Czym-jest-kwalifikowana-pieczęć-elektroniczna

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Spis treści

  1. Co to jest pieczęć elektroniczna?
  2. Certum – największe centrum certyfikacji w Polsce
  3. Zapoznanie się z pieczęcią elektroniczną Szafir
  4. SimplySign – mobilna aplikacja do pieczętowania dokumentów
  5. Integracja pieczęci elektronicznej z oprogramowaniem Adobe
  6. Pieczęć elektroniczna w systemie EPREL
  7. Akcje związane z pieczęcią elektroniczną

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nowoczesny odpowiednik tradycyjnej pieczątki w formie cyfrowej. Jej wdrożenie to większa wygoda i bezpieczeństwo w obiegu dokumentów elektronicznych.

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna umożliwia podmiotom prawnym – firmom, instytucjom, organizacjom – sprawne uwierzytelnianie dokumentów cyfrowych. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, który jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, pieczęć elektroniczna reprezentuje całą organizację i zawiera jej dane identyfikacyjne, takie jak nazwa firmy, adres siedziby i numery rejestrowe NIP lub KRS.

Z szeroką ofertą kwalifikowanych pieczęci elektronicznych możesz zapoznać się na stronie internetowej: https://www.kwalifikowany.pl/kategoria-produktu/kwalifikowana-pieczec/.

Definicja pieczęci elektronicznej

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, pieczęć elektroniczna to informacje w postaci elektronicznej, logicznie powiązane z innymi danymi, służące do potwierdzenia autentyczności pochodzenia oraz integralności powiązanych danych. Narzędzie gwarantuje niezmienność treści dokumentu od momentu jego opieczętowania.

Porównanie pieczęci elektronicznej i podpisu cyfrowego

Podczas gdy podpis elektroniczny służy do wyrażania “osobistej woli” i jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, pieczęć elektroniczna reprezentuje podmiot prawny jako całość. Pieczęć elektroniczna potwierdza pochodzenie dokumentu od organizacji i nie zawiera danych osobowych.

Zastosowanie pieczęci elektronicznej

Nowoczesna pieczęć elektroniczna jest najczęściej wykorzystywana przy fakturowaniu elektronicznym oraz obsłudze dokumentów księgowych. Przedsiębiorcy korzystają z niej również przy prowadzeniu oficjalnej korespondencji firmowej oraz wystawianiu różnego rodzaju certyfikatów i zaświadczeń.

W ramach procesów wewnętrznych pieczęć elektroniczna usprawnia obieg dokumentacji, zawieranie umów i kontraktów handlowych. Coraz częściej wykorzystywana jest także przy rejestracji produktów w systemie EPREL oraz do bezpiecznej archiwizacji dokumentów w formie cyfrowej.

Znaczenie pieczęci elektronicznej dla wiarygodności danych

Przede wszystkim elektroniczna pieczęć gwarantuje autentyczność pochodzenia dokumentu. Zapewnia też integralność danych, dzięki czemu każda próba modyfikacji dokumentu jest natychmiast wykrywalna. System zabezpieczeń sprawia, że dokumentu opatrzonego pieczęcią elektroniczną nie da się podrobić ani zmodyfikować bez pozostawienia śladu.

Wszystkie te mechanizmy są zgodne z wymogami prawa unijnego i zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa w obrocie dokumentami.

Certum – największe centrum certyfikacji w Polsce

Certum, działając jako kwalifikowany dostawca usług zaufania w Polsce, oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie pieczęci elektronicznej. Firma zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i pełną zgodność z regulacjami prawnymi, w tym z rozporządzeniem eIDAS.

Oferta Certum – kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Certum oferuje dwa podstawowe warianty pieczęci elektronicznej, tj. pieczęć na karcie kryptograficznej z czytnikiem oraz pieczęć w aplikacji mobilnej SimplySign.

Spełnianie wymogów prawa UE i regulacji eIDAS przez pieczęć elektroniczną Certum

Wszystkie rozwiązania Certum są w pełni zgodne z rozporządzeniem eIDAS, polskim prawem o usługach zaufania oraz standardami bezpieczeństwa UE.

