Zdjęcie

Kadry i płace bez papieru

Czy możliwe jest prowadzenie spraw pracowniczych bez papieru i ręcznego podpisywania dokumentów? Jeszcze niedawno taka sytuacja była trudna do wyobrażenia. Obecnie każdy dział HR może być paperless. Wystarczy użyć narzędzi dostarczanych przez Asseco BS – systemów ERP z Portalem HR.

Jakie sprawy kadrowe można załatwić bez papieru?

Cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny nie są nowymi wynalazkami. W Polsce pierwszy dokument państwowy został podpisany bez papieru i atramentu już w 2001 roku. Jednak autentyczne, pełne przejście na paperless w działalności biznesowej, w tym także w działach HR, jest możliwe dopiero od kilku lat. Zmiana dokonała się między innymi dzięki takim narzędziom jak systemy ERP czy Portal HR by Asseco.

Wszędzie tam, gdzie tradycyjnie jest stosowany papier, można go zastąpić dokumentami cyfrowymi i podpisem elektronicznym. Prowadzenie procesów paperless doskonale sprawdzi się zwłaszcza w działach kadr i płac. Czas „życia” wielu dokumentów często jest tak krótki, że marnotrawstwo papieru staje się wręcz rażące. W trosce o środowisko naturalne, z oszczędności i dla większego komfortu pracy możesz odejść od papieru przy załatwianiu większości spraw pracowniczych.

Elektroniczna samoobsługa pracownicza

Pracownik może załatwić praktycznie każdą sprawę w dziale HR wyłącznie przy użyciu dokumentów elektronicznych. Może w ten sposób składać wnioski urlopowe, a także pobierać dokumenty i zaświadczenia udostępnione przez dział HR.

Papier wymusza fizyczną obecność stron przy podpisywaniu dokumentów. Problem znika, gdy używasz podpisu elektronicznego i cyfrowych dokumentów – wszystkie sprawy załatwisz zdalnie. Możesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.

 

 

Elektroniczne rozliczanie delegacji

Jak odbywa się obsługa delegacji bez papieru? Szybko i prosto. Pracownik tworzy plan delegacji, a system dostarcza go automatycznie do osoby akceptującej. Po powrocie pracownik wprowadza dane na temat wyjazdu i załącza rachunki. Wszystkie dokumenty trafiają do przełożonego, a po zatwierdzeniu – do księgowości, która rozlicza delegację. Następnie dział kadr wprowadza odpowiednią kwotę na listę płac. Wszystkie etapy rozliczenia delegacji nie wymagają ani jednej karki papieru.

Podpisywanie dokumentów bez papieru i pióra

Cyfrowe dokumenty zatwierdzisz bez problemu kwalifikowanym podpisem elektronicznymtj. SimplySign by Asseco. Dzięki niemu masz zapewnioną pełną mobilność: możesz zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie. Mobilna aplikacja jest kompatybilna ze wszystkim dostępnymi na rynku systemami operacyjnymi. Pozwala na załatwianie spraw pracowniczych przy użyciu smartfona.

Jeżeli wybierzesz podpis elektroniczny i Portal HR, możesz porzucić papier na rzecz szybkiej, bezpiecznej i w pełni mobilnej obsługi spraw pracowniczych. Przedstawiciel firmy, pracownik, zleceniobiorca oraz współpracownik mogą podpisywać elektronicznie dokumenty takie jak umowy o pracę oraz dokumenty z nimi powiązane np. warunki pracy, opis stanowiska, informacje do umowy. Elektroniczne sygnowanie dokumentów świetnie sprawdza się także przy wystawianiu skierowań na badania, zaświadczeń przygotowanych przez dział HR czy oświadczeń.

Przeczytaj także : https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-…trzen-magazynowa/

Wsparcie pracy managerów

Portal HR zapewnia nie tylko sprawną samoobsługę pracowników, lecz wspiera także działania managerów. Kadra zarządzająca może korzystać z elektronicznych dokumentów pracowniczych zebranych w jednym miejscu. Przełożony ma wgląd w całą historię pracy podwładnego w firmie.Może przeanalizować awanse, zajmowane stanowiska, zakres obowiązków, wysokość wynagrodzeń i przyznanych premii, nieobecności oraz inne potrzebne informacje, które tworzą transparentny obraz kariery.

Odejście od papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pozwala na integrację i automatyzację spraw pracowniczych w Portalu HR. To bardzo duże ułatwienie w pracy managerów. Mogą łatwo przygotować wnioski o zmianę warunków płacowych lub powierzenia nowych obowiązków określonym osobom. Sprawnie przebiega obsługa wniosków premiowych: menedżer może złożyć wniosek o przyznanie premii osobie z zespołu, którym kieruje, a także każdemu innemu pracownikowi w firmie. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do akceptacji, a następnie premia zostaje rozliczona na liście płac.

Obsługę wniosków urlopowych usprawnia moduł kalendarza. Zawiera on informacje o nieobecności i zaplanowane absencje wszystkich osób w zespole oraz pracowników niższego szczebla. Nie ma potrzeby przenoszenia kalendarza na papier – wystarczy nadać prawo dostępu uprawnionej osobie.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy bez jednego wydruku

Moduł e-RCP w systemach HR by Asseco usprawnia planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy. W systemie możesz definiować systemy pracy i okresy rozliczeniowe oraz przypisywać do nich pracowników. Możesz także prowadzić rozliczenia, tworzyć plany pracy na poszczególne okresy, układać grafiki, rejestrować czas oraz wnioskować o nadgodziny. Wszystko w formie elekronicznej, bez konieczności drukowania, kopiowania i ręcznych korekt.

Ewentualne zmiany wprowadzasz w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszystkie uprawnione do tego osoby. Korekty nie skutkują przedrukowywaniem setek stron dokumentów.To oszczędność ogromnych ilości papieru i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących.

Przeczytaj także: https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-ulatwia-proces-uzupelnien-i-optymalizuje-przestrzen-magazynowa/

E-teczka pracownicza

Portal HR przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, czyli w e-teczce pracownika. Już posiadane wersje papierowe możesz zdigitalizować – zeskanować, wprowadzić do systemu i podpisać elektronicznie. Natomiast nowe dokumenty możesz stworzyć od podstaw.

System ERP dba o to, żeby wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły po zatwierdzeniu do e-teczki. Pełni ona funkcję indywidualnego archiwum każdego z pracowników. Wszystkie e-teczki składają się na archiwum działu HR. Aby przejrzeć dokumenty pracownicze, nie musisz przerzucać setek stron papierowych wydruków i kserokopii. Wyszukiwanie dokumentu może trwać zaledwie kilka sekund, a nie kilkadziesiąt minut czy kilka godzin.

Nie tylko HR może być paperless

Jeżeli wizja prowadzenia spraw pracowniczych bez papieru przypadła Ci do gustu, rozważ całkowite odejście od papieru. Z systemami ERP od Asseco płynnie przejdziesz od dokumentów papierowych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), który obejmie wszystkie pola działalności biznesowej.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić księgowość i finanse w formie cyfrowej. Funkcjonalności SEOD możesz dobrać elastycznie do swoich potrzeb: płacisz tylko za te moduły, których potrzebujesz. W każdej chwili możesz rozbudować system o nowe funkcjonalności. Możesz też skorzystać z wersji chmurowej. Dzięki temu nie musisz instalować oprogramowania ani kupować sprzętu – płacisz tylko miesięczny abonament.

Tuż po wdrożeniu SEOD odczujesz usprawnienie obiegu dokumentów i wzrost tempa załatwiania spraw. Ponadto poprawi się kontrola kosztów i dostępność dokumentów. Zaczniesz oszczędzać czas i pieniądze – skupisz się maksymalnie na rozwoju swojego biznesu.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Pierwszy w Polsce magazyn z robotami Skypod® już działa

