HR

W czasach ciągłych zmian gospodarczych, technologicznych oraz społecznych, zarządzanie zasobami ludzkimi napotyka wiele wyzwań. Elastyczność, dobrostan pracowników oraz innowacyjność to tylko niektóre z wielu cech, które w dzisiejszych czasach zyskują na wartości i wyróżniają firmy na tle pozostałych. Jakie są więc obecne kierunki w zarządzaniu HR i jak systemy, takie jak Teta HR, mogą wpłynąć na efektywność pracy w przyszłości? Nowe wyzwania w zarządzaniu zasobami ludzkimi Zmienne realia rynkowe oraz rosnąca potrzeba digitalizacji procesów kadrowych zmieniają priorytety działów HR. Wśród nowych zadań stojących przed kadrowymi znajdują się m.in.: Zarządzanie rozproszonymi i różnorodnymi zespołamiWedług badań portalu Pracuj.pl (1) w pierwszej połowie 2024 roku aż 49% respondentów za preferowany tryb pracy uznało pracę hybrydową. Zespoły w organizacjach coraz częściej stają się bardziej rozproszone oraz zróżnicowane – wszystko dzięki utrzymującym się trendom pracy zdalnej oraz mieszanej. Nowe oczekiwania pracownikówCoraz więcej pracowników oczekuje bardziej elastycznych warunków pracy, przejrzystych i otwartych ścieżek rozwoju oraz benefitów, które poprawią ich balans między życiem prywatnym a zawodowym. Monitorowanie tych potrzeb oraz sprawne wychodzenie im naprzeciw jest istotne, aby utrzymać wysoki poziom zaangażowania i zmniejszyć rotację w zespole. Postępująca automatyzacja i technologiczne wsparcie procesów HRSkuteczne zarządzanie firmą w 2024 roku wymaga odpowiednich narzędzi cyfrowych, które dostarczą skrojonych na miarę rozwiązań i wsparcia w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.Jednym z kluczowych atutów programów digitalizujących procesy HR jest prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej, co skraca okres przechowywania dokumentacji do 10 lat i eliminuje konieczność zakładania papierowych teczek. Dodatkowo, zdalny dostęp do e-teczek jest znaczącym udogodnieniem dla pracowników. Połączenie z systemami zewnętrznymi wspiera płynność procesów i integrację zewnętrznych narzędzi, co podnosi efektywność operacyjną. Technologie w HR Zarządzanie zasobami ludzkimi w obecnych czasach wymaga wysokiej organizacji oraz klarownych i dobrze dopasowanych narzędzi. Coraz częściej w HR wykorzystuje się automatyzację procesów kadrowych i płacowych a nawet sztuczną inteligencję. Obszary, w których digitalizacja oraz automatyzacja zyskują na znaczeniu, to przykładowo planowanie obsady. Odpowiednie rozłożenie czasu pracy poszczególnych pracowników to klucz do sukcesu dla wielu firm (nie tylko tych produkcyjnych). Narzędzia usprawniające planowanie obsady w zgodzie z prawem pracy oraz zasadami przedsiębiorstwa to istotne ułatwienie dla kadry zarządzającej. Zarządzanie dobrostanem pracowników to kolejny niezwykle istotny aspekt, który dzięki dobrym narzędziom staje się znacznie łatwiejszy. Dbanie o zadowolenie swojego zespołu to m.in. przejrzysty program benefitów oraz liczne ułatwienia w zakresie załatwiania codziennych spraw, co w efekcie przekłada się na wzrost zaangażowania oraz satysfakcji z pracy. Wpływ Teta HR na efektywność pracy Zastosowanie tak kompleksowego i intuicyjnego narzędzia, jakim jest Teta HR, realnie wpływa na poprawę efektywności pracy całego przedsiębiorstwa. Obszary, które usprawnia Teta HR, to między innymi: ● planowanie grafików, a także urlopów i nieobecności – dzięki zautomatyzowanym i scentralizowanym funkcjom planowania obsady, zgłaszania nieobecności oraz możliwości wypełniania wniosków urlopowych przez aplikację mobilną, przedsiębiorstwa unikają zagrożeń związanych z lukami w grafikach; ● zarządzanie nadgodzinami oraz planowanie kosztów w tym zakresie –pozwala na lepszą kontrolę kosztów związanych z pracą poza standardowymi godzinami oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa. Przejrzystość w ustalaniu i monitorowaniu nadgodzin pomaga optymalizować koszty personalne i ułatwia podejmowanie decyzji finansowych w firmie; ● prognozy, analizy i plany – narzędziem, które oferuje wiele przydatnych narzędzi z zakresu prognozowania i analizy danych jest U4 FP&A, dzięki niemu łatwo można zobrazować aktualną sytuację firmy oraz wyznaczyć wskaźniki do dalszego rozwoju. Powyższe funkcje to tylko część rozwiązań dostępnych dla użytkowników Teta HR, które przyczyniają się do usprawniania działań wewnątrz przedsiębiorstwa. Korzyści z automatyzacji HR Zarządzanie zasobami ludzkimi stale zmierza ku coraz większej digitalizacji. Rosnące wymagania rynkowe oraz zmieniające się oczekiwania pracowników mogą stanowić wyzwanie dla niejednego managera. Aby nadążyć za dynamiczną sytuacją na rynku i zwiększyć efektywność pracy, kluczowe jest dobranie odpowiedniego narzędzia automatyzującego procesy oraz wspierającego zarządzanie zespołem. Narzędziem, które odpowiada na potrzeby współczesnego rynku jest Teta HR, która oferuje szeroki wachlarz rozwiązań odpowiednich dla nowoczesnego biznesu.   Szczegółowe informacje na temat korzyści oraz funkcji programu znajdują się tutaj. 

  Im większą część kosztów ogólnych firmy stanowią koszty osobowe, tym bardziej HR musi współpracować z biznesem. Dane posiadane przez działy kadrowe mogą pomóc w odpowiednim zaplanowaniu obsady –  tak, aby uwzględnić potrzeby wynikające z obsługi klientów czy też z produkcji. Jednocześnie mogą też wpłynąć na wzrost zadowolenia pracowników i zmniejszyć fluktuację.Logika pracy data-driven oraz spełnianie indywidualnych potrzeb pracowników zazębiają się, zyskując strategiczne znaczenie w wielu organizacjach. Takie podejście wymaga jednak pogłębionej analizy danych w HR, a w efekcie również sprawnej komunikacji między działem kadrowo-płacowym a biznesem. HR ma ważne dane dla biznesu Z naszych obserwacji wynika, że są branże, gdzie HR coraz bardziej pełni funkcję strategiczną i proaktywnie kreuje zmiany w zatrudnieniu, które akcelerują biznes. Właściciele i zarząd oczekują informacji od HR i jeżeli ich tam nie znajdują, to mogą zacząć ich szukać w innych miejscach organizacji. HR przetwarza dane osobowe pracowników na potrzeby związane z ich zatrudnieniem. Są to dane dotyczące wykształcenia, dane demograficzne, historia zmiany stanowisk, ścieżki kariery, akta osobowe pracownika, umiejętności, zainteresowania, dane dotyczące parametrów zatrudnienia – np. wymiar etatu, normy przepisowe na stanowisku pracy, parametry wynagrodzenia – stawka zaszeregowania, premie czy wydajność. HR posiada również dane na temat: headcountu, FTE, rodzaju umów, fluktuacji, kosztów rekrutacji, zapotrzebowania na pracę, kosztów szkoleń, kosztów zatrudnienia, zaangażowania pracowników i wiele więcej. W branżach, gdzie obsada stanowisk, a także planowanie i rozliczanie czasu pracy są kluczowe, odpowiednie wykorzystanie informacji posiadanych przez HR pozwala zbudować nieocenioną wartość dla biznesu. Efektywne zaplanowanie czasu pracy, uwzględniające dynamicznie zmieniające się przepisy, pozwala na optymalizację kosztów związanych z obsadą stanowisk, zwiększa zadowolenie pracowników i wpływa na doświadczenie klientów oraz przychody. Nawet tak prosta informacja, jak liczba osób zatrudnionych w danej chwili w firmie, jest kluczowa dla przedsiębiorstwa i wpływa na EBIDA. Tego typu dane są potrzebne prezesom i właścicielom do podejmowania decyzji HR dokłada wartość do biznesu Jako Unit 4 Polska na co dzień rozmawiamy z biznesem. Często słyszymy, że to HR proaktywnie wpływa na zmiany w organizacji, które przekładają się na wzrost takich parametrów jak np. EBIDA. HR, wyposażone w narzędzia PP&A, analizując dane może zaproponować na przykład zmniejszenie headcountu przy pozostawieniu tego samego FTE, albo zmniejszenie lub wręcz likwidację umów zlecenie. Może też zasugerować działania mające na celu obniżenie liczby nadgodzin, wprowadzenie systemów motywacyjnych, parametrów płacowych, czy dobór optymalnego zestawu benefitów, co w rezultacie może wpłynąć na zapewnienie odpowiedniej obsady wynikającej z potrzeb biznesowych. Podczas gdy CFO może nie dysponować narzędziami do analizy wyżej wymienionych danych – HR już je ma; wystarczy z nich skorzystać. Perfekcja w planowaniu obsady a zysk Dane gromadzone przez HR są szczególnie ważne w branżach takich jak retail, czy produkcja, gdzie planowanie obsady i czasu pracy pozostaje kluczowe. Firmy z tych sektorów opierają zarządzanie na efektywnym planowaniu pracy w określonym wymiarze czasowym. Potrzebują zatem szczegółowych i aktualnych danych o pracownikach, aby sprawnie funkcjonować. Planowanie obsady to proces, który polega na zaplanowaniu czasu pracy w taki sposób, aby zapewnić odpowiednią obsadę do realizacji zadań wynikających z obsługi linii produkcyjnej, obiektu handlowego np. sklepu, apteki, salonu sprzedaży, placówki bankowej, jednostki zajmującej się obsługą klienta np. call center. Planowanie pracy jest zagadnieniem, którym HR zajmuje się już od dziesiątek lat jednak dzisiaj nabiera ono innego znaczenia. Kiedyś proces ten skupiał się na wykorzystaniu całego potencjału pracownika dostępnego w ramach przepisów prawa pracy. Dzisiaj planowanie czasu pracy musi uwzględniać potrzeby, preferencje, styl życia pracowników, ich pochodzenie, specyfikę pokolenia. Planowanie czasu pracy łączy w sobie kilka aspektów, które muszą zostać równolegle uwzględnione i bez odpowiednich danych, optymalne zaplanowanie obsady wydaje się wręcz niemożliwe. W procesie planowania obsady pomocne są narzędzia oferowane przez Unit4 Polska, takie jak system Teta HR. Pozwalają one pogodzić stricte techniczny workload uwzględniający potrzeby pracodawcy z przepisami prawnymi oraz wymaganiami i oczekiwaniami pracowników. Jednak to nie wszystko. Analizując szczegółowe informacje, jak choćby kluczowy wskaźnik zaangażowania w zespole, możemy w sposób predykcyjny podchodzić do planowania pracy i podejmowania nowych wyzwań. Mierz zaangażowanie, reaguj, rośnij Niskie zaangażowanie prowadzi do znacznych strat finansowych oraz wysokiej fluktuacji w strukturach firmy. Raport Gallupa dzieli pracowników na trzy grupy: zaangażowanych, pracowników „quiet quitting” oraz „loud quitting”.   Niskie zaangażowanie pracowników ma obecnie niepodważalny wpływ na gospodarkę. Według Raportu Gallupa 'State of Global Workplace: 2023′ niskie zaangażowanie kosztuje światową gospodarkę 8,8 biliona dolarów i odpowiada za 9% światowego PKB. To wartość około 12 razy większa niż polskie PKB. Krzysztof Sołowski Pre-Sales Manager, Unit4 Polska Niezaangażowani pracownicy stanowią aż 59% całej siły roboczej. Skuteczne budowanie zaangażowania jest więc kluczowe dla przedsiębiorców, aby dotrzeć do tej grupy, zmniejszając przy tym straty i poprawiając retencję.Narzędzia, takie jak Teta HR, nie tylko usprawniają planowanie obsady, ale także monitorują zaangażowanie pracowników. Integracja danych między HR a systemem pokroju Teta ERP pozwala na opieranie strategicznych decyzji o kluczowe i aktualne informacje. Dzięki wskaźnikowi zaangażowania, managerowie mogą strategicznie zarządzać zespołami, uwzględniając indywidualne potrzeby pracowników. Rozwiązanie w zasięgu ręki Jednym z największych wyzwań, jakie stoją dziś przed zarządami i właścicielami firm, jest komunikacja między bazami danych i inteligentne dysponowanie informacjami z uwzględnieniem potrzeb samej firmy, wymagań rynku oraz indywidualnych oczekiwań pracowników. Aby efektywnie połączyć zarządzanie zasobami ludzkimi z celami biznesowymi, działy HR powinny aktywnie partycypować w planowaniu strategicznym. Dane gromadzone przez HR, przedstawione w odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie za pomocą zautomatyzowanych narzędzi cyfrowych, mogą akcelerować biznes i kreować zmiany w specyfice zatrudnienia, a co za tym idzie — funkcjonowania całej firmy. Produkty Unit4 powstają z myślą o maksymalnym ułatwieniu pracy działów HR, ale przede wszystkim z myślą o biznesie. Poznaj możliwości, jakie oferują produkty HR i ERP marki Unit4 Teta.   Moduł kadrowo-płacowy Teta HR  ERP oraz Planowanie Finansowe Zachęcamy również do zapoznania się z wystąpieniem Krzysztofa Sołowskiego, Pre-Sales Managera w Unit4 Polska, które miało miejsce w ramach 39. Kongresu Kadry.

Czy możliwe jest prowadzenie spraw pracowniczych bez papieru i ręcznego podpisywania dokumentów? Jeszcze niedawno taka sytuacja była trudna do wyobrażenia. Obecnie każdy dział HR może być paperless. Wystarczy użyć narzędzi dostarczanych przez Asseco BS – systemów ERP z Portalem HR. Jakie sprawy kadrowe można załatwić bez papieru? Cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny nie są nowymi wynalazkami. W Polsce pierwszy dokument państwowy został podpisany bez papieru i atramentu już w 2001 roku. Jednak autentyczne, pełne przejście na paperless w działalności biznesowej, w tym także w działach HR, jest możliwe dopiero od kilku lat. Zmiana dokonała się między innymi dzięki takim narzędziom jak systemy ERP czy Portal HR by Asseco. Wszędzie tam, gdzie tradycyjnie jest stosowany papier, można go zastąpić dokumentami cyfrowymi i podpisem elektronicznym. Prowadzenie procesów paperless doskonale sprawdzi się zwłaszcza w działach kadr i płac. Czas „życia” wielu dokumentów często jest tak krótki, że marnotrawstwo papieru staje się wręcz rażące. W trosce o środowisko naturalne, z oszczędności i dla większego komfortu pracy możesz odejść od papieru przy załatwianiu większości spraw pracowniczych. Elektroniczna samoobsługa pracownicza Pracownik może załatwić praktycznie każdą sprawę w dziale HR wyłącznie przy użyciu dokumentów elektronicznych. Może w ten sposób składać wnioski urlopowe, a także pobierać dokumenty i zaświadczenia udostępnione przez dział HR. Papier wymusza fizyczną obecność stron przy podpisywaniu dokumentów. Problem znika, gdy używasz podpisu elektronicznego i cyfrowych dokumentów – wszystkie sprawy załatwisz zdalnie. Możesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.   https://youtu.be/mjvjwKY8UKI   Elektroniczne rozliczanie delegacji Jak odbywa się obsługa delegacji bez papieru? Szybko i prosto. Pracownik tworzy plan delegacji, a system dostarcza go automatycznie do osoby akceptującej. Po powrocie pracownik wprowadza dane na temat wyjazdu i załącza rachunki. Wszystkie dokumenty trafiają do przełożonego, a po zatwierdzeniu – do księgowości, która rozlicza delegację. Następnie dział kadr wprowadza odpowiednią kwotę na listę płac. Wszystkie etapy rozliczenia delegacji nie wymagają ani jednej karki papieru. Podpisywanie dokumentów bez papieru i pióra Cyfrowe dokumenty zatwierdzisz bez problemu kwalifikowanym podpisem elektronicznymtj. SimplySign by Asseco. Dzięki niemu masz zapewnioną pełną mobilność: możesz zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie. Mobilna aplikacja jest kompatybilna ze wszystkim dostępnymi na rynku systemami operacyjnymi. Pozwala na załatwianie spraw pracowniczych przy użyciu smartfona. Jeżeli wybierzesz podpis elektroniczny i Portal HR, możesz porzucić papier na rzecz szybkiej, bezpiecznej i w pełni mobilnej obsługi spraw pracowniczych. Przedstawiciel firmy, pracownik, zleceniobiorca oraz współpracownik mogą podpisywać elektronicznie dokumenty takie jak umowy o pracę oraz dokumenty z nimi powiązane np. warunki pracy, opis stanowiska, informacje do umowy. Elektroniczne sygnowanie dokumentów świetnie sprawdza się także przy wystawianiu skierowań na badania, zaświadczeń przygotowanych przez dział HR czy oświadczeń. Przeczytaj także : https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-…trzen-magazynowa/ Wsparcie pracy managerów Portal HR zapewnia nie tylko sprawną samoobsługę pracowników, lecz wspiera także działania managerów. Kadra zarządzająca może korzystać z elektronicznych dokumentów pracowniczych zebranych w jednym miejscu. Przełożony ma wgląd w całą historię pracy podwładnego w firmie.Może przeanalizować awanse, zajmowane stanowiska, zakres obowiązków, wysokość wynagrodzeń i przyznanych premii, nieobecności oraz inne potrzebne informacje, które tworzą transparentny obraz kariery. Odejście od papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pozwala na integrację i automatyzację spraw pracowniczych w Portalu HR. To bardzo duże ułatwienie w pracy managerów. Mogą łatwo przygotować wnioski o zmianę warunków płacowych lub powierzenia nowych obowiązków określonym osobom. Sprawnie przebiega obsługa wniosków premiowych: menedżer może złożyć wniosek o przyznanie premii osobie z zespołu, którym kieruje, a także każdemu innemu pracownikowi w firmie. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do akceptacji, a następnie premia zostaje rozliczona na liście płac. Obsługę wniosków urlopowych usprawnia moduł kalendarza. Zawiera on informacje o nieobecności i zaplanowane absencje wszystkich osób w zespole oraz pracowników niższego szczebla. Nie ma potrzeby przenoszenia kalendarza na papier – wystarczy nadać prawo dostępu uprawnionej osobie. Planowanie i rozliczanie czasu pracy bez jednego wydruku Moduł e-RCP w systemach HR by Asseco usprawnia planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy. W systemie możesz definiować systemy pracy i okresy rozliczeniowe oraz przypisywać do nich pracowników. Możesz także prowadzić rozliczenia, tworzyć plany pracy na poszczególne okresy, układać grafiki, rejestrować czas oraz wnioskować o nadgodziny. Wszystko w formie elekronicznej, bez konieczności drukowania, kopiowania i ręcznych korekt. Ewentualne zmiany wprowadzasz w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszystkie uprawnione do tego osoby. Korekty nie skutkują przedrukowywaniem setek stron dokumentów.To oszczędność ogromnych ilości papieru i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących. Przeczytaj także: https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-ulatwia-proces-uzupelnien-i-optymalizuje-przestrzen-magazynowa/ E-teczka pracownicza Portal HR przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, czyli w e-teczce pracownika. Już posiadane wersje papierowe możesz zdigitalizować – zeskanować, wprowadzić do systemu i podpisać elektronicznie. Natomiast nowe dokumenty możesz stworzyć od podstaw. System ERP dba o to, żeby wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły po zatwierdzeniu do e-teczki. Pełni ona funkcję indywidualnego archiwum każdego z pracowników. Wszystkie e-teczki składają się na archiwum działu HR. Aby przejrzeć dokumenty pracownicze, nie musisz przerzucać setek stron papierowych wydruków i kserokopii. Wyszukiwanie dokumentu może trwać zaledwie kilka sekund, a nie kilkadziesiąt minut czy kilka godzin. Nie tylko HR może być paperless Jeżeli wizja prowadzenia spraw pracowniczych bez papieru przypadła Ci do gustu, rozważ całkowite odejście od papieru. Z systemami ERP od Asseco płynnie przejdziesz od dokumentów papierowych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), który obejmie wszystkie pola działalności biznesowej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić księgowość i finanse w formie cyfrowej. Funkcjonalności SEOD możesz dobrać elastycznie do swoich potrzeb: płacisz tylko za te moduły, których potrzebujesz. W każdej chwili możesz rozbudować system o nowe funkcjonalności. Możesz też skorzystać z wersji chmurowej. Dzięki temu nie musisz instalować oprogramowania ani kupować sprzętu – płacisz tylko miesięczny abonament. Tuż po wdrożeniu SEOD odczujesz usprawnienie obiegu dokumentów i wzrost tempa załatwiania spraw. Ponadto poprawi się kontrola kosztów i dostępność dokumentów. Zaczniesz oszczędzać czas i pieniądze – skupisz się maksymalnie na rozwoju swojego biznesu.

Odkrywanie nowych możliwości usprawnienia pracy dzięki aplikacjom Teta HR i Teta ME – to temat, któremu przyjrzała się Aleksandra Wójciak z Pre-Sales Team w Unit4 Polska. Nasza specjalistka poświęciła mu wystąpienie podczas ostatniej edycji konferencji Teta Sessions 4U.  „W jaki sposób możemy składać oświadczenia, a także jaki zestaw dokumentów od pracowników powinniśmy otrzymać, by o niczym nie zapomnieć i nic nie pominąć?” – to pytanie, które rozpoczęło dyskusję na temat nowych funkcji w systemach Unit4 Teta. W swojej prezentacji Aleksandra Wójciak szczegółowo wyjaśnia, jak nowości po stronie Tety mogą zainspirować do usprawnienia procesów, wspierać codzienne funkcjonowanie HR oraz poprawiać komunikację z pracownikami. Zapis wystąpienia zawiera praktyczne przykłady zastosowania funkcji grupowania oświadczeń, zarządzania elektronicznymi wnioskami urlopowymi związanymi z rodzicielstwem oraz wprowadzenia zakładek własnych w module Mój Profil w Teta ME. Te i inne rozwiązania mają na celu zaoszczędzenie czasu i energii HR-owców oraz pracowników. Ciekawi Cię, jak te zmiany mogą wyglądać w praktyce? Jakie korzyści przyniosą one dla Waszej organizacji? Zapraszamy do obejrzenia pełnego nagrania wystąpienia Aleksandry Wójciak.

Już jest! Kolejny odcinek Kobiet w IT, w którym – wspólnie z Marią Kaźmierczak-Głąb – zanurzamy się w świat działu HR branży ERP. Tym razem, poruszamy istotne kwestie związane z procesem rekrutacji, w tym najczęstszymi wyzwaniami, ciekawostkami czy różnicami między pracą z kobietami a mężczyznami. Jest to niezwykle inspirujący i uczący materiał, który zdradza tajniki pracy HR Business Partnerki. Miłego oglądania!   YouTube: Spotify:

Doskonale wiemy, że budowanie odporności organizacji jest kluczowe w sytuacjach niespodziewanych, gdy konieczne jest racjonalne zarządzanie. Mimo to równie ważne jest przygotowanie się na przewidywalne zmiany oraz na zrozumienie i kontrolowanie ich wpływu.  Przygotuj dział finansowy na przyszłe wyzwania Wiedza jest bezcenna, a przygotowanie się na to, co nadejdzie pozwoli zminimalizować ryzyka i uniknąć pomyłki w procesie planowania. Prawdopodobnie jest to najbardziej przydatne dla dyrektora finansowego lub zespołów finansowych, którzy muszą informować o strategii organizacyjnej na podstawie przewidywań, uzyskiwanym dzięki narzędziom cyfrowym. Aby informować o strategiach finansowych i organizacyjnych na rok 2024 dział finansowy będzie potrzebował szerszej świadomości ogólnych trendów makroekonomicznych oraz zwiększonego wykorzystania niektórych narzędzi cyfrowych. 5 trendów, które będą miały wpływ na finanse, planowanie i analizę w 2024 r. Przedstawimy też propozycje działań, by się na nie przygotować. Co ważne, są to jednak tylko prognozy i będą zależeć od różnych czynników, w tym warunków ekonomicznych, dynamiki specyficznej dla danej branży i wydarzeń globalnych.  Zespoły finansowe będą coraz częściej wykorzystywać sztuczną inteligencję Zapewne nie zaskoczy was informacja, że w nadchodzących latach, w tym oczywiście w 2024 r., wykorzystanie sztucznej inteligencji w wielu dziedzinach będzie rosło. Korzyści z wykorzystania sztucznej inteligencji w zakresie zaawansowanego generowania raportów oraz automatyzacji zadań wprowadzania i konsolidacji danych są oczywiste. Dzięki AI można szybciej i dokładniej przeprowadzić prognozowanie predykcyjne i budżetowanie. Forrester zgadza się z rosnącym wykorzystaniem sztucznej inteligencji w tym roku, sugerując, że „bieżące projekty już wskazują na usprawnienia aż do 40% w zadaniach związanych z tworzeniem oprogramowania”. Forrester dodaje też, że ci, którzy w roku 2024 wykorzystają technologie AI „uwolnią do 50% więcej czasu dla pracowników na kreatywne rozwiązywanie problemów, napędzanie innowacji zorientowanych na klienta i tworzenie bezprecedensowej wartości biznesowej”. Sztuczna inteligencja może pomóc organizacjom w podejmowaniu decyzji opartych na danych w celu wspierania strategii firmy. Stanie się ona kluczowa dla CFO, który, jak zwykle bywało, zamiast ugrzęznąć w konsolidacji danych w starszych systemach, będzie mógł poświęcić więcej czasu na zadania predykcyjne i te związane z prognozowaniem, informowaniem o strategii i budowaniem inteligencji biznesowej. Zrównoważony rozwój i raportowanie ESG zyskają na znaczeniu Od 2024 roku sprawozdawczość z zakresu środowiska, społecznej odpowiedzialności i ładu korporacyjnego (ESG) stanie się obowiązkowa, a zrównoważony rozwój będzie integralną częścią raportów finansowych. Zdolność organizacji do raportowania przynajmniej na temat tych czynników, a w rezultacie jej zdolność do bardziej zwięzłego wypełniania obowiązków, stanie się znaczącym czynnikiem nie tylko dla inwestorów, ale także dla partnerów biznesowych. Zespoły finansowe będą musiały na bieżąco śledzić zmiany regulacyjne i pilnować, aby ich raporty finansowe spełniały wszystkie niezbędne standardy. W 2024 r. sprawozdawczość ESG stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorstw każdej wielkości. W efekcie wymagane będzie zwięzłe podejście do wymogów w zakresie raportowania ESG. Cyberbezpieczeńśtwo i prywatność danych będą kluczowe W ostatnich latach coraz więcej organizacji przenosi się do chmury, dlatego