Ile będzie nas to kosztowało? Ile zarobimy dzięki ERP-owi? Te dwa pytania zdarzało mi się słyszeć od przyszłych klientów nie raz i nie dwa. Kiedyś były one dla mnie zaskoczeniem, ale już dawno nie są. Biznes potrzebuje wytłumaczyć przed samym sobą opłacalność wdrożenia. Jak? Najlepiej w znany sobie i — w jego ocenie — najbardziej racjonalny sposób; zwrotu z inwestycji. 

Nie chcę pisać, że postrzeganie wdrożenia systemu klasy ERP w kontekście prostego zwrotu z inwestycji jest myśleniem „trącającym myszką” i sprzed dekady, ale z pewnością jest ono jednowymiarowe.

Dobry manager zdaje sobie sprawę, że ERP wdraża się nie dla redukcji kosztów, ale możliwości szybszego tworzenia produktów. Tu od razu nasuwa mi się przykład jednego z naszych klientów, którego produkcja po wdrożeniu mocno przyspieszyła. Proces, który wcześniej trwał miesiące, skrócono do tygodni.

Poprawa była widoczna w ekspresowym tempie nie tylko na hali, ale też na koncie firmy. Czy to była zasługa ERP-a? Nie tylko, ale jego rola była fundamentalna. Ktoś może powiedzieć, że przecież oprogramowanie samo w sobie nie dokonało rewolucji w produkcji. Wręcz przeciwnie – dokonało. Tylko ta rewolucja nie była na poziomie materialnym w hali, a komunikacyjno-informacyjnym.

Ile ERP zarobi dla nas pieniędzy?

Odpowiedź zapewne będzie zaskakująca. Otóż trudne jest wykazanie prostej korelacji między rosnącymi wpływami a konkretnymi rozwiązaniami informatycznymi. Szczególnie jeżeli mowa jest o zbudowaniu konkretnego modelu analitycznego pod kątem wydajności pracy, maksymalnym wykorzystaniu narzędzi, maszyn i kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwie. Mówiąc wprost, nie można powiedzieć, że określona suma wydana na IT przyniesie taki, a taki zwrot. Jeżeli ktoś tak twierdzi, to mija się z prawdą.

Takie ujęcie tej problematyki byłoby ogromnym uproszczeniem albo nawet spłyceniem tak poważnego i obszernego zagadnienia, jakim jest wdrożenie i efektywne wykorzystanie oprogramowania klasy ERP.

Dlaczego? Ponieważ zrównujemy system do roli którą pełnią np. maszyny w hali produkcyjnej, a to błąd. Wartością, którą daje system, są agregowane dane pochodzące z różnych źródeł. Maszyna ma wykonywać wyrób. Oprogramowanie pozwala skutecznie wykorzystać moce maszyny, działu i całej firmy, wszystko dzięki informacjom. 

Dzięki ERP-owi dostęp do precyzyjnych danych jest dużo lepszy niż przed wdrożeniem. Potwierdzi to każdy, kto przekroczył cyfrowy Rubikon.

Możemy zaryzykować stwierdzenie, że informacje dostarczane przez system są dla firm, tym czym nawigacja dla kierowców – prowadzi do celu, wybierając optymalne połączenia drogowe, omijając korki i inne zdarzenia. Informuje i podpowiada rozwiązania, ale to osoba za kółkiem zawsze podejmuje ostateczną decyzję.

Zbierać dane – cel nadrzędny!

System ma zbierać informacje, a trudno jest mówić, że praca związana z pozyskiwaniem informacji daje jakiś zysk w rozumieniu czysto biznesowym. To jest wręcz koszt. Jednak na podstawie tego kosztu przedsiębiorstwo może podjąć decyzję, która wygeneruje dodatkowy przychód, ergo zwiększy zysk.

Żeby nie być gołosłownym, podam przykład, niech będzie to obieg dokumentów w firmie np. faktur. To nudny i powtarzalny proces, a według raportu Smartsheet 40% pracowników spędza 1/4 tygodnia na takich właśnie zadaniach. Obieg „papieru” obarczony jest wieloma zmiennymi, które wpływają na czas jego trwania. Po pierwsze; czasu pracy personelu, po drugie: kosztami związanymi z archiwizacją, wysłaniem, opisaniem etc.

Pomijając już fakt, że dokument fizyczny może gdzieś zaginać, a to może mieć niekiedy poważne konsekwencje. Gdy wdrożymy IT, obieg będzie elektroniczny, co przełoży się na większą automatyzację procesów, a te są dużo dokładniejsze, stale monitorowane i szybsze. Gdy obliczymy, ile godzin pracy zaoszczędziliśmy, nagle okaże się, że informatyka przynosi korzyść.

Nie jest to zysk w postaci dodatkowych środków, a zysk w postaci odciążenia pracowników, którzy mogą wykonać w tym czasie inne czynności. Te zaś już mogą przełożyć się na konkretne przychody. Przykłady można mnożyć, ale zawsze wszystko sprowadza się do dobrze zbudowanego modelu informatycznego. To na podstawie analizy danych płynących z ERP-a, możemy podjąć lepszą, czyli bardziej trafną decyzję.

Czasoumilacz

W pierwszej części napisałem, że usprawnienie przepływu informacji u naszego klienta uruchomiło kostki produkcyjnego domina, co doprowadziło do skokowej zmiany na produkcji. To właśnie w komunikacji tkwią rezerwy. Według badań Aberdeen Group małe firmy tracą do 420 tys. dolarów rocznie z powodu niewłaściwej komunikacji, podczas gdy duże firmy tracą z tego samego powodu do 62,4 mln dolarów.

Ciekawe informacje płyną też z naszych wewnętrznych analiz. Pokazują one, że firmy produkcyjne, które zdecydowały się na wdrożenie systemu ERP, mogą liczyć na zwiększenie efektywności produkcji o 15 – 25%, zredukowanie czasu przestoju maszyn o 30 – 50%, czy też skrócenie czasu wprowadzenia nowego produktu na rynek o 20 – 50%.

W dwóch na trzech wymienionych przypadkach firmy zyskały czas. A jak mówi stare porzekadło — czas to pieniądz. To jasny dowód, że zaawansowany system IT, nigdy sam w sobie nie przynosi firmie pieniędzy. To inwestycja, która pozwala zarobić. Ile? To już zależy od samej firmy, a nie od systemu. A wy jakie macie doświadczenia?

Michał Górecko

Prezes BPSC