Optymalizacja procesów – etapy

Dlaczego optymalizacja procesów jest ważna?

Optymalizacja procesów prowadzi do zwiększenia wydajności i efektywności procesów w firmie. Dlatego często zapewnia decydującą przewagę nad konkurencją. Poprzez gromadzenie, kontrolowanie i analizowanie wszystkich procesów operacyjnych, nowoczesny i inteligentny ERP umożliwia ukierunkowaną poprawę wszystkich przepływów pracy.

Korzyści wynikające z optymalizacji procesów:

• Wzrost jakości danych.
• Lepszy przepływ informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy.
• Lepsza reakcja na wymagających klientów.
• Większa konkurencyjność.

Jak działa optymalizacja procesów?

Nowoczesne systemy ERP wspierają firmy w optymalizacji procesów na kilku płaszczyznach. Można je podzielić na trzy kategorie: środki techniczne, środki organizacyjne oraz procesy i procedury.

Te ostatnie zaczynają się od identyfikacji potencjału optymalizacyjnego. Słowo kluczowe – eksploracja procesów. Za pomocą narzędzia do eksploracji procesów można przeanalizować nie tylko jakość procesów, ale także ich czasy. W wielu przypadkach można je przyspieszyć, np. dzięki eliminacji niepotrzebnych procesy flankujących. Często jednak jest to również kwestia zarządzania czasem.

System ERP może efektywnie zaplanować zasoby tak, że np. czasy operacji zostaną w rezultacie skrócone. W obszarze produkcji pozwala to na zwiększenie zdolności produkcyjnych.

Rozwiązanie w postaci systemu ERP jest pomocne zarówno pod względem technicznym, przy integracji różnych systemów czy standaryzacji i harmonizacji procesów, jak również przy zwiększeniu jakości danych i automatyzacji procesów.

Zwiększenie efektywności dzięki ERP

Efekty postępującej cyfryzacji i networkingu są obecnie widoczne we wszystkich dziedzinach gospodarki. Każda firma, która uczestniczy w krajowej lub międzynarodowej rywalizacji o rynki, musi w pewnym momencie zastanowić się nad wewnętrzną efektywnością. Firmy, które stawiają na zaawansowane rozwiązania optymalizujące procesy pracy i zwiększające wydajność na wczesnym etapie, zyskują zdecydowaną przewagę konkurencyjną.

Pięć kroków do optymalizacji procesów

Szczególnie w przypadku systemów ERP, które są używane od dłuższego czasu, stopniowo okazuje się, że niektóre procesy robocze wymagają jeszcze ulepszenia. Analiza procesów może być przeprowadzona niezależnie od systemu ERP, ponieważ nowe oprogramowanie nie zawsze jest konieczne do optymalizacji procesów.

Im jednak bardziej skomplikowana optymalizacja procesu, tym bardziej firma powinna myśleć o nowym systemie. W każdym przypadku, system powinien pozostać rozszerzalny po jego adaptacji. Jeśli nie jest to możliwe dla danego systemu, należy również rozważyć zmianę takiego rozwiązania. Ogólnie rzecz biorąc, nie należy lekceważyć ilości pracy i trudności optymalizacji procesów, niezależnie od tego, czy system jest nowy czy stary. Poniżej przedstawiamy pięć punktów, które należy wziąć pod uwagę przy optymalizacji procesów – szczególnie w związku z wprowadzeniem oprogramowania ERP.

• Poświęć odpowiednią ilość czasu.

Optymalizacja procesów biznesowych wymaga czasu. Często potrzeba kilku lat, aby firma zdefiniowała swoje obecne procesy i przepływy pracy w ich obecnym kształcie. Dzisiejszy problem polega jednak na tym, że otoczenie i konkurencja w niektórych branżach zmieniają się i ewoluują tak szybko, że firma praktycznie nie ma czasu na wystarczająco sprawne dostosowanie się. Z tego właśnie powodu ogromnym wyzwaniem jest odpowiednio szybkie przełożenie przyszłych wymagań klientów na własne procesy biznesowe firmy.

