyzować powtarzalne procesy. Transformacja systemów ERP w 2025 roku umożliwi korzystającym z nich firmom lepsze wykorzystanie zasobów oraz da możliwość szybszego podejmowania lepszych strategicznych decyzji. Dalsza migracja do chmury Migracja do chmury staje się standardem w strategiach IT przedsiębiorstw na całym świecie. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta i będzie korzystać z systemów ERP w chmurze. Przypomnijmy, że ogromną zaletą tego modelu korzystania z systemu ERP jest to, że zdejmuje z firmy obowiązki związane z administracją systemu i jego zabezpieczeniem. Jeżeli firma zdecyduje się na pełny SaaS, czyli nie tylko wynajmie serwery, ale wykupi dostęp do systemu ERP w formie subskrypcji, zyska dostęp do programu i jego funkcji bez wysokich kosztów, w zamian za abonament. ERP w chmurze wiąże się także z pakietem usług, takich jak upgrade oprogramowania lub np. zarządzanie operacyjne częściami systemu. W modelu chmurowym firmy mogą korzystać nie tylko z systemu ERP, ale także całego ekosystemu rozwiązań, z którymi będzie on powiązany. Według badań Gartnera w 2024 roku globalne wydatki na usługi chmurowe osiągają pułap ponad 600 miliardów dolarów, co stanowi wzrost o około 20% w porównaniu z rokiem poprzednim. Jednocześnie raporty wskazują, że aż 85% firm korzysta już z rozwiązań chmurowych, z czego blisko 50% wprowadziło model hybrydowy. Popularność chmury hybrydowej jest spowodowana zdolnością do łączenia zalet chmury publicznej z bezpieczeństwem i kontrolą nad zasobami lokalnymi. Dotyczy to przede wszystkim: elastyczności: chmura umożliwia skalowanie zasobów w zależności od bieżących potrzeb firmy, co pozwala firmie szybko reagować na zmiany w zapotrzebowaniu, bezpieczeństwa: dostawcy chmurowi oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, monitoring zagrożeń w czasie rzeczywistym i regularne aktualizacje, dostępu w czasie rzeczywistym: pracownicy i zespoły mogą korzystać z danych i aplikacji z dowolnego miejsca na świecie, skalowalności i dostępności: mniej wrażliwe zasoby można przenieść do chmury publicznej, co pozwala na elastyczne wykorzystanie mocy obliczeniowej i obniżenie kosztów, szybkości reakcji: w razie potrzeby dodatkowe zasoby mogą być błyskawicznie wdrożone z chmury publicznej, W związku z zaletami korzystania z systemu ERP w modelu chmurowym firmy oczekują takiej oferty od producentów, a dobrzy dostawcy systemów ERP ją zapewniają. Jednocześnie – jak enova365 – oferując także rozwiązania on-premise. Łatwa integracja z systemami dziedzinowymi wpisana w DNA dobrych systemów ERP Do pewnego momentu uważano, że systemy ERP mają zagospodarować wszystkie obszary działania firm. Obecnie tak nie jest. Ponieważ potrzeby firm są różnorodne, żeby je zaspokoić powstają programy dziedzinowe, wyspecjalizowane w obsłudze jakiegoś obszaru działania organizacji. Mogą to być narzędzia, wspierające zarządzanie magazynem (WMS), projektowanie (CAD), czy zarządzanie efektywnością (EPM). Kluczem do efektywnego wykorzystania tych rozwiązań jest integracja z systemami ERP, które pełnią funkcję centralnych hubów zarządzających informacjami w organizacji. Konsolidują też i automatyzują obejmujące całą firmę procesy – np. finansowo-księgowe i kadrowe. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii (API czy webservice) proces łączenia systemów już na etapie projektowania jest prosty i intuicyjny. Przykładem są platformy zakupowe, które od podstaw projektowane są z myślą o łatwej integracji z systemami ERP. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać ich potencjał, automatyzując procesy zakupowe i skracając czas realizacji zamówień. Podobnie jest w przypadku systemów WMS, które zarządzają logistyką magazynową, czy narzędzi CAD wspierających proces projektowania. Integracja tych systemów z ERP pozwala na bieżący przepływ informacji między różnymi działami firmy, eliminuje silosy informacyjne i usprawnia współpracę. Dane o zapasach, wymaganiach produkcyjnych czy statusie projektów są dostępne w jednym miejscu, co zwiększa efektywność operacyjną. Współczesne narzędzia wspierające biznes mają integrację wpisaną w swoje DNA. Oznacza to, że firmy mogą śmiało korzystać z ich zalet, nie obawiając się technicznych barier. Dzięki temu system ERP może być elastyczną platformą, która rośnie wraz z potrzebami organizacji. Szybkie reagowanie systemów ERP na zmiany prawne Krajowi producenci systemów ERP, tacy jak enova365 czy TRIVA dostosowywanie oprogramowania do zmian w przepisach mają wpisane w DNA. Dostarczają zmiany w oprogramowaniu, które umożliwiają firmom działanie zgodne z przepisami już w momencie, gdy takie zmiany wchodzą w życie.  