Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nowoczesny odpowiednik tradycyjnej pieczątki w formie cyfrowej. Jej wdrożenie to większa wygoda i bezpieczeństwo w obiegu dokumentów elektronicznych.

Pieczęć elektroniczna umożliwia podmiotom prawnym – firmom, instytucjom, organizacjom – sprawne uwierzytelnianie dokumentów cyfrowych. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, który jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, pieczęć elektroniczna reprezentuje całą organizację i zawiera jej dane identyfikacyjne, takie jak nazwa firmy, adres siedziby i numery rejestrowe NIP lub KRS.

Z szeroką ofertą kwalifikowanych pieczęci elektronicznych możesz zapoznać się na stronie internetowej: https://www.kwalifikowany.pl/kategoria-produktu/kwalifikowana-pieczec/.

Definicja pieczęci elektronicznej

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, pieczęć elektroniczna to informacje w postaci elektronicznej, logicznie powiązane z innymi danymi, służące do potwierdzenia autentyczności pochodzenia oraz integralności powiązanych danych. Narzędzie gwarantuje niezmienność treści dokumentu od momentu jego opieczętowania.

Porównanie pieczęci elektronicznej i podpisu cyfrowego

Podczas gdy podpis elektroniczny służy do wyrażania “osobistej woli” i jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, pieczęć elektroniczna reprezentuje podmiot prawny jako całość. Pieczęć elektroniczna potwierdza pochodzenie dokumentu od organizacji i nie zawiera danych osobowych.

Nowoczesna pieczęć elektroniczna jest najczęściej wykorzystywana przy fakturowaniu elektronicznym oraz obsłudze dokumentów księgowych. Przedsiębiorcy korzystają z niej również przy prowadzeniu oficjalnej korespondencji firmowej oraz wystawianiu różnego rodzaju certyfikatów i zaświadczeń.

W ramach procesów wewnętrznych pieczęć elektroniczna usprawnia obieg dokumentacji, zawieranie umów i kontraktów handlowych. Coraz częściej wykorzystywana jest także przy rejestracji produktów w systemie EPREL oraz do bezpiecznej archiwizacji dokumentów w formie cyfrowej.

Znaczenie pieczęci elektronicznej dla wiarygodności danych

Przede wszystkim elektroniczna pieczęć gwarantuje autentyczność pochodzenia dokumentu. Zapewnia też integralność danych, dzięki czemu każda próba modyfikacji dokumentu jest natychmiast wykrywalna. System zabezpieczeń sprawia, że dokumentu opatrzonego pieczęcią elektroniczną nie da się podrobić ani zmodyfikować bez pozostawienia śladu.

Wszystkie te mechanizmy są zgodne z wymogami prawa unijnego i zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa w obrocie dokumentami.

Certum, działając jako kwalifikowany dostawca usług zaufania w Polsce, oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie pieczęci elektronicznej. Firma zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i pełną zgodność z regulacjami prawnymi, w tym z rozporządzeniem eIDAS.

Oferta Certum – kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Certum oferuje dwa podstawowe warianty pieczęci elektronicznej, tj. pieczęć na karcie kryptograficznej z czytnikiem oraz pieczęć w aplikacji mobilnej SimplySign.

Spełnianie wymogów prawa UE i regulacji eIDAS przez pieczęć elektroniczną Certum

Wszystkie rozwiązania Certum są w pełni zgodne z rozporządzeniem eIDAS, polskim prawem o usługach zaufania oraz standardami bezpieczeństwa UE.

Zabezpieczenia pieczęci elektronicznej Certum

System zabezpieczeń pieczęci elektronicznej Certum obejmuje certyfikaty kwalifikowane, kryptografię wysokiego poziomu, mechanizmy weryfikacji integralności oraz systemy kontroli dostępu.

Szafir to rozwiązanie do pieczętowania dokumentów elektronicznych, oferowane przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).

Rola pieczęci elektronicznej Szafir w identyfikacji firmy i zapewnieniu integralności danych

Pieczęć Szafir zapewnia jednoznaczną identyfikację firmy, ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami w dokumentach, automatyczną weryfikację autentyczności oraz możliwość masowego pieczętowania dokumentów.

