Czy możliwe jest prowadzenie spraw pracowniczych bez papieru i ręcznego podpisywania dokumentów? Jeszcze niedawno taka sytuacja była trudna do wyobrażenia. Obecnie każdy dział HR może być paperless. Wystarczy użyć narzędzi dostarczanych przez Asseco BS – systemów ERP z Portalem HR.
Jakie sprawy kadrowe można załatwić bez papieru?
Cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny nie są nowymi wynalazkami. W Polsce pierwszy dokument państwowy został podpisany bez papieru i atramentu już w 2001 roku. Jednak autentyczne, pełne przejście na paperless w działalności biznesowej, w tym także w działach HR, jest możliwe dopiero od kilku lat. Zmiana dokonała się między innymi dzięki takim narzędziom jak systemy ERP czy Portal HR by Asseco.
Wszędzie tam, gdzie tradycyjnie jest stosowany papier, można go zastąpić dokumentami cyfrowymi i podpisem elektronicznym. Prowadzenie procesów paperless doskonale sprawdzi się zwłaszcza w działach kadr i płac. Czas „życia” wielu dokumentów często jest tak krótki, że marnotrawstwo papieru staje się wręcz rażące. W trosce o środowisko naturalne, z oszczędności i dla większego komfortu pracy możesz odejść od papieru przy załatwianiu większości spraw pracowniczych.
Elektroniczna samoobsługa pracownicza
Pracownik może załatwić praktycznie każdą sprawę w dziale HR wyłącznie przy użyciu dokumentów elektronicznych. Może w ten sposób składać wnioski urlopowe, a także pobierać dokumenty i zaświadczenia udostępnione przez dział HR.
Papier wymusza fizyczną obecność stron przy podpisywaniu dokumentów. Problem znika, gdy używasz podpisu elektronicznego i cyfrowych dokumentów – wszystkie sprawy załatwisz zdalnie. Możesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.
Elektroniczne rozliczanie delegacji
Jak odbywa się obsługa delegacji bez papieru? Szybko i prosto. Pracownik tworzy plan delegacji, a system dostarcza go automatycznie do osoby akceptującej. Po powrocie pracownik wprowadza dane na temat wyjazdu i załącza rachunki. Wszystkie dokumenty trafiają do przełożonego, a po zatwierdzeniu – do księgowości, która rozlicza delegację. Następnie dział kadr wprowadza odpowiednią kwotę na listę płac. Wszystkie etapy rozliczenia delegacji nie wymagają ani jednej karki papieru.
Podpisywanie dokumentów bez papieru i pióra
Cyfrowe dokumenty zatwierdzisz bez problemu kwalifikowanym podpisem elektronicznymtj. SimplySign by Asseco. Dzięki niemu masz zapewnioną pełną mobilność: możesz zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie. Mobilna aplikacja jest kompatybilna ze wszystkim dostępnymi na rynku systemami operacyjnymi. Pozwala na załatwianie spraw pracowniczych przy użyciu smartfona.
Jeżeli wybierzesz podpis elektroniczny i Portal HR, możesz porzucić papier na rzecz szybkiej, bezpiecznej i w pełni mobilnej obsługi spraw pracowniczych. Przedstawiciel firmy, pracownik, zleceniobiorca oraz współpracownik mogą podpisywać elektronicznie dokumenty takie jak umowy o pracę oraz dokumenty z nimi powiązane np. warunki pracy, opis stanowiska, informacje do umowy. Elektroniczne sygnowanie dokumentów świetnie sprawdza się także przy wystawianiu skierowań na badania, zaświadczeń przygotowanych przez dział HR czy oświadczeń.
Przeczytaj także : https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-…trzen-magazynowa/
Wsparcie pracy managerów
Portal HR zapewnia nie tylko sprawną samoobsługę pracowników, lecz wspiera także działania managerów. Kadra zarządzająca może korzystać z elektronicznych dokumentów pracowniczych zebranych w jednym miejscu. Przełożony ma wgląd w całą historię pracy podwładnego w firmie.Może przeanalizować awanse, zajmowane stanowiska, zakres obowiązków, wysokość wynagrodzeń i przyznanych premii, nieobecności oraz inne potrzebne informacje, które tworzą transparentny obraz kariery.
