Jakie są prawdziwe potrzeby nowego systemu ERP? decyzja o wdrożeniu nowego rozwiązania ERP nie jest taka prosta: Czy twój obecny system zapewnia wszystkie możliwości, których potrzebujesz na dziś i w przyszłości? Czy zdanie się na dostawcę  w 100% jest dobrym rozwiązaniem?

Oczywiście, w rzeczywistości, są inne, bardziej skomplikowane pytania…

Przekonujące uzasadnienie biznesowe musi zawierać rozpisane wszystkie procesy biznesowe jakie zachodzą w obecnym systemie. Kilkanaście lat temu, firmy które chciały wdrożyć nowy system ERP zwracały uwagę głównie na  zdolność do poprawy bilansu i zwiekszenia efektywności przedsiębiorstwa. Powróciły wtedy, „nowoczesne” aplikacje korporacyjne dostarczające zwrot z inwestycji (ROI) przede wszystkim poprzez umożliwienie zmniejszenia kosztów zapasów, poprawy sprzedaży i poprawy marż.

ROI – wskaźnik rentowności stosowany w celu zmierzenia efektywności działania przedsiębiorstwa, niezależnie od struktury jego majątku czy czynników nadzwyczajnych.

Ale dzisiejsze „postmodernistyczne” rozwiązania ERP (jak nazywa je Gartner) są szersze i bardziej elastyczne – i zapewniają ROI na dziesiątki bezpośrednich i pośrednich sposobów.

Gartner – Niezależne przedsiębiorstwo analityczno-badawcze specjalizujące się w zagadnieniach strategicznego wykorzystania technologii oraz zarządzania technologiami. 

Wyzwanie, dla wielu organizacji produkcyjnych i dystrybucyjnych, jest sortowanie przez górę dostępnych informacji, kompilacji bieżących danych operacyjnych, przewidywanie przyszłych wskaźników wydajności i określenie ROI, a następnie, przy użyciu tego wglądu, budowanie uzasadnienia biznesowego. To  bardzo ciężka praca.

Żadna inicjatywa ERP nie powinien iść do przodu bez szczegółowej analizy w celu zapewnienia, że jego zakres jest dobrze zdefiniowany. Że jego budżet jest dokładny i kompletny, i że jego cele są wyraźnie dostosowane do celów firmy.

Nadal wiele organizacji pomija budowanie kompletnego uzasadnienia biznesowego, ponieważ postrzegają je po prostu jako uzasadnienie dla inwestycji w technologię. Ale uzasadnienie biznesowe wnosi dodatkową wartość poza potwierdzeniem wyraźnej potrzeby: Jest to krytyczne ćwiczenie polegające na określeniu wizji i celów. I, co najważniejsze, zmusza do stworzenia szczegółowego planu, który określa oczekiwania, kieruje projektem i napędza transformację biznesową.

Potrzeby nowego systemu ERP, krok po kroku:

Budowanie uzasadnienia biznesowego

• Zidentyfikuj bieżące problemy i powody zmian
• Jakie są bolączk twojego obecnego systemu?
• Które procesy chcesz naprawić?
• Przeanalizuj i oceń wszystkie ważne procesy biznesowe. Przyjrzyj się punktom krytycznym w szerszej perspektywie oraz krytycznym problemom.

Czasochłonne procesy i obejścia dla potrzeby nowego systemu ERP

• Procesy podatne na błędy, które wymagają ponownego wprowadzania danych
• Ograniczenia systemu i oprogramowania, które uniemożliwiają rozwój
• Problemy z dostępem do danych i niespójnością, które uniemożliwiają analizę
• Nieefektywność i rozłączność, które obniżają zadowolenie klientów
• Brak dokładnych danych w czasie rzeczywistym, który utrudnia podejmowanie decyzji
• Dodatkowe koszty związane z obsługą obecnego systemu
• Niewydolność spowodowana niezintegrowanymi i silosowymi systemami
• Nie można wprowadzić usprawnień, jeśli nie wiadomo, które procesy są powolne, złe lub uszkodzone – i bez zidentyfikowania wszelkich przeszkód na drodze do zmian i rozwoju.

Określ i przeanalizuj możliwości

• W jaki sposób Twoja organizacja może skorzystać na usprawnieniu procesów?
• Jakie są rozwiązania dla swoich krytycznych prblemów/wąskich gardeł
• Większość korzyści ERP pochodzą z wzajemnego powiązania funkcji i procesów – oraz integracji i dostępności danych we wszystkich działach.

Zintegrowane i zoptymalizowane procesy biznesowe oferują wiele korzyści

• Usprawnione planowanie i prognozowanie → zoptymalizowane poziomy zapasów
• Scentralizowane dane usprawniają modelowanie → bardziej efektywne zarządzanie personelem
• Szybsze, bardziej efektywne fakturowanie → krótszy cykl płatności i lepszy przepływ środków pieniężnych
• Większa produktywność i przyspieszenie procesów → zwiększenie przychodów, redukcja kosztów i poprawa rentowności
• Większa widoczność i szybszy czas reakcji → lepsza obsługa klienta
• Automatyzacja procesów → wyższa wydajność i produktywność w wielu funkcjach
• Dane w czasie rzeczywistym i wszechstronny dostęp do danych → szybsze i lepsze podejmowanie decyzji
• Krótsze cykle od zamówienia do wysyłki → lepsza terminowość dostaw.
• Ważne jest, aby zrozumieć, jakie są kluczowe procesy, wiedzieć, co przeszkadza w osiągnięciu wizji oraz zidentyfikować procesy powiązane z tymi, które są ograniczone systemowo.

