Jak zaprzyjaźnić się z robotyzacją

 AmnisCode jesteśmy przekonani, że strumienia nowych technologii, tak jak Wisły, kijem nie zawrócisz. Rozmowy z naszymi początkującymi w robotyzacji partnerami wskazują, że najtrudniej jest zacząć. Bo świadomość, iż robotyzacja jest biznesowym wymogiem naszych czasów praktycy biznesu już mają.

Wśród myśli o robotyzacji często jest trapiące nas pytanie „Od czego zacząć”. Jak to w życiu (i miłości) – najtrudniejszy pierwszy krok. Tym trudniejszy, że stawiamy go w dziedzinę, która nie jest znana nam tak dobrze, jak inne. Tu postaramy się podpowiedzieć, właśnie jak i od czego zacząć. Jeżeli jednak Pani i Pana organizacja ma już pierwsze robotyzacyjne kroki za sobą, to uczciwie uprzedzamy, że ten artykuł niekoniecznie będzie dla Państwa interesujący.

Ostrzenie piły

Skoncentrowani na prowadzeniu biznesu i nieustannym dostosowywaniu go do zbyt szybko zmieniających się okoliczności i przepisów, skupiamy się na bieżących, palących potrzebach. Naszą uwagę pochłania rozgrzany rynek pracy, rosnące koszty roboczogodziny, wyzwanie konkurencyjności i oczekiwania klientów. Nierzadko realizujemy je przy zbyt dużym zaangażowaniu środków i zasobów. I niestety, często zapominamy o mocno akcentowanej przez specjalistów od zarządzania czasem zasadzie ostrzenia piły. Zatrzymajmy się w bieżącym pędzie i zadbajmy o narzędzie, które umożliwi nam realizację celów biznesowych szybciej, taniej, skuteczniej – po prostu efektywniej. Tym bardziej, że narzędzia do ostrzenia piły/biznesu są w zasięgu ręki, bardzo precyzyjnie można je dobrać i są coraz tańsze. To oczywiście narzędzia RPA – robotyzacji procesów biznesowych.

Wszyscy wiedzą, że zatrudnienie softwarowych robotów do wsparcia biznesu to wymóg czasów, ale w księgarniach brakuje pozycji pod tytułem „Sztuka wdrażania”. Absolutnie nie mam aspiracji, by choćby próbować zostać Michaliną Wisłocką w ars robotizationis, ale tak już jest, że skoro swoim partnerom podpowiadamy, wiedzę i doświadczenie mamy, to chcemy pomóc w znalezieniu własnej drogi.

Bez obaw o narzędzie i jego koszty

Niemal jako pewnik przyjmuję, że Pani i Pana organizacja jest na pierwsze wdrożenie RPA gotowa od strony technicznej. Niech przed wejściem w robotyzację ośmiela Państwa myśl, że jej wprowadzenie nie wymaga przebudowy systemów informatycznych firmy. Narzędzia RPA są bowiem nakładkami na istniejące systemy. To wszystko pozwoli nam szybko wdrożyć pierwszego robota. A zdecydowanie warto zrobić pierwszy krok bez zbędnej zwłoki, bo uzyskane efekty są ważnym bodźcem zwłaszcza dla nieprzekonanych. Zazwyczaj proponujemy na początek relatywnie proste wdrożeniem a zebrane przez partnera doświadczenia procentują przy wejściu w kolejne automatyzacje.

Gdzie na początku przyłożyć piłę

Najprawdopodobniej najodpowiedniejszym na początek będzie back office. Wskazuje na to teoria i dowodzi tego praktyka. Napisałem najprawdopodobniej, bo bywają przecież wyjątki. Ale dlaczego akurat w back office szukać miejsca początku robotyzacji w firmie? Bo w każdej firmie (poza wyjątkami) właśnie tu zbiega się najwięcej procesów masowych i powtarzalnych, a przy tym jednorodnych w strukturze. A to robota dla robota. Najlepsza.