Odejście od papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pozwala na integrację i automatyzację spraw pracowniczych w Portalu HR. To bardzo duże ułatwienie w pracy managerów. Mogą łatwo przygotować wnioski o zmianę warunków płacowych lub powierzenia nowych obowiązków określonym osobom. Sprawnie przebiega obsługa wniosków premiowych: menedżer może złożyć wniosek o przyznanie premii osobie z zespołu, którym kieruje, a także każdemu innemu pracownikowi w firmie. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do akceptacji, a następnie premia zostaje rozliczona na liście płac.
Obsługę wniosków urlopowych usprawnia moduł kalendarza. Zawiera on informacje o nieobecności i zaplanowane absencje wszystkich osób w zespole oraz pracowników niższego szczebla. Nie ma potrzeby przenoszenia kalendarza na papier – wystarczy nadać prawo dostępu uprawnionej osobie.
Planowanie i rozliczanie czasu pracy bez jednego wydruku
Moduł e-RCP w systemach HR by Asseco usprawnia planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy. W systemie możesz definiować systemy pracy i okresy rozliczeniowe oraz przypisywać do nich pracowników. Możesz także prowadzić rozliczenia, tworzyć plany pracy na poszczególne okresy, układać grafiki, rejestrować czas oraz wnioskować o nadgodziny. Wszystko w formie elekronicznej, bez konieczności drukowania, kopiowania i ręcznych korekt.
Ewentualne zmiany wprowadzasz w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszystkie uprawnione do tego osoby. Korekty nie skutkują przedrukowywaniem setek stron dokumentów.To oszczędność ogromnych ilości papieru i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących.
Portal HR przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, czyli w e-teczce pracownika. Już posiadane wersje papierowe możesz zdigitalizować – zeskanować, wprowadzić do systemu i podpisać elektronicznie. Natomiast nowe dokumenty możesz stworzyć od podstaw.
System ERP dba o to, żeby wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły po zatwierdzeniu do e-teczki. Pełni ona funkcję indywidualnego archiwum każdego z pracowników. Wszystkie e-teczki składają się na archiwum działu HR. Aby przejrzeć dokumenty pracownicze, nie musisz przerzucać setek stron papierowych wydruków i kserokopii. Wyszukiwanie dokumentu może trwać zaledwie kilka sekund, a nie kilkadziesiąt minut czy kilka godzin.
Nie tylko HR może być paperless
Jeżeli wizja prowadzenia spraw pracowniczych bez papieru przypadła Ci do gustu, rozważ całkowite odejście od papieru. Z systemami ERP od Asseco płynnie przejdziesz od dokumentów papierowych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), który obejmie wszystkie pola działalności biznesowej.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić księgowość i finanse w formie cyfrowej. Funkcjonalności SEOD możesz dobrać elastycznie do swoich potrzeb: płacisz tylko za te moduły, których potrzebujesz. W każdej chwili możesz rozbudować system o nowe funkcjonalności. Możesz też skorzystać z wersji chmurowej. Dzięki temu nie musisz instalować oprogramowania ani kupować sprzętu – płacisz tylko miesięczny abonament.
Tuż po wdrożeniu SEOD odczujesz usprawnienie obiegu dokumentów i wzrost tempa załatwiania spraw. Ponadto poprawi się kontrola kosztów i dostępność dokumentów. Zaczniesz oszczędzać czas i pieniądze – skupisz się maksymalnie na rozwoju swojego biznesu.
Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Ciemny interfejs, jasne korzyści: Dark Mode w systemach ERP od Asseco
Producenci oprogramowania poświęcają wiele uwagi i środków na rozwój trybu ciemnego, medycyna bada jego wpływ na zdrowie, a użytkownicy coraz częściej go wybierają, chwaląc za wygodę i estetykę. Czy tryb ciemny to tylko moda, czy realna zmiana w sposobie korzystania z aplikacji? Przekonaj się, jakie wyzwania i korzyści niesie za sobą to innowacyjne rozwiązanie w kontekście systemów ERP.
