Znaczenie czasu w realizacji biznesowych celów projektu

Jeśli stoisz przed decyzją o wdrożeniu nowego systemu dla Twojego przedsiębiorstwa, być może zastanawiasz się, czy istnieje jedna uniwersalna metoda na realizację takiego projektu? Takiego, który oczywiście zakończy się wyjątkowym sukcesem. Bez wątpienia jednym z kluczowych czynników w realizacji udanego wdrożenia jest wybór partnera, który nie tylko posiada odpowiednią wiedzę techniczną, ale także rozumie indywidualną sytuację Klienta. Co ważne, bez zrozumienia przez drugą stronę punktu widzenia dostawcy, projekt także się nie uda. Poniżej omawiam, w jaki sposób podejść do wdrożenia, tak, aby zaimplementowany system spełnił oczekiwania i zrealizował konkretne cele biznesowe.

Czy Twoje przedsiębiorstwo potrzebuje transformacji?

Potrzeba wdrożenia ERP pojawia się u dwóch typów Klientów. Pierwszym z nich są ci, którzy dostrzegają pewne niedoskonałości posiadanego oprogramowania, ale ich proces podejmowania decyzji jest raczej długi i spokojny. Wiedzą, że rozwiązanie wykorzystywane w organizacji nie jest wystarczająco efektywne, ale umożliwia realizację kluczowych zadań na akceptowalnym poziomie. Taki Klient daje sobie czas na gruntowną analizę potrzeb i spokojne podjęcie współpracy.

Drugą grupą są Klienci, którzy znaleźli się przed murem wynikającym z ograniczeń dotychczasowo używanych systemów lub ich braku. W takiej sytuacji każdy dzień jest na wagę złota. Klient oczekuje szybkiego wdrożenia, bo wie, że z odpowiednim narzędziem mógłby zwiększyć liczbę realizowanych zamówień, poprawić efektywność lub wkroczyć na nowe rynki. Bez (nowego) systemu jest natomiast zablokowany operacyjnie.

Dla obu grup Klientów wdrożenie systemu ERP otwiera drzwi do efektywniejszej działalności i intensywnego rozwoju, ale projekt zaczynamy z zupełnie innymi zasobami. Dlatego też kluczem jest zrozumienie roli, jaką we wdrożeniu pełni CZAS.

Czas: dlaczego jest kluczowym elementem przygotowania do wdrożenia ERP?

Uniwersalnym kluczem do udanego projektu jest dobre zrozumienie na linii Klient – dostawca. Żeby mogło zaistnieć, potrzebny jest czas! Tylko on gwarantuje możliwość dokładnego poznania potrzeb organizacji, która decyduje się na wdrożenie. Poza tym, dobre poznanie potrzeb wymaga też zbudowania relacji, a to również wymaga czasu. Bez względu na to, jak pilna potrzeba stoi za rozpoczęciem projektu, warto dać sobie czas na oddech i upewnienie się, że obie strony rozumieją ją tak samo. Takie podejście zwiększa szansę na powodzenie przedsięwzięcia.

Dla lepszego zilustrowania, dlaczego tak jest, posłużę się kilkoma przykładami z mojej codziennej pracy:

Oferta na już

Kilka miesięcy temu zgłosił się do nas Klient zainteresowany wdrożeniem ERP. Od razu poinformował, że nie chce „tracić czasu” na przedstawienie specyfiki swojej działalności, ani prowadzić długich rozmów. Wysłał identyczne zapytanie do kilkudziesięciu różnych dostawców i chce zacząć od zaprezentowania mu dokładnych kosztów projektu.

Niestety specyfika wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie polega na tym, że na pytanie „Ile kosztuje system ERP?” można odpowiedzieć tylko: to zależy. Ostateczna kwota wynika m.in. z liczby użytkowników nowego rozwiązania, jego objętości, modułów, które się na niego składają i wielu innych zmiennych. Żeby je znać i na ich podstawie przygotować trafną estymację, trzeba poświęcić czas. Nie da się zrobić tego podczas szybkiej wymiany zdań.