Czy robot szybko poradził by sobie z „Nowym Ładem”? W obszarze księgowym – kadrowo-płacowym, bo tylko taki mogę mieć na myśli, z wyliczaniem wynagrodzeń, kwot wolnych, zaliczek, ulgi dla klasy średniej, zaktualizowanym formularzem PIT-2, na pewno szybciej i z mniejszą liczbą błędów niż człowiek. 

Back office jest wdzięcznym polem do wprowadzenia RPA także dlatego, że softwarowego robota łatwo możemy okresowo delegować do innych zadań i zwiększyć zakres jego obowiązków o działania pokrewne, których natężenie jest zmienne w różnych okresach.

Full Time Equivalent

Każdy menadżer ma świadomość, na jakim stanowisku żmudnie wykonuje się powtarzalne czynności. Rozpoznanie wstępne (wywiadowcze) ma już zatem za sobą i może przystąpić do rozpoznania bojem. Polega ono na wykonaniu tak zwanego zdjęcia dnia. Chodzi o możliwie precyzyjny obraz rutynowych czynności na danym stanowisku. Jeśli są to czynności okresowe, może przydatne będzie nawet zdjęcie tygodnia. Notujemy i zliczamy, czy zakres wykonywanych czynności przekłada się na 1/5 etatu, czy na etatów pięć.

W ten sposób dojdziemy do wskaźnika Full Time Equivalent (FTE), czyli zastępstwa pełnoetatowego.A skoro pojawia nam się robotyczne zastępstwo pełnoetatowe, to zaraz towarzyszy mu myśl o następnej korzyści. Składki ZUS na robota nie podniosą! I na L-4 ani na kwarantannę robot też nie chodzi.

Przymiotnika „pełnoetatowe” proszę oczywiście nie traktować ortodoksyjnie, tylko jako przelicznik. Wyliczenie kosztu zaangażowania pracownika w projekt w ramach jego pełnej dyspozycyjności służbowej jest dla nas kwotą wyjściową do oszacowania opłacalności wdrożenia robota na danym stanowisku. To z kolei pozwala na wyliczenie ROI z jednostkowej robotyzacji.

Ze wskaźnikami FTE oraz ROI jesteśmy w domu, to znaczy w Excelu. Bo łatwo policzymy wartość półrocznej pracy robota i zestawimy ją z graniczną wartością inwestycji w pierwsze wdrożenie. Pół roku to za długo? Prawda. W Amnis Code przyjmujemy, że pierwszy robot ma się zwrócić klientowi w trzy miesiące. I już. Doświadczenia potwierdzają, że to uzasadnione założenie.

ROI z RPA dla CEO

Skoro już doszliśmy do Excela i mamy wyliczony ROI, to mamy też argumenty za robotyzacją dla nieprzekonanych. Dla szefa wszystkich szefów i dla Rady Nadzorczej. Tak jak wszyscy lubimy ROI, tak lubimy język korzyści. Na brzmienie frazy „Jest pół miliona do wyciągnięcia w zaledwie pół roku” chęć wgłębienia się w robotyzację rośnie.

 Oczywiście po wdrożeniu analizujemy życie robota i dokonujemy faktycznej oceny zwrotu z inwestycji. Mamy o tyle łatwiej, że robotowi zlecamy kilkoma linijkami kodu, żeby sam pisał na siebie szczegółowe raporty i wysyłał pod wskazane adresy. Nie pozwalamy mu też koloryzować.

Niejednokrotnie przekonaliśmy się o tym na przykładach naszych partnerów i często powtarzamy, że apetyt rośnie w miarę wdrożenia. Analiza korzyści z pierwszego robota wręcz wymusza robotyzację kolejnych obszarów. W AmnisCode pomagamy zrobić pierwszy krok. A potem następne i następne.

Artur Kuraś, dyrektor zarządzający AmnisCode

Nazwa raportu