Określenie celu i celów

• Co Twoja organizacja chce osiągnąć?
• Jaka jest Twoja wizja przyszłego stanu?
• Mając zidentyfikowane potencjalne korzyści, następnym krokiem jest określenie, które z nich są krytyczne dla osiągnięcia przyszłego stanu organizacji i są zgodne z jej wizją transformacji.

Jeśli twoja organizacja moa problem z określeniem celu i celów, warto przeczytać ten artyku.

Co Cię powstrzymuje przed dokonaniem prawdziwej transformacji bisnesowej

Twój zespół zarządzający powinien określić najbardziej krytyczne, duże zmiany dla firmy. Menedżerowie funkcjonalni muszą zdefiniować konkretne usprawnienia procesów, które chcą osiągnąć. A następnie organizacja musi przełożyć tę wizję na szczegółowe cele.

Najlepsza praktyka: Cele SMART (specyficzne, mierzalne, osiągalne, realistyczne, oparte na czasie). Mówiąc inaczej, „Lepiej” i „Bardziej wydajnie” nie są SMART. Ale „Zwiększyć przychody o 12%” i „Zmniejszyć koszty zapasów o 8%” już tak.

Oceń potencjalne rozwiązania i dostawców

• Którzy dostawcy mają doświadczenie w Twojej branży?
• Które rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej organizacji i wymagań?
• Które rozwiązanie oferuje możliwości i funkcjonalności, aby wspierać swoje cele?
• Który dostawca ma najlepsze referencje z twojej branży?
• Który dostawca zapewnia doświadczony zespół konsultantów z twojej branży ?

Jeśli masz problem z wyborem dostawcy, skonaktuj się z nami, chętnie pomożemy Ci przejść ten proces, oraz wybierzemy najlepszy system oraz dostawcę dopasowany do twoich potrzeb i budżetu. Jesteśmy niezależnym portalem który chce pomagać Firmą w polsce i chwalić się wspolnym sukcesem i zadowoleniem z dostarczonego produktu.

Oszacuj koszty

• Jaki masz dokłądnie budżet na projekt?
• Jakie czynniki kosztowe powinny być uwzględnione?
• Realistyczny i ważny przypadek biznesowy wymaga dokładnego oszacowania całkowitego kosztu nowego rozwiązania ERP.

Pierwszy i najbardziej oczywistym wydatkiem jest samo oprogramowanie. Często jest to złożona kalkulacja, i będzie się różnić w zależności od liczby użytkowników, czy rozwiązanie jest na miejscu, hostowane lub w chmurze / SaaS.

Innym znaczącym kosztem są usługi wdrożeniowe, w tym konfiguracji oprogramowania, zarządzania zmianami i zarządzania projektami.

Pamiętaj też, że wdrożenie to nie koniec kosztów. Licencje i opłaty eksploatacyjne są znaczącym wydatkiem bieżącym

Przeanalizuj zwrot z inwestycji

• Jaki jest koszt netto nowego rozwiązania?
• Jaka jest wartość korzyści niematerialnych?
• Silne uzasadnienie biznesowe wymaga analizy ROI. Przeanalizuj ponownie zidentyfikowane możliwości i zdefiniowane cele, a następnie oblicz ich ROI. Zazwyczaj zwrot będzie pochodził głównie z bardziej wydajnej produkcji i wynikającego z niej obniżenia kosztów operacyjnych, zapasów i pracy. Skwantyfikuj te korzyści.

Pamiętaj, aby porównać koszty operacyjne obecnego systemu z systemem, który go zastąpi. I wiedz, że korzyści pośrednie mają realną wartość. Na przykład: wyższa satysfakcja klienta = X% więcej powtórnej sprzedaży = $X przychodów.

Identyfikacja ryzyk i plan ich ograniczania

• Jakie czynniki zagrażają potencjalnym korzyściom i powodzeniu projektu?
• Jakie działania ograniczające ryzyko pozwolą je zmniejszyć?
• Każda poważna zmiana w systemach przedsiębiorstwa wiąże się z ryzykiem. Jednak staranne i kompleksowe planowanie projektu, efektywne zarządzanie zmianą i zasoby eksperckie ograniczają to ryzyko.

Stwórz plan wdrożenia na wysokim poziomie

• W jaki sposób rozwiązanie zostanie wdrożone?
• Szczegółowy plan wdrożenia nie jest potrzebny w tym momencie. Ale właściwa ocena wartości biznesowej projektu musi zawierać ogólny obraz tego, jak będzie przebiegać, oraz projekcję zarówno wymaganych zasobów, jak i harmonogramu wdrożenia.

Przedstaw korzyści i wartość

• Jak będzie każdy dział i funkcja korzyści?
• Co to jest argument za nowym ERP?

Zainteresowane strony w całej organizacji będzie miał obawy: Nowy ERP i ponownie wykonane procesy biznesowe będą zakłócać prawie każdą funkcję. Przekonaj ich, że długoterminowe korzyści będą warte krótkoterminowego bólu. Skup się na wartościach napędzanych przez poprawę w swoich obszarach funkcjonalnych i procesów. Liczby które tak bardzo lubią właściciele, opowiedzą całą historię.

Uzasadnienie biznesowe nie jest po prostu uzasadnieniem dla projektu. Jest to analiza due diligence, dokument wizji, mapa drogowa transformacji biznesowej i ostatecznie podstawa do podjęcia decyzji, czy organizacja osiągnie korzyści, których oczekiwała.

Due diligence – poddanie przedsiębiorstwa dogłębnej analizie w celu jego wyceny przez inwestora. Due diligence ma na celu szczegółową ocenę aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa oraz określenie istniejącego i potencjalnego ryzyka związanego z planowaną transakcją kapitałową.