Obligatoryjny KSeF – pytania i wątpliwości przedsiębiorców

W 2024 r. polski rynek czeka rewolucja związana z wdrożeniem przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur oraz obowiązku stosowania wyłącznie elektronicznej formy ustrukturyzowanej faktury. Dla firm oznacza to wprowadzenie nowych obowiązków. Poniżej odpowiadamy na pytania, które w związku z KSeF zadają przedsiębiorcy.

Z jakimi kosztami musi liczyć się firma przygotowując się do stosowania faktury ustrukturyzowanej i do pracy z KSeF?

Niewątpliwie zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie musiała ponieść koszty związane z adaptacją organizacji do nowych uwarunkowań prawnych. Skala wydatków zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, ilość wystawianych w ciągu miesiąca dokumentów, rodzaj użytkowanych obecnie narzędzi informatycznych i techniczne możliwości ich dostosowania do zmian w prawie, czy sposób organizacji pracy w zakresie wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż.

Jednym z istotnych składników kosztów może być dostosowanie oprogramowania do właściwego fakturowania. Jeżeli producent dotychczas użytkowanych w firmie rozwiązań nie udostępni ich nowych wersji stosownie do zmian w przepisach, przedsiębiorstwa mogą stanąć wobec konieczności zakupu i wdrożenia alternatywnych rozwiązań albo będą musiały ponieść koszty związane z pracą programistów, którzy zaktualizują użytkowane systemy.

Kolejny wydatek wiąże się z przysposobieniem pracowników do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. Takie szkolenia powinny odbywać się już w oparciu o dedykowane oprogramowanie dostosowane do nowych przepisów. Ponieważ wdrażana przez Ministerstwo Finansów faktura jest bardzo rozbudowana – składa się z kilkuset pól (wielu z nich nie trzeba wypełniać, a niektóre są opcjonalne, tzn. konieczne do wypełnienia po spełnieniu przez firmę określonych warunków) – nie można zakładać, że pracownicy bez odpowiedniego przygotowania będą wiedzieli, jak we właściwy sposób przygotowywać faktury sprzedaży. A przecież zachowanie zgodności danych z ustaloną strukturą jest konieczne ze względu na to, że KSeF w przypadku nieprawidłowego przygotowania faktury odrzuci ją, co będzie tożsame z jej niewystawieniem.

Szkolenia na pewno będą niezbędne w firmach, które wystawiają głównie faktury papierowe lub zwykłe pdf-y z pomocą arkusza kalkulacyjnego. Nieco łatwiej może być tym podmiotom, które już dziś do fakturowania wykorzystują dedykowane oprogramowanie zintegrowane z innymi systemami wspomagającymi działalność przedsiębiorstwa (np. z systemem ERP) – o ile dostawcy rozwiązań zapewnią aktualizację.

Poziom kosztów adaptacji zależy również od sposobu organizacji sprzedaży. Jeżeli faktury wystawia większe grono pracowników albo firma posiada wiele punktów sprzedaży, w których wystawiane są dokumenty, w takich organizacjach koszty przysposobienia pracowników będą odpowiednio wyższe.

Koszty analiz procesów biznesowych, oceny ryzyka oraz ustalenia optymalnego zarządzania uprawnieniami pracowników

Wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje, że firmy, oprócz przysposobienia do właściwego generowania ustrukturyzowanych e-faktur, będą musiały przeanalizować procesy biznesowe wewnątrz organizacji.

