Obligatoryjny KSeF – pytania i wątpliwości przedsiębiorców

W 2024 r. polski rynek czeka rewolucja związana z wdrożeniem przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur oraz obowiązku stosowania wyłącznie elektronicznej formy ustrukturyzowanej faktury. Dla firm oznacza to wprowadzenie nowych obowiązków. Poniżej odpowiadamy na pytania, które w związku z KSeF zadają przedsiębiorcy.

Z jakimi kosztami musi liczyć się firma przygotowując się do stosowania faktury ustrukturyzowanej i do pracy z KSeF?

Niewątpliwie zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie musiała ponieść koszty związane z adaptacją organizacji do nowych uwarunkowań prawnych. Skala wydatków zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, ilość wystawianych w ciągu miesiąca dokumentów, rodzaj użytkowanych obecnie narzędzi informatycznych i techniczne możliwości ich dostosowania do zmian w prawie, czy sposób organizacji pracy w zakresie wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż.

Jednym z istotnych składników kosztów może być dostosowanie oprogramowania do właściwego fakturowania. Jeżeli producent dotychczas użytkowanych w firmie rozwiązań nie udostępni ich nowych wersji stosownie do zmian w przepisach, przedsiębiorstwa mogą stanąć wobec konieczności zakupu i wdrożenia alternatywnych rozwiązań albo będą musiały ponieść koszty związane z pracą programistów, którzy zaktualizują użytkowane systemy.

Kolejny wydatek wiąże się z przysposobieniem pracowników do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. Takie szkolenia powinny odbywać się już w oparciu o dedykowane oprogramowanie dostosowane do nowych przepisów. Ponieważ wdrażana przez Ministerstwo Finansów faktura jest bardzo rozbudowana – składa się z kilkuset pól (wielu z nich nie trzeba wypełniać, a niektóre są opcjonalne, tzn. konieczne do wypełnienia po spełnieniu przez firmę określonych warunków) – nie można zakładać, że pracownicy bez odpowiedniego przygotowania będą wiedzieli, jak we właściwy sposób przygotowywać faktury sprzedaży. A przecież zachowanie zgodności danych z ustaloną strukturą jest konieczne ze względu na to, że KSeF w przypadku nieprawidłowego przygotowania faktury odrzuci ją, co będzie tożsame z jej niewystawieniem.

Szkolenia na pewno będą niezbędne w firmach, które wystawiają głównie faktury papierowe lub zwykłe pdf-y z pomocą arkusza kalkulacyjnego. Nieco łatwiej może być tym podmiotom, które już dziś do fakturowania wykorzystują dedykowane oprogramowanie zintegrowane z innymi systemami wspomagającymi działalność przedsiębiorstwa (np. z systemem ERP) – o ile dostawcy rozwiązań zapewnią aktualizację.

Poziom kosztów adaptacji zależy również od sposobu organizacji sprzedaży. Jeżeli faktury wystawia większe grono pracowników albo firma posiada wiele punktów sprzedaży, w których wystawiane są dokumenty, w takich organizacjach koszty przysposobienia pracowników będą odpowiednio wyższe.

Koszty analiz procesów biznesowych, oceny ryzyka oraz ustalenia optymalnego zarządzania uprawnieniami pracowników

Wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje, że firmy, oprócz przysposobienia do właściwego generowania ustrukturyzowanych e-faktur, będą musiały przeanalizować procesy biznesowe wewnątrz organizacji.

Dlaczego? Według nowych przepisów zmieni się zasada ustalania daty wystawienia faktury. Nie będzie nią moment wygenerowania faktury w firmowym oprogramowaniu, lecz moment jej akceptacji w KSeF. W praktyce może dochodzić do sytuacji, w których data wystawienia faktury w KSeF będzie późniejsza od tej, w której przygotowano dokument w oprogramowaniu firmowym. Dla przykładu: w programie do fakturowania użytkownik może wysłać fakturę do KSeF, ale po stronie KSeF może ona nie przejść pomyślnej weryfikacji albo proces akceptacji może się wydłużyć, tak że data przyjęcia faktury w KSeF przypadnie kolejnego dnia. Ze względu na możliwe konsekwencje podatkowe i księgowe firmy powinny unikać takiego ryzyka, szczególnie na przełomie miesięcy. Również ze względu na częste powiązanie terminów płatności z datami wystawienia faktur przedsiębiorstwa powinny dążyć do tego, by wdrożyć u siebie mechanizmy i zasady działania, które pozwolą mieć możliwie pełną kontrolę daty akceptacji faktury w KSeF. Identyfikacja wszelkiego ryzyka związanego z dopilnowaniem dat wystawienia faktur oraz zastosowanie odpowiednich rozwiązań to dla każdego podmiotu dodatkowe koszty, choćby czasu pracy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie w firmie organizacyjnych zmian adaptacyjnych.

W niektórych przypadkach konieczne będzie także przeprowadzenie analizy ryzyka i uprawnień pracowników w obszarze obiegu e-faktur między podmiotami. Wraz z projektowanymi zmianami prawnymi w zakresie KSeF powstają rozwiązania (np. Symfonia KSeF), które automatyzują komunikację oprogramowania firmowego a KSeF i dodatkowo pozwalają udostępniać ustrukturyzowane e-faktury uprawnionym do tego innym podmiotom – powiązanym kapitałowo, wybranym kontrahentom czy biurom rachunkowym. Nowe funkcjonalności z jednej strony mogą istotnie wspierać działalność, natomiast ich wdrażanie wymaga precyzyjnego ustalenia uprawnień użytkowników, tak aby zachować bezpieczeństwo informacji poufnych. Ustalanie zasad wymiany faktur między firmami i konfiguracja uprawnień również pociąga konieczność poświęcenia na to czasu.

KSeF wyeliminuje duplikaty faktur. Jak to będzie rzutowało na działalność firm?

Rzeczywiście, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nie będzie można wystawiać duplikatów faktur, ale też nie będzie takiej potrzeby. KSeF działa jako centralna, urzędowa baza danych, a zatem z perspektywy przedsiębiorcy, po tym jak dana faktura trafi do systemu, zostanie przez niego zaakceptowana i zostanie nadany jej numer ewidencyjny, nie może ona zostać zagubiona. Nabywca, który będzie chciał otrzymać duplikat, po prostu pobierze właściwą fakturę z zasobów KSeF.

Czy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że trzeba nauczyć się pracy w tym systemie?

Nie, natomiast każdy wystawca faktury powinien nauczyć się, jak prawidłowo wygenerować fakturę ustrukturyzowaną, jak ją przesłać do KSeF i jak z systemu pobierać e-faktury zakupowe. Poza tym na początku przygody z KSeF konieczne jest uwierzytelnienie w tym systemie użytkownika. Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą oraz będące oddelegowanymi pracownikami osób prawnych, mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub poprzez token wygenerowany przez KSEF (po uwierzytelnieniu w jednej z powyższych form). Podmioty niebędące osobami fizycznymi uwierzytelniają się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Wszystkie podmioty mogą też uwierzytelnić się składając we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA.

Z samego KSeF bezpośrednio się nie korzysta. Wystawcy i odbiorcy faktur mają możliwość wyboru, czy do współpracy z KSeF chcą wykorzystać własne (komercyjne) oprogramowanie, czy też udostępnioną bezpłatnie przez resort finansów Aplikację Podatnika KSeF. Wszystkie rozwiązania, które komunikują się z KSeF, wykorzystują do tego API, czyli interfejs programistyczny, który pozwala zintegrować się z innym oprogramowaniem. Symfonia również udostępnia dedykowane narzędzie do automatycznej komunikacji z KSeF – aplikację Symfonia KSeF.

Czy po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF możliwe będzie fakturowanie poza tym systemem? Jakie przewidziano wyjątki?

Ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków, co w praktyce oznacza, że każda faktura wystawiona dla kontrahenta polskiego (tj. zarejestrowanego w Rzeczypospolitej Polskiej) będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF i „przejść” przez ten system. Przepisy wyeliminują alternatywne obiegi czy modele wymiany faktur między podmiotami, nie tylko w B2B, ale także w B2C i B2G. W każdym przypadku wystawca faktury będzie mógł oczywiście wydać nabywcy wydruk faktury ustrukturyzowanej lub przesłać mailem plik PDF, natomiast ten sam dokument w formie ustrukturyzowanej e-faktury będzie musiał wcześniej zostać przesłany do KSeF i tam uzyskać unikatowy numer identyfikacyjny.

Co do zasady, po wejściu w życie nowych przepisów, faktura staje się dokumentem księgowym dopiero w momencie jej zatwierdzenia w KSeF. Nie ma więc technicznych możliwości posługiwania się fakturami jako dokumentami księgowymi z pominięciem KSeF. Dotyczy to także faktur uproszczonych i korekt faktur.

Przeczytaj również:

E-Commerce ERP

Jak zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym?

Inwestujesz w reklamy i dbasz o SEO, ale Twoja sprzedaż online stoi w miejscu? Masz wrażenie, że obsługa zamówień zajmuje pół dnia, magazyn żyje własnym życiem, a Ty powoli tracisz kontrolę nad produktami, cennikami, fakturami i zwrotami? Odpowiedzią na te i inne wyzwania może okazać się system ERP, który pomoże Ci uporządkować i zautomatyzować procesy, a co za tym idzie zwiększyć wolumen obsługiwanych zamówień. Jeśli chcesz lepiej poznać możliwości takiego rozwiązania, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, jak zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym dzięki odpowiednio dobranemu oprogramowaniu do zarządzania zamówieniami i magazynem. Najważniejsze informacje w skrócie: Brak automatyzacji procesów wewnętrznych utrudnia skalowanie sprzedaży online i zwiększa ryzyko błędów. System ERP dzięki możliwości integracji i automatyzacji procesów może pomóc w zwiększeniu sprzedaży w sklepie internetowym. Centralizacja danych w systemie ERP zapewnia spójność informacji o produktach, cenach i klientach we wszystkich kanałach sprzedaży. Dlaczego sprzedaż w sklepie internetowym nie rośnie? Sprzedaż online to nie tylko kwestia dobrej oferty. Żeby sklep internetowy zarabiał, trzeba zatroszczyć się o całą masę elementów: widoczność w Google, kampanie reklamowe, obecność w mediach społecznościowych, newslettery, mailing czy porzucone koszyki. Co gorsza – nawet jeśli robisz to wszystko, sprzedaż wcale nie musi rosnąć. Dlaczego? Bo czasem problem wcale nie leży w marketingu, tylko głębiej – w nieefektywnych procesach wewnętrznych. To, co w największym stopniu utrudnia skalowanie sprzedaży w sklepie internetowym to m.in.: brak automatyzacji, a co za tym idzie konieczność obsługi wszystkich procesów związanych z obsługą zamówień ręcznie, problemy z magazynem – a w tym np. brak kontroli nad towarami, nieaktualne informacje o stanach magazynowych, opóźnienia w wysyłkach, chaos w danych, wynikający z przechowywania ważnych informacji w wielu miejscach, trudności w śledzeniu zwrotów i obsłudze reklamacji, nieuporządkowane kartoteki produktów czy cenniki rozsiane po arkuszach kalkulacyjnych, brak integracji pomiędzy różnymi kanałami sprzedaży, co uniemożliwia szybkie wprowadzanie zmian. W rozwiązaniu tych oraz wielu innych problemów pomocny może okazać się ERP, czyli oprogramowanie, które integruje i automatyzuje wiele obszarów działalności. Taki system zapewnia nie tylko lepszą kontrolę nad procesami, ale również otwiera drogę do skalowania sprzedaży w e-commerce. Przeczytaj również: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia Czym jest ERP i dlaczego w przypadku sprzedaży online to często brakujący element układanki? ERP, czyli Enterprise Resource Planning to oprogramowanie, które „spina” ze sobą wszystkie procesy zachodzące w firmie handlowej czy w sklepie internetowym, związane z obsługą magazynu, sprzedaży, finansami czy logistyką oraz pozwala nimi zarządzać z jednego miejsca. Dzięki wspólnej bazie danych, każdy moduł ERP „wie”, co się dzieje w pozostałych. Dzięki temu dane zgromadzone w systemie są zawsze aktualne – nie trzeba ich też ręcznie przepisywać czy przenosić. W przypadku e-commerce ERP działa jak centrum dowodzenia zapleczem operacyjnym. Gdy klient składa zamówienie, system: automatycznie aktualizuje stany magazynowe, uruchamia proces realizacji zamówienia, przekazuje dane do księgowości, aktualizuje historię klienta, przygotowuje dokumenty do wysyłki towaru, gromadzi dane do raportowania sprzedaży. To wszystko ma swoje przełożenie na proces obsługi klienta oraz jego doświadczenia zakupowe. Pozwala także podnieść wyniki sprzedaży, bo procesów, które do tej pory pochłaniały mnóstwo czasu, nie trzeba już realizować ręcznie. Przeczytaj również: Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego? – Symfonia Jak ERP może realnie pomóc Ci zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym? Jeśli prowadzisz sklep internetowy i zastanawiasz się, jak zwiększyć sprzedaż online, to pewnie w pierwszej kolejności myślisz o zmianach w marketingu, wykorzystaniu nowych kanałów dotarcia do klientów czy aktualizacji oferty. Tymczasem często największe bariery w skalowaniu sprzedaży internetowej tkwią w nieefektywnych procesach. Problemy z realizacją zamówień, błędy w magazynie czy opóźnienia w wysyłce potrafią skutecznie zniechęcić klientów oraz blokować rozwój sklepu. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi ERP. Zobacz, w jakich obszarach może on pomóc Ci zwiększyć sprzedaż i zbudować stabilny, skalowalny e-commerce! Lepsze zarządzanie dostępnością produktów Brak aktualnych informacji o stanach magazynowych może prowadzić do wielu błędów – nie tylko utrudnia zarządzanie zapasami, ale również rodzi ryzyko, że klient kupi towar, którego nie ma na stanie. Z systemem ERP tego typu problemom możesz łatwo zapobiegać, bo oprogramowanie pozwala monitorować przepływ towarów w czasie rzeczywistym. Na podstawie zamówień złożonych za pośrednictwem różnych kanałów automatycznie aktualizuje również stany magazynowe. Po wprowadzeniu odpowiednich konfiguracji system może także przypominać użytkownikowi o konieczności uzupełnienia zapasów, jeśli ich poziom spadnie poniżej określonego minimum. Dzięki temu łatwiej uniknąć nadwyżek i niedoborów magazynowych. Automatyzacja procesów i mniejsza liczba błędów Ręczne przenoszenie danych z systemu do systemu nie tylko zajmuje czas, ale również stwarza ryzyko pomyłki. Właśnie dlatego jeśli zastanawiasz się, jak zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym, warto pomyśleć o automatyzacji. Dzięki integracji ERP z platformą e-commerce i systemem magazynowym, proces obsługi zamówienia może przebiegać bardziej płynnie. W przypadku nowych klientów, system ERP: utworzy kartotekę kontrahenta na podstawie danych wpisanych w zamówieniu, zarejestruje zamówienie i prześle je do magazynu, zaktualizuje stany magazynowe, wygeneruje dokumenty związane z zakupem, np. faktury, paragony, listy przewozowe, prześle powiadomienie do klienta o statusie zamówienia, wysyłce lub zmianach w terminie dostawy itp., Ponieważ wszystkie te procesy odbywają się automatycznie, skalowanie sprzedaży w e-commerce jest o wiele łatwiejsze. Możesz bowiem w tym samym czasie obsługiwać większy wolumen zamówień bez konieczności zwiększania nakładu pracy. Spójne i aktualne dane na wszystkich poziomach ERP to system, który centralizuje dane ze wszystkich działów – sprzedaży, magazynu, księgowości czy logistyki. Dzięki temu zyskujesz jedno źródło prawdy: spójne dane, na których możesz polegać. Zalety tego rozwiązania widać szczególnie dobrze, jeśli sprzedajesz produkty za pośrednictwem różnych kanałów – a zatem nie tylko w sklepie internetowym, ale również za pośrednictwem marketplace’ów czy w placówkach stacjonarnych. Dzięki dwukierunkowej komunikacji ERP pozwala zarządzać wszystkimi tymi kanałami z poziomu jeden platformy. Block Quote Szybsza obsługa klienta Możliwość zgromadzenia w jednym miejscu danych o klientach, zamówieniach i zwrotach ma jeszcze jedną ważną zaletę – pozwala na lepszą i szybszą obsługę. Klient nie musi już czekać na odpowiedź, bo wszystkie informacje na temat jego zakupów czy stanu rozliczeń masz zawsze pod ręką. Możesz też łatwo personalizować ofertę tak, aby sugerować produkty komplementarne i podnieść w ten sposób wyniki sprzedaży. Wgląd w ważne informacje Sprzedaż w Internecie wymaga szybkiego reagowania na trendy oraz monitorowania wielu wskaźników, takich jak poziom konwersji, wysokość marży czy średnia wartość koszyka zakupowego. Bez tego typu danych trudno wykryć ewentualne problemy, które mogą zagrażać wynikom sprzedaży. Tu także system ERP może okazać się dużym wsparciem, bo zapewnia on szybki wgląd w ważne informacje. Za jego pomocą prześledzisz dane sprzedażowe, sprawdzisz, które produkty generują największy zysk, a także porównasz rentowność poszczególnych kanałów. Jak podnieść wyniki sprzedaży w sklepie internetowym? Case study Uptrend Polska Wiele firm, które oferują swoje produkty online, chciałoby zwiększyć sprzedaż, jednak największą barierą okazuje się ręczna obsługa procesów. Przetwarzanie zamówień, zarządzanie zapasami, wystawianie dokumentów — wszystko to wymaga czasu, a im więcej kanałów sprzedaży, tym większe ryzyko błędów. Z taką sytuacją przez długo czas borykała się firma Uptrend Polska, która sprzedaje swoje produkty za pośrednictwem sklepu internetowego, popularnych marketplace’ów oraz stacjonarnych salonów łazienkowych. Block Quote Ze względu na dużą liczbę kanałów sprzedaży zarządzanie zamówieniami było wyjątkowo wymagające. Pracownicy odpowiadający za obsługę klienta musieli stale monitorować różne platformy, porównywać dane i aktualizować informacje w systemie. Aby zautomatyzować procesy i zyskać większą kontrolę nad obsługą zamówień, firma Uptrend Polska zdecydowała się na wdrożenie integratora e-commerce od Symfonii. Moduł, po zintegrowaniu z systemem ERP Symfonia Handel, zapewnia dwukierunkową komunikację między sklepem internetowym a systemem handlowym. Co to oznacza w praktyce? To, że dane na temat stanów magazynowych, zamówień, towarów czy cenników są synchronizowane w czasie rzeczywistym. Moduł pozwala również na automatyczne pobieranie zamówień z platform sprzedażowych do systemu Symfonia oraz tworzenie i obsługę dokumentów handlowych bez potrzeby ręcznego kopiowania danych. Block Quote Zalety takiego rozwiązania dostrzegają także pracownicy firmy Uptrend Polska. Block Quote Teraz już wiesz, jak zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym! Sprzedaż w Internecie to nie tylko kwestia przyciągnięcia większego ruchu na stronę czy uruchomienia kolejnej kampanii reklamowej. Choć marketing potrafi zbudować zainteresowanie ofertą, to jednak zaplecze operacyjne decyduje o tym, czy ruch na stronie uda Ci się skutecznie przekuć w finalizację transakcji i zdobyć zadowolonego klienta, który zdecyduje się na ponowny zakup. Wiele sklepów internetowych nie odnotowuje wzrostów, mimo dużych inwestycji w reklamę. Dlaczego? Bo problemy pojawiają się w obszarach o newralgicznym znaczeniu dla klienta, których nie da się rozwiązać samym zwiększeniem budżetu marketingowego. Dlatego jeśli myślisz o rozwoju swojego sklepu internetowego, zadbaj nie tylko o to, co i jak sprzedajesz, ale też jak działa Twój biznes od środka. Zautomatyzowane, dobrze zintegrowane procesy handlowe to fundament wzrostu, który pozwoli Ci lepiej wykorzystać potencjał sprzedażowy. Jeśli szukasz rozwiązania, które Ci w tym pomoże, zrób pierwszy krok — przetestuj interaktywne demo systemu ERP Symfonia Handel i sprawdź, jak możesz dzięki niemu odmienić sposób, w jaki zarządzasz e-commerce. Zobacz, jak wygląda skalowanie sprzedaży, gdy procesy nie są przeszkodą, tylko wsparciem.

Symfonia

15 kwiecień 2025

Jak-zwiększyć-sprzedaż-w-sklepie-internetowym