Z drugiej strony, globalni producenci systemów ERP nie dostosowują ich do zmian w prawie na rynkach lokalnych. Spoczywa to raczej na ich partnerach wdrożeniowych i z punktu widzenia klientów, wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Podsumowując, krajowi producenci systemów ERP dostosowują się do zmian o wiele szybciej, a ich klienci nie muszą za to dodatkowo płacić. Firmy oczekują gotowości systemów ERP do spełnienia krajowych wymogów prawnych – takich jak KSeF, JPK CIT czy e-doręczenia – ale także tych narzucanych przepisami Unii Europejskiej, takich jak ISO, ESG, work-life balance czy tworzenie krajowych repozytoriów e-faktur. Dotyczy to nie tylko Polski, ale także innych krajów Europy – Niemiec czy Francji – więc można powiedzieć, że szybkie dostosowywanie systemów ERP do zmian prawnych to trend światowy. Sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe (ML) i analiza predykcyjna coraz częściej w systemach ERP Coraz więcej producentów systemów ERP mówi „wykorzystujemy sztuczną inteligencję” – na ile ta technologia jest już realnym wsparciem w systemach ERP? Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest AI. Jest to technologia, która w odróżnieniu od RPA (robotic process automation), bazującej na pewnych algorytmach, uczy się, czyli przyswaja informacje i wykorzystuje je w określonym kontekście oraz doskonali swoje działanie. Tworzy coś nowego na podstawie tego, czego się nauczyła, a działa szybko, więc jest ekonomicznie uzasadniona. Choć RPA świetnie sprawdza się w systemach ERP, jako narzędzie automatyzujące różne procesy, producenci systemów ERP coraz częściej zaczynają wykorzystywać również: uczenie maszynowe – dzięki któremu komputery uczą się i podejmują decyzje na podstawie danych, choć nie są zaprogramowane do wykonania konkretnego zadania, modele językowe – przetwarzanie języka naturalnego umożliwia komputerom interpretację, uczenie się i generowanie ludzkiego języka, algorytmy predykcyjne – analizują historyczne dane i scenariusze i na tej podstawie prognozują przyszłe trendy, zachowania czy wydarzenia. Gdzie sztuczna inteligencja może znaleźć zastosowanie w systemach ERP? Sprawdzi się tam, gdzie odpowiedź nie musi być bardzo precyzyjna. Na przykład jako: pomoc kontekstowa – na podstawie zapytania wpisywanego do czatu będzie można uzyskać pomoc, jak wykonać jakieś działanie w systemie ERP, wsparcie działu sprzedaży – AI można wykorzystać do streszczania korespondencji i rozmów z klientami, co przyspieszy pracę konsultantów; system może też podpowiedzieć, jak wyglądają relacje z danym klientem – czy jest do firmy nastawiony pozytywnie; personalizacja panelu użytkownika – na podstawie cyklicznych działań danej osoby, system ERP mógłby proponować, jaki interfejs jest dla niej najlepszy; np. na podstawie tego, z jakich analiz korzystasz w BI, AI mogłaby przygotowywać potrzebne raporty i je wyświetlać; wsparcie działu obsługi klienta – sztuczna inteligencja mogłaby podać najczęstsze rozwiązania problemów; proponowanie ścieżek rozwoju karier na podstawie przebytych szkoleń i podjętych działań; prognozowanie sprzedaży w oparciu o wieloletnie dane historyczne; utrzymanie predykcyjne – na podstawie danych zbieranych z maszyn systemy ERP z AI mogłyby monitorować stan maszyn w czasie rzeczywistym i przewidywać potencjalne awarie. Technologia RPA nadal będzie grała w systemach ERP pierwsze skrzypce Jak wynika z powyższego, systemy ERP mogą jeszcze lepiej niż dotychczas wspierać biznes, wykorzystując elementy sztucznej inteligencji. Warto jednak pamiętać, że obecnie sztuczna inteligencja może być tylko jednym z narzędzi wykorzystywanych w systemach do zarządzania przedsiębiorstwem. Zanim zacznie dla nas „pracować” musimy ją „nauczyć” odpowiednich działań. Dla przykładu, żeby