Dlaczego? Według nowych przepisów zmieni się zasada ustalania daty wystawienia faktury. Nie będzie nią moment wygenerowania faktury w firmowym oprogramowaniu, lecz moment jej akceptacji w KSeF. W praktyce może dochodzić do sytuacji, w których data wystawienia faktury w KSeF będzie późniejsza od tej, w której przygotowano dokument w oprogramowaniu firmowym. Dla przykładu: w programie do fakturowania użytkownik może wysłać fakturę do KSeF, ale po stronie KSeF może ona nie przejść pomyślnej weryfikacji albo proces akceptacji może się wydłużyć, tak że data przyjęcia faktury w KSeF przypadnie kolejnego dnia. Ze względu na możliwe konsekwencje podatkowe i księgowe firmy powinny unikać takiego ryzyka, szczególnie na przełomie miesięcy. Również ze względu na częste powiązanie terminów płatności z datami wystawienia faktur przedsiębiorstwa powinny dążyć do tego, by wdrożyć u siebie mechanizmy i zasady działania, które pozwolą mieć możliwie pełną kontrolę daty akceptacji faktury w KSeF. Identyfikacja wszelkiego ryzyka związanego z dopilnowaniem dat wystawienia faktur oraz zastosowanie odpowiednich rozwiązań to dla każdego podmiotu dodatkowe koszty, choćby czasu pracy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie w firmie organizacyjnych zmian adaptacyjnych.

W niektórych przypadkach konieczne będzie także przeprowadzenie analizy ryzyka i uprawnień pracowników w obszarze obiegu e-faktur między podmiotami. Wraz z projektowanymi zmianami prawnymi w zakresie KSeF powstają rozwiązania (np. Symfonia KSeF), które automatyzują komunikację oprogramowania firmowego a KSeF i dodatkowo pozwalają udostępniać ustrukturyzowane e-faktury uprawnionym do tego innym podmiotom – powiązanym kapitałowo, wybranym kontrahentom czy biurom rachunkowym. Nowe funkcjonalności z jednej strony mogą istotnie wspierać działalność, natomiast ich wdrażanie wymaga precyzyjnego ustalenia uprawnień użytkowników, tak aby zachować bezpieczeństwo informacji poufnych. Ustalanie zasad wymiany faktur między firmami i konfiguracja uprawnień również pociąga konieczność poświęcenia na to czasu.

KSeF wyeliminuje duplikaty faktur. Jak to będzie rzutowało na działalność firm?

Rzeczywiście, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nie będzie można wystawiać duplikatów faktur, ale też nie będzie takiej potrzeby. KSeF działa jako centralna, urzędowa baza danych, a zatem z perspektywy przedsiębiorcy, po tym jak dana faktura trafi do systemu, zostanie przez niego zaakceptowana i zostanie nadany jej numer ewidencyjny, nie może ona zostać zagubiona. Nabywca, który będzie chciał otrzymać duplikat, po prostu pobierze właściwą fakturę z zasobów KSeF.

Czy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że trzeba nauczyć się pracy w tym systemie?

Nie, natomiast każdy wystawca faktury powinien nauczyć się, jak prawidłowo wygenerować fakturę ustrukturyzowaną, jak ją przesłać do KSeF i jak z systemu pobierać e-faktury zakupowe. Poza tym na początku przygody z KSeF konieczne jest uwierzytelnienie w tym systemie użytkownika. Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą oraz będące oddelegowanymi pracownikami osób prawnych, mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub poprzez token wygenerowany przez KSEF (po uwierzytelnieniu w jednej z powyższych form). Podmioty niebędące osobami fizycznymi uwierzytelniają się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Wszystkie podmioty mogą też uwierzytelnić się składając we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA.

Z samego KSeF bezpośrednio się nie korzysta. Wystawcy i odbiorcy faktur mają możliwość wyboru, czy do współpracy z KSeF chcą wykorzystać własne (komercyjne) oprogramowanie, czy też udostępnioną bezpłatnie przez resort finansów Aplikację Podatnika KSeF. Wszystkie rozwiązania, które komunikują się z KSeF, wykorzystują do tego API, czyli interfejs programistyczny, który pozwala zintegrować się z innym oprogramowaniem. Symfonia również udostępnia dedykowane narzędzie do automatycznej komunikacji z KSeF – aplikację Symfonia KSeF.

Czy po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF możliwe będzie fakturowanie poza tym systemem? Jakie przewidziano wyjątki?

Ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków, co w praktyce oznacza, że każda faktura wystawiona dla kontrahenta polskiego (tj. zarejestrowanego w Rzeczypospolitej Polskiej) będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF i „przejść” przez ten system. Przepisy wyeliminują alternatywne obiegi czy modele wymiany faktur między podmiotami, nie tylko w B2B, ale także w B2C i B2G. W każdym przypadku wystawca faktury będzie mógł oczywiście wydać nabywcy wydruk faktury ustrukturyzowanej lub przesłać mailem plik PDF, natomiast ten sam dokument w formie ustrukturyzowanej e-faktury będzie musiał wcześniej zostać przesłany do KSeF i tam uzyskać unikatowy numer identyfikacyjny.

Co do zasady, po wejściu w życie nowych przepisów, faktura staje się dokumentem księgowym dopiero w momencie jej zatwierdzenia w KSeF. Nie ma więc technicznych możliwości posługiwania się fakturami jako dokumentami księgowymi z pominięciem KSeF. Dotyczy to także faktur uproszczonych i korekt faktur.

Przeczytaj również:

ERP

Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż produktów. Za każdym zamówieniem stoi bowiem mnóstwo procesów związanych np. z przyjmowaniem płatności, rozliczaniem transakcji, obsługą magazynu czy reklamacji i zwrotów. Zarządzanie tego typu zadaniami może znacznie ułatwić system ERP, czyli oprogramowanie, które łączy wszystkie obszary biznesowe w jeden, sprawnie działający mechanizm. Nic więc dziwnego, że z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają małe sklepy, którym zależy na skalowaniu sprzedaży, automatyzacji procesów czy zwiększeniu kontroli nad gospodarką magazynową. Na jakie inne korzyści można liczyć po wdrożeniu oprogramowania? Czym dokładnie powinien wyróżniać się dobry system ERP dla sklepu internetowego? Co to jest system ERP dla sklepu internetowego? ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to, najprościej mówiąc, oprogramowanie, które automatyzuje i integruje w jednym miejscu wszystkie procesy biznesowe. Jest to możliwe dzięki budowie systemu, który składa się z tzw. modułów, czyli aplikacji do zarządzania różnymi obszarami działalności. Te, choć pracują niezależnie, to jednak korzystają ze wspólnej bazy danych. W przypadku sklepu internetowego daje to szansę na lepszą kontrolę nad sprzedażą, magazynem, zamówieniami, finansami czy obsługą klienta. Nie trzeba już bowiem korzystać z wielu różnych programów, bo system ERP pozwala zarządzać wszystkimi procesami w ramach jednej platformy. Jak to wygląda w praktyce? Prześledźmy to na przykładzie obsługi zamówienia w sklepie internetowym. System ERP automatycznie: zarejestruje nowe zamówienie złożone za pomocą platformy e-commerce, zarezerwuje zamówiony produkt, żeby nikt inny go nie kupił, prześle zamówienie do realizacji – do magazynu lub dostawcy, jeśli sprzedaż odbywa się w modelu dropshippingu, zaktualizuje stany magazynowe, gdy zamówiony produkt zostanie przygotowany do wysyłki, wygeneruje dokumenty sprzedażowe niezbędne do rozliczenia transakcji. Ponieważ dane przechowywane są w jednej bazie, za pomocą systemu ERP można również prześledzić historię konkretnego zamówienia czy zakupów dokonanych przez danego klienta. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy każdy e-sklep potrzebuje systemu ERP? Teoretycznie sklepem internetowym da się zarządzać bez systemu ERP. Na początku, gdy liczba zamówień jest niewielka, a oferta składa się z kilkudziesięciu indeksów towarowych, wiele procesów można obsługiwać ręcznie – zamówienia pobierać bezpośrednio z platformy e-commerce, stany magazynowe aktualizować ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym, a faktury wystawiać pojedynczo w osobnym programie księgowym. Jeśli jednak dostępny asortyment znacznie się poszerzy, a liczba zamówień zacznie rosnąć, taki