„K jak Komunikacja i Koszty”

Jak z sukcesem wdrożyć system informatyczny do Zarządzania Kapitałem Ludzkim organizacji? (cz.3)

W każdym dużym projekcie spotkacie się z różnymi sposobami komunikacji, o którą trzeba odpowiednio zadbać. Zachowanie podstawowych zasad w tej dziedzinie pozwoli Wam na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień, czy konfliktów. Kolejną bardzo ważną rzeczą są koszty i tu oczywiście od razu pomyśleliście o budżecie. Tak, ja też chcę właśnie temu poświęcić ten temat. Dlatego dzisiaj właśnie będzie trochę konkretów o komunikacji i kosztach podczas wdrożenia systemu informatycznego do Zarządzania Kapitałem Ludzkim organizacji.

Komunikacja

Zasady komunikacji pomiędzy zespołami dostawcy usług wdrożeniowych i firmy klienta ustalone są w przyjętej dokumentacji projektu. Nie milczymy i nie czekamy aż „sam” się rozwiąże. Komunikujemy się na poziomie zespołów realizujących i nie eskalujemy wyżej, dopóki nie wyczerpaliśmy wszystkich możliwości porozumienia – to naprawdę działa!

Pamiętacie jak pisałam o zespole społecznym? O komunikację z pracownikami zadba właśnie zespół społeczny, ale gdyby nie został powołany, pamiętajmy o podstawowych zasadach komunikacji i budowania zaangażowania pracowników we wdrożenie:

• Słowo komunikacja – zastąpmy słowem „propaganda” w pierwotnie pozytywnym znaczeniu od łac. prōpāgāre – rozszerzać, rozciągać, krzewić, rozpowszechniać idee informatyzacji funkcji HR, w celu pozyskiwania dla niej jak największej liczby zwolenników, którzy będą wykorzystywać system… IT oczywiście 🙂
• Angażujmy we wdrożenie tych, których system „bezpośrednio dotyka”
• Wykorzystajmy potencjał niezadowolonych – stratnych, to przecież „wulkany energii”, dlatego postaraj się, żeby nie wybuchły, a jak już wybuchną, to skieruj tę energię w odpowiednią stronę. Na wdrożeniu zawsze jest mnóstwo dodatkowej „roboty” – chociażby przygotowanie danych do zasilenia, ustalanie obiegów itd. Te osoby mogą się tym zająć, a tym samym dołączyć do sukcesu tego wdrożenia

Koszty

Podstawowa zasada jaką powinniście sobie wpoić, to kontrola kosztów, zarówno z jednej, jak i z drugiej strony. Jest wiele badań i statystyk, które pokazują, że założony budżet podczas wdrożenia przekraczany jest niemalże zawsze. Jeśli przekroczymy go o 10%, zapewne nikt nam „głowy nie urwie”, ale z praktyki wiem, że te procenty są zawsze większe. Dlatego Kliencie Drogi, nigdy nie płać z góry, zawsze płać za wykonane i odebrane prace. Ważne, żebyś przygotował umowę wdrożeniową, która Ci to zapewni. 

A teraz zwracam się do dostawcy – dostawco zapanuj nad tym, by wdrożenie, dostosowywanie systemu do specyfiki Twojego klienta nie stało się pretekstem do „rozdmuchania” budżetu. Przeważnie standard jest najlepszy. Użyj swoich kompetencji, wiedzy o systemie i potrzebach klienta do uzyskania konsensusu.

Zwykle jednak wychodzą jakiś procentowe odchylenia od budżetu projektu wdrożenia z umowy handlowej na etapach:

• Budżet projektu po analizie
• Budżet projektu na kolejnych etapach wdrożenia

Wahania % budżetu mogą być w dwie strony, dostawcy i klienta – zadbajcie o to, żeby nie stracić celu wdrożenia, interesów stron, satysfakcji z projektu, wartość dodanej nie tylko w postaci dodatkowej czy zaoszczędzonej kasy. Wdrożenie to dopiero początek współpracy i długiej wspólnej drogi. 

Życzę Wam, żeby komunikacja w projekcie przebiegała „koncertowo”, koszty były zawsze kontrolowalne, a budżety nieprzekraczane. 

Zapraszam do dyskusji. Chętnie poznam też inne punkty widzenia „K – jak komunikacja i koszty”. A już niebawem rozwinę kolejną literkę z naszego SUKCESu, czy „C – Cele”.