wykorzystać AI do harmonogramowania produkcji najpierw musi ona poznać wiele tysięcy poprawnych ułożeń harmonogramów, a to wymaga dużych nakładów. Dlatego obecnie AI sprawdza się szczególnie w procesach, przy których nie jest istotna duża precyzja. Tam, gdzie kluczowa jest dokładność, a zadania są czasochłonne i powtarzalne nadal lepiej sprawdza się na ten moment technologia RPA. Dotyczy to na przykład wielu procesów księgowych, kadrowych czy harmonogramowania produkcji. Wdrożenie systemów ERP, które wykorzystują RPA w wielu obszarach pozwala znacząco usprawnić i przyspieszyć codzienne operacje. Jak duża jest ta korzyść? Według szacunków Gartnera, rozwiązania RPA pozwalają na natychmiastowe obniżenie kosztów pracowniczych nawet o 25-40%. Z kolei, badania przeprowadzone przez McKinsey sugerują, że wdrożenie RPA może wygenerować ROI na poziomie 30-200% już w pierwszym roku po wdrożeniu. Jednym z nowoczesnych rozwiązań ERP jest enova365 – system, który oferuje szereg możliwości dla firm działających w każdej branży, bez względu na ich wielkość i poziom skomplikowania struktury organizacyjnej. System enova365 jest wyposażony we wszystkie narzędzia, które są potrzebne do zarządzania pracą, integracji z zewnętrznymi narzędziami i wykorzystywania nowoczesnych technologii. Jeżeli zastanawiasz się czy w enova365 jest obecny AI, odpowiadamy: pracujemy w tle nad rozwiązaniem dobrze dostosowanym do potrzeb naszych użytkowników.

Grupa ERBUD chciała usprawnić obsługę kadrową około 3000 pracowników i rozliczanie kosztów projektów, realizowanych w 5 krajach. Rozwiązaniem było jednoczesne wdrożenie modułu kadrowo-płacowego enova365 i finansowo-księgowego Microsoft Dynamics365 dla kilkunastu spółek grupy. W efekcie większość procesów kadrowych przebiega automatycznie, a dwukierunkowy przepływ informacji na linii kadry-księgowość jest szybki i bezbłędny. Case study wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD w pigułce WYZWANIE Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych w kilkunastu spółkach grupy kapitałowej działających w 5 krajach  Automatyzacja procesów finansowo-księgowych Automatyzacja raportowania Jednoczesne wdrożenie i migracja danych w kilkunastu spółkach grupy Możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb Grupy ERBUD Spełnienie wymagań polskiego prawa pracy i przepisów sektorowych REZULTAT Większość procesów tzw. twardego HR w Grupie ERBUD przebiega automatycznie, w tym rozliczanie wynagrodzeń pracowników pracujących za granicą  Koszty wynagrodzeń i umów kontraktowych są automatycznie przyporządkowywane do miejsc ich powstawania, m.in. dzięki zintegrowaniu modułu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Z systemu można łatwo wygenerować potrzebne raporty kadrowo-płacowe i kontrolingowe Płynny przebieg wdrożenia i migracji danych Nowe rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia integrowanie w systemie nowych struktur organizacyjnych, np. przejmowanych spółek  Grupa ERBUD korzysta z programu kadrowo-płacowego, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami Najważniejsze informacje o Grupie ERBUB Grupa ERBUD specjalizuje się w budownictwie kubaturowym, zielonej energii, serwisie dla przemysłu i prefabrykacji drewnianej. Ma ponad 34 lata doświadczenia w Polsce i w krajach Europy Zachodniej. Spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej – ERBUD SA i ONDE – notowane są na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych.  ERBUD jako jedyna spółka budowlana figuruje w prestiżowym rejestrze EMAS, to najwyższe unijne wyróżnienie w obszarze ekologii, a w 2022 r. znalazła się na prestiżowej liście „World’s Best Employers” amerykańskiego magazynu „Forbes”. Do flagowych realizacji spółki należą m.in. Galeria Młociny, Hala Koszyki, Szpital Południowy czy biurowiec Royal Wilanów w Warszawie. Grupa ERBUD zrealizowała także Morskie Centrum Nauki w Szczecinie, Basecamp we Wrocławiu, Centrum Dystrybucyjne Lidl w Stargardzie czy Spalarnię Odpadów Komunalnych w Koninie. Wymagania Grupy ERBUD wobec systemu ERP1. Dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijającej się grupy kapitałowejSpółki wchodzące w skład Grupy ERBUD intensywnie się rozwijają – zarówno organicznie, jak i przez przejęcia. Co więcej, podmioty wchodzące w skład grupy działają w różnych obszarach – od serwisu dla przemysłu, przez prefabrykację z drewna, po branżę OZE. Stanowi to wyzwanie dla systemu ERP, który musi umożliwić automatyzację procesów oraz konsolidację i centralizację danych w tych wszystkich obszarach, a jednocześnie być na tyle elastyczny, by dało się go łatwo dostosować do bieżących potrzeb grupy.  