Zabezpieczenia pieczęci elektronicznej Certum

System zabezpieczeń pieczęci elektronicznej Certum obejmuje certyfikaty kwalifikowane, kryptografię wysokiego poziomu, mechanizmy weryfikacji integralności oraz systemy kontroli dostępu.

Zapoznanie się z pieczęcią elektroniczną Szafir

Szafir to rozwiązanie do pieczętowania dokumentów elektronicznych, oferowane przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).

Rola pieczęci elektronicznej Szafir w identyfikacji firmy i zapewnieniu integralności danych

Pieczęć Szafir zapewnia jednoznaczną identyfikację firmy, ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami w dokumentach, automatyczną weryfikację autentyczności oraz możliwość masowego pieczętowania dokumentów.

Wymagania prawne spełniane przez pieczęć elektroniczną Szafir

Pieczęć Szafir spełnia wszystkie wymogi rozporządzenia eIDAS i polskiego prawa o usługach zaufania oraz standardy bezpieczeństwa UE.

SimplySign – mobilna aplikacja do pieczętowania dokumentów

SimplySign to nowoczesne rozwiązanie, umożliwiające pieczętowanie dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych.

Operowanie SimplySign na różnych systemach: Windows, macOS, Android, iOS

Aplikacja jest dostępna na wszystkich głównych platformach, tj. Windows, macOS, Android czy iOS.

Możliwość pieczętowania dokumentów w dowolnym miejscu i czasie za pomocą SimplySign

SimplySign oferuje mobilny dostęp do pieczęci, intuicyjny interfejs, szybkie pieczętowanie dokumentów oraz synchronizację między urządzeniami.

Integracja pieczęci elektronicznej z oprogramowaniem Adobe

Pieczęcie elektroniczne są w pełni kompatybilne z produktami Adobe, zapewniając płynną pracę z dokumentami PDF.

Automatyczne rozpoznawanie pieczęci Certum przez oprogramowanie Adobe

Oprogramowanie Adobe automatycznie rozpoznaje pieczęcie Certum, weryfikuje ich autentyczność, wyświetla szczegóły pieczęci oraz informuje o integralności dokumentu.

Pieczęć elektroniczna w systemie EPREL

System EPREL (European Product Registry for Energy Labelling) wymaga stosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do rejestracji produktów.

Akceptacja kwalifikowanej pieczęci elektronicznej KIR w systemie EPREL

Pieczęcie KIR są akceptowane w systemie EPREL i umożliwiają rejestrację nowych produktów, aktualizację danych, potwierdzanie zgodności z wymogami UE, zarządzanie etykietami energetycznymi.

Wymóg rejestracji nowych modeli w bazie danych EPREL zgodnie z regulacją Komisji (UE)

Od marca 2022 roku rejestracja w EPREL wymaga użycia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, weryfikacji tożsamości podmiotu, potwierdzenia uprawnień do rejestracji oraz zgodności z wymogami UE.

Akcje związane z pieczęcią elektroniczną

Poniżej opisaliśmy najważniejsze czynności związane z pieczęcią elektroniczną.

Zamawianie certyfikatu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

  1. Wybór dostawcy usług zaufania.
  2. Weryfikację dokumentów firmy.
  3. Generowanie certyfikatu i aktywacja usługi.

Pieczętowanie dokumentów za pomocą aplikacji SimplySign lub karty i czytnika

Dostępne są dwie metody pieczętowania, tj. poprzez aplikację mobilną SimplySign oraz kartę kryptograficzną z czytnikiem.

Autoryzowanie pieczęci za pomocą kodu PIN

Bezpieczeństwo pieczęci zapewnia kod PIN do autoryzacji, uwierzytelnienie dwuskładnikowe, komunikacja szyfrowana oraz kontrola dostępu.

Podpisywanie i wysyłanie dokumentów przez osoby upoważnione

System zarządzania uprawnieniami pozwala na określanie osób upoważnionych, przydzielanie uprawnień, monitorowanie użycia pieczęci i kontrolę procesu pieczętowania.

Rejestracja produktów w bazie danych EPREL

  1. Przygotowanie dokumentacji produktu.
  2. Weryfikacja danych.
  3. Opieczętowanie dokumentów.
  4. Przesłanie do bazy EPREL.
  5. Potwierdzenie rejestracji.