Wymagania prawne spełniane przez pieczęć elektroniczną Szafir

Pieczęć Szafir spełnia wszystkie wymogi rozporządzenia eIDAS i polskiego prawa o usługach zaufania oraz standardy bezpieczeństwa UE.

SimplySign to nowoczesne rozwiązanie, umożliwiające pieczętowanie dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych.

Operowanie SimplySign na różnych systemach: Windows, macOS, Android, iOS

Aplikacja jest dostępna na wszystkich głównych platformach, tj. Windows, macOS, Android czy iOS.

Możliwość pieczętowania dokumentów w dowolnym miejscu i czasie za pomocą SimplySign

SimplySign oferuje mobilny dostęp do pieczęci, intuicyjny interfejs, szybkie pieczętowanie dokumentów oraz synchronizację między urządzeniami.

Integracja pieczęci elektronicznej z oprogramowaniem Adobe

Pieczęcie elektroniczne są w pełni kompatybilne z produktami Adobe, zapewniając płynną pracę z dokumentami PDF.

Automatyczne rozpoznawanie pieczęci Certum przez oprogramowanie Adobe

Oprogramowanie Adobe automatycznie rozpoznaje pieczęcie Certum, weryfikuje ich autentyczność, wyświetla szczegóły pieczęci oraz informuje o integralności dokumentu.

System EPREL (European Product Registry for Energy Labelling) wymaga stosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do rejestracji produktów.

Akceptacja kwalifikowanej pieczęci elektronicznej KIR w systemie EPREL

Pieczęcie KIR są akceptowane w systemie EPREL i umożliwiają rejestrację nowych produktów, aktualizację danych, potwierdzanie zgodności z wymogami UE, zarządzanie etykietami energetycznymi.

Wymóg rejestracji nowych modeli w bazie danych EPREL zgodnie z regulacją Komisji (UE)

Od marca 2022 roku rejestracja w EPREL wymaga użycia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, weryfikacji tożsamości podmiotu, potwierdzenia uprawnień do rejestracji oraz zgodności z wymogami UE.

Akcje związane z pieczęcią elektroniczną

Poniżej opisaliśmy najważniejsze czynności związane z pieczęcią elektroniczną.

Zamawianie certyfikatu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

1. Wybór dostawcy usług zaufania.
2. Weryfikację dokumentów firmy.
3. Generowanie certyfikatu i aktywacja usługi.

Pieczętowanie dokumentów za pomocą aplikacji SimplySign lub karty i czytnika

Dostępne są dwie metody pieczętowania, tj. poprzez aplikację mobilną SimplySign oraz kartę kryptograficzną z czytnikiem.

Autoryzowanie pieczęci za pomocą kodu PIN

Bezpieczeństwo pieczęci zapewnia kod PIN do autoryzacji, uwierzytelnienie dwuskładnikowe, komunikacja szyfrowana oraz kontrola dostępu.

Podpisywanie i wysyłanie dokumentów przez osoby upoważnione

System zarządzania uprawnieniami pozwala na określanie osób upoważnionych, przydzielanie uprawnień, monitorowanie użycia pieczęci i kontrolę procesu pieczętowania.

Rejestracja produktów w bazie danych EPREL

1. Przygotowanie dokumentacji produktu.
2. Weryfikacja danych.
3. Opieczętowanie dokumentów.
4. Przesłanie do bazy EPREL.
5. Potwierdzenie rejestracji.

Pieczętowanie dokumentów księgowych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Pieczęć umożliwia automatyzację procesów księgowych, masowe pieczętowanie faktur, archiwizację dokumentów oraz zgodność z wymogami prawa podatkowego.

Przetwarzanie dokumentów papierowych na formę cyfrową

Proces cyfryzacji obejmuje skanowanie dokumentów, weryfikację jakości, opieczętowanie wersji cyfrowej i archiwizację.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów

System archiwizacji zapewnia bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów, a także integralność danych oraz zgodność z wymogami prawnymi.

Rozsyłanie pieczętowanych dokumentów za pomocą poczty elektronicznej

Proces dystrybucji dokumentów obejmuje opieczętowanie dokumentu, weryfikację integralności, bezpieczną transmisję i potwierdzenie dostarczenia.