O tym, jakim wyzwaniem było wdrożenie systemu ERP w Grupie ERBUD mówi Dariusz Grzeszczak, prezes Grupy ERBUD. Block Quote 2. Cyfryzacja procesów kadrowych, których organizacja często ulega zmianie ze względu na zmiany prawne w Polsce Jednocześnie wyzwaniem dla Grupy ERBUD było spełnienie wymagań polskiego prawa w obszarze kadrowo-płacowym w możliwie efektywny sposób. Oprócz globalnego systemu ERP, firma szukała więc także modułu kadrowo-płacowego, który jest na bieżąco dostosowywany do kadrowych przepisów sektorowych w Polsce i pozwala zdigitalizować związane z nimi procesy, a który jednocześnie można zintegrować z globalnym oprogramowaniem ERP. 3. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń i przypisywania ich do miejsc powstawania kosztów Żeby móc zautomatyzować procesy kadrowe i płacowe w Grupie ERBUD konieczna była wymiana danych między modułem kadrowo-płacowym enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Potrzebna więc była ich integracja. Wybór systemów ERP: Microsoft Dynamics365 i enova365 Stosownie do rangi Grupy ERBUD i jej międzynarodowego charakteru wybrano do obsługi finansów i księgowości oraz działalności operacyjnej system ERP, dostarczany na cały świat – Microsoft Dynamics365.  Natomiast dla spełnienia wymagań polskiego prawa pracy oraz kadrowych przepisów sektorowych zdecydowano o potrzebie wdrożenia systemu kadrowego, który: ma odpowiedni potencjał technologiczny, umożliwia integrację procesów z różnych systemów i dwukierunkową wymianę danych,  gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, jest ciągle rozwijany, dzięki czemu nadąża za wyzwaniami rynku i wspomnianymi wyżej zmianami w przepisach.  Wybór padł na moduły enova365: Kadry, Płace i HR, Pulpity pracownika i kierownika oraz Business Intelligence i moduł dodatkowy: Ewidencja umów B2B. Wymagania wobec przebiegu wdrożenia systemu kadrowo-płacowego – czyli co musiała zapewnić firma wdrożeniowa? Oprócz wspomnianej wyżej zgodności z przepisami i elastyczności, umożliwiającej integrację z Microsoft Dynamics365, system kadrowo-płacowy dla Grupy ERBUD musiał spełnić jeszcze inne wymagania. Po pierwsze, firma wdrożeniowa musiała być w stanie wdrożyć program kadrowo-płacowy jednocześnie w kilkunastu spółkach Grupy. Chodziło o to, żeby zespoły kadrowe z różnych spółek mogły pracować na jednym systemie kadrowo-płacowym.  Zachowana musiała być ciągłość ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych. Migracja danych dla wszystkich spółek Grupy ERBUD musiała się odbyć w tym samym czasie, z gwarancją wsparcia powdrożeniowego. Dla Grupy ERBUD niezbędnym kryterium przy wyborze programu kadrowo-płacowego i firmy wdrożeniowej była także możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb. Chodziło, na przykład, o szybkie włączanie do wspólnej systemowej bazy danych nowych struktur organizacyjnych – spółek, które mogłyby zostać przejęte w przyszłości – lub nowych podmiotów powstałych na skutek fuzji.  Rozwiązanie – wdrożenie modułu Kadry Płace i HR enova365 przez KOMAKO Wdrożeniem oprogramowania enova365 zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner Sonety, producenta systemu ERP enova365, który dobrze zna potrzeby branży budowlanej.  Zespół KOMAKO zaczął pracę od analizy wymagań klienta, a następnie dostosował oprogramowanie do potrzeb i je skonfigurował. Kolejnym etapem była migracja danych oraz integracja systemu z Microsoft Dynamics365.  Krok 1 – analiza wymagań klienta W pierwszym kroku zespół KOMAKO zebrał wymagania biznesowe klienta. Na tym etapie ustalono więc najważniejsze funkcje, jakie nowe rozwiązanie powinno posiadać, żeby idealnie wpisać się w jego potrzeby. Krok 2 – dostosowanie enova365 do potrzeb Grupy ERBUD Choć moduł kadrowo-płacowy enova365 zawiera kompletny zestaw funkcji z obszaru tzw. twardego HR, żeby idealnie wpisywał się w potrzeby Grupy ERBUD konieczne było rozbudowanie go o dodatkowe możliwości na etapie konfiguracji systemu.  