Pieczętowanie dokumentów księgowych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Pieczęć umożliwia automatyzację procesów księgowych, masowe pieczętowanie faktur, archiwizację dokumentów oraz zgodność z wymogami prawa podatkowego.

Przetwarzanie dokumentów papierowych na formę cyfrową

Proces cyfryzacji obejmuje skanowanie dokumentów, weryfikację jakości, opieczętowanie wersji cyfrowej i archiwizację.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów

System archiwizacji zapewnia bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów, a także integralność danych oraz zgodność z wymogami prawnymi.

Rozsyłanie pieczętowanych dokumentów za pomocą poczty elektronicznej

Proces dystrybucji dokumentów obejmuje opieczętowanie dokumentu, weryfikację integralności, bezpieczną transmisję i potwierdzenie dostarczenia.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Co to są doręczenia elektroniczne – e-Doręczenia?

e-Doręczenia to nowe rozwiązanie w komunikacji elektronicznej, zmieniające sposób wymiany korespondencji między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. System można porównać do cyfrowego odpowiednika tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Skuteczne doręczenie pocztą elektroniczną gwarantuje pełną wartość prawną przesyłanej korespondencji. Wprowadzenie do e-Doręczeń Nowoczesny system e-Doręczeń nasz kraj wprowadza zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz ustawą o doręczeniach elektronicznych. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowi podstawę tego systemu. Dzięki niemu możliwe będzie znaczne usprawnienie oraz cyfryzacja procesu doręczania oficjalnej korespondencji. Czym jest e-Doręczenie? Doręczenie elektroniczne to usługa zaufania, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie cyfrowej z zachowaniem wszystkich wymogów prawnych. System zapewnia pewność nadania i odbioru, a także niezmienność treści przesyłanej korespondencji. Specjalnym rodzajem e-Doręczeń są doręczenia elektroniczne KPA oraz doręczenia elektroniczne KPC przeznaczone do wykorzystania w komunikacji w postępowaniach administracyjnych i cywilnych. Doręczenie elektroniczne KPC ma szczególne znaczenie w komunikacji z sądami. Elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru Warto zauważyć, że doręczenia elektroniczne funkcjonują jako cyfrowy odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej. Każda wiadomość wysłana przez system generuje oficjalne potwierdzenie nadania i odbioru, które ma taką samą moc prawną jak tradycyjne zwrotne potwierdzenie odbioru. Korzystanie z e-Doręczeń Dostęp do systemu e-Doręczeń jest możliwy poprzez elektroniczną skrzynkę doręczeń dostępną na platformach mObywatel.gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl. Skrzynka do doręczeń elektronicznych oraz skrzynka doręczeń elektronicznych to określenia używane wymiennie w kontekście tego samego narzędzia. Kto może korzystać z e-Doręczeń? System e-Doręczeń jest dostępny dla wszystkich grup użytkowników, tj. obywateli, przedsiębiorców, podmiotów publicznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano specjalną usługę hybrydową. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń Od 1 stycznia 2025 roku korzystanie z e-Doręczeń staje się obowiązkowe dla określonych grup podmiotów, w tym instytucji publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. e-Doręczenia dla różnych grup użytkowników e-Doręczenia zostały zaprojektowany z myślą o różnych grupach odbiorców, uwzględniając ich specyficzne potrzeby i wymagania. Transformacja cyfrowa administracji publicznej wymaga dostosowania rozwiązań do wielu odmiennych scenariuszy użycia. e-Doręczenia dla obywateli Polscy obywatele mogą dobrowolnie korzystać z usługi e-Doręczeń. System umożliwia szybkie i bezpieczne wysyłanie oraz odbieranie korespondencji bez konieczności osobistej wizyty w placówce pocztowej. Dodatkowo, platforma zapewnia stały dostęp do historii korespondencji i automatyczne powiadomienia o nowych przesyłkach. e-Doręczenia dla firm Przedsiębiorcy zyskują narzędzie do prowadzenia oficjalnej korespondencji drogą elektroniczną. System e-Doręczeń pozwala na znaczące obniżenie kosztów związanych z tradycyjną korespondencją, przyspieszenie procesów biznesowych oraz automatyzację obiegu dokumentów. Platforma wspiera również integrację z popularnymi systemami zarządzania dokumentami. e-Doręczenia dla podmiotów publicznych Instytucje publiczne otrzymują kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia korespondencji elektronicznej. System umożliwia sprawną komunikację i automatyzację procesów administracyjnych oraz łatwe zarządzanie dokumentacją. e-Doręczenia dla zawodów zaufania publicznego Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tacy jak notariusze, radcy prawni czy adwokaci, otrzymują profesjonalne narzędzie do bezpiecznej komunikacji elektronicznej. System gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności przesyłanych dokumentów. Rejestracja firm w kontekście e-Doręczeń Proces rejestracji w systemie e-Doręczeń został dostosowany do różnych form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej. Firmy zarejestrowane w KRS Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego muszą przejść przez szczegółowy proces rejestracji w systemie e-Doręczeń, składający się z kilku etapów. Weryfikacji danych rejestrowych. Przygotowania niezbędnej dokumentacji. Wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Musimy także pamiętać o konfiguracji uprawnień dla pracowników. Firmy zarejestrowane w CEiDG Przedsiębiorcy indywidualni zarejestrowani w CEiDG przechodzą uproszczony proces rejestracji, obejmujący poniższe etapy. Potwierdzenie tożsamości przez Profil Zaufany. Uzupełnienie danych kontaktowych. Aktywację skrzynki doręczeń. Ostatnim etapem jest konfiguracja powiadomień. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń Wdrożenie systemu e-Doręczeń wiąże się z określonymi obowiązkami dla różnych podmiotów. Harmonogram wdrożenia został rozłożony w czasie, żeby umożliwić płynne przejście na nowy system. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. Od początku 2025 roku system e-Doręczeń staje się obowiązkowym kanałem komunikacji dla szerokiej grupy podmiotów. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu m.in. przyspieszenie cyfryzacji administracji publicznej oraz poprawę bezpieczeństwa wymiany dokumentów. Podmioty zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń Organy administracji rządowej. Jednostki samorządu terytorialnego. Przedsiębiorcy wpisani do KRS. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego. Podmioty realizujące zadania publiczne. Materiały informacyjne i szkoleniowe o e-Doręczeniach Dla zapewnienia sprawnego wdrożenia systemu, przygotowano specjalny pakiet materiałów edukacyjnych i wsparcia technicznego. Dostęp do materiałów informacyjnych i szkoleniowych Użytkownicy systemu mają do dyspozycji szczegółowe instrukcje obsługi, materiały wideo instruktażowe, webinaria i szkolenia online, dokumentację techniczną oraz przewodniki dla administratorów. Zgłaszanie problemów z usługą e-Doręczeń System wsparcia technicznego został zaprojektowany z myślą o zapewnieniu użytkownikom szybkiej i skutecznej pomocy. Formularz zgłoszeniowy do zgłaszania problemów Dedykowany formularz zgłoszeniowy umożliwia precyzyjny opis problemu, załączanie zrzutów ekranu czy śledzenie statusu zgłoszenia. Infolinia do zgłaszania problemów Wsparcie telefoniczne dostępne pod numerem 22 250 01 45 zapewnia pomoc w czasie rzeczywistym, wsparcie w procesie rejestracji oraz rozwiązywanie problemów technicznych. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie e-Doręczeń, to sprawdź naszą kompleksową ofertę na kwalifikowany.pl w sekcji e-Doręczenia
doręczenie-elekotrniczne

PROWMS
+2
Mazowieckie
60 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Chemiczna, Dystrybucja, eCommerce, Elektronika, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Sektor publiczny, Spożywcza FMCG, Transportowa, Produkcja maszyn
Opis
Nasza firma powstała z połączenia pasji informatycznej z umiejętnością rozpoznania potrzeb przedsiębiorstw. Profesjonalnie rozwiązaniami IT zajęliśmy się niespełna 30 lat temu, a dokładnie w 1997 roku, w zupełnie innej epoce – zarówno informatycznie, jak i gospodar...
rozwiń