Rys. 1. Tryb ciemny jest dostępny w naszych systemach ERP z linii Wapro oraz Macrologic
Czym jest tryb ciemny i dlaczego powstał
Tryb ciemny (ang. dark mode) to interfejs użytkownika, w którym dominują ciemne kolory, najczęściej czarne lub ciemnoszare, z kontrastującymi jasnymi elementami tekstu i ikon. Jego głównym celem jest zredukowanie zmęczenia wzroku użytkowników, szczególnie w warunkach słabego oświetlenia. Pierwsze iteracje trybu ciemnego sięgają czasów monitorów CRT, gdzie zielony tekst na czarnym tle był standardem. Współczesna popularność tego rozwiązania związana jest z rozwojem technologii ekranów OLED i LED oraz wzrostem świadomości ergonomii pracy przy komputerze.
Co lubią użytkownicy
Współczesne badania sugerują, że zdecydowana większość użytkowników smartfonów miało styczność z trybem ciemnym, a 45-62% preferuje jego używanie w aplikacjach codziennego użytku[1] W kontekście systemów ERP, które wspierają zarządzanie danymi i procesami biznesowymi, tryb ciemny może być szczególnie atrakcyjny dla pracowników spędzających długie godziny przed ekranem. Potwierdzają to również nasze badania – przeprowadzane przez nas ankiety jednoznacznie wskazują, że użytkownicy naszych systemów cenią tę funkcję i chętnie z niej korzystają.
Zdrowie przede wszystkim
Jednym z kluczowych argumentów za stosowaniem trybu ciemnego jest zmniejszenie zmęczenia oczu, szczególnie podczas długotrwałej pracy. Ciemne tło i jasny tekst redukują ilość światła docierającego do oczu, co może ograniczać występowanie objawów takich jak suchość oczu, ból głowy czy trudności z koncentracją. Jednakże badania naukowe pokazują, że efekty te zależą od indywidualnych preferencji oraz specyfiki pracy. W warunkach dobrej iluminacji otoczenia ciemny tryb może paradoksalnie pogorszyć czytelność tekstu i wydłużyć czas czytania.
Dark mode a Ekologia
Tryb ciemny może przynosić korzyści ekologiczne, szczególnie na ekranach OLED, gdzie czarne piksele praktycznie nie zużywają energii. W skali dużych przedsiębiorstw wykorzystujących wiele urządzeń jednocześnie, oszczędności energii mogą być zauważalne, co wpisuje się w strategie zrównoważonego rozwoju.
Rys. 2. Wapro Anywhere można uruchomić na dowolnym urządzeniu – także tablecie lub smartfonie. Dark mode jest dostępny na każdym z nich
Dark Mode w systemach ERP od Asseco Business Solutions
Wdrożenie trybu ciemnego w naszych systemach ERP wiązało się z wieloma wyzwaniami i trudnościami, które wymagały zaangażowania projektantów UX oraz dbałości o najdrobniejsze szczegóły. Kluczowym zadaniem było zapewnienie odpowiedniego kontrastu między tekstem a tłem, co wymagało precyzyjnego doboru parametrów wizualnych w celu zminimalizowania zmęczenia oczu. Jednocześnie konieczne było wybranie kolorów akcentowych, które nie tylko będą estetyczne, ale także funkcjonalne i spójne z identyfikacją wizualną systemu.
Proces ten obejmował liczne testy na różnych ekranach, by uwzględnić ich zróżnicowane parametry, takie jak jasność czy odwzorowanie barw. Dodatkowym wyzwaniem było utrzymanie spójności wizualnej między trybem ciemnym a jasnym, co miało na celu zapewnienie użytkownikom jednolitego i komfortowego doświadczenia, niezależnie od ich preferencji. Każdy etap prac był prowadzony z myślą o użytkownikach, by stworzyć rozwiązanie intuicyjne i dostosowane do ich potrzeb.
Z trybu ciemnego użytkownicy mogą korzystać w rozwiązaniach ERP Wapro Anywhere oraz Macrologic Anywhere. Jako zespół Asseco Business Solutions, intensywnie pracujemy nad rozszerzeniem tej funkcjonalności na pozostałe systemy, dążąc do stworzenia spójnych i intuicyjnych rozwiązań dla wszystkich naszych produktów.
Rys. 3. Tryb ciemny może pozytywnie wpływać na redukcję zmęczenia oczu przy długotrwałej pracy przy monitorze.
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....