W tym celu wdrożeniowcy opracowali dopasowane do potrzeb grupy raporty kadrowe, rozbudowali zestaw elementów wynagrodzeń i definicje stanowisk oraz wykonali dedykowane rozszerzenia – na przykład moduł rezerw urlopowych i emerytalnych. Skonfigurowali także ewidencję kadrową i sposób rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji czasu przy projektach. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób zespół KOMAKO dostosował enova365 do potrzeb grupy ERBUD w kluczowych obszarach. Krok 3 – integracja modułu Kadry Płace enova365 z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365 Integracja miała na celu zapewnienie wielokierunkowej wymiany danych między modułem Kadry Płace enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Było to niezbędne między innymi w celu automatyzacji następujących procesów. Księgowania list płac w oparciu o rozliczone wypłaty i na podstawie 4 różnych sposobów ewidencji czasu pracy Czas pracy mógł być rozliczany na podstawie wydziału, indywidualnego podzielnika na kartotece pracownika, podzielnika dla elementu wynagrodzeń lub dla strefy czasu pracy w kalendarzu pracownika.  Analizowania i raportowania kosztów w oparciu o centra kosztów Zespół KOMAKO musiał zapewnić dwukierunkową międzysystemową wymianę informacji o projektach, miejscach powstawania kosztów, rodzajach kosztów oraz datach i statusach projektów. Na podstawie tych pierwszych trzech zmiennych tworzone są automatycznie centra kosztów, jednostki organizacyjne i elementy struktury organizacyjnej, zgodnie ze standardami grupy i potrzebami spółek. Powiązania środków trwałych z centrami kosztów Obsługa rozbudowanych ewidencji centrów kosztów (CK) w powiązaniu ze środkami trwałymi miała umożliwić rejestrację czasu pracy na tak rozbudowane CK. Chodziło też o podział kosztów na pracowników umysłowych i fizycznych oraz według rodzajów realizowanych prac.  Krok 4 – integracja enova365 z systemem workflow Webcon Zespół KOMAKO musiał zapewnić wymianę informacji pracowniczych między enova365 a systemem Webcon, takich, jak np. informacje o nieobecnościach oraz umowach zawartych z pracownikami i ich rozliczeniu.  Funkcje enova365, rozbudowane na etapie wdrożenia, szczególnie istotne dla Grupy ERBUD 1. Ewidencja czasu pracy przy projektach Klient chciał ewidencjonować czas pracy na wiele sposobów. Ponieważ w spółkach serwisowych Grupy ERBUD pracownicy jednego dnia są zaangażowani w kilka projektów, a w spółkach wykonawczych, przez kilka miesięcy zajmują tym samym projektem, żeby umożliwić adekwatną do potrzeb ewidencję czasu pracy dostosowano Pulpity kierowników, pracujących na budowach w Polsce i za granicą. Posłużył do tego specjalny dodatek ENOKO.Zestawienia Czasu Pracy. Pozwala on m.in. na: rozszerzenie ewidencji czasu pracy nad projektami pracowników szeregowych i ich kierowników,  ewidencjonowanie ocen pracowników, tworzenie arkuszy premiowych na podstawie zarejestrowanego czasu i ocen, nadanie Pulpitom kontekstu budowy – projektu realizowanego przez spółkę z Grupy, rejestracja czasu pracowników – w kraju i oddelegowanych do pracy za granicą, wyliczanie diet i premii dziennych, obliczanie kluczy podziałowych wykorzystywanych do księgowań list płac, oparcie rozwiązań na strukturach organizacyjnych. 2. Obsługa umów B2B, raportowanie i wsparcie weryfikacji danych Zgodnie z potrzebami Grupy ERBUD zespół KOMAKO wprowadził ewidencję umów kontraktowych czyli umów B2B i innych (np. pełnomocnictwa czy powierzenia). Do każdej umowy konsultanci zdefiniowali element rozliczający, który umożliwia weryfikację czasu trwania i powtarzalność elementu w jednostce czasu.  Każdy element rozliczający alokuje koszty związane z umowami według przyjętej logiki. Program obsługuje na przykład następujące procesy workflow: czy jest umowa,  czy jej wartość jest zgodna z umową, alokacja wartości elementu wg umowy, ile godzin przypada do rozliczenia i do jakiego centrum kosztów przyporządkować dany koszt. Rozwiązanie wyposażono też w rozbudowany system weryfikacji, który wymaga wpisania określonych danych lub blokuje wartości niezgodne z założeniami weryfikatorów. W ramach grupy kapitałowej kilkunastu podmiotów weryfikowana jest np. kontrola zatrudnienia i spójność umów.  