należy jeszcze bardziej skupić się na ochronie danych w chmurze i zapobieganiu cyberatakom. Aby więc chronić wrażliwe dane finansowe, zespoły finansowe będą musiały ściśle współpracować z ekspertami z zakresu IT i cyberbezpieczeństwa. Jednak przy niedoborze talentów w zakresie ochrony prywatności, mogą być zmuszeni do przejęcia części tej odpowiedzialności na siebie. Ci, którzy chcą chronić swoje dane, w szczególności dane finansowe, będą musieli zadbać o wzmocnienie zespołów ds. prywatności i cyberbezpieczeństwa, a w przypadku dużych niedoborów talentów – o zapewnienie niezbędnej technologii w celu optymalizacji produktywności obecnych specjalistów. Zespoły finansowe muszą skupić się na rozwijaniu swoich talentów W ostatnich latach brakowało wykwalifikowanych księgowych, a ci, którzy nadal polegają na starszych systemach, z pewnością ten niedobór odczują bardziej niż ktokolwiek inny. Wiele organizacji uważa, że ich potrzeby w zakresie księgowości nie są zaspokajane, co może hamować ich rozwój. Duży wpływ na taki stan rzeczy ma widoczny spadek liczby absolwentów rachunkowości i wzrost liczby osób przechodzących na emeryturę. W rezultacie wiele organizacji ma trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych księgowych, dlatego w tym wypadku automatyzacja może być potencjalnym rozwiązaniem.  Firmy, które przeszły transformację cyfrową, na pewno dostrzegą korzyści płynące z takiego rozwiązania. Wykorzystanie AI w narzędziach cyfrowych i automatyzacji wspomoże realizację codziennych zadań, które bez wątpienia będą wykonane efektywnie. Dlatego też nowoczesne zespoły finansowe wkraczając w 2024 rok, muszą zapewniać rozwój talentów wraz z wdrażaniem aktualnych technologii. Wiele z obecnych specjalistów może oczekiwać dostępności do pewnych narzędzi cyfrowych, ale organizacje odniosą ogromne korzyści, jeśli zapewnią nowym i obecnym talentom umiejętności korzystania z narzędzi do planowania i analiz finansowych opartych na chmurze. Co więcej, zespoły finansowe muszą współpracować z dojrzałym cyfrowo działem HR, aby rozwijać talenty, zapewnić ich zatrzymanie i zadbać o nie dzięki odpowiednim pakietom wynagrodzeń i benefitów. Transakcje międzynarodowe będą wymagały strategicznego wglądu W 2024 roku prawdopodobnie utrzyma się globalna niepewność gospodarcza, spotęgowana problemami w globalnym łańcuchu dostaw. Aby więc wytrzymać zakłócenia, zespoły finansowe muszą współpracować z dojrzałym cyfrowo działem zaopatrzenia i zapewnić, że relacje z dostawcami są wystarczająco silne. Zespoły finansowe muszą współpracować z działem zakupów, aby wypracować skuteczne zarządzanie ryzykiem. Ta wielofunkcyjna reakcja na potencjalne zakłócenia będzie wymagała zintegrowanych danych. Organizacje dążące do międzynarodowej ekspansji i dywersyfikacji rynku będą potrzebować strategicznego wglądu od swoich zespołów finansowych, aby te decyzje były oparte na danych z obszarów finansowych i zaopatrzeniowych. Podsumowanie Trendy, które prawdopodobnie rozwiną się w nadchodzącym roku, będą wymagać zintegrowanych danych, współpracy między działowej i dojrzałych cyfrowo zespołów. Jeśli więc w 2024 r. firmy nadal będą polegać na starszych systemach, prawdopodobnie nie sprostają opisanym przez nas problemom i na pewno zmierzą się z trudnością w dotrzymaniu kroku konkurencji. Unit4 Teta zapewnia cyfrową transformację, której potrzebuje Twoja organizacja, aby przetrwać nadchodzący rok. Oprogramowanie Unit4 FP&A w chmurze daje pracownikom lepsze i szybsze sposoby wykorzystania liczb do pracy – poprzez inteligentne planowanie, budżetowanie, prognozowanie, raportowanie, wizualizację i analitykę. Twoja organizacja może przyjąć elastyczne, zintegrowane podejście do wszystkich potrzeb związanych z planowaniem finansowym, niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie przepływu środków pieniężnych, zarządzanie budżetami operacyjnymi, czy prognozowanie sprzedaży, kosztów i przychodów. Organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi operacjami dzięki wiodącemu w branży oprogramowaniu do Zarządzania Kadrami i Płacami , Planowania i Analizy Finansowej (FP&A ), Kompleksowego Zarządzania Zasobami Przedsiębiorstwa (ERP) oraz Zarządzania Talentami.

W dobie pokoleniowych wyzwań i ciągłych zmian prawnych, ze sztywnym porządkiem w firmach, narzucanym przez zmiany w przepisach, zderzają się oczekiwania kilku pokoleń pracowników. Jak pogodzić twarde i miękkie oczekiwania w dziale HR? Cyfryzacja wielu obszarów i procesów w firmie, gwałtowny rozwój sztucznej inteligencji, automatyzacja back-office – to nowy porządek, za którym stoi technologia. Z drugiej strony mamy trzy pokolenia pracowników oraz ich problemy związane z adaptacją umiejętności twardych i miękkich do zmieniających się warunków pracy. Sytuacja nie byłaby skomplikowana, gdyby nie zmiany w przepisach, które żyją swoim życiem. Jak pogodzić twarde i miękkie oczekiwania w dziale HR, w którym ścierają się oczekiwania rynkowe, pokoleniowe oraz prawne? TRIVA zaprasza 29 lutego na webinar „7 wyzwań HR. Nie tylko w dużych firmach”, który inauguruje dyskusję o wyzwaniach związanych z twardymi obszarami, czyli technologią, prawem, oraz miękkimi oczekiwaniami pracowników. W webinarze zabiorą głos: Sylwia Siejka, ekspertka HR, z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem w dziedzinie zarządzania kapitałem ludzkim na stanowiskach menadżerskich w firmach polskich i międzynarodowych, o zróżnicowanej strukturze i kulturze organizacyjnej; Juliusz Tomeczek, który od ponad 25 lat jest związany z rynkiem zintegrowanych systemów zarządzania, a w szczególności systemów ERP.   Jedyną stałą jest zmiana przepisów prawa   – W ostatnim raporcie Manpower „Niedobór talentów 2024” czytamy, że w Polsce niedobór talentów jest odczuwalny przez 66% pracodawców, globalnie boryka się z nim 75% firm. Rekrutowanie talentów dysponujących pożądanymi kompetencjami jest obecnie dużym wyzwaniem dla firm i działów HR, a problem braku wymaganych umiejętności wśród pracowników i kandydatów do pracy będzie coraz większy. Wynika to z ogromnego tempa zmian oraz automatyzacji i rozwoju technologii. Zmian na przełomie ostatnich lat było tak wiele, że w środowisku moich znajomych HR-owych koleżanek pojawiło się określenie „jedyną stałą jest zmiana przepisów prawa”. Poprzedni rok obfitował w nowe regulacje i zmiany w Kodeksie pracy, które mają na celu dostosować nasze prawo do wymogów i realiów rynku pracy w Unii Europejskiej – opowiada Sylwia Siejka. – To wyzwanie związane jest z zapewnieniem m.in. bezpieczeństwa formalno-prawnego, prawidłowego i terminowego naliczania wynagrodzeń. Wszelkie pomyłki lub opóźnienia nie tylko skutkują karą nałożoną przez inspektora pracy. Opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń jest również wykroczeniem karnym przeciwko prawom pracownika. Znowelizowany Kodeks pracy oferuje z kolei większą elastyczność w organizowaniu czasu pracy, z czego chętnie korzystają pracownicy. – Narzędzia ERP, które wykorzystują działy kadr i płac, są już nie tylko narzędziami operacyjnymi back-office firmy, ale również służą do komunikacji między pracownikami pracującymi w modelu rozproszonym – mówi Juliusz Tomeczek, dyrektor produktu TRIVA, który na co dzień rozmawia z większymi firmami o technologicznych wyzwaniach back-office. Webinar „7 wyzwań HR. Nie tylko w dużych firmach” porusza fascynujący i niełatwy obszar, na którym spotyka się twardy HR, miękki HR oraz kilka pokoleń pracowników. – W odniesieniu do aktualnej sytuacji – ciągłych, burzliwych i nieprzewidywalnych zmian, jakie zachodzą w otoczeniu rynkowym firm na całym świcie, chcemy podkreślić rolę działów HR w przeprowadzaniu pracowników i managerów przez tę wymagającą rzeczywistość oraz pokazać, w jaki sposób możemy wesprzeć szefów i specjalistów HR w ich codziennej wymagającej pracy.  Działania HR są odpowiedzią na wszystkie czynniki, które oddziałują na przedsiębiorstwa. W zależności od branży, sektora działalności, wielkości firmy i wielu innych zależnych, działy HR muszą radzić sobie z wieloma wyzwaniami. Nie możemy pominąć również roli technologii – opowiada Sylwia Siejka. Na webinarze „7 wyzwań HR. Nie tylko w dużych firmach” zostaną poruszone takie tematy, jak: Cyfrowa transformacja w firmie – jaką rolę odgrywają działy HR? Czy praca hybrydowa może być poszukiwanym kompromisem? Elastyczność i zmiany przepisów prawa – jak unikać pułapek w zmieniającym się krajobrazie prawnym? Zarządzanie różnorodnością, równością i inkluzywnością – czy to tylko moda, czy ma głębszy sens? Silversi kontra Zetki – jakie obawy i możliwości dla zespołów i firm? Czy warto wdrażać programy upskillingu i reskillingu ? – poznaj trendy i korzyści dla firmy Twarde dane w miękkich obszarach – jak pokonać wyzwania analityki HR? Jak miękko zarządzać w twardej literze prawa?   Zarządzanie zespołem rozproszonym to również ogromne wyzwanie dla managerów. Jak zarządzać zespołem zdalnie, jak dbać o wszystkie aspekty pracy zespołu, jak skutecznie się komunikować, jak troszczyć się o zaufanie? Kolejnym ważnym aspektem w zakresie elastyczności jest zmienność potrzeb firm w zakresie zasobów ludzkich oraz czasu pracy – w zależności od sezonowości, liczby zamówień oraz innych nadzwyczajnych sytuacji rynkowych, firmy dostosowują zatrudnienie do potrzeb, np. korzystając z pracowników tymczasowych, czy też wprowadzają elastyczne systemy czasu pracy. – Niezwykle ważne przy tym jest stosowanie elastycznych rozwiązań technologicznych, które mogą ułatwić elastyczne planowanie i rozliczanie czasu pracy. Takie rozwiązania mogą pomóc w automatyzacji procesów rejestrowania i rozliczania czasu pracy, co jest podstawą do naliczania wynagrodzeń, i przede wszystkim pozwalają ograniczyć błędy oraz konieczność „ręcznej” interwencji i weryfikacji – wyjaśnia Sylwia Siejka. –  I tutaj właśnie pojawiają się systemy ERP nowej generacji, które dają szerokie możliwości w tworzeniu planów pracy i kalendarzy. Dodatkową ich funkcją jest wersjonowanie, czyli umożliwienie zachowania historyczności w zakresie zmian wprowadzanych w kalendarzach normy i czasu pracy pracowników. Pozwala to na weryfikację zaplanowanego na początku miesiąca kalendarza z finalną realizacją tego kalendarza. Funkcjonalność dostępna jest zarówno dla kalendarzy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, umowę cywilnoprawną, jak i umowę B2B – podkreśla Juliusz Tomeczek. Czy w świecie technologii i przepisów prawa jest miejsce na miękką komunikację i ludzkie podejście działów HR? Sylwia i Juliusz wiedzą, jak godzić te oczekiwania. Na webinarze poruszą takie tematy, jak: Kultura organizacyjna – wdrażanie kultury cyfrowej (podejście do zmian i nowych technologii, praca zdalna, spotkania online). Szanse i korzyści związane z prowadzeniem zdalnej rekrutacji i pracy zdalnej. Elastyczność i zmiana struktur organizacyjnych – zwinne zespoły projektowe. Doświadczenia firm we wdrażaniu strategii i promowaniu różnorodności, równości i inkluzywności (Diversity, Equity & Inclusion – DEI). Wdrażanie wartości DEI w zespołach wielokulturowych. Angażowanie managerów w DEI na wszystkich szczeblach zarządzania. Wyzwania HR związane z analityką w obszarze HR. Zarządzanie i podejmowanie decyzji oparte na dowodach. Kluczowe obszary HR wykorzystywane w analityce. Jakość, wiarygodność i szybki dostęp do danych i raportów HR – wybór rozwiązań Zapowiada się na dobre spotkanie. Weź udział w webinarze „7 wyzwań HR. Nie tylko w dużych firmach”, 29 lutego o godz. 10:00. Zapraszamy! Link do rejestracji: https://akademia.triva.pl/webinar

Efektywne zarządzanie czasem pracy zyskuje na znaczeniu. Integracja systemów ERP staje się kluczowa dla optymalizacji procesów, zwiększając wydajność i redukując koszty. Artykuł ten eksploruje, jak zaawansowane systemy ERP rewolucjonizują raportowanie i zarządzanie czasem pracy, dostarczając głębszych wglądów w procesy produkcyjne i poprawiając zarządzanie zasobami ludzkimi. Znaczenie Raportowania Czasu Pracy w Produkcji Raportowanie czasu pracy w przemyśle produkcyjnym jest kluczowym elementem zapewniającym płynność i efektywność operacyjną. Dokładne śledzenie czasu pracy pozwala na optymalizację procesów, identyfikację obszarów wymagających usprawnień, a także zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy. Wpływa to bezpośrednio na wydajność pracowników i rentowność przedsiębiorstwa. Zarządzanie czasem pracy ewoluowało od prostych kart czasowych, przez bardziej złożone systemy elektroniczne, aż po zintegrowane rozwiązania w ramach systemów Enterprise Resource Planning (ERP). Te zaawansowane narzędzia nie tylko automatyzują zbieranie danych o czasie pracy, ale również umożliwiają ich analizę w kontekście innych aspektów działalności przedsiębiorstwa, takich jak zarządzanie zapasami, planowanie produkcji czy finanse. Współczesne systemy ERP, z ich zdolnością do integracji różnorodnych danych i procesów biznesowych, odgrywają kluczową rolę w usprawnianiu zarządzania czasem pracy. Umożliwiają one nie tylko śledzenie czasu pracy w realnym czasie, ale również dostarczają cenne informacje dla menedżerów i pracowników HR, co przekłada się na lepsze planowanie zasobów ludzkich i optymalizację kosztów pracy. Dokładne raportowanie czasu pracy w produkcji ma również istotne znaczenie z perspektywy przestrzegania przepisów prawa pracy, zwłaszcza w kontekście nadgodzin, urlopów, przerw oraz innych regulacji dotyczących czasu pracy. W dobie globalizacji i ciągłych zmian w przepisach, przedsiębiorstwa muszą zapewnić zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi standardami, co jest możliwe dzięki elastycznym i modułowym systemom ERP. Ponadto, efektywne zarządzanie czasem pracy ma bezpośredni wpływ na morale pracowników. Systemy ERP, poprzez transparentność i precyzję w śledzeniu czasu pracy, przyczyniają się do budowania zaufania i uczciwości w miejscu pracy. Pracownicy, mający jasność co do zasad ewidencjonowania czasu pracy, czują się bardziej cenieni i są bardziej zaangażowani w swoją pracę. Podsumowując, raportowanie czasu pracy w produkcji, wspomagane przez systemy ERP, jest nieodzownym elementem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Umożliwia nie tylko optymalizację procesów produkcyjnych, ale również zapewnia zgodność z przepisami i podnosi morale pracowników. W kolejnych rozdziałach szczegółowo omówimy, jak systemy ERP transformują zarządzanie czasem pracy, jakie są najlepsze praktyki w ich implementacji oraz jakie wyzwania mogą pojawić się podczas wdrażania tych systemów. Rola Systemów ERP w Zarządzaniu Czasem Pracy Zrozumienie roli systemów ERP (Enterprise Resource Planning) w zarządzaniu czasem pracy wymaga przyjrzenia się, jak te złożone narzędzia informatyczne integrują i automatyzują różne aspekty działalności przedsiębiorstwa, w tym zarządzanie zasobami ludzkimi. Systemy ERP stanowią rdzeń dla efektywnego gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych o czasie pracy, umożliwiając przedsiębiorstwom dokładne śledzenie i optymalizację wykorzystania zasobów ludzkich. Kluczową zaletą systemów ERP jest ich zdolność do integracji danych z różnych działów firmy, co pozwala na holistyczne podejście do zarządzania czasem pracy. Dzięki temu, menedżerowie i pracownicy HR mogą lepiej planować grafiki pracy, przewidywać zapotrzebowanie na pracowników i efektywniej zarządzać zasobami. Systemy te oferują również funkcjonalności takie jak automatyczne obliczanie nadgodzin, zarządzanie urlopami i nieobecnościami, co znacząco usprawnia procesy HR. Zaawansowane narzędzia analityczne w systemach ERP pozwalają na głęboką analizę danych o czasie pracy, dostarczając cennych wglądów w efektywność pracowników i całościowych procesów produkcyjnych. Analiza tych danych może pomóc w identyfikacji wzorców, takich jak regularne przestoje czy szczytowe okresy pracy, co z kolei umożliwia lepsze dostosowanie procesów i zmniejszenie kosztów. Ponadto, systemy ERP umożliwiają lepszą komunikację i współpracę między różnymi działami firmy. Zintegrowane informacje o czasie pracy są dostępne dla wszystkich upoważnionych użytkowników, co wspiera szybkie podejmowanie decyzji i zwiększa transparentność procesów. To z kolei przekłada się na zwiększenie zaufania i satysfakcji wśród pracowników. Wprowadzenie systemu ERP do zarządzania czasem pracy może wiązać się z wyzwaniami, takimi jak potrzeba szkolenia pracowników czy dostosowania istniejących procesów biznesowych do nowego systemu. Jednak korzyści płynące z automatyzacji i integracji danych znacząco przewyższają te początkowe trudności. Zrozumienie tego, jak systemy ERP transformują zarządzanie czasem pracy, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. W kolejnym rozdziale przyjrzymy się bliżej integracji systemów ERP z procesami produkcyjnymi, badając konkretne przypadki użycia i najlepsze praktyki, które pomogą przedsiębiorstwom w pełni wykorzystać potencjał tych systemów. Integracja Systemów ERP z Procesami Produkcyjnymi Integracja systemów ERP (Enterprise Resource Planning) z procesami produkcyjnymi jest fundamentem efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym. Systemy te, łącząc funkcje zarządzania czasem pracy z innymi operacjami biznesowymi, oferują kompleksowe rozwiązanie, które poprawia przepływ pracy i zwiększa ogólną wydajność. Jednym z kluczowych aspektów integracji ERP z produkcją jest automatyzacja przepływu informacji między różnymi działami. Dzięki temu, dane o czasie pracy pracowników są bezpośrednio powiązane z danymi produkcyjnymi, co pozwala na lepsze planowanie i koordynację pracy. Systemy ERP umożliwiają także monitorowanie postępu produkcji w czasie rzeczywistym, co jest nieocenione w szybkim reagowaniu na ewentualne problemy czy opóźnienia. Kolejnym ważnym elementem jest zdolność systemów ERP do analizy wydajności. Przez połączenie danych o czasie pracy z wynikami produkcyjnymi, firmy mogą dokładnie ocenić, jak wykorzystanie czasu pracy wpływa na efektywność produkcji. Ta analiza pozwala na identyfikację obszarów, w których możliwe jest usprawnienie procesów, co przekłada się na zwiększenie wydajności i redukcję kosztów. Współczesne systemy ERP oferują również funkcje planowania zasobów produkcyjnych, które są niezbędne do optymalizacji wykorzystania maszyn i urządzeń. Integracja danych o czasie pracy z planowaniem produkcji umożliwia lepsze dopasowanie zasobów ludzkich do potrzeb produkcyjnych, co jest kluczowe w osiąganiu maksymalnej wydajności. Kluczową zaletą integracji ERP z procesami produkcyjnymi jest też poprawa jakości danych. Precyzyjne i aktualne informacje pozwalają na szybsze podejmowanie decyzji i zwiększają efektywność operacyjną. Ponadto, zintegrowane systemy ERP ułatwiają przestrzeganie norm jakościowych i regulacji prawnych, co jest szczególnie ważne w branżach o wysokich wymaganiach regulacyjnych. Niemniej jednak, integracja systemów ERP z procesami produkcyjnymi nie jest pozbawiona wyzwań. Wymaga ona starannej analizy istniejących procesów, umiejętnego dostosowania oprogramowania do specyficznych potrzeb firmy oraz efektywnego zarządzania zmianą. W praktyce oznacza to konieczność bliskiej współpracy między działami IT, HR, produkcji oraz zarządem, aby zapewnić płynną i efektywną integrację. Kluczowe Wnioski i Kierunki Rozwoju W naszym artykule przeszliśmy przez kluczowe aspekty zarządzania czasem pracy w kontekście produkcji, podkreślając rolę systemów ERP w efektywnym i zintegrowanym podejściu do tej dziedziny. Widzieliśmy, jak ERP transformuje tradycyjne metody śledzenia czasu pracy, integrując różne aspekty biznesowe i zapewniając głęboką analizę danych, co jest niezbędne dla optymalizacji procesów i zwiększenia wydajności. Zrozumienie wyzwań związanych z wdrożeniem i integracją systemów ERP z procesami produkcyjnymi jest kluczowe dla ich skutecznego wykorzystania. Przedsiębiorstwa, które efektywnie wdrażają te systemy, mogą znacząco poprawić zarządzanie czasem pracy, co przekłada się na lepszą wydajność, niższe koszty i zwiększoną satysfakcję pracowników. W przyszłości możemy spodziewać się dalszych innowacji w dziedzinie zarządzania czasem pracy, zwłaszcza w kontekście rosnącego wykorzystania sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego w systemach ERP. Te technologie będą jeszcze bardziej usprawniać procesy i dostarczać jeszcze głębszych wglądów w dane, co pozwoli przedsiębiorstwom na jeszcze lepsze dostosowanie się do dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego. Na koniec, chcielibyśmy zaprosić wszystkich zainteresowanych praktycznymi aspektami wdrażania i użytkowania systemów ERP do udziału w webinarze: „Za kulisami wdrożeń Symfonia R2Płatnik. Czas pracy oczami praktyków”, który odbędzie się 13 grudnia. To wyjątkowa okazja, aby dowiedzieć się więcej o rzeczywistych doświadczeniach i najlepszych praktykach związanych z wykorzystaniem systemów ERP w zarządzaniu czasem pracy. Do zobaczenia na webinarze!   Link do zapisu

W dzisiejszych czasach zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi kluczowy element strategii sukcesu każdej firmy. Aby efektywnie zarządzać pracownikami i procesami kadrowo-płacowymi, konieczne jest posiadanie odpowiedniego systemu HR, który automatyzuje procesy, optymalizuje działania oraz zapewnia zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami.  Wybór właściwego systemu HR ma ogromne znaczenie dla rozwoju organizacji. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze czynniki, na które należy zwrócić uwagę podczas wyboru systemu HR dla Twojej firmy. Definicja potrzeb i celów Pierwszym i kluczowym krokiem jest dokładne określenie potrzeb i celów Twojej firmy.Skoncentruj się na najważniejszych aspektach kadrowo-płacowych, które wymagają wiedzy eksperckiej i stałej jej aktualizacji, a jednocześnie opisane są konkretnymi regułami. Dzięki automatyzacji te obszary zyskają najwięcej.  Doświadczenia z implementacji aplikacji HRowych pokazują, że duży potencjał i możliwość zwiększenia efektywności procedur tkwi w takich obszarach jak zarządzanie czasem pracy oraz prawidłowe naliczanie wynagrodzeń. Zastanów się, jakie funkcje i moduły są istotne dla efektywnego procesu naliczania wynagrodzeń oraz planowania i rozliczania czasu pracy pracowników. Na pewno ważne jest, aby system HR umożliwiał elastyczne konfigurowanie skomplikowanych struktur wynagrodzeń, uwzględniając różne poziomy stanowisk, premie, benefity i inne składniki płacowe. Warto również sprawdzić, czy rozwiązanie obsługuje automatyczne naliczanie podatków i składek na ubezpieczenia społeczne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Zarządzanie czasem pracy jest kolejnym kluczowym elementem dobrego systemu HR. Powinien on umożliwiać rejestrowanie obecności pracowników, zarządzanie grafikami, kontrolę nad urlopami i delegacjami, a także monitorowanie czasu pracy i obliczanie nadgodzin. Być może dla Twojej firmy kluczowe będzie, aby system oferował możliwość integracji z systemami rejestracji czasu pracy, dzięki czemu dane o czasie pracy będą automatycznie synchronizowane i uwzględniane przy naliczaniu wynagrodzeń. Dodatkowo, upewnij się, że rozwiązanie HR oferuje funkcje raportowania i analizy danych związanych z zarządzaniem czasem pracy i wynagrodzeniami. Dostęp do szczegółowych raportów pozwoli Ci monitorować efektywność procesów, identyfikować ewentualne problemy i podejmować decyzje dotyczące optymalizacji zarządzania czasem pracy i płacami. Skalowaność systemu HR Jeśli Twoja firma planuje rozwój i wzrost, ważne jest, aby wybrać skalowalne rozwiązanie HR, które może rosnąć wraz z Twoimi potrzebami. Jedną z kluczowych cech dobrego systemu HR jest możliwość dołączania dodatkowych modułów i funkcjonalności w miarę rozwoju firmy. Dzięki temu, gdy Twoje wymagania ewoluują, również system HR będzie mógł dostosować się do nowych potrzeb. Niezależnie od tego, czy masz 200 pracowników czy 5000, powinien być on w stanie obsłużyć Twoje obecne i przyszłe wymagania.  Skalowalny system HR umożliwi Ci elastyczne dostosowanie funkcjonalności do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Będziesz mógł stopniowo rozbudowywać system HR, dodając kolejne moduły i funkcje wraz z pojawiającymi się potrzebami, bez konieczności migracji na zupełnie nowe rozwiązanie. Takie podejście pomoże Ci zaoszczędzić czas i koszty oraz zminimalizuje ryzyko związane z przenoszeniem danych i procesów do nowego środowiska. Zwróć również uwagę na otwartość środowiska i możliwości integracji rozwiązania z wykorzystaniem API, tak aby system HR spełniał specyficzne wymagania Twojej firmy poprzez sprawną integrację z rozwiązaniami wykorzystywanymi przez biznes. Jeżeli zależy Ci na szybkiej i prostej integracji z systemem kadrowo-płacowym to wykorzystanie gotowego API będzie dla Ciebie szczególnie istotne. Wybierając skalowalny system HR, inwestujesz w przyszłość i zapewniasz sobie możliwość rozbudowy systemu wraz z rozwojem firmy. Zapewni to ciągłość procesów HR, efektywność działania i łatwość adaptacji do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Dlatego, przy wyborze systemu HR dla Twojej firmy, zwróć uwagę na jego skalowalność i dostępność różnych modułów, które można uruchamiać w miarę potrzeby oraz otwartość rozwiązania na zewnętrzne integracje. Interfejs użytkownika i aplikacja mobilna Interfejs użytkownika systemu HR jest również ważnym elementem dla sukcesu wdrożenia systemu. Pozytywne doświadczenie użytkownika mają ogromne znaczenie, dlatego ważne jest, aby wybrany system oferował prosty i łatwy w obsłudze interfejs. Specjaliści HR korzystają z systemu na co dzień, dlatego zapewnienie im narzędzia, które jest intuicyjne i nie wymaga zbyt wiele czasu na szkolenie, pozwoli na szybszą implementację, co przełoży się również na niższe koszty. Dodatkowo, dobry system HR powinien posiadać mobilną aplikację dostępną dla pracowników i managerów. Mobilna aplikacja HR umożliwia pracownikom m.in. wygodne składanie wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji, sprawdzanie grafików pracy i dostęp do informacji dotyczących wynagrodzeń. Dzięki temu pracownicy mają pełen dostęp do swoich danych personalnych i mogą łatwo zarządzać różnymi aspektami związanymi z ich pracą, bez konieczności korzystania z komputera, niezależnie od miejsca, w którym się obecnie znajdują.  Intuicyjny interfejs użytkownika oraz mobilna aplikacja dla pracowników są nieodzownymi elementami dobrego systemu HR. Zapewniają one wygodę, łatwość obsługi i szybki dostęp do informacji, przyczyniając się do zwiększenia efektywności pracy zarówno dla pracowników HR, jak i zadowolenia wszystkich innych zatrudnionych osób.  Bezpieczeństwo danych HR Jest niezwykle ważne, szczególnie dla dużych firm, które przechowują ogromne ilości poufnych informacji. Podczas wyboru systemu HR warto zwrócić uwagę na dostawcę, który oferuje zaawansowane zabezpieczenia danych. Współczesne rozwiązania HR powinny obejmować funkcje takie jak szyfrowanie danych, czy autoryzacja dwuetapowa, które zapewniają ochronę poufności informacji przed niepożądanym dostępem. Najlepszym wyborem jest rozwiązanie w modelu SaaS (Software as a Service) od sprawdzonego dostawcy, który posiada własne Data Center i zapewnia pełną odpowiedzialność oraz gwarancję bezpieczeństwa danych. Dostawcy takiego rozwiązania zobowiązują się do utrzymania najwyższych standardów bezpieczeństwa, w tym m.in.: zapewnienia redundancji, zabezpieczeń fizycznych i technicznych oraz regularnych aktualizacji oprogramowania HR w celu minimalizowania ryzyka ataków i wycieków danych. Ważne jest również, aby dostawca systemu HR zapewniał wsparcie dla zgodności z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) oraz innymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. System kadrowo-płacowy powinien umożliwiać przestrzeganie wymagań związanych z przechowywaniem, przetwarzaniem i udostępnianiem danych osobowych. Wybierając system HR, nie należy bagatelizować kwestii bezpieczeństwa danych swoich pracowników. Zgodność systemu HR z przepisami prawa Zgodność rozwiązania HR z przepisami prawa jest niezwykle istotna dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. W Polsce, przepisy prawne dotyczące HR ulegają częstym zmianom, dlatego ważne jest, aby wybrany system HR był zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami. Zapewnienie zgodności z przepisami wpływa bezpośrednio na procesy prawidłowego naliczania wynagrodzeń, komunikację z instytucjami państwowymi, takimi jak ZUS i Ministerstwo Finansów czy rozliczania czasu pracy w firmie. Dlatego system HR powinien umożliwiać prawidłowe planowanie i rozliczanie czasu pracy. Powinien ułatwiać planowanie zadań, zarządzanie nadgodzinami, urlopami i innymi aspektami związanymi z czasem pracy zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Ponadto, system powinien umożliwiać przechowywanie i zarządzanie umowami, świadectwami pracy oraz generowanie innych niezbędnych dokumentów określonych w prawie pracy, uwzględniając tradycyjną formę papierową oraz dokumenty elektroniczne, które powinny być przechowywane w e-teczce pracowniczej. System kadrowo-płacowy powinien uwzględniać skomplikowane aspekty związane z naliczaniem wynagrodzeń, takie jak: podatki, składki ubezpieczeniowe, fundusze pracownicze czy inne opłaty.  Funkcjonowanie systemu zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz automatyczne aktualizacje oprogramowania w razie zmian w przepisach są krytyczne dla dużej organizacji, aby zapewnić terminowe i zgodne z aktualnym prawem naliczanie wynagrodzeń dla setek czy tysięcy zatrudnionych osób. Wybierając system HR, należy upewnić się, że dostawca oprogramowania HR gwarantuje zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w Polsce. Powinien on ten na bieżąco śledzić zmiany w przepisach i regularnie aktualizować system, aby zapewnić, że funkcje związane z naliczaniem wynagrodzeń i zarządzaniem czasem pracy są zgodne z obowiązującymi regulacjami. Wdrożenie systemu HR Wdrożenie systemu HR to istotny etap, który wymaga odpowiedniego wsparcia i doświadczenia. Dlatego warto zwrócić uwagę na dostawcę, który ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań HR w firmach z Twojej branży. Wybór dostawcy, który ma dogłębną znajomość specyfiki danego biznesu, pomoże w skutecznym dostosowaniu rozwiązania do Twoich potrzeb. Jednym z kluczowych czynników jest również obecność własnego i kompetentnego działu wdrożeń (Professional Services) u dostawcy. Dział ten może zapewnić specjalistyczne wsparcie i doradztwo w trakcie wdrażania systemu HR. Doświadczeni konsultanci pomogą dostosować system do indywidualnych wymagań firmy i zoptymalizować procesy HR. Również rozbudowany ekosystem partnerski dostawcy jest ważnym czynnikiem. Partnerzy mogą dostarczać dodatkowe rozszerzenia i integracje. Dostawca systemu HR powinien zapewnić kompleksowe usługi wdrożeniowe. Proces wdrożenia rozwiązania w dużej firmie może być skomplikowany, dlatego istotne jest, aby dostawca oferował profesjonalne wsparcie techniczne oraz przeszkolenie dla użytkowników, które powinno obejmować zarówno administratorów systemu, jak i pracowników HR odpowiedzialnych za codzienną pracę z systemem. Wiedza i umiejętności zdobyte podczas szkoleń pomogą  w pełnym wykorzystaniu możliwości systemu HR. Wsparcie techniczne dla systemu HR Wsparcie techniczne jest niezwykle istotnym elementem przy wyborze systemu HR. W razie jakichkolwiek problemów czy pytań, ważne jest, aby móc polegać na profesjonalnym i szybkim wsparciu dostawcy. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on różne formy wsparcia technicznego. Jednym z kluczowych elementów wsparcia jest posiadanie infolinii dla klientów, znanej również jako hot-line. Zapewnia ona bezpośredni kontakt z zespołem wsparcia technicznego, który odpowiada na pytania i pomaga rozwiązywać problemy związane z obsługą systemu HR. Dostęp do infolinii gwarantuje szybką reakcję i możliwość skonsultowania się z ekspertami w razie potrzeby. Niezmiernie ważne jest posiadanie rozbudowanego i kompetentnego działu obsługi klienta przez dostawcę systemu HR. Dział ten powinien oferować kompleksowe wsparcie, zarówno techniczne, jak i funkcjonalne. Powinien odpowiadać na zgłaszane różnymi kanałami problemy, udzielać porad dotyczących funkcjonalności systemu i pomagać w rozwiązywaniu trudności. Pomoże to zminimalizować czas przestoju i utrzymać płynność pracy w firmie. Podsumowanie Jak wybrać system HR? Wybór odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy jest kluczowy dla skutecznego zarządzania procesami kadrowo-płacowymi oraz zadowolenia pracowników. Warto skupić się na definicji potrzeb i celów firmy, uwzględnić skalowalność systemu HR, zwrócić uwagę na interfejs użytkownika i aplikację mobilną, zapewnić bezpieczeństwo danych HR oraz zgodność z przepisami HR. Wdrożenie systemu HR wymaga wsparcia i doświadczenia, dlatego istotne jest wybranie dostawcy z odpowiednimi usługami wdrożeniowymi i partnerskim ekosystemem.

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi? Zespół ds. Zasobów Ludzkich (HR) odgrywa kluczową rolę w organizacji, pomagając pracownikom dzielić się swoimi problemami, które mogą przekształcić organizację na lepsze. Przez wiele lat HR przechodził transformację w zakresie efektywności, bezpiecznego dostępu pracowników do usług i danych HR oraz automatyzacji. System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), samoobsługa pracowników i menedżerów oraz zarządzanie talentami to niektóre z strategii i technologii, które wspierają tę inicjatywę Ewolucja zarządzania zasobami ludzkimi: Budowanie przyszłości w HR Przemiana w biznesie nie jest opcją, ale koniecznością. Przedsiębiorstwa muszą przekształcać swoje obietnice w konkretne cele, aby sprostać rosnącym wymaganiom rynku. W tym kontekście cyfrowa transformacja HR stała się nieodłącznym elementem strategii biznesowej. Integracja cyfrowej transformacji HR pozwala firmom dostarczać innowacyjne rozwiązania, które zaspokajają potrzeby zarówno pracowników, jak i klientów. Podobnie jak w innych dziedzinach, zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM) musi ewoluować, aby sprostać cyfrowym wymogom. W odpowiedzi na ten trend, organizacje poszukują nowych podejść, które pomogą im zbudować siłę roboczą przyszłości. To oznacza, że muszą nie tylko zaspokajać cyfrowe potrzeby swoich pracowników, ale także zwracać uwagę na zmniejszenie liczby wykwalifikowanych pracowników poprzez rozwijanie talentów i potencjału swojej siły roboczej. Tylko w ten sposób mogą one zapewnić, że ich cel biznesowy zostanie osiągnięty Jednym z kluczowych aspektów skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi jest poprawa doświadczeń pracowniczych. Doświadczenia pracownicze nie ograniczają się do interfejsu użytkownika, ale obejmują możliwość rozwoju osobistego, zaspokojenie potrzeb i ułatwienie rozwoju kariery pracowników. Dostarczanie nowoczesnych doświadczeń konsumenckich umożliwia pracownikom efektywne i produktywne wykonywanie swojej pracy Decyzje oparte na danych: Klucz do sukcesu w transformacji HR Innym kluczowym elementem efektywnej transformacji HR jest dokładność danych prezentowanych na panelach i w analizach. HR jest jednym z kluczowych interesariuszy w prowadzeniu biznesu do sukcesu. Transformacja HR zapewnia, że zarówno biznes, jak i HR podejmują świadome decyzje, mając dostęp do niezbędnych danych. Pozwala to firmom zwiększyć swoją rentowność, produktywność i zwiększyć zaangażowanie pracowników Cyfrowa transformacja HR umożliwia również firmom zarządzanie swoją siłą roboczą – zarówno pracownikami na pełen etat, jak i pracownikami niepełnoetatowymi, a także zwiększać efektywność i elastyczność, aby sprostać ewoluującym potrzebom biznesu. Wykorzystanie transformacji HR pozwala firmom szybko reagować na zmiany w biznesie, jednocześnie zapewniając doskonałe doświadczenia dla użytkowników i doskonałą wydajność Najlepsze praktyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi w systemach ERP i aplikacji zewnętrznej Integracja: Pierwszym krokiem jest zapewnienie pełnej i bezproblemowej integracji między aplikacją zewnętrzną a systemem ERP. Ta integracja powinna obejmować wymianę danych na temat pracowników, płac, czasu pracy, szkoleń itp. Bezpieczeństwo danych: Ważne jest, aby zapewnić ochronę wszystkich danych przesyłanych między systemem ERP a zewnętrzną aplikacją. To może obejmować szyfrowanie danych, stosowanie silnych haseł i regularne aktualizacje oprogramowania w celu ochrony przed zagrożeniami związanymi z cyberbezpieczeństwem. Szkolenie i wsparcie: Użytkownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni w obsłudze zarówno systemu ERP, jak i zewnętrznej aplikacji. Powinni mieć też dostęp do wsparcia technicznego, gdy tego potrzebują. Automatyzacja: Wykorzystaj możliwości automatyzacji, które oferuje zewnętrzna aplikacja. Może to obejmować automatyczne przesyłanie danych między systemem ERP a aplikacją, automatyczne generowanie raportów itp. Personalizacja: Dostosuj zewnętrzną aplikację do specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Może to obejmować personalizację interfejsu użytkownika, tworzenie specjalnych raportów, ustawianie specyficznych dla firmy procesów HRM itp. Regularne aktualizacje i utrzymanie: System ERP i zewnętrzna aplikacja muszą być regularnie aktualizowane i utrzymywane, aby zapewnić ich optymalną wydajność i bezpieczeństwo. Mierzenie efektywności: Regularnie mierz i oceniaj efektywność zarządzania zasobami ludzkimi za pomocą systemu ERP i zewnętrznej aplikacji. Może to obejmować śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPIs), przeprowadzanie ankiet wśród pracowników itp. Pierwszy system ERP, który zintegrował funkcje zarządzania zasobami ludzkimi, został wprowadzony w 1979 roku. Ten system umożliwił użytkownikom połączenie danych korporacyjnych w czasie rzeczywistym i regulowanie procesów z jednego środowiska głównego. Wielu dzisiejszych popularnych systemów HR nadal oferuje znaczną funkcjonalność ERP i zarządzania płacami Moduł HRM w systemach ERP Enterprise Resource Planning (ERP) to zintegrowane systemy zarządzania, które pomagają organizacjom zarządzać i monitorować wszystkie kluczowe operacje biznesowe. Moduł HRM w systemach ERP jest jednym z najważniejszych modułów, który umożliwia efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. Od procesów rekrutacji i rozwoju pracowników, przez zarządzanie płacami i korzyściami, aż po zarządzanie wydajnością i szkoleniami, moduł HRM oferuje szerokie możliwości. Uproszczenie pracy działu HR i Płac Wprowadzenie aplikacji mobilnej dla pracowników znacząco ogranicza liczbę pytań kierowanych do działu HR i płac, a tym samym skraca czas poświęcony na zarządzanie sprawami pracowniczymi, co wpływa korzystnie na wydajność pracy. Informacje na temat najczęściej zadawanych pytań dotyczących urlopów, rozliczeń zaliczek czy wynagrodzeń są dostępne na bieżąco na urządzeniach mobilnych. W aplikacji pracownik ma również możliwość znalezienia wszelkich informacji na temat swojego zatrudnienia, pożyczek czy spłat komorniczych. Zakres danych widocznych w aplikacji może być dostosowywany przez użytkownika z działu HR i płac bezpośrednio w systemie SIMPLE.ERP. https://youtu.be/cYv3a3VwExw   Bezproblemowa i zwinna komunikacja z pracownikami  Korzystając z aplikacji takich jak mPracownik, która jest bezpośrednio połączona z systemem SIMPLE.ERP, pracownicy mają dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, a firma zyskuje skuteczne narzędzie do bezpiecznej komunikacji. Aplikacja jest w pełni konfigurowalna – umożliwia dostosowanie zakresu informacji przekazywanych, zarówno w odniesieniu do danych personalnych, jak i pasków płacowych, co umożliwia elastyczne rozbudowywanie dostępnych danych w zależności od aktualnych potrzeb. Wspieranie zasad RODO Aplikacja mPracownik pomaga w realizacji jednego z kluczowych założeń RODO, dotyczących dostępu pracownika do jego danych osobowych przetwarzanych przez firmę oraz zgód i celów przetwarzania tych danych. Dane pracownicze dostępne na urządzeniu mobilnym nie wymagają wersji papierowej ani przesyłania ich do pracownika w inny sposób, co zminimalizowane ryzyko naruszenia przepisów RODO. Ta forma jest zgodna z założeniami RODO dotyczącymi elektronicznego dostępu pracownika do jego danych i przeglądu udzielonych zgód na przetwarzanie danych osobowych. Pracownik może z poziomu aplikacji zainicjować proces cofania określonej zgody w SIMPLE.ERP. Podsumowując, wykorzystanie zewnętrznych aplikacji do zarządzania zasobami ludzkimi, które komunikują się z systemem ERP, może być wyjątkowo skuteczne, o ile są stosowane odpowiednie praktyki. Wspomniane powyżej praktyki mogą pomóc organizacjom w skutecznym zarządzaniu swoją siłą roboczą, poprawie doświadczeń pracowniczych i podjęciu świadomych decyzji biznesowych.