Jak dopasować system WMS do potrzeb Twojej firmy

We współczesnym magazynie wszelkie przemieszczenia towarów powinny zostać odwzorowane w systemie informatycznym, zaś zarządzanie procesami logistycznymi powinno przebiegać w sposób uporządkowany i przemyślany. Dlatego też na straży tych procesów warto postawić odpowiednio skonfigurowane rozwiązanie klasy WMS, które pomoże właściwie zarządzać gospodarką magazynową – od przyjęcia towaru, aż po jego wydanie oraz będzie podpowiadało, jakie czynności mają być w danym momencie wykonywane przez pracowników magazynu.

Aby system WMS był rzeczywiście skuteczny, musi odzwierciedlać faktyczne potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa. Ponadto powinien zostać wdrożony w oparciu o najbardziej efektywne i sprawdzone metodologie, a także zapewniać ciągłość działania i bezawaryjną pracę.

Nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, ale implementacja programu WMS jest procesem złożonym i długofalowym. Dlatego tylko systematyczne i metodyczne podejście do takiego projektu może zagwarantować, iż zakończy się on sukcesem. W realizacji wdrożenia powinno się wyróżnić kilka etapów, które doprowadzą do uruchomienia aplikacji odpowiadającej na rzeczywiste potrzeby firmy.

Wśród najważniejszych faz wdrożenia nie może zabraknąć: definicji projektu, analizy potrzeb, harmonogramu, fizycznej implementacji, testów, szkoleń, produkcyjnego uruchomienia systemu, tzw. pierwszego okresu eksploatacji i ostatecznie utrzymania po wdrożeniu. W zależności od stopnia złożoności projektu etapy te można podzielić bardziej szczegółowo, na przykład według procesów lub modułów.

Przedstawiamy poniżej kluczowe etapy wdrożenia dopasowanego do potrzeb systemu klasy WMS

Definicja potrzeb – przed wdrożeniem systemu WMS należy przede wszystkim zdefiniować obszary wymagające usprawnienia, a następnie wskazać w jaki sposób program może przyczynić się do ich poprawy. Warto tutaj określić zarówno bieżące problemy, jak i tzw. „wąskie gardła”, czyli np. trudności w śledzeniu partii, dat ważności, problemy z odpowiednim wykorzystaniem miejsca magazynowego, brak możliwości wdrożenia i kontroli realizacji wielu procesów oraz pracy magazynierów, częste pomyłki, utrudnione raportowanie.

Następnie trzeba wyróżnić obszary, które w wyniku wdrożenia mogą zostać poprawione, np. skrócenie czasu realizacji wysyłek, obsługa blokad i kontroli jakościowych, etykietowanie pod potrzeby klienta. Na końcu można też przygotować przykładową analizę ROI, czyli raport prezentujący zwrot z inwestycji.

W procesie definiowania problemów oraz celów, które organizacja chciałaby osiągnąć, pomocny może okazać się doświadczony dostawca systemu WMS, który zadając „odpowiednie” pytania i pokazując możliwe warianty różnych procesów (szczególnie jeżeli posiada doświadczenia w projektach z tej samej branży) pomoże w zdefiniowaniu całościowej wizji rozwiązania.

Warto również na tym etapie wyłonić kluczowych pracowników naszej firmy, którzy posiadają największe kompetencje merytoryczne w analizowanych zagadnieniach. Osoby te powinny brać aktywny udział w kolejnych etapach, dlatego powinno się odpowiednio zarezerwować ich czas na potrzeby projektu.

Analiza przedwdrożeniowa – bazując na zdefiniowanych wcześniej problemach i celach wraz z wybranym dostawcą oprogramowania WMS przeprowadzana jest analiza przedwdrożeniowa. Jej celem jest zobrazowanie, w jaki sposób system WMS będzie rozwiązywać zdefiniowane problemy i realizować stawiane przed nim cele.

Podczas planowania procesów należy pamiętać, że nie można poprzestać na analizowaniu tylko bieżących potrzeb firmy. Jeżeli wybrany program nie będzie mógł w przyszłości zostać rozbudowywany i dostosowany do specyficznych potrzeb wynikających z rozwoju naszego biznesu może to oznaczać, że w perspektywie kilku lat będziemy zmuszeni do zakupu kolejnego rozwiązania, ponieważ posiadana aplikacja nie będzie spełniać naszych oczekiwań i może znacznie hamować rozwój przedsiębiorstwa.

Dlatego też analiza przedwdrożeniowa powinna zostać przeprowadzona przez zespół składający się z osób mających wiedzę o prowadzonym przez nas biznesie, posiadających duże doświadczenie w zarządzaniu magazynami i potrafiących celnie określić potrzeby – zarówno bieżące, jak i przyszłe. Dzięki analizie przedwdrożeniowej możliwe jest właściwe zaplanowanie procesów biznesowych, a następnie odpowiednia konfiguracja rozwiązania.

Zagadnienia te mają kluczowe znaczenie dla całego procesu wdrożenia systemu WMS. Przykładowo inną konfigurację zastosujemy w magazynie dystrybucyjnym artykułów spożywczych, a inaczej przygotujemy do pracy rozwiązanie przeznaczone do obsługi gospodarki magazynowej dystrybutora części zamiennych.

Jest to spowodowane między innymi tym, że w firmie dystrybuującej artykuły spożywcze towary mogą być składowane w różnych strefach magazynu – np. suche (herbata, kawa) i chłodnicze (jogurty, serki), a towar przygotowywany jest często tuż przed samym załadunkiem.

Natomiast w magazynie części zamiennych kompletacja może odbywać się w podziale na drobnicę – kompletowaną na antresoli oraz wydania pełnokartonowe, a proces wydania kończyć się będzie wówczas procesem przepakowania skompletowanych towarów do kartonów wysyłkowych.

Konfiguracja systemu i testy – po zakończonej analizie dostawca powinien przystąpić do prac dostosowujących system WMS do potrzeb naszego przedsiębiorstwa. W trakcie tych prac może pojawić się potrzeba uszczegółowienia tematów zapisanych w analizie, dlatego warto również na tym etapie zapewnić wsparcie naszych merytorycznych pracowników. Po zakończeniu fazy implementacji dostawca powinien przekazać skonfigurowany system do testów.

W czasie testów sprawdzana jest poprawność konfiguracji procesów i to jak system będzie funkcjonował w naszym magazynie. Wykrycie ewentualnych problemów na tym etapie zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia problemów po uruchomieniu systemu produkcyjnie. Jest to więc kolejny kluczowy moment, na którym należy zapewnić zaangażowanie zespołu wdrożeniowego.

Jeżeli istnieje taka możliwość warto podzielić odbiór i testy systemu na etapy. Ważne jest jednak, aby były to etapy obejmujące całościowe procesy, np. przyjęcie, rozwożenie, wydanie, inwentaryzacja.

Uruchomienie systemu – po odbiorze przygotowanej konfiguracji systemu następuje moment jego uruchomienia produkcyjnego. Muszą go oczywiście poprzedzić szkolenia personelu. Jak wiemy wdrożenie nowego systemu wymaga od pracowników przestawienia się z dotychczasowych metod pracy i przyzwyczajeń, na nowe.

Należy więc dobrze przeszkolić ich z używania nowego rozwiązania, tak aby zminimalizować problemy mogące rodzić się z niewiedzy jak dany proces realizować po wdrożeniu systemu WMS. Na etapie szkoleń, jak i w pierwszym etapie eksploatacji, warto również korzystać z wiedzy i doświadczenia zespołu po stronie dostawcy systemu, tak aby proces jego uruchomienia był płynny.