Wsparcie KOMAKO objęło także m.in.: wspieranie działów kadr spółek w obsłudze przejść pracowników w grupie – między podmiotami, wykonanie setek zindywidualizowanych raportów kadrowych, płacowych i kontrolingowych,  wprowadzenie automatycznych powiadomień e-mailowych np. o uprawnieniach, badaniach lekarskich, BHP, wydłużających się zwolnieniach czy urodzinach pracowników.  zautomatyzowanie wysyłki deklaracji PIT, IMIR oraz pasków wynagrodzeń pracowników.  3. Rozliczanie pracowników oddelegowanych System enova365 rozbudowany o dodatki partnerskie KOMAKO usprawnia rozliczanie pracowników, pracujących na kontraktach zagranicznych. Obejmuje to rozliczanie wynagrodzeń pracowników oddelegowanych, w tym: naliczanie podatku belgijskiego wraz z ewidencją i naliczaniem belgijskich ulg podatkowych,  rozliczanie nadgodzin wg reguł danego kraju np. – Francja czy Norwegia,  weryfikację rejestracji czasu pracy dot. specyfiki krajów oddelegowania. Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD – efektywny przepływ informacji, komfort pracowników, mniej papieru Proces wdrożenia zrealizował stawiane przed nim cele. Nie tylko zautomatyzowano i zdigitalizowano procesy kadrowo-płacowe w kilkunastu spółkach Grupy ERBUD, ale także zapewniono dwukierunkową wymianę danych między systemami. Dzięki temu przepływ informacji jest szybki i bezbłędny, a kadrowych i księgowych w wielu czynnościach zastępuje system informatyczny. Co  więcej, dzięki łatwemu raportowaniu menedżerowie mogę opierać swoje decyzje na danych.   Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD podsumowuje Dariusz Grzeszczak, jej prezes. Block Quote

Decyzja o sposobie wdrażania systemu ERP to jeden z wielu wyborów, którego dokonać muszą liderzy w związku z implementacją systemu ERP. Sprawdź, jakie są wady i zalety uruchamiania systemu ERP etapami oraz jednoczesnego go-live wszystkich modułów. Które podejście doradzają Autoryzowani Partnerzy Sonety – producenta systemu ERP? Metoda wdrożenia systemu ERP wpływa na czas, koszty i powodzenie całego projektu Zacznijmy od wyjaśnienia, że go-live to dzień, w którym organizacja zaczyna korzystać z nowego systemu ERP – wprowadza do niego dane i rejestruje w nim zdarzenia gospodarcze. Od tego, czy firma decyduje się jednocześnie uruchomić wszystkie wdrażane moduły systemu ERP, czy tylko wybrane zależy między innymi: czas trwania wdrożenia systemu ERP – jednoczesny go-live wszystkich modułów trwa krócej, niż wdrażanie etapami, a wszystkie procesy są szybko zintegrowane w jednym systemie, koszty wdrożenia – przy jednoczesnym go-live wielu modułów trzeba zapewnić wsparcie konsultantów we wszystkich działach, których dotyczy wdrożenie, co wiąże się z koniecznością zapewnienia większego budżetu, powodzenie projektu wdrożenia – jeżeli przy uruchomieniu całego systemu ERP w jednym momencie wystąpią błędy, może dojść do zablokowania kluczowych procesów w firmie i jej paraliżu.  Wybór metody wdrożenia systemu ERP jest więc ważny dla organizacji wdrażającej z wielu powodów, a każda z nich ma swoje zalety i wady. Co w kwestii wyboru metody wdrożenia systemu ERP doradzają Autoryzowani Partnerzy Sonety – producenta systemu ERP enova365?  Alt One: Stawiamy na elastyczność, dostosowując metodykę do potrzeb klienta Decyzja o sposobie wdrożenia ERP zależy od charakterystyki projektu, priorytetów biznesowych i dostępnych zasobów. W Alt One stawiamy na elastyczność, dostosowując metodykę do potrzeb klienta. Najczęściej stosujemy model kaskadowy, który dzieli wdrożenie na etapy: analiza wymagań, projekt systemu, implementacja, testy i uruchomienie. Dzięki temu mamy jasno określone cele, harmonogram i pełną kontrolę nad budżetem. Bazując na 20-letnim doświadczeniu i setkach zrealizowanych wdrożeń, opracowaliśmy własną metodykę projektową, którą szczegółowo omawiamy z klientami już podczas wstępnych rozmów.   Zakres etapów powinien odzwierciedlać naturalny przebieg procesu wdrożeniowego oraz priorytety, które ustalamy z klientem na etapie analizy.  