Nowoczesna automatyzacja, inteligentne zarządzanie i najwyższa efektywność – tak wygląda przyszłość magazynów, a ILS Logistics właśnie ją urzeczywistniło. W Zakroczymiu powstał pierwszy w Polsce magazyn z systemem Skypod® od firmy Exotec, który radykalnie zmienia sposób kompletacji i składowania towarów. Za sukces wdrożenia odpowiadają trzy kluczowe firmy: ILS Logistics – lider logistyki w Grupie Inter Cars, który jako pierwszy wdrożył Skypod®, Asseco Business Solutions – dostawca systemu WMS i ERP, pełniącego rolę „mózgu” operacji magazynowych, A1 Sorter – polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. Nowoczesne rozwiązanie objęło 61,5 tys. pojemników i flotę 205 autonomicznych robotów, a jego produkcyjne uruchomienie nastąpiło zgodnie z planem w III kwartale 2024 roku. To jedno z najbardziej zaawansowanych technologicznie wdrożeń w Polsce, które otwiera nowy rozdział w logistyce. Block Quote Nowoczesna technologia dla magazynu przyszłości    System Skypod® od firmy Exotec to zaawansowane rozwiązanie technologiczne, które radykalnie zwiększa efektywność magazynów. Jego kluczowym elementem są roboty, które poruszają się w trzech wymiarach, transportując towar. Dzięki temu możliwa jest znaczna oszczędność przestrzeni magazynowej, skrócenie czasu realizacji zamówień oraz eliminacja błędów kompletacyjnych. System Skypod® umożliwia składowanie towarów na regałach o wysokości nawet 12 metrów, co pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową. Ponadto system osiąga techniczną wydajność 450 pików na godzinę na pojedynczej stacji, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami. Rozwiązanie zapewnia: kilkukrotnie większą przepustowość magazynu w porównaniu do pracy manualnej, którą zastępuje, dostarczanie towaru do stanowiska kompletacyjnego w maksymalnie 2 minuty (niezależnie od jego położenia w magazynie), łatwą rozbudowę systemu poprzez dodawanie robotów, regałów lub stanowisk kompletacyjnych bez przerywania pracy, większe bezpieczeństwo pracowników dzięki eliminacji ręcznego przenoszenia towarów i ograniczeniu ryzyka urazów Na świecie z systemu Skypod® korzystają giganci, tacy jak Decathlon, Uniqlo i Carrefour. Integracja systemów Skypod®, WMS i ERP Jednym z ważniejszych aspektów projektu była integracja systemu Skypod® z systemami WMS i ERP dostarczanymi przez Asseco Business Solutions. W systemie WMS (Warehouse Management System) od Asseco firma ILS zarządza kluczowymi danymi magazynowymi, takimi jak lokalizacja produktów, poziomy zapasów czy harmonogramy kompletacji falowej. To właśnie WMS pełni rolę centralnego koordynatora, zapewniając płynną współpracę Skypod® z innymi systemami automatyki magazynowej, takimi jak taśmociągi i sortery, dzięki czemu cały proces magazynowy działa jak jeden spójny, zintegrowany mechanizm. System WMS komunikuje się z rozwiązaniem firmy Exotec, wywołując odpowiednie towary, które roboty Skypod® dowożą wprost do pracownika magazynu kompletującego zamówienie. Z kolei system ERP (Enterprise Resource Planning) integruje dane z całej firmy, w tym zamówienia i dostawy, zapewniając pełną synchronizację procesów magazynowych i logistycznych. Płynna współpraca między tymi systemami zapewnia: Synchronizację danych w czasie rzeczywistym: Informacje o lokalizacji produktów czy zmianach w stanach magazynowych są natychmiast aktualizowane we wszystkich systemach, co eliminuje ryzyko błędów. Optymalizację procesów kompletacji zamówień: Roboty Skypod® otrzymują precyzyjne instrukcje, co pozwala na szybkie i dokładne pobieranie produktów. Zwiększenie efektywności operacyjnej: Dzięki integracji rozwiązania firmy Exotec z ERP procesy logistyczne są zsynchronizowane z innymi działaniami firmy, takimi jak sprzedaż, zaopatrzenie. Lepszą obsługę klienta: Automatyzacja i precyzja działań magazynowych skracają czas realizacji zamówień, co przekłada się na znaczne zwiększenie wydajności oraz szybkości realizacji zamówień od klientów Block Quote Block Quote Wzorzec dla przyszłych wdrożeń Sukces pierwszego w Polsce wdrożenia systemu Skypod® stanowi doskonały przykład dla innych firm, które rozważają modernizację swoich procesów logistycznych. Zarówno A1 Sorter, jak i Asseco Business Solutions udowodniły, że są liderami w swoich dziedzinach, zdolnymi do realizacji kompleksowych projektów integracyjnych. Wdrożenie robotów autonomicznych  Skypod® od Exotec nie tylko usprawnia działanie magazynu ILS, ale również wyznacza nowe standardy dla branży logistycznej w Polsce. *** Asseco Business Solutions S.A. znajduje się obecnie w czołówce polskich dostawców oprogramowania ERP i WMS. Od ponad 30 lat dostarcza przedsiębiorcom w Polsce i na świecie oprogramowanie, które wspiera prowadzenie biznesu w obszarach ERP i SFA. Firma obecna jest w 40 krajach na całym świecie i zatrudnia ponad 1 tys. pracowników. Należy do międzynarodowej Grupy Asseco. A1 Sorter to polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. ILS Logistics to stabilny i niezawodny operator logistyczny, specjalizujący się w kompleksowych usługach logistycznych m.in. w Grupie Inter Cars. Jest liderem w branży, który świadczy wyspecjalizowane usługi dla segmentu automotive oraz systematycznie wprowadza innowacyjne rozwiązania dla Klientów z innych branż.
Pierwszy-w-Polsce-magazyn-z-robotami-Skypod®-już-działa
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

4/5(1 głosy)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń