ERP a wyzwania branży wydawniczej

Przedsiębiorstwa zajmujące się wydawaniem książek oraz ich sprzedażą, potrzebują systemu informatycznego oraz dedykowanych rozwiązań które pozwalają zwiększyć przychody, zmniejszyć koszty, usystematyzować procesy oraz zaoszczędzić czas. Branża wydawnicza mimo rozwoju cyfryzacji ma się bardzo dobrze, a internet stanowi dla firm kolejne miejsce sprzedaży i promocji.     

Wyzwania oraz rozwiązania zostaną zaprezentowane na podstawie wdrożenia w wydawnictwie Media Rodzina przez firmę HQS Systems.

Branże wydawniczą można porównać do przedsiębiorstwa produkcyjnego. Bardzo dużo procesów jest analogicznych, dzięki temu wybór systemu ERP nie stanowił większego problemu i wybrany został Comarch ERP XL. Wyzwaniami, z którymi musieliśmy się zmierzyć to:

• Obsługa sprzedaży targowej
• Pobieranie informacji z systemu Elibri
• Sprzedaż przez handlowców
• Windykacja
• Wysyłka towarów
• Wysyłka faktur drogą elektroniczną
• Sprzedaż B2B
• Rozliczenia komisowe
• Obsługa magazynu
• Rozliczanie tantiem

Podczas targów bardzo ważnym aspektem jest szybka sprzedaż. W tym celu firma HQS zaproponowała sprzedaż przez mobilną i poręczną kasę fiskalną wraz z terminalem. W celu wprowadzenia odpowiednich dokumentów sprzedażowych przygotowana została aplikacja umożliwiająca wczytanie paragonów bezpośrednio z kasy do systemu ERP.

Naszym kolejnym wyzwanie było pobieranie aktualnych informacji na temat opisu książek, zdjęć oraz innych metadanych. W tym celu przygotowaliśmy oprogramowanie działające w sposób automatyczny do pobierania danych z systemu Elibiri i uzupełnieniu kartotek towarowych w Comarch ERP XL.

Przedsiębiorstwo postawiło przed nami cel związany z usprawnieniem pracy handlowców. Dla zapewnienia ciągłości w kontaktach z klientami, składaniem zamówień oraz aktualnej wiedzy na temat stanów magazynowych zaproponowaliśmy dedykowane oprogramowanie Mobilny Sprzedawca firmy Comarch.

Bardzo wiele firm boryka się z problemem nieopłaconych należności. Postanowiliśmy stworzyć odrębną aplikację, której moduły podzielić można na dwa obszary. Obszar związany z definiowaniem procesu windykacji i obszar związany już z samym procesem windykacji.

Proces związany z pakowaniem oraz wysyłka stanowi kluczowy element. Spełnieniem tego warunku jest dedykowane rozwiązanie pozwalające weryfikować paczki oraz umożliwia generowanie listów przewozowych u spedytorów.

W dobie cyfryzacji i dbałości o środowisko wysyłka dokumentów drogą elektroniczna staje się codziennością. W tym celu firma HQS Systems stworzyła aplikację automatycznie wysyłającą dokumenty na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów.

Zadbanie o partnerów biznesowych i usprawnienie procesu sprzedaży dla wydawnictwa rozwiązane zostało przy użyciu gotowego oprogramowania dostarczonego przez firmę Comarch. Platforma B2B umożliwia składanie zamówień, podgląd aktualnych faktur oraz historie swoich zamówień. Bardzo ważnym elementem jest dostępność z każdego miejsca i urządzania do platformy.

Przedsiębiorstwo prowadzi sprzedaż w formie komisu dla partnera. W celu umożliwienia takiego rozwiązania HQS postanowiło napisać oprogramowanie umożliwiające realizację tego procesu.

Sercem przedsiębiorstwa jest magazyn. Zarządzanie, sprawne kolekcjonowanie towarów oraz umiejscowienie uzyskane zostało przez wdrożenie Comarch WMS. Składa się ono z dwóch modułów zarządzania oraz modułu dla magazynierów dostępnego bezpośrednio na kolektorach.

Zarządzanie licencjami oraz rozliczeniami tantiem umożliwia aplikacja stworzona przez HQS. Oprogramowanie jest zintegrowane z systemem ERP.

Systematyzacja oraz cyfryzacja wielu obszarów pozwoliła wydawnictwu Media Rodzina na zaoszczędzenie czasu oraz finansów. Przez wprowadzenie mechanizmów kontroli, liczba błędnych przesyłek jest bliska zeru. Zwiększenie mobilności handlowców oraz obsługi targów pozwoliła na generowanie większych przychodów z tego zakresu. Automatyzacja w zakresie windykacji i wysyłki faktur pozwoliła na zaoszczędzenie czasu i przeznaczenie go na inne działania.