W jednych projektach naturalne jest uruchamianie równoległe kilku modułów. Dzięki temu klient ma szansę przetestować kompletnie działający system w warunkach przedprodukcyjnych, co pozwala na wychwycenie i skorygowanie ewentualnych niedoskonałości.  Z kolei w innych sytuacjach, gdzie zależności między modułami są mniej istotne lub gdy zakres prac do uruchomienia jednego modułu jest bardzo rozbudowany, wdrażamy system przyrostowo. Oddajemy jeden obszar, a następnie przechodzimy do kolejnego, co daje czas na dogłębne przetestowanie każdego elementu. Kluczowe czynniki przy wyborze metody to: zakres projektu – czy moduły mogą działać niezależnie? priorytety biznesowe – które obszary wymagają natychmiastowych zmian? zasoby i czas – jakie zaangażowanie może zapewnić klient? Podsumowując, kluczem do sukcesu we wdrażaniu ERP jest współpraca i wspólne planowanie. W Alt One nasze podejście opiera się na elastyczności, precyzji i stałym kontakcie z klientem, co sprawia, że proces wdrożeniowy kończy się sukcesem. COM@COM: Nasza praktyka jednoznacznie wskazuje na przewagę podejścia hybrydowego W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym wdrożenie systemu ERP staje się kluczowym procesem transformacji cyfrowej. Nasza praktyka, jako autoryzowanego partnera systemu enova365, jednoznacznie wskazuje na przewagę podejścia hybrydowego. Dlaczego metoda hybrydowa? Metoda hybrydowa stanowi odpowiedź na kluczowe wyzwania współczesnych transformacji cyfrowych, łącząc w sobie najskuteczniejsze mechanizmy klasycznych i zwinnych metodyk zarządzania projektami.  Jej przewaga wynika z kilku fundamentalnych atutów, które czynią ją najefektywniejszym podejściem we wdrażaniu systemów ERP. Hybrydowość metody pozwala na dynamiczne reagowanie na zmienne warunki projektu. W przeciwieństwie do sztywnego modelu kaskadowego (waterfall) czy nadmiernie płynnego podejścia zwinnego (agile). Jest to szczególnie istotne w dużych projektach, gdzie im bardziej rozbudowana i skomplikowana jest struktura przedsiębiorstwa, tym większego znaczenia nabiera elastyczne podejście do implementacji systemu enova365. Chodzi przede wszystkim o zdolność do przeprowadzenia głębokiej analizy procesów biznesowych, które często przebiegają w sposób nieoczywisty i wielowątkowy. Organizacje o wysokim stopniu złożoności organizacyjnej charakteryzują się rozbudowanymi hierarchiami, licznymi powiązaniami między działami oraz zróżnicowanymi modelami komunikacji wewnętrznej. W takich przypadkach tradycyjne, sztywne metodyki wdrożeniowe zawodzą, generując ryzyko niepowodzenia projektu. Kluczowa staje się możliwość ciągłej adaptacji strategii, uwzględniającej specyfikę poszczególnych komórek organizacyjnych oraz ich wzajemne zależności. DPS Systems: Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia Czy odpalamy wszystkie moduły systemu jednocześnie, czy dzielimy uruchomienie na etapy? Obydwa podejścia są obarczone ryzykiem, które trzeba przeanalizować przed podjęciem decyzji. Decyzja powinna zapadać zawsze w organizacji wdrażającej, ponieważ to tutaj leży obowiązek zachowania ciągłości realizacji procesów biznesowych. Parametry projektowe, które należy uwzględnić to czas i budżet, natomiast parametry biznesowe to wielkość organizacji, złożoność procesów biznesowych oraz przygotowanie organizacyjne i mentalne pracowników do wdrożenia zmiany.   Jakie zalety i wady ma jednoczesny go-live wszystkich modułów? Przede wszystkim, uruchomienie przebiega jeden raz, co eliminuje wielokrotny stres organizacji przy implementacji zmiany. Metoda jednoczesnego go-live całego systemu jest trudna, ale przeprowadzona skutecznie daje znacznie szybszy efekt pracy całej organizacji “po nowemu”, redukując czas wystąpienia dodatkowego obciążenia zasobów.  Z drugiej strony, metoda ta nakłada konieczność zapewnienia przez dostawcę systemu ERP dużego zespołu wsparcia, aby każdy użytkownik w tym samym momencie mógł korzystać z doświadczenia konsultantów. Metoda pełnego go-live sprawdza się (lub wręcz jest konieczna), gdy organizacja nie może sobie pozwolić czasowo na wdrożenie etapowe, ale dysponuje relatywnie wysokim budżetem na zapewnienie wsparcia jednocześnie we wszystkich działach. Zaletą pełnego go-live jest też niewątpliwie (i jest to oszczędność) integralność pozyskiwanych w ten sposób danych w systemie. Dane wprowadzane w obszarach zakupów, magazynów, produkcji i sprzedaży są wzajemnie spójne, księgowość “widzi” od razu pełen obrót gospodarczy a wynagrodzenia pracowników oparte są na danych z produkcji.  Mówiąc krótko: takie rozwiązanie nie wymaga interfejsów komunikacyjnych pomiędzy wieloma programami jednocześnie. Przy tej metodzie łatwo jednak o błąd w planowaniu go-live, co w połączeniu z reaktywną identyfikacją ryzyk może przynieść efekt w postaci nieudanego startu systemu.  Jakie zalety ma go-live przeprowadzany etapami? Etapowość uruchomienia jest zawsze spokojniejsza od go-live jednoczesnego. Wymaga, jak każdy etap w projekcie, precyzyjnego planu, w którym koniecznie należy uwzględnić interakcje pomiędzy obszarami. Jeśli moduł finansowo-księgowy uruchamiamy bez magazynów i sprzedaży, to musimy opracować plan zasilenia nowej FK z innych eksploatowanych jeszcze obszarów.  Takie podejście wymaga często wykonania dodatkowych, tymczasowo działających interfejsów wymiany danych z innymi systemami, co wpływa na koszt projektu, wymagając dodatkowych analiz, programowania i testów. Metoda etapowa powoduje, że start całości systemu jest rozłożony w czasie, a przez to spokojniejszy. Dostawca angażuje w start pojedynczych modułów mniejsze zasoby, co rozkłada w czasie koszty wsparcia.  Go-live optymalnie Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia. Uruchamiamy jednocześnie kluczowe moduły systemu, które powinny z perspektywy procesowej pracować równolegle, a inne mniej istotne obszary funkcjonalne odsuwamy na kolejne etapy. Na przykład moduły finansowo-księgowy, magazynowy i sprzedażowy oraz elementy zarządzania MRP i zleceniami produkcyjnymi uruchamiamy jednocześnie, a elementy związane z planowaniem produkcji i sprzedaży, elementy CRM i B2B/B2C w kolejnych etapach. Na końcu, po uzyskaniu w systemie wielomiesięcznej struktury danych, uruchamiamy pierwsze analizy BI.   Takie podejście wydaje się optymalne zarówno dla dużych, jak i małych wdrożeń. Opracowanie planu uruchomienia jest i w tym przypadku konieczne i wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawcy na gruncie architektury całości rozwiązania. Kluczowa jest tutaj rola architekta rozwiązania po stronie dostawcy (czasem zwanego business solution owner), gdyż to on zna najlepiej funkcje i możliwości wdrażanego systemu, a jego business acumen pozwala rekomendować właściwe elementy planu uruchomienia.  Initius: Kluczowe jest staranne zaplanowanie procesu wdrożenia, zaangażowanie obu stron i regularna komunikacja Uruchomienie całego systemu ERP w jednym momencie – wady i zalety Decyzja o uruchomieniu całego systemu ERP w jednym momencie to zastąpienie dotychczasowych narzędzi nowym rozwiązaniem w całej firmie. To podejście ma swoje plusy, zwłaszcza w przypadku firm, które chcą uniknąć utrzymywania równoległych systemów. Kluczową korzyścią jest szybka integracja procesów, co pozwala na natychmiastowe korzystanie z pełni funkcjonalności systemu. Jednak takie podejście niesie ze sobą ryzyka.  W przypadku ewentualnych błędów może dojść do zablokowania kluczowych procesów i paraliżu przedsiębiorstwa. Złożoność projektu wymaga intensywnych przygotowań, testów i zaangażowania wszystkich działów. Należy też pamiętać, że ten model startu wymaga  od firmy wdrożeniowej odpowiednio licznego zespołu wdrożeniowego, aby zapewnić szybkie wsparcie w początkowym okresie pracy. Wdrażanie systemu ERP etapami Alternatywnym podejściem jest wprowadzanie ERP etapami. Pozwala to na przetestowanie systemu w mniejszej skali i stopniowe dostosowywanie go do specyfiki firmy. Modułowe wdrażanie minimalizuje ryzyko, a także rozkłada koszty wdrożenia w czasie, co może być korzystne dla mniejszych przedsiębiorstw. Dodatkowo pracownicy mają więcej czasu na naukę i adaptację, co zwiększa szanse na pełne wykorzystanie potencjału ERP. Z drugiej strony, etapowe podejście może prowadzić do tymczasowych utrudnień w komunikacji między modułami i wymaga utrzymywania równoległych procesów w niektórych obszarach. Niezależnie od wyboru strategii, kluczowe jest staranne zaplanowanie procesu wdrożenia, zaangażowanie obu stron i regularna komunikacja.