Avanade skraca fakturowanie z dni do minut

Kiedy Avanade przejęła KCS.net, nie tylko dodała do rodziny 300 nowych pracowników. Przyjęła również setki nowych klientów. Założona w 1989 roku firma KCS.net była jednym z wiodących partnerów Microsoft Dynamics AX/ERP w Niemczech, Szwajcarii i Austrii. Przez lata, jej wysoko certyfikowany zespół ekspertów Microsoft zbudował głębokie zaufanie i lojalność wobec ludzi, którym służy. Dlatego, gdy nadszedł czas połączenia istniejących procesów biznesowych firmy z procesami Avanade, naszą misją było utrzymanie, a nawet zwiększenie zdolności nowego zespołu do obsługi klientów.

Wyzwania związane z migracją procesów biznesowych

To płynne przejście było jednak łatwiejsze niż wykonanie, ponieważ istniejące procesy biznesowe Avanade nie były idealnie dopasowane do tych w KCS.net. Avanade – joint venture pomiędzy Accenture i Microsoft – prowadzi swoje podstawowe operacje finansowe, takie jak śledzenie czasu i fakturowanie, na tym samym dużym systemie ERP, którego używa Accenture. Z kolei KCS.net obsługiwał swoich klientów na rozwiązaniu Microsoft Dynamics.

„Klienci byli przyzwyczajeni do otrzymywania od KCS.net szczegółowych podsumowań linia po linii na każdej fakturze. Po przejściu na system SAP firmy Accenture nie było łatwo zapewnić ten sam poziom szczegółowości” – powiedziała Kathrin Prostka, szefowa działu zarządzania finansami klientów Avanade w Austrii, Szwajcarii i Niemczech. 

Aby utrzymać status quo, pracownicy Avanade musieli powielać wysiłki w dwóch różnych systemach. Faktury, śledzenie czasu pracy i raporty z projektów musiały być tworzone i zarządzane w jednym systemie, a następnie powtarzane w drugim. KCS.net wystawiał do 600 faktur miesięcznie, a nowy nabytek stanowił znaczne obciążenie dla zespołu finansowego i operacyjnego Avanade.

„To było duże dodatkowe obciążenie i stawało się bardzo bolesne dla wszystkich – dla naszych klientów, dla kierowników dostaw, dla zespołów finansowych” – powiedział Prostka.

Te bolączki nie tylko sprawiały, że fakturowanie klientów było bardziej kosztowne i czasochłonne, ale także stanowiły strategiczne ryzyko dla fuzji i przejęć w ogóle. Przy średniej wartości 10 000 USD dla każdej nowej faktury, dodatkowe zasoby potrzebne do obsługi były po prostu niepraktyczne. 

„Ryzyko w takich sytuacjach polega na niepowodzeniu integracji poprzez zmuszenie nowej firmy do działania na systemie biznesowym, który nie jest dostosowany do jej potrzeb” – powiedział Francois Matte, dyrektor ds. globalnych finansów i operacji w firmie Avanade. Zwróciło to uwagę również liderów finansowych Accenture, którzy przez lata obserwowali podobne wyzwania pojawiające się w momencie przejmowania nowych firm.

„Przyglądaliśmy się tej sytuacji, a nasi liderzy finansowi mówili: 'Hej, potrzebujemy lepszego sposobu zarządzania tymi przejętymi środowiskami. To, co robimy, nie działa tak dobrze” – powiedział Alexander Loncar, globalny lider ds. zmian finansowych w Accenture.

Zwinne rozwiązanie umożliwiające innowacje w procesach biznesowych

„Pomysł był taki, dlaczego nie wykorzystać tej samej platformy Microsoft Dynamics 365, którą KCS.net i Avanade już dostarczają klientom, do stworzenia czegoś bardziej zwinnego?” powiedział Matte.

Tak rozpoczął się innowacyjny projekt, łączący wiedzę i zasoby z całego Avanade i Accenture, mający na celu stworzenie bezproblemowej integracji między starszymi aplikacjami biznesowymi SAP a nowym, bardziej zwinnym środowiskiem Dynamics 365. Z globalnego centrum realizacji w Buenos Aires eksperci ds. operacji finansowych firmy Accenture rozpoczęli ścisłą współpracę z użytkownikami końcowymi w celu zdefiniowania idealnego rozwiązania.

Warsztaty dla użytkowników i sesje interdyscyplinarne pozwoliły z góry zrozumieć, czego potrzebują pracownicy, aby bezproblemowo dostosować się do nowego, hybrydowego systemu ewidencji. Po dogłębnym odkryciu i zaprojektowaniu, Avanade i Accenture stworzyły zintegrowane rozwiązanie. System ten, nazwany HVLV (high-volume, low-value), umożliwia pracownikom dalsze zarządzanie fakturami i relacjami z klientami w systemie Dynamics, przy jednoczesnej automatycznej integracji podstawowych danych projektowych, sprawozdawczości finansowej i innych istotnych elementów ze starszym systemem SAP.

Realizacja doświadczeń na najwyższym poziomie

Chociaż rozwiązanie jest zaawansowane technicznie i innowacyjne, to tak naprawdę liczy się wpływ, jaki to nowe rozwiązanie wywiera na klientach i pracownikach.”Uwielbiam to rozwiązanie” – mówi Prostka, która korzysta z nowego rozwiązania billingowego jako pracownik działu finansowego Avanade. „Oszczędza nam wszystkim tak wiele czasu i o wiele łatwiej jest wystawiać faktury klientom. Wiele czynności, które wykonywaliśmy wcześniej, zostało zautomatyzowanych, a reszta jest o wiele prostsza i bardziej usprawniona.” Z poziomu biznesowego, ta historia jest również sukcesem. Powszechne, codzienne procesy, takie jak tworzenie faktur, wymagały kiedyś wielu dni spędzonych tam i z powrotem oraz dodatkowych zasobów do utrzymania. Teraz te same procesy są automatyczne lub wykonywane w ciągu kilku minut przez jedną osobę za pomocą kilku kliknięć.

Loncar z Accenture widzi w tym przykład, który będzie naśladowany przez wszystkie branże. W przeszłości fuzje i przejęcia wiązały się z kosztami – nowe procesy biznesowe powodowały wyzwania dla liderów dostaw i nadwyrężały zasoby finansowe. Jednak dzięki zintegrowanym rozwiązaniom, takim jak system HVLV firm Accenture i Avanade, przejęcia stały się okazją do poprawy procesów biznesowych i doświadczeń użytkowników. „Uważamy, że tego rodzaju rozwiązanie ma potencjał, aby w przyszłości uczynić wiele innych firm, w wielu różnych działach i wśród użytkowników, znacznie bardziej płynnymi i usprawnionymi” – powiedział Loncar.