7 najczęstszych błędów we wdrożeniach ERP – jak Ich uniknąć i zwiększyć szanse na sukces?

ERP w OPP/NGO – specyfika i wyzwania Organizacje Pożytku Publicznego (OPP) funkcjonują inaczej niż firmy nastawione na zysk. Ich działalność może obejmować różne obszary – od działań charytatywnych, przez kluby sportowe, po koła zainteresowań. Mają one różną wielkość i zasięg, a ich struktura często obejmuje zarówno siedzibę główną, jak i rozproszonych pracowników terenowych oraz wolontariuszy. Praca w OPP często odbywa się w modelu hybrydowym i koncentruje się wokół realizacji projektów, co wymaga szczególnego podejścia do zarządzania zasobami i finansami.  Dodatkowym wyzwaniem jest brak działalności produkcyjnej oraz konieczność przestrzegania przepisów prawa, w tym ustawy o rachunkowości. W związku z tym organizacje non-profit potrzebują systemu ERP dostosowanego do ich unikalnych potrzeb, który usprawni zarządzanie finansami, projektami oraz zasobami.  Korzyści z ERP w OPP Obszar FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ  Mimo innego charakteru działalności OPP podlegają przepisom ustawy o rachunkowości i muszą prowadzić przejrzystą ewidencję finansową. System ERP wspiera je w zakresie:  sprawnego raportowania zgodne z przepisami (np. JPK, KSEF), co ułatwia składanie sprawozdań i audytów, ewidencji środków trwałych i wyposażenia, automatyzacji przypisywania kosztów do poszczególnych projektów i programów, przejrzystego śledzenia funduszy, darowizn i dotacji z różnych źródeł finansowania. Obszar HR  ERP z modułem do zarządzania zasobami ludzkimi i wolontariuszami wspiera rejestrację ich godzin pracy, zarządzania wynagrodzeniami i innymi sprawami kadrowymi.  Obszar BUDŻETOWANIE  Dzięki ERP organizacja może odwzorować pełną strukturę wewnętrzną i wykorzystać ją w planowaniu budżetu. Możliwe jest także wykorzystanie mechanizmu przepływów akceptacji (workflow) do weryfikacji dokumentów kosztowych, co zwiększa kontrolę nad finansami.  Obszar PROJEKTY  Ponieważ większość działań OPP ma charakter projektowy, system ERP staje się nieocenionym narzędziem do monitorowania:  kosztów, przychodów, projektów, przypisywania zadań pracownikom, śledzenia procesu realizacji zadań. Obszar HANDEL  System ERP umożliwia zarządzanie dokumentami handlowymi, takimi jak:   zamówienia zakupu, usługi, faktury sprzedaży. Wygodne funkcje, np. możliwość wysyłania dokumentów w formacie PDF i usprawniają codzienną pracę.  Obszar MAGAZYN  Dla OPP prowadzących gospodarkę magazynową ERP oferuje funkcje ewidencjonowania:  stanów magazynowych, obsługę procesów przyjęć i wydań, inwentaryzacji. Obszar CRM  Dla Organizacji Pożytku Publicznego (OPP) kluczowe jest budowanie relacji z darczyńcami, sponsorami i beneficjentami. Moduł CRM umożliwia monitorowanie kontaktów, darowizn i kampanii fundraisingowych, ułatwiając zarządzanie relacjami z interesariuszami.  Dodatkowo CRM wspiera marketing i komunikację, automatyzując kampanie oraz wysyłkę e-maili, co zwiększa skuteczność działań promocyjnych. Dzięki temu OPP mogą skupić się na swojej misji, usprawniając organizację i rozwój.  Obszar BI  Dzięki zintegrowanym narzędziom analitycznym organizacje mogą interpretować dane zgromadzone w systemie ERP za pomocą wskaźników i regularnych raportów dostosowanych do wymogów sponsorów i władz.  Przewagi technologiczne Business Central dla OPP Nowoczesny system ERP powinien być elastyczny i skalowalny. Business Central oferuje OPP wiele zalet, takich jak:  ograniczenie kosztów infrastruktury – system dostępny w chmurze eliminuje konieczność utrzymywania drogich serwerów, dostęp online – możliwość pracy z każdego miejsca, także na urządzeniach mobilnych, pełna integracja z Microsoft 365 – synchronizacja z Outlook, Teams, Power Automate, Power Apps i Power BI. Jesteśmy świadomi, jak ważna jest sprawna organizacja pracy i zarządzanie zasobami w organizacjach pożytku publicznego. Dlatego oferujemy kompleksowy system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, który jest w pełni dostosowany do potrzeb jednostek OPP. Dzięki niemu możliwe jest zautomatyzowanie procesów i łatwe zarządzanie finansami, zasobami oraz projektami, co pozwala na jeszcze większe skoncentrowanie się na misji i celach Państwa organizacji.  Dlaczego Microsoft Dynamics 365 Business Central? Microsoft Dynamics 365 Business Central to nowoczesne rozwiązanie ERP oparte na chmurze, które łączy w sobie elastyczność, skalowalność oraz niezawodność. System ten jest zaprojektowany z myślą o organizacjach, które potrzebują narzędzi wspierających zarządzanie zasobami i operacjami w sposób przejrzysty, skuteczny i zgodny z najnowszymi wymogami prawnymi.  a) Zarządzanie zasobami i projektami: Centralizacja informacji o projektach i kampaniach, Łatwe przypisywanie zasobów do różnych inicjatyw oraz ich kontrola na każdym etapie, Uproszczenie zarządzania wolontariuszami i pracownikami, w tym planowanie pracy oraz śledzenie wyników. b) Zintegrowane raportowanie: Generowanie raportów finansowych i operacyjnych w jednym miejscu, Możliwość tworzenia sprawozdań dostosowanych do wymogów prawnych OPP oraz analizowania skuteczności prowadzonych projektów. c) Automatyzacja i optymalizacja procesów: Automatyzacja codziennych zadań, takich jak księgowość, rozliczenia, zarządzanie danymi. Eliminacja czasochłonnych procesów manualnych, co pozwala skupić się na realizacji misji organizacji. Skontaktuj się, aby dowiedzieć się więcej