Financial Reporter w Dynamics 365 Finance and Operations – Nowoczesne narzędzie do raportowania finansowego

Jeśli w Twojej firmie każda prosta modyfikacja wydruku (np. faktury, potwierdzenia zamówienia) oznacza kontakt z działem IT lub dostawcą ERP – to znak, że system raportowy nie pracuje dla Ciebie, tylko Ty dla niego. W dynamicznie zmieniających się realiach biznesowych, posiadanie odpowiednich narzędzi jest koniecznością, aby nie tracić czasu na czynności nie wnoszące wartości. W Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) raporty i dokumenty operacyjne można przygotowywać przy użyciu różnych narzędzi – od SSRS, przez szablony Excel/Word, po tzw. Business Documents. Co ważne – większość z nich da się przygotować lub zmodyfikować bez programowania. W tym artykule przyjrzymy się bliżej każdemu z nich. Raporty SSRS – szybki dostęp do danych operacyjnych SSRS, czyli SQL Server Reporting Services System to oprogramowanie do raportowania umożliwiające tworzenie sformatowych raportów. Istnieje kilkaset gotowych raportów SSRS: zestawienia sald i obrotów, dzienniki, raporty magazynowe, wydania i przyjęcia, faktury sprzedaży i zakupu. To raporty statyczne, generowane niemal w czasie rzeczywistym – bez potrzeby eksportowania danych. Można je konfigurować, np. ustawić automatyczną wysyłkę faktury do klienta po zatwierdzeniu dokumentu​. Praktyka wdrożeniowa pokazuje, że większość firm modyfikuje raporty SSRS​. Dlatego w trakcie wdrożenia zawsze definiuje się: zakres potrzebnych dokumentów, wygląd raportów, ich zawartość i strukturę. Ich wadą jest konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej do ich tworzenia i modyfikacji, co może generować dodatkowe koszty oraz wydłużać czas wdrożenia zmian. SSRS jest także mniej elastyczne w zakresie wizualizacji danych w porównaniu do nowoczesnych narzędzi analitycznych. Ale ich ogromną zaletą jest szeroka funkcjonalność, możliwość automatyzacji oraz integracja z systemem. Umożliwiają eksport do różnych formatów i zapewniają kontrolę dostępu do danych. Szablony Excel i Word – raportowanie w ERP bez programowania Rzadziej wykorzystywane, ale bardzo praktyczne narzędzie to szablony Excel/Word połączone z tzw. data entities (czyli widokami danych z systemu). Możesz stworzyć szablon dokumentu (np. umowę, potwierdzenie zamówienia), gdzie część treści jest statyczna, a część automatycznie uzupełniana danymi z systemu – np. nazwą kontrahenta, kwotą netto, datą dostawy. W Excelu możesz wygenerować raport, który automatycznie pobierze dane i od razu je sformatuje (np. w formie tabeli z kolorowaniem wartości, sortowaniem, filtrowaniem). To rozwiązanie bazuje na znajomości Excela i Worda, ale nie wymaga pisania kodu jak w przypadku SSRS. Użytkownicy mogą samodzielnie edytować wygląd dokumentu. Business Documents w Dynamics 365 – co to jest i jak działa To również rozwiązanie oparte na MS Office, które pozwala przygotować dokumenty z elementami dynamicznymi (np. kwoty, adresy, numery faktur), ale też zdefiniować formatowanie zgodne z brandingiem firmy (logo, kolory, fonty). W praktyce najczęściej wykorzystywane są do generowania faktur sprzedaży​. Business Documents opierają się na szablonach Word, które można łatwo edytować bez wsparcia IT. Pozwalają na szybkie i intuicyjne modyfikowanie wyglądu dokumentów, co jest dużą zaletą dla użytkowników biznesowych. Ograniczeniem jest jednak mniejsza elastyczność w zakresie logiki biznesowej i danych w porównaniu do SSRS. Podsumowanie Wiele mówi się o zaletach systemów ERP. Jedną z nich jest uproszczone raportowanie. W końcu po co mieć dane w jednym miejscu jeśli nie dałoby się ich sprawnie przeanalizować. Można to zrobić na wiele różnych sposobów. Z korzyści jakie możemy wymienić to: Spójność dokumentów – logo, kolory, układ zgodny z brandbookiem firmy Oszczędność czasu – zmiana układu raportu bez konieczności programowania Zwiększenie niezależności działów operacyjnych – mogą samodzielnie tworzyć własne raporty i dokumenty Jeśli dziś w Twojej firmie faktura musi przejść przez 3 osoby, żeby wyglądała tak, jak trzeba, to znak że coś trzeba zmienić.