Pośpiech to zły doradca

Na początku roku otrzymaliśmy zapytanie od firmy zainteresowanej wdrożeniem ERP. Oprogramowanie miało składać się z rozbudowanych modułów HiD (Handel i Dystrybucja) oraz FK (Finanse i Księgowość). Decyzja miała zostać podjęta błyskawicznie – przedstawiciele firmy dali sobie na to miesiąc. Ponadto zależało im też na stosunkowo szybkim wdrożeniu. Kiedy zakończyliśmy realizację pierwszego etapu sprintu analitycznego (który standardowo realizujemy na początku projektu), Klient się wycofał, bo okazało się, że wdrożenie przerosło go pod względem kosztów i wbrew pozorom to nie budżet okazał się problemem! Tym, co zaważyło na niepowodzeniu implementacji, był czas. Czas, którego zabrakło na samym początku, by upewnić się, że potencjalny partner rozumie, z czym wiąże się projekt w takim zakresie, jaki odpowie na przedstawione potrzeby.

Śpiesz się powoli

Jednak nie można jednoznacznie stwierdzić, że duża presja czasu uniemożliwia skuteczne wdrożenie ERP. Doskonale pokazuje to przykład współpracy z jednym z naszych Klientów z branży e-handlu. Specyfika działalności tej organizacji wymaga perfekcyjnego zaplanowania realizacji procesów magazynowych. Projekt dotyczył zaprojektowania i wdrożenia oprogramowania, które pomoże w sprawnej realizacji tego celu. Było to duże wyzwanie, bo musieliśmy zdążyć z uruchomieniem do konkretnego dnia, gdyż Klient miał zakończyć korzystanie z dotychczasowego systemu. Proces handlowy wraz z badaniem potrzeb trwał jedynie 3 tygodnie. Dla systemu klasy WMS jest to tempo wręcz ekspresowe! Od początku wiedzieliśmy, jaki mamy czas na realizację projektu, który finalnie zakończył się sukcesem, jednak gdybyśmy mieli go więcej, na pewno udałoby się uniknąć wielu stresujących sytuacji.

Wiele tematów nie zostało poruszonych na samym początku. Kiedy „wypłynęły”, pojawiła się konieczność pracy w trybie nadgodzin, aby dokończyć wdrożenie w terminie. Działanie pod presją czasu nie musi być zatem skazane na porażkę, ale z pewnością przekłada się na finalny koszt projektu.

Mierz siły na zamiary

Czy w takim razie proces decyzyjny może trwać zbyt długo? Zabezpieczenie czasu na analizę potrzeb zazwyczaj jest dobrym rozwiązaniem, ale w niektórych okolicznościach może okazać się pułapką. Zwłaszcza wtedy, gdy projekt ma ustalony odległy, ale nieprzekraczalny deadline.

Wiosną 2022 roku trafiło do nas zapytanie od jednego z Klientów, zawierające informację o konieczności uruchomienia nowego systemu najpóźniej 1 stycznia kolejnego roku, ze względu na początek nowego roku obrachunkowego. Było dużo czasu na analizę rozwiązań i wybór nowego dostawcy, dlatego przedstawiciele firmy rozpoczęli od przeprowadzenia długotrwałego konkursu ofert. Choć decyzja była zaplanowana na sierpień, ze względu na okres urlopowy i inne losowe wydarzenia, ostatecznie przesunęła się na październik. Prace wdrożeniowe rozpoczęliśmy dopiero w listopadzie. Był to projekt o dość szerokim zakresie i dotrzymanie założonego terminu stało się dużym wyzwaniem. Ostatecznie zakończył się sukcesem, ale gdyby nie był przeprowadzony metodyką zwinną, z pewnością musiałby zostać przesunięty o kolejny rok. W tym przypadku skrócenie procesu decyzyjnego oszczędziłoby nam sporo nerwów, a Klientowi dodatkowych kosztów związanych z nadprogramowymi godzinami prac wdrożeniowych.

Podsumowanie

Podjęcie decyzji dotyczącej wdrożenia ERP wiąże się nie tylko z wyborem odpowiedniego partnera, ale także zrozumieniem roli, jaką w projekcie odgrywa czas.

Dla niektórych przedsiębiorstw, zablokowanych operacyjnie bez odpowiedniego systemu, wymagane będzie szybkie działanie i sprawne podejmowanie decyzji. Natomiast dla firm mogących sobie pozwolić na spokojniejsze analizowanie potrzeb, kluczowe będzie wyznaczenie celów już na starcie projektu. Dzięki temu wdrożenie nie będzie przeciągać się w nieskończoność. Niezależnie od sytuacji, zrozumienie i wykorzystanie czasu jako kluczowego zasobu jest niezwykle istotne dla sukcesu projektu wdrożenia systemu ERP. Praktyka pokazuje, że zarówno pośpiech, jak i nadmiernie wydłużony proces decyzyjny, mogą mieć istotny wpływ na rezultaty projektu.