Może się więc zdarzyć, że analiza procesów biznesowych i ich późniejsza optymalizacja trwa dłużej niż konfiguracja techniczna lub wdrożenie wraz z testami nowego oprogramowania ERP.

• Uwzględnij ważne procesy biznesowe podczas wyboru systemu ERP.

Nowoczesne oprogramowanie ERP jest tak elastyczne, że posiada kilka opcji, aby inteligentnie i optymalnie wykonać nawet proste, elementarne procesy biznesowe. Jeśli te procesy biznesowe nie są zdefiniowane teraz, przed wdrożeniem, mogą one być zdefiniowane tylko w trakcie realizacji. To nieuchronnie prowadzi do dyskusji i spowalnia projekt, ponieważ współpraca w ramach struktury organizacyjnej i procesowej zwykle się zmienia. Jednak zmiany w procesach zazwyczaj mają za sobą fazę projektowania i planowania, zanim zostaną wdrożone. Konieczność wykonania tych czynności podczas wdrożenia ogromnie zwiększa złożoność procesu. Należy więc rozważyć swoje najważniejsze procesy biznesowe już na etapie wyboru systemu ERP.

• Optymalizuj procesy niezależnie od ERP.

Tak jak powinieneś zdefiniować procesy przed wyborem oprogramowania, tak samo ważne jest usprawnienie tych procesów, które można zoptymalizować bez nowego oprogramowania. Dodatkowo wykorzystaj ten czas na sprawdzenie, czy model organizacyjny jest zgodny z długoterminową strategią firmy. Jeśli poczekasz z optymalizacją procesów do momentu wdrożenia, zazwyczaj zakończy się ona niepowodzeniem, ze względu na brak zasobów i czasu. Często jedynym wyjściem jest zachowanie istniejących procesów i odłożenie ich optymalizacji na później. Oznacza to jednak oddanie przewagi konkurencyjnej. Równolegle konieczne jest podwajanie wysiłków, ponieważ konfiguracja systemu ERP będzie się wtedy odbywać w oparciu o istniejące procesy, zamiast o te wymagane.

• Zaangażuj pracowników.

Jeśli część procesów można zautomatyzować, prowadzi to do zauważalnego zmniejszenia obciążenia pracowników. W efekcie zasoby w firmie są efektywnie dystrybuowane, więc korzysta na tym cała firma. Jednak, aby optymalizacja zakończyła się sukcesem, musi być zaakceptowana przez wszystkich pracowników. Dlatego już na samym początku zaangażuj swój zespół we wszystkie procesy i stwórz wspólny projekt.

• Regularnie analizuj i ulepszaj.

W żadnym wypadku nie należy siedzieć z założonymi rękami, gdy procesy zostały zoptymalizowane, a nowy system ERP został wprowadzony. Zmierz postępy po pewnym czasie, na przykład po pół roku od wdrożenia nowego oprogramowania ERP i związane z nim nowe procesy. Aby to zrobić, porównaj pierwotnie zdefiniowane cele z rzeczywistymi wynikami. Może to dotyczyć czasów realizacji, wspólnej puli danych głównych, przepływów procesów, interfejsów zatwierdzania i wielu innych procesów klienta, które są monitorowane w ramach ciągłego pomiaru. W ten sposób można krok po kroku dokonywać dalszych optymalizacji.

Optymalne procesy wymagają połączenia planowania z elastycznością.

Przy pomocy analizy i opracowania poszczególnych procesów w firmie można dokonać ukierunkowanych optymalizacji procesów i wdrożyć je za pomocą systemu ERP. Zaplanuj wystarczająco dużo czasu i przejdź przez poszczególne etapy procesu z dużą starannością. W ten sposób otrzymasz idealnie dopasowany  dla Ciebie system ERP, który będzie Cię skutecznie i efektywnie wspierał.