dlaczego-warto-przejsc-na-cyfrowy-obieg-dokumentów

Dlaczego warto przejść na cyfrowy obieg dokumentów?

Wdrożenie platformy chmurowej Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliło spółce Huta Pokój z ponad 180-letnią tradycją rozpocząć proces digitalizacji dokumentów przychodzących. Sprawdź, jak cyfrowy obieg dokumentów usprawnia codzienną pracę i porządkuje procesy firmowe.

Wyzwanie: Cyfryzacja obiegu faktur w firmie z ponad 180-letnią tradycją

Huta Pokój z siedzibą w Rudzie Śląskiej tworzy historię hutnictwa i przetwórstwa stali od 1840 roku, co czyni ją jednym z najstarszych zakładów na terenie Górnego Śląska.

Po latach transformacji i restrukturyzacji jest dziś spółką, która posiada koncesję na sprzedaż energii i gazu. Ponadto ma bocznicę kolejową i dysponuje środkami transportu kolejowego, a także świadczy usługi przeładunkowe. W ostatnim czasie rozszerzyła swoją działalność o obrót węglem oraz złomem. Dotychczas spółka korzystała z tradycyjnego – papierowego obiegu dokumentów.

W związku z wieloma zmianami takimi jak wydzielenie spółek i restrukturyzacja rozpoczętymi w 2020 roku, zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego rozwiązania biznesowego. Zależało jej na usystematyzowaniu i usprawnieniu obiegu dokumentów. Zespół Huty Pokój pracował na programach Symfonii, takich jak: Finanse i Księgowość, Środki Trwałe, Handel oraz Kadry i Płace. Stąd zwrot w kierunku tego samego producenta.

Firma poszukiwała bardziej rozbudowanego rozwiązania niż jedynie standardowe procesowanie Wdrożenie platformy chmurowej Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliło spółce Huta Pokój z ponad 180-letnią tradycją rozpocząć proces digitalizacji dokumentów przychodzących.

Nowe oprogramowanie miało mieć możliwość optymalizacji całego obiegu firmowej dokumentacji. Dla Anny Karpiniec Głównej Księgowej w Hucie Pokój kluczowa była także integracja nowego systemu z pozostałymi produktami Symfonii: z desktopu do chmury, które jak się okazało mimo początkowych obaw, przyniosło biuru sporo korzyści i usprawniło codzienną pracę

„Interesowało nas rozwiązanie, które będzie zintegrowane z Symfonią Finanse i Księgowość. Z Symfonii Obieg Dokumentów możemy przenosić bezpośrednio wszystkie ważne dane do systemu finansowo-księgowego i mieć pewność, że wymiana danych między programami odbywa się w sposób prawidłowy.”

Wdrożenie platformy chmurowej Symfonia Obieg Dokumentów

Cyfryzacja procesów w firmie wiąże się z wieloma aspektami biznesowymi oraz organizacyjnymi – zaczynając od zmiany przyzwyczajeń, po konieczność uporządkowania wielu procesów wewnętrznych.

Dlatego przed rozpoczęciem wdrożenia SOD (Symfonia Obieg Dokumentów) firma ZoriusPro, Platynowy Partner Symfonii, przeprowadziła analizę. Zakład dotychczas nie korzystał z elektronicznego obiegu dokumentów, dlatego pierwszym krokiem było omówienie procesów z użytkownikami i ustalenie ścieżki przepływu dokumentów.

Ważnym elementem był również rozbudowany plan kont, dopasowany do specyficznych potrzeb Huty Pokój jako organizacji. Podczas przygotowywania wdrożenia ZoriusPro zwrócił szczególną uwagę na to, aby jak najwięcej nośników danych można było przypisać i uzupełnić przy wprowadzaniu dokumentów do systemu. Kolejnym istotnym aspektem były szkolenia dla użytkowników.

„Dla nas jako wdrożeniowców było to również spore wyzwanie, ponieważ zmiana w zakładzie, który działa od ponad 180 lat i ma utarte procesy, nie jest prosta. Ponadto potrzeby firmy nie były wcześniej spisane, a każdy działał na bazie obiegu dokumentów papierowych. Przeniesienie się na elektroniczny obieg dokumentów, korzystając z narzędzia cloudowego, wiązało się także ze zmianą sposobu pracy dla części pracowników. Ponieważ Huta Pokój jest wielooddziałowym zakładem, kładliśmy nacisk na to, żeby każdy z oddziałów oraz pracowników mógł samodzielnie pracować i czuć się komfortowo przy rejestracji dokumentów. Pozytywny pracowników na temat pracy w systemie jest efektem dobrze przemyślanej strategii wdrożenia.” – wyjaśnia Agnieszka Kozak, Wiceprezes Zarządu ZoriusPro.

Wdrożenie rozwiązania rozpoczęło się jeszcze przed pandemią. W momencie, kiedy większość osób przeniosła się na pracę zdalną, dział księgowości mógł bez przeszkód wykonywać swoje obowiązki, mając pełen dostęp do danych oraz możliwość sprawdzenia u kogo zalega faktura. W ostatnich latach widzimy wzrost popularność pracy zdalnej. Dzięki platformie Symfonia Obieg Dokumentów pracownicy mają dostęp do elektronicznych dokumentów z każdego miejsca.

Rozwiązanie: Symfonia Obieg Dokumentów

Huta Pokój, ze względu na dużą ilość wydziałów i miejsc powstawania kosztów, obecnie skupia się głównie na obsłudze faktur. W planach ma jednak wdrożenie umów w SOD, a następnie delegacji i pozostałych dokumentów.

 

Jak przyznaje Anna Karpiniec: „Jesteśmy firmą o długiej historii z wieloma tradycjami i z różnorodnym zespołem, dlatego zmiany wprowadzamy stopniowo. Dzięki przygotowaniu przez ZoriusPro, samodzielnie poruszamy się po systemie i rozszerzamy go o kolejne moduły. System został poukładany tak, żeby wszystko bardzo dobrze funkcjonowało. Wiemy też, że możemy zawsze liczyć na wsparcie przy nowych obszarach.”

Korzyści: oszczędność czasu, kontrola nad dokumentami, bezpieczeństwo dokumentów

Korzyści, jakie przyniosło wdrożenie tego narzędzia w Hucie Pokój, były bardzo szybko zauważalne. Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliła usystematyzować procedurę obiegu faktur wewnątrz organizacji oraz zwiększyła komfort pracy księgowych. Cyfrowy obieg dokumentów oznacza skuteczniejsze wykonywanie codziennych obowiązków przez pracowników, dzięki ułatwionemu dostępowi do informacji. Pracownicy nie muszą tracić czasu na dotarcie do dokumentów firmowych, co skutkuje tym, że działają sprawniej i efektywniej.

„Jestem szczególnie zadowolona z szybkości, z jaką faktury są skanowane i jak od razu te dane są widoczne w systemie Symfonia Finanse i Księgowość. To jest niesamowity komfort, kiedy księgowa wchodzi na zapisy księgowe i może odczytać w PDFie fakturę” – mówi Anna Karpiniec.

„Dzięki temu narzędziu zyskaliśmy większą kontrolę nad tym, gdzie aktualnie znajduje się dany dokument. Nie muszę już szukać papierów, wystarczy, że wejdę w SOD i od razu widzę, u kogo jest dany dokument czy zalega, czy został zaakceptowany. To rozwiązanie zapewnia też bezpieczeństwo. Jestem pewna, że wprowadzone faktury trafią do systemu księgowego” – dodaje Anna Karpiniec.

Symfonia Obieg Dokumentów jest również przygotowana do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Przy KSeFie bardzo mocno pomoże działom księgowym i administracyjnym zapanować nad tym, co dzieje się z fakturami.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?

Zarządzanie magazynem w oparciu o ręczne procesy jest czasochłonne, podatne na błędy i często generuje niepotrzebne koszty. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm, którym zależy na zwiększeniu efektywności operacji magazynowych, decyduje się na wdrożenie automatyzacji. Z raportu FM Logistic wynika, że już dziś 76% przedsiębiorstw działających w branży e-commerce i 45% tych, które sprzedają w kanałach tradycyjnych, ma częściowo zautomatyzowane magazyny. W najbliższych latach ich odsetek może być jeszcze większy, bo wydatki na nowoczesne technologie, takie jak np. systemy WMS czy roboty transportowe rosną w tempie 15% rocznie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji magazynu, przeczytaj ten poradnik. Wyjaśniamy w nim, czym właściwie jest i jak działa zautomatyzowany magazyn oraz dlaczego taka inwestycja szybko się zwraca. Automatyczny magazyn – co to takiego? Magazyn automatyczny to rodzaj nowoczesnego obiektu przeznaczonego do składowania, w którym najważniejsze procesy logistyczne związane z przyjęciem towarów, ich przechowywaniem, kompletacją oraz wysyłką, są sterowane przez zaawansowane technologie. Zamiast tradycyjnych metod opartych na pracy manualnej, stosuje się tu m.in. systemy zarządzania magazynem (WMS), skanery kodów, bramki RFID, a także urządzenia, które usprawniają przepływ towarów i minimalizują ryzyko błędów. Inwestycje w tego typu rozwiązania stają się coraz popularniejsze. Na całym świecie korzysta z nich już ponad ¾ firm sprzedających swoje produkty online i 45% tych, które do dystrybucji swoich towarów wykorzystują kanały tradycyjne. Ten wskaźnik w najbliższych latach może się jednak szybko zmienić, bo jak wynika z raportu Global warehouse automation market size 2023-2027 przygotowanego przez portal Statista, inwestycje na nowoczesne technologie usprawniające procesy magazynowe rosną w tempie 15% rocznie. Zdaniem analityków z McKinsey w sektorze logistycznym  – w którym trend związany z automatyzacją rozwija się najszybciej – stanowią one ponad  33% wszystkich wydatków kapitałowych. Wykres. Najpopularniejsze technologie stosowane w procesie automatyzacji magazynu Tym statystykom trudno się zresztą dziwić, bo automatyzacja magazynu niesie ze sobą wiele korzyści: pozwala zwiększyć efektywność i skrócić czas operacji magazynowych, takich jak kompletacja towarów, rejestracja nowych dostaw, pakowanie czy realizacja wysyłek, redukuje koszty operacyjne związane z obsługą reklamacji eliminuje powstawanie strat magazynowych, umożliwia optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej, poprawia dokładność danych, ułatwiając w ten sposób zarządzanie zapasami, zapewnia szybszy przepływ informacji o towarach oraz pozwala obniżyć koszty związane z administracją i obiegiem dokumentów, minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem towarów w magazynie. Przeczytaj również: Automatyzacja procesów w małej firmie: Jak zwiększyć efektywność? – Symfonia Które procesy w magazynie warto zautomatyzować? Automatyzacja magazynu to dziś jeden z najważniejszych trendów w zarządzaniu logistyką. Obejmuje ona szeroki zakres działań – od wdrażania technologii służących do automatycznej identyfikacji towarów, poprzez sterowane komputerowo systemy przechowywania i pobierania, aż po zaawansowane rozwiązania monitorujące ruch towarów w czasie rzeczywistym. Mnogość dostępnych technologii sprawia, że na stworzenie zautomatyzowanych magazynów mogą sobie dziś pozwolić nie tylko duże organizacje, ale także małe i średnie przedsiębiorstwa. Przyjrzyjmy się bliżej procesom, które w tego typu podmiotach są poddawane automatyzacji najczęściej. Zarządzanie stanami magazynowymi Zarządzanie magazynem, w którym przechowywanych jest wiele towarów o różnych indeksach produktowych, to proces czasochłonny i podatny na błędy – szczególnie, jeśli jest obsługiwany manualnie. W takim przypadku, na podstawie otrzymanych dokumentów, pracownik musi ręcznie wprowadzić dane do systemu. Inaczej wygląda to w zautomatyzowanym magazynie, w którym do zarządzania stanami magazynowymi wykorzystuje się nowoczesne rozwiązania, takie jak np. kolektory danych z czytnikami kodów kreskowych. Dzięki nim, by zarejestrować pobranie towaru z danej lokalizacji, wystarczy zeskanować etykietę. Jak działa to w praktyce? Kolektor danych z zainstalowanym systemem WMS, dzięki integracji z ERP, automatycznie przesyła informacje do programu magazynowego, który na ich podstawie wprowadza odpowiednie zmiany. Najważniejszą korzyścią takiego rozwiązania, poza samym przyspieszeniem procesu, jest zapewnienie synchronizacji danych w czasie rzeczywistym. To z kolei gwarantuje spójność i aktualność informacji na temat stanów magazynowych. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Inwentaryzacja Procesem, który często przysparza wielu problemów, jest także inwentaryzacja. W tradycyjnym magazynie często wymaga ona ręcznego liczenia i porównywania stanu towarów ze spisu z natury ze stanami w programie magazynowym. Dzięki nowoczesnym technologiom ten proces da się jednak znacznie przyspieszyć. Przykładowo firmy, które korzystają z aplikacji WMS Symfonia Mobilny Magazyn mogą prowadzić inwentaryzację automatycznie w dwóch trybach: z uwzględnieniem lokalizacji towarów lub bez. W tym drugim przypadku magazynierzy skanują jedynie kody towarów, tworząc w ten sposób cząstkowe inwentaryzacje, które są następnie łączone w inwentaryzację główną. Po zatwierdzeniu cyfrowych arkuszy inwentaryzacyjnych system do obsługi magazynu automatycznie porównuje zeskanowane towary ze stanem magazynowym i generuje dokumenty rozchodowe i przychodowe. W trybie z uwzględnieniem lokalizacji, magazynierzy skanują natomiast w pierwszej kolejności kod lokalizacji, a następnie towary znajdujące się pod danym adresem. System na bieżąco aktualizuje status lokalizacji, oznaczając je kolorami. Po zakończeniu procesu automatycznie generuje odpowiednie dokumenty. Automatyczne przyjęcia i wydania towarów Z obsługą magazynu wiąże się także konieczność ewidencjonowania dostaw i wydań z magazynu. Tu także można wykorzystać mobilne terminale wyposażone w laserowy skaner kodów, które nie tylko wspomagają rejestrację dostaw, lecz również umożliwiają ich przypisywanie do odpowiednich lokalizacji oraz generowanie dokumentów przyjęcia i wydania – bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. W przypadku rozwiązań Symfonii taką funkcjonalność zapewnia aplikacja Symfonia Mobilny Magazyn, która po konfiguracji w systemie ERP pozwala szybko wprowadzić towary do ewidencji i rozlokować na regałach w magazynie. Cały proces jest realizowany automatycznie – magazynier przyjmując dostawę skanuje kod produktu, a następnie etykietę lokalizacji, na której będzie przechowywany towar Block Quote Aby jeszcze bardziej przyspieszyć ten proces, aplikacja WMS Symfonia Mobilny Magazyn pozwala zeskanować kod jednego produktu, a następnie wpisać ilość. W takim przypadku system wygeneruje jedną etykietę paletową. Magazynier może zatwierdzić jej przyjęcie do danej lokalizacji, poprzez zeskanowanie kodu regału i potwierdzenie operacji – wszystkie te czynności wykonuje za pomocą mobilnego terminala. Przyjęcie towaru do magazynu w aplikacji Symfonia Mobilny Handel System pozwala także na częściowe przyjęcie dostawy. W takim przypadku wchodzące do magazynu towary są od razu wprowadzane do ewidencji magazynowej i księgowej, a dla pozostałych pozycji tworzony jest dokument magazynowy w buforze. Ten trafia następnie do systemu modułu Symfonia ERP Handel, gdzie oczekuje na zatwierdzenie. Analogicznie może wyglądać obsługa zwrotów od dostawcy lub odbiorcy. W takich przypadkach po zeskanowaniu kodu system automatycznie generuje korekty dokumentów magazynowych. Przeczytaj również: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia Przygotowanie i obsługa zamówień Wydawanie towaru to proces, który może generować nawet 60% kosztów operacyjnych magazynu. Nic więc dziwnego, że obok czynności związanych z przyjmowaniem dostaw, obsługą zwrotów czy monitorowaniem stanów magazynowych, to właśnie ono najczęściej podlega automatyzacji. Nowoczesne systemy WMS (Warehouse Management System), takie jak np. Symfonia Mobilny Magazyn, które integrują się z systemem ERP do zarządzania sprzedażą, zapasami oraz rozliczeniami, pozwalają znacznie usprawnić jej przebieg. By rozpocząć kompletację, nie trzeba wyszukiwać towarów po indeksie ani generować listy. Zamówienia zarejestrowane w systemie Symfonia ERP Handel, które mają status „opłacone”, są automatycznie przesyłane do aplikacji mobilnej wraz z informacją o lokalizacji towaru w magazynie. Pracownik, który odpowiada za kompletację, musi jedynie odszukać towar, a następnie zeskanować jego kod za pomocą aplikacji. Po pobraniu ostatniej pozycji potwierdza wykonanie procesu. Block Quote Symfonia Mobilny Magazyn pozwala także na to, by już podczas kompletacji towaru potwierdzić jego jakość oraz utworzyć tzw. jakościówkę. Każde pobranie towaru z danej lokalizacji automatycznie aktualizuje również stany magazynowe wykazane w systemie. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy automatyzacja magazynu jest konieczna? Jeszcze do niedawna na wdrożenie zautomatyzowanego magazynu decydowały się wyłącznie największe przedsiębiorstwa. Dziś korzyści takiego rozwiązania dostrzegają także mniejsze podmioty. Automatyzacja magazynowania pozwala bowiem usprawnić obsługę dostaw, zamówień czy zwrotów – szczególnie w firmach, w których dostępnych jest wiele indeksów produktowych.  W takim przypadku łatwo bowiem o pomyłki, które mogą prowadzić do występowania błędów w stanach magazynowych, opóźnień w realizacji wysyłek czy problemów z dostępnością towaru. W małych przedsiębiorstwach dodatkowym utrudnieniem jest ograniczone zatrudnienie. Często jeden pracownik odpowiada za wiele różnych procesów, związanych z uzupełnianiem dokumentacji czy kompletacją zamówień. Nadmiar obowiązków znacznie wydłuża realizację operacji magazynowych. Automatyzacja może się wtedy okazać rozwiązaniem, które usprawni codzienne zadania. Na tym jednak jej zalety się nie kończą. Automatyzacja magazynu pozwala również: zapewnić synchronizację kartotek towarów i kontrahentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych, zyskać dostęp do aktualnych informacji o stanach magazynowych tak, aby uniknąć braków lub nadmiarów towarów, wdrożyć system szybkiej rezerwacji towarów na magazynie i usprawnić w ten sposób proces realizacji zamówień, sprawdzać dostępność towarów na potrzeby produkcji lub zaplanowanych dostaw. Operacje obsługiwane przez aplikację Symfonia Mobilny Magazyn podczas przyjęcia do magazynu Automatyzacja magazynowania – od czego zacząć? Choć w teorii niemal każdy obszar gospodarki magazynowej nadaje się do automatyzacji, to w praktyce realizacja takiego przedsięwzięcia może okazać się trudnym zadaniem – wymaga bowiem kompleksowej zmiany i poniesienia kosztów związanych z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań. Nie oznacza to jednak, że mniejsze firmy z ograniczonym budżetem są skazane na ręczne zarządzanie procesami. Automatyzację procesów magazynowych można bowiem wdrażać stopniowo, bo każda nawet najmniejsza optymalizacja przyczynia się do poprawy wydajności magazynu, ograniczenia strat i lepszego wykorzystania zasobów. Do procesów związanych z automatyzacją warto jednak podejść z głową. Jak wskazują analitycy McKinsey, wiele tego typu projektów kończy się bowiem niepowodzeniem, przede wszystkim ze względu na brak spójnej wizji oraz słabe zrozumienie technologii. Tego typu inwestycje wymagają również zaangażowania wysoko wykwalifikowanych zespołów do wdrażania zaawansowanych systemów. Przeczytaj również: 15 lat z Symfonią – jak systemy ERP i WMS usprawniły pracę magazynu w Highway Automotive? – Symfonia Zautomatyzowany magazyn – najważniejsze korzyści Firmy, które wdrożyły zautomatyzowany magazyn, zwykle charakteryzują się lepszą efektywnością operacyjną. Poprawa tego wskaźnika to przede wszystkim efekt: przyspieszenia procesów związanych z przetwarzaniem zamówień, generowaniem dokumentów magazynowych oraz obsługą przyjęć, wydań i zwrotów, redukcji błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, obsługi wybranych procesów magazynowych w modelu 24/7, optymalnego zarządzania zapasami, dzięki możliwości śledzenia stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, szybszej realizacji zamówień, dzięki możliwości automatycznego generowania dokumentów magazynowych oraz usprawnieniu kompletacji, poprawy jakości obsługi klientów, zwiększenie przewidywalności kosztów związanych z działaniem magazynu, odciążenia pracowników poprzez przyspieszenie realizacji powtarzalnych czynności –związanych np. z rejestracją dostaw, inwentaryzacją czy kontrolą stanów magazynowych. Zastosowanie rozwiązań do automatyzacji, takich jak np. Symfonia Mobilny Magazyn, sprawia również, że magazyn działa w sposób bardziej wydajny, zorganizowany i odporny na błędy. Jeśli chcesz się o tym przekonać, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania interaktywnego demo Symfonii ERP Handel – bez konieczności instalowania programu. Obejrzyj również nasze case study i przekonaj się, jak rozwiązania Symfonii usprawniły pracę magazynu w firmie Highway Automotive.
Obrazek wyróżniający dla 'Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?'
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń