DMS – co to jest i jak usprawnia zarządzanie dokumentami

Cyfryzacja wkracza do coraz większej liczby firm, usprawniając rozmaite procesy. Przydatny w większości przedsiębiorstw, niezależnie od branży, jest między innymi system DMS (document management system), czyli system zarządzania dokumentami. To zespół narzędzi ułatwiających gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i wyszukiwanie dokumentów firmowych. Sprawdź, jak może usprawnić działalność Twojego biznesu!

Czym jest w praktyce document management system? Jak działa?

System DMS, czyli zarządzania dokumentami, to zazwyczaj część zaawansowanych systemów ERP ułatwiających zarządzanie firmą i kontrolę procesów. Jest to przede wszystkim funkcjonalna baza danych gromadząca wszystkie dokumenty wewnętrzne firmy, jak również te otrzymywane przez nią z zewnątrz. Ułatwia to przetwarzanie dokumentów, ale także ich przechowywanie.

DMS zapewnia łatwy sposób na wyszukiwanie dokumentów według określonych kryteriów. Oferuje funkcje zdalnego dostępu i udostępniania, również za pomocą aplikacji mobilnej. Pozwala segregować i klasyfikować dokumenty, ułatwia ich rejestrację i archiwizowanie. Umożliwia rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie oraz zarządzanie ich obiegiem. Oprogramowanie łączy się m.in. z pocztą e-mail, programami i urządzeniami biurowymi. Dzięki temu wszystkie dokumenty są rejestrowane automatycznie, a ich przetwarzanie staje się znacznie prostsze.

Jak DMS ułatwia zarządzanie dokumentami?

Systemy DMS to znaczne ułatwienie dla każdej firmy w zakresie organizowania przepływu i przechowywania dokumentów. Pozwalają oszczędzać czas oraz usprawniać komunikację, dzięki czemu umożliwiają szybszą i dokładniejszą realizację bieżących zadań. Przeniesienie bazy do systemu elektronicznego sprawia, że każdy dokument może być łatwo sklasyfikowany, a w razie potrzeby – odnaleziony. Niewątpliwym atutem jest również to, że oprogramowanie integruje dokumenty różnych typów i pochodzące z wielu źródeł.

Co daje firmom elektroniczny przepływ dokumentów od Exact?

Jakie korzyści zapewniają usługi typu document management system? Wdrożenie funkcjonalnego systemu do zarządzania dokumentami, takiego jak Exact DMS, pozwala przede wszystkim zwiększać wydajność wielu działów – np. księgowości, HR, obsługi klienta, sprzedaży czy marketingu. Redukuje do minimum czas potrzebny na obsługę faktur, a jednocześnie pomaga minimalizować związane z tym błędy. Gromadzi i archiwizuje również wszystkie inne dokumenty przepływające przez firmę, zapewniając do nich wygodny dostęp z dowolnego miejsca – co może być niezwykle przydatne przy pracy zdalnej.

Ważnym atutem systemu DMS są również funkcje bezpieczeństwa. Określone usługi czy pliki mogą być przeznaczone tylko dla powołanych osób, a dane zawarte w dokumentach są chronione, zgodnie z wymogami RODO.

Zalety systemów DMS

Systemy DMS są niezwykle funkcjonalne, a przy tym proste w obsłudze. Stanowią bardzo ważny element procesu cyfryzacji. Wśród ich zalet należy na pewno wymienić:

• szybką i wygodną obsługę dokumentów oraz usprawnienie ich przepływu,
• udoskonalenie pracy wielu działów – w tym sprzedaży, marketingu, księgowości, HR czy obsługi klienta,
• polepszenie komunikacji między działami w firmie,
• możliwość wyszukiwania dokumentów poprzez dowolne atrybuty, a dzięki systemom OCR (rozpoznawania tekstu) również na podstawie treści,
• zaoszczędzenie czasu potrzebnego na wprowadzanie dokumentów czy danych do systemu,
• uporządkowanie i usprawnienie realizacji wielu zadań,
• minimalizację błędów związanych z obsługą dokumentów i ryzyka duplikacji danych,
• obsługę wielu typów dokumentów – w tym faktur elektronicznych,
• obsługę dokumentów z wielu źródeł – automatyczne archiwizowanie między innymi z poczty e-mail, programów i urządzeń biurowych (takich jak faks, skaner),
• zdalny dostęp do danych (np. za pomocą aplikacji) – ułatwienie pracy zdalnej.

Document management system to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentami, które umożliwia firmie skuteczniejszą, szybszą i łatwiejszą pracę. Wspomaga realizację wielu procesów i zarządzanie jakością. Co nie mniej istotne, jego implementacja i obsługa są bardzo łatwe, a zastosowanie uniwersalne!