sposób zarządzania sprzedażą online stanie się czasochłonny i podatny na błędy. Z odpowiednio dobranym oprogramowaniem skalowanie sprzedaży będzie o wiele łatwiejsze, bo system ERP dla sklepu internetowego pozwoli na scentralizowanie wszystkich procesów związanych ze sprzedażą internetową. Dzięki temu: będziesz mieć stały wgląd w stany magazynowe, więc unikniesz sytuacji, że sprzedajesz produkty, których faktycznie nie masz na stanie, bez trudu zaktualizujesz ceny czy kartoteki towarów – tego typu danymi możesz bowiem zarządzać bezpośrednio z poziomu systemu ERP, przyspieszysz obsługę wysyłek, bo informacji o nowych zamówieniach nie trzeba będzie przetwarzać ręcznie – w systemie ERP cały ten proces zachodzi automatycznie, usprawnisz obsługę zwrotów i reklamacji, dzięki możliwości dokładnego prześledzenia całej ścieżki zamówienia, szybko rozliczysz nowe transakcje – system ERP automatycznie wygeneruje dokumenty sprzedaży, a także korekty, zyskasz wgląd w dane sprzedażowe, na podstawie których szybko wychwycisz trendy oraz powiązania pomiędzy produktami. Wdrożenie ERP w sklepie internetowym – czy warto? Systemy ERP dla sklepów internetowych oferują wiele funkcji, które usprawniają proces sprzedaży oraz obsługi klienta. Nawet podstawowe rozwiązania umożliwiają zarządzanie kartotekami produktów, kontrolowanie stanów magazynowych czy rozliczanie transakcji. Jeśli jednak zależy Ci na automatyzacji procesów, warto wybrać ERP, który można łatwo zintegrować ze sklepem internetowym. Dzięki temu praca z systemem stanie się znacznie wydajniejsza. Jakie konkretne korzyści może przynieść wdrożenie ERP w e-commerce? Możliwość obsługi wielu kanałów sprzedaży za pomocą jednego narzędzia Sklep internetowy to często tylko jeden z wielu kanałów sprzedaży – firmy często działają także na marketplace’ach lub oferuje swoje produkty w punktach stacjonarnych. ERP pozwala na zbieranie wszystkich zamówień w jednym miejscu, niezależnie od źródła ich pochodzenia. Daje także możliwość łatwego zarządzania cennikami czy kartotekami towarów, bo danych nie trzeba wprowadzać na każdej platformie osobno – wystarczy tylko zaktualizować informacje w systemie. Symfonia Handel dzięki aplikacji Integrator e-commerce pozwala obsługiwać zamówienia pochodzące z różnych kanałów sprzedaży. Tę funkcję możesz przetestować, korzystając z naszego interaktywnego demo. Sprawdź, jak działa! Szybsza realizacja zamówień Im szybciej kupiony produkt trafi do klienta, tym większa szansa, że nabywca będzie zadowolony z obsługi i zdecyduje się na ponowny zakup. Ręczne przekazywanie zamówień do realizacji, wystawianie dokumentów czy informowanie o statusie przesyłki zajmuje jednak czas. Właśnie dlatego sklepy, dla których priorytetem jest skalowanie sprzedaży, potrzebują automatyzacji, a tę umożliwia dobrze dobrany system ERP. Block Quote Taki efekt to rezultat integracji ERP z e-sklepem – dzięki niej każde nowe zamówienie składane online jest automatycznie rejestrowane w systemie i natychmiast przekazywane do realizacji. Magazyn od razu otrzymuje informację o produktach do skompletowania, a księgowość dane potrzebne do wygenerowania dokumentu sprzedaży. W efekcie cały proces zajmuje mniej czasu, a sklep może obsłużyć większą liczbę zamówień bez zwiększania nakładu pracy. Lepsza kontrola stanów magazynowych Brak towaru na stanie to w e-handlu stracona sprzedaż. Z drugiej strony nadwyżki magazynowe generują niepotrzebne koszty. Właśnie dlatego w zarządzaniu sprzedażą online tak ważne jest dokładne monitorowanie stanów magazynowych. To zadanie może być jednak bardzo trudne, szczególnie gdy sklep obsługuje kilkadziesiąt zamówień dziennie lub sprzedaje w różnych kanałach. System ERP, który jest w stanie aktualizować stany magazynowe na podstawie złożonych zamówień w czasie rzeczywistym, może wyeliminować tego typu problemy. W przypadku Symfonii Handel za tę funkcjonalność odpowiada integrator e-commerce – aplikacja, która wspiera proces dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy programem ERP a e-sklepem (B2C) lub marketplace’ami (Allegro, eBay). Block Quote Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych ma trzy ważne zalety. Po pierwsze – eliminuje ryzyko sprzedaży produktów, których fizycznie już nie ma. Gdy towar się wyprzeda, ERP automatycznie zmieni jego status na „niedostępny” we wszystkich kanałach sprzedaży. Po drugie – umożliwia ustawienie progów minimalnych dla stanów magazynowych. Dzięki temu system ERP może wcześniej powiadomić użytkownika o konieczności uzupełnienia zapasów, zanim dojdzie do powstania braków magazynowych. Po trzecie – wspiera analitykę. Automatyczna aktualizacja umożliwia szybkie śledzenie, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają w magazynie. W przypadku tych ostatnich system może zasugerować działania, takie jak przecena lub przeniesienie towaru do innej lokalizacji. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Automatyzacja procesów sprzedażowych Wprowadzanie zamówień, generowanie faktur, naliczanie rabatów czy aktualizacja cen to typowe zadania związane z zarządzaniem sprzedażą online, które potrafią zajmować mnóstwo czasu. Dzięki integracji ERP ze sklepem internetowym nie trzeba ich jednak wykonywać ręcznie, bo wszystkie te procesy można łatwo zautomatyzować. Zalety tego rozwiązania widać przede wszystkim podczas organizacji sezonowych obniżek cen, np. z okazji Black Friday. System ERP dla sklepu internetowego może bowiem: zaktualizować ceny we wszystkich kanałach sprzedaży, automatycznie naliczać rabaty zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami, rejestrować zamówienia na podstawie danych sprzedażowych pochodzących z platformy e-commerce po zakończeniu akcji promocyjnej przywrócić standardowe ceny. Prowadzenie bazy klientów i obsługa zwrotów ERP umożliwia również prowadzenie bazy klientów, a dzięki temu ułatwia obsługę zwrotów i reklamacji. Za jego pomocą pracownicy mogą bowiem śledzić status zgłoszenia w systemie, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia zlecić zwrot środków na rachunek klienta oraz wygenerować korekty i dokumenty magazynowe. Integracja ERP ze sklepem internetowym – jakie cechy oprogramowania wziąć pod uwagę? Systemy ERP może pomóc w zarządzaniu sprzedażą online pod warunkiem, że zostanie wybrany i wdrożony z głową. Każda sklep internetowy ma bowiem swoje potrzeby i to właśnie ich analiza powinna mieć decydujące znaczenie podczas zakupu oprogramowania. Jedną z ważniejszych cech ERP dla sklepu internetowego jest też modułowość systemu, czyli możliwość łatwej rozbudowy oprogramowania o dodatkowe funkcje. Warto również sprawdzić, z jakimi sklepami i platformami integruje się program oraz czy oferuje on API lub dedykowany integrator, który umożliwi synchronizację danych. Ważnym, choć często pomijanym aspektem jest wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę oprogramowania. W przypadku problemów z integracją czy obsługą oprogramowania dostępność różnych form pomocy może okazać się bardzo ważna. Przed zakupem dobrze jest także przetestować konkretne oprogramowanie. Dzięki temu łatwiej ocenić, jak działa system oraz czy faktycznie ułatwi on zarządzanie sklepem internetowym. Szukasz systemu ERP dla swojego biznesu? Skorzystaj z możliwości przetestowania interaktywnego demo Symfonii Handel. Wypełnij formularz rejestracyjny i sprawdź, jak za pomocą tego rozwiązania zarządzać kartotekami produktów, obsługiwać zamówienia z różnych kanałów oraz dostosować oprogramowanie do potrzeb swojego sklepu